NEDI SUPRIADI08128372546021.8600870.

NEDI.SUPRIADI @GMAIL.COM

STRATEGI dan implementasi

PENGELOLAAN takah dan KEARSIPAN

Bagaimana Arsip yang baik?

Asli / autentik

Dapat dipercaya

Dapat digunakan

Utuh / lengkap LENGKAP

Untuk apa arsip dikelola ?

Memori Organisasi

Memori Kolektif

Sumber Informasi

Bukti

PENTINGNYA MENGELOLA KEARSIPAN

• SEBAGAI SUMBER INFORMASI ORGANISASI UNTUK PERENCANAAN, KOMUNIKASI, PENGAWASAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAGEMENT;

• MENYEDIAKAN BUKTI PENYELENGGARAAN DAN KEGIATAN ORGANISASI;

• Efesiensi biaya MULAI PENCIPTAAN PENYIMPANAN SAMPAI PROSES PENYUSUTN

ALAT BUKTI DALAM KUHAP

• Alat bukti yang sah (psl 184):1. Keterangan saksi2. Keterangan ahli3. Surat --------- DOKUMEN/ ARSIP4. Petunjuk5. Keterangan terdakwa

• 4 WARISAN ALAM (TAMAN NASIONAL UJUNG KULON, 4 WARISAN ALAM (TAMAN NASIONAL UJUNG KULON, TAMAN NASIONAL KOMODO, TN LORENTZ/PAPUA, TAMAN NASIONAL KOMODO, TN LORENTZ/PAPUA, HUTAN TROPIS SUMATRA YANG TERDIRI TN GUNUNG HUTAN TROPIS SUMATRA YANG TERDIRI TN GUNUNG LEUSER, KERINCI SEBLAT DAN BUKIT BARISAN);LEUSER, KERINCI SEBLAT DAN BUKIT BARISAN);

• 3 CAGAR BUDAYA, KOMPLEKS CANDI BOROBUDUR, 3 CAGAR BUDAYA, KOMPLEKS CANDI BOROBUDUR, PRAMBANAN, DAN SITUS SANGIRAN, SRAGEN;PRAMBANAN, DAN SITUS SANGIRAN, SRAGEN;

• 4 KARYA INTANGIBLE/BUKAN BENDA YAITU WAYANG, 4 KARYA INTANGIBLE/BUKAN BENDA YAITU WAYANG, KERIS, BATIK DAN ANGKLUNG YANG BARU DISETUJUI KERIS, BATIK DAN ANGKLUNG YANG BARU DISETUJUI DALAM SIDANG UNESCO TGL 16 NOP 2010 DI NAIROBI, DALAM SIDANG UNESCO TGL 16 NOP 2010 DI NAIROBI, KENYAKENYA DAN TARI SAMAN DAN TARI SAMAN

• KARYA TARI TARI BARIS GEDE DARI BALIKARYA TARI TARI BARIS GEDE DARI BALI

MEMORI (WARISAN BUDAYA)

“Apanya” arsip yang harus dikelola dan dipelihara?

Komponen Arsip

Konteks

Isi

Struktur

Konteks

PERMASALAHAN UMUM tata naskah dan KEARSIPAN

KELEMBAGAAN * Belum jelasnya organisasi kearsipan: UP? UK? * Tidak adanya pembinaan intern!!

SISTEM DAN PROSEDUR * Adanya kecenderungan setiap surat disampaikan ke pimpinan * Belum adanya pengendalian surat yang efisien* Flow chart penyampaian surat terlalu berbelit * belum adanya sistem kearsipan yang baku * belum adanya records centre yang representatif * setiap unit mempunyai sistem pemberkasan yang berbeda, termasuk sarana penyimpanannya * adanya kesulitan dalam retrieval /penemuan kembali arsip * adanya penumpukan arsip dan pemusnahan arsip belum menggunakan prosedur

SDM * belum didukung sdm kearsipan yang handal (terdiri atas pengambil keputusan, pembina kearsipan, pelaksana seperti arsiparis/petugas pengelola kearsipan)

BEBERAPA PERMASALAHAN DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

• Pencatatan arsip belum digunakan sebagai alat kontrol pengelolaan

• Pencatatan arsip belum dilakukan sebagai alat manajemen

• Pencatatan arsip tidak dianggap sebagai proses dari sistem pengelolaan arsip

Registrasi/ pencatatan arsip ?

Kontrol terhadap pergerakan arsip belum memadai

Pemberkasan Arsip tidak pernah dikontrol sejak arsip tercipta

Pemberkasan Arsip tidak lengkap, seringkali arsip yang didapatkan dalam kondisi yang terlepas-lepas, tidak lengkap atau tidak menyatu antara item satu dengan item lainnya. Penemuan kembali arsip memakan waktu lama

Pemeliharaan dan penggunaan ?M

Penyusutan Arsip? Penyusutan Arsip?

PEMBERKASAN DAN PENGGUNAAN

tidak terkontrol Tidak

terkontrolCenderung tidak dilakukan

Elizabeth Parker Lebih dari 10 % waktu pegawai

habis untuk mencari arsip/informasi

45 % dokumen diberkaskan pada lebih dari satu tempat

85 % dokumen yang diberkaskan tidak pernah ditemukan

(Managing your organization’s records)

Biaya Pemeliharaan Dokumen 1 laci filing cabinet ± 5.000 lembar

kertas/ surat Rata-rata 1/5 dokumen adalah asli,

dengan biaya 1 $ USA Rata-rata 4/5 adalah copy, biaya 4

cent Dollar USA/lembar Biaya Total = (1.000 X 1 $ ) + (4.

000 X 4 cent) = 1.000 + 160 = $ 1.160 (untuk 1 laci selama 1 tahun)

KEBIJAKAN KEARSIPAN

KEBIJAKAN

Visi dan misi

PERMASALAHAN

KENYATAAN

STRATEGI IMPLMENTASI

KEBIJAKAN NASIONAL KEARSIPANKEBIJAKAN NASIONAL KEARSIPANUU NO 43 TAHUN 2009 PS. 7UU NO 43 TAHUN 2009 PS. 7

• PEMBINAAN TERHADAP PENCIPTA ARSIP PUSAT DAN DAERAH, PEMBINAAN TERHADAP PENCIPTA ARSIP PUSAT DAN DAERAH, LEMBAGA KEARSIPAN PROPINSI, KABUPATEN/KOTA, DAN LEMBAGA KEARSIPAN PROPINSI, KABUPATEN/KOTA, DAN PERGURUAN TINGGI;PERGURUAN TINGGI;

• PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS;PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS;• PEMBANGUNAN SKN, SIKN DAN PEMBENTUKAN JIKN;PEMBANGUNAN SKN, SIKN DAN PEMBENTUKAN JIKN;• ORGANISASI YANG TERDIRI DARI UNIT KEARSIPAN PADA ORGANISASI YANG TERDIRI DARI UNIT KEARSIPAN PADA

PENCIPTA ARSIP DAN LEMBAGA KEARSIPAN;PENCIPTA ARSIP DAN LEMBAGA KEARSIPAN;• PENGEMBANGAN SDM KEARSIPAN;PENGEMBANGAN SDM KEARSIPAN;• PENGEMBANGAN PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN;PENGEMBANGAN PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN;• PENYELENGGARAAN PERLINDUNGAN DAN PENYELAMATAN PENYELENGGARAAN PERLINDUNGAN DAN PENYELAMATAN

ARSIP;ARSIP;• PELAKSANAAN SOSIALISASI KEARSIPAN;PELAKSANAAN SOSIALISASI KEARSIPAN;• PELAKSANAAN KERJASAMA DAN PENDANAANPELAKSANAAN KERJASAMA DAN PENDANAAN

• PERLU ADANYA PEMAHAMAN ARSIP DAN SISTEM KEARSIPAN ATAU MANUAL KEARSIPAN YANG BAKU DAN MENYELURUH (SOP), MULAI PENCIPTAAN, PENGGUNAAN PEMELIHARAAN DAN PENYUSUTAN

• PERLU DIDUKUNG OLEH PARA PENGAMBIL KEBJAKAN /PIMPINAN SERTA SDM KEARSIPAN YANG HANDAL;

• PERLU DIDUKUNG KELEMBAGAAN YANG EFISIEN;

PEMECAHAN

STRATEGI KEARSIPAN• MENGOPTIMALKAN ORGANISASI KEARSIPAN

BAIK UNIT KEARSIPAN, MAUPUN LEMBAGA KEARSIPAN;

• MENCIPTAKAN DAN MENGEMBANGKAN SISTEM KEARSIPAN YANG STANDAR BAIK SECARA MANUAL ATAU MENGGUNAKAN

TEKNOLOGI INFORMASI;• PENYELAMATAN DAN PEMANFAATAN ARSIP

YANG BERNILAIGUNA TINGGI;• MENCIPTAKAN DAN PEMBINAAN ARSIPARIS

DAN TENAGA KEARSIPAN YG PROFESIONAL

Strategi

KEBIJAKANKEARSIPAN

INSTANSI

KEBIJAKANKEARSIPAN

PERUSAHAAN

Kontrol dan Pemantauan

Implementasi sistem

Perancangan sistem

PengembanganSDM

Standarisasi Sarana

Dukungan Pembiayaan

ASPEK SISTEM : PENINGKATAN MUTU PENGELOLAAN ARSIP SBG SUMBER INFORMASI DGN ADANYA KELENGKAPAN PROSEDUR DAN MANUAL.ASPEK SDM : PENINGKATAN KUALITAS PROFESIONAL ARSIPARIS/TENAGA TEKNIS KEARSIPAN DAN ADANYA KSADARN BAGIKALANGN PIMPINAN TERHADAP KEARSIPAN.

ASPEK SARANA : KELENGKAPAN DN STANDARISASI FASILITAS KEARSIPAN DAN PE MANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI ASPEK KELEMBAGAAN: KELENGKAPAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN DAN PERANGKAT STRUKTURAL UNIT KEARSIPAN

IMPLEMENTASI• FASILITASI PEMBENTUKAN LEMBAGA KEARSIPAN/UNIT

KEARSIPAN DAN PENYIAPAN RECORD CENTRE;• PEMBINAAN SISTEM KEARSIPAN;• OPTIMALISASI FUNGSI UNIT KEARSIPAN INSTANSI;• MENCIPTAKAN PEDOMAN UMUM (SOP) SISTEM

KEARSIPAN SECARA NASIONAL;• DIKLAT KETRAMPILAN DAN KEAHLIAN KEARSIPAN;• BIMBINGAN DAN KONSULTASI SERTA PENINGKATAN

PROFESI KEARSIPAN• PENYELAMATAN ARSIP MELALUI AKUISISI ARSIP;• KEMUDAHAN MEMBERIKAN PELAYANAN DAN AKSES

UNTUK ARSIP STATIS;• SOSIALISASI DAN PEMASYARAKAT ARSIP MELALUI

PAMERAN, CITRA DAERAH, AMD, DIORAMA;• MENGEMBANGKAN SK BERBASIS TI, DAN JIKN

• APRESIASI BAGI PARA TOP MANAGEMENT UNTUK APRESIASI BAGI PARA TOP MANAGEMENT UNTUK MEMPEROLEH DUKUNGAN;MEMPEROLEH DUKUNGAN;

• PENCIPTAAN MANUAL (SOP) KEARSIPAN;PENCIPTAAN MANUAL (SOP) KEARSIPAN;• UJICOBA MANUAL/PRESENTASI;UJICOBA MANUAL/PRESENTASI;• SOSIALISASI;SOSIALISASI;• PENCIPTAAN TENAGA PENGELOLA KEARSIPAN PENCIPTAAN TENAGA PENGELOLA KEARSIPAN

MELALUI DIKLAT;MELALUI DIKLAT;• PEMBENAHAN ARSIP INAKTIF DAN PENYIAPAN PEMBENAHAN ARSIP INAKTIF DAN PENYIAPAN

RECORDS CENTRE;RECORDS CENTRE;• PEMBINAAN SECARA RUTIN DAN TERPROGRAM;PEMBINAAN SECARA RUTIN DAN TERPROGRAM;• EVALUASI DAN PENYEMPURNAAN.EVALUASI DAN PENYEMPURNAAN.

LANGKAH PEMBINAAN KEARSIPANLANGKAH PEMBINAAN KEARSIPAN

• SOP, ADALAH SOP, ADALAH SUATU PEDOMAN SUATU PEDOMAN AGAR DAPAT AGAR DAPAT BERFUNGSINYA BERFUNGSINYA SUATU SISTEM SUATU SISTEM YANG YANG DIGUNAKANDIGUNAKAN

• SOP KEARSIPAN, ADALAH SUATU SOP KEARSIPAN, ADALAH SUATU PEDOMAN YANG BERISI PEDOMAN YANG BERISI PETUNJUK AGAR DAPAT PETUNJUK AGAR DAPAT BERFUNGSINYA SISTEM BERFUNGSINYA SISTEM KEARSIPAN DARI TAHAP KEARSIPAN DARI TAHAP PENCIPTAAN PENCIPTAAN /TATA NASKAH, /TATA NASKAH, PENGURUSAN SURAT PENGURUSAN SURAT MASUK/KELUAR, MASUK/KELUAR, PENATAAN/PENYIMPANAN ARSIP PENATAAN/PENYIMPANAN ARSIP AKTIF DAN INAKTIF,AKTIF DAN INAKTIF, PENYUSUTAN, TERMASUK PENYUSUTAN, TERMASUK PEMBINAAN DAN ORGANISASI PEMBINAAN DAN ORGANISASI KEARSIPAN.KEARSIPAN.

Pedoman Pedoman SISTEM KEARSIPANSISTEM KEARSIPAN

• ADANYA STANDARISASI PROSEDUR KERJA ADANYA STANDARISASI PROSEDUR KERJA SECARA MENYELURUH;SECARA MENYELURUH;

• ADANYA PEDOMAN YANG BAKU SECARA ADANYA PEDOMAN YANG BAKU SECARA INSTANSIONAL.INSTANSIONAL.

• ADANYA PENGHEMATAN DANA PENGELUARAN;ADANYA PENGHEMATAN DANA PENGELUARAN;• LEBIH EFISIEN DAN PENINGKATAN LEBIH EFISIEN DAN PENINGKATAN

PRODUKTIFITAS;PRODUKTIFITAS;• MENGURANGI PENGHAMBURAN WAKTU AKIBAT MENGURANGI PENGHAMBURAN WAKTU AKIBAT

KESALAHAN OLEH PEGAWAI;KESALAHAN OLEH PEGAWAI;

KEUNTUNGAN SISTEM (SOPKEUNTUNGAN SISTEM (SOP))

LANDASAN HUKUM• Undang-undang Nomor 7/1971 Tentang

Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.• Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan• Undang-undang Nomor 8/1997 tentang

Dokumen Perusahaan.• Undang-undang Nomor 24/2007 tentang

penanggulangan bencana.• Undang-undang Nomor 11/2008 tentang

informasi dan transaksi eletronik.• Undang-undang Nomor 14/2008 tentang

keterbukaan informasi publik.• .

* PP 34/1979 tentang Penyusutan Arsip.

* PP 87/ 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan dokumen Perusahaan.

* PP 88/1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Microfilm dan Media Lainnya dan Legalisasinya.

*PP 28/2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43/2009 tentang Kearsipan *Keppres 105/2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

* ISO 9000 series, SNI 19 9000 Control of Quality Records.

* ISO 15489 2001, Tentang Record Management

* Peraturan Ka ANRI No. 12/2009 tentang JRA fasilitatif non keuangan dan kepegawaian

Kepts .Ka. ANRI• Kepts Ka. ANRI Nomor 1 Tahun 1999 tentang Pedoman

Pelaksanaan Akuisisi Arsip Orde Baru.• Kepts Ka. ANRI Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman

Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan.

• Kepts. Ka,\. ANRI Nomor 03 tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif.

• Kepts. Ka,\. ANRI Nomor 04 tahun 2000 tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilaiguna Tinggi

• Kepts. Ka.ANRI nmr 01.A Tahun 2003 tentang JRA Keuangan• Surat Edaran Ka. ANRI Nomor 01 Tahun 1981 tentang

Penanganan Arsip Inaktif sebagai apelaksanaan Ketentuan Peralihan Pemerintah tentang penyusutan Arsip.

• Surat Edaran ka. ANRI Nomor 02 tahun 1983 tentang Nilaiguna Arsip

TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

• MENJAMIN TERCIPTANYA ARSIP DARI KEGIATAN YANG DILAKUKAN OLEH LN,PEMDA, LEMBAGA PENDIDIKAN, PERUSAHAAN, ORPOL, ORMAS, PERSEORANGAN.

• MENJAMIN KETERSEDIAAN ARSIP YANG AUTHENTIK DAN TERPERCAYA SEBAGAI ALAT BUKTI YANG SAH.

• MENJAMIN TERWUJUDNYA PENGELOLAAN ARSIP YANG ANDAL DAN PEMANFAATAN ARSIP SESUAI DGN KETENTUAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

• MENJAMIN PERLINDUNGAN KEPENTINGAN NEGARA DAN HAK-HAK KEPERDATAAN

• MENDINAMISKAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL SBG SUATU SISTEM YG KONPREHENSIP DAN TERPADU

• MENJAMIN KESELAMATAN DAN KEAMANAN ARSIP SBG BUKTI PERTANGGUNGJAWABAN DLM KEHIDUPAN BERMASYARAKAT, BERBANGSA DAN BERNEGARA

• MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK DLM PENGELOLAAN DAN PEMANFAATAN ARSIP YG AUTENTIK DAN TERPERCAYA

KEWAJIBAN

• Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan andal, sistematis, utuh, menyeluruh dan sesuai dengan norma,standar,prosedur dan kriteria.

• Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efesien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta klasifikasi keamanan dan akses arsip.

KEWAJIBAN PEMERINTAH/LEMBAGA

• Pemusnahan arsip wajib dilaksanakan sesuai prosedur yang benar. Pasal 51 ayat (2).pasal 19 ayat (2) UU.No, 8/1997

• Dilarang melaksanakan pemusnahan arsip tanpa prosedur yang benar. Pasal 52 ayat(1) UU No. 43 Tahun 2009.

• .

• ISO Series 19 9000 atau SNI 19 9000, mensyaratkan:Setiap jenis arsip ditentukan jangka simpannya

• ISO 14589 tentang Records Management, mesyaratkan: JRA sebagai instrumen pokok yang harus

diciptakan dalam manajemen arsip.

KEWAJIBAN PEMERINTAH/LEMBAGA

• Setiap LembagaNegara, pemerintah daerah, Badan usaha milik negara/daerah dan perguruan tinggi wajib membentuk Unit Kearsipan.

• Setiap LembagaWajib memiliki Jadwal retensi Arsip pasal 48 ayat (1). Pasal 11 ayat 4 uu.no.8/1997.

•

. FUNGSI Unit Kearsipan: a. Pengelolaan arsip inaktif dari unit Pengolah di lingkungannya. b. Pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi c. Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya d. Penyerahan arsip statis oleh Pimpinan pencipta arsip kepada ANRI dan e. Pembinaan dan evaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

TUGAS UNIT KEARSIPAN

• LEMBAGA NEGARA:• Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari Unit Pengolah di lingkunganya• Mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKN dan SIKN• Melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya• Mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh Pimpinan pencipta arsip kepada ANRI

dan• Melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di

lingkungannya.

PEMDA :• Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari Unit Pengolah di lingkunganya• Mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKN dan SIKN• Melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya• Mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh Pimpinan pencipta arsip kepada ANRI

dan atau Kantor Arsip Daerah• Melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di

lingkungannya.

SANKSI ADMINISTRATIF PEJABAT, PIMPINAN INSTANSI DAN/ATAU PELAKSANA YG MELANGGAR

KETENTUAN UNTUK MENDUKUNG PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS YG EFEKTIF DAN EFESIEN PENCIPTA ARSIP MEMBUAT TATA NASKAH DINAS, KLASIFIKASI ARSIP, JADWAL RETENSI ARSIP, SERTA SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP, DIKENAI SANKSI ADMINISTRATIF BERUPA TEGURAN TERTULIS

• APABILA SELAMA 6 (ENAM) BULAN TIDAK MELAKUKAN PERBAIKN ,PEJABAT DAN/ATAU PELAKSANA DIKENAI SANKSI ADMINISTRATIF BERUPA PENURUNAN PANGKAT PADA PANGKAT YG SETINGKAT LEBIH RENDAH UNTUK PALING LAMA 1 (SATU) TAHUN.

• APABILA SELAMA 6 (ENAM) BULAN BERIKUTNYA TIDAK MELAKUKAN PERBAIKAN PEJABAT, PIMPINAN INSTANSI DAN/ATAU PELAKSANA SEBAGAIMANA DIMAKSUD PADA AYAT (2 DIKENAI SANKSI ADMINISTRATIF BERUPA PEMBEBASAN DARI JABATAN

• Pasal 80

SANKSI ADMINISTRATIFPASAL 79 UU No. 43/2009

• PEJABAT DAN/ATAU PELAKSANA YG MELANGGAR KETENTUAN KEWAJIBAN MEMBUAT PROGRAM ARSIP VITAL DIKENAI SANKSI ADMINISTRATIF BERUPA TEGURAN TERTULIS

• APABILA SELAMA 6 (ENAM) BULAN TIDAK MELAKUKAN PERBAIKAN, PEJABAT DAN/ATAU PELAKSANA DIKENAI SANKSI ADMINISTRATIF BERUPA PENURUNAN GAJI BERKALA SATU KALI KENAIKAN GAJI BERKALA UNTUK PALING LAMA 1 (SATU) TAHUN.

• APABILA SELAMA 6 (ENAM)BULAN BERIKUTNYA TIDAK MELAKUKAN PERBAIKAN, SEBAGAIMANA DIMAKSUD PADA AYAT (2) DIKENAI SANKSI ADMINISTRATIF BERUPA PENURUNAN PANGKAT PADA PANGKAT YG SETINGKAT LEBIH RENDAH UNTUK PALING LAMA 1 (SATU) TAHUN

KETENTUAN PIDANApasal 84-86

• PEJABAT YG DENGAN SENGAJA TIDAK MELAKSANAKAN PEMBERKASAN DAN PELAPORAN DALAM KEGIATAN KEPENDUDUKAN, KEWILAYAHAN, KEPULAUAN, PERBATASAN, PERJANJIAN INTERNASIONAL, KONTRAK KARYA, DAN MASALAH PEMERINTAHAN YG STRATEGIS DIPIDANA DENGAN PIDANA PENJARA PALING LAMA 10 (SEPULUH) TAHUN DAN DENDA PALING BANYAK Rp.500.000.000,00 (Lima ratus juta rupiah)

Pasal 84

SETIAP ORANG YG DENGAN SENGAJA MEMUSNAHKAN ARSIP DI LUAR PROSEDUR YG BENAR DIPIDANA DENGAN PIDANA PENJARA PALING LAMA 10 (SEPULUH) TAHUN DAN DENDA PALING BANYAK Rp.500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah)

pasal 86

KETENTUAN PIDANAUU No. 43/2009.

• SETIAP ORANG YG DENGAN SENGAJA MENGUASAI DAN/ATAU MEMILIKI ARSIP NEGARA UNTUK KEPENTINGAN SENDIRI ATAU ORANG LAIN YANG TIDAK BERHAK DIPIDANA DENGAN PIDANA PENJARA PALING LAMA 5 (LIMA) TAHUN ATAU DENDA PALING BANYAK Rp. 250.000.000,00 (DUA RATUS LIMA PULUH JUTA RUPIAH)

Pasal. 81

• SETIAP ORANG YG DENGAN SENGAJA TIDAK MENJAGA KEUTUHAN, KEAMANAN DAN KESELAMATAN ARSIP NEGARA YG TERJAGA UNTUK KEPENTINGAN NEGARA DIPIDANA DENGAN PIDANA PENJARA PALING LAMA 1 (SATU) TAHUN ATAU DENDA PALING BANYAK Rp. 250.000.000,00 (DUA RATUS LIMA PULUH JUTA RUPIAH)

PASAL 83

•Bukti otentik dan legal (legal evidence)• Bukti transaksi• Memori Organisasi/Perusahaan• Informasi• Sumber Informasi• Bahan pengambilan keputusan• Tulang Punggung manajemen (Perencanaan, pelaksanaan, pengawasan)• Akar kebudayaan dari segala dimensi• Sebagai ekspresi dari yang direncanakan/dipikirkan, dikerjakan/dilaksanakan yang tidak lain merupakan • ekspresi pengetahuan dan pengalaman.• Jati diri organisasi dan bagian dari jati diri bangsa

FUNGSI ARSIP

Pendapat Ahli (Rick, Swafford and Gow)

10 % arsip organisasi mempunyai nilai guna dan jangka simpan yang panjang

25 % dikelompokkan arsip aktif 30 % arsip inaktif 35 % arsip yang tidak berguna

dan dapat dimusnahkan

10 % ARSIP BERJANGKA SIMPAN PANJANG

• 2-3 % ARSIP STATIS/ARCHIVES, MISALNYA SEJARAH ORGANISASI, STRUKTUR, TUGAS POKOK DAN FUNGSI, KEBIJAKAN ORGANISASI, HASIL PENELITIAN, PRODUK UNGGULAN

• 7-8 % ARSIP VITAL/VITAL RECORDS, MISALNYA SERTIFIKAT TANAH, AKTE PENDIRIAN, GAMBAR TEKNIK BANGUNAN, SITE PLAN, SURAT BERHARGA/KEPEMILIKAN OBLIGASI, SERTIFIKAT ASLI DEPOSITO, MASTER DATA BASE, SERTIFIKAT JAMINAN/AGUNAN

SECARIK KERTAS LEBIH BERHARGA DARI

SEJUTA INGATAN

SECARIK KERTAS LEBIH BERHARGA DARI

SEJUTA INGATAN

Manajemen KEARSIPAN(Records Management)

PENGGUNAAN PENGGUNAAN &&

PEMELIHARAANPEMELIHARAAN

PENYUSUTANPENYUSUTAN

PENCIPTAAN PENCIPTAAN * Disain Formulir & Manajemen* Manajemen Korespondensi & Tata Naskah* Manajemen Laporan* Manajemen Produk Hukum

* Pengurusan Surat* Sistem Pemberkasan dan Temu Balik* Manajemen Arsip aktif* Manajemen Arsip Inaktif* Program arsip Vital* Disaster prevention & recovery plan* Program Perawatan

*Survei/Inventarisasi arsip* Penilaian arsip* Jadwal retensi* Pemindahan arsip inaktif* Pemusnahan* Penyerahan arsip Statis ke ANRI

TUJUAN RECORDS MANAGEMENT• adanya efisiensi dalam penciptaan,

penggunaan, dan penemuan kembali;• Pemanfaatan arsip yang penting secara

efisien;• Meminimalisir pengeluaran biaya;• Memelihara arsip yang bernilai sejarah

untuk kepentingan organisasi

PRINSIP MANAJEMEN ARSIP YANG EFEKTIF DAN EFESIEN

• * DIDUKUNG OLEH KEBIJAKAN ORGANISASI

• * DIRENCANAKAN SECARA JELAS DAN TERARAH

• * DIDUKUNG OLEH SUMBER DAYA YANG MEMADAI

• * DILAKSANAKAN SECARA SISTEMATIK DAN SESUAI PERATURAN

• * DIPANTAU DAN DIKAJI-ULANG PELAKSANAAN KEGIATANNYA

Arsip adalah rekaman kegiatan atauperistiwa dalam berbagai bentuk danmedia sesuai dengan perkembanganteknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima olehlembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan

dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan

bernegara

ARSIP UU NO 43 /2009 TENTANG KEARSIPAN

ARSIP MENURUT ISO 15489TENTANG RECORDS

MANAGEMENT

• informasi yang dibuat, diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan informasi oleh organisasi atau orang, sesuai kewajiban hukum atau dalam transaksi dari suatu bisnis/urusan

DOKUMEN MENURUT UU NO. 8/1997

• DATA, CATATAN DAN ATAU KETERANGAN YANG DIBUAT ATAU DITERIMA OLEH PERUSAHAAN DALAM RANGKA PELAKSANAAN KEGIATANNYA BAIK TERTULIS DI ATAS KERTAS ATAU SARANA LAINNYA MAUPUN TEREKAM DALAM BENTUK CORAK APAPUN YANG DAPAT DILIHAT, DIBACA ATAU DIDENGAR;

• DOKUMEN = ARSIP

PEMBEDAAN ARSIP

arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu

arsip statis, adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan dan masuk kategori permanen dalam jadwal retensi arsip yang telah diverifikasi oleh arsip nasional ri dan/atau lembaga kearsipan, kemudian ditetapkan masuk dalam kategori arsip statis sesuai dengan peraturan per uu an.

PEMBEDAAN ARSIP DINAMIS

ARSIP AKTIF, arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus

ARSIP INAKTIF, arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun

ARSIP

DINAMIS

AKTIF

IN AKTIF

Disimpan di unit pengolah Sbg berkas kerja

Disimpan di Unit kearsipanMemori instnsi

STATIS Disimpan di lembagaKearsipan sbg memori Kolektif bangsa

• STANDAR ICA, ARSIP YANG DIRUJUK 5 ATAU 6 KALI DALAM SATU TAHUN;

• MINA JOHNSON, ARSIP YANG DIGUNAKAN MAKSIMAL 15 KALI DALAM SETAHUN

ARSIP INAKTIF

• 1. ARSIP KE MILITERAN• 2. ARSIP KEBIJAKSANAAN LUAR NEGERI • 3. URUSAN BISNIS PERNIAGAAN DAN FINANSIAL PERUSAHAAN• 4. ARSIP PEORANGAN/KEHIDUPAN PRIBADI

ARSIP STATIS TERBUKA KECUALI :

JENIS ARSIP YANG DIPERTIMBANGKAN PERMANEN

(STATIS)1. Arsip tentang kebijakan organisasi;2. Arsip tentang bukti keberadaan suatu instansi

(struktur, tugas fungsi, job des, pendirian organisasi)

3. Arsip hasil penelitian atau prestasi kerja (Pesawat CN-235, sosro bahu, cakar ayam);

4. Arsip tentang bangunan monumental;5. Arsip tentang batas wilayah6. Arsip tentang hak patent, formula, resep dan copy

right7. Arsip tentang tokoh atau perorangan yang melekat

dari suatu peristiwa (Suharto, Harmoko, Marsinah, tempat gempa Liwa, Org.Golkar, LPU, Fenomena kejahatan, peristiwa Malari, dll.

KLASIFIKASI ARSIP

• 1. ARSIP VITAL ADALAH ARSIP YANG ESENSI• NYA : - MENJAGA KELANGSUNGAN HIDUP• - TIDAK DAPAT DIGANTI• - MEMBERI NILAI KEBUKTIAN, STATUS• HUKUM, KEPEMILIKAN DAN KEUANGAN• CONTOH : HAK CIPTA, ANGGARAN, INVENTARIS• BARANG, KONTRAK, DOKUMEN • RISET, NOTULEN RAPAT, AKTA, • SURAT KEPUTUSAN, BLUE PRINT

ARSIP PENTING :

- ARSIP YANG DIGUNAKAN UNTUK MENJAGA KEBERLANJUTAN KEGIATAN ORGANISASI

- SEBAGAI DASAR PELAKSANAAN KEGIATAN,- DAPAT MEMBANTU MEMECAHKAN MASALAH

- HILANG DAPAT DIGANTI DENGAN WAKTU DAN BIAYA TINGGI

• CONTOH :• - SURAT PERINTAH• - BUKU PEMBAYARAN• - LAPORAN

ARSIP BERGUNA :

-ARSIP YANG DIGUNAKAN UNTUK MENJAGA AGAR KEGIATAN ORGANISASI TIDAK TER-

SENDAT - JIKA HILANG INFORMASINYA MUDAH DI

KETEMUKAN DI TEMPAT LAIN- BERSIFAT SEMENTARA

•CONTOH : korespondensi,

pesanan

ARSIP TIDAK BERGUNA :

- ARSIP YANG DIBUTUHKAN UNTUK KEPENTINGAN

SESAAT- DAPAT DIMUSNAHKAN SETELAH DIGUNAKAN

- JIKA HILANG INORMASINYA MUDAH DIKETEMUKAN

CONTOH : BROSUR, IKLAN, UNDANGAN, UCAPAN TERIMA KASIH

MANAJEMEN /PENGELOLAANTATA NASKAH DINAS

Drs. NEDI SUPRIADI

nedi.sgmail.com

TUJUAN PEDOMAN TATA PERSURATAN DINAS:

1. MEMPEROLEH KESERAGAMAN DALAM POLA UMUM PENYELENGG ARAAN TATA PERSURATAN DINAS DI

SELURUH JAJARAN APARATUR PEMERINTAH. 2. MEWUJUDKAN TATA KEARSIPAN YANG SEMAKIN

BERDAYAGUNA DAN BERHASIL GUNA3. MENUNJANG KELANCARAN KOMUNIKASI KEDINASAN DAN

KEMUDAHAN DALAM PENGENDALIAN PELAKSANAANNYA4. MENINGKATKAN DAYA GUNA DAN HASIL GUNA SECARA

BERKELANJUTAN DALAM PENYELENGGARAAN TUGAS-TUGAS UMUM PEMERINTAHAN DAN PEMBANGUNAN

SASARAN

AZAS

JENIS NASKAH DINAS

• PERATURAN• KEPUTUSAN• PEDOMAN• JUKLAK• INSTRUKSI• PROTAP• SURAT EDARAN• SURT PERINTAH• SURAT DINAS• MEMORANDM• NOTA DINAS

• SRT UNDANGAN• SRT PERJANJIAN• SURAT KUASA• BERITA ACARA• SRT KETRANGN• SRT PENGANTR• PENGUMUMAN• LAPORAN• TELAAHAN STAF

No. JENIS NASKAH DINAS MENTRI/PIMPINN INSTANSI

SETUM/SEKDA

DIRJENDEPUTI

STAFAHLI

ASDEPDIRTRBIRO

KABAGKABID

KASI

1.2.3.4.5.6.7.8.9.1011121314151617181920

PERATURANKEPUTUSANPEDOMANJUKLAKINSTRUKSIPROTAPSURAT EDARANSURT PERINTAHSURAT DINASMEMORANDMNOTA DINASSRT UNDANGANSRT PERJANJIANSURAT KUASABERITA ACARASRT KETRANGNSRT PENGANTRPENGUMUMANLAPORANTELAAHAN STAF

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

-- x - - - x x x x x x x x x x x x x x x

-- - - - - x x x x x x x x x x x x x x x

-- - - - - - x - x x x x x - x x x x x x

-- - - - - x x x x x x x - - x x x x x x

-- - - - - - - - - x x - - - - - x - x x

- - - - - - - - - x x - - - - - - - x x

CONTOH KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS/SURAT

MANAJEMEN ARSIP AKTIP

DRS. H. NEDI SUPRIADI08128372546.

Losari Roxy Hotel, 19 Februari 2014

PENATAAN BERKAS

Proses kegiatan menata, mengatur, dan menyimpan arsip secara logis dan sistematis berdasarkan sistem pemberkasan tertentu sesuai dengan tipe, tujuan dan kegunaan berkas

BerkasHimpunan arsip/dokumen tertentu yang disusun atas sistem penataan tertentu

TUJUAN PEMBERKASAN

• UNTUK MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP SECARA CEPAT, TEPAT, AMAN;

• UNTUK MEMUDAHKAN PENYUSUTAN ARSIP

AZAS PENATAAN BERKAS AKTIF

SENTRALISASI, SELURUH ARSIP AKTIF DISIMPAN DI SATU UNIT KERJA, MISALNYA DI UNIT KEARSIPAN, BIASANYA UNTUK ORGANISASI KECIL

DESENTRALISASI, MASING-MASING UNIT PENGOLAHAN MENYIMPAN ARSIP AKTIFNYA, BIASANYA UNTUK ORGANISASI YANG BESAR

FAKTOR-FAKTOR DLM PENENTUAN AZAS PENGORGANISASIAN PEMBERKASAN

• LOKASI UNIT KERJA YG MEMBUTUHKAN ARSIP• VOLUME..JUMLAH ARSIP YG DIKELOLA/JMLH KERTAS DLM SETIAP

FOLDER • IDENTIFIKASI..TIPE DAN KOMPLEKSITAS ARSIP YG DIKELOLA BAIK

BERUPA KERTAS, DISKET,FILM, FOTO• PENGGUNA ARSIP..KEPUASAN DALAM PELAYANAN• EFESIENSI ALAT DAN TEMPAT PENYIMPANAN• JUMLAH PEGAWAI YG MENGELOLA ARSIP

SARANA PEMBERKASAN

• PERANGKAT KERAS:- FILING CABINET, ROTARY FILING, LEMARI ARSIP, RAK, BOK, ORDNER- SEKAT/GUIDE- FOLDER, MAP

• PERANGKAT LUNAK:- KODE- KLASIFIASI- INDEKS- TUNJUK SILANG

KEGUNAAN KODE• UNTUK MEMBEDAKAN

URUSAN MASALAH YANG SATU DENGAN LAINNYA DALAM BERBAGAI JENJANG KLASIFIKASI ARSIP;

• MERUPAKAN SARANA PEMBERKASAN ARSIP DAN MENENTUKAN LETAK PENYIMPANANNYA

JENIS KODE• KODE ANGKA• KODE ABJAD• KODE ANGKA

DAN ABJAD• KODE GAMBAR• KODE WARNA

KLASIFIKASI ARSIP• PENGELOMPOKAN ARSIP MENURUT

URUSAN ATAU MASALAH SECARA LOGIS, KRONOLOGIS DAN SISTEMATISBERDASARKAN FUNGSI DAN KEGIATAN ORGANISASI PENCIPTA

• SUATU PROSES DIMANA ARSIP ORGANISASI DAPAT DIKELOMPOKKAN UNTUK MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI

• IDENFIKASI SECARA SISTEMATIS DAN PENGATURAN KEGIATAN KERJA DAN\ATAU ARSIP KEDALAM KATAGORI STRUKTUR YANG LOGIS METODE DAN ATURAN PROSEDUR YANG DINYATAKAN DALAM BENTUK POLA KLASIFIKASI

KLASIFIKASI (ISO 15489)

KEGUNAAN KLASIFIKASI

• MENGELOMPOKKAN ARSIP YANG MASALAHNYA SAMA DALAM SATU BERKAS;

• MENGATUR PENYIMPANAN ARSIP SECARA LOGIS DAN SISTEMATIS;

• UNTUK MEMUDAHKAN DALAM KEGIATAN PENEMUAN KEMBALI

SYARAT KLASIFIKASI

• HENDAKNYA LOGIS, SISTEMATIS DAN KRONOLOGIS;

• SEBAIKNYA MAKSIMAL TIGA TINGKAT SAMPAI KE MASALAH TERSIER;

• RINCIAN HARUS BERSUMBER PADA FUNGSI DAN KEGIATAN ORGANISASI;

• SEDERHANA DAN FLEKSIBEL;• BERLAKU UMUM DALAM ORGANISASI

CONTOH KLASIFIKASI

1. KP (KEPEGAWAIAN) 01. FORMASI PEGAWAI 07. PELIMPAHAN WEWENANG 02. PENGADAAN PEGAWAI 08. KESEJAHTERAAN 03. PENGANGKATAN PEGAWAI 01. CUTI; 01. TETAP; 02. KESEHATAN; 02. TIDAK TETAP/HONORER 03. PERUMAHAN; 04. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN 04. BANTUAN/SUMBANGAN 01. DATA PEGAWAI; 09. PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA 02. IJIN/DISPENSASI; 03. ABSENSI; 04. SURAT PERINTAH 05. MUTASI 01. PERPINDAHAN ANTAR UNIT; 02. PROMOSI; 03. DEMOSI; 04. KENAIKAN PANGKAT; 06. PEMBINAAN 01. PENILAIAN; 02. PENGHARGAAN; 03. HUKUMAN;

INDEKSTANDA PENGENAL ARSIP UNTUK MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI, DISEBUT JUGA:• CAPTION;• CATCHWORD;• TITLE• JUDUL BERKAS

KEGUNAAN INDEKS

• UNTUK MENGELOMPOKKAN DAN MEMBERKASKAN ARSIP YANG MEMPUNYAI KODE DAN KEGIATAN YANG SAMA;

• SEBAGAI SARANA UNTUK MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP YANG DIBUTUHKAN

TUNJUK SILANG/CROSS REFERENCE

• SARANA ATAU TANDA YANG SECARA LANGSUNG MENUNJUKKAN KE TEMPAT PENYIMPANAN YANG LAIN

• SARANA PADA TEMPAT PENYIMPANAN YANG MENUNJUKKAN TEMPAT YANG LAIN DI MANA DOKUMEN TERSEBUT DISIMPAN

PENGGUNAAN TUNJUK SILANG

• JIKA SATU SURAT MEMPUNYAI 2 MASALAH ATAU LEBIH

• JIKA ADA PERUBAHAN NAMA, BAIK ORANG, TEMPAT ATAU ORGANISASI

• JIKA SURAT MEMPUNYAI LAMPIRAN YANG BUKAN MERUPAKAN SURAT SEPERTI DISKET, FOTO, BUKU, DLL.

• PENAMAAN ATAU SUATU ISTILAH YANG MEMPUNYAI ARTI SAMA ATAU MASALAH YANG SALING BERHUBUNGAN.

SISTEM FILING YANG BAIK

• SESUAI DENGAN KONDISI ORGANISASI• SEDERHANA• MUDAH DIMENGERTI DAN DIOPERASIKAN• MUDAH DIADAPTASIKAN BILA ADA PERUBAHAN SISTEM• FLEKSIBLE DAN ELASTIS UNTUKMENAMPUNG PERKEMBANGAN• MURAH• AMAN DAN TERPELIHARA• AKURAT DAN UP TO DATE• INDEKS JELAS SEDERHANADAN TEPAT• PEMAKAIAN URUTAN SECARA LOGIS DAN ALFABETIS• DIKELOMPOKKAN MENURUT FUNGSINYA DAN HUBUNGANNYA

• Mike Harvey 1989, 83-87.

SISTEM PEMBERKASAN① ALPHABETIC FILING SYSTEM② NUMERIC FILING SYSTEM

• ANGKA URUT• ANGKA TENGAH• ANGKA AKHIR• URUTAN TANGGAL

③ SUBJECT FILING SYSTEM• GEOGRAPHIC FILING SYSTEM

JENIS-JENIS SISTEM FILING• SISTEM ALFABETIS ** Nama (Orang, organisasi, subyek, geografi) ** Dasar penyusunannya .. Kamus ( nama yg inisialnya diatur berurut alfabetis) dan .. Ensiklopedia (subyek/kegiatan yg tersusun secara kronologis /sistimatis.• SISTEM NUMERIK .. Dilakukan berdasarkan Nomor/kode nmr.• SISTEM ALFA NUMERIK. ** Berdasarkan kombinasi huruf dan angka ** Kode huruf menunjukkan sustu informasi tentang isi file ** Dasarnya Klasifikasi dan kode arsip* SISTEM KRONOLOGIS.. BERDASARKAN TANGGAL

• YANG PALING SULIT ADALAH PEMBERKASAN BERDASAR SUBYEK;

• BIASANYA DIGUNAKAN UNTUK ARSIP YANG BERSIFAT KORESPONDENSI/KASUS.

• SARANA PEMBERKASAN YANG DIGUNAKAN ADALAH KODE KLASIFIKASI;

• DIGUNAKAN ANALISIS FUNGSI UNTUK MEMUDAHKAN PEMBERKASANNYA

SISTEM PEMBERKASAN

PROSEDUR FILING

• PEMERIKSAAN• PENENTUAN INDEKS• PEMBERIAN KODE (o)• PEMBUATAN TUNJUK SILANG (x)• PENYORTIRAN• PENEMPATAN ARSIP PADA FOLDER/RAK FILE/FILING CABINET ** memasukan arsip pada folder dgn meletakkan bagian

atas arsip diposisi sebelah kiri. ** arsip individual dlm folder diletakan berdasarkan urut

tanggal, tgl terbaru berada paling depan• MEMBUAT DAFTAR ARSIP AKTIF ** Daftar berkas dan ** Daftar isi berkas

DAFTAR ARSIP AKTIF TERDIRI DARI:

DAFTAR BERKAS• NAMA UNIT PENGOLAH• NOMOR BERKAS• KODE KLASIFIKASI• URAIAN INFORMASI BERKAS• KURUN WAKTU• JUMLAH BERKAS• KETERANGAN

DAFTAR ISI BERKAS• NOMOR BERKAS• NOMOR ITEM ARSIP• KODE KLASIFIKASI• URAIAN INFORMASI ARSIP• TANGGAL SURAT• JUMLAH• KETERANGAN

NoKode

KlasifikasiUnit

PengolahUraian/Informasi

ArsipKurun Waktu

Jumlah Berkas Kondisi

Tingkat Perkembangan

nya

Nomor Berkas Keterangan

ARSIP AKTIF

NoKode

KlasifikasiUnit

PengolahNomor Berkas

Uraian/Informasi Arsip

Kurun Waktu Folder Kondisi

Tingkat Perkembangan

nyaKeterangan

DAFTAR ISI BERKAS

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

ARSIP INAKTIF, arsip yang frekuensi penggunaanNYa

telah menurun

PENGELOLAAN DAN PENATAANARSIP IN AKTIF

PENGERTIAN• ARSIP INAKTIF ADALAH

ARSIP YANG FREKUENSI PENG

GUNAANNYA TELAH MENURUN.

DISIMPAN SECARA SENTRAL DI UNIT KEARSIPAN (Biro/BagUmum/Sekretrt

KONDISI : 1. TERATUR 2. TDK TERATUR/ KACAU

TUJUAN DAN SASARAN:

1. PENYELAMATAN DAN PEMANFAATAN INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN DAYAGUNA DAN TEPATGUNA ADMINISTRASI APARATUR NEGARA.

2. PENYELAMATAN BAHAN BUKTI PERTANGGUNGJAWABAN PENYELENGGGARAAN/ P EMBANGUNAN INSTANSI/NASIONAL.

AZAS PENATAAN BERKAS INAKTIF

SENTRALISASI, SELURUH ARSIP INAKTIF DISIMPAN DI SATU UNIT YAITU UNIT KEARSIPAN.

AZAS ASAL-USUL , SESUAI DENGAN SUMBER ASAL ARSIP TERSEBUT DICIPTAKAN /DIOLAH

AZAS ATURAN ASLI, SESUAI DENGAN BAGAIMANA SISTEM PEMBERKASANNYA.

ARSIP INAKTIFKACAU

DILAKUKAN

SORTIR

ARSIP

DUPLIKASI

NONARSIP

PENGELOLAANARSIP INAKTIF KACAU

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

PEMBENAHANARSIP IN-AKTIF

BERDASARKANJRA

MENYELEKSI ARSIP YG TELAH INAKTIFUNTUK DITUANGKAN DALAM DA FTARPERTELAAN YG DIPINDAHKAN

TANPA JRA

MENYELEKSI ARSIP YG NASIB AKHIRNYAMUSNAH UNTUK DITUANGKAN DALAM DA FTAR PERTELAAN YG DIMUSNAHKAN

MENYELEKSI ARSIP YG DALAM KOLOM KETERANGAN NASIB AKHIRNYA PERMANEN UNTUK DITUANGKAN DALAM DA FTAR PERTELAAN YG DISERAHKAN

MENYELEKSI ARSIP YG DALAM KOLOM KETERANGAN NASIB AKHIRNYA DINILAI KEMBALI UNTUK DITUANGKAN DALAM DA FTAR PERTELAAN YG DISERAHKAN

MEMILAH ANTARA ARSIP DAN NON ARSIPMENDAFTAR ARSIP/BERKAS DAN MENGELOMPOKKAN SESUAI SERI ARSIPMENGANALISA DAN MENILAI ARSIP/BERKAS SESUAI DENGAN NILAIGUNA NYA SEHINGGA MENGHASILKAN KATEGORI ARSIP YG MASIH PERLU DISIMPAN, DIMUSNAHKAN DISERAHKAN KE ANRI/KAD DAN ATAU DINILAI KEMBALI

MEMBUAT DAFTAR PERTELAAN ARSIP/BERKAS

KEGIATAN PENYUSUTAN BERDASARKAN JRA

• MENYELEKSI ARSIP YG TELAH INAKTIF UNTUK DITUANGKAN DALAM DAFTAR PERTELAAN ARSIP YG DIPINDAHKAN.

• MENYELEKSI ARSIP YG NASIB AKHIRNYA MUSNAH UNTUK DITUANGKAN DALAM DAFTAR PERTELAAN ARSIP YG DIMUSNAHKAN.

• MENYELEKSI ARSIP YG NASIB AKHIRNYA PERMANEN UNTUK DITUANGKAN DALAM DAFTAR PERTELAAN ARSIP YG DISERAHKAN

• MENYELEKSI ARSIP YG NASIB AKHIRNYA DINILAI KEMBALI UNTUK DITUANGKAN DALAM DAFTAR PERTELAAN ARSIP YG DINILAI KEMBALI.

DAFTAR PERTELAAN ARSIPYANG DISIMPAN

No. SERI/JENIS ARSIP VOL. THN MEDIARKAM

No.BOKS

RETENSI KET.

1. RENCANA ANGGARAN KERJA 5 BOKS 2012 KERTAS 001 2 THN

2. PEMBAHASAN RAPBN/D OLEH DPR 8 Boks 2011 KERTAS 002 3 THN

3. NOTA JAWABAN DPR/D 2 Boks 2011 KERTAS 003 3 THN

4. BAHAN PENYUSUNAN DUK 4 Boks 2010 KERTAS 004 3 THN

5. DUK (DAFTAR USULAN KEGIATAN 3 Boka 2010 KERTAS 005 3 THN

6. SATUAN 2 A, 2B, 2 C 2 Boks 2005 KERTAS 006 3 THN

7. DOKUMEN SATUAN 3 DAN MEMORI PENJELASN ANGGRAN SATUAN 3A

4 Boks 2005 KERTAS 007 3 THN

8. KONSEP DIK/DRK 3 Boks 2010 KERTAS 008 3 THN

9. DIK/DRK DAN REVISINYA 4 Boks 2010 KERTAS 009 9 THN

1. RENCANA ANGGARAN KERJA SATU

2. PEMBAHASAN RAPBN/D OLEH DPR AN KERJA TAHUN 2008

3. NOTA JAWABAN DPR/D HASIL PEMBAHASAN THN 2007

4. BAHAN PENYUSUNAN DUK THN 2009

5. DUK (DAFTAR USULAN KEGIATAN) dan DAFTAR RENCANA KEGIATAN TAHUN 2003

6. SATUAN 2 A,(HASIL ULANGAN RINGKAS BELANJA RUTIN MENUR UT ORGANISASINYA. 2B (menurut PROGRAM), 2 C (ulangan Ringkas Pendapatan Rutin) Tahun 2008.

7. DOKUMEN SATUAN 3 DAN MEMORI PENJELASN ANGGRAN RUTIN (SATUAN 3A) TAHUN 2007.

8. KONSEP DIK/DRK TAHUN 2009

9. DIK/DRK PO DAN REVISINYA TAHUN 2007.

DAFTAR PERTELAAN ARSIPYANG DIUSULKAN MUSNAH

Pada hari ini ...........tanggal ......bulan..........tahun.........., kami yang bertanda tangan dibawah ini : 1. Nama : ............................................ Jabatan : ........................................... NIP : .......................................... Unit Kerja : ............................................... Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan hasil penilaian kembali yang dilakukan ole h Team, telah melakukan/melaksanakan PEMUSNAHN ARSIP Keuangan/kepegawaian/korespondensi*), sejumlah ................... seperti tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip. Penghancuran dilaksanakan secara total dengan cara pembakaran, pencacahan, penggunaan bahan kimia. Kepala Unit Kerja/Kearsipan

(............................) SAKSI-SAKSI:KEPALA Bidang Hukum KEPALA Bidang Pengawasan

PAPER-BASED RECORDS STORAGE

PUSAT ARSIP (RECORDS CENTRE)

• ADALAH TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF/SEMI CURRENT RECORDS DAN VITAL RECORDS.

a.n. Pengajar Telp. 021.8600870, 08128372546Nedi.supriadi @gmail.com