Knowledge management tools

Terdapat beberapa dimensi yang digunakan untuk mendeskripsikan knowledge

management tools. Menurut Ruggles (1997) menyediakan klasifikasi tools

untuk teknologi KM antara lain:

a. menambahkan dan menyediakan generasi, kodifikasi dan transfer knowledge .

b. menghasilkan knowledge (ex: data mining yang didalamnya ditemukan

pattern baru dalam data).

c. code knowledge sehingga knowledge tersedia untuk siapa saja

d. tranfer knowledge untuk mengurangi permasalahan dalam waktu dan ruangan

ketika komunikasi dalam organisasi.

Rollet (2003) mengklasifikasikan teknologi KM berdasarkan skema yang terkait yaitu :

Komunikasi, kolaborasi, pembuatan konten, manajemen konten, adaptasi, e-learning,

personal tools, artificial intelligence, networking

KNOWLEDGE CAPTURE AND CREATION TOOLS

Content Creation Tools

Roberts (2003) memprediksikan bahwa content management systems (CMS) akan

menjadi komoditas di masa akan datang. Banyak proyek content management system

(CMS) yang gagal dalam implementasi dikarenakan kurang standar yang baik untuk

pengimplementasian dan kurangnya pemahaman mengenai isu kegunaan.

Perubahan menjadi standar terbuka akan membantu dalam evolusi CMD, dengan

menggunakan proses protokol berbasis XML untuk berkomunikasi dengan dan antara

content management system. Dan tambahan standar diperlukan untuk menyimpan,

membuat struktru dan mengatur konten sehingga konten, dokumen, rekaman dan

knowledge management akan menjadi satu sehingga akan memberikan keuntungan

bagi organisasi. Authoring tools sering digunakan untuk alat content creation dengan

range dari general ( ex: word processing) ke lebih spesifik (ex: software design web

page). Dengan adanya annotation technologies sehingga komentar bisa dilampirkan

pada bagian tertentu dalam dokumen oleh beberapa author sehingga akan ada running

commentary yang bisa diatur bisa dilihat secara publik atau privat.

Data Mining and Knowledge Discovery

Data mining dan proses knowledge discovery secara otomatis mengekstrak informasi

prediktif dari database besar berdasarkan analisis statistikal ( analisis kluster). Dengan

menggunakan kombinasi machine learning, analisis statistik, teknik modeling dan

teknologi database, data mining bisa mendeteksi pattern tersembunyi dan hubungan

antar dara sehinnga akan digunakan untuk prediksi hasil di masa akan datang. Raw

data dianalisa dengan tujuan untuk menawarkan model yang menggambarkan yang di

observasi dan model ini dapat digunakan untuk memprediksi kejadian di masa akan

datang dan meramal yang akan datang. Data mining sangat membantu untuk content

management.

Blogs

Blog adalah sekumpulan artikek atau cerita yang diatur berdasarkan kronologi atau

diperbaharui secara general lebih sering dibandingkan webpage regular dan seperti

informasi lainnya dalam internet, tidak ada garansi untuk kepemilikan, akurasi dan

kurangnya bias.

Pencarian dalam blog dibagi menjadi dua kategori yaitu (1) informasi dari blog atau

antar blog atau (2) didalamnya terdapat feed dari blog sehingga bisa di subscribe.

Content Management Tools

Content Management mengacu pada manajemen konten yang bernilai

melalui lifespan kegunaan dari konten. Lifespan konten akan dimulai dari

pembuatan konten, bebrapa perubahan, update, merging, summary,

repackaging dan penyimpanan.

Metadata (Informasi dari konten) digunakan untu mengatur konten

dengan lebih baik melalui lifespan kegunaan yang didalam terdapat

informasi mengenai sumber, kata kunci untuk menjelaskan konten,

tanggal data dibuat dan dirubah, kualitas, tujuan, keterangan oleh yang

menggunakan dan tanggal expired data tesebut. XML digunakan untuk

tag knowledge content dan taxonomies digunakan untuk mengatur dan

mengklasifikasikan content lebih baik untuk penggunaan dan retrieval

yang mudah di masa akan datang.

XML (eXtensible Markup Language) digunakan untuk membuat struktur

dan menambah relevansi bagian dalam informasi dan berdasarkan teori,

pertukaran data menjadi lebih mudah antar aplikasi.

Taxonomi adalah hirariki informasi yang berbentuk pohon untuk mengklasifikasi

informasi, analog di subjek katalog perpustakan dan bisa membantu untuk melewati

diferensiasi bahasa yang digunakan dalam organisasi.

KNOWLEDGE SHARING AND DISSEMINATION TOOLS.

Groupware and Collaboration Tools

Groupware merepresentasikan beberapa kelas software yang membantu

grup kolega (workgroups) untuk terdapar dalam jaringan komunikasi (ex:

LAN) untuk mengorganisir aktivitas mereka. Pengoperasian groupware

didukung beberapa fitur antara lain:

1. penjadwalan pertemuan dan mengalokasikan sumberdaya

2. password untuk melindungi dokumen

3. utilitas telepon

4. electronic newsletters

5. distribusi data

Teknologi yang digunakan untuk groupware dibagi menjadi kategori yang

didukung oleh dua dimensi yaitu:

1. Pengguna dari groupware bekerja secara bersamaan dalam waktu

bersamaan (real-time groupware) atau waktu yang berbeda ( asinkron

groupware).

2. Pengguna berada dalam tempat yang sama (face to face) atau tempat

berbeda (distance).

Wikis

Wikis adalah software berbasis website yang dimana konsepnya adalah open editing

yang dimana beberpa user bisa membuat atau mengedit konten dalam website (Ex:

Wikipedia).

Networking Technologies

Teknologi networking terdiri dari intrenet ( intreorganizational network), extranet

(interorganizational network), knowledge repositories, knowledge portals dan web-

based shared workspaces.

Menurut Liebowitz dan Beckman (1998) knowledge repositories adalah penyimpanan

berbasis komputer online expertise, knowledge, pengalaman dan dokumentasi

mengenai sesuatu dan menyediakan akses untuk semua anggota organisasi untuk

mengakses sejarah, saat ini dan konten knowledge yang bernilai lainnya maka dari itu

interface dengan repository harus user friendly dan transparan.

Menurut Davenport dan Prusak (1998) tipe knowledge repositories dibagi menjadi

tiga yaitu :

1. External Knowledge Repositories (Ex: competitive intelligence)

2. Structured internal knowledge repositories ( Ex: laporan penelitian)

3. . Informal internal knowledge repositories (Ex: pembelajaran)

Knowledge portals menyediakan akses untuk berbagai konten

perusahaan, komunitas, ahli dan information service baik secara external

maupun internal (Collins, 2003; Firestone, 2003) dimana tujuannya adalah

untuk menyediakan tempat mengagregat konten untuk konten yang

relevan.

KNOWLEDGE ACQUISITION AND APPLICATION TOOLS

Teknologi memainkan peran penting dalam pekerjaan dalam memperoleh (yaitu,

pemahaman) dan menerapkan (yaitu membuat penggunaan) konten pengetahuan

yang tersedia untuk mereka oleh organisasi. Sistem E-learning menyediakan

dukungan untuk pembelajaran, pemahaman, dan pemahaman yang lebih baik tentang

pengetahuan baru. Alat elektronik merupakan sistem pendukungkinerja (EPSS),

sistem pakar, dan mendukung keputusan sistem (DSS) untuk membantu pengetahuan

pekerjaan untuk lebih menerapkan pengetahuan pada pekerjaan. Teknologi adaptif

digunakan untuk konten sasaran yang lebih baik untuk pengetahuan pekerja tertentu

atau kelompok pengetahuan pekerja yang berbagi kebutuhan umum pekerjaan.

Aplikasi E-learning dimulai sebagai pembelajaran berbasis komputer (CBT) dan

pelatihan (WBT) aplikasi berbasis web. Fitur umum adalah sistem online bagi

pembelajaran peserta didik. Teknologi E-learning juga sangat meningkatkan

jangkauan penyebaran pengetahuan karena pengetahuan yang telah ditangkap dan

dikodifikasi atau dikemas sebagai E-learning dapat dengan mudah dibuat untuk semua

organisasi anggota nasional, terlepas dari waktu atau kendala jarak. Sistem pendukung

keputusan yang dirancang untuk memfasilitasi kelompok dalam membuat keputusan.

Mereka menyediakan alat-alat untuk brainstorming, mengkritisi ide, menempatkan

bobot dan probabilitas kejadian dan alternatif, dan pemungutan suara.

Intelligent Filtering Tools

Fitur berikut mendefinisikan sebagai berikut (Khoo, Tor, danLee, 1998):

1.Otonomi: Kemampuan untuk melakukan sebagian besar tugas-tugas mereka tanpa

asisten langsung dikan dari sumber luar, yang meliputi agen manusia dan lainnya,

sambil mengontrol tindakan dan negara mereka sendiri.

2.Kemampuansosial: Kemampuan untuk berinteraksi, ketika mereka anggap tepat,

agen perangkat lunak lain dan manusia.

3.Responsiveness: Kemampuan untuk merespon secara tepat waktu untuk dirasakan

perubahan lingkungan, termasuk perubahan di dunia fisik, agen lainnya, atau Internet.

4.Personalizability: Kemampuan untuk beradaptasi dengan kebutuhan penggunanya

dengan belajar dari bagaimana pengguna bereaksi terhadapkinerja agen.

5.Proaktif: Kemampuan agen untuk mengambil inisiatif dengan sendirinya, otonom

(dari instruksi tertentu dengan user) dan spontan simultan, sering secara berkala, yang

membuat agen yang sangat membantu dan menghemat waktu dan alat.

6.Adaptivitas: Kemampuan untuk mengubah dan memperbaiki sesuai dengan

pengalaman. Hal ini berkaitan dengan memori dan pembelajaran, agen belajar dari

pengguna dan semakin meningkatkan dalam melaksanakan tugasnya yang paling

eksperimental bahkan mengembangkan kepribadian mereka sendiri dan membuat

keputusan berdasarkan pengalaman masa lalu.

7.Kerja sama: Interaktivitas antara agen dan user yang mendasari mental yang

berbeda dari satu arah kerja perangkat lunak biasa.

Dalam usia komputer, informasi baik yang berguna atau tidak berguna, sudah

tersedia di Internet. Begitu banyak data tersedia bahwa kita sering mengaku sebagai

"Dipenuhi dengan informasi." Memiliki terlalu banyak data dapat menyebabkan

banyak masalah karena kita harus menyaring melalui begitu banyak informasi untuk

mendapatkan apa yang kita butuhkan. Kita dapat mengkategorikan ini masalah

informasi yang berlebihan menjadi dua divisi:

1. Informasi penyaringan: Kita harus melalui sejumlah besar informasi untuk

menemukan sebagian kecil yang relevan dengan kita.

2.Pengumpulan informasi: Tidak ada informasi yang cukup tersedia bagi kita dan kita

harus mencari untuk menemukan apa yang kita butuhkan. Informasi penyaringan

adalah fungsi yang sangat penting di KM karena pengguna perlu cara penyaringan

data ini ke dalam situasi yang lebih mudah dikelola. Pekerja pengetahuan (seperti

manajer, profesional teknis, dan pemasaran personil) memerlukan informasi secara

tepat waktu karena dapat sangat mempengaruhi kesuksesan mereka.

Adaptive Technologies

Adaptive technologies baik digunakan untuk mentarget konten menjadi specific

knowledge worker atau spesifik grup dari knowledge workers yang memiliki

kebutuhan pekerjaan yang sama.

Ringkasan

Knowledge Management Tools

Disusun Oleh :

Dea Daulika 1201110088

Dini Widyani 1201110091

Nanda Bening 1201110105

Ayu noor asry 1201110318

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS TELKOM

2014