KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

INSTITUT PERTANIAN BOGOR Kampus IPB Darmaga, Bogor 16680

Telepon (0251) 8622642, Facsimile (0251) 8622708, http://www.lpb.ac.td

Nomor Lamp iran Hal

Yth.

5851 /IT3/KP/20 17 2 ( dua) berkas Pembinaan Duta Institut

t41foekan Fakultas Pertanian 2. Dekan Fakultas Kedokteran Hewan 3. Dekan Fakultas Pcrikanan dan Ilmu Kelautan 4. Dekan Fakutas Peternakan 5. Dekan Fakultas Kehutanan

6. Dekan Fakultas Teknologi Pertanian

di Institut Pertanian Bogor

Mei 2017

7. Dekan Faku!tas Matematika dan IPA

8. Dekan Fakutas Ekonomi dan Manajemen

9. Dekan Fakultas Ekologi Manusia 10. Direktur Sekolah Bisnis 11. Direktur Program Diploma

Dalam rangka mendukung kegiatan promosi IPB, Fakultas/Sekolah Bisnis/Program Diploma, dan Departcmen kami akan kembali melaksanakan pembinaan bagi mahasiswa-mahasiswa IPB terbaik dalam kegiatan "Pelatihan Duta Institut 2017". Kegiatan ini akan diselenggarakan pada 18 - 21 Agustus 2017. Para caJon Duta Institut akan diberi pembekalan pengetahuan tentang IPB, kemampuan komunikasi dan pengembangan karakter agar mampu tampil dengan baik di hadapan publik, khususnya dalam rangka menjalankan tugas-tugas promosi.

Sehubungan dengan hal tersebut, dengan ini kami mohon Bapakllbu untuk meuugaskan dua orang mahasiswa . (satu putra dan satu putri) dengan kriteria sebagai berikut terlampir dalam Term of Reference (TOR). ·

Kami mohon Bapak/Ibu berkenan untuk mengisi formulir surat tugas mengikuti Pembinaan Duta lnstitut. Mohon surat togas tersebut dikirimkan kepada kami selambat-lambatnya 21 Juli 2017 melalui :

Sekretariat Biro Hukum, Promosi dan Humas Gedung Andi Hakim Nasoetion, Lantai 1

Telplfax : 0251 842 5635

Demikian permohonan kami, atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.

Tembusan Rektor

/ · ·sekret3rislnstitut, , . . • '· ·''·

2. TUJUAN KEG lA TAN Kegiatan Pembinaan Duta Institut bertujuan sebagai berikut: a. Memberikan pembekalan tentang ketrampilan komunikasi, pengembangan karakter,

pengetahuan tentang IPB secara menyeluruh kepada calon Duta Institut IPB. b. Menyiapkan tenaga muda, berasal dari mahasiswa., yang siap untuk ditugaskan dalam

melaksanakan promosi akademik IPB yang handal dalam kegiatan expo pendidikan, kunjungan IPB ke SMA, kunjungan SMA ke IPB maupun event lainnya.

3. KRITERIA DUTA INSTITUT 2016 Duta lnstitut adalah mahasiswa yang dipilih oleh Fakultas/Sekolah Bisnis/Diploma dengan kriteria sebagai berikut: a. Mahasiswa IPB minimal semester 6 dan semester 4 Program Diploma/Sekolah Bisnis b. Memiliki prestasi yang baik dalam bidang akademik dan non-akademik ( ditulis dalam biodata

disertai fotocopy penghargaan prestasi/sertifikat) c. Berkepribadian baik dan berperilaku santun d. Percaya diri e. Berpenampilan menarik f. Fasih berbahasa lnggris g. Memiliki kemampuan komunikasi (public speaking) yang baik h. Aktif dalam organisasi kemahasiswaan t. Bersedia terlibat dalam kegiatan·promosi IPB J. Wajib mengikuti Pembinaan Duta Institut

4. MEKANISME SELEKSI

1. Calon kandidat duta dipilih dan diseleksi Fakultas/Sekolah Bisnis/Program Diploma . 2. Tiap Fakultas/Sekolah Bisnis!Prograrn Diploma masing-masing mengirimkan dua orang calon

duta terdiri atas I (satu) putra dan I (satu) putri . Dengan demikian jumlah peserta adalah 22 orang.

3. Duta yang ·terpilih wajib mengikuti pembinaan.

5. JADW AL PELAKSANAAN No Kegiatan Waktu l Surat pemberitahuan ke Fakultas/Sekolah Minggu III Mci- 21 Juli 2017

Bisnis!Program Diploma 2 Seleksi dan Wawancara 24· Juli - 4 Agustus 2017 3 Pembekalan content promosi & leadership 18-21 Agustus2017 4 Pelantikan •) 25 - 27 Agustus 20 17

•) W aktu disesumkan

lnformasi lanjut silakan hubungi : Biro Hukun1, Promosi dan Hwnas IPB telp/fax (0251) 8425635 Email : hurnas@ apps.ipb.ac.id atau t!l!l!_~; t~l!L,.:.!!<:-:·i~

1. LAT AR BELAKANG

TERM OF REFERENCE PEMBINAAN DUTA INSTITUT

Perguruan tinggi (P1) dituntut untuk lebih meningkatkan kualitasnya agar dapat bersaing di dalam dan di luar negeri. Persaingan perguruan tinggi untuk menarik minat calon mahasiswa semakin ketat. Institut Pertanian Bogor (IPB) sebagai salah satu Perguruan Tinggi Negeri Berbadan Hukum (PTN-BH) menerapkan strategi promosi untuk melakukan sosialisasi penerimaan dan menarik minat caJon mahasiswa baru sebagai upaya memperluas akses, mening.katkan pendaftar pendidikan tinggi pertanian dan mempertahankan kualitas input-nya dengan mencari serta menerima caJon mahasiswa baru terbaik dari setiap SMA. Hal ini sejalan dengan aman.at Peraturan Pemerintah R1 Nomor 66 Tahun 2013 tentang Statuta Institut Pertanian Bogor, Pasal 40, bahwa IPB perlu menyelenggarakan kegiatan promosi kepada publik/masyarakat secara umum untuk meningkatkan citra, aset intelektua1, modal sosia1, dan nilai ekuitas IPB. Kebijakan tersebut selanjutnya diimplernentasikan dalam Peraturan Rektor No. 14/TT3/HM/20 14 tentang Tats Cars Penyelenggaraan Promosi di Lingkungan IPB.

Bagian Promosi, Biro Hul-um, Promosi dan Humas (Biro HPH) sebagai pelaksana promosi institut mempunyai wewenang menetapkan strategi promosi yang tepat untuk meningkatkan citra institusi, kemudian mengkoordinasikannya kepada unit kerja dan Gugus Promosi IPB. Gugus Humas ini merupakan personaHa perwakilan unit kerja atau mahasiswa yang ditugaskan pimpinan unit kerja untuk melaksanakan tugas-tugas promosi di bawah koordinasi Biro HPH. Salah satu strategi promosi adalah menyiapkan sumber daya manusia atau personalia Gugus Promosi yang kompeten dan berkualitas, yang dapat melakukan komunikasi persuasif kepada para siswa SMA atau caJon mahasiswa IPB. Salah satu bentuk Gugus Promosi tersebut yakni Duta Institut.

Duta .lnstitut berasal dari mahasiswa terpilih yang bertugas melakukan protnosi IPB/Fakultas/Departemen da1am berbagai kegiatan, khususnya da1am pertemuan dengan siswa SMA sederajai. Kegiatan Duta Institut diatur sepanjang tidak mengganggu jadwal akademik yang bersangkutan. Duta Institut juga bertugas da1am tnembantu kegiatan instintSi yang berhubungan dengan promosi.

Duta lnsritut mendapat pembinaan dan pemhekalan khusus agar memahami tugasnya Mengingat bahwa Duta lnstitut salah satu representasi IPB, maka yang bersangkutan haruslah mewakili karakter atau image mahasiswa IPB. Duta Institut juga mewakili gambaran mahasiswa IPB yang energik, intelek, berprestasi, dan komunikatif. Seorang Duta harus memiliki wawasan luas tentang pertanian, kelautan dan biosains tropika, metniliki pemahaman yang baik tentang lPB secara menyeluruh, tennasuk visi dan misi IPB. Duta Institut diharapkan dapat mewakili sosok generasi muda Indonesia yang cerdas, berpenampilan menarik, baik dari segi intelek"tUalitas/keilmuannya dan merniliki akhlak serta budi pekerti tinggi. Sebagai seorang mahasiswa, ia selayaknya menjadi teladan dan memiliki semangat dedikasi tinggi untuk mewujudkan visi IPB.

Adapun tugas-tugas Duta Institut adalah sebagai berikut: a Mernbantu melaksanakan tugas-tugas promosi institut da1am bentuk kunjungan SMA ke

IPB, pameran IPB dan kunjungan promosi ke berbagai daerah. b. Membantu mensukseskan kegiatan-kegiatan institut. c. Membangun dan menjaga citra diri dan institut da1am berbagai kesempatan, termasuk

da1am aktivitas bermedia sosial.

RUNDOWN ACARA PEMBINAAN DUTA INSTITUT (Dl) ANGKATAN 3 TAHUN 2017

Bogor, 18 -21 Agust;us 2017

HARI, T ANGGAL PUKUL ACARA

08.00- 11.00 Persiapan

11.00- 13.00 Registrasi dan

ISHOMA

13.00- 13.10 Pembukaan (MC)

13.10- 13.30 Sambutan Kepala Biro Hul'Uill Promosi dan Humas

Jumat, 18 Agustus 13.30- 14.00 Sambutan Sekretaris lnstitut dan Pembukaati

2017 14.00- 14.30 Sesi Foto dan Pengantar Pelatihan

14.30- 15.15 Bina Suasana

15.15- 15.30 ISHOMA

15.30-17.30 Materi I "Public Speaking"

17.30- 19.00 ISHOMA

19.00- 21.00 Sharing, diskusi dan presentasi paper tentang fakultas (tugas)

Sabtu, 04 ;30 - selesai Sholat subuh

19-Agu-17 06.00-07.00 Olahraga

07.00- 08.00 Sarapan dan persiapan

08.00.- 09.40 Materi 2 "Mengenal Lebih Dekat FAPERTA dan FAHUT AN" '

09.40- 10.00 Ice breaking + Coffee break

10.00- 11.40 Materi 3 "Mengenal Lebih Dekat FA TETA dan FEMA"

11.40- 13.00 ISHOMA

PEMATERI

-

-

-Ir. Yatri Indah Kusumastuti, M.Si

Dr. Ibnul Qayim, M.Sc

---

-

Duta Institut Angkatan 2

---Dekan Faperta Dekan Fahutan

-Dekan Fateta DekanFema

---

~/

13.00 -~ 15.00 Penampilan tWardah) Wardah dan Duta Institut J Angkatan 2

I 15.00 - I 5.30 lee breaking + Coffee break . Dekan FKH

15.30-17.30 Materi 4 "Menaenal Leblh Dekat FKH, FAPET, FPIK" Dekan Fapet. dan Dekan FPIK

1---·-· . - I

17.30 -· 19.00 lSHOMA - I

'

I 19.00 -21.00 Sharing Session (DI 1 dan 01 2): Tugas dan Pengalaman Duta lnstitut Duta Institut Angkatan 2 J

Minggu, 04.30- se1esai Sholat subuh -20 Agustus 20 17 06.00-07.00 Olahraga -

07.00- 08.00 Sarapan dan persiapan -

08.00- 10.00 Materi 5 "Mengenal Lebih Dekat Program Diploma" Direktur Program Diploma

10.00- 12.00 Materi 6 "Urgensi Duta" Duta Institut Angkatan 2 12.00 ·- 13.00 ISHOMA -

13.00- 14.00 Materi 7 "IPB, Selayang Pandang" Ir. Yatri Indah Kusumastuti, M.Si

14.00- 15.00 Materi 8 "Mengenal Lebih Dekat FEM dan Sekolah Bisnis" Dekan FEM dan Direktur Seko1ah Bisnis

15.00-15.30 Evaluasi/ testimony -15.30- 16.00 Penutupan dan Penyematan Lencana -16.00- 17.00 Sesi Foto -08.00- 10.00 Materi 9 "Mcmbangun Karalcter Duta"

Senin, 21 Agustus I 0.00 - 11.4.5 Materi I 0 "Mengenal lebih dekat FMIP A .. Dekan FMIPA 2017

I 1.45 - 12.00 Penutupan --·-

PEMILIHAN DUTA INSTITUT

2017

A. Kritelia Cal on Duta I. Mahasiswa IPB minimal semester 6 rlan semester 4 untuk

Sekolah Bisnis/ Program Diploma 2. Memiliki prestasi yang baik dalam bidang akarlemik

dan non-akademik 3. Berkepribadia11 baik dan berperilaku san tun 4. Percaya diri 5. Berpenampilan menarik 6. Siap bertugas di bawall tekanan (berm ental kuat) 7. Fasih berbahasa lnggris 8. Memiliki kemampuan komunikasi (public speaking) yang baik 9. Aktif clalam organisasi kemahasiswaan 10. Be rseclia terlibat clalam kegiatan promosi 11. Bersedia mengikuti Pembinaan Duta lnstitut

B. Tugas Duta 1. Membantu pelaksanaan promosi institut clalam bentuk fasi litasi

kunjungan SvtA ke lPB, pameran IPB, kunjungan promosi ke berbagai da erah

2. MembanttJ mensukseskan kegiatan-kegiatan institut. 3. Membangun clan menjaga citra diri clan institut clalam berbaga i

kesemp<Jtan, termasuk clalam aktivitas bermerlia sosial.

C. Mekanisme Seleksi 1. Calon kanclidat duta dipilill clan cliseleksi Fakultas/Sekol all Bisnis/

Program Diploma 2. Tiap Fakultas/Sekolah Bisnis/Program Diploma masing-ma sing

mengirimkan clua orang cal on cluta terdiri atas satu putra clan satu putri .

3. Duta yang terpilih akan dilantik Rektor lPB clan mengikuti pembinaan promosi.

D. Timeline Kegiatan 1. Surat pemberitalluan ke Fakultas/

Sekolall Bisnis/Program Diploma .. .... 2. Pemilihan clan seleks i kancliclat

calon cluta oleh F'akultas .............. . 3. Pembekalan co ntent J.lfOlllOSi

Waktu

. Minggu Ill •Vlei

.. .... 'vtinggu Ill Mei- 21/uli

cl<Jn leadership ...... .. ..... ... .... ..................... .. .. ..... .. ..... 18 - 20 Agustus 4. Pengumuman duta terpilill dan

pelantikan .............. .. .. .. ........ .. .................................... 21 Agus h1s *)