KEGIATAN PEMBINAAN KEARSIPAN DI SUDIN PUSIP KOTA ADMINISTRASI JAKARTA BARAT TERHADAP SKPD DAN UKPD

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

oleh:

ABDUL HAFIZ DINULLAH

NIM: 1112025100099

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1439H/2018M

i

ABSTRAK

Abdul Hafiz Dinullah (NIM: 1112025100099). Kegiatan Pembinaan Kearsipan di Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat Terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah dan Unit Kerja Perangkat Daerah. Di bawah bimbingan Fadhilatul Hamdani, M. Hum. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2018.Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Unit Kerja Perangkat Daerah (UKPD) di lingkungan Kota Administrasi Jakarta barat. Serta untuk mengetahui kendala dan upaya dalam pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Unit Kerja Perangkat Daerah (UKPD) di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan penulis untuk mengumpulkan data adalah observasi, wawancara dengan 3 (tiga) informan, kajian pustaka dan dokumentasi. Sedangkan, teknik analisis data meliputi reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan Pelaksanaan pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Seksi Kearsipan Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terbagi menjadi dua macam yang terdiri dari bimbingan teknis dan konsultasi pengelolaan arsip dinamis. Bimbingan teknis dilakukan berupa pemberian materi tentang tata naskah dinas, manajemen kearsipan dan standarisasi pengelolaan arsip. Peserta pembinaan juga diberikan kesempatan untuk mempraktikkan secara langsung bagaimana pengelolaan tata naskah dinas dan arsip yang baik dan benar sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam Peraturan Gubernur No. 94 Tahun 2016. Sedangkan konsultasi pembinaan kearsipan yang dilakukan yakni mengarahkan kepada pengelola arsip di SKPD dan UKPD dalam mengidentifikasi arsip, mengklasifikasi arsip, membuat daftar arsip sementara, menata arsip aktif, memindahkan arsip, menyimpan arsip inaktif, merawat dan memelihara arsip inaktif hingga penyusutan arsip-arsipnya.

Kata kunci: Pembinaan Kearsipan, Arsip , Bimbingan Konsultasi, Sosialisasi Kearsipan.

ii

KATA PENGANTAR

Bismillahirahmanirrahim

Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat, taufik, hidayah serta inayah-nya kepada penulis sehingga

penulis dapat menyelesaikan skripsi ini guna melengkapi persyaratan dalam

mencapai gelar sarjana. Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih

terdapat banyak kelemahan dan kekurangan dalam penulisannya. Sehingga

penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun.

Penulis menyadari penyelesaian skripsi ini tentu tidak lepas dari dukungan

semua pihak yang meluangkan waktunya dalam membantu penulis. Maka pada

kesempatan yang ada ini penulis ingin mengucapkan terima kasih sebanyak-

banyaknya kepada :

1. Bpk. Prof. Dr. Sukron Kamil, MA selaku Dekan Fakultas Adab dan

Humaniora UIN Syarif Hidayaullah Jakarta.

2. Bpk. Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bpk. Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu

Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sekalgus menjadi dosen

pembimbing penulis yang telah meluangkan waktunya ditengah-tengah

kesibukannya dalam membantu, mengarahkan, dan menuntun penulis

untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.

iii

4. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif

Hidayatullah Jakrta yang telah memberikan ilmu dan pengetahuannya

yang bermanfaat.

5. Ibu Dr. Tri Wahyuning Diah, M.Si selaku Kepala Sudin Pusip Kota

Administrasi Jakarta Barat yang telah mengizinkan penulis melakukan

penelitian ditempat yang beliau pimpin.

6. Seluruh informan dalam penelitian ini, baik dari pegawai Sudin Pusip

Jakarta Barat, yaitu Bapak Umar Suwardi, Bapak Gustomi dan Juaedin

Rudi yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan informasi yang

saya butuhkan.

7. Kedua Orang tua penulis, Ayahanda Alm. Endang Zakaria, Ibunda

Mardiana. Serta Kakak dan adik penulis yaitu Bang Rahmat, Iwan, Nurul,

Annisa dan Jahid yang saya cintai dan banggakan. Keluarga penulis yang

tak henti-hentinya memberikan motivasi, semangat maupun do’a baik

secara lahir maupun batin kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini.

8. Terima Kasih kepada Kawan-kawan seperjuangan penulis Putra, Ari,

Braja, Ali, Rahmat, Subhan, Iyung, Donny, Hafiz Rohim, Triyoko, Toni,

Nuril, Dede, Annisa, Anita, Vinny, Eriza, Santi terutama kawan-kawan

Jipers IP C 2012 dan seluruh teman-teman Jurusan Ilmu Perpustakaan

2012 yang sama-sama berjuang untuk menyelesaikan skripsinya.

9. Terima Kasih kepada Kawan-Kawan JIPERS UIN Jakarta, Zulfikar

Arman, Febri Nurul Huda, Kibar Sumanja, Hasbi Fikri, Arief Dwi

Hermawan, Ahmad Jauzi, Firly Hidayat, Eko Raharjo, M. Syafiq Kumala

Putra, Bang Al Muhdil Karim, Septian Nur Arif, M. Zihan Saragih, Lana,

iv

Radit, M. Agustina, Faiz, Rifat Sauqi, Agung, Priscil, Kholis, Egi yang

telah memberikan semangat maupun motivasi dan memberikan masukan

kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

10. Terima Kasih kepada kawan-kawan Berry, Lucky, Wildan, Rizal, Rizki,

Azam yang telah memberikan semangat dan selalu mendukung penulis.

11. Terima kasih kepada teman-teman KKN AKSARA Melky, Hasyim,

Samsul, Ega, Syifa, Sifni, Resti, Dini, Fia, Rida, Galuh yang telah

memberikan senyuman dan semangat dalam penyelesaian skripsi ini.

12. Dan semua orang yang sudah banyak mendukung dalam menyelesaikan

tugas akhir sebagai mahasiswa strata satu ini, yang tidak dapat diucapkan

satu persatu, terimakasih untuk semuanya, Semoga Allah SWT membalas

semua kebaikan dan doa yang sudah diberikan kepada penulis. Amin.

Penulis

Abdul Hafiz Dinullah

v

DAFTAR ISI

ABSTRAK ........................................................................................................... i

KATA PENGANTAR ........................................................................................ ii

DAFTAR ISI ........................................................................................................ v

DAFTAR TABEL .............................................................................................. viii

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... ix

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ............................................................................ 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah........................................................ 4

1. Pembatasan Masalah ..................................................................... 4

2. Perumusan Masalah ...................................................................... 4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................................. 5

D. Definisi Istilah ........................................................................................... 5

E. Sistematika Penulisan ............................................................................... 6

BAB II TINJAUAN LITERATUR .................................................................... 9

A. Arsip .......................................................................................................... 9

1. Pengertian Arsip ............................................................................ 9

2. Pengertian Kearsipan .................................................................... 10

3. Fungsi Arsip .................................................................................. 11

4. Kegunaan Arsip ............................................................................. 12

5. Tujuan Pengelolaan Arsip ............................................................. 12

B. Pengelolaan Arsip ..................................................................................... 13

1. Penciptaan Arsip ........................................................................... 14

2. Petugas Kearsipan ......................................................................... 16

3. Pemindahan Arsip ......................................................................... 17

4. Sistem Penyimpanan Arsip ........................................................... 19

5. Pemeliharaan Arsip ....................................................................... 23

6. Penilaian dan Penyusutan Arsip .................................................... 30

C. Pembinaan Kearsipan ................................................................................ 31

1. Penyusunan Penyediaan Pedoman Kearsipan ............................... 32

2. Pemberian Bimbingan dan Konsultasi .......................................... 34

3. Sosialisasi Kearsipan ..................................................................... 34

vi

4. Supervisi/Pengawasan Kearsipan.................................................. 35

5. Evaluasi ......................................................................................... 35

BAB III METODE PENELITIAN .................................................................... 37

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian................................................................ 37

B. Sumber Data .............................................................................................. 37

1. Data Primer ................................................................................... 37

2. Data Sekunder ............................................................................... 38

C. Informan .................................................................................................... 38

D. Teknik Pengumpulan Data ........................................................................ 39

1. Wawancara .................................................................................... 39

2. Observasi ....................................................................................... 39

E. Kajian Pustaka ........................................................................................... 40

F. Teknik Analisa Data .................................................................................. 40

1. Reduksi Data ................................................................................. 41

2. Penyajian Data .............................................................................. 41

3. Penarikan Kesimpulan .................................................................. 41

G. Jadwal Penelitian ....................................................................................... 42

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................... 44

A. Profil Objek Penelitian .............................................................................. 44

1. Sejarah Berdirinya Perpustakaan .................................................. 44

2. Tugas dan fungsi Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Administrasi Jakarta Barat ............................................................ 45

3. Visi dan Misi Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Administrasi Jakarta Barat ............................................................ 50

4. Struktur Organisasi ....................................................................... 51

5. Layanan Perpustakaan ................................................................... 52

B. Hasil Penelitian ......................................................................................... 52

1. Pembinaan Kearsipan Suku Dinas Perpustakaan Kota

Administrasi Jakarta Barat ............................................................ 53

2. Kendala dan Upaya Dalam Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan

Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi

Jakarta Barat .................................................................................. 72

vii

C. Pembahasan ............................................................................................... 79

1. Pembinaan Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta

Barat .............................................................................................. 80

2. Kendala dan Upaya Dalam Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan

Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi

Jakarta Barat .................................................................................. 90

BAB V PENUTUP ............................................................................................... 94

A. Kesimpulan ............................................................................................... 94

B. Saran .......................................................................................................... 95

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 96

LAMPIRAN

BIODATA PENULIS

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Jadwal Penelitian................................................................................... 42

Tabel 4.1 Jam Layanan Suku Dinas Perpustakaan Jakarta Barat ......................... 52

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.1 Struktur Organisasi ............................................................................ 51

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Era perkembangan informasi kini semakin berkembang dengan pesat.

Informasi yang semakin berkembang menyebabkan setiap orang

membutuhkan alat dalam menelusur informasi dengan cepat dan akurat. Salah

satu sumber informasi adalah rekaman data dalam berbagai media yang

disebut arsip. Arsip merupakan setiap catatan yang tertulis baik dalam bentuk

gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu

subyek ataupun pokok persoalan dan peristiwa yang dibuat orang membantu

daya ingat orang tersebut.1

Setiap organisasi atau lembaga memiliki dokumen atau surat-surat yang

memiliki nilai guna dan dapat digunakan kembali apabila sewaktu-waktu

diperlukan. Arsip sangat penting sebagai sumber informasi untuk organisasi,

maka diperlukan pengelolaan arsip yang baik karena dalam melaksanakan

tugasnya setiap instansi memerlukan kecepatan dan ketepatan dalam

mengakses informasi, mengolah, menyimpan dan menemukan kembali.

Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan,

pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu,

sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.2 Arsip

mempunyai dua sifat yaitu sifat statis dan sifat dinamis, sifat statis

1Basir Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, swasta, dan Perguruan

Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2007), h. 1. 2Sri Endang R, dkk, Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan: Bidang Keahlian

Bisnis dan Manajemen (Program Keahlian Administrasi Perkantoran) untuk SMK dan MAK (Jakarta: Erlangga, 2009), h. 11.

2

mempunyai arti sebagai arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan maupun untuk

penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan

kehidupan kebangsaan ataupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi

negara. Sedangkan arsip dinamis merupakan arsip yang masih dipergunakan

secara langsung dalam menyusun perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan pelayanan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan

pelayanan ketatausahaan.3

Sistem pengelolaan arsip meliputi kegiatan dalam mengkelompokan

surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat sampai

mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak

diperlukan. Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan

administrasi agar lebih lancar, sering kali diabaikan dengan berbagai macam

alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis, sarana dan

prasarana yang kurang mendukung seperti belum adanya ruangan khusus

untuk arsip dan lemari arsip, perawatan arsip yang belum sesuai dengan

pedoman arsip. Dari permasalahan tersebut dapat mengakibatkan sulitnya

menemukan dokumen yang telah disimpan dan dapat menghambat proses

kegiatan dalam organisasi tersebut.

Permasalahan tersebut merupakan kendala yang masih dialami oleh

setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah ataupun Unit Kerja Perangkat Daerah

di Provinsi DKI Jakarta dalam mengelola arsip-arsip yang dimiliki. Hal ini

merupakan peran dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi

3 Sulistyo- Basuki, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Univervitas Terbuka, 1996), h. 28.

3

DKI Jakarta serta lima Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tingkat Kota

Administrasi sebagai lembaga kearsipan tingkat kota yang memiliki tanggung

jawab untuk melakukan pembinaan kearsipan pada SKPD dan UKPD disetiap

lingkungan Pemerintah Kota Administrasi di Provinsi DKI Jakarta. Dengan

adanya surat edaran dari Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah

Provinsi DKI Jakarta yang memberikan instruksi kepadas lima Suku Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan tingkat di lingkungan Kota Administrasinya

untuk melakukan pembinaan kearsipan pada Satuan Kerja Perangkat Daerah

dan Unit Kerja Perangkat Daerah pada masing-masing di lingkungan Kota

Administrasi secara menyeluruh dan berkelanjutan.

Salah satunya adalah Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Administrasi Jakarta Barat yang mengemban tugas dan tanggungjawab dalam

memberikan pembinaan kearsipan pada SKPD dan UKPD di lingkungan

Kota Administrasi Jakarta Barat. SKPD dan UKPD yang menjadi

tanggungjawab pembinaan kearsipan Sudin Pusip Jakarta Barat adalah Suku

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil, Suku Dinas Kebersihan, Suku Dinas

Perumahan dan Pertanahan, Suku Dinas Pariwisata, dan Kebudayaan, Suku

Dinas Pertamanan dan Pemakaman, Satuan Polisi Pamong Praja, Kecamatan,

Kelurahan, Pelayanan Terpadu Satu Pintu dan lain-lainnya di lingkungan

Kota Administrasi Jakarta Barat.

Berdasarkan observasi penulis dalam keikutsertaannya pada

pelaksanaan pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Suku Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap

beberapa SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat

4

diketahui minimnya tenaga fungsional / arsiparis pada unit-unit pengelola

arsip SKPD dan UKPD. Sarana dan prasarana yang kurang mendukung untuk

mengelola arsip yang dimiliki seperti belum adanya lemari dan ruangan

khusus penyimpanan arsip. Penataan dan penyimpanan arsip yang tidak

dilakukan dengan baik. Maka dari itu, penulis tertarik untuk melakukan

penelitian dengan judul “Kegiatan Pembinaan Kearsipan di Sudin Pusip

Kota Administrasi Jakarta Barat Terhadap SKPD dan UKPD ”.

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

1. Pembatasan Masalah

Agar penelitian ini tidak meluas, maka penulis membatasi

penelitian ini pada pola pembinaan kearsipan Suku Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap

Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di Lingkungan Kota

Administrasi Jakarta Barat, yang lebih terfokuskan dalam pengelolaan

arsip dinamis inaktif.

2. Perumusan Masalah

Berdasarkan pembatasan masalah yang diuraikan diatas penulis

merumuskan masalah dalam penelitian ini sebagai berikut :

a. Bagaimana pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Suku Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap

Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Unit Kerja Perangkat

Daerah (UKPD) di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat?

5

b. Kendala dan upaya dalam pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh

Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta

Barat terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Unit Kerja

Perangkat Daerah (UKPD) di lingkungan Kota Administrasi Jakarta

Barat?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Agar sasaran dalam penelitian ini jelas dan sesuai dengan

permasalahan di atas, maka tujuan penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui bagaimana pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh

Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat

terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Unit Kerja

Perangkat Daerah (UKPD) di lingkungan Kota Administrasi Jakarta barat.

2. Untuk mengetahui kendala dan upaya dalam pembinaan kearsipan yang

dilakukan oleh Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi

Jakarta Barat terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Unit

Kerja Perangkat Daerah (UKPD) di lingkungan Kota Administrasi Jakarta

Barat.

Penelitian ini diharapkan mampu memberikan saran dan kontribusi

yang bermanfaat kepada pihak-pihak yang terkait dengan Suku Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat. Dengan adanya

kritik dan saran dari penulis, diharapkan Suku Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat dapat menjadikan kritik dan saran

tersebut sebagai bahan pertimbangan dan evaluasi terhadap kegiatan

6

pembinaan kearsipan Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Administrasi Jakarta Barat.

D. Definisi Istilah

Untuk memudahkan dalam memahami dan menganalisa penelitian ini,

penulis menyampaikan definisi istilah seperti berikut:

1. Pembinaan Kearsipan

Pembinaan kearsipan yaitu suatu arahan untuk menuju proses yang lebih

baik yang dilakukan oleh Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Administrasi Jakarta Barat terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah

(SKPD) dan Unit Kerja Perangkat Daerah (UKPD) di lingkungan Kota

Administrasi Jakarta Barat.

2. Arsip Dinamis

Arsip Dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung untuk

penyelenggaraan administarsi sehari-hari. Arsip dinamis ini masih

aktual dan berlaku untuk menunjang penyelenggaraan administrasi

sehari-hari.4

3. Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan

berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara

4 International Councial on Archives. Electronic Record: A Workbook for Archivist. Paris:

ICA, 2005.

7

langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia

dan/atau lembaga kearsipan.5

E. Sistematika Penulisan

Dalam penelitian ini, sistematika penulisan dibagi atas 5 bab dan

masing-masing bab berisi beberapa bagian seperti yang digambarkan dibawah

ini :

Bab I Pendahuluan

Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, perumusan dan

pembatasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika

penulisan.

Bab II Tinjaun Literatur

Bab ini berisi landasan teori dan tinjauan pustaka yang digunakan

dalam kegiatan penelitian. Bagian pertama dari bab ini berisi

penelitian terdahulu terkait dengan subyek penelitian yang peneliti

lakukan dengan berbagai referensi tersebut. Sedangkan bagian kedua

berisi landasan teori yang digunakan oleh peneliti untuk mendukung

kegiatan penelitian dan penulisan hasil penelitian.

Bab III Metode Penelitian

Bab ini penulis membahas mengetahui arti pentingnya penelitian

sehingga keputusan-keputusan yang dibuat data dipikirkan dan diatur

dengan sebaik-baiknya. Dapat menilai hasil-hasil penelitian yang

sudah ada, yaitu untuk mengukur sampai beberapa jauh hasil

5 Republik Indonesia, Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

8

penelitian dapat dipertanggung jawabkan. Terdapatnya jenis dan

pendekatan penelitian, sumber data, pemilihan informan, teknik

pengumpulan data, teknik analisis data, jadwal penelitian.

Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini berisi tentang profil objek penelitian, hasil penelitian dan

pembahasan tentang kegiatan pembinaan keasipan Suku Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap

Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Unit Kerja Perangkat

Daerah (UKPD) di Lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.

Bab V Penutup

Bab ini menjelaskan penelitian laporan yang dilengkapi dengan

kesimpulan dan saran. Pada bagian akhir terdapat daftar pustaka dan

lampiran-lampiran yang menjelaskan tentang penelitian ini.

9

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Arsip

1. Pengertian Arsip

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi

informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,

pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan

kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.1

Arsip adalah informasi terekam yang dihasilkan atau diterima oleh

sebuah instansi lembaga atau perorangan dalam melaksanakan

kegiatannya terutama yang berkaitan dengan masalah administrasi, hukum

dan bisnis.2 Di Indonesia kata rekod lebih lazim dikenal dengan istilah

arsip dinamis, sedangkan arsip lebih mengacu pada arsip statis.

Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara

sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan

dapat secara cepat ditemukan.3 Sedangkan menurut Barthos arsip (record)

yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai

“warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap

1 Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 2 Sulistyo-Basuki. Materi Pokok Pengantar Kearsipan. (Jakarta: Universitas Terbuka,

1996), h. 1. 3 Agus Sugiarto, dan Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan modern. (Yogyakarta:

Gava Media, 2005), h.4.

10

catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat

keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan)

ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang

(itu) pula.4

Dari pengertian di atas, penulis menyimpulkan arsip merupakan suatu

dokumen yang tersimpan oleh perorangan maupun organisasi yang

berkaitan dengan masalah administrasi. Dengan tujuan mengingat kembali

dokumen yang disimpan kemudian dibutuhkan kembali pada waktu

tertentu.

2. Pengertian Kearsipan

Kearsipan adalah suatu tata cara dalam menyimpan warkat atau arsip

menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat tiga unsur

pokok yang meliputi penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali.5

Sedangkan menurut Basir Bartos, Kearsipan adalah suatu badan yang

melakukan kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan

pemeliharaan surat atau warkat yang mempunyai arti penting dengan

menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat

dipertanggungjawabkan.6

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa

Kegiatan kearsipan dikatakan sebagai proses kegiatan yang

berkesinambungan dalam pengelolaan arsip melalui berbagai bentuk

media rekam dimulai dari proses penciptaan, pengolahan informasi dan

4 Basir Barthos. Manajemen Kearsipan: Suatu Pengantar. (Jakarta: Grafindo, 1993), h.1. 5 Endang Wiryatmi Tri Lestari. Arsip Dinamis dalam Arus Informasi. (Jakarta: Arikha

Media Cipta, 1994), h.26. 6 Basir Bartos. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h.2.

11

penggunaan, pengaturan, penyimpanan, pelayanan, publikasi,

pemeliharaan dan penyusutan sampai dengan proses pelestariannya dan

kegiatan pembinaannya.

3. Fungsi Asip

Menurut fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip

dinamis dan arsip statis. Jenis-jenis arsip sebagai berikut :

a. Arsip Dinamis

Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung

dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan

berbangsa pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan administrasi negara.

Arsip Dinamis di bagi menjadi dua, yaitu :

a. Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus

diperlukan dan diperunakan dalam penyelenggaraan

administrasi.

b. Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang yang frekuensi

penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah

menurun.

b. Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya

maupun untuk penyelangggraan sehari-hari administrasi negara.7

7 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1998, h.2.

12

4. Kegunaan Arsip

Arsip sebagai dokumen yang dimiliki oleh setiap organisasi atau

kantor pasti akan disimpan dalam suatu tempat teratur, sehingga setiap

saat diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat. Alasan perlunya

arsip disimpan karena mempunyai suatu nilai kegunaan tertentu.

Menurut Basir Bartos, nilai guna arsip mempunyai delapan (8) nilai

kegunaan meliputi :

a. Nilai kegunaan administrasi. b. Nilai kegunaan dokumentasi. c. Nilai kegunaan hukum. d. Nilai kegunaan fiskal (berkaitan dengan keuangan) e. Nilai kegunaan perorangan. f. Nilai kegunaan pemeriksaan. g. Nilai kegunaan penunjang. h. Nilai kegunaan penelitian atau sejarah.8

Berdasarkan dari pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa

kegunaan arsip adalah sebagai nilaiguna administrasi, nilaiguna hukum,

nilaiguna keuangan, nilaiguna penelitian, nilaiguna pendidikan, nilaiguna

dokumentasi, nilaiguna haluan organisasi, nilaiguna pelaksanaan kegiatan

organisasi.

5. Tujuan Pengelolaan arsip

Kearsipan sebagai salah satu pelaksanaan administrasi yang kegiatan

utamanya adalah penyimpanan arsip agar sewaktu-waktu diperlukan dapat

ditemukan dengan cepat dan tepat. Kegiatan administrasi kearsipan

dilaksanakan dalam rangka memberi pelayanan kepada berbagai unit

organisasi guna mencapai tujuan.

8 Basir Bartos. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h.115.

13

Tujuan kearsipan yaitu menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan lembaga atau pemerintah serta menyediakan

bahan pertanggung jawaban tersebut dengan menyimpan arsip secara

sistematis agar aman dan terjaga keasliannya.9

Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan

pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.10

Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip

bertujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban dalam

suatu kegiatan lembaga atau pemerintah dalam penyimpanan arsip agar

sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

B. Pengelolaan Arsip

Arsip merupakan informasi yang akan terus diterima dan dihasilkan oleh

suatu lembaga atau instansi, sehingga semakin lama lembaga itu bekerja akan

semakin banyak arsip yang diterima dan dihasilkan. Maka perlunya sistem

pengelolaan arsip yang dijalankan disuatu lembaga atau instansi untuk

mengelola arsip mulai dari arsip itu diterima atau dihasilkan hingga arsip di

musnahkan atau di simpan permanen.11 Berikut adalah tahap pegelolaan arsip:

9The Liang Gie. Administrasi Perkantoran Modern. (Yogyakarta: Liberty, 2000), h.94. 10A.W. Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: PT Raja Grafindo,

1993), h.102. 11 Ig Wursanto. Kearsipan 2. (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 30-32.

14

1. Penciptaan Arsip

Menurut Boedi Martono, tahap penciptaan yaitu suatu tahap dimana

arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan

yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan

fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi.

Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergantung dari jenis media yang

digunakan, seperti surat, pita film, rekaman suara, dan sebagainya.12

Adapun acuan yang dijadikan tolak ukur dalam proses penciptaan

arsip ini terdapat pada Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus

Ibukota Jakarta Nomor 94 tahun 2016 tentang Tata Naskah dinas pasal 1

yaitu :

Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengelolaan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 13 Penyelenggaraan tata naskah dinas sebagai berikut :

a. Pengelolaan surat masuk 1) Pengelolaan surat masuk dilakukan melalui instansi penerima

menindaklanjuti surat yang diterima dengan tahapan penerimaan, pencatatan, pengarahan, penyampaian kepada pimpinan, pendisposisian, pendistribusian kepada pimpinan pengolah. Pimpinan unit pengolah menindaklanjuti sesuai arahan pimpinan. Surat masuk dikendalikan oleh Induk Tata Usaha.

2) Fotokopi surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan kepada yang berhak.

3) Alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat pimpinan tertinggi ke pejabat struktural terendah yang berwenang.

b. Pengelolaan surat keluar 1) Konsep naskah dinas diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi

sesuai tugas dan kewenangannya dan diagendakan oleh masing-masing unit tata usaha dalam rangka pengendalian.

12 Boedi Martono. Sistem Kearsipan Praktis. (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990),

h.10. 13 Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 94 tahun 2016

tentang Tata Naskah dinas.

15

2) Naskah dinas yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi nomor, tanggal dan stempel oleh unit tata usaha pada masing-masing SKPD.

3) Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf b wajib segera dikirim dan

4) Naskah dinas pertinggal disimpan/diarsipkan pada unit tata usaha. c. Pembuatan naskah dinas d. Tingkat keamanan dilakukan dengan mencantumkan kode pada

sampul naskah dinas sebagai berikut : 1) Surat sangat rahasia disingkat SR, merupakan surat yang materi

dan sifatnya memiliki tingkat keamanan yang tinggi, erat hubungannya dengan rahasia Negara, keamanan dan keselamatan Negara.

2) Surat rahasia disingkat R, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan tinggi yang berdampak kepada kerugian negara dan disintegrasi bangsa.

3) Surat penting disingkat P, merupakan surat yang tingkat keamanan isi surat perlu mendapat perhatian penerima surat.

4) Surat konfidensial disingkat K, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yang berdampak pada terhambatnya jalannya pemerintahan dan pembangunan.

5) Surat biasa disingkat B, merupakan surat yang materi dan sifatnya biasa namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak.

e. Kecepatan proses 1) Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 (dua puluh empat) jam

setelah surat diterima. 2) Segera, dengan batas waktu 2 x 24 (dua kali dua puluh empat) jam

setelah surat diterima. 3) Penting, dengan batas waktu 3 x 24 (tiga kali dua puluh empat) jam

setelah surat diterima. 4) Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 (lima) hari kerja setelah

surat diterima. f. Penggunaan kertas surat

1) Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 80 (delapan) gram.

2) Penggunaan kertas HVS di atas 80 (delapan puluh) gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai kesamaan tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama.

3) Surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah berwarna dicetak di atas kertas 80 (delapan puluh) gram.

4) Ukuran kertas yang dgunakan untuk surat menyurat adalah Folio/F4 (215 x 330 mm).

5) Ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paper dan laporan adalah A4 (210 x 297 mm).

6) Ukuran kertas yang digunakan untuk pidato atau sambutan adalah A5 (165 x 215 mm).

16

g. Pengetikan sarana administraasi dan komunikasi perkantoran 1) Penggunaan jenis huruf Bookman Old Style dengan ukuran 12

(dua belas) untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum.

2) Penggunaan jenis huruf Arial dengan ukuran 12 (dua belas) untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat.

3) Spasi antar baris 1 (satu) sampai dengan 1,5 (satu koma lima) sesuai kebutuhan.

4) Pencantuman halaman dengan letak di atas halaman serta format lembar pertama tanpa nomor halaman kemudian lembar kedua dan seterusnya.

h. Warna dan kualitas surat berwarna putih dengan kualitas baik.

2. Petugas Kearsipan

Dalam pengelolaan arsip dilakukan oleh petugas arsip biasanya

disebut arsiparis. Mengingat begitu pentingnya petugas kearsipan, maka

untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan beberapa syarat,

yaitu ketelitian, kecerdasan, kecekatan, kerapihan”. 14

Menurut A.W. Widjaja, terdapat beberapa syarat yang harus dipenuhi

oleh petugas kearsipan, yaitu :

a. Memiliki pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah

surat menyurat dan arsip.

b. Memiliki pengetahuan tentang seluk beluk instansinya, yakni

organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejebat-pejabatnya.

c. Memiliki pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.

d. Memiliki ketrampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang

sedang dijalankan.

14 The Liang Gie. Administrasi Perkantoran Modern. (Yogyakarta: Liberty. 1996), h.

150.

17

e. Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian,

kerapihan, kecekatan, kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat

menyimpan rahasia organisasi.15

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk

menjadi seorang petugas kearsipan harus mempunyai keterampilan atau

keahlian dalam bidang kearsipan, tekun dalam melaksanakan tugasnya,

kreatif, tidak mudah bosan, mampu memegang atau menyimpan rahasia

kantor, ramah, sopan, santun, mampu mengadakan hubungan sengan

semua pihak, teliti, penuh kesabaran, jujur, dan penuh rasa tanggung.

3. Pemindahan Arsip

Pemindahan arsip inaktif dari unit Pengolah Arsip (Central File) yang

berada di unit pencipta arsip ke Pusat Arsip (Records Center) merupakan

langkah awal yang harus dilaksanakan dalam kegiatan pengelolaan arsip

inaktif.

Prosedur pemindahan arsip inaktif sebagai berikut:

a. Unit Pengolah Arsip di tiap-tiap unit pencipta arsip di lingkungan

lembaga induknya mengadakan penelitian untuk menentukan arsip

yang sudah mencapai masa inaktif sesuai jadwal retensi arsip (JRA).

b. Arsiparis atau pengelola arsip di unit Pengolah Arsip melakukan

pemilahan serta mengadakan penataan untuk mengelompokkan arsip

yang akan dimusnahkan dan yang akan dipindahkan ke Pusat Arsip.

c. Hasil pemilahan atau penyeleksian dituangkan dalam daftar arsip

yang dipindah dan juga daftar arsip yang dimusnahkan. Daftar

15 A.W.Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT Raja Grafindo, 1993), h.104.

18

tersebut diajukan kepada pimpinan unit pencipta arsip untuk diteliti

dan mendapatkan persetujuan. Setelah mendapat persetujuan, arsip

yang akan dimusnahkan dapat segera dimusnahkan. Sedangkan arsip

yang akan dipindah, dibuatkan daftar. Arsip yang dipindah

selanjutnya ditata dan bisa dibungkus dengan kertas chasing atau

dimasukkan dalam folder sesuai serinya dan diberi nomor kode

kemudian dimasukkan dalam boks arsip, kemudian boks diberi nomor

sebagai label. Nomor ini harus sesuai dengan nomor yang terdapat

pada daftar arsip pindah. Dianjurkan dalam satu boks berisi satu jenis

arsip saja bila memungkinkan.

d. Unit pengolah arsip sekurang-kurangnya setiap satu tahun sekali

melakukan pemindahan arsip inaktif ke Pusat Arsip (Records Center).

e. Penyiapan ruang simpan arsip atau pengelola arsip menyiapkan ruang

dan alat penyimpanan arsip di Pusat Arsip (Records Center).

f. Penerimaan arsip Penerimaan arsip inaktif yang baru dipindahkan dari

central file (unit pengolah arsip) dilakukan oleh arsiparis atau

pengelola arsip yang bertugas di Pusat Arsip (Records Center). Arsip

tersebut harus diteliti kelengkapannya, kondisi dan kesesuaiannya

dengan daftar arsip pindah yang dilengkapi dengan Berita Acara

Pemindahan Arsip.16

Pemindahan arsip inaktif pada umumnya bisa diartikan kegiatan

memindahkan arsip inaktif dari unit-unit kerja ke pusat arsip dengan

tujuan mengurangi volume penyimpanan arsip. Menurut Read-Smith et all,

16 A.W.Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT Raja Grafindo,

1993), h. 103.

19

proses pemindahan arsip inaktif dari unit-unit kerja merupakan langkah

awal yang harus dilaksanakan dalam kegiatan pengelolaan arsip inaktif di

suatu organisasi. Kegiatan pemindahan ini dilakukan secara bersama-

sama oleh arsiparis di Pusat Arsip. Langkah-langkah yang harus dilalui

dalam kegiatan pemindahan arsip inaktif adalah: menentukan kapan suatu

arsip dapat dipindahkan, menentukan arsip yang akan dipindahkan,

menyiapkan yang akan dipindahkan, penyiapan ruang penyimpanan dan

penerimaan.17

4. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip yang teratur dapat menunjang dalam temu

kembali arsip, apabila sistem penyimpanannya baik maka penelusuran

arsip proses temu kembali arsip dapat ditemukan dengan cepat. Menurut

A.W. Widjaja, Sistem penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara

yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun atau

menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan dapat

diketemukan kembali secara cepat.18

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem

penyimpanan arsip yang teratur berdasarkan suatu pedoman dapat

mempengaruhi dalam keberhasilan temu kembali arsip, sehingga arsip

yang ditelusuri dapat ditemukan dengan lacar.

Menurut A.W. Widjaja, mengemukakan bahwa sistem penyimpanan arsip

terdiri dari lima macam, 19 yaitu:

17 Sulistyo Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. (Jakarta: Gramedia, 2003), h. 304. 18 A.W.Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT Raja Grafindo,

1993), h.103. 19 Ibid, h.105.

20

a. Sistem Abjad

Sistem Abjad yaitu suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali

arsip berdasarkan abjad. Dalam sistem ini semua arsip atau dokumen

diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi atau kantor.

b. Sistem Pokok Soal

Sistem pokok soal yaitu semua naskah atau dokumen disusun dan

dikelompokan berdasarkan pokok soal atau masalah. Arsip atau

dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau

lebih folder yang sudah diberi label yang bertuliskan judulnya dan

terletak dikanan atas secara horizontal. Susunan judul masalah baik

yang terdapat pada guide, folder atau map hendaknya mengikuti

tingkat-tingkat judul masalah yang diatur dari sebelah kanan untuk

masalah utama dan selanjutnya masalah kedua (sub masalah) sampai

ke sebelah kiri laci filing cabinet untuk masalah ketiga (sub-sub

masalah)

c. Sistem Nomor atau Angka

Sistem Nomor merupakan sistem penyimpanan arsip yang sering juga

disebut kode klasifikasi persepuluh. Pada sistem ini yang dijadikan

kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi

yang bersangkutan.

d. Sistem Wilayah atau Daerah

Sistem wilayah atau daerah yaitu sistem yang susunan arsipnya diatur

berdasarkan judul nama wilayah daerah. Susunan guide atau foldernya

menurut tingkat judul wilayah seperti negara, provinsi, kabupaten,

21

kecamatan. Dalam tempat penyimpanannya sistem ini harus dibantu

dengan sistem lain seperti sistem abjad atau sistem tanggal.

e. Sistem Tanggal

Sistem tanggal adalah sistem yang susunan arsipnya diatur berdasarkan

waktu seperti tahun, bulan, tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk

pokok adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal. Cara kronologis

dipergunakan dalam filing jika arsip merupakan rangkaian yang

menyangkut suatu masalah yang sama dan berasal dari instansi yang

sama pula.

Berdasarkan hasil pendapat tersebut, sistem penyimpanan arsip terdiri

dari lima macam sistem abjad, sistem pokok soal, sistem nomor atau

angka, sistem wilayah atau daerah dan sistem tanggal. Pada penggunaan

sistem penyimpanan tergantung dari tepat tidaknya suatu sistem itu

diterapkan pada suatu lembaga atau instansi. Jadi, setiap sistem

penyimpanan tersebut mempunyai karakteristik yang dapat diterapkan

secara maksimal untuk lembaga tertentu.

Terdapat tempat penyimpanan arsip yang dikenal dengan nama

records center atau pusat arsip dinamis. Pusat arsip dinamis

merupakan tempat penyimpanan secara fisik yang aman untuk melindungi

arsip dinamis. Pusat arsip dinamis terdiri dari tiga pilihan,20 yaitu:

a. Penyimpanan Onsite

Jenis pusat arsip dinamis ini menggunakan ruangan yang tersedia di

perusahaan yang bersangkutan. Ruangan tersebut harus memenuhi

20 Elizabeth and Geoffrey Yeo, “Managing Records: a handbook of principles and

practice” (London: Facet Publishing, 2003).

22

persyaratan fisik dan lingkungan untuk menyimpan arsip dinamis.

Jenis ini cocok bagi perusahaan yang memiliki arsip dinamis dalam

jumlah sedikit.

b. Penyimpanan Off-site

Pada jenis pusat dinamis ini, perusahaan harus mendirikan ruangan

untuk menyimpan arsip dinamis. Biasanya lokasi penyimpanan

jauh dari kota dengan maksud untuk menghemat biaya. Pusat arsip

dinamis ini disiapkan untuk menangani arsip dinamis dalam jumlah

besar.

c. Penyimpanan Komersial

Pusat arsip dinamis ini dikelola oleh pihak swasta. Perusahaan dapat

membuat kontrak kerja dengan perusahaan yang menyediakan

layanan tersebut atau menyewa tempat yang dikelola suatu

perusahaan untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip

dinamis.

Menurut Sedarmayanti, terdapat beberapa azas penyimpanan arsip, yaitu:

a. Asas Sentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang

dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. jadi

unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip.

b. Asas Desentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-

masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh

organisasi yang besar/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit

23

pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.

c. Asas kombinasi Sentralisas-Desentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan

antara azas Sentralisasi dengan Desentralisasi. Asas ini digunakan

untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada asas Sentralisasi dan

Desentralisas. Arsip yang bersifat umum atau dibutuhkan oleh semua

unit disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya

khusus disimpan di masing-masing unit.21

Berdasarkan ketiga asas penyimpanan tersebut, dalam

penyelenggaraan di tiap-tiap organisasai atau kantor berbeda-beda sesuai

dengan kebutuhannya dan pelaksanaannya pun tergantung dari tujuan

penyelenggaraan penyimpanan arsip yang ingin dicapai oleh organisasi

tersebut.

5. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip yang baik merupakan suatu tindakan supaya arsip

yang tersimpan di dalam ruangan arsip terhindar dari kerusakan dan

kemusnahan yang disebabkan oleh faktor-faktor yang dapat merusak arsip.

Oleh karena itu ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebagai berikut :

a. Kelembaban

Akibat kelembaban yang tidak terkontrol akan memungkinkan akibat-

akibat seperti timbulnya jamur, pasta/lem hilang, kertas menjadi lemah

dan kerusakan kulit.

21 Sedarmayanti. Tata Kearsipan: dengan memanfaatkan teknologi modern. (Bandung:

Mandar Maju, 2008), h.45.

24

b. Udara yang terlampau kering

Udara yang terlampau kering akan dapat merusak kertas pula, seperti

milsalnya kertas akan menjadi kering, kesat dan mudah patah

(getas).kelembababan harus diatur sehingga tidak mlampau 75o dan

temperature udara antara 65o F dan 80o F. untuk mengukur

kelembaban pastikan dipasang hygrometer di dalam ruangan arsip.

c. Sinar Matahari

Sinar matahari memang penting untuk membantu membasmi musuh-

musuh kertas. Akan tetapi sinar matahari yang dikarenakan panasnya

dan terutama sinar matahari ultraviolet sangat membahayakan bagi

kertas-kertas arsip. Oleh karena tidak boleh terkena sinar maatahari

secara langsung terhadap kertas artis.

d. Debu

Debu bermacam-macam asalnya, seperti dari kain, asap dan debu-debu

yang dibawa oleh angin. Bagaimanapun kecil debu-debuini, tetap

merupakan musuh kertas yang ganas, bahkan kulitpun dapat rusak

karena debu. Atau pasanglah jarring kawat yang halus (wire mesh)

pada pintu-pintu dan jedela-jendela. Disamping itu berguna untuk

menyaring udara masuk, juga berguna untuk menahan masuknya

berjenis-jenis serangga di dalam ruang penyimpanan arsip.

e. Kekotoran Udara

Kekotoran udara ini banyak terjadi di daerah-daerah industri, dimana

cerobong-cerobongnya senantiasa mengeluarkan asap dan

mengakibatkan udara menjadi kotor. Oleh karena itu bagi tempat-

25

tempat penyimpanan arsip-arsip ataupun perpustakaan yang terletak di

daerah industri harus mempersiapkan diri dengan A.C lebih aman lagi

kalau tempat penyimpanan arsip-arsip perpustakaan di daerah yang

bebas dari pabrik-pabrik, misalnya di daerah subur.

f. Jamur dan sejenisnya

Jamur adalah akibat langsung dari kelembaban dan karena temperatur

udara yang tidak terkontrol. Jamur ini nampak sebagai lapisan tipis

yang keputih-putihan. Kegiatan jamur ini bukan main cepatnya, karena

sebenarnya jamur ini hidup daripada perekat yang berada di kertas-

kertas. Obat-obat yang utama ialah usaha-saha penghindaran. Yaitu

dengan menempatkan arsip-arsip dan lain-lainnya di tempat yang

terang, kering dan ruangan yang berfentilasi sempurna.

g. Rayap

Usaha untuk melindungi serangan rayap yang paling tepat ialah

dengan mengadakan pecegahan, yakni dengan peniadaan penggunaan

kayu bangunan yang langsung bersentuhan dengan tanah. Beberapa

jenis rayap dapat hidup di daerah yang tanahnya basah dan gelap,

meskipun demikian merekapun asih dapat membuat terowongan di

permukaan tanah yang kering. Jenis-jenis yang lainnya dapat hidup

dapat hidup di daerah yang kering.

h. Gegat

Gegat (silverfish) yang sering merusak kertas, biasanya terdapat pada

dinding-dinding yang basah. Jika kertas-kertas arsip selalu bersentuhan

dengan dinding yang lembab, bukan saja kertas tersebut menjadi

26

lembab, akan tetapi sering pula dirusak oleh gegat ataupun jenis-jenis

serangga lainnya. Oleh karena itu jagalah agar arsip-arsip tidak

bersentuhan dengan dinding. Untuk menghindarinya pergunakanlah

rak-rak yang dipasang antara jarak dinding/lantai dengan raknya paling

sedikit 6 inchi. 22

Dari pernyataan di atas, perlu diperhatikan bahwa ruang penyimpanan

arsip harus tetap terjaga, agar jangan sampai melebihi suhu yang telah

ditentukan, karena lembaran-lembaran kertas arsip sangat rentan terhadap

suhu yang terlalu lembab yang dapat merusak kertas arsip. Selain itu pula

suhu ruangan arsip tidak boleh terlalu panas, karena suhu yang terlalu

panas membuat kertas menjadi mudah rusak. Tidak hanya itu, serangga

pun menjadi musuh kertas arsip yang dijadikan santapannya. Jika tidak

diperhatikan, ketika arsip yang dibutuhkan akan mengalami kerusakan.

Selain itu pula, perlu adanya penjagaan arsip harus dilakukan supaya

arsip-arsip yang berada di ruangan terawat, diantaranya:23

a. Membersihkan ruangan

Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur.

Sekurang-kurangnya sehingga sekali dibersihkan dengan vacuum

cleaner (alat penyedot debu). Membersihkan dengan sapu dan

kemoceng tidak ada gunanya sekali, sebab hanya akan memisahkan

debu dari tempat satu ke tempat yang lain.

22 Basir Barthos. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan

Tinggi. (Jakarta: Bumi Aksara, 2012), h.52-53. 23 Ibid, h.58-60.

27

b. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya

Sedikit-dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan

daerah sekelilingnya hendak diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau

ada serangga, rayap, dan sejenisnya.

c. Penggunaan Racun Serangga

Setiap enam bulan ruangan hendak disemprot dengan racun serangga

seperti D.D.T., Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride.

Racun serangga ini disemprotkan dengan menggunakan alat semprot

biasa kea rah dinding, lantai dan alat-alat yang dibuat dari kayu. Harus

diperhatikan penyemprotan ini jangan sampai mengenai kertas-kertas

arsip, karena dapat merusak kertas. Disamping itu kapur baruspun

dapat dipergunakan mencegah serangga, tarulah kapur barus di rak-

rak.

d. Mengawasi serangga anai-anai

Untuk menghindari serangga anai-anai dapat dipergunakan sodium

arsonite. Sodium ini letakanlah di celah-celah lantai. Rak, almari yang

dibuat dari kayu, hendaknya dioles dengan Dieldrin. Cara mengolesi

dengan menggunakan kuas, sejalan dengan garis-garis yang ada pada

kayu.

e. Larangan makan dan merokok

Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat

penyimpanan arsip, sebab sisa-sisa makanan merupakan daya Tarik

bagi serangga dan tikus-tikus.

28

Demikian pula tidak diperkenankan merokok, baik rokok putih

maupun rokok kretek. Menyalakan dengan korek atau membawa api

dilarang. Alat pemadam kebakaran harus ditempatkan di dalam

ruangan penyimpanan dan ditempatkan di tempat yang strategis. Untuk

ini dapat dipergunakan gas CO2.

f. Rak penyimpanan arsip

Arsip-arsip hendak disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana

jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inchi.

Hal ini untuk memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan untuk

membersihkan lantai di bawah rak.

g. Meletakan arsip

Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta, bagan dan lain-lain

hendaknya diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing-masing.

Barang-barang tersebut jangan diletakan secara berdesak-desakkan,

dan jangan diletakan di tempat yang lebih kecil ukurannya daripada

kertas sendiri. Jangan sampai sudut-sudut kertas terlipat. Lembaran

kertas yang terlepas dari bundelnya hendaknya dikembalikan pada

asalnya. Pergunakanlah klip plastic, akan tetapi kalau yang

dipergunakan klip logam, gantilah setiap saat dengan klip yang baru

sebelum klip itu berkarat. Klip yang berkarat akan dapat merusak

kertas.

h. Membersihkan arsip

Arsip-arsip endaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum

cleaner. Apabila arsip-arsip dihinggapi anai-anai/rayap dan sejenis

29

lainnya hendak dipisahkan dengan lainnya. Demikian pula bila kita

menemukan arsip-arsip yang rusak, segara dipisahkan untuk segera

diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki.

i. Mengeringkan arsip yang basah

Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan denagan jalan

menjemur di bawah teriknya sinar matahari. Bukalah arsip-arsip

dariikatannya, kemudian keringkan dengan jalan menganginkan.

Untuk membantu mempercepat pengeringan ini, gunakanlah kipas

angin, kalau tidak ada bukalah jendela-jendela dan pintu-pintu lebar-

lebar. Dapat pula dipergunakan kertas penyerap (blotting); tarulah

arsip yang basah diantara dua kertas penyerap tersebut. Bagi arsip-

arsip yang terendam air, pindahkanlah ke ruangan yang lebih luas dan

keringkanlah seperti tersebut di atas.

j. Arsip-arsip yang tidak terpakai

Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan

cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin

agar tdak bertaburan di sana-sini. Susunannya sama seperti ketika arsip

itu dipergunakan.

k. Arsip-arsip yang rusak atau sobek

Apabila kita temukan arsip-arsip yang rusak/sobek janganlah ditambal

dengan menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini malahan

dapat merusakkan kertas dan tulisannya. Untuk memperbaikinya

gunakanlah kertas yang sama dengan menggunakan perekat kanji.

30

Bagi arsip-arsip yang rusaknya sangat hebat, serahkanlah arsip-arsip

tersebut ke Arsip Nasional R.I. untuk diperbaiki.

6. Penilaian dan Penyusutan Arsip

Arsip-arsip yang tidak dipergunakan atau jarang dipergunakan dalam

Penataan arsip dinamis inaktif terdapat pada tahap penyusutan arsip.

Menurut Sularso Mulyono prinsip-prinsip penilaian arsip terbagi menjadi

tiga golongan yaitu prinsip manfaat, prinsip kecepatan dan prinsip

efesiensi. Melalui pinsip manfaat dapat digunakan untuk mengetahui

masih cukup bermanfaat atau tidak pengelolaan kearsipan yang telah

dilaksanakan. Prinsip kecepatan digunakan untuk mengetahui kecepatan

dan penemuan kembali suatu warkat. Sedangkan prinsip efisiensi

digunkan untuk mengetahui masih efisien atau tidak pengelolaan

kearsipan yang dilaksanakan.24

Adapun Peraturan tentang penyusutan arsip ditetapkan dengan

peraturan pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 sebagai pelaksanaan UU

Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.25

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:

a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan

dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan

Pemerintahan masng-masing.

b. Memusnahkan arsip sebagai ketentuan-ketentuan yang berlaku.

24 Sularso Mulyono. Dasar-Dasar Kearsipan. (Yogyakarta: Liberty, 1985), h.40. 25 Basir Barthos. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan

Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara, 2012), h.98.

31

c. Meryerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip

Nasional.26

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa

penilaian arsip dapat dilakukan sebagai tolak ukur agar dapat mengetahui

arsip yang tersimpan memiliki nilai guna atau tidak. Penyusutan arsip

yang dilakukan oleh suatu organisasi dapat mengurangi terjadinya

penumpukan arsip.

C. Pembinaan Kearsipan

Pembinaan adalah suatu tindakan, proses, hasil, atau pernyataan menjadi

lebih baik. Dalam hal ini menunjukan adanya kemajuan, peningkatan

pertumbuhan, evolusi atas berbagai kemungkinan, berkembang atau

peningkatan atas sesuatu. Ada dua unsur dari pengertian ini yakni pembinaan

itu bisa berupa suatu tindakan, proses, atau pernyataan tujuan, dan kedua

pembinaan bisa menunjuk kepada “perbaikan” atas sesuatu.27 Menurut

Kamus Besar Bahasa Indonesia, pembinaan merupakan usaha, tindakan, dan

kegiatan yang dilakukan secara efisien dan efektif untuk memperoleh hasil

yang lebih baik.28 Sedangkan menurut Mathis, pembinaan adalah suatu proses

di mana orang-orang mencapai kemampuan tertentu untuk membantu

mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, proses ini terkait dengan

berbagai tujuan organisasi, pembinaan dapat dipandang secara sempit

maupun luas.29

26 Ibid, h.101. 27 Miftah Thoha. Ilmu Administrasi Publik Kontemporer. (Jakarta: Kencana, 2011), h.

207. 28 Kbbi.web.id/bina 29 Mathis Robert L and Jackson John H. Human Resoursce Management, Alih Bahasa

(Jakarta: Salemba Empat, 2002), h.112.

32

Dari pernyataan di atas, peneliti menyimpulkan bahwa pembinaan

merupakan suatu tindakan yang menunjukan adanya peningkatan dari

sebelum adanya pembinanaan, sehingga kegiatan yang dilakukan lebih baik

daripada sebelumnya.

Dalam pembinaan kearsipan dilaksanakan untuk membina

penyelenggaraan kearsipan Lembaga Kearsipan Daerah agar sesuai dengan

arah kebijakan kearsipan nasional, prinsip, standar dan kaidah pembinaan

kearsipan daerah. Pembinaan kearsipan yang dilakukan terhadap Lembaga

Kearsipan Daerah meliputi kegiatan:30

1. Penyusunan penyediaan pedoman kearsipan 2. Pemberian bimbingan dan konsultasi 3. Sosialisasi kearsipan 4. Supervisi/Pengawasan Kearsipan 5. Evaluasi.

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa dalam pembinaan

kearsipan terdapat beberapa tahap kegiatan yang harus dilakukan agar

pelaksanaan pembinaan kearsipan terselenggara sesuai dengan arah kebijakan

kearsipan nasional, prinsip, standar dan kaidah pembinaan kearsipan daerah.

Adapun yang terkait dengan pelaksanaan pembinaan kearsipan terdiri dari :

1. Penyusunan Penyediaan Pedoman Kearsipan

Dalam tahap penyusunan penyediaan pedoman kearsipan, tersedianya

pedoman kearsipan yang dituangkan dalam peraturan kepala daerah,

adapun pedoman yang tuangkan sebagai berikut:31

30 Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017

tentang Kearsipan Daerah. 31 Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017

tentang Kearsipan Daerah.

33

a. Pedoman tata naskah dinas

b. Pedoman Pengurusan Surat

c. Pedoman Pola Klasifikasi Arsip

d. Pedoman Pemberkasan Arsip

e. Pedoman Pemberkasan Arsip Aktif Secara Elektronik

f. Pedoman Pemeliharaan Arsip aktif

g. Sistem Klasisfikasi Keamanan dan Akses Arsip

h. Pedoman Layanan Peminjaman Arsip aktif

i. Jadwal Retensi Arsip

j. Pedoman Pemindahan Arsip Inaktif

k. Pedoman Penataan Arsip Inaktif

l. Pedoman Pemberkasan Arsip Inaktif Secara Elektronik

m. Pedoman Pemeliharaan Arsip Inaktif

n. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Aksses Arsip Inaktif

o. Pedoman Layanan Peminjaman arsip Inaktif

p. Pedoman Pemusnahan arsip

q. Pedoman Penyerahan Arsip Statis

r. Pedoman Akuisisi

s. Pedoman Pengolahan Arsip Statis

t. Pedoman Preservasi Arsip Statis

u. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Statis

v. Pedoman Layanan Arsip Statis

34

2. Pemberian Bimbingan dan Konsultasi

Dalam pelaksanaan kegiatan pemberian bimbingan dan konsultasi

kearsipan yang ditujukan kepada pengelola arsip dinamis dan arsip statis,

diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Pengelolaan arsip dinamis dengan sasaran untuk tingkat Provinsi

terdiri dari SKPD, Kabupaten/Kota, dan BUMD. Sedangkan pada

tingkat Kabupaten/Kota meliputi SKPD, Kecamatan, Kelurahan/Desa,

BUMD, dan Sekolah.

b. Pengelolaan arsip Statis dengan sasaran untuk lingkungan Lembaga

Kearsipan Daerah.

3. Sosialisasi Kearsipan

Dalam terlaksananya kegiatan penyebarluasan informasi pembinaan

kearsipan melalui pameran, forum diskusi, serta menggunakan sarana

audio visual.32 Sasaran sosialisasi kearsipan yang tuangkan terdiri dari

tingkat Provinsi dan tingkat Kabupaten /Kota. Diantaranya adalah sebagai

berikut:

a. Tingkat Provinsi

1) SKPD

2) Kabupaten/Kota

3) BUMD

4) Lembaga pendidikan

5) Organisasi politik

6) Organisasi kemasyarakatan

32 Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017 tentang Kearsipan Daerah.

35

7) Masyarakat umum

b. Tingkat Kabupaten/Kota:

1) SKPD

2) Kecamatan

3) Kelurahan/Desa

4) BUMD

5) Lembaga pendidikan

6) Organisasi politik

7) Organisasi kemasyarakatan

8) Masyarakat umum

4. Supervisi/Pengawasan Kearsipan

Dalam terlaksananya kegiatan supervisi/pengawasan kearsipan yang

dilakukan, terdiri dari sasaran tingkat Provinsi yang meliputi SKPD,

Kabupaten/Kota, dan BUMD. Sedangkan sasaran terlaksananya kegiatan

supervise/pengawasan kearsipan di tingkat Kabupaten/kota terdiri dari

SKPD, Kecamatan, Kelurahan/Desa, dan BUMD.33

5. Evaluasi

Dalam terlaksanannya kegiatan evaluasi pembinaan kearsipan yang

dilakukan terdiri dari sasaran tingkat Provinsi yang meliputi SKPD,

Kabupaten/Kota, dan BUMD. Dan sedangkan sasaran terlaksananya

kegiatan evaluasi di tingkat Kabupaten/Kota yaitu SKPD, Kecamatan,

Kelurahan/Desa, dan Sekolah.34

33 Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017

tentang Kearsipan Daerah. 34 Ibid

36

Evaluasi adalah sebuah riset terhadap suatu objek evaluasi untuk

mencari dan menemukan informasi yang nantinya akan menentukan

penilaian yang pada akhirnya akan digunakan dalam menentukan

pengambilan keputusan, serta evaluasi sendiri merupakan alat dari

berbagai ilmu cabang pengetahuan untuk menganalisis dan menilai

fenomena ilmu pengetahuan dan aplikasi ilmu pengetahuan dalam

penerapan ilmu pengetahuan dalam praktik profesi.35 Dari pernyataan

tersebut dapat disimpulkan bahwa evaluasi dilakukan untuk mencari

informasi untuk menentukan pengambilan keputusan serta menganalisis

dan menilai dalam penerapan ilmu pengetahuan.

35 Wirawan, Evaluasi: Teori, Model, Standar, Aplikasi, Dan Profesi (Jakarta: Rajawali

Press, 2011), h.7.

37

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif, yakni penelitian

yang mencoba mencari gambaran yang tepat dan cukup dari semua aktivitas,

objek, proses, dan manusia.1 Menurut Whitney dalam buku Mohammad

Nazir, bahwa metode deskriptif adalah pencarian fakta dengan interprestasi

yang tepat. Penelitian deskriptif mempelajari masalah-masalah dalam

masyarakat serta situasi-situasi tertentu, termasuk hubungan-hubungan,

kegiatan-kegiatan, sikap-sikap, pandangan-pandangan, serta proses-proses

yang sedang berlangsung dan pengaruh-pengaruh dari suatu fenomena.2

Pendekatan yang digunakan penelitian ini adalah pendekatan

kualitatif. Bogdan dan Taylor sebagaimana yang dikutip oleh Moleong

mendefinisikan metode kualitatif sebagai prosedur penelitian yang

menghasilkan data deskriptif, berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-

orang dan perilaku yang dapat diamati.3

B. Sumber Data

Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

1. Data Primer

Sumber data yang diperoleh penulis dalam penelitian ini adalah data

primer dan data sekunder. Data primer merupakan data yang diperoleh

1Sulistyo-Basuki, Metode Penelitian (Jakarta : Wedatama Widya Sastra, 2006), h. 110. 2Moh.Nazir, Metode Penelitian (Jakarta : PT. Ghalia Indonesia, 2003), h. 6. 3Lexy J Moleong, Metode Penelitian Kualitatif (Bandung : PT. RemajaRosdakarya,

2004), h. 3.

38

secara langsung dari sumbernya dan tanpa melalui wawancara.4 Dalam

penelitian ini data primer diperoleh langsung dari lapangan (tempat

penelitian).

2. Data Sekunder

Sedangkan data sekunder merupakan data yang mendukung data primer

yang diperoleh dari berbagai literatur, bahan dan dokumen yang

berkaitan dengan penelitian. Data Sekunder adalah data yang diambil

secara tidak langsung dari sumbernya, dan data ini biasanya diambil dari

dokumen-dokumen (laporan, karya tulis orang lain, koran dan majalah).5

C. Informan

Pemilihan informan bertujuan untuk memberikan informasi yang

terlengkap sehingga penulis mendapatkan informasi yang lengkap dalam

penulisan penelitian. Dalam melakukan penelitian, peneliti harus cermat

dalam memilih orang-orang yang akan diwawancarai (informan).6

Informan ditentukan menggunakan purposive sampling dimana

informan dipilih berdasarkan pertimbangan tertentu dengan tujuan untuk

memperoleh suatu sampling yang memiliki karakteristik atau kriteria yang

dikehendaki dalam pengambilan sample. Penelitian memilih beberapa

informan untuk memperoleh data yang dibutuhkan dalam penelitian ini.

Dalam penelitian ini peneliti memilih informan yaitu Bapak Umar Suwardi

selaku Kepala Seksi Kearsipan dan Bapak Gustomi selaku Arsiparis Madya,

4Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 86. 5 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 87. 6Emzir, Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rajawali Pers, 2011), h.

53.

39

dan Juaedin Rudi sebagai staf arsip, dengan alasan yang bersangkutan

dianggap memiliki kriteria mengenai informasi kegiatan pembinaan kearsipan

Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat

terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Unit Kerja Perangkat

Daerah (UKPD) di Lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.

D. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data adalah langkah penting dalam rangka penulisan

penelitian. Pada penelitian ini penulis menggunakan teknik pengumpulan data

dengan cara, yaitu:

1. Wawancara

Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu oleh

pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara yang

memberikan jawaban atas pertanyaan yang diberikan7. Wawancara yang

digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara secara mendalam.

Wawancara mendalam yaitu dengan membuat pedoman pertanyaan yang

diajukan agar dapat memberikan informasi mengenai kegiatan

pembinaan kearsipan Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Administrasi Jakarta Barat terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah

(SKPD) di Lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.

2. Observasi

Observasi yang dilakukan pada penelitian ini adalah teknik

observasi langsung. Observasi adalah sebagai pengamatan dan

7Sofian Effendi. Metode Penulisan Survei. (Jakarta: LP3ES, 2012) h.135.

40

pencatatan secara sistematik terhadap suatu gejala yang tampak pada

objek penelitian8. Jadi observasi merupakan kegiatan pencatatan dan

pengamatan langsung terhadap objek ditempat terjadi, dan pencatatan

dan pengamatan ini dilakukan baik saat keadaan sedang berlangsung.

Sehingga apabila informasi yang didapat mengenai persitiwa ataupun

kejadian yang diperoleh dari informan masih kurang, peneliti dapat

memperoleh dengan mencatat pola tingkahlaku terhadap informan yang

sesuai dengan waktu kejadiannya.

E. Kajian Pustaka

Mengumpulkan data dan informasi dengan memanfaatkan literatur

yang tersedia sebagai pedoman dalam menemukan penelitian yang relevan.

Kajian pustaka memiliki beberapa tujuan yakni; menginformasikan kepada

pembaca hasil-hasil peneliti lain yang berkaitan erat dengan peneliti yang

dilakukan saat itu, menghubungkan peneliti dengan literatur-literatur yang

ada, dan dimaksud untuk meringkas, menganalisis, dan menafsirkan konsep

dan teori yang berkaitan dengan sebuah proyek penelitian. Sehingga didapat

teori pendukung pada penelitian yang dilakukan.

F. Teknik Analisa Data

Setelah semua data di peroleh melalui wawancara dan observasi

terhadap informan. Penulis akan menganalisis data yang diperoleh dengan

teknik analisis data. Menurut Tripp, analisis data merupakan proses mengurai

(memecah) sesuatu ke dalam bagian-bagiannya. Terdapat tiga langkah

8Sofian Effendi. Metode Penulisan Survei. (Jakarta: LP3ES, 2012), h. 20.

41

penting dalam analisis data, yaitu (1) identifikasi apa yang ada dalam data, (2)

melihat pola, dan (3) membuat interpretasi9. Berikut langkah-langkahnya:

1. Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan dan penyederhanaan

data-data yang diperoleh dari hasil observasi, wawancara dan kajian

pustaka mengenai kegiatan pembinaan keasipan Suku Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap

Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di Lingkungan Kota

Administrasi Jakarta Barat. Penulis akan memilih data yang diperoleh

dari lapangan, dengan memilih hal-hal yang pokok. Dengan demikian

data yang telah dipilih akan memberikan gambaran yang jelas.

2. Penyajian Data

Penyajian data merupakan kegiatan penyajian dan

penggabungan informasi-informasi yang sudah di dapat dalam bentuk

narasi. Dalam penyajian data ini penulis akan menyajikan data berupa

dalam bentuk teks yang bersifat naratif dengan uraian singkat tanpa harus

mengurangi maknanya.

3. Penarikan Kesimpulan

Setelah dilakukan reduksi dan penyajian data, maka tahap

selanjutnya adalah penarikan kesimpulan berdasarkan hasil penelitian

yang disajikan dalam bentuk narasi. Maka penulis membuat kesimpulan

9Basrowi dan Suwandi, Memahami Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rineka Cipta, 2008), h.

192.

42

yang berasal dari data yang diperoleh dan kemudian akan disajikan

dalam bentuk naratif.

G. Jadwal Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Kota Administrasi Jakarta Barat yang terletak di Jl. Tanjung Duren Barat No.

36 Penelitian ini dilaksanakan dari bulan Januari 2017 – Mei 2018 dengan

perincian sebagai berikut:

Tabel 3. 1 Jadwal Penelitian

No Kegiatan

Tahun 2017-2018

Jan

Feb Mar – Apr

Mei – Jun

Jul – Agus

Sep- Okt

Nov Des Jan-Feb

Mar-apr

Mei

1 Observasi Awal dan Penyerahan Proposal Skripsi dan Dosen Pembimbing

2 Pelaksanaan Bimbingan Skripsi

3 Pengumpulan Literatur Skripsi

4 Pelaksanaan Penelitian Observasi dan Wawancara

43

5 Analisis Data Penelitian

6 Penyerahan Skripsi

7 Sidang Skripsi

44

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil Objek Penelitian

1. Sejarah Berdirinya Perpustakaan

Perpustakaan umum kotamadya merupakan bagian dari perpustakaan

umum provinsi. Perpustakaan umum provinsi DKI Jakarta mempunyai 6

(enam) perputakaan umum kotamadya. Pada tahun 1978, melalui

Keputusan Gubernur Kepala DKI Jakarta dibentuk Lembaga Perpustakaan

Umum yang menangani jenis perpustakaan umum di lingkungan

Pemerintah DKI Jakarta, seperti Perpustakaan Umum Gelanggang

Mahasiswa Soemantri Brodjonegoro dan Perpustakaan Umum di 5 (lima)

wilayah Kotamadya DKI Jakarta. Pada tahun 1981, Lembaga

Perpustakaan Umum bernaung di bawah Biro Bina Mental dan Spiritual

dengan status non struktural. Pada tahun 1989, perpustakaan umum di 5

(lima) wilayah kota administrasi DKI Jakarta dialihkan pengelolaannya

kepada Dinas Pendidikan dan Pengajaran DKI Jakarta sebagai Unit

Pelaksana Teknis Dinas (UPTD), sedangkan Perpustakaan Umum

Soemantri Brodjonegoro masih tetap dikelola Biro Bina Mental dan

Spiritual DKI Jakarta.

Salah satu perpustakaan yang dimiliki Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Provinsi DKI Jakarta (BPAD) adalah Kantor Perpustakaan dan

Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat (KPAK). KPAK Jakarta Barat

dibangun pada tahun 1985. Pada tahun 2009, berdasarkan Peratuan Daerah

45

Nomor 10 tahun 2008 dan Peraturan Gubernur Nomor 153 tahun 2009

ditetapkan pembentukan Organisasi dan tata Kerja Badan Perpustakaan

dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi DKI Jakarta.dan Kantor Perpustakaan

dan Arsip Kota Administrasi (KPAK). Dengan adanya peraturan tersebut

perpustakaan dan arsip digabung menjadi lembaga baru sehingga

Perpustakaan Umum Jakarta Barat bernama Kantor Perpustakaan dan

Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat (KPAK Jakarta Barat). Berdasarkan

Peraturan Gubernur Nomor 282 tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata

Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, yang menandakan bahwa BPAD

dan KPAK kelima wilayah tingkat kotanya berubah menjadi Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi DKI Jakarta dan Suku Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota.

2. Tugas dan fungsi Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Administrasi Jakarta Barat

Berdasarkan peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 282

Tahun 2015 tentang organisasi dan tata kerja dinas perpustakaan dan

kearsipan, Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi

Jakarta Barat mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut:

a. Tugas

Suku Dinas Kota mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan

perpustakaan daerah dan kearsipan daerah pada lingkup wilayah Kota

Administrasi.

b. Fungsi

46

1) Penyusunan rencana strategis dan rencana kerja dan anggaran Suku

Dinas Kota;

2) Pelaksanaan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan anggaran

Suku Dinas Kota;

3) Pemasyarakatan perpustakaan dan kearsipan lingkup Suku Dinas

Kota Administrasi;

4) Pembinaan teknis urusan perpustakaan daerah dan kearsipan

daerah terhadap SKPD/UKPD, masyarakat, komunitas, sekolah di

tingkat Suku Dinas Kota Administrasi;

5) Pelaksanaan layanan perpustakaan daerah dan kearsipan daerah

lingkup Kota Administrasi;

6) Pelaksanaan penyediaan bahan perpustakaan kecamatan,

perpustakaan kelurahan dan perpustakaan masyarakat;

7) Penyeleksian dan pelaksanaan deposit perpustakaan;

8) Pelaksanaan pelestarian, perawatan serta penyimpanan bahan

perpustakaan;

9) Pelaksanaan esesiensi dalam rangka penilaian, pemindahan dan

penyusunan arsip;

10) Penyusunan naskah/buku, literatur sekunder dan kemas ulang

informasi;

11) Pelaksanaan pengolahanbahan perpustakaan;

12) Penegakan peraturan perundang-undangan di bidang perpustakaan

daerah dan kearsipan daerah pada lingkup Kota Administrasi;

47

13) Pengelolaan kepegawaian, keuangan dan barang pada lingkupSuku

Dinas Kota;

14) Penyediaan, penatausahaan, penggunaan, pemeliharaan dan

perawatan prasarana dan saranakerja Suku Dinas Kota;

15) Pengelolaan perpustakaan Suku Dinas Kota;

16) Pengelolaan kearsipan Suku Dinas Kota;

17) Pelaksanaan kegiatan kerumahtangaan dan ketatausahaan Suku

Dinas Kota;

18) Pelaksanaan publikasi kegiatan dan pengaturan acara Suku Dinas

Kota;

19) Pengoperasionalan sistem informasi perpustakaan daerah dan

kearsipan daerah;

20) Pelaporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi

Suku Dinas Kota Administrasi.

c. Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas:

1) Menyusun bahan rencana strategis dan rencana kerja dan anggaran

Suku Dinas Kota sesuai dengan lingkup tugasnya;

2) Melaksanakan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan

anggaran Suku Dinas Kota sesuai dengan lingkup tugasnya;

3) Melaksanakan pengendalian, monitoring, pengendalian dan

evaluasi pelaksanaan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan

anggaran Suku Dinas Kota;

4) Melaksanakan pengelolaan kepegawaian, keuangan dan barang

Suku Dinas Kota;

48

5) Melaksanakan pengelolaan ketatausahaan dan kerumahtanggaan

Suku Dinas Kota;

6) Mengadakan bahan pustaka dan literatur perpustakaan

7) Melaksanakan penyediaan, penatausahaan, pemeliharaan dan

perawatan prasarana dan sarana kerja Suku Dinas Kota;

8) Memelihara kebersihan, keindahan, keamanan dan ketertiban

kantor Suku Dinas Kota;

9) Melaksanakan pengelolaan ruang rapat/pertemuan Suku Dinas

Kota;

10) Melaksanakan publikasi kegiatan dan pengaturan acara Suku Dinas

Kota;

11) Melaksanakan kegiatan pengelolaan kearsipan, data dan informasi

Suku Dinas Kota;

12) Mengoordinasikan penyusunan laporan kegiatan, keuangan, kinerja

dan akuntabilitas Suku Dinas Kota; dan

13) Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas

Subbagian Tata Usaha.

d. Seksi Kearsipan mempunyai tugas:

1) Menyusun bahan rencana strategis dan rencana kerja dan anggaran

Suku Dinas Kota sesuai dengan lingkup tugasnya;

2) Melaksanakan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan

anggaran Suku Dinas Kota sesuai dengan lingkup tugasnya;

3) Melaksanakan pengolahan, pelayanan dan konsultasi teknis

kearsipan;

49

4) Melaksanakan akuisisi dan penilaian arsip;

5) Melakukan pembinaan dan asistensi kearsipan SKPD/UKPD,

organisasi sosial dan politik dan masyarakat pada lingkup Kota

Administrasi;

6) Melakukan penilaian dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan

SKPD/UKPD, organisasi sosial dan politik dan masyarakat pada

lingkup Kota Administrasi;

7) Melaksanakan kegiatan penyelamatan arsip korban bencana alam;

8) Melakukan peliputan dan wawancara sejarah pejabat dan tokoh

masyarakat pada lingkup Kota Administrasi;

9) Melaksanakan penggalian/penelusuran dan penyusunan naskah

sumber;

10) Menerima, mengolah, menata, menyelamatkan dan mengamankan

arsip SKPD/UKPD, lembaga/orgnisasi pemerintahan/ swasta/

masyaraakat;

11) Melaksanakan penyusutan arsip sesuai dengan lingkup tugasnya;

12) Melaksanakan bimbingan teknis kearsipan, asistensi dalam rangka

penilaia, pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip dari

SKPD/UKPD dan masyarakat; dan

13) Melaporkan dan mempertanggunjawabkan pelaksanaan tugas Seksi

Kearsipan.

50

3. Visi dan Misi Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Administrasi Jakarta Barat

Visi

Perpustakaan umum mempunyai visi yaitu memajukan bangsa dalam

rangka meningkatkan kualitas sumber daya manusia dengan membangun

budaya baca melalui perpustakaan. Visi Kantor Perpustakaan dan Arsip

Kota Administrasi Jakarta Barat adalah : “Terwujudnya pelayanan prima

dalam bidang perpustakaan dan arsip”.

Misi

Sedangkan Misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi

Jakarta Barat adalah:

a. Mewujudkan tata kelola penyelenggaraan perpustakaan dan arsip yang

baik dengan menerapkan kaidah “Good Governance”.

b. Mengembangkan sarana dan prasarana perpustakaan dan arsip yang

bertaraf nasional dan atau internasional.

c. Meningkatkan peran dan fungsi Perpustakaan dan Arsip dalam

kehidupan bermasyarakat, berpemerintah, berbangsa, dan bernegara.

51

4. Struktur Organisasi

Gambar 4.1

Struktur Organisasi

Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta

Barat (KPAK Jakarta Barat), sebagaimana ditentukan dalam Peraturan

Daerah No. 3 Tahun 2001 berada di bawah komando lini atau vertikal Kepala

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi DKI Jakarta.

Berdasarkan Peraturan Gubernur Nomor 122 Tahun 2014 tentang

Penyelenggaraan Perpustakaan Umum, susunan organisasi Suku Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat, sebagai

berikut:

a) Kepala Kantor

b) Sub Bagian Tata Usaha

c) Sub Bidang Perpustakaan

d) Sub Bidang Kearsipan

e) Sub Kelompok Jabatan Fungisonal

Kepala Suku Dinas dan Kearsipan Kota

Administrasi Jakarta Barat

Dr. Tri Wahyuning Diah, M.Si

Kepala Sub Bagian Tata

Usaha

Yudi Widoyoko

Kepala Seksi Perpustakaan

Siti Sarah,S.Sos

Kepala Seksi Kearsipan

Umar Suwardi

Pustakawan

Norma Tri Diana, S.Hum

Dian Mardiana, S.Sos

52

5. Layanan Perpustakaan

Jenis layanan yang terdapat di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota

Adminstrasi Jakarta Barat diantaranya adalah : layanan baca di tempat,

layanan sirkulasi, layanan keanggotaan, layanan rujukan/referensi, layanan

bercerita (storry telling), layanan akses internet, layanan interaktif anak,

layanan paket dan layanan perpustakaan mobil keliling.

Adapun jam operasional KPAK Jakarta Barat dapat di lihat pada tabel

berikut :

Tabel 4.1 Jam Layanan KPAK Jakarta Barat

Hari Jam Istirahat Jam Layanan

Senin – Kamis 12.00 – 13.00 WIB 09.00 – 20.00 WIB Jum’at 11.30 – 13.00 WIB Sabtu – Minggu 12.00 – 13.00 WIB Libur Nasional TUTUP

B. Hasil Penelitian

Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta

Barat merupakan lembaga kearsipan di daerah yang memiliki tanggung jawab

untuk melakukan pembinaan kearsipan di instansi-instansi di lingkungan

pemerintahan Jakarta Barat. Dengan adanya surat keputusan dari Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi DKI Jakarta memberikan surat

keputusan kepada Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Administrasi Jakarta Barat untuk membina masing-masing SKPD (Satuan

Kerja Perangkat Daerah) dan UKPD (Unit Kerja Perangkat Daerah).

Pengumpulan data yang penulis lakukan dengan cara wawancara dan

observasi. Adapun yang diperoleh, sebagai berikut:

53

1. Pembinaan Kearsipan Suku Dinas Perpustakaan Kota Administrasi

Jakarta Barat

Pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Suku Dinas Perpustakaan

dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap SKPD dan UKPD

di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat memiliki beberapa tahapan

yang dilakukan, yakni sebagai berikut :

a. Penyusunan Penyediaan Pedoman

Untuk melaksanakan kegiatan pembinaan kearsipan kepada SKPD

dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat, Seksi

Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat melakukan

penyusunan penyediaan pedoman agar kegiatan pembinaan kearsipan

berjalan dengan lancar sesuai dengan target pencapaian Seksi

Kearsipan. Berikut adalah hasil wawancara terkait dengan penyusunan

penyediaan pedoman dalam proses melakukan pembinaan kearsipan

sebagai berikut:

“Dalam melakukan penyusunan penyediaan pedoman untuk pembinaan kearsipan yang kita siapkan yaitu berdasarkan peraturan daerah khusus Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017 tentang kearsipan. Dalam peraturan tersebut terdapat pedoman-pedoman dalam penyusunan penyediaan pedoman untuk pembinaan kearsipan. Diantaranya pedoman tata naskah dinas, pedoman pengurusan surat, pedoman pola klasifikasi arsip dan lain sebagainya.”1

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat diketahui bahwa,

penyusunan penyediaan pedoman pembinaan kearsipan yang

dilakukan oleh Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi

Jakarta Barat berdasarkan peraturan daerah provinsi Daerah Khusus

1 Wawancara Pribadi Bapak Umar Suwardi , Jakarta Barat 26 Juni 2018

54

Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017 tentang kearsipan. Adapun

pedoman yang dituangkan dalam penyusunan penyediaan pedoman

yaitu pedoman tata naskah dinas, pedoman pengurusan surat,

pedoman pola klasifikasi arsip, pedoman pemberkasan arsip, pedoman

pemberkasan arsip aktif secara elektronik, pedoman pemeliharaan

arsip aktif, sistem klasifkasi keamanan dan akses arsip, jadwal retensi

arsip, pedoman pemindahan arsip aktif, pedoman penataan arsip aktif

dan lain sebagainya.

b. Pemberian Bimbingan dan Konsultasi

Pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Sudin Pusip Kota

Administrasi Jakarta Barat terhadap SKPD dan UKPD di lingkungan

Kota Administrasi Jakarta Barat memiliki beberapa tahapan yang

dilakukan, yakni sebagai berikut :

1) Perencanaan

Untuk melaksanakan kegiatan pembinaan kearsipan kepada

SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat,

Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat

melakukan perencanaan agar kegiatan pembinaan kearsipan

berjalan dengan lancar sesuai dengan target pencapaian Seksi

Kearsipan.

Sebelum pelaksanaan kegiatan pembinaan kearsipan, Seksi

Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat terlebih

dahulu merencanakan melalui rapat-rapat pimpinan, baik dalam

ruang lingkup internal Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah

55

Provinsi DKI Jakarta maupun rapat pimpinan tingkat kota

administrasi masing-masing. Berikut adalah hasil wawancara

terkait dengan proses perencanaan dalam proses melakukan

pembinaan kearsipan sebagai berikut:

“Dalam melakukan proses perencanaan kita yaitu Kepala Suku Dinas dan saya sebagai Kepala Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat, terlebih dahulu melakukan rapat pimpinan di Dispusip Daerah Provinsi DKI Jakarta dan rapat pimpinan tingkat kota di Kantor Walikota Jakarta Barat untuk menyusun rencana strategis, rencana kerja dan anggaran untuk pembinaan kearsipan yang akan kita lakukan. Setelah rapat pimpinan selesai dan mendapatkan izin dan dukungan penuh dari Walikota Jakarta Barat, maka akan kita akan tindaklanjuti melalui rapat internal jajaran Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat untuk menentukan waktu pelaksanaan, pemetaan target pelaksanaan hingga teknis pelaksanaannya.”2

Berdasarkan berdasarkan hasil wawancara di atas dapat

diketahui bahwa, proses perencanaan pembinaan kearsipan yang

dilakukan oleh Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi

Jakarta Barat melalui beberapa tahapan yaitu rapat pimpinan

internal jajaran Dispusip Daerah Provinsi DKI Jakarta dan rapat

pimpinan tingkat kota di Kantor Walikota Jakarta Barat untuk

menyusun rencana strategis, rencana kerja dan anggaran untuk

pembinaan kearsipan yang akan dilakukan. Setelah melakukan

rapat pimpinan di Dispusip Daerah Provinsi DKI Jakarta dan di

Pemerintah Kota Jakarta Barat, maka selanjutnya jajaran pimpinan

Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat untuk menentukan

2 Wawancara Pribadi Bapak Umar Suwardi , Jakarta Barat 15 Agustus 2017

56

waktu pelaksanaan, pemetaan target pelaksanaan dan teknis

pelaksanaan.

2) Persiapan Rapat Kerja Seksi Kearsipan

Untuk melakukan kegiatan pembinaan kearsipan, Seksi

Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat melakukan

persiapan, langkah persiapan awal yang dilakukan oleh Seksi

Kearsipan sebelum pelaksanaan pembinaan kearsipan adalah rapat

kerja. Rapat kerja dilakukan untuk merencanakan hal-hal teknis

sebelum pelaksanaan pembinaan kearsipan yang direncanakan. Hal

ini sebagaimana seperti yang diungkapkan oleh salah satu informan

sebagai berikut :

“Rapat kerja kita lakukan sebagai perencanaan awal sebelum pelaksanaan pembinaan kearsipan yang lebih terkait dengan hal-hal teknis seperti penentuan waktu pelaksanaan, pembentukan tim kerja, pemetaan target, metode dan aspek-aspek monitoring, penyusunan hasil monitoring hingga sosialisasi pra pembinaan kearsipan.”3

Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat diketahui bahwa,

rapat kerja dilakukan oleh Seksi kearsipan Sudin Pusip Kota

Administrasi Jakarta Barat sebagai perencanaan teknis sebelum

pelaksanaan pembinaan kearsipan. Dalam rapat kerja, Seksi

Kearsipan menentukan kapan pelaksanaan akan berlangsung,

pembentukan tim kerja, pemetaan target, aspek-aspek apa saja di

monitoring, metode monitoring yang akan dilakukan, penyusunan

hasil monitoring hingga sosialisasi pra pembinaan kearsipan. Rapat

kerja dilakukan agar setiap langkah sesuai dengan target

3 Wawancara Pribadi Bapak Umar Suwardi, Jakarta Barat 15 Agustus 2017

57

pencapaian yang diharapkan dan ditentukan dalam pembinaan

kearsipan.

3) Bimbingan Teknis

Dalam pelaksanaan pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh

Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat

melakukan bimbingan teknis kepada SKPD dan UKPD di

lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Seperti pernyataan

dari salah satu informan sebagai berikut :

“Bimbingan teknis kearsipan yang kita sampaikan kepada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat yaitu dengan menyampaikan materi tata naskah dinas, pengelolaan arsip. Kita juga memberikan kesempatan kepada peserta untuk mempraktek pengelolaan arsip secara langsung. Praktek tersebut meliputi bagaimana cara mengidentifikasi arsip, jadi kita terlebih dahulu menjelaskan arsip itu ada berbagai macam jenis yang harus dipilah-pilah. Jenis-jenis arsip yang dikelompokkan seperti arsip undangan, arsip surat tugas, arsip kepegawaian, arsip keuangan, dipisahkan. Dari jenis arsip itu lalu diklasifikasi sesuai dengan ketentuan ANRI jadi satu kertas ada 9 informasi yaitu; nomor, jenis arsip, masalahnya apa, kondisi kertas, yang menulisnya, tanggal pelaksanaan. Data arsip tersebut harus sesuai dengan perihal yang ada di boks arsip, agar sesuai dengan label identifikasi arsip. Setelah melakukan proses identifikasi dan klasifikasi pada arsip, selanjutnya arsip tersebut dimasukan ke map arsip lalu disimpan ke dalam boks arsip.”4

Berdasarkan pernyataan informan diatas, bimbingan teknis

tahap awal yang diberikan berupa materi tata naskah dinas,

manajemen kearsipan dan standarisasi pengelolaan arsip yang

bertujuan untuk pengembangan kompetensi peserta dari SKPD dan

UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Dalam

kegiatan bimbingan teknis Seksi Kearsipan Sudin Pusip Jakarta

4 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017

58

Barat, peserta juga diberikan kesempatan untuk mempraktikkan

secara langsung bagaimana pengelolaan tata naskah dinas dan arsip

yang baik dan benar sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Peserta bimbingan teknis mempraktikkan cara

mengidentifikasi arsip jenis-jenis arsip seperti arsip surat edaran,

arsip surat undangan, arsip surat tugas, arsip kepegawaian, arsip

keuangan yang kemudian dipisahkan berdasarkan jenis-jenis arsip

tersebut. Setelah melakukan proses identifikasi dan pemilahan

arsip berdasarkan jenis-jenisnya, selanjutnya peserta

mempraktikkan pengklasifikasian arsip sesuai dengan ketentuan

ANRI. Dalam proses pengklasifikasian terdapat 9 informasi

spesifik tentang arsip yaitu ; nomor, jenis arsip, permasalahan

arsip, tahun, kondisi kertas, asal arsip, tanggal pelaksanaan. Data

arsip tersebut harus sesuai dengan perihal yang ada di boks arsip,

agar sesuai dengan label identifikasi arsip. Setelah melakukan

proses identifikasi dan klasifikasi pada arsip, selanjutnya arsip

tersebut dimasukan ke map arsip lalu disimpan ke dalam boks

arsip.

4) Konsultasi Kearsipan

Dalam pelaksanaan pembinaan kearsipan, Seksi Kearsipan

Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat melakukan

pembinaan kearsipan dengan cara mengunjungi ke setiap SKPD

dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Hal ini

merupakan suatu tindakan pengawasan, pendampingan dan

59

pengarahan dalam pelaksanaan kearsipan di SKPD dan UKPD di

lingkungan kota administrasi Jakarta Barat. Berikut uraian dan

pernyataan yang disampaikan oleh informan :

“Jadi konsultasi kearsipan yang kami lakukan pada SKPD dan UKPD dengan cara mendampingi dan mengarahkan petugas kearsipannya dalam pengelolaan arsip-arsipnya. Mulanya kami membuat tim konsultan yang kemudian dibuatkan surat tugas pelaksanaan konsultasi kearsipan sebagai bukti legalitas kegiatan konsultasi kearsipan yang kita lakukan. Tahapan-tahapan kegiatan konsultasi yang kami lakukan adalah bagaimana cara pengidentifikasian arsip, pengklasifikasian arsip, pembuatan daftar arsip sementara, penataan arsip aktif, penyimpanan arsip, perawatan dan lain sebagainya. Jika pengelolaan arsipnya belum benar, maka kami akan mengarahkan bagaimana cara pengelolaan arsip yang benar”5 “Pelaksanaaan konsultasi kearsipan yang kami lakukan itu merupakan bagian-bagian dari pengeolaan arsip. Dalam pengelolaan arsip itu terdiri dari penciptaaaan arsip, pemindahan arsip, penataan dan lain-lain.”6

Berdasarkan pernyataan informan diatas, konsultasi

pelaksanaan kearsipan yang dilakukan seksi kearsipan Sudin Pusip

Jakarta Barat mengunjungi dan mengevaluasi ke tiap SKPD dan

UKPD dengan maksud untuk memberikan arahan untuk mengelola

kearsipan di masing-masing SKPD dan UKPD di lingkungan Kota

Administrasi Jakarta Barat. Arahan yang diberikan oleh seksi

kearsipan Sudin Pusip Jakarta Barat yaitu seperti membina

bagaimana cara pengidentifikasian arsip, pengklasifikasian arsip,

pembuatan daftar arsip sementara, penataan arsip aktif,

pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, perawatan dan

pemeliharaan arsip inaktif hingga penyusutan arsip-arsipnya. Sudin

5 Wawancara Pribadi Bapak Umar Suwardi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017 6 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017

60

Pusip Jakarta Barat juga membina untuk sarana prasarana apa saja

yang harus tersedia dalam mengelola arsip yang baik dan benar.

Adapun tahapan-tahapan terperinci tentang konsultasi

pelaksanaan kearsipan yang dilakukan pada SKPD dan UKPD di

lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat adalah sebagai

berikut:

1) Penciptaan Arsip

Kegiatan surat menyurat dalam suatu organisasi merupakan

salah satu kegiatan yang penting dalam kearsipan kantor.

Dalam kegiatan penciptaan arsip di suatu organisasi meliputi

kegiatan surat masuk dan surat keluar untuk proses komunikasi

dengan organsisai yang lainnya. Oleh sebab itu, seksi kearsipan

Sudin Pusip memberikan konsultasi dalam penanganan

peniptaan arsip. Berikut merupakan hasil wawancara dari salah

satu informan :

“Perihal penciptaan arsip, kita mengarahkan kepada SKPD dan UKPD terutama bidang ketatausahaan dalam penciptaan arsip (naskah dinas) seperti surat keputusan, surat edaran, surat undangan, surat tugas dan lain sebagainya agar mengacu kepada Peraturan Gubernur No. 94 tahun 2016.”7

Berdasarkan hasil wawancara di atas, penulis menyimpulkan

bahwa konsultasi yang dilakukan oleh seksi kearsipan Sudin

Pusip Wilayah Jakarta Barat yaitu mengarahkan pada bidang

7 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017

61

ketatausahaan di setiap SKPD dan UKPD dalam peciptaan

arsip yang terdiri dari surat keputusan, surat edaran, surat

undangan, surat tugas dan lain sebagainya.

2) Pemindahan Arsip

Proses pemindahan arsip dilakukan terhadap arsip-arsip yang

kegunaannya sudah berkurang dan telah mencapai masa inaktif

sesuai jadwal retensi arsip yang berlaku. Pemindahan arsip

memiliki beberapa tahapan-tahapan yang harus dilakukan

seperti pemilihan arsip, pemeriksaan arsip, pembuatan daftar

arsip yang akan dipindahkan serta serah terima arsip-arsip

tersebut. Berdasarkan dengan hasil wawancara mengenai

proses konsultasi pemindahan arsip ke ruang penyimpanan

arsip inaktif :

“Konsultasi pemindahan arsip inaktif yang dilakukan bersama dengan petugas kearsipan SKPD dan UKPD adalah memilah-milah terlebih dulu. Setalah itu arsip-arsip tersebut diperiksa lagi setelah itu kita melakukan pemeriksaan perihal kelengkapan, kondisi, kesesuaian arsip-arsip tersebut, kemudian membuat daftar arsip yang akan dipindahkan. Sebenarnya ada tahapan lanjutannya yaitu serah terima, berhubung petugas kearsipan pada masing-masing SKPD dan UKPD adalah pegawai tata usaha. Maka dari itu proses serah terima arsip yang akan dipindahkan tersebut dilakukan sebagai formalitas saja, akan tetapi tetap melalui prosedur secara tertulis menggunakan form berita acara serah terima arsip.”8 Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat diketahui bahwa,

konsultasi pemindahan arsip melalui beberapa tahapan seperti

pemilahan dan pemeriksaan kelengkapan, kondisi serta

8 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017

62

kesesuaian arsip-arsip tersebut, pembuat daftar arsip yang akan

dipindahkan hingga proses serah terima arsip-arsip yang akan

dipindahkan.

3) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif

Dalam proses penataan dan penyimpanan arsip dinamis

inaktif, seksi kearsipan Sudin Pusip Jakarta Barat melakukan

proses pemeriksaan pada SKPD dan UKPD di lingkungan

Kota Administrasi Jakarta Barat yang bertujuan sebagai

pengecekan kembali arsip yang dipindahkan sudah benar-

benar termasuk dalam kategori inaktif. Hal ini juga dipertegas

dengan pernyataan informan mengenai proses konsultasi

penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif :

“Jadi kami melakukan pemeriksaan arsip pada masing-masing SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat, Setelah itu juga melakukan pemeriksaan berkas-berkas arsip apakah sudah lengkap dan sesuai dengan daftar pemindahan arsip. Pemeriksaan tersebut bertujuan sebagai pengecekan kembali arsip yang dipindahkan sudah benar-benar termasuk dalam kategori inaktif. Setelah memeriksa masa aktif dan kelengkapan, kesesuaian data dengan daftar, kemudian dilakukan penyortiran untuk memilah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lain sesuai dengan kelompok arsip-arsip tersebut. Setelah arsip-arsip dinamis inaktif selesai dikelompokan, kemudian arsip-arsip tersebut dimasukan ke dalam boks. Pada masing-masing boks arsip ditempelkan kartu deskripsi, kartu deskripsi merupakan sarana pencatatan yang digunakan untuk mendeskripsikan arsip dinamis inaktif yang berisi keterangan unit pencipta arsip, nomor urut, jumlah arsip, tanggal, tahun dan kode klasifikasi”.9

Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat diketahui

bahwa, konsultasi penataan dan penyimpanan arsip inaktif

9 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017

63

yang dilakukan oleh seksi kearsipan Sudin Pusip Jakarta Barat

yaitu melakukan pemeriksaan berkas-berkas arsip yang

dipindahkan sudah benar-benar termasuk dalam kategori

inaktif. Setelah pemeriksaan kemudian dilakukan penyortiran

untuk memilah antara kelompok arsip yang satu dengan

kelompok arsip yang lain. Setelah arsip-arsip dinamis inaktif

selesai dikelompokan, kemudian arsip-arsip tersebut

dimasukan ke dalam boks arsip yang diberi kartu deskripsi,

kartu deskripsi ditempelkan di boks arsip yang merupakan

sarana pencatatan yang digunakan untuk mendeskripsikan

arsip dinamis inaktif yang berisi keterangan unit pencipta

arsip, nomor urut, jumlah arsip, tanggal, tahun dan kode

klasifikasi.

4) Daftar Arsip Inaktif

Untuk memperoleh arsip yang tersimpan, diperlukan daftar

arsip sebagai sarana temu kembali arsip yang dibutuhkan.

Dalam hal tersebut daftar arsip sangat penting untuk sarana

temu kembali di SKPD dan UKPD, oleh karena itu Seksi

Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat

melakukan konsultasi dalam penanganan data arsip. Hal ini

dipertegas dengan pernyataan informan mengenai proses

konsultasi untuk meelakukan daftar arsip dinamis inaktif :

“Pada dasarnya, daftar arsip dinamis inaktif berupa lembaran-lembaran kertas yang dijilid menjadi buku. Akan tetapi kita lebih mengarahkan kepada pengelola arsip di SKPD dan UKPD untuk melakukan pengetikan ulang data

64

deskripsi dari daftar arsip yang telah dipindahkan dan diserahterimakan dari bidang ketatausahaan menjadi satu file excel, yang nantinya akan dicetak menjadi satu buku daftar arsip dinamis inaktif. Daftar arsip berfungsi sebagai sarana temu kembali arsip yang ingin diperoleh. Daftar arsip dinamis inaktif memuat unit pencipta arsip, nomor urut arsip dinamis inaktif yang disimpan, jumlah, tanggal, tahun, kode klasifikasi, dan isi atau uraian masalah.”10 Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat diketahui

bahwa, konsultasi daftar arsip inaktif yang dilakukan oleh seksi

kearsipan Sudin Pusip Jakarta Barat kepada SKPD dan UKPD

yaitu menggabungkan lembaran-lembaran kertas daftar arsip

yang memuat unit pencipta arsip, nomor urut arsip, jumlah,

tanggal, tahun, kode klasifikasi, dan isi atau uraian masalah.

Lembaran-lembaran daftar arsip tersebut disatukan dan dijilid

menjadi buku.

5) Sarana dan Prasarana Penyimpanan

Agar kegiatan kearsipan berjalan dengan lancar, maka dari itu

diperlukan perlengkapan sarana dan prasarana penyimpanan

arsip. Seksi Kearsipan Sudin Pusip Jakarta Barat melakukan

konsultasi sarana dan prasarana kearsipan yang seharusnya

tersedia atau dipersiapkan di SKPD dan UKPD. Adapun terkait

dengan konsultasi sarana dan prasarana penyimpanan

merupakan pernyataan informan sebagai berikut :

“Jadi kita mengarahkan kepada SKPD dan UKPD, bahwa arsip yang tersimpan membutuhkan sarana dan prasarana penyimpanan arsip seperti perlengkapan dalam penyimpanan arsip yaitu mengadakan boks arsip, map arsip, rak arsip, roll o’pack, filling cabinet, dan lain sebagainya”11

10 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017 11 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017

65

“Dalam konsultasi pembinaan kearsipan kami menghimbau untuk mengadakan roll o’pack, filling cabinet, rak arsip, dan lain sebagainya. Sarana dan prasarana penyimpanan arsip tersebut untuk memenuhi kebutuhan penyimpanan arsip yang dikelola oleh petugas arsip di bidang ketatausahaan pada masing-masing SKPD dan UKPD.”12

Berdasarkan hasil pernyataan kedua informan di atas, sarana

dan prasarana penyimpanan arsip sangat perlu dalam kegiatan

kearsipan. Adapun sarana dan prasarana penyimpanan arsip

yang seharusnya tersedia yaitu seperti boks arsip, map arsip,

rak arsip, roll o’pack, filling cabinet. Sarana dan prasarana

penyimpanan arsip tersebut untuk memenuhi kebutuhan dalam

pengelolaan arsip yang tersimpan pada masing-masing SKPD

dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.

f) Ruang Penyimpanan

Agar arsip yang disimpan tetap terpelihara, maka perlu

diperhatikan ruang penyimpanan arsip. Seksi Kearsipan Sudin

Pusip Jakarta Barat melakukan konsultasi terhadap SKPD dan

UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat untuk

menggunakan ruang arsip yang layak. Hal ini merupakan hasil

wawancara sebagai berikut :

“Agar arsip-arsip yang tersimpan di dalam ruang penyimpanan tetap terjaga keamanan, kerahasiaan dan keutuhan fisik serta isinya dengan baik, maka kita mengarahkan kepada pengelola arsip di SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat perlu mengalokasikan ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif tersendiri atau terpisah dengan ruang kerja Tata Usaha serta memperhatikan suhu ruangan, pencahayaan, keamanan,

12 Wawancara Pribadi Bapak Juaedin Rudi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017

66

kebersihan, terlindungi dari serangga dan apapun yang dapat merusak keutuhan arsip-arsip yang disimpan.”13 “Kita mengarahkan kepada pengelola arsip di bidang ketatausahaan pada masing-masing SKPD dan UKPD bahwa ruang penyimpanan arsip memerlukan suhu ruangan yang tejaga, terhindar dari serangga, kebersihan ruangan perlu diperhatikan. Agar ruang penyimpanan arsip terhindar dari serangan yang dapat merusak arsip-arsip yang tersimpan.”14

Berdasarkan dari pernyataan kedua informan di atas, SKPD

dan UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat perlu

mengalokasikan ruang penyimpanan arsip dinamis aktifnya

tersendiri dan terpisah dari ruang kerja Bidang Tata Usaha. Dan

agar arsip-arsip yang tersimpan di dalam ruang penyimpanan

perlu diperhatikan suhu ruangan, pencahayaan, keamanan,

kebersihan, serta terlindung dari serangga agar arsip-arsip yang

tersimpan tetap terjaga dan terpelihara keutuhannya.

g) Pemeliharaan Arsip

Agar arsip yang tersimpan terhindar dari kerusakan dan

kemusnahan yang disebabkan oleh faktor-faktor yang dapat

merusak arsip, maka Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota

Administrasi Jakarta Barat melakukan kegiatan konsultasi

dalam pemeliharaan arsip yang berada di SKPD dan UKPD.

Berikut hasil wawancara yang disampaikan oleh informan :

“Jadi, yang kita lakukan dalam pemeliharaan arsip yaitu mengatur suhu ruang arsip, terhindar sinar matahari, menjaga kebersihan ruang arsip, melakukan penyemperotan serangga, adanya larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar

13 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017 14 Wawancara Pribadi Bapak Juaedin Rudi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017

67

misalnya larangan untuk makan dan minum di dalam ruang arsip.”15 Berdasarkan hasil wawancara di atas, dapat diketahui bahwa

pemeliharaan arsip yang dilakukan seperti menjaga suhu ruang

arsip, menghindari ruang arsip dari sinar matahari secara

langsung, menjaga kebersihan ruang arsip, melakukan

penyemperotan serangga, adanya larangan untuk makan dan

minum di ruang arsip. Hal tersebut dapat menghindari adanya

kerusakan arsip-arsip yang tersimpan dalam ruangan yang

disebabkan oleh faktor-faktor yang dapat merusak arsip-arsip.

h) Temu Kembali

Dalam bidang kearsipan, tidak lepas dari kegiatan temu

kembali, hal ini bertujuan untuk menemukan kembali arsip

yang digunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi di

suatu instansi. Maka Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota

Administrasi Jakarta Barat melakukan kegiatan konsultasi

dalam temu kembali arsip yang berada di SKPD dan UKPD.

Hal ini merupakan pernyataan informan yang disampaikan

sebagai berikut :

“Jadi kita mengarahkan kepada petugas arsip SKPD dan UKPD dalam temu kembali arsip yaitu menggunakan alat bantu seperti daftar arsip yang tercetak dan non cetak. Agar arsip yang kita telusuri melalui daftar arsip dan setelah itu dapat diperoleh ke ruang penyimpanan dan mencari pada rak ataupun lemari roll o’pack, hal dapat membantu proses kegiatan kearsipan”16

15 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017 16 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017

68

Berdasarkan hasil wawancara di atas, dapat diketahui bahwa

konsultasi temu kembali yang dilakukan oleh Sudin Pusip

Kota Administrasi Jakarta barat yaitu mengarahkan kepada

petugas kearsipan SKPD dan UKPD yaitu menggunakan alat

bantu seperti yang tercetak maupun non cetak. Seteleah itu

arsip yang ingin digunakan dapat ditelusur melalui daftar arsip

tersebut dan menelusuri ke ruang penyimpanan dan mencari

pada rak arsip.

i) Penilaian dan Pemusnahan arsip

Penilaian dan pemusnahan arsip merupakan suatu kegiatan

akhir yang dilakukan dalam proses penanganan arsip. Dengan

adanya penyusutan arsip maka diharapkan dapat menghemat

atau menghindari adanya pemborosan ruangan, tenaga dan

biaya serta peralatan pengelolaan. Oleh sebab itu, Seksi

Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat

melakukan konsultasi penilaian dan pemusnahan arsip kepada

petugas kearsipan SKPD dan UKPD di Lingkungan Jakarta

Barat. Hal ini merupakan pernyataan informan yang

disampaikan sebagai berikut :

“Penilaian dan penyusutan arsip yang kita arahkan kepada SKPD dan UKPD yaitu mengarahkan penilaian arsip terlebih dahulu dengan cara mendeskripsikan arsip yang memuat informasi mengenai jenis kegiatan, isi informasi, tahun dan kurun waktu penyimpanan. Kemudian kita mengarahkan penilaian untuk setiap serinya, baik dari segi aspek fungsi maupun informasinya. Sedangkan untuk penyusutan arsip y a n g kita arahkan adalah arsip-arsip yang telah mempunyai jadwal retensi dan tidak lagi memiliki

69

nilai guna maka akan dilakukan pemusnahan. Pemusnahan arsip yang kita lakukan dengan cara menghancurkan arsip-arsip tersebut menggunakan mesin penghancur kertas hingga menjadi bubur kertas.”17

Berdasarkan hasil wawancara di atas, dapat diketahui bahwa

konsultasi penilaian dan penyusutan arsip yang dilakukan oleh

Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta barat yaitu

mengarahkan kepada petugas kearsipan SKPD dan UKPD

yaitu melakukan penilaian arsip dengan cara mendeskripsikan

arsip yang meliputi informasi mengenai jenis kegiatan, isi

informasi, tahun dan kurun waktu penyimpanan. Kemudian

melakukan penilaian untuk setiap serinya, baik dari segi aspek

fungsi maupun informasinya. Sedangkan untuk penyusutan

arsip-arsip yang telah mempunyai jadwal retensi dan tidak

lagi memiliki nilai guna maka akan dilakukan pemusnahan.

Pemusnahan arsip yang lakukan dengan cara menghancurkan

arsip-arsip tersebut menggunakan mesin penghancur kertas

hingga menjadi bubur kertas. Dengan adanya penyusutan arsip

maka diharapkan dapat menghemat atau menghindari adanya

pemborosan ruangan, tenaga dan biaya serta peralatan

pengelolaan.

c. Sosialisasi

17 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017

70

Dalam terlaksananya kegiatan pembinaan kearsipan Sudin Pusip

Kota Administrasi Jakarta Barat diharapkan terlaksana dengan efektif

dan efisien. Akan tetapi sebelum dilakukannya pembinaan kearsipan

sangatlah perlu adanya sosialisi kepada target atau peserta

pembinaannya. Sebagaimana hasil wawancara sebagai berikut :

“Sosialisasi yang kita lakukan adalah dengan membuat surat undangan bimbingan teknis pengelolaan arsip yang ditujukan kepada pengelola arsip dari masing-masing SKPD dan UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat dengan tembusan surat Walikota, Sekretaris Daerah Kota Administrasi Jakarta Barat. Surat undangan tersebut kita kirim secara langsung melalui tim Seksi Kearsipan bersamaan dengan tugas monitoring pengelolaan arsip di SKPD dan UKPD. Sebenarnya sosialisasi sudah kita lakukan terhitung pada saat kita melakukan rapat pimpinan di Kantor Walikota Jakarta Barat, karena saat melakukan rapat pimpinan tersebut juga dihadiri oleh jajaran pimpinan SKPD dan UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat."18

Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat diketahui bahwa,

proses sosialisasi yang dilakukan oleh Seksi kearsipan Suku Dinas

Perpustakaan dan kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhitung

rapat pimpinan di Kantor Walikota Jakarta Barat dan dilanjutkan

melalui surat undangan bimbingan teknis pengelolaan arsip di Kantor

Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat yang ditujukan kepada

pengelola arsip dari setiap SKPD dan UKPD di lingkungan Kota

Administrasi Jakarta Barat.

d. Supervisi/Pengawasan Kearsipan

18 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi, Jakarta Barat 15 Agustus 2017

71

Setelah pelaksanaan kegiatan pembinaan kearsipan dilakukan, Seksi

Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat melakukan

supervisi/pengawasan SKPD dan UKPD di lingkungan Kota

Administrasi Jakarta Barat. Adapun dalam penanganan tersebut

dilakukan dengan cara mengunjungi masing-masing SKPD dan UKPD

untuk mengetahui pengelolaan arsip yang mereka lakukan.

Sebagaimana hasil wawancara salah satu informan sebagai berikut :

“Dalam pelaksanaan supervisi/pengawasan pembinaan kearsipan yang kita lakukan yaitu kita memantau apa yang telah diterapkan dalam pengelolaan arsip yang dilakukan oleh tiap masing-masing SKPD dan UKPD. Sehingga kita dapat mengetahui sejauh mana penerapan dalam pengelolaan arsip yang mereka lakukan.”19

Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat diketahui bahwa,

supervisi/pengawasan pelaksanaan pembinaan kearsipan dilakukan

oleh Seksi kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat

untuk mengetahui bagaimana penerapan dalam pengelolaan arsip yang

telah diberikan bimbingan dan konsultasi pada masing-masing SKPD

dan UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Hal ini

dilakukan sebagai acuan dalam penerapan pengelolaan arsip yang

telah dilaksanakan.

e. Evaluasi

Setelah melakukan kegiatan pembinaan kearsipan SKPD dan

UKPD, Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat

19 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi, Jakarta Barat 26 Juni 2018.

72

melakukan evaluasi untuk menjadikan pertimbangan setelah

pelaksanaan kegiatan pembinaan kearsipan. Sebagaimana hasil

wawancara sebagai berikut :

“Dalam pelaksanaan evaluasi pembinaan kearsipan, terlebih dahulu kita melakukan supervisi/pengawasan kearsipan dan memonitoring masing-masing SKPD dan UKPD sesuai dengan waktu dan pembagian tim evaluasi. Aspek yang kita evaluasi adalah bagaimana prosedural tata naskah dinas, penataan arsipnya, sarana prasarana yang tersedia, SDM pengelola, ruang penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsipnya dan lain sebagainya. Sehingga setelah tim memperoleh hasil supervisi/ pengawasan dan monitoring, kita dapat mengetahui bagaimana penerapan kearsipan pada masing-masing SKPD dan UKPD yang telah dilakukan dalam kegiatan pembinaan kearsipan.”20

Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat diketahui bahwa,

evaluasi pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Seksi kearsipan

Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat untuk mengetahui

bagaimana penerapan kearsipan pada masing-masing SKPD dan

UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Aspek-aspek

yang masuk kedalam kategori kegiatan evaluasi adalah bagaimana

penataan arsip, sarana prasarana yang tersedia, SDM pengelola, ruang

penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip yang dilakukan oleh

masing-masing SKPD dan UKPD. Hal ini dilakukan sebagai acuan

untuk mengetahui hasil pembinaan kearsipan yang akan dilaksanakan.

2. Kendala dan Upaya Dalam Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan Suku

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat

Berdasarkan hasil wawancara, terdapat kendala yang dihadapi dalam

Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta

20 Wawancara Pribadi Bapak Umar Suwardi. Jakarta barat, 26 Juni 2018

73

Barat terhadap SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta

Barat. Kendala-kendala yang dihadapi sebagai berikut :

a. Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana penyimpanan arsip berperan penting dalam

pengelolaan arsip. Dalam kegiatan konsultasi pembinaan arsip yang

dilakukan oleh Sudin Pusip Wilayah Kota Administrasi Jakarta Barat

mengarahkan kepada pengelola arsip SKPD dan UKPD agar dapat

memperoleh sarana dan prasarana penyimpanan arsip. Adapun sarana

dan prasarana pengelolaan arsip dinamis inaktif memerlukan

perlengkapan seperti boks arsip, map arsip, rak arsip, roll o’pack,

filling cabinet. Akan tetapi, sarana dan prasarana penyimpanan arsip di

SKPD dan UKPD belum tersedia. Dalam hasil wawancara mengenai

kendala sarana dan prasarana penyimpanan sebagai berikut :

“Kendalanya hampir seluruh SKPD dan UKPD di Lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat belum menerapkan standarisasi sarana dan prasarana dalam penyelenggaraan kearsipan, seperti minimnya ketersedian rak penyimpanan, box arsip, odner bindex, map arsip, apar, fire alarm dan lain sebagainya.”21 “Kendala yang dihadapi dalam sarana dan sarara penyimpanan arsip pada masing-masing SKPD dan UKPD masih minimnya ketersediaan rak arsip, boks arsip odner, bindex, map arsip, apar, fire alarm dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif.”22

Dari hasil wawancara kedua informan di atas, penulis

menyimpulkan bahwa kendala yang dihadapi dalam sarana dan

prasarana penyimpanan arsip hampir diseluruh SKPD dan UKPD

hampir belum menerapkan standarisasi sarana dan prasarana dalam

penyelenggaraan kearsipan. Adapun penyelenggaraan sarana dan

21 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017 22 Wawancara Pribadi Bapak Juaedin Rudi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017

74

prasarana penyimpanan arsip tersebut meliputi rak penyimpanan, roll

o’pack, box arsip, odner bindex, map arsip. Hal ini bertujuan agar

arsip-arsip yang tersimpan tetap terjaga dengan baik.

Berikut adalah upaya dari kendala sarana dan prasarana

penyimpanan arsip di SKPD dan UKPD dalam konsultasi pembinaan

kearsipan yang dilakukan oleh Sudin Pusip wilayah Kota Administrasi

Jakarta Barat :

“Solusinya perlu ada pembuatan RAB pengadaan sarana dan prasarana untuk penunjang penyelenggaraan kearsipan pada masing-masing SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.”23 “Upaya yang kita arahkan kepada SKPD dan UKPD dalam sarana dan prasarana penyimpanan arsip yaitu mengadakan fasilitas untuk sarana dan prasarana penyimpanan arsip.”24

Dari pernyataan kedua informan di atas, penulis menyimpulkan

bahwa upaya yang diberikan oleh informan yaitu perlu adanya

pembuatan RAB untuk mengadakan saran dan prasarana untuk

menunjang penyelenggaraan kearsipan pada masing-masing SKPD dan

UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.

b. Belum menerapkan SOP Perawatan dan Pemeliharaan Arsip

Dalam kegiatan konsultasi pembinaan arsip yang dilakukan oleh

Sudin Pusip Wilayah Kota Administrasi Jakarta Barat mengarahkan

kepada pengelola arsip SKPD dan UKPD agar dapat melakukan

perawatan dan pemeliharaan arsip yang tersimpan. Adapun hasil

wawancara mengenai kendala perawatan dan pemeliharaan arsip

sebagai berikut :

23 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017 24 Wawancara Pribadi Bapak Juaedin Rudi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017

75

“Dalam pengelolaan arsip betapa pentingnya kegiatan pemeliharaan arsip agar keutuhan arsip–arsip yang dimiliki pun terjaga dengan baik. Pada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat, hampir seluruhnya belum melakukan kegiatan pemeliaraan arsipnya dengan baik. Kesetabilan suhu ruang penyimpanan yang kurang baik, pembersihan arsip-arsip tidak dilakukan secara rutin, penyemperotan cairan anti serangga pun teramat jarang dilakukan dalam kurun waktu tahunan.”25

Dari pernyataan yang disampaikan oleh informan, penulis

menyimpulkan bahwa kendala yang terlibat dalam pemeliharaan arsip

pada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat,

hampir semua belum melakukan kegiatan pemeliharaan arsip dengan

maksimal. Adapun dalam pelaksanaan pemeliharaan arsip seperti

menjaga suhu dalam ruangan arsip, membersihkan arsip-arsip,

penyemperotan cairan anti serangga dan lain sebagainya. Hal ini

bertujuan agar arsip-arsip yang tersimpan teteap terjaga keutuhan

fisiknya.

Adapun kendala yang terjadi dalam penanganan pemeliharaan

arsip pada SKPD dan UKPD dalam konsultasi pembinaan kearsipan

yang dilakukan oleh Sudin Pusip wilayah Kota Administrasi Jakarta

Barat memberikan upaya. Dari hasil wawancara yang disampaikan

oleh informan dalam memberikan upaya mengenai perawatan dan

pemeliharaan arsip sebagai berikut :

“Pengarahan kepada pengelola arsip pada masing-masing SKPD dan UKPD untuk melakukan kegiatan pemeliharaan dan sangat perlunya penyusunan RAB secara khusus dan berkelanjutan untuk kegiatan perawatan dan pemeliharaan arsip yang dimiliki.”26

25 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017 26 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017

76

Dari hasil wawancara yang disampaikan oleh informan, penulis

menyimpulkan bahwa upaya dari Kendala dalam pemeliharaan arsip

pada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.

Seksi kearsipan Sudin Pusip wilayah Kota Administrasi Jakarta Barat

mengarahkan kepada pengelola arsip pada setiap SKPD dan UKPD

untuk melakukan kegiatan pemeliharaan. Dalam kegiatan

pemeliharaan arsip perlu menyusun RAB untuk kegiatan pemeliharaan

arsip yang dimiliki pada pasing-masing SKPD dan UKPD.

c. penilaian dan pemusnahan

Salah satu dari kegiatan pengelolaan arsip adalah melakukan

pengurangan atau penyusutan arsip, dengan adanya penilaian dan

pemusnahan arsip maka diharapkan dapat menghemat atau

menghindari adanya pemborosan ruangan, tenaga dan biaya serta

peralatan pengelolaan. Akan tetapi pengelolaan arsip yang dilakukan

pada masing-masing SKPD dan UKPD masih belum semua yang

melakukan adanya penilaian dan pemusnahan arsip. Hal ini

disampaikan oleh informan dari hasil wawancara sebagai berikut:

“Dalam pengelolaan arsip terdapat salah satu aspek yang sangat perlu untuk dilakukan yakni penilaian dan pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam penyelenggaraan kearsipan. Pada SKPD dan UKPD terdapat kendala dalam penilaian dan pemusnahan arsip-arsip yang mereka kelola, hal tersebut dikarenakan kegiatan tersebut tidak dilakukan secara rutin, belum memiliki JRA dan proses pemusnahan banyak yang belum dilakukan. Hal tersebut menyebabkan penumpukan arsip-arsip yang dimiliki, sehingga penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif tidak tertata dengan rapi.”27

27 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017

77

Dari hasil wawancara yang disampaikan oleh informan, penulis

menyimpulkan bahwa kendala dalam konsultasi penilaian dan

penmusnahan arsip dinamis inaktif pada masing-masing SKPD dan

UKPD belum melakukan pemusnahan arsip secara rutin, belum

memiliki JRA dan proses pemusnahan arsip yang belum diterapkan,

sehingga penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif

menyebabkan masih berantakan. Hal tersebut menyebabkan terjadinya

penumpukan arsip-arsip yang dimiliki.

d. Ruang Penyimpanan

Ruang penyimpanan arsip yang baik dapat menunjang kegiatan

administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai

macam alasan. Berbagai kendala seperti ruang yang terbatas menjadi

suatu alas an. Hal ini disampaikan oleh informan hasil wawancara

sebagai berikut :

“Hampir seluruh SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat belum memiliki atau mengalokasikan ruang penyimpanan arsip tersendiri atau terpisah. Dengan kata lain, ruang penyimpanan arsip di SKPD dan UKPD lebih cenderung menyatu dengan ruangan bagian ketata usahaan.”28

Berdasarkan hasil pernyataan informan di atas, penulis

menyimpulkan bahwa hampir seluruh SKPD dan UKPD di lingkungan

Kota Administrasi Jakarta Barat belum memiliki ruang arsip yang

terpisah dengan ruangan bagian ketata usahaan.

Adapun terkait dengan kendala mengenai sarana dalam

pelaksanaan kegiatan pembinaan kearsipan yang dilakukan Sudin

28 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017

78

Pusip Jakarta Barat mempunyai upaya, berikut hasil wawancara yang

disampaikan oleh informan, yaitu:

“Solusinya kita menghimbau kepada kepala SKPD dan UKPD serta akan betapa pentingnya mengalokasikan ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif tersendiri atau terpisah dari ruang kerja. Demi menjaga keamanan, keutuhan dari arsip-arsip yang dimiliki dari berbagai hal yang tidak diinginkan.”29

Dari hasil wawancara yang disampaikan oleh informan, penulis

menyimpulkan bahwa Sudin Pusip Wilayah Kota Administrasi Jakarta

Barat menyampaikan himbauan kepada kepala SKPD dan UKPD

untuk memiliki ruang arsip yang tersendiri. Hal ini bertujuan untuk

menjaga keamanan, keutuhan dari arsip-arsip yang dimiliki.

e. Sumber Daya Manusia

Dalam suatu organisasi betapa pentingnya sumber daya manusia,

begitu pula dalam pengelolaan arsip memerlukan tenaga khusus untuk

mengelolanya. Hal tersebut dihadapi dalam suatu kendala yang

dihadapi pada SKPD dan UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta

Barat. Berikut hasil wawancara yang disampaikan oleh informan :

“Minimnya kompetensi pengetahuan dan keahlian SDM / petugas pengelola arsip SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat dalam pengelolaan arsip, terlebih lagi SDM / petugas pengelola arsip bukan berlatarbelakang pendidikan ilmu kearsipan. Dan juga kurang aktif untuk mengikuti pelatihan-pelatihan dan workshop bidang ilmu kearsipan.”30

Berdasarkan hasil pernyataan di atas, penulis menyimpulkan

bahwa kendala yang dihadapi pada masing-masing SKPD dan UKPD

kurangnya kompetensi pengetahuan dan keahlian SDM / petugas

29 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017 30 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017

79

pengelola arsip pada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota

Administrasi Jakarta Barat dalam pengelolaan arsip. Terlebih lagi

SDM / petugas pengelola arsip tidak berlatarbelakang pendidikan ilmu

kearsipan dan juga kurang aktif untuk mengikuti pelatihan-pelatihan

dan workshop bidang ilmu kearsipan. Adapun solusi terkait dengan

kendala sumber daya manusia yang dihadapi pada masing-masing

SKPD dan UKPD sebagai berikut :

“Solusinya mengadakan perekrutan tenaga ahli bidang kearsipan pada masing-masing SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat, dan masih perlunya pembinaan dan konsultasi kearsipan yang lebih serius pada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.”31

Berdasarkan hasil wawancara di atas, penulis menyimpulkan

bahwa upaya yang disampaikan oleh informan yaitu betapa perlunya

mengadakan tenaga ahli dalam bidang kearsipan pada masing-masing

SKPD dan UKPD. Selain itu pula perlunya pembinaan dan konsultasi

kearsipan yang lebih serius agar dapat menambah wawasan dalam

mengelola arsip.

C. Pembahasan

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dengan wawancara dan

observasi bahwa pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Sudin Pusip Kota

Administrasi Jakarta Barat terhadap SKPD dan UKPD maka diperoleh data

sebagai berikut :

31 Wawancara Pribadi Bapak Gustomi. Jakarta Barat, 15 Agustus 2017

80

1. Pembinaan Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat

Pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Suku Dinas Perpustakaan

dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap SKPD dan

UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat memiliki beberapa

tahapan yang dilakukan, yakni sebagai berikut :

a. Penyusunan Penyediaan Pedoman

Seksi kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat

melaksanakan pembinaan kearsipan oleh SKPD dan UKPD sesuai

dengan Penyusunan penyediaan pedoman kearsipan yang dituangkan

dalam peraturan kepala daerah. Dalam penyusunan penyediaan

pedoman berdasarkan peraturan daerah provinsi Daerah Khusus

Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017 tentang kearsipan.

b. Pemberian Bimbingan dan Konsultasi

Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat melaksanakan

pembinaan kearsipan oleh SKPD dan UKPD dengan memberikan

bimbingan dan konsultasi pada masing-masing SKPD dan UKPD di

lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Adapun dalam

pelaksanaan pembinaan kearsipan yang dilakukan dalam pemberian

bimbingan dan konsultasi sebagai berikut :

1) Bimbingan Teknis

Dalam pelaksanaan pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh

Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat

melakukan bimbingan teknis kepada SKPD dan UKPD di

lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Bimbingan teknis

81

tahap awal yang diberikan berupa materi tata naskah dinas,

manajemen kearsipan dan standarisasi pengelolaan arsip yang

bertujuan untuk pengembangan kompetensi peserta dari SKPD dan

UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.

Kegiatan bimbingan teknis Seksi Kearsipan Sudin Pusip

Jakarta Barat, Peserta bimbingan teknis mempraktikkan cara

mengidentifikasi arsip jenis-jenis arsip seperti arsip surat edaran,

arsip surat undangan, arsip surat tugas, arsip kepegawaian, arsip

keuangan yang kemudian dipisahkan berdasarkan jenis-jenis arsip

tersebut. Setelah melakukan proses identifikasi dan pemilahan

arsip berdasarkan jenis-jenisnya, selanjutnya peserta

mempraktikkan pengklasifikasian arsip sesuai dengan ketentuan

ANRI. Dalam proses pengklasifikasian terdapat 9 informasi

spesifik tentang arsip yaitu ; nomor, jenis arsip, permasalahan

arsip, tahun, kondisi kertas, asal arsip, tanggal pelaksanaan. Data

arsip tersebut harus sesuai dengan perihal yang ada di boks arsip,

agar sesuai dengan label identifikasi arsip. Setelah melakukan

proses identifikasi dan klasifikasi pada arsip, selanjutnya arsip

tersebut dimasukan ke map arsip lalu disimpan ke dalam boks

arsip.

2) Konsultasi Kearsipan

Pelaksanaan pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Seksi

Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat dengan

cara mengunjungi ke setiap SKPD dan UKPD di lingkungan Kota

82

Administrasi Jakarta Barat. Hal ini merupakan suatu tindakan

pengawasan, pendampingan dan pengarahan dalam pelaksanaan

kearsipan di SKPD dan UKPD di lingkungan kota administrasi

Jakarta Barat.

Pelaksanaan konsultasi kearsipan yang dilakukan seksi

kearsipan Sudin Pusip Jakarta Barat mengunjungi dan

mengevaluasi ke tiap SKPD dan UKPD dengan maksud untuk

memberikan arahan untuk mengelola kearsipan di masing-masing

SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.

Arahan yang diberikan oleh seksi kearsipan Sudin Pusip Jakarta

Barat yaitu seperti membina bagaimana cara pengidentifikasian

arsip, pengklasifikasian arsip, pembuatan daftar arsip sementara,

penataan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif,

perawatan dan pemeliharaan arsip inaktif hingga penyusutan arsip-

arsipnya. Sudin Pusip Jakarta Barat juga membina untuk sarana

prasarana apa saja yang harus tersedia dalam mengelola arsip yang

baik dan benar.

Adapun terkait dengan pelaksanaan konsultasi kearsipan yang

dilakukan pada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi

Jakarta Barat adalah sebagai berikut:

a) Penciptaan Arsip

Konsultasi yang dilakukan oleh seksi kearsipan Sudin Pusip

Wilayah Jakarta Barat yaitu mengarahkan pada bidang

83

ketatausahaan di setiap SKPD dan UKPD dalam peciptaan

arsip yang terdiri dari surat keputusan, surat edaran, surat

undangan, surat tugas dan lain sebagainya. Dalam melakukan

konsultasi peciptaan arsip yang dilakukan mengacu kepada

Peraturan Gubernur No. 94 Tahun 2016 sebagai pedoman atau

petunjuk pelaksanaan dan teknis pembuatan naskah dinas di

lingkungan Pemerintah Daerah.32

b) Pemindahan Arsip

Konsultasi pemindahan arsip melalui beberapa tahapan seperti

pemilahan dan pemeriksaan kelengkapan, kondisi serta

kesesuaian arsip-arsip tersebut, pembuat daftar arsip yang akan

dipindahkan hingga proses serah terima arsip-arsip yang akan

dipindahkan. Adapun berdasarkan dengan teori yang terkait

dari Read-Smith et all, proses pemindahan arsip inaktif dari

unit-unit kerja merupakan langkah awal yang harus

dilaksanakan dalam kegiatan pengelolaan arsip inaktif di suatu

organisasi. Langkah-langkah yang harus dilalui dalam kegiatan

pemindahan arsip inaktif adalah menentukan kapan suatu arsip

dapat dipindahkan, menentukan arsip yang akan dipindahkan,

menyiapkan yang akan dipindahkan, penyiapan ruang

penyimpanan dan penerimaan. 33

c) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif

32 Peraturan Gubernur No. 94 tahun 2016 Pasal 2

33 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia, 2003), h. 304.

84

Dalam proses konsultasi penataan dan penyimpanan arsip

inaktif yang dilakukan oleh seksi kearsipan Sudin Pusip

Jakarta Barat yaitu melakukan pemeriksaan berkas-berkas

arsip yang dipindahkan sudah benar-benar termasuk dalam

kategori inaktif. Setelah pemeriksaan kemudian dilakukan

penyortiran untuk memilah antara kelompok arsip yang satu

dengan kelompok arsip yang lain. Setelah arsip-arsip dinamis

inaktif selesai dikelompokan, kemudian arsip-arsip tersebut

dimasukan ke dalam boks arsip yang diberi kartu deskripsi,

kartu deskripsi ditempelkan di boks arsip yang merupakan

sarana pencatatan yang digunakan untuk mendeskripsikan

arsip dinamis inaktif yang berisi keterangan unit pencipta

arsip, nomor urut, jumlah arsip, tanggal, tahun dan kode

klasifikasi.

Hal ini terkait dengan adanya teori yang menyebutkan bahwa

arsiparis atau pengelola arsip di unit Pengolah Arsip

melakukan pemilahan serta mengadakan penataan untuk

mengelompokkan arsip yang akan dimusnahkan dan yang

akan dipindahkan ke Pusat Arsip. Hasil pemilahan atau

penyeleksian dituangkan dalam daftar arsip yang dipindah dan

juga daftar arsip yang dimusnahkan. Daftar tersebut diajukan

kepada pimpinan unit pencipta arsip untuk diteliti dan

mendapatkan persetujuan. Setelah mendapat persetujuan, arsip

yang akan dimusnahkan dapat segera dimusnahkan.

85

Sedangkan arsip yang akan dipindah, dibuatkan daftar. Arsip

yang dipindah selanjutnya ditata dan bisa dibungkus dengan

kertas chasing atau dimasukkan dalam folder sesuai serinya

dan diberi nomor kode kemudian dimasukkan dalam boks

arsip, kemudian boks diberi nomor sebagai label. Nomor ini

harus sesuai dengan nomor yang terdapat pada daftar arsip

pindah. Dianjurkan dalam satu boks berisi satu jenis arsip saja

bila memungkinkan.34

d) Daftar Arsip Inaktif

Konsultasi daftar arsip inaktif yang dilakukan oleh seksi

kearsipan Sudin Pusip Jakarta Barat kepada SKPD dan UKPD

yaitu menggabungkan lembaran-lembaran kertas daftar arsip

yang memuat unit pencipta arsip, nomor urut arsip, jumlah,

tanggal, tahun, kode klasifikasi, dan isi atau uraian masalah.

Lembaran-lembaran daftar arsip tersebut disatukan dan dijilid

menjadi buku.

e) Sarana dan Prasarana Penyimpanan

Sarana dan prasarana penyimpanan arsip sangat perlu dalam

kegiatan kearsipan, adapun sarana dan prasarana penyimpanan

arsip yang seharusnya tersedia yaitu seperti boks arsip, map

arsip, rak arsip, roll o’pack, filling cabinet. Sarana dan

prasarana penyimpanan arsip tersebut untuk memenuhi

kebutuhan dalam pengelolaan arsip yang tersimpan pada

34 A.W.Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. (Jakarta: PT Raja Grafindo,

1993), h. 103.

86

masing-masing SKPD dan UKPD di lingkungan Kota

Administrasi Jakarta Barat.

f) Ruang Penyimpanan

Dalam pelaksanaan konsultasi ruang penyimpanan yang

dilakukan oleh Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat

menghimbau pada masing-masing pengelola arsip SKPD dan

UKPD perlu mengalokasikan ruang penyimpanan arsip dinamis

aktifnya tersendiri dan terpisah dari ruang kerja Bidang Tata

Usaha. Dan agar arsip-arsip yang tersimpan di dalam ruang

penyimpanan perlu diperhatikan suhu ruangan, pencahayaan,

keamanan, kebersihan, serta terlindung dari serangga agar

arsip-arsip yang tersimpan tetap terjaga dan terpelihara

keutuhannya.

Hal tersebut berkaitan dengan teori bahwa pemeliharaan arsip

yang baik merupakan suatu tindakan supaya arsip yang

tersimpan di dalam ruangan arsip terhindar dari kerusakan dan

kemusnahan yang disebabkan oleh faktor-faktor yang dapat

merusak arsip.35

g) Pemeliharaan Arsip

pemeliharaan arsip yang dilakukan seperti menjaga suhu ruang

arsip, menghindari ruang arsip dari sinar matahari secara

langsung, menjaga kebersihan ruang arsip, melakukan

penyemperotan serangga, adanya larangan untuk makan dan

35 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan

Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara), 2012, h.52.

87

minum di ruang arsip. Hal tersebut dapat menghindari adanya

kerusakan arsip-arsip yang tersimpan dalam ruangan yang

disebabkan oleh faktor-faktor yang dapat merusak arsip-arsip.

h) Temu Kembali

Konsultasi temu kembali yang dilakukan oleh Sudin Pusip

Kota Administrasi Jakarta barat yaitu mengarahkan kepada

petugas kearsipan SKPD dan UKPD yaitu menggunakan alat

bantu seperti yang tercetak maupun non cetak. Seteleah itu

arsip yang ingin digunakan dapat ditelusur melalui daftar arsip

tersebut dan menelusuri ke ruang penyimpanan dan mencari

pada rak arsip. Hal ini bertujuan untuk menemukan kembali

arsip yang digunakan dalam proses penyelenggaraan

administrasi di suatu instansi.

i) Penilaian dan Pemusnahan arsip

Konsultasi penilaian dan penyusutan arsip yang dilakukan oleh

Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta barat yaitu

mengarahkan kepada petugas kearsipan SKPD dan UKPD

yaitu melakukan penilaian arsip dengan cara mendeskripsikan

arsip yang meliputi informasi mengenai jenis kegiatan, isi

informasi, tahun dan kurun waktu penyimpanan. Kemudian

melakukan penilaian untuk setiap serinya, baik dari segi aspek

fungsi maupun informasinya. Sedangkan untuk penyusutan

88

arsip-arsip yang telah mempunyai jadwal retensi dan tidak

lagi memiliki nilai guna maka akan dilakukan pemusnahan.

Pemusnahan arsip yang lakukan dengan cara menghancurkan

arsip-arsip tersebut menggunakan mesin penghancur kertas

hingga menjadi bubur kertas. Dengan adanya penyusutan arsip

maka diharapkan dapat menghemat atau menghindari adanya

pemborosan ruangan, tenaga dan biaya serta peralatan

pengelolaan. Berdasarkan penelitian tersebut berkaitan dengan

teori yang menyebutkan bahwa menurut Ig. Wursanto,

pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancukan secara fisik

arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki

nilai guna. Penyusutan arsip termasuk pemusnahan arsip dalam

praktek pelaksanaannya didasarkan pada Peraturan Pemerintah

Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.36 Adapun

Peraturan tentang penyusutan arsip ditetapkan dengan

peraturan pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 sebagai

pelaksanaan UU Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-

ketentuan Pokok Kearsipan.37

c. Sosialisasi

Dalam terlaksananya kegiatan pembinaan kearsipan Sudin Pusip

Kota Administrasi Jakarta Barat diharapkan proses sosialisasi yang

dilakukan terhitung dari rapat pimpinan di Kantor Walikota Jakarta

36 Ig. Wursanto, Kearsipan 2. (Yogyakarta: Kantinius, 2006), h.208. 37 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan

Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara, 2012), h.98.

89

Barat dan dilanjutkan melalui surat undangan bimbingan teknis

pengelolaan arsip di Kantor Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta

Barat yang ditujukan kepada pengelola arsip dari setiap SKPD dan

UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.

d. Supervisi/Pengawasan Kearsipan

Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat

melakukan supervisi/pengawasan kearsipan SKPD dan UKPD di

lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Adapun dalam

penanganan tersebut dilakukan dengan cara mengunjungi masing-

masing SKPD dan UKPD untuk mengetahui pengelolaan arsip yang

mereka lakukan. Supervisi/pengawasan pembinaan kearsipan yang

dilakukan bertujuan untuk mengetahui bagaimana penerapan dalam

pengelolaan arsip yang telah diberikan bimbingan dan konsultasi pada

masing-masing SKPD dan UKPD lingkungan Kota Administrasi

Jakarta Barat. Hal ini dilakukan sebagai acuan dalam penerapan

pengelolaan arsip yang telah dilaksanakan.

e. Evaluasi

Evaluasi pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Seksi

kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat untuk

mengetahui bagaimana penerapan kearsipan pada masing-masing

SKPD dan UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.

Aspek-aspek yang masuk kedalam kategori kegiatan evaluasi adalah

bagaimana penataan arsip, sarana prasarana yang tersedia, SDM

pengelola, ruang penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip

90

yang dilakukan oleh masing-masing SKPD dan UKPD. Hal ini

dilakukan sebagai acuan untuk mengetahui hasil pembinaan kearsipan

yang akan dilaksanakan.

2. Kendala dan Upaya Dalam Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan Suku

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat

Berdasarkan hasil data yang didapat bahwa terdapat kendala yang

dihadapi dalam Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan Sudin Pusip Kota

Administrasi Jakarta Barat terhadap SKPD dan UKPD di lingkungan Kota

Administrasi Jakarta Barat. Kendala-kendala yang dihadapi sebagai

berikut :

a. Sarana dan Prasarana

Kendala yang dihadapi dalam sarana dan prasarana penyimpanan

arsip hampir diseluruh SKPD dan UKPD hampir belum menerapkan

standarisasi sarana dan prasarana dalam penyelenggaraan kearsipan.

Adapun penyelenggaraan sarana dan prasarana penyimpanan arsip

tersebut meliputi rak penyimpanan, roll o’pack, box arsip, odner

bindex, map arsip. Hal ini bertujuan agar arsip-arsip yang tersimpan

tetap terjaga dengan baik.

upaya yang diberikan oleh informan yaitu perlu adanya pembuatan

RAB untuk mengadakan saran dan prasarana untuk menunjang

penyelenggaraan kearsipan pada masing-masing SKPD dan UKPD di

lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.

91

b. Belum menerapkan SOP Perawatan dan Pemeliharaan Arsip

Kendala yang terlibat dalam pemeliharaan arsip pada SKPD dan

UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat, hampir semua

belum melakukan kegiatan pemeliharaan arsip dengan maksimal.

Adapun dalam pelaksanaan pemeliharaan arsip seperti menjaga suhu

dalam ruangan arsip, membersihkan arsip-arsip, penyemperotan cairan

anti serangga dan lain sebagainya. Hal ini bertujuan agar arsip-arsip

yang tersimpan teteap terjaga keutuhan fisiknya. Adapun terkait

dengan teori bahwa perawatan dan pemeliharaan arsip yang baik

merupakan suatu tindakan supaya arsip yang tersimpan di dalam

ruangan arsip terhindar dari kerusakan dan kemusnahan yang

disebabkan oleh faktor-faktor yang dapat merusak arsip.38

Upaya dari Kendala dalam pemeliharaan arsip pada SKPD dan

UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat. Seksi kearsipan

Sudin Pusip wilayah Kota Administrasi Jakarta Barat mengarahkan

kepada pengelola arsip pada setiap SKPD dan UKPD untuk melakukan

kegiatan pemeliharaan. Dalam kegiatan pemeliharaan arsip perlu

menyusun RAB untuk kegiatan pemeliharaan arsip yang dimiliki pada

pasing-masing SKPD dan UKPD.

b. penilaian dan pemusnahan

kendala dalam konsultasi penilaian dan pemusnahan arsip dinamis

inaktif pada masing-masing SKPD dan UKPD belum melakukan

pemusnahan arsip secara rutin, belum memiliki JRA dan proses

38 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara), 2012, h.52.

92

pemusnahan arsip yang belum diterapkan, sehingga penataan dan

penyimpanan arsip dinamis inaktif menyebabkan masih berantakan.

Hal tersebut menyebabkan terjadinya penumpukan arsip-arsip yang

dimiliki.

c. Ruang Penyimpanan

Kendala yang terlibat dari ruang penyimpanan arsip yakni hampir

seluruh SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta

Barat belum memiliki ruang arsip yang terpisah dengan ruangan

bagian ketata usahaan.

Upaya yang dilakuan oleh Sudin Pusip Wilayah Kota Administrasi

Jakarta Barat menyampaikan himbauan kepada kepala SKPD dan

UKPD untuk memiliki ruang arsip yang tersendiri. Hal ini bertujuan

untuk menjaga keamanan, keutuhan dari arsip-arsip yang dimiliki. Hal

ini terkait dengan teori bahwa penyimpanan arsip yang dikenal dengan

nama records center atau pusat arsip dinamis. Pusat arsip dinamis

merupakan tempat penyimpanan secara fisik yang aman untuk

melindungi arsip dinamis.39

d. Sumber Daya Manusia

Kendala yang dihadapi pada masing-masing SKPD dan UKPD

kurangnya kompetensi pengetahuan dan keahlian SDM / petugas

pengelola arsip pada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota

Administrasi Jakarta Barat dalam pengelolaan arsip. Terlebih lagi

SDM / petugas pengelola arsip tidak berlatarbelakang pendidikan ilmu

39 Elizabeth and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and

practice, (London: Facet Publishing, 2003).

93

kearsipan dan juga kurang aktif untuk mengikuti pelatihan-pelatihan

dan workshop bidang ilmu kearsipan.

Upaya yang disampaikan oleh informan yaitu betapa perlunya

mengadakan tenaga ahli dalam bidang kearsipan pada masing-masing

SKPD dan UKPD. Selain itu pula perlunya pembinaan dan konsultasi

kearsipan yang lebih serius agar dapat menambah wawasan dalam

mengelola arsip. Hal tersebut barkaitan dengan teori bahwa apabila

pengawasan dilakukan dengan cara yang kurang baik, maka

kemungkinan terjadi peyimpangan dan kerugian akan semakin besar,

hal ini tentu akan mengakibatkan tidak tercapainya tujuan organisasi.

Oleh karena itu, pengawan yang baik mutlak diperlukan bagi setiap

perusahaan/instansi yang menginginkan tercapai tujuan secara efektif

dan efisien.40

40 Alex Soemadji Nitisemito, Manajemen: Suatu Dasar dan Pengantar (Jakarta: Gahlia

Indonesia, 1989), h.107.

94

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan

sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa kegiatan pembinaan kearsipan Suku

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat terhadap

SKPD dan UKPD sebagai berikut :

1. Pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Sudin Pusip Kota

Administrasi Jakarta Barat sudah terlaksananya pembinaan pada SKPD

dan UKPD di wilayah Kota Administrasi Jakarta Barat. Dalam tahapan

pembinaan kearsipan yang dilaksanakan sesuai dengan peraturan daerah

Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 4 tahun 2017 tentang

Kearsipan Daerah.

2. Pembinaan kearsipan yang dilakukan oleh Sudin Pusip Kota

Administrasi Jakarta Barat terhadap SKPD dan UKPD memiliki kendala

yaitu hampir masing-masing SKPD dan UKPD belum tersedia sarana

dan prasarana penyimpanan arsip, belum melakukan kegiatan

pemeliharaan arsip dengan maksimal, belum melakukan penilaian dan

pemusnahan arsip, belum memiliki ruang arsip secara terpisah dengan

ruang tata usaha, dan masing-masing SKPD dan UKPD hampir belum

mempunyai tenaga khusus dalam bidang tenaga arsip. Adapun upaya

yang diberikan oleh Sudin Pusip Jakarta Barat yaitu membuat RAB

untuk mengadakan sarana dan prasarana penyimpanan arsip, melakukan

95

pemeliharaan arsip secara rutin, pengadaan untuk ruang arsip, dan

mengadakan tenaga ahli dalam bidang kearsipan.

B. Saran

Berdasarkan pembahasan dan kesimpulan maka peneliti memberikan

saran sebagai berikut :

1. Seksi Kearsipan Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat perlu

melakukan pembinaan kearsipan secara berkala dan berkelanjutan kepada

pengelola arsip SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi

Jakarta Barat dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif.

2. Pimpinan SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta

Barat perlu menghimbau bahwa pengelola arsip pada tiap masing-masing

SKPD dan UKPD mengikuti pelatihan pengelolaan arsip agar dapat

menambah wawasan dalam mengelola arsip.

96

DAFTAR PUSTAKA

Agus Sugiarto, dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan modern, Gava

Media: Yogyakarta, 2005.

Antonius Bangun, dkk, Kepustakawanan Indonesia: Potensi dan Tantangan,

Kesaint Blanc: Jakarta, 1992.

A.W.Widjaja, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Raja Grafindo: Jakarta,

1993.

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan

Perguruan Tinggi, Bumi Aksara: Jakarta, 2012.

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, Bumi aksaara: Jakarta, 2003, 2007.

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan: Suatu Pengantar. Grafindo: Jakarta, 1993.

Basrowi dan Suwandi, Memahami Penelitian Kualitatif, Rineka Cipta: Jakarta,

2008.

Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis, Pustaka Sinar Harapan: Jakarta, 1990.

Elizabeth and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and

practice, Facet Publishing: London, 2003.

Emzir, Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif , Rajawali Pers: Jakarta,

2011.

Endang Wiryatmi Tri Lestari. Arsip Dinamis dalam Arus Informasi. Arikha Media

Cipta: Jakarta, 1994.

Ig Wursanto. Kearsipan 2. Kanisius: Yogyakarta, 1991.

Judith Read-smith [et. all], record Management, South western: USA, 2002.

Kbbi.web.id/bina

97

Lexy J Moleong, Metode Penelitian Kualitatif, Remaja Rosdakarya: Bandung,

2004.

Mathis Robert L and Jackson John H, Human Resoursce Management, Alih

Bahasa, Salemba Empat: Jakarta, 2002.

Miftah Thoha, Ilmu Administrasi Publik Kontemporer, Kencana: Jakarta, 2011.

Moh.Nazir, Metode Penelitian, Ghalia Indonesia: Jakarta, 2003.

Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 94 tahun

2016 tentang Tata Naskah Dinas.

Peraturan Gubernur Provinsi daerah khusus Ibukota Jakarta Nomor 282 tahun

2016 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Pasal 13 ayat 1-3.

Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 4 Tahun 2017

tentang Kearsipan Daerah.

Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, STIA-LAN: Jakarta, 1999.

Republik Indonesia, Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Sedarmayanti. Tata Kearsipan: dengan memanfaatkan teknologi modern, Mandar

Maju: Bandung, 2008.

Sofian Effendi, Metode Penulisan Survei, LP3ES: Jakarta, 2012.

Sri Endang R, dkk, Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan: Bidang

Keahlian Bisnis dan Manajemen (Program Keahlian Administrasi

Perkantoran) untuk SMK dan MAK, Erlangga: Jakarta, 2009.

Sularso Mulyono. Dasar-Dasar Kearsipan. Liberty: Yogyakarta, 1985.

Sulistyo-Basuki. Materi Pokok Pengantar Kearsipan, Universitas Terbuka:

Jakarta, 1996.

98

Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia: Jakarta, 2003.

Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Universitas Indonesia: Jakarta, 2000.

Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan

Mengelola Informasi dan Dokumen, Gramedia Pustaka Utama: Jakarta,

2003.

Sulistyo-Basuki, Metode Penelitian, Wedatama Widya Sastra: Jakarta, 2006.

Sulistyo- Basuki, Pengantar Kearsipan, Univervitas Terbuka: Jakarta, 1996.

The Liang Gie. Administrasi Perkantoran Modern. Liberty: Yogyakarta, 1996.

Wirawan, Evaluasi: Teori, Model, Standar, Aplikasi, dan Profesi, Rajawali Press:

Jakarta, 2011.

Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan, Gramedia Pustaka Utama: Jakarta, 2003.

LAMPIRAN

A. Transkip Wawancara

Nama Informan : Bapak Umar Suwardi Jabatan : Kepala Seksi Kearsipan Tempat Wawancara : Ruang Subbidang Kearsipan Waktu Wawancara : 15 Agustus 2017

No Penulis (p) Informan (i)

1 Bagaimana proses perencanaan yang dilakukan dalam pembinaan kearsipan?

Perencanaan kita yaa? saya sebagai Kepala Seksi Kearsipan Sudin Pusip dan Kepala Suku Dinas Kota Administrasi Jakarta Barat sebelumnya kita melakukan rapat pimpinan di Dispusip Daerah Provinsi DKI Jakarta dan rapat pimpinan tingkat kota di Kantor Walikota Jakarta Barat untuk menyusun rencana strategis, rencana kerja dan anggaran untuk pembinaan kearsipan yang akan kita lakukan. Setelah rapat pimpinan selesai kita akan tindaklanjuti melalui rapat internal jajaran Sudin Pusip Kota Administrasi Jakarta Barat untuk membuat Kerangka Acuan Kerja dan penyerapan dana untuk pembinaan kearsipan yang akan kita lakukan.

2 Apa saja persiapan yang dilakukan sebelum pelaksanaan pembinaan kearsipan?

kita melakukan persiapan sebagai perencanaan awal sebelum pelaksanaan pembinaan kearsipan yang lebih terkait dengan hal-hal teknis seperti penentuan waktu pelaksanaan, pembentukan tim kerja, pemetaan target, metode dan aspek-aspek monitoring, penyusunan hasil monitoring hingga sosialisasi pra pembinaan kearsipan.

3 Bagaimana cara menyampaikan materi untuk pembinaan

Ya supaya proses penyampaian materi yang kita berikan untuk SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat berjalan dengan

kearsipan? lancar. Pada dasarnya, kita arahin terlebih dahulu kepada SDM yang melakukan pembinaan kearsipan agar mengikuti prosedur pelaksanaan pembinaan kearsipan yang disampaikan kepada SKPD dan UKPD.

4 Apa saja sarana dan prasarana yang meliputi kegiatan pembinaan kearsipan?

Sarana dan prasarana yang kita punya untuk pelaksanaan kegiatan pembinaan kearsipan seperti ruang rapat yang di dalamnya terdapat kursi dan meja untuk peserta dan terdapat infokus untuk menampilan materi pembinaan kearsipan yang kita berikan

5 Bagaimana proses untuk melakukan pembinaan kearsipan?

Jadi kalau konsultasi kearsipan yang kita lakukan pada SKPD dan UKPD yaitu mendampingi dan mengarahkan petugas kearsipannya dalam pengelolaan arsip-arsipnya. Mulanya kami membuat tim konsultasi yang kemudian dibuatkan surat tugas pelaksanaan konsultasi kearsipan sebagai bukti legalitas kegiatan konsultasi kearsipan yang kita lakukan. Tahapan-tahapan kegiatan konsultasi yang kami lakukan adalah bagaimana cara pengidentifikasian arsip, pengklasifikasian arsip, pembuatan daftar arsip sementara, penataan arsip aktif, penyimpanan arsip, perawatan dan lain sebagainya. Jika pengelolaan kearsipannya belum benar, maka kami akan mengarahkan bagaimana cara pengelolaan kearsipan yang benar.

Nama Informan : Bapak Gustomi Jabatan : Fungsional Arsiparis Tempat Wawancara : Ruang Subbidang Kearsipan Waktu Wawancara : 15 Agustus 2017

No Penulis (p) Informan (i)

1 Bagaimana proses untuk melakukan pembinaan kearsipan?

Sebelum pelaksanaan pembinaan kearsipan, terlebih dahulu kita memonitoring masing-masing SKPD dan UKPD sesuai dengan waktu dan pembagian tim monitoring, aspek yang kita monitoring adalah bagaimana prosedural tata naskah dinas, penataan arsipnya, sarana prasarana yang tersedia, SDM pengelola, ruang penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsipnya dan lain sebagainya. Sehingga setelah tim memperoleh hasil monitoring, kita dapat mengetahui bagaimana pelaksanaan kearsipan pada masing-masing SKPD dan UKPD lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat yang berguna sebagai acuan dan fokus dari pembinaan kearsipan yang akan kita lakukan

2 Apa saja sarana dan prasarana yang meliputi kegiatan pembinaan kearsipan?

Sarana dan prasarana yang kita gunakan untuk pelaksanaan kegiatan pembinaan kearsipan yaitu ada ruang rapat di lantai dua. Ruangannya bisa menampung 50-80 peserta yang mengikuti kegiatan pembinaan kearsipan

3 Apa saja yang disampaikan dalam bimbingan teknis pembinaan kearsipan?

Bimbingan teknis kearsipan yang kita sampaikan kepada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat yaitu dengan menyampaikan materi tata naskah dinas, pengelolaan arsip. Kita juga memberikan kesempatan kepada peserta untuk mempraktek pengelolaan arsip secara langsung. Praktek tersebut meliputi bagaimana cara mengidentifikasi arsip, jadi kita terlebih dahulu menjelaskan arsip itu ada berbagai

macam jenis yang harus dipilah-pilah. Jenis-jenis arsip yang dikelompokkan seperti arsip undangan, arsip surat tugas, arsip kepegawaian, arsip keuangan, dipisahkan. Dari jenis arsip itu lalu diklasifikasi sesuai dengan ketentuan ANRI jadi satu kertas ada 9 informasi yaitu; nomor, jenis arsip, masalahnya apa, kondisi kertas, yang menulisnya, tanggal pelaksanaan. Data arsip tersebut harus sesuai dengan perihal yang ada di boks arsip, agar sesuai dengan label identifikasi arsip. Setelah melakukan proses identifikasi dan klasifikasi pada arsip, selanjutnya arsip tersebut dimasukan ke map arsip lalu disimpan ke dalam boks arsip.

4 Poin-poin apa saja yang disampaikan dalam kegiatan konsultasi kearsipan?

Pelaksanaaan konsultasi kearsipan yang kita lakukan itu seperti bagian-bagian dari pengeolaan arsip. Dalam pengelolaan arsip itu terdiri dari penciptaaaan arsip, pemindahan arsip, penataan dan penyimpanan arsip, daftar arsip, sarana dan prasarana penyimanan arsip, pemeliharaan arsip, temu kembali arsip, penilaian dan pemusnahan arsip.

5 Poin yang pertama kan proses penciptaan kearsipan ya pak, seperti apa itu pak?

Proses penciptaan arsip, kita mengarahkan kepada SKPD dan UKPD terutama bidang ketatausahaan dalam penciptaan arsip (naskah dinas) seperti surat keputusan, surat edaran, surat undangan, surat tugas dan lain sebagainya agar mengacu kepada Peraturan Gubernur No. 94 tahun 2016.

6 Lalu selanjutnya bagaimana konsultasi pemindahan arsip inaktif yang dilakukan?

Konsultasi pemindahan arsip inaktif yang dilakukan bersama dengan petugas kearsipan SKPD dan UKPD adalah memilah-milah terlebih dulu. Setalah itu arsip-arsip tersebut diperiksa lagi setelah itu kita melakukan pemeriksaan perihal kelengkapan, kondisi, kesesuaian arsip-arsip tersebut, kemudian

membuat daftar arsip yang akan dipindahkan. Sebenarnya ada tahapan lanjutannya yaitu serah terima, berhubung petugas kearsipan pada masing-masing SKPD dan UKPD adalah pegawai tata usaha. Maka dari itu proses serah terima arsip yang akan dipindahkan tersebut dilakukan sebagai formalitas saja, akan tetapi tetap melalui prosedur secara tertulis menggunakan form berita acara serah terima arsip

7 Seperti apa konsultasi pemerikaan arsip yang dilakukan?

Jadi kami melakukan pemeriksaan arsip pada masing-masing SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat, Setelah itu juga melakukan pemeriksaan berkas-berkas arsip apakah sudah lengkap dan sesuai dengan daftar pemindahan arsip. Pemeriksaan tersebut bertujuan sebagai pengecekan kembali arsip yang dipindahkan sudah benar-benar termasuk dalam kategori inaktif. Setelah memeriksa masa aktif dan kelengkapan, kesesuaian data dengan daftar, kemudian dilakukan penyortiran untuk memilah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lain. Setelah arsip-arsip dinamis inaktif selesai dikelompokan, kemudian arsip-arsip tersebut dimasukan ke dalam boks. Pada masing-masing boks arsip ditempelkan kartu deskripsi, kartu deskripsi merupakan sarana pencatatan yang digunakan untuk mendeskripsikan arsip dinamis inaktif yang berisi keterangan unit pencipta arsip, nomor urut, jumlah arsip, tanggal, tahun dan kode klasifikasi

8 Bagaimana konsultasi daftar arsip yang dilakukan?

Pada dasarnya, daftar arsip dinamis inaktif berupa lembaran-lembaran kertas yang dijilid menjadi buku, daftar arsip berfungsi sebagai sarana temu kembali arsip yang ingin

diperoleh. Daftar arsip dinamis inaktif memuat unit pencipta arsip, nomor urut arsip dinamis inaktif yang disimpan, jumlah, tanggal, tahun, kode klasifikasi, dan isi atau uraian masalah

9 Bagaimana konsultasi dalam sarana dan prasarana penyimpanan yang disampaikan?

Jadi kita mengarahkan kepada SKPD dan UKPD, bahwa arsip yang tersimpan membutuhkan sarana dan prasarana penyimpanan arsip seperti perlengkapan dalam penyimpanan arsip yaitu mengadakan boks arsip, map arsip, rak arsip, roll o’pack, filling cabinet, dan lain sebagainya.

10 Bagaimana konsultasi dalam mengarahkan ruang penyimpanan kearsipan?

Agar arsip-arsip yang tersimpan di dalam ruang penyimpanan tetap terjaga fisik serta isinya dengan baik, maka kita mengarahkan kepada pengelola arsip di SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat perlu memperhatikan suhu ruangan, pencahayaan, keamanan, kebersihan, terlindungi dari serangga dan apapun yang dapat merusak keutuhan arsip-arsip yang disimpan.

11 Bagaimana konsultasi yang dilakukan dalam pemeliharaan arsip?

Jadi, yang kita lakukan dalam pemeliharaan arsip yaitu mengatur suhu ruang arsip, terhindar sinar matahari, menjaga kebersihan ruang arsip, melakukan penyemperotan serangga, adanya larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar misalnya larangan untuk makan dan minum.

12 Bagaimana konsultasi temu kembali arsip yang

Jadi kita mengarahkan kepada petugas arsip SKPD dan UKPD dalam temu kembali arsip yaitu menggunakan alat bantu seperti daftar

diarahkan? arsip yang tercetak dan non cetak. Agar arsip yang kita telusuri melalui daftar arsip dan setelah itu dapat diperoleh ke ruang penyimpanan dan mencari pada rak ataupun lemari roll o’pack, hal dapat membantu proses kegiatan kearsipan.

13 Bagaimana cara menyampaikan konsultasi pembinaan kearsipan dalam penilaian dan penyusutan arsip?

Penilaian dan penyusutan arsip yang kita arahkan kepada SKPD dan UKPD yaitu mengarahkan penilaian arsip terlebih dahulu dengan cara mendeskripsikan arsip yang memuat informasi mengenai jenis kegiatan, isi informasi, tahun dan kurun waktu penyimpanan. Kemudian kita mengarahkan penilaian untuk setiap serinya, baik dari segi aspek fungsi maupun informasinya. Sedangkan untuk penyusutan arsip y a n g kita arahkan adalah arsip-arsip yang telah mempunyai jadwal retensi dan tidak lagi memiliki nilai guna maka akan dilakukan pemusnahan. Pemusnahan arsip yang kita lakukan dengan cara menghancurkan arsip-arsip tersebut menggunakan mesin penghancur kertas hingga menjadi bubur kertas

14 Kendala apa saja yang dihadapi dalam kegiatan konsultasi kearsipan?

Yaitu kendalanya sarana dan prasarana penyimpanan arsip, perawatan dan pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan, ruang penyimpanan dan SDM.

14 Seperti apa kendala dalam sarana dan prasarana penyimpanan arsip?

Kendalanya hampir seluruh SKPD dan UKPD di Lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat belum menerapkan standarisasi sarana dan prasarana dalam penyelenggaraan kearsipan, baik itu rak penyimpanan, roll o’pack, box arsip, odner bindex, map arsip, apar, fire alarm dan lain sebagainya.

15 Apa solusi yang diberikan agar dapat menangani

Solusinya perlu ada pembuatan RAB pengadaan sarana dan prasarana untuk

kendala tersebut? penunjang penyelenggaraan kearsipan pada masing-masing SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.

16 Lalu bagaimana kendala yang dihadapi dalam kegiatan konsultasi perawatan dan pemeliharaan kearsipan?

Pada tiap-tiap SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat, hampir seluruhnya belum melakukan kegiatan perawatan dan pemeliaraan arsipnya dengan baik. Keseimbangan suhu ruang penyimpanan yang kurang, pembersihan arsip-arsip tidak dilakukan secara rutin, penyemperotan cairan anti serangga jarang dilakukan dalam waktu tahunan.

17 Solusi apa yang diberikan dalam kendala konsultasi perawatan dan pemeliharaan arsip?

Pengarahan kepada pengelola arsip pada masing-masing SKPD dan UKPD untuk melakukan kegiatan pemeliharaan dan sangat perlunya penyusunan RAB secara khusus dan berkelanjutan untuk kegiatan perawatan dan pemeliharaan arsip yang dimiliki.

18 Bagaimana kendala yang dihadapi dalam konsultasi penyusutan dan pemusnahan arsip yang dilakukan?

Yaitu kendala dalam penyusutan dan pemusnahan arsip-arsip yang mereka kelola, itu karena kegiatan tersebut tidak dilakukan secara rutin, belum bikin JRA dan proses pemusnahan banyak yang belum dilakukan. Itu yang menyebabkan penumpukan arsip-arsip yang ada di sana, jadinya penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktifnya berantakan.

19 Apa kendala yang dihadapi dalam konsultasi ruang penyimpanan?

Ya.. hampir seluruh SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat belum punya ruang penyimpanan arsip secara terpisah. Dengan kata lain, ruang penyimpanan arsip di SKPD dan UKPD rata-rat menyatu dengan ruangan bagian ketata usahaan.

20 Apa solusi yag diberikan dalam menangani kendala

Solusinya kita arahin kepada kepala SKPD dan UKPD bahwa betapa pentingnya mengalokasikan ruang penyimpanan arsip

tersebut? dinamis inaktif tersendiri atau terpisah dari ruang kerja. Demi menjaga keamanan, keutuhan dari arsip-arsip yang dimiliki dari berbagai hal yang tidak diinginkan.

21 Apa kendala yang dihadapi dalam konsultasi SDM pengelola arsip?

Kendala yang dialami yaitu belum adanya SDM yang berkompeten dan ahli dalam pengelolaan arsip pada masing-masing SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat, terlebih dahulu khususnya SDM yang berlatar belakang pendidikan ilmu kearsipan.

22 Bagaimana solusi yang diberikan dalam kendala tersebut?

Solusinya mengadakan perekrutan tenaga ahli bidang kearsipan pada masing-masing SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat, dan masih perlunya pembinaan dan konsultasi kearsipan yang lebih serius pada SKPD dan UKPD di lingkungan Kota Administrasi Jakarta Barat.

Nama Informan : Bapak Juaedin Rudi Jabatan : Staf Arsiparis Tempat Wawancara : Ruang Subbidang Kearsipan Waktu Wawancara : 15 Agustus 2017

No Penulis (p) Informan (i)

1 Bagaimana konsultasi dalam sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang dilakukan?

Yaitu kita mengarahkan untuk mengadakan roll o’pack, filling cabinet, rak arsip, dan lain sebagainya. Sarana dan prasarana penyimpanan arsip tersebut untuk memenuhi kebutuhan penyimpanan arsip yang dikelola oleh petugas arsip di bidang ketatausahaan pada masing-masing SKPD dan UKPD.

2 Bagaimana konsultasi yang dilakukan dalam mengarhkan ruang penyimpanan arsip?

Kita mengarahkan kepada pengelola arsip di bidang ketatausahaan pada masing-masing SKPD dan UKPD bahwa ruang penyimpanan arsip memerlukan suhu ruangan yang tejaga, terhindar dari serangga, kebersihan ruangan perlu diperhatikan. Supaya ruang penyimpanan arsip terhindar dari serangan yang dapat merusak arsip-arsip yang disimpan.

3 Kendala apa yang dihadapi dalam proses konsultasi searsipan yang dilakukan?

Kendala yang dihadapi yaitu dalam sarana dan prasarana penyimpanan arsip pada masing-masing SKPD dan UKPD masih ada yang belum memiliki roll o’pack, filling cabinet, boks arsip untuk penyelenggaraan penyimpan arsip yang tersimpan.

4 Apa upaya yang dilakukan dalam kendala sarana dan prasarana?

Ya.. kita arahkan kepada SKPD dan UKPD dalam sarana dan prasarana penyimpanan arsip yaitu mengadakan fasilitas untuk sarana dan prasarana penyimpanan arsip.

B. Ruang Pembinaan Arsip

A. Asistensi Pembinaan Arsip

B. Wawancara

C. Ruang Arsip

BIODATA PENULIS

ABDUL HAFIZ DINULLAH. Lahir di Kota Jakarta pada tanggal

30 Mei 1992. Anak keempat dari enam bersaudara dari pasangan

Ayahanda Alm. Endang Zakaria dan Ibunda Mardiana. Penulis

beralamat di Jl.H.Mawi Gg. Amsar RT01 RW01, Kelurahan

Bojong Indah Kecamatan Parung Kabupaten Bogor. Pendidikan

yang telah ditempuh dari TK Aisiyah Bustanul Atfal 77 Bojong

Indah (1997-1998), Sekolah Dasar Negeri 02 Bojong Sempu (1998-2004), Sekolah

Menengah Pertama Negeri 1 Ciseeng (2004-2007), Sekolah Menengah Atas Negeri 1

Parung (2007-2010). Pada tahun 2012 penulis melanjutkan pendidikan S1 dengan

mengambil Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, di Fakultas Adab dan

Humaniora (FAH) Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta, dan

menulis skripsi yang berjudul Kegiatan Pembinaan Kearsipan Di Sudin Pusip Kota

Administrasi Jakarta Barat Terhadap SKPD Dan UKPD. Pada tahun 2015 penulis

melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah

Jakarta Selatan, melaksanakan Kuliah Kerja Nyata (KKN) di Desa Kresek,

Kabupaten Tangerang (2015), melaksanakan reposisi dan membuat daftar arsip

sementara (DAS) arsip di Kemendikbud Jakarta Selatan (2017).