1

Contoh 2.1.11.EP: d.Logo

Nama OrganisasiPengendalian Dokumen Puskesmas

KEBIJAKAN

No. Kode: A/ II/Kb/ 6/ 13/ 005..

Terbitan: Pertama,

No. Revisi : 0.

Tgl. Mulai Berlaku : 1 Juni 2013.

Halaman : 1-3.

1. TujuanSebagi pedoman didalam pengelolaan dokumen di Puskesmas, baik dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi Puskesmas maupun dokumen akreditasi Puskesmas,

2. Ruang lingkupPuskesmas.

3. Definisi Pengendalian dokumen Puskesmas adalah: sistem pengelolaan dokumen/ surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan dokumen Puskesmas, baik dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas.

Dokumen ekternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/ referensi di dalam penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas,

Dokumen/ arsip aktif adalah: dokumen yang frekuensi pemakaian masih tinggi/ masih dipakai didalam kegiatan, dan masih disimpan diunit- unit pelayanan,

Dokumen/ arsip inaktif adalah: dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah rendah/ sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah.

Master dokumen adalah: dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap Puskesmas.

Kelompok dokumen adalah: kelompok jenis- jenis dokumen/ rekaman (contoh kelompok SPO, dst.),

4. KebijakanPengendalian dokumen akreditasi Puskesmas wajib mentaati sistem pengendalian dokumen yang telah ditentukan didalam kebijakan pengendalian dokumen kriteria 2.1.11.EP: d.ini,

A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:

1. Administrasi Manajemen dengan kode: A.,

a. Bab I, (A/I),

b. Bab II, (A/II),

c. Bab III, (A/ III),

2. Pelayanan Program kode : B,

a. Bab IV, (B/ IV),

b. Bab V, (B/ V),c. Bab VI, (B/ VI),

d. Apabila dari sub program dengan ditambahkan sub program (contoh sub program KIA= B/ KIA, sub program promkes = B/ Promkes, dan lain- lain), 3. Pelayanan Klinis kode : C,

a. Bab VII, (C/ VII),

b. Bab VIII, (C/ VIII),

c. Bab IX, (C/ IX),

4. Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO,

5. Daftar tilik disingkat: Dt,

6. Kerangka Acuan disingkat: KA,

7. Surat Keputusan disingkat: SK,

8. Kebijakan disingkat: Kb,

9. Dokumen ekternal disingkat: Dek,

B. Penyimpanan Dokumen/ arsip.

1. Dokumen rekam klinik/ medik inaktif wajib disimpan sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam medik/ klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,

2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda:

a. Umum: resep umum,

b. Askes: untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan,

c. Gratis/ Jamkesmas/ Jamkesda/ Jamsostek/ Jampersal untuk resep yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari pembiayaan retribusi,

3. Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan sistem penyimpanan dokumen/ arsip aturan Pemerintah Daerah Kabupaten/ Kota

4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing- masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan program,

C. Sistem penomoran:

1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah Kabupaten .2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan masing- masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan,

3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengodean,4. Urutan penomoran meliputi: Kode pelayanan, Kode dokumen, Bulan, Tahun dan nomor urut dokumen:

Contoh: B/ IV/SPO/ 6/ 13/ 005 (B: Kode pelayanan program, IV: Bab IV, SPO: Standar Prosedur Operasional,6: bulan 6/ Juni, 13 tahun 2013, 005: nomor urut SPO),D. Format dokumen diatur./ diseragamkan dengan contoh format terlampir.

1. Format Standar Prosedur Operasional,

2. Format rekam klinis/ medic,

3. Format resep,

4. Format rujukan ekternal,

5. Format rujukan internal,

6. Format persetujuan tindakan (Inform Consent),

7. Format penolakan tindakan,

8. Format permintaan rujukan ekternal,

9. Format penolakan rujukan ekternal

10. Format permintaan pulang paksa,

11. Format penolakan pasien pulang,

12. Format dll.

5. Dokumen Terkait SPO,Dokumen akreditasi program, Dokumen Pelayanan medik dasar,

6. DistribusiSemua unit pelayanan/ program Puskesmas..

7. Referensi Manajemen Kearsipan, Zulkifli Amsyah, Gramedia Pustaka Utama,1995. Bahan Ajar Pelatihan Manajemen Perkantorkan, Depkes.RI.2009. Kepmenkes nomor: , Maret 2008,

.................................................. Kepala Puskesmas

........................................................ NIP:

1