i

i

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas terselesaikannya

penulisan modul “Komunikasi Lisan” ini dengan baik. Penulis menyampaikan ucapan

terima kasih atas kepercayaan para pembaca yang telah menggunakan modul ini sebagai

teman belajar Komunikasi Lisan dengan cepat.

Modul ini ditulis dengan harapan akan memberikan gambaran bagi siswa-siswi

kelas X yang baru saja mengenal tentang hal-hal baru serta menambah pengetahuan yang

sudah dimiliki oleh siswa-siswi tentang Administrasi Perkantoran.

Ucapan terimakasih yang mendalam penulis sampaikan kepada Bapak Drs. H.

Mohammad Arief, M.Si. yang telah membimbing dan mengarahkan penulis dalam

membuat modul ini, serta terimakasih kepada semua pihak yang tidak dapat disebutkan

satu persatu yang telah membantu dalam menyelesaikan modul dengan baik.

Akhir kata penulis berharap modul ini dapat bermanfaat bagi seluruh

pembacanya. Penulis menyadari modul ini masih jauh dari kata sempurna. Penulis

senantiasa menerima saran dan kritik yang membangun secara terbuka.

Malang, Desember 2016

Penulis

KATA PENGANTAR

ii

KATA PENGANTAR ................................................................................................... i

DAFTAR ISI .................................................................................................................. ii

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang .................................................................................... 1

1.2 Petunjuk Belajar Modul ...................................................................... 2

1.3 Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar .............................................. 3

1.4 Tujuan Pembelajaran ........................................................................... 4

BAB 2 KEGIATAN BELAJAR

2.1 Materi Pembelajaran ........................................................................... 5

2.2 Informasi Pendukung .......................................................................... 6

2.3 Pengertian dan komponen komunikasi ............................................... 7

2.4 Faktor-faktor komunikasi .................................................................. 10

2.5 Proses dan Media Komunikasi .......................................................... 12

2.6 Jenis dan Prinsip-prinsip Komunikasi ............................................... 17

2.7 Etika dan Kepribadian ....................................................................... 24

2.8 Konsep Etiket Kantor ........................................................................ 27

2.9 Peralatan/mesin Komunikasi ............................................................. 37

2.10 Tata Cara Menerima Panggilan Telephone ....................................... 41

2.11 Rangkuman ....................................................................................... 43

2.12 Latihan ............................................................................................... 45

2.13 Tugas ................................................................................................. 50

BAB 3 PENUTUPAN

3.1 Tindak Lanjut .................................................................................... 52

3.2 Harapan ............................................................................................. 52

3.3 Kepustakaan ...................................................................................... 53

DAFTAR ISI

1

Komunikasi lisan merupakan salah satu materi pada mata kuliah Administrasi

Perkantoran di kelas X semester II yang akan membekali siswa mengenai bentuk

komunikasi lisan yang dijabarkan dalam materi praktik komunikasi. Secara umum materi

ini memberikan penjelasan kepada siswa bahwa komunikasi lisan merupakan sarana

komunikasi yang paling sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Tetapi dalam

penggunaannya komunikasi lisan muncul bersamaan dan tak dapat dipisahkan lagi dari

sarana komunikasi lainnya. Tentu saja hal ini perlu diketahui oleh para siswa jurusan

Administrasi Perkantoran, karena dengan komunikasi lisan dapat memudahkan siswa

dalam berkomunikasi dimana pun berada. Dan dengan mempelajari materi mengenai

komunikasi lisan ini dapat membantu siswa dalam berkomunikasi di sebuah lingkungan

masyarakat.

Atas dasar itulah, maka setelah membaca Modul Komunikasi Lisan ini Anda

diharapkan dapat memahami praktik komunikasi secara lisan. Secara rinci setelah selesai

mengkaji modul ini Anda diharapkan dapat :

1. Pengertian dan komponen komunikasi

2. Faktor-faktor komunikasi

3. Proses dan media komunikasi

4. Jenis dan prinsip-prinsip komunikasi

5. Etika dan kepribadian

6. Konsep etiket kantor

7. Peralatan/mesin komunikasi

8. Tata cara menerima panggilan telephone

Agar Anda berhasil mempelajari Bahan Belajar Mandiri ini, maka bacalah materi

setiap kegiatan belajar dan menjawab pertanyaan-pertanyaan, serta membuat catatan kecil

yang dianggap penting.

BAB 1

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

2

Untuk memperoleh hasil belajar secara maksimal dalam menggunakan modul ini,

terdapat langkah-langkah yang perlu dilakukan antara lain :

Petunjuk Bagi Siswa

a. Bacalah dan pahami dengan seksama setiap uraian materi yang ada pada modul.

b. Jika terdapat bagian yang belum Anda pahami, cobalah terlebih dahulu

mendiskusikan dengan teman yang sedang megerjakan bagian yang sama. Dan

apabila diperlukan, Anda dapat berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber lain.

Dan jika masih belum paham juga maka tanyakan pada guru Anda.

c. Setelah memahami materi kerjakan tugas dan latihan yang terdapat di dalam modul

untuk mengetahui pemahaman anda terhadap materi yang telah Anda pelajari.

d. Laporkan kemajuan Anda kepada guru sebelum Anda melanjutkan ke bahan ajar

selanjutnya.

e. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum Anda melanjutkan ke

bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.

Untuk Pendidik:

a. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian

bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan atau

jawaban yang diperlukan.

b. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan

sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta

didik.

c. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat.

d. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus

mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan atau test

yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.

e. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.

PETUNJUK BELAJAR MODUL

3

KOMPETENSI INTI

KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan

menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa

dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam

menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam

ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan

kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan

kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang

spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.

KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan

mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

KOMPETENSI DASAR

3.1 Menjelaskan tentang komunikasi lisan

4.1 Menerapkan konsep komunikasi lisan

INDIKATOR

Siswa mampu menguasai materi mengenai komunikasi lisan

KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR

4

1. Mengetahui definisi komunikasi dan komponen komunikasi

2. Mengetahui faktor-faktor komunikasi

3. Mengetahui proses dan media komunikasi

4. Mengetahui jenis dan prinsip-prinsip komunikasi

5. Siswa dapat memahami tentang etika dan kepribadian

6. Memahami konsep etiket kantor

7. Mengetahui peralatan/mesin komunikasi

TUJUAN PEMBELAJARAN

5

1. Pengertian dan komponen komunikasi

2. Faktor-faktor komunikasi

3. Proses dan Media Komunikasi

4. Jenis dan Prinsip-prinsip Komunikasi

5. Etika dan Kepribadian

6. Konsep Etiket Kantor

7. Peralatan/mesin Komunikasi

8. Tata Cara Menerima Panggilan Telephone

MATERI PEMBELAJARAN

BAB 2

KEGIATAN BELAJAR

6

Setiap hari ternyata kita banyak melakukan komunikasi dengan sejumlah orang

dan dalam berbagai cara. Bertutur sapa, bertelepon, berwawancara, berdiskusi dan surat

menyurat. Itu semuanya termasuk ke dalam kegiatan komunikasi. Persoalannya karena

komunikasi adalah aktivitas yang tidak terlepas dari kehidupan sehari-hari. Komunikasi

sangat penting artinya dalam kehidupan manusia sejak manusia lahir sampai selama masa

hidupnya. Tanpa komunikasi seseorang akan menjadi tertutup dari berbagai informasi.

Hal yang paling sederhana, bila seseorang tidak pernah melakukan komunikasi

maka orang tersebut tidak akan dapat berbicara dan pada tahap selanjutnya sudah tentu

pula orang tersebut tidak akan dapat belajar sehingga tidak akan dapat membaca dan

menulis alias buta huruf. Lebih lanjut, tanpa komunikasi orang tidak akan mendapatkan

informasi.

Padahal informasi sangat penting dalam kehidupan ini, sampai ada suatu pendapat

yang menyatakan “Bila Ingin Menguasai Dunia, Kuasailah Informasi”. Hal ini

menandakan betapa informasi sangat penting artinya. Di samping itu, informasi bisa

didapatkan dengan jalan komunikasi.

INFORMASI PENDUKUNG

7

Pengertian Komunikasi Kantor

Gambar 1. Komunikasi terjalin dalam sebuah organisasi

Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”), secara

etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan

perkataan ini bersumber pada kata communis. Dalam kata communis ini memiliki makna

“berbagi” atau “menjadi milik bersama” yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk

kebersamaan atau kesamaan makna.

Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu

pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat

dalam komunikasi adalah manusia. Karena itu merujuk pada pengertian Ruben dan

Steward(1998:16) mengenai komunikasi manusia yaitu : Human communication is the

process through which individuals –in relationships, group, organizations and

societies—respond to and create messages to adapt to the environment and one another.

Bahwa komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam

suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan

pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.

URAIAN MATERI

Pengertian dan Komponen Komunikasi A

8

Pengertian komunikasi secara harfiah, menurut Agus M. Hardjana dalam bukunya

Komunikasi Interpersonal & Komunikasi Intrapersonal, 2003, komunikasi diartikan

sebagai pemberitahuan, pembicaraan, percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan.

Berikut definisi-definisi tentang komunikasi.

Wursanto (1987) menguraikan definisi komunikasi dari beberapa ahli berikut.

1) Murphy : “Communication is the whole proccesused in reaching other minds”.

(Komunikasi adalah seluruh proses yang diperlukan untuk mencapai pikiran-pikiran

yang dimaksud oleh orang lain).

2) Harwood : “Communication is more technically defined as a process for conduction

the memories”. (Secara teknis komunikasi didefinisikan sebagai proses untuk

membangkitkan perhatian orang lainyang bertujuan untuk menjalin kembali ingatan-

ingatan).

Sukoco (2007) menyajikan definisi komunkasi dari beberapa ahli berikut.

1) Boove mendefinisikan komunikasi sebagai proses mengirim dan menerima pesan,

dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi

tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut.

2) Robbins mendefinisikan komunikasi sebagai proses pemindahan data dan

memahami makna yang dimaksudkan.

Dari penjelasan-penjelasan tersebut dapat disimpulkan, bahwa komunikasi adalah

proses penyampaian pesan dari satu pihak kepada pihak yang lain melalui media tertentu

dengan maksud memperoleh pengertian yang sama agar pihak yang diajak berkomunikasi

bertindak sesuai pengertian yang disampaikan. Keberhasilan komunikasi ditentukan tidak

hanya sakadar mengirim pesan dari pengirim pesan (komunikator) kepada penerima

pesan (komunikan) saja, namun sangat tergantung dari perilaku penerima maupun

perilaku sumber. Keberhasilan proses komunikasi sangat tergantung dari kedua pihak

tersebut. Mulyana (2007) memaparkan bahwa definisi tentang berkomunikasi sangat

berkaitan dengan dua pertanyaan kunci, yaitu :

1. Apakah komunikasi harus disengaja ?

2. Apakah komunikasi harus diterima ?

Didalam kehidupan berorganisasi, kedua pertanyaan tersebut dapat dijadikan jalan

dalam upaya membangun komunikasi yang efektif dengan pihak didalam maupun diluar

9

organisasi. Jika hal tersebut dapat dipahami dan diaplikasikan dengan baik, komunikasi

akan terbangun dan pada akhirnya bermuara pada percepatan tujuan organisasi.

Gambar 2 : Komunikasi dalam organisasi

Komponen Komunikasi

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa

berlangsung dengan baik. Komponen komunikasi tersebut sangat berkaitan erat dengan

proses komunikasi. Wursanto (1987) memaparkan lima unsur komunikasi yang

merupakan kesatuan yang utuh dan bulat.

1. Pengirim Berita (Komunikator)

Pihak komunikator harus berusaha untuk mengemukakan hal yang terkandung

dalam pikirannya secara jelas kepada pihak yang menerima berita sehingga mudah dan

cepat dimengerti.dalam menyampaikan berita, komunikator harus memerhatikan dengan

siapa atau kepada siapa berita itu disampaikan. Penyampaian berita harus disesuaikan

dengan tingkat pengetahuan pihak yang menerima berita.

2. Bentuk Berita (Pesan)

Berita dapat disampaikan dalam berbagai bentuk, misalnya bentuk perintah,

intruksi, saran, usul (lisan maupun tertulis), pengumuman, edaran, gambar, kode dan

sebagainya.

Balikan

Pengirim Pesan

Simbol/ Isyarat

Media (aturan)

Mengartikan Kode/Pesan

Penerima pesan

Gangguan Gangguan

10

3. Penerima Berita (Komunikan)

Komunikan harus menafsirkan berita yang diterima seperti yang dimaksud oleh

pengirim berita.

4. Prosedur Pengiriman Berita

Hal ini menyangkut sarana yang dipergunakan dalam mengirim berita, dan sarana

yang diperlukan dalam komunikasi tergantung sifat berita yang akan disampaikan.

Bentuk berita terdiri atas berita yang bersifat audible, visual, dan audiovisual.

a. Berita yang bersifat audible, berita yang dapat didengar, baik secara langsung, secara

tidak langsung (melalui sarana telepon, radio, dan sebagainya), maupun menggunakan

tanda-tanda seperti sirene dan lonceng.

b. Berita yang bersifat visual (dapat dilihat), baik yang berbentuk tulisan (surat,

pengumuman, edaran, buletin, majalah) gambar, poster serta tanda-tanda lain seperti sinar

lampu dan bendera.

c. Berita yang bersifat audio-visual (dapat didengar sekaligus dilihat), baik melalui

televisi, film, pameran, kesenian, dan lain-lain.

5. Reaksi/Tanggapan/Respon/Umpan Balik

Melalui tanggapan yang diberikan oleh penerima berita, komunikator dapat

mengetahui apakah berita yang disampaikan itu dapat dipahami ataukah tidak oleh

komunikan. Dengan adanya respons/feedback dari pihak komunikan, maka akan terjadi

komunikasi dua arah (two ways traffic atau two ways flow communication). Jika

komunikasi hanya berlangsug searah, hal itu disebut one way communication.

Jika salah satu dari unsur komunikasi tersebut tidak lengkap, hal ini akan

menyebabkan proses komunikasi tidak berjalan lancar sehingga tujuan komunikasi yaitu

persamaan persepsi tidak akan tercapai dengan baik.

Komuniaksi sebagai suatu sistem hubungan yang dibentuk oleh sejumlah faktor.

Adapun beberapa faktor yang sangat berpengaruh dalam jalannya proses komunikasi.

Menurut Scott M. Cultip dan Allen H. Center dalam bukunya "Effective Public

Relation", terdapat tujuh faktor komunilasi :

Faktor-faktor Komunikasi B

11

1. Credibility (Keterpercayaan) : Proses komunikasi sangat dipengaruhi oleh faktor

kepercayaan. Dalam hal ini, komunikasi terjadi karena antara komunikator dan

komunikan ada hubungan saling mempercayai dan saling membutuhkan. Apabila

tidak ada sedikitpun rasa kepercayaan maka komunikasi tidak akan berjalan lancar.

2. Context (Perhubungan) : Proses komunikasi dipengaruhi oleh faktor perhubungan.

Apabila tidak terjadi kontak atau hubungan maka komunikasi tidak akan terjadi.

Keberhasilan suatu komunikasi berhubungan erat dengan situasi dan kondisi atau

sering disebut dengan sikon ketika komunikasi berlangsung. Sebagai contoh,

misalnya keadaan disuatau tempat sedang kacau maka komunikasi tidak akan terjadi.

3. Content (Kepuasan) : Pada dasarnya, komunikasi harus menimbulkan rasa puas

antara kedua belah pihak (komunikator dan komunikan). Kepuasan akan dicapai

apabila pesan atau informasi yang disampaikan komunikator dapat diterima dan

dimengerti dengan baik dan ada umpan balik dari komunikan.

4. Clarity (Kejelasan) : Faktor kejelasan sangat penting dalam proses komunikasi.

Kejelasan itu meliputi kejelasan isi berita, kejelasan tujuan yang akan dicapai, dan

kejelasan kata-kata yang dipergunakan, serta kejelasan dalam menggunakan bahasa

tubuh.

5. Continuity and consistency (Kesinambungan dan Konsisten) : Komunikasi akan

berlangsung lancar jika terjadi kesinambungan dan konsisten hubungan antar kedua

belah pihak. Dalam hal semacam ini, komunikasi perlu dilakukan secara terus

menerus dan konsisten. Selain itu pesan atau informasi yang disampaikan jangan

saling bertentangan.

6. Capability of audience (Kemampuan komunikan) : Kemampuan komunikan sangat

menentukan dalam proses komunikasi. Dalam hal ini, penyampaian pesan atau berita

harus disesuaikan dengan tingkat pengetahuan dan kemampuan dari pihak

komunikan. Oleh karena itu, Komunikator harus memperhatikan dan menggunakan

istilah-istilah seperti bahasa dan mimik yang sesuai dan mudah dipahami oleh

pendengar. Jangan sampai menggunakan istilah-istilah yang sukar dimengerti oleh

komunikan.

7. Channels of distribution (Saluran pengiriman berita) : Saluran atau sarana yang

digunakan dalam menyampaikan pesan atau informasi sangatlah penting dalam

proses komunikasi. Sebaiknya menggunakan saluran atau media yang umum

12

digunakan disuatu wilayah tertentu supaya orang lain sebagai komunikan tidak

bingung dalam penggunaan media yang digunakan si komunikator.

Proses Komunikasi

Dalam upaya mewujudkan tujuan komunikasi kantor berjalan efektif, kita perlu

memahami proses bagaimana komunikasi yang bersifat dinamis dan timbal balik dari

Bovee (2003, Business Communication Today) dalam Sukoco (2007).

Gambar 3. (Bovee, 2003, Business Communitions Today)

Keterangan gambar :

1. Pengirim mempubyai ide dan berkeinginan untuk membaginya

2. Pengirim menyandingkan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan, ekspresi

wajah, isyarat gerak), panjang, organisasi, nada, dan tipe yang semuannya tergantung

pada ide, audiens, pembawaan diri maupun mood pengirim

3. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi (verbal atau

nonverbal, bicara atau tertulis) dan media (telepon, surat, memo, e-mail, laporan, atau

Channel

dan

Media

Tahap 1

Pengirim mempunyai

ide

Tahap 3

Pengirim mempunyai

pesan

Tahap 2

Pengirim

menyandingkan ide

Tahap 4

Penerima menerima

pesan

Tahap 5

Penerima menguraikan

pesan

Tahap 6

Penerima mengirim

balasan

Situasi

Bagan Proses Komunikasi

Proses dan Media Komunikasi C

13

face to face) yang tergantung pada pesan, lokasi audiens, kebutuhan akan kecepatan

diterima, dan formalitas yang dibutuhkan

4. Penerima mendapatkan pesan. Agar komunikasi terjadi, penerima mendapatkan

pesan. Jika kita mengirimkan surat, penerima harus menerima suratnya terlebih

dahulu dan lain sebagainya

5. Penerima menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang disampaikan dan

menyimpannya dipikirannya. Jika mereka memahami dengan benar pesan yang

disampaikan, dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim

6. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim menevaluasi

efektivitas dari pesan (komunikasi yang telah dilakukan. Jika mereka belum

mengerti, kita harus menjelaskan hingga mengerti).

Media Komunikasi

Media komunikasi adalah suatu alat atau sarana yang digunakan untuk

menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Media dominan dalam

berkomunikasi adalah pancaindera manusia seperti telinga dan mata. Media juga

merupakan jendela yang memungkinkan kita untuk dapat melihat lingkungan yang lebih

jauh, sebagai penafsir yang membantu memahami pengalaman, sebagai landasan

penyampaian informasi, sebagai komunikasi interaktif yang meliputi opini audiens,

sebagai penanda pemberi intruksi atau petunjuk, sebagai penyaring atau pembagi

pengalaman dan fokus terhadap orang lain, cermin yang merefleksikan diri kita dan

penghalang yang menutupi kebenaran. Media komunikasi juga dijelaskan sebagai sebuah

sarana yang dipergunakan sebagai memproduksi, reproduksi, mengolah dan

mendistribusikan untuk menyampaikan sebuah informasi. Media komunikasi sangat

berperan penting bagi kehidupan masyarakat. Secara sederhana, sebuah media

komunikasi adalah sebuah perantara dalam menyampaikan sebuah informasi dari

komunikator kepada komunikan yang bertujuan agar efisien dalam menyebarkan

informasi atau pesan. Komunikasi merupakan bentuk percakapan yang berlangsung atas

dasar persamaan persepsi. Komunikasi dalam bahasa inggris communication berasal dari

kata latin communicatio dan berasal dari kata communis yang berarti sama.

Fungsi media komunikasi menurut para ahli yaitu :

1. Fungsi media komunikasi, menurut Marshall Mc. Luhan yaitu :

14

a. Efektifitas : media komunikasi akan mempermudah kelancaran dalam

penyampaian informasi.

b. Efisiensi : media komunikasi akan mempercepat penyampaian dalam sebuah

informasi.

c. Konkrit : media komunikasi akan membantu mempercepat isi pesan yang

memiliki sifat abstrak.

d. Motivatif : media komunikasi akan lebih atraktif dan memeberikan sebuah

informasi yang dapat dpertanggungjawabkan.

2. Fungsi media komunikasi, menurut Burgon Dan Huffner yaitu :

a. Efisiensi penyebaran informasi : penghematan dalam segi biaya, tenaga,

pemikiran dan waktu.

b. Memperkuat eksistensi informasi : media komunikasi yang hi-tech dapat

membuat informasi ataupun pesan lebih berkesan terhadap komunikan.

c. Menghibur : media komunikasi dapat menyenangkan dan lebih menarik bagi

audiens.

d. Kontrol Sosial : media komunikasi sebagai pengawasan dalam sebuah kebijakan

sosial

Jenis-Jenis media komunikasi berdasarkan fungsi media antara lain :

1. Fungsi produksi : media komunikasi sangat berguna agar menghasilkan sebuah

informasi.

2. Fungsi reproduksi : media komunikasi berguna untuk dapat meproduksi ulang dan

mengggandakan sebuah informasi.

3. Fungsi penyampaian informasi : media komunikasi berfungsi untuk dapat

mengkomunikasikan dan menyebarluaskan pesan kepada komunikan sebagai sasaran

informasi.

Karakteristik media komunikasi antara lain :

1. Karateristik dalam media Intra Personal : pikiran merupakan umpan balik yang

diterima oleh pribadi seseorang dan hanya memutar dalam diri sendiri, arus pesan

yang disampaikan adalah persepsi yang memusat, efek yang dihasilkan dalam

karakteristik intrapersonal adalah sikap dan prilaku.

2. Karateristrik Inter Personal : seluruh panca indera digunakan sebagai umpan balik

dari sebuah informasi yang disampaikan, melalui kode tertulis, lisan, isyarat serta

15

arus pesan dua arah dan mempunyai efek terhadap sikap yang tinggi dan rendah

terhadap kognitif.

3. Karateristik Media Massa : bersifat melembaga, satu arah, meluas dan serempak serta

menggunakan peralatan teknis atau mekanis dan bersifat terbuka.

4. Karateristik media publik : diterima oleh semua alat indera baik lisan maupun isyarat

arus pesan yang disampaikan bisa satu atau dua rah banyak dan terbatas serta

memiliki efek tinggi terhadap perilaku, akan tetapi rendah terhadap kognitif.

Bentuk Media Komunikasi antara lain :

1. Media Cetak : segala jenis barang atau media komunikasi yang dapat dilakukan

melalui proses pencetakan dan dapat dipergunakan sebagai sarana penyampaian

pesan atau informasi. Contoh : surat kabar, buku, brosur, majalah dan buletin.

2. Media visual atau media pandang : penerimaan pesan yang tersampaikan melalui

panca indera dan dapat dilihat. Contoh : gambar dan Foto.

3. Media audio : penerimaan pesan yang tersampaikan dengan melalui indera

pendengaran. Contoh : Radio dan Tape recorder.

4. Media Audio visual aid (AVA) : media komunikasi yang dapat dilihat dan juga dapat

didengar, untuk mendapatkan informasi secara bersamaan. Contoh : televisi.

Jangkauan Penyebaran Media Komunikasi antara lain yaitu :

1. Media Komunikasi Eksternal : media komunikasi yang dapat dipergunakan untuk

dapat menjalin sebuah hubungan dan menyampaikan sebuah informasi dengan pihak

luar. Media komunikasi yang sering digunakan adalah yaitu media cetak media

komunikasi tercetak dan tertulis agar dapat menjangkau publik ekternal, seperti

pemilik saham, konsumen, pelanggan dan mitra kerja.

2. Media elektronik : sebuah media yang menyampaikan sesuatu, yang berbentuk

elektronik. Contohnya media elektronik yaitu televisi, radio, internet dan lain-lain.

3. Media Komunikasi Internal : sarana penyampaian informasi di antara publik internal

yang bersifat non-komersial. Baik penerima ataupun pengirim informasi adalah

orang dari publik internal. Media yang digunakan secara internal contohnya telepon,

surat, papan pengumuman, majalah bulanan, printed material.

Ilmuan media bernama Art Silverblatt mengidentifikasi ada tujuh elemen dasar

sebagai media komunikasi baru, antara lain adalah :

16

1. Keterampilan berpikir secara kritis untuk dapat mengembangakan penilaian

independen terhadap suatu media. Berpikir secara kritis adalah sebuah esensi dasar.

2. Pemahaman terhadap sebuah proses komunikasi massa, sebagai komponen dan

mengetahui media dalam beroperasi.

3. Kesadaran akan dampak media terhadap individu dan masyarakat. Kesadaran agar

khalayak tidak terjebak dalam sebuah informasi yang tidak dapat dipertanggunjawabkan

sebuah keaslian berita atau informasi.

4. Strategi untuk menganalisis dan mendiskusikan pesan media. Khalayak dapat

menyerap dan juga memilih sebuah media yang memberikan sebuah informasi yang

akurat dan terpercaya.

5. Sebuah kesadaran akan isi dari sebuah media atau teks yang menyediakan sebuah

wawasan bagi kehidupan.

6. Kemampuan untuk dapat menikmati, memahami dan menghargai isi dari media.

7. Pengembangan keterampilan produksi yang efektif dan bertanggung jawab.

Keterampilan Melek Media Komunikasi

1. Kemampuan dan kemauan melakukan suatu usaha untuk dapat memahami suatu isi

media.

2. Pemahaman dan penghargaan kepada kekuatan pesan media.

3. Kemampuan untuk dapat membedakan reaksi emosional dan rasional ketika menilai

ataupun merespons isi media.

4. Pengembangan ekspektasi yang lebih tinggi terhadap media.

5. Pengetahuan terhadap kesepakatan akan suatu genre atau aliran untuk dapat

mengenali sebuah aliran dapat digabungkan dengan media lain.

6. Kemampuan berfikir secara kritis tentang isi media dan tidak terlalu peduli dengan

kredibilitas sumber apabila suatu informasi masih bersifat rancu.

7. Pengetahuan tentang bahasa yang dipakai kalangan berbagai media dan memahami

pengaruhnya.

17

Jenis-jenis Komunikasi

1. Komunikasi berdasarkan Penyampaian

Pada umumnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lain karena manusia

tidak hanya makhluk individu tetapi juga makhluk sosial yang selalu mempunyai

kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak semua orang terampil

berkomunikasi, oleh sebab itu dibutuhkan beberapa cara dalam menyampaikan informasi.

Komunikasi ini juga dapat dibedakan lagi ke dalam beberapa bentuk. Pembagian

komunikasi dari segi penyampaiannya, ada komunikasi lisan dan tertulis. Beberapa

sumber kini menambahkan komunikasi elektronik. Tapi, kali ini kita akan bahas lebih

lanjut mengenai pengertian komunikasi lisan. Berikut uraiannya.

Pengertian Komunikasi Lisan

Komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti

sama atau menjadi milik bersama. Jika Anda berkomunikasi dengan orang lain , berarti

Anda berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.

Komunikasi lisan yakni bentuk komunikasi dengan mengucapkan kata-kata

secara lisan dan langsung kepada lawan bicaranya. Biasanya, komunikasi lisan dapat

dilakukan pada kondisi para personal atau individu yang berkomunikasi berhadapan

langsung. Contohnya, saat berkomunikasi dengan tatap muka langsung. Selain itu,

komunikasi lisan ini juga dapat dilakukan melaui alat berupa komputer yang dilengkapi

dengan fasilitas konferensi jarak jauh (computer teleconference). Dapat juga tatap muka

melaui televisi sirkuit tertutup (closed cirkit televisi/CCTV).

Dalam hubungan bisnis, komunikasi adalah hal yang amat penting. Seringkali,

kita akan butuh untuk mengirimkan pesan-pesan bisnis. Untuk bertukar pesan bisnis ini,

banyak orang yang lebih suka untuk berbicara (speaking) dari pada menulis (writting)

pesannya. Komunikasi lisan ini lebih disukai karena relatif lebih mudah, praktis (efisien),

dan cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Karena alasan ini, para pelaku bisnis

ini biasanya menyampaikan pesan bisnisnya melalui lisan, terutama ketika membutuhkan

hal-hal penting.

Dalam praktik komunikasi, menyimak dan berbicara muncul secara bersamaan.

Disitu ada orang yang berperan sebagai pembicara (penyampai pesan secara lisan), dan

Jenis-jenis Komunikasi D

18

ada pula yang bertindak sebagai penyimak (penerima pesan lisan). Dalam komunikasi

bersemuka (berhadapan) dan dialogis, masing-masing dapat berperan ganda sekaligus,

yakni sebagai pembicara dan penyimak.

Menyimak adalah keterampilan berkomunikasi yang pertama kali diperoleh dan

dikuasai anak. Keterampilan itu memberikan dasar baginya untuk memahami

keterampilan berkomunikasi lainnya. Bayi menggunakan menyimak untuk memulai

proses belajar memahami apa yang disampaikan orang lain kepadanya, sekaligus sebagai

sarana berlatih baginya menghasilkan bunyi-bunyi bahasa, atau berbicara. Dia simak

bunyi-bunyi dari lingkungannya, menghadirkan bunyi itu dalam tuturannya, serta secara

tidak sadar membangun pengetahuannya tentang bahasa lisan.

Sedangkan berbicara adalah penyampaian pesan yang dilakukan secara lisan.

Berbeda dengan menyimak, kegiatan komunikasi ini dapat diamati dan diketahui melalui

perilaku serta bunyi-bunyi ujaran yang dihasilkan pembicara. Melalui pendengaran atau

penglihatan dan pendengaran, kita dapat menyimak apa yang dibicarakan seseorang, apa

tujuannya, dan bagaimana membawakannya. Oleh karena itu dapat kita pahami bahwa

pemerolehan kemahiran menyimak seseorang sangat berpengaruh terhadap kemahiran

berbicara. Hal ini dapat terlihat pada anak yang terganggu daya dengarnya akan terganggu

pula daya bicaranya.

Menurut Koch (1992:78) dalam proses berbicara ada lima unsur yang terlibat.

1. Pembicara sebagai penyampai pesan. Gambaran penyimak tentang pembicara

sebagai orang yang berkemampuan bagus, terpelajar, bersikap rendah hati, bertutur

runtut dan bermanfaat, akan mempengaruhi ketersampaian pesan. Kesan penyimak

seperti itu akan membuatnya percaya atas apa yang disampaikan oleh pembicara.

Sebagai guru, kita harus mampu memberikan kesan yang baik terhadap siswa agar

mereka yakin bahwa kita memang mampu menjadi guru dan layak digurukan oleh

mereka. Kesan yang baik muncul karena tampilan mengajar kita baik. Tampilan yang

baik hanya akan terjadi kalau kita memang benar-benar siap. Itulah salah satu alasan

kenapa persiapan mengajar itu diperlukan.

2. Pesan atau isi pembicaraan. Agar penyimak dapat menangkap dan memahami

pesannya, pembicara mesti memperhatikan dua hal.

Pertama, materi pembicaraan hendaknya bermanfaat dan sesuai dengan

kebutuhan penyimak. Bagi kita sebagai mahasiswa, hal ini akan terjadi jika kita

19

memahami apa yang sudah diketahui siswa dan apa pula yang mereka butuhkan.

Untuk itulah mengapa pada permulaan pembelajaran kita suka melakukan penilaian

awal terlebih dahulu. Hasil penilaian itu akan memungkinkan kita untuk memilah

mana materi pelajaran yang perlu disampaikan secara mendalam, sekadarnya saja,

atau mana yang tidak perlu. Untuk apa kita menyampaikan sesuatu yang sudah

dipahami siswa. Selain membuang waktu, ahl itu akan membosankan mereka.

Kedua, pembicara hendaknya menata bahasanya secara menarik dan jelas.

Pengaturan volume suara, penekanan, dan variasi penyampaian yang baik, akan

menolong pembicaraan menjadi menarik. Kata-kata yang spesifik dan mudah

dipahami akan membuat pesan yang disampaikan menjadi jelas.

3. Saluran atau alat yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Dalam situasi

berbicara penggunaan saluran dapat dilakukan dengan melibatkan semua indera

penyimak. Maksudnya, pembicara dapat memilih kata-kata yang merangsang

pembangkitan kelima indera penyimak, termasuk didalamnya adalah perilaku

nonverbal serta alat bantu. Di dalam mengajar, selain menggunakan bahasa lisan atau

tulisan, kita juga dapat menggunakan alat bantu lainnya, seperti gambar, ilustrasi,

benda atau realita. Ini dimaksudkan agar sajian kita lebih konkret, menarik dan tidak

membosankan, dan siswa dapat berkonsentrasi dengan baik.

4. Sasaran pembicaraan atau penyimak. Pembicaraan mesti berpusat pada penyimak.

Maksudnya, pertama, sesuaikan isi dan cara pengungkapan dengan kemampuan dan

keperluan penyimak. Kedua, hargailah penyimak dengan cara memandang dan

memperhatikan mereka sebagai orang yang patut dihargai. Bukan karena posisinya

sebagai pembicara lalu menganggap dirinya lebih pandai daripada penyimak. Di

dalam mengajar, salah satu cara yang dapat kita lakukan adalah memberikan siswa

kesempatan untuk bertanya, berkomentar, atau mengambil keputusan. Kemudian,

hargailah apa yang mereka sampaikan dengan cara yang baik.

5. Tanggapan sasaran atau penyimak, baik yang disampaikan secara verbal atau

nonverbal. Respon yang muncul menunjukkan keberhasilan atau kegagalan

pembicara. Jika maksud berbicara adalah untuk menghibur, menginformasikan, atau

membujuk/meyakinkan maka keberhasilan berbicara pun hendaknya diukur oleh

apakah sasaran telah merasa diberi informasi, dihibur atau diyakinkan. Setiap kali

seorang pembicara menyampaikan pesan kepada pihak lain, kelima unsur itu hadir.

20

Dalam situasi berbicara, kelima unsur di atas saling berinteraksi satu sama lainnya.

Secara sederhana, situasi berbicara itu dapat kita ringkas seperti berikut :

Pembicara berkeinginan untuk menyampaikan suatu ide, informasi atau

perasaan.

Pembicara menyandikan isi pembicaraannya atau pesan yang akan

disampaikannya melalui lambang verbal dan nonverbal.

Pesan dikirimkan melalui saluran kepada sasaran atau penyimak.

Penyimak menerima, menafsirkan, dan memahami pesan.

Penyimak menanggapi pesan itu; mengerti atau tidak, setuju atau tidak, dan suka

atau tidak.

Mendengar berbeda dengan menyimak. Mendengar adalah kegiatan menangkap

suara, dan hanya sebagai langkah awal dalam menyimak. Menyimak itu sendiri

melibatkan pemaknaan dan pemahaman atas apa yang didengar. Ia adalah suatu proses

yang aktif yang melibatkan konsentrasi pikiran. Menyimak itu sebenarnya bersifat

abstrak, tak terlihat. Oleh karena itu, wajar apabila dikatakan bahwa menyimak

merupakan suatu proses komunikasi yang serius. Karena kegiatan itu bersifat internal,

terjadi dalam diri seseorang. Hanya dia yang tahu pasti apakah dirinya benar-benar

menyimak atau tidak. Guru sering tidak tahu apakah murid-murid kita benar-benar

menyimak apa yang kita sampaikan atau tidak. Sementara itu, kalaupun mereka merespon

dengan benar, hal itu tidak selalu menjadi jaminan bahwa tanggapannya itu benar-benar

dari simakan yang mereka lakukan. Mungkin saja mereka menjawab pertanyaan kita

dengan benar karena mereka telah tahu sebelumnya atau mungkin bertanya dan diberitahu

oleh temannya. Kita baru tahu bahwa siswa menyimak atau tidak setelah kepada mereka

diajukan sejumlah pertanyaan atau tugas yang dikerjakan berdasarkan apa yang kita

sampaikan.

Oleh karena itu, dapatlah kita katakan bahwa menyimak merupakan suatu proses

mental berupa pencerapan atau pemerolehan makna atau pesan yang disampaikan secara

lisan. Sebagai proses, kegiatan menyimak paling tidak terdiri atas 3 tahap yaitu :

1. Penyimak menerima rangsangan lisan yang disampaikan oleh pembicara. Pada tahap

ini dengan menggunakan daya dengarnya penyimak menerima bunyi-bunyi bahasa

yang disampaikan oleh pihak lain.

21

2. Penyimak memusatkan perhatiannya untuk memilih hal-hal yang dianggapnya

penting, dan mengabaikan hal-hal yang tidak penting. Mengapa hal ini harus

dilakukan? Begitu banyak ucapan yang disampaikan. Sementara itu, penyimak tidak

mungkin hafal atau ingat seluruhnya. Tidak ada pilihan lain bagi penyimak, kecuali

memfokuskan perhatiannya hanya kepada hal-hal penting saja. Kegiatan ini tidak

mudah.

2. Penyimak menentukan dan memahami makna atau pesan yang disampaikan

pembicara berdasarkan pengetahuan dan pengalaman yang dimilikinya (Wolvin dan

Coakley, 1985, dalam Tompkins dan Hoskisson, 1995:83).

Apakah penyimak selalu berhasil memahami apa yang dia simak? Kadang-kadang

berhasil, kadang-kadang tidak. Penyebab kurangnya keberhasilan itu sebenarnya dapat

dilacak melalui satu atau lebih unsur yang terlibat dalam kegiatan komunikasi lisan:

pembicara, pesan, saluran, sasaran atau penyimak atau tanggapan. Meskipun demikian,

penyebab utama kegagalan komunikasi ini sebenarnya terletak pada penyimak dan

pembicara sendiri. Pembicara mungkin kurang berhasil memperkirakan kemampuan dan

kebutuhan sasaran dengan tepat. Ia juga kurang memperhatikan dan kurang dapat

memahami dengan baik tanggapan sasaran. Akibatnya, pembicara tidak dapat

memperbaiki pembicaraannya sesegera mungkin.

Dari segi penyimak, mungkin ia tidak berkonsentrasi, tidak mampu memilih isi

simakan yang penting, malas berpikir, reaksi emosional atau praduga buruk terhadap

pembicara, dan kelelahan. Untuk mengoptimalkan keberhasilan Anda dalam menyimak

suatu pembicaraan, paling tidak ada lima kemampuan yang hendaknya Anda miliki.

1. Kemampuan memusatkan perhatian agar dapat memahami bahan simakan secara

utuh.

2. Kemampuan menangkap bunyi (kemampuan mendengar).

3. Kemampuan menginat hal-hal yang dianggap penting dari bahan simakan.

4. Kemampuan linguistik atau bahasa untuk menafsirkan dan memahami makna yang

terkandung dalam bunyi bahasa.

3. Kemampuan nonlinguistik seperti pengetahuan atau pengalaman mengenai materi

yang disampaikan (Tarigan, 1990:21).

22

Sekilas mengenai komunikasi verbal yang bersifat lisan berikut ragamnya, yaitu

menyimak dan berbicara. Kemampuan komunikasi dengan ragam lisan ini akan sangat

membantu dan mempengaruhi kemampuan Anda dalam berkomunikasi melalui tulisan.

Prinsip Komunikasi Lisan

Prinsip berbicara adalah suatu asas yang perlu dipahami agar dapat berbicara

dengan menarik dan jelas sehingga mencapai tujuan. Berikut adalah acam-macam prinsip

berbicara antara lain :

a. Prinsip motivasi : motivasi adalah dorongan untuk membangkitkan manat terhadap

seseorang atau para pendengar. Cara berbicara evektif dalam prinsip motivasi :

• memberi motivasi atas kebutuhan pendengar

• memberi semangat kepada pendengar

• memberi dorongan ingin tahu

b. Prinsip Perhatian : perhatian adalah pusat pikiran pada suatu masalah

c. Prinsip Keindraan : dalam prinsip ini akan mudah di tangkap karena penyajian

masalah dilengkapi dengan media komunikasi/peraga, misalnya : slide, film,

Overhead Projector (OHP)

d. Prinsip Pengertian

Cara yang terbaik dalam penyampaian prinsip pengertian adalah :

• uraikan sistematika yang akan dibahas, kemudian baru dibahas perpokok

bahasan setelah selesai diutarakan ringkasannya, terakhir, simpulkan

keseluruhan secara singkat

• uraian pembicaraan sistematis dan logis

• memberikan ungkapan-ungkapan yang konkrit

Persiapan Penyajian Komunikasi Lisan

1. Persiapan : pengetahuan seorang pembicara, hendaknya mempersiapkan dan

memahami benar materi yang disampaikan.

2. Sistematika penyajian : bahan yang disampaikan hendaknya disusun secara

sistematis agar tidak menyimpang dari pokok pembicaraan.

3. Menyediakan alat bantu (media komunikasi) :alat bantu yang perlu dipersiapkan

adalah :

• alat-alat tiruan/yang menyerupai benda aslinya

• bagan/skema/gambar-gambar

23

4. Tempat : dalam menyampaikan informasi bahan yang disampaikan harus dapat

disesuaikan dengan situasi dan kondisi lingkungan/tempat.

5. Penyajian : pendahuluan, isi pembicaraan, penutup pembicaraan

Teknik Berbicara yang Efektif

1. Teknik Pembukaan Pembicaraan

2. Teknik menggunakan data

3. Teknik memulai suatu pembicaraan hendaknya berdasarkan data yang konkrit

(nyata) atau jelas sumber datanya

4. Teknik anekdot : teknik ini adalah membuka pembicaraan dengan menggunakan

kata-kata yang lucu sehingga dapat membangkitkan gairah hadirin untuk

mendengarkannya

5. Teknik mengajukan pertanyaan : memulai suatu pembicaraan dapat juga dilakukan

dengan teknik mengajukan pertanyaan agar dapat membangkitkan minat pendengar

6. Teknik mengemukakan kejadian yang aneh : teknik ini hampir sama dengan teknik

anekdot

7. Teknik memulai dengan menyatakan keistimewaan tempat atau keistimewaan suatu

kejadian

Teknik pola penyajian :

• pola waktu (time order), maksudnya suatu pembicaraan menggunakan urutan

waktu.

• Pola tempat, maksudnya adalah suatu penyajian yang urutannya menggunakan

aturan tempat

• Pola topik (topic order), maksudnya adalah dalam penyajian suatu topik,

kemukakan dahulu pendahuluannya, selanjutnya baru mengemukakan bagian-bagian

isiny

Gaya berbicara

Gaya berbicara adalah cara penampilan diri dalam berbicara. Hal-hal yang perlu

di perhatikan adalah : pakaian, sikap badan dan cara berdiri, pandangan mata pembicara,

sikap jiwa pembicara.

Jadi, komunikasi lisan adalah komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara

lisan dan langsung kepada lawan bicaranya, komunikasi lisan biasanya dapat dilakukan

pada kondisi para personal ataupun individu berhadapan langsung, seperti pada saat

24

berkomunikasi dengan tatap muka langsung atau melalui alat berupa komputer yang

mempunyai fasilitas konfrensi jarak jauh (computer teleconference) tatap muka melalui

televisi sirkuit tertutup (closed cirkit televisi/CCTV).

Pada saat berkomunikasi lisan perhatikanlah pada prinsip-prinsip komunikasi

lisan, penyajian komunikasi lisan, teknik berbicara yang efektif agar komunikasi berjalan

dengan baik dan benar, agar tidak terjadi kesalahan dalam berkomunikasi.

Etika (Yunani kuno "ethikos", berarti "timbul dari kebiasaan") adalah sebuah

sesuatu dimana dan bagaimana cabang utama filsafat yang mempelajari nilai atau kualitas

yang menjadi studi mengenai standar dan penilaian moral. Etika mencakup analisis dan

penerapan konsep seperti benar, salah, baik, buruk, dan tanggung jawab.

Ahmad Amin mengemukakan bahwa etika merupakan suatu ilmu yang menjelaskan

tentang arti baik dan buruk serta apa yang seharusnya dilakukan oleh manusia, juga

menyatakan sebuah tujuan yang harus dicapai manusia dalam perbuatannya dan

menunjukkan arah untuk melakukan apa yang seharusnya didilakukan oleh manusia.

Menurut Hamzah Yakub etika merupakan ilmu yang menyelidiki suatu perbuatan

mana yang baik dan buruk serta memperlihatkan amal perbuatan manusia sejauh yang

dapat diketahui oleh akal pikiran.

Sedangkan Aristoteles mengemukakan etika kedalam dua pengertian yakni:

Terminius Technicus & Manner and Custom. Terminius Technicus ialah etika dipelajari

sebagai ilmu pengetahuan yang mempelajari suatu problema tindakan atau perbuatan

manusia. Sedangkan yang kedua yaitu, manner and custom ialah suatu pembahasan etika

yang terkait dengan tata cara & adat kebiasaan yang melekat dalam kodrat manusia (in

herent in human nature) yang sangat terikat dengan arti “baik dan buruk” suatu perilaku,

tingkah laku atau perbuatan manusia.

Maryani dan Ludigdo mengemukakan etika sebagai seperangkat norma, aturan

atau pedoman yang mengatur segala perilaku manusia, baik yang harus dilakukan dan

yang harus ditinggalkan yang dianut oleh sekelompok masyarakat atau segolongan

masyarakat.

Etika dan Kepribadian Komunikasi E

25

Etika secara umum adalah Ilmu yang membahas perbuatan baik dan perbuatan

buruk manusia sejauh yang dapat dipahami oleh pikiran manusia. Dan etika profesi

terdapat suatu kesadaran yang kuat untuk mengindahkan etika profesi pada saat mereka

ingin memberikan jasa keahlian profesi kepada masyarakat yang memerlukan. Etika

adalah suatu sikap dan perilaku yang menunjukkan kesediaan dan kesanggupan seseorang

secara sadar untuk mentaati ketentuan dan norma kehidupan yang berlaku dalam suatu

kelompok masyarakat atau suatu organisasi.

Dalam bahasa Inggris istilah kepribadian adalah personality. Istilah ini berasal

dari kata bahasa latin persona, yang berarti topeng, perlengkapan yang selalu dipakai

dalam pentas drama Yunani kuno. Istilah ini kemudian diadopsi oleh orang-orang Roma

dan mendapatkan konotasi baru “sebagaimana seseorang nampak dihadapan orang lain”.

Konotasi seperti ini seolah-olah menunjukkan bahwa kepribadian bukanlah diri orang

tersebut yang sebenarnya. Sebagai suatu bidang studi empiris, konotasi itu sudah banyak

berubah.

Kepribadian adalah keseluruhan cara seorang individu bereaksi dan berinteraksi

dengan individu lain. Kepribadian paling sering dideskripsikan dalam istilah sifat yang

bisa diukur yang ditunjukkan oleh seseorang.

Disamping itu kepribadian sering diartikan sebagai ciri-ciri yang menonjol pada

diri individu, seperti kepada orang yang pemalu dikenakan atribut “berkepribadian

pemalu”. Kepada orang supel diberikan atribut “berkepribadian supel” dan kepada orang

yang plin-plan, pengecut, dan semacamnya diberikan atribut “tidak punya kepribadian”.

Berdasarkan psikologi, Gordon Allport menyatakan bahwa kepribadian sebagai

suatu organisasi (berbagai aspek psikis dan fisik) yang merupakan suatu struktur dan

sekaligus proses. Jadi, kepribadian merupakan sesuatu yang dapat berubah. Secara

eksplisit Allport menyebutkan, kepribadian secara teratur tumbuh dan mengalami

perubahan.

Setiap individu memiliki ciri-ciri kepribadian tersendiri, mulai dari yang

menunjukkan kepribadian yang sehat atau justru yang tidak sehat. Dalam hal ini,

Elizabeth (Syamsu Yusuf, 2003) mengemukakan ciri-ciri kepribadian yang sehat dan

tidak sehat, sebagai berikut :

Kepribadian yang sehat

26

a. Mampu menilai diri sendiri secara realisitik; mampu menilai diri apa adanya

tentang kelebihan dan kekurangannya, secara fisik, pengetahuan, keterampilan

dan sebagainya.

b. Mampu menilai situasi secara realistik; dapat menghadapi situasi atau kondisi

kehidupan yang dialaminya secara realistik dan mau menerima secara wajar,

tidak mengharapkan kondisi kehidupan itu sebagai sesuatu yang sempurna.

c. Mampu menilai prestasi yang diperoleh secara realistik; dapat menilai

keberhasilan yang diperolehnya dan meraksinya secara rasional, tidak menjadi

sombong, angkuh atau mengalami superiority complex, apabila memperoleh

prestasi yang tinggi atau kesuksesan hidup. Jika mengalami kegagalan, dia tidak

mereaksinya dengan frustrasi, tetapi dengan sikap optimistik.

d. Menerima tanggung jawab; dia mempunyai keyakinan terhadap kemampuannya

untuk mengatasi masalah-masalah kehidupan yang dihadapinya.

e. Kemandirian; memiliki sifat mandiri dalam cara berfikir, dan bertindak, mampu

mengambil keputusan, mengarahkan dan mengembangkan diri serta

menyesuaikan diri dengan norma yang berlaku di lingkungannya.

f. Dapat mengontrol emosi; merasa nyaman dengan emosinya, dapat menghadapi

situasi frustrasi, depresi, atau stress secara positif atau konstruktif, tidak

destruktif (merusak)

g. Berorientasi tujuan; dapat merumuskan tujuan-tujuan dalam setiap aktivitas dan

kehidupannya berdasarkan pertimbangan secara matang (rasional), tidak atas

dasar paksaan dari luar, dan berupaya mencapai tujuan dengan cara

mengembangkan kepribadian (wawasan), pengetahuan dan keterampilan.

h. Berorientasi keluar (ekstrovert); bersifat respek, empati terhadap orang lain,

memiliki kepedulian terhadap situasi atau masalah-masalah lingkungannya dan

bersifat fleksibel dalam berfikir, menghargai dan menilai orang lain seperti

dirinya, merasa nyaman dan terbuka terhadap orang lain, tidak membiarkan

dirinya dimanfaatkan untuk menjadi korban orang lain dan mengorbankan orang

lain, karena kekecewaan dirinya.

i. Penerimaan sosial; mau berpartsipasi aktif dalam kegiatan sosial dan memiliki

sikap bersahabat dalam berhubungan dengan orang lain.

27

j. Memiliki filsafat hidup; mengarahkan hidupnya berdasarkan filsafat hidup yang

berakar dari keyakinan agama yang dianutnya.

k. Berbahagia; situasi kehidupannya diwarnai kebahagiaan, yang didukung oleh

faktor-faktor achievement (prestasi), acceptance (penerimaan), dan affection

(kasih sayang).

Kepribadian yang tidak sehat

a. Mudah marah (tersinggung)

b. Menunjukkan kekhawatiran dan kecemasan

c. Sering merasa tertekan (stress atau depresi)

d. Bersikap kejam atau senang mengganggu orang lain yang usianya lebih muda

atau terhadap binatang

e. Ketidakmampuan untuk menghindar dari perilaku menyimpang meskipun sudah

diperingati atau dihukum

f. Kebiasaan berbohong

g. Hiperaktif

h. Bersikap memusuhi semua bentuk otoritas

i. Senang mengkritik/mencemooh orang lain

j. Sulit tidur

k. Kurang memiliki rasa tanggung jawab

l. Sering mengalami pusing kepala (meskipun penyebabnya bukan faktor yang

bersifat organis)

m. Kurang memiliki kesadaran untuk mentaati ajaran agama

n. Pesimis dalam menghadapi kehidupan

o. Kurang bergairah (bermuram durja) dalam menjalani kehidupan

Setiap badan usaha perkantoran tersedianya Tool of management atau yang sering

disebut 7M, yakni man, money, material, machine, method, moral dan market. Ketujuh

elemen manajemen tersebut akan menjadi kurang berarti kalau elemen utama “manusia

Konsep Etika Kantor F

28

atau man” teledor dan kurang cermat dalam melaksanakan proses manajemen melalui

komunikasi secara efektif.

Pegawai, ketika melakukan kontak komunikasi dengan sesama rekan, pimpinan,

bawahan masyarakat kantor atau masyarakat butuh berkomunikasi dengan memanfaatkan

teknik dan media komunikasi yang tersedia dikantor. Yang tidak kalah penting dalam

komunikasi adalah penerapan etika dan etiket atau sopan santun pergaulan yang sesuai

dengan situasi tatkala pegawai melaksanakan komunikasi baik dengan anggota dan

masyarakat kantor khususnya dan masyarakat pada umumnya.

Dapat ditambahkan bahwa, ketujuh atau 7M tersebut akan bertambah efektif,

kalau pegawai bertindak dan melaksanakan pekerjaannya dengan menerapkan pula pola

etika dengan mewujudlkan dalam tindakan nyata berupa prilaku etiket pergaulan atau

komunikasi di kalangan relasi-relasi dan rekan-rekannya.

Etika merupakan bahan bakar dari ketujuh elemen manajemen dan etiket

pergaulan merupakan minyak pelumas kelancaran dan keberhasilan realisasi tujuan

manajemen secara tuntas. Dengan perkataan lain etika dan etiket juga berfungsi sebagai

pelengkap yang berguna untuk mewujudkan efisiensi, efektifitas dan produktifitas

manajemen. Khususnya dibidang praktek komunikasi.

Untuk menyelesaikan permasalahan manajemen hingga tuntas diperlukan

pemanfaatan keampuhan berkomunikasi, baik komunikasi formal, informal, langsung tak

langsung, vertikal dan horizontal. Sekalipun demikian komunikasi masih memerlukan

dukungan dana dan sarana komunikasi dan ditunjang dengan etika dan etiket yang sesuai

dengan ketika interaksi komunikasi dilaksanakan dikalangan masyarakat kantor dan

masyarakat umumnya, agar mencapai hasil maksimal.

Garis Besar Etika Kantor

1. Etika Berbicara

Berbicara Harus Menatap Lawan Bicara. Yang harus anda perhatikan ketika

berbicara adalah konsentrasikan diri anda sepenuhnya kepada lawan bicara. jangan

melihat ke arah lain sehingga membuat lawan bicara tersinggung. Menatap lawan bicara

sungguh-sungguh (bukan mendelik/melirik) termasuk etika berbicara yang baik. Obyek

anda adalah lawan bicara bukan yang lain. Bicara itu bukan hanya dengan mulut, tetapi

juga dengan hati dan seluruh tubuh kita kecuali kalau kita berbicara melalui telepon.

Ketika berbicara usahakan seluruh gerak tubuh kita mengarah ke lawan bicara sehingga

29

kita tahu bagaimana reaksi lawan bicara ketika membalas apa yang kita ucapkan. Kalau

pandangan kita beralih ke tempat lain, kita tahu apakah lawan bicara tulus dengan

ucapannya atau tidak. Bisa jadi lawan bicara bilang setuju tetapi mimik wajahnya dan kita

tahu karena pandangan kita tidak tertuju kepadanya. Pada saat berbicara semestinya kita

sudah mempersiapkan mental kita sepenuhnya. Karena yang kita hadapi adalah manusia

yang mempunyai perasaan, bisa senang dan susah, bisa tersinggung dan marah-marah.

Oleh sebab itu, baik itu mimik maupun mata kita harus menampakan wajah yang

bersahabat dan sungguh-sungguh. Berikut adalah etika berbicara antara lain :

1. Suara Harus Terdengar Jelas

Disamping kita harus menatap lawan bicara, yang tak kalah pentingnya adalah

menata suara kita agar lawan bicara dapat menangkap dengan jelas apa yang sedang kita

bicarakan. Tidak boleh terlalu terburu-buru dan jangan terlalu pelan. Usahakan suara

yang keluar bisa terdengar jelas agar lawan bicara dapat terdengar apa yang kita ucapkan.

Karena kondisi tertentu seringkali kita tidak dapat mengontrol suara kita, sehingga

menjadi terlalu cepat. Lawan bicara merasa perlu menegaskan kembali dengan bertanya

balik. Atau karena tidak ingin didengar orang lain, kita berusaha merendahkan intonasi

suara sehingga di telinga lawan bicara terdengar seperti desis ular. Kedua-duanya bukan

cara yang efektif dalam berbicara. Di samping tidak efektif, pembicaraan yang kurang

terdengar jelas di telinga lawan bicara kadang-kadang menimbulkan kejengkelan bagi

lawan bicara. Maunya ingin cepat-cepat selesai tetapi malah menimbulkan persoalan baru

yang tidak selesai-selesai. Tentunya ini akan merugikan diri kita sendiri.

2. Gunakanlah Tata Bahasa yang Baik dan Benar

Bahasa dapat menunjukan kualitas kepribadian dan latar belakang seseorang.

Bahasa pegawai kantor, jelas berbeda dengan orang berjualan di pasar. Salah satu unsur

pembedanya terdapat dalam pemakaian tata bahasa yang digunakan. Kita harus

mengetahui mana subyek, mana predikat, obyek dan keterangan dalam sebuah kalimat.

Kita harus tahu pula bagaimana menempatkan perangkat kalimat pada tempat yang benar.

jangan sampai kita bingung dengan kalimat yang kita ucapkan sendiri. Umpamanya

dengan membolak-balik kedudukan subyek, predikat dan obyek sehingga menjadi

kalimat yang tidak beraturan.

3. Jangan menggunakan Nada Suara yang Tinggi

30

Citra pegawai kantor adalah citra kesopanan artinya orang lain melihat pegawai

kantor sebagai orang yang tahu etika, punya tata-krama dan santun dalam segala tindak-

tanduknya. Sikap dan perilakunya mencerminkan orang berpendidikan. Kesan tersebut

akan semakin membekas ketika kita sedang berbicara. Dari pembicaraan itu orang lain

akan dapat menilai, apakah kita seorang pegawai kantor atau bukan. Gaya bicara, intonasi

yang dipakai, dan tata bahasa, jelas berpengaruh besar di telinga pendengar. Pakailah nada

suara yang datar-datar saja, sehingga setiap orang dapat mendengarnya dengan baik.

Kalau terlalu tinggi dikhawatirkan tidak semua pendengarnya dapat mendengar dengan

baik. Apalagi jika kita ditunjuk sebagai pembicara, nada suara harus benar-benar dijaga.

Sebab, pendengar dalam sebuah forum baik ceramah maupun diskusi cenderung beragam.

4. Pembicaraan Mudah Dimengerti

Tujuan utama berbicara adalah untuk membuat lawan bicara mengerti apa yang

sedang kita bicarakan. Oleh sebab itu, sebaiknya kita cukup toleran dengan para

pendengar kita. Kita harus pandai-pandai memilih lawan bicara, sebab hal ini berkaitan

dengan bahasa yang kita pakai. Jangan karena ingin dianggap sebagai pegawai kantor ke

mana-mana kita selalu menggunakan bahasa tingkat tinggi. Pakailah bahasa yang

sederhana dan mudah dimengerti. Tidak penting anggapan orang lain terhadap diri kita,

yang penting adalah orang lain mengerti terhadap apa yang sedang kita bicarakan.

Biarkan orang lain menganggap diri kita bodoh, dan seolah-olah pitar mereka, itu hak

mereka.

2. Etika Merokok

Terlepas pegawai yang merokok atau tidak, meja tempat bekerja hendaklah bebas

dari abu dan punting rokok. Kurang sedap raasanya meja kerja dipenuhi punting rokok

atau asbak dengan penuh rokok tersaji didepannya. Ruangan bekerja adalah bukan

ruangan untuk merokok. Lebih baik tidak merokok di ruangan bekerja dan kalau ingin

merokok keluarlah ketempat tertentu untuk mengisap merokok, lebih-lebih untuk ruangan

tempat bekerja tidak ada pentilasi udara atau ber AC, jangan sekali-kali merokok.

3. Etika Minum

Minum sangat berguna sebagai penambahan energi, tubuh tidak boleh kekurangan

air, kalau ingin mempertahankan kesehatan. Pegawai yang duduk seharian di kantor

memerlukan kadar air secukupnya dalam tubuh. Kekurangan air dalam tubuh akan

berakibat mudah terserang penyakit kencing batu, ginjal, lever, dan lain-lain. Sangat

31

dianjurkan pegawai mengatur diri untuk memperoleh air yang cukup di tubuhnya dengan

minum secara teratur. Karena itu di meja perlu ada segelas air minum, namun alangkah

baiknya tempat minum disediakan ditempat lain dan pegawai yang akan minum

mengambil sendiri dan minum yang telah disediakan tidak dimeja kerja. Meja kerja yang

bebas dari gelas air minum, asbak, abu rokok dan punting rokok akan memberi kesan

benar-benar meja untuk kerja serta akan menimbulkan kesan yang anggun.

4. Etika Makan

Cukup makan, minum dan istirahat bagi seseorang yang bekerja keras adalah

syarat tetap untuk mempertahankan kesehatan. Dengan kesehatan yang prima, seseorang

akan dapat menjalankan tugas sehari-hari dengan sebaik-baiknya. Pegawai kantor pun

harus menjaga kesehatannya tetap prima dan tetap fit setiap hari. Cara mempertahankan

kesehatan antara lain dengan memperhatikan makan, minum dan istirahat secukupnya

sesuai dengan aturan kesehatan. Sekalipun demikian, makan dimeja kerja pada saat

bekerja bukanlah tindakan yang terpuji. Seperti halnya minum, sebaiknya makannya pun

tidak perlu dilakukan di meja kerja, tetapi dilakukan di tempat khusus atau di kantin.

Kebiasan makan, minum dan merokok diruangan tempat kerja, pada saat jam kerja

sebaiknya ditinggalkan dan ditiadakan, sehingga ruangan tempat kerja benar-benar

merupakan tempaat bekerja yang berfungsi produktif.

5. Etika di Kamar Kecil

Di kantor terdapat kamar kecil (toilet) sebagai penyelenggaraan kesehatan

amatlah besar. Ada sementara kantor yang mempergunakan air sebagai sarana untuk

membersihkan kamar kecil sehabis dipergunakan, tetapi ada pula yang mempergunakan

kertas pembersih (toilet paper) untuk membersihkan diri sehabis buang air besar. Apapun

sarana pembersih yang digunakan, kamar kecil harus dijaga tetap bersih, walaupun sudah

ada petugas khusus yang mengurusi kebersihan kamar kecil tersebut. Sopan santun

penggunaan kamar kecil antara lain sebagai berikut :

a. Pakailah air secukupnya untuk membersihkan kakus, atau tempat untuk buang

air kecil

b. Tutup kran sehabis dipergunakan

c. Jangan membuang puntung rokok di WC atau tempat membuang air kecil

d. Kertas pembersih yang telah dipergunakan hendaknya dibuang pada tempatnya

atau disiram dengan air kedalam closet.

32

e. Coret menyoret di kamar kecil adalah tidak termasuk adab luhur, oleh karena itu

jangan dilakukan.

f. Kalau untuk kamar kecil dikenakan dana, bayarlah dengan uang pas

g. Tinggalkan kamar kecil tetap bersih

h. Jika kamar kecil menggunakan karpet, berhatai-hatilah jangan sampai basah.

i. Jangan membuang sampah kertas yang berakibat kotornya kamar kecil.

6. Etika Kantin

Sudah dikemukakan bahwa keseimbangan kesehatan seseorang banyak

dipengaruhi oleh makanan, minuman dan cara hidup seseorang. Pegawai yang bekerja

selama 7 jam bekerja perlu penukaran kalori yang keluar dengan makanan dan minuman

serta istirahat secukupnya. Waktu istirahat bagi pegawai bermaksud untuk

mengembalikan tenaga yang telah letih, agar sehabis waktu istirahat dapat bekerja

kembali dengan tetap produktif. Pada saat istirahat tersebut ada sementara kantor yang

memberi waktu khusus untuk tea break, coffee break dan di Indonesia dengan waktu

istirahat untuk makan. Waktu istirahat makan, umumnya pegawai keluar kantor dan

membeli makanan dikantin atau rumah makan atau warung yang dekat dengan kantor.

Waktu makan dikantin hendaknya tetap memperhatikan sopan santun sebagai adat

kebiasaan yang baik antara lain sebagai berikut :

a. Pesanlah makanan dengan sabar. Sambil menanti anda dapat membaca.

b. Kalau ada aturan antri untuk membeli makanan antrilah jangan sekali-kali

menyelak.

c. Makanlah dengan sopan, sebaiknya tidak berbicara waktu makan makanan

d. Jagalah meja anda tetap bersih. Hindarilah makanan yang jatuh dimeja atau

minuman yang tumpah.

e. Sehabis makan, kalau anda minum dengan maksud menghilangkan makanan

yang melekat disela-sela gigi dengan berkumur, sebaiknya tutuplah mulut

dengan sapu tangan.

f. Jika terpaksa makanan yang melekat disela-sela gigi dan harus dipergunakan

tusuk gigi tutuplah mulut dengan telapak tangan sementara tangan kanan

menghilangkan makanan yang melekat.

g. Sendok dan garpu yang anda pakai hendaklah diletakkan dipiring bekas makan

33

h. Bayarlah dengan uang pas sedapat mungkin dan jika pembayaran memakai

kupon belilah kupon lebih dahulu.

i. Ketika makan hendaknya mengingat kawan lain yang akan mempergunakan

kantin untuk keperluan yang sama.

i. Oleh karena itu jangan terlalu lama duduk di kantin ketika waktu istirahat makan.

Demikian sedikit anjuran ketika mempergunakan untuk keperluan makan.

7. Etika di Ruang Tempat Kerja

Ruangan tempat kerja pegawai umumnya dirancang untuk memperlancar proses

kerja agar efektif, efisien dan produktif. Selain itu ruang kerja pegawai juga ditata agar

menjadi tempat kerja yang aman, tertib, teratur, indah dan kalau perlu artistic. Namun

yang paling utama, tempat bekerja harus dapat menghasilkan peningkatan produksi.

Dengan dasar pemikiran di atas, pegawai kantor wajib menjaga agar ruang tempat kerja

memenuhi fungsi utama meningkatkan produktivitas, disamping fungsi lain.

Konsekuensi dari peningkatan produksi dapat mempengaruhi tingkah laku serta sikap

pegawai kantor yang bekerja di ruangan itu.

Pegawai mempunyai kewajiban mengatur ruangan tempat bekerja, sekurang-

kurangnya ruangan tempat sekitar tempat duduk pegawai menjalankan pekerjaan. Agar

lebih efektif dan sesuai dengan kelancaran aliran pekerjaan. Pada umumnya setiap

pegawai yang diserahi meja, kursi, peralatan lainnya yang harus menjadi tanggung

jawabnya. Peralatan itu hendaklah dipergunakan baik-baik untuk membantu penyelesaian

tugas kewajibannya. Untuk menjaga ruang tempat kerja tetap tertib, teratur indah dan

produktif, pegawai kantor terikat kepada sopan santun ketika berada di ruangan bekerja.

Perlunya Memelihara Lingkungan Kantor

Pegawai bekerja di kantor lebih dari 7 jam setiap kerja, sehingga kantor

merupakan tempat yang cukup lama dihuni pegawai. Oleh karena itu berkembanglah

usaha untuk membuat pegawai betah dikantor. Salah satu usaha tersebut antara lain adalah

pengaturan ruang kantor dalam arti seluas-luasnya dengan memanfaatkan pola

pengembangan tata ruang kantor (office lay out).

Masalah itu menjadi bagian yang penting dari usaha merealisasikan salah satu

tujuan agar kantor menjadi tempat menarik, produktif. Dengan perkataan lain pengaturan

tata ruang kantor memberi tempat tentang masalah estetika, artistika, produktivitas yang

akan mempengaruhi pegawai agar merasa senang bekerja di kantor dan dapat

34

menghasilkan produk kerja yang optimal. Tak berlebihan bahwa kantor sering dijuluki

the second family atau rumah tangga kedua pegawai.

Lingkungan kantor yang ideal adalah lingkungan tertib, teratur, aman dan

produktif. Keadaan seperti itu menjadi idaman bagi setiap anggota keluaarga, kantor,

manager kantor dan pimpinan. Namun jangan hanya merupakan idaman belaka, sebab

yang lebih penting adalah mengadakan realisasi dari idaman itu menjadi terwujud. Sopan

santun ditempat kantor, seperti di halaman parkir, ditaman, di tempat kerja, kamar kecil

dan kantin merupakan pokok permasalahan uraian di bawah ini.

1. Etika di Tempat Parkir

Di kota masalah parkir kendaraan bermotor sudah menjadi masalah yang unik.

Kantor yang memiliki peralatan sudah makin menciut, lebih-lebih dikota besar. Ini

disebabkan jumlah kendaraan yang setiap hari diparkir di kantor tidak seimbang lagi

dengan jumlah luas peralatan parkir yang tersedia. Akibat loncatan teknologi kendaraan

bermotor yang dihasilkan oleh pabrik kian hari kian bertambah dan pegawai yang

mempunyai kecendrungan ingin memperoleh kemudahan transportasi juga menunjukkan

kenaikan, maka dikota besar jumlah pegawai yang memiliki kendaraan pribadi pun

menjadi berlipat. Sebagai akibat kejadian itu peralatan parkir kantor yang tersedia

menjadi tidak muat untuk menampung kendaraan pegawai, kendaraan kantor dan

kendaraan tamu.

Untuk membantu mengatasi masalah itu dan untuk menjaga agar dipelataran

parkir kantor tetap tertib dan teratur, pegawai kantor dituntut memiliki sopan santun

ketika mereka parkir kendaraannya di parkiran kantor. Sopan santun memarkir kendaraan

dihalaman parkir antara lain sebagai berikut :

a. Ikutilah petunjuk yang ada dipelataran parkir kantor

b. Biasa telah diatur pelataran parkir untuk kendaraan pejabat, kendaraan pegwai dan

kendaraan tamu. Patuhilah petunjukpetunjuk itu.

c. Masuklah dari pintu masuk dan ikutilah rambu-rambu dipelataran parkir dan minta

karcis tanda masuk

d. Keluar dari pintu keluar dengan mengikuti rambu-rambu, lalu berikanlah karcis tanda

parkir anda keluar

e. Kuncilah semua pintu mobil anda dan sebaiknya mengosongkan mobil dari barang-

barang berharga seperti STNK, SIM, Surat Penting dan lain-lain.

35

f. Jika memungkinkan bebaskan perseneling mobil dan lepaskan rem tangan, sehingga

petugas dapat mengatur kendaraan yang diparkir dibelakang mobil anda, kalau akan

lebih dahulu.

g. Sebaiknya jangan memakai klakson atau gas tetapikemudian kendaraan dengan halus

sehingga tepat di kantor tepat ditempat parkir yang disediakan, demikian pula nkalau

keluar hindari membunyikan kelakson dan memainkan gas berlebihan.

h. Sediakan uang pas untuk biaya parkir kalau kantor anda terpaksa mengadakan

peraturan itu.

i. Jika pada waktu anda memarkir mobil menyenggol mobil lain karena sempit ruangan

parkir, sampai menimbulkan cacat seperti lecet dan lain-lain, mintalah maaf dengan

mempergunakan kartu nama anda dan selipkan di wiper pada mobil yang lecet.

Katakan anda bersedia mengganti kerugian.

j. Dibeberapa tempat parkir ada peralatan parkir khusus untuk pegawai yang diatur

dengan komputer. Pegawai cukup memasukkan tanda pengenal kedalam slot, kalau

ingin keliuar masuk ke halaman parkir untuk membuka pintu halaman parkir

k. Ada pula tempat parkir yang diatur khusus pemarkiran kendaraan diatur oleh para

petugas tersebut.

Pemilik kendaraan (khusus tamu) memberikan kunci mobilnya kepada petugas

parkir dan petugaslah yang memarkir kendaraan diperataran parkir. Jika pemilik

kendaraan akan keluar meninggalkan kantor sudah selesai urusannya, cukup

memberitahukan kepada resepsionis dan mobil akan disiapkan di pintu. Untuk memarkir

sepeda motor biasanya telah tersedia tempat khusus. Ikutilah tata tertib parkir sepeda

motor dan jangan mengkunci kendaraan.

2. Etika di Taman Kantor

Taman yang ditata dihalaman pekarangan kantor mempunyai fungsi sebagai

penyedap pandangan dan mempercantik lingkungan. Tumbuh-tumbuhan hias juga

berfungsi sebagai pelindung alam serta mencegah polusi. Oleh karena itu banyak kantor

yang tidak memiliki halaman taman terpaksa membuat taman buatan dengan pohon dan

tanaman plastik sebagai penyejuk ruangan. Pegawai harus ikut merawat, menjaga dan

melestarikan tumbuh-tumbuhan yang ditanam dihalaman kantor atau taman-taman

diruangan kerja, gang, ruang tamu dan lain-lain dilingkungan kantor. Sopan santun

36

pegawai dalam kaitannya dengan melestarikan taman, tumbuh-tumbuhan ditaman

halaman kantor lain sebagai berikut :

a. Hindari membuang sampah ditaman.

b. Hindari menaruh puntung rokok di pot tempat tumbuh-tumbuhan ditanam.

c. Ikutlah memelihara keindahan dengan melestarikan tanaman kantor.

d. Hindari memetik bunga, sekalipun itu menarik perhatian anda.

e. Ikutilah berusaha untuk melestarikan tanaman.

Jika seluruh pegawai ikut menjaga melestarikan taman dan tanaman yang ada

sudah tentu akan tercipta lingkungan yang indah sejuk dan bersih sedap dipandang.

3. Etika Menerima Tamu Kantor

Kegiatan menerima tamu secara profesional sangat diperlukan dalam perusahaan.

Citra perusahaan dapat terlihat slah satunya dari cara mereka menerima tamu profesional

dalam menangani tamu, berarti tidak menghilangkan keramahan dan sopan santun tatkala

menerima jenis tamu apapun yang datang, baik tamu dari masyarakat biasa ataupun tamu

dari golongan pejabat. Ramah dan sopan santun adalah etika kunci dalam menerima tamu.

Selain etika diperlukan juga strategi yang tepat dalam menghadapi tamu yang memiliki

beragam jenis maksud dan tujuan.

Bagaimana cara menerima tamu sesuai dengan etika itu ? Berikut ini penjelasan

tentang etika menerima tamu yaitu :

a. Menurut Sedarmayanti, etika seorang penerima tamu kantor dalam menerima tamu,

antara lain bersikap sopan dan ramah berkepribadian menarik, bijaksana serta

mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang

organisasi tempatnya bekerja, serta pengetahuan lainnya.

b. Menurut Ursula Ernawati, etika seorang penerima tamu antara lain berpenampilan

rapi, bersih dan segar, berperilaku sopan dan ramah, ekspresi wajah yang hangat,

menghafal nama tamu, senang bergaul dan luwes, menjadi pendengar yang baik.

Selain itu, penerima tamu harus menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan

kebiasaan-kebiasaan jelek (seperti menggigit kuku) bersikzp hormat kepada tamu,

memiliki semangat kerja yang tinggi, nada suara yang enak dan jelas, tenang dalam

menangani complain secara profesional, tidak menginterupsi pembicaraan tamu serta

tulus melayani tamu.

37

Alat komunikasi sangatlah menunjang pekerjaan kantor, tanpa alat komunikasi

tidak dapat terlaksanakan koordinasi tugas dengan baik. Berikut ini pemaparannya

tentang jenis-jenis alat komunikasi, perkembangannya, kelebihan dan kekurangannya

serta masalah-masalah yang terjadi saat penggunaan alat komunikasi di lingkungan

perkantoran.

1. Telepon

Telepon adalah alat komunikasi

jarak jauh yang bisa digunakan di

dalam kantor maupun rumah dengan

menggunakan kabel telepon.

Adapun jenis-jenis telepon adalah:

a. Telepon meja (tablephone) dan

Triphopne untuk diletakan di atas meja

b. Telepon dinding (wallphone) untuk

di pasang pada dinding

c. Telepon dengan pengeras suara (Loud speaking telephone) yang tidak perlu dipegang

sewaktu bicara

d. Telephone genggam (pagger) bentuknya kecil sehingga mudah di bawak kemana

saja.

Perkembangan awal telepon sendiri, berawal dari tahun 1871-1915. Awal

teleppon sebagai alat komersial pada tahun 1940 dengan menggunakan sisten microwave

radio untuk hubungan jarak jauh. Sampai pada akhirnya tahun 1969, pengguna telepon di

Amerika tlah mencapai 90%. AT & T menjadi laboratorium system telepon paling baik

di dunia.

Kelebihan Telepon adalah mempermudah akses telekomunikasi antar ruangan

atau bagian kantor. Kekurangannya yaitu tidak fleksibel artinya tidak dapat dibawa

kemana-mana artinya telepon harus tetap berada di meja kantor atau tempat khusus

lainnya.

Peralatan / Mesin Komunikasi G

38

2. Intercom

Intercom merupakan alat komunikasi

yang dipergunakan untuk menyampaikan

warta atau keterangan dalam satu lingkungan

organisasi , antar bagian ke bagian yang lain

atau dari satu ruangan ke ruangan lain.

Fungsi intercom di lingkungan kantor:

Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan

informasi secara efektif dari satu pihak

kepihak lainnya, memperluas saluran

komunikasi dalam suatu instansi atau kantor,

menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

Kelebihan Intercorm adalah praktis dalam penggunaannya serta murah biayanya.

Sedangkankekurangannya adalah jangkauannya terbatas dan rawan penyadapan.

3. Handphone

Handphone adalah telepon genggam yang fungsinya hampir sama

dengan telepon rumah biasa, namun yang membedakan adalah handphone

memiliki banyak fitur-fitur canggih yang

bisa menunjang pekerjaan kantor

terselesaikan dengan cepat dan tepat.

Handphone dinilai lebih cepat dan portable,

artinya lebih praktis dan dapat dibawa

kemana-mana.

Perkembangan handphone :

a. Generasi pertama: analog, kecepatan

rendah (lowspeed), cukup untuk suara.

Contoh: NMT (Nordic Mobile Telephone)

dan AMPS (Analog Mobile Phone System)

b. Generasi kedua: digital, kecepatan rendah – menengah. Contoh: GSM dan

CDMA2000 1Xrtt

39

c. Generasi ketiga: digital, kecepatan tinggi (highspeed), untuk pita lebar (broadband).

Contoh: WCDMA (atau dikenal juga dengan UMTS) dan CDMA2000 1xEV-DO.

Handphone/mobilephone.

Kelebihan penggunaan handphone adalah mempermudah berkomunikasi,

menambah pengetahuan tentang perkembangan teknologi masa kini, dan memperluas

jaringan pertemanan atau menambah relasi. Sedangkan kekurangannya adalah

menjadikan seseorang menjadi makhluk berindividualitas yang tinggi, pemborosan,

adanya radiasi yang mengganggu kesehatan tubuh, dan rawan tindakan kejahatan.

4. Faksimili (Faximile)

Faksimile adalah mesin/alat untuk

mengirim dan menerima data atau

dokumen yang hampir sesuai dengan

aslinya, baik berupa tulisan maupun

gambar.

Perkembangan Mesin Faksimile

Penemu pertama dari mesin fax

mengembangkan mesin telegraf dengan

sedemikian rupa sehingga menjadi mesin

fax yang pertama kali. Dan tidak hanya

berhenti sampai itu saja, perkembangan

mesin fax berkembang semakin pesat karena semakin banyak pula yang menggunakan

mesin tersebut.

Mengirim faksimili:

Letakkan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya,

di ADF Memasukkan nomor tujuan dengan menggunakan fitur one-touch, speed dial,

search atau memasukan secara manual Setelah itu tekan tombol start.

Menerima faksimili

a. Angkat gagang telepon

b. Tekan start jika terdengar bunyi nada faksimili (bunyi beep)

c. Ketika muncul tulisan “receive” pada layar telepon, letakkan gagang telepon

Kelebihan mesin faksmile ini adalah membantu pengiriman dokumen ke tempat

yang jauh dengan waktu yang singkat. Sedangkan kekurangan Mesin Faksimile adalah

40

semua fax yang dikirim dan terkirim dapat terbaca oleh semua orang yang terhubung

dalam suatu jaringan.

5. Handy Talky (HT)

Handy Talky (HT) sebuah alat

komunikasi yang bentuknya mirip

dengan telepon genggam, tetapi sifatnya

searah. Karena searah, maka si pengirim

pesan dan si penerima tidak bisa

berbicara pada saat yang bersamaan.

HT menggunakan gelombang radio

frekuensi khusus, dan sering dipakai

untuk komunikasi yang sifatnya

sementara karena salurannya dapat diganti-ganti setiap saat.

Kelebihan HT antara lain: tidak memerlukan Pulsa, mampu berhubungan

langsung kesemua orang dengan frekuensi yang sama, mudah dalam penggunaan, cepat

untuk sampai tidak perlu mengetik nomer telp, dapat digunakan tidak terdapat maslah

sinyal saat cuaca buruk, dapat digunkana dan didengarkan oleh jaringan khusus yang telah

di setting, sangat baik digunakan dalam koordinasi acara, karena terhubung dengan cepat

Sedangkan kekurangannya adalah tidak bisa terhubung dengan hanya satu orang,

dalam berbicara harus pelan dan jelas, speaker tidak lebih baik dari Handphone, kurang

awet batu baterai, hanya digunakna untuk alat komunikasi suara, sms tidak bisa, apalagi

maen game, butuh Perawatan ekstra (maintenanace), gelombang suara dari speaker

mempengaruhi HT dan bisa merusak vanel HT, menjangkau hanya 3 KM dengan antena

kecil biasa, tidak bisa jauh karena masih menggunakan teknologi radio

Masalah-masalah yang terjadi saat penggunaan alat komunikasi kantor:

1. Keterbatasan Pegawai, tenaga pemakainya (pegawai tidak ahli dalam

mengoperasikannya.

2. Masalah Teknis, kerusakan pada mesin kantor.

3. Terjadinya Miss Communication antar pengguna mesin komunikasi yang dapat

menyebabkan zero feedback, bahkan negative feedback.

4. Tidak bisa menempatkan penggunaan alat komunikasi dengan baik. Contoh: pegawai

kantor menggunakan handphone untuk kepentingan pribadi ketika jam kerja.

41

5. Individualitas tinggi, karena kurangnya bersosialisasi antar individu secara langsug

atau tanpa menatap muka menimbulkan rasa individual yang tinggi.

6. Bergantung pada alat komunikasi, padahal biasanya mengerjakan pekerjaan kantor

tanpa alat komunikasi namun karena kecanduan untuk menggunakan sehingga

merasa sulit bahkan susah untuk mengerjakan pekerjaan kantor tanpa alat

komunikasi.

Telepon barangkali adalah hal biasa bagi kita, setiap hari kita juga melakukan

panggilan atau menerima telepon. Namun bagi sebuah kantor atau perusahaan, menerima

telepon pun ada standar operasi dan prosedurnya. Mengapa mengangkat telepon harus

diatur? karena segala hal itu ada unggah-ungguhnya dan sewaktu mengangkat telepon

kadang kita tidak tahu siapa yang menelpon. Oleh karena itu untuk menghormati

penelpon dan menunjukkan bahwa kantor kita adalah kantor yang “bonafit” maka perlu

ada tata cara menerima telepon di kantor :

Adapun tata cara menerima telepon adalah sebagai berikut :

a. Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon sesegera

mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan mengangkat telepon

yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu menunjukkan ketidaksenangan

dan ketidaksopanan terhadap orang yang ada di sekitar Anda.

b. Menyebutkan nama kantor, perusahaan, atau divisi dan memberi salam kepada

penelepon, dan sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru. Misal:

“PT. Sabar Jaya, selamat pagi, dengan Niken ada yang bisa dibantu?”

c. Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan menginterogasi,

misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara? Ada yang bisa saya bantu?

d. Dengarkan baik-baik permintaan penelepon, jangan memotong pembicaraan.

e. Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan segera kepada

orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada

orang yang dituju.

Tata Cara Menerima Panggilan Telepon H

42

f. Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus bisa

menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas,

tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan

pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.

g. Sebelum mengakhiri pembicaraan, tidak ada salahnya juga Anda bertanya apakah

masih ada yang bisa dibantu. Anda bisa menyampaikan, “Mohon maaf, apakah ada

hal lain yang bisa kami bantu?”. Anda bisa menggunakan kata maaf maupun tidak.

h. Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali salam

selamat pagi/siang /sore.

i. Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Tutup

telepon dengan perlahan.

j. Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara melalui

telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat

dirasakan oleh lawan bicara.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

a. Sikap mau membantu.

b. Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras seperti orang

sedang marah.

c. Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.

d. Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang lain.

e. Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.

f. Jangan menguap.

g. Jangan memotong pembicaraan.

h. Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda sedang

berbicara di telepon.

i. Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak terkesan kaku.

j. Hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar Anda.

43

1. Komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari satu pihak kepada pihak yang

lain melalui media tertentu dengan maksud memperoleh pengertian yang sama agar

pihak yang diajak berkomunikasi bertindak sesuai pengertian yang disampaikan.

2. Komponen komunikasi tersebut sangat berkaitan erat dengan proses komunikasi.

Wursanto (1987) memaparkan lima unsur komunikasi yang merupakan kesatuan

yang utuh dan bulat yaitu :

a. Pengirim Berita (Komunikator)

b. Bentuk Berita (Pesan)

c. Penerima Berita (Komunikan)

d. Prosedur Pengiriman Berita

e. Reaksi/Tanggapan/Respon/Umpan Balik

3. Menurut Scott M. Cultip dan Allen H. Center dalam bukunya "Effective Public

Relation", terdapat tujuh faktor komunilasi :

a. Credibility (Keterpercayaan) : Proses komunikasi sangat dipengaruhi oleh faktor

kepercayaan.

b. Context (Perhubungan) : Proses komunikasi dipengaruhi oleh faktor

perhubungan.

c. Content (Kepuasan) : Pada dasarnya, komunikasi harus menimbulkan rasa puas

antara kedua belah pihak (komunikator dan komunikan).

d. Clarity (Kejelasan) : Faktor kejelasan sangat penting dalam proses komunikasi.

e. Continuity and consistency (Kesinambungan dan Konsisten) : Komunikasi akan

berlangsung lancar jika terjadi kesinambungan dan konsisten hubungan antar

kedua belah pihak.

f. Capability of audience (Kemampuan komunikan) : Kemampuan komunikan

sangat menentukan dalam proses komunikasi.

g. Channels of distribution (Saluran pengiriman berita) : Saluran atau sarana yang

digunakan dalam menyampaikan pesan atau informasi sangatlah penting dalam

proses komunikasi.

RANGKUMAN

44

3. Media komunikasi adalah suatu alat atau sarana yang digunakan untuk

menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Media dominan dalam

berkomunikasi adalah pancaindera manusia seperti telinga dan mata.

4. Prinsip berbicara adalah suatu asas yang perlu dipahami agar dapat berbicara dengan

menarik dan jelas sehingga mencapai tujuan. Berikut adalah acam-macam prinsip

berbicara antara lain :

b. Prinsip motivasi : motivasi adalah dorongan untuk membangkitkan manat terhadap

seseorang atau para pendengar.

b. Prinsip Perhatian : perhatian adalah pusat pikiran pada suatu masalah

c. Prinsip Keindraan : dalam prinsip ini akan mudah di tangkap karena penyajian

masalah dilengkapi dengan media komunikasi/peraga, misalnya : slide, film,

Overhead Projector (OHP)

d. Prinsip Pengertian

Cara yang terbaik dalam penyampaian prinsip pengertian adalah :

• uraikan sistematika yang akan dibahas, kemudian baru dibahas perpokok

bahasan setelah selesai diutarakan ringkasannya, terakhir, simpulkan

keseluruhan secara singkat

• uraian pembicaraan sistematis dan logis

• memberikan ungkapan-ungkapan yang konkrit

5. Komunikasi lisan adalah komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara lisan

dan langsung kepada lawan bicaranya, komunikasi lisan biasanya dapat dilakukan

pada kondisi para personal ataupun individu berhadapan langsung, seperti pada saat

berkomunikasi dengan tatap muka langsung atau melalui alat berupa komputer yang

mempunyai fasilitas konfrensi jarak jauh (computer teleconference) tatap muka

melalui televisi sirkuit tertutup (closed cirkit televisi/CCTV).

6. Teknik Berbicara yang Efektif

1. Teknik Pembukaan Pembicaraan

2. Teknik menggunakan data

3. Teknik memulai suatu pembicaraan hendaknya berdasarkan data yang konkrit

(nyata) atau jelas sumber datanya

45

4. Teknik anekdot : teknik ini adalah membuka pembicaraan dengan menggunakan

kata-kata yang lucu sehingga dapat membangkitkan gairah hadirin untuk

mendengarkannya

5. Teknik mengajukan pertanyaan : memulai suatu pembicaraan dapat juga

dilakukan dengan teknik mengajukan pertanyaan agar dapat membangkitkan

minat pendengar

6. Teknik mengemukakan kejadian yang aneh : teknik ini hampir sama dengan

teknik anekdot

7. Teknik memulai dengan menyatakan keistimewaan tempat atau keistimewaan

suatu kejadian

8. Etika secara umum adalah Ilmu yang membahas perbuatan baik dan perbuatan

buruk manusia sejauh yang dapat dipahami oleh pikiran manusia.

9. Kepribadian adalah keseluruhan cara seorang individu bereaksi dan berinteraksi

dengan individu lain.

A. Pilihlah satu jawaban yang paling benar dengan memberi tanda silang (X)

pada huruf a, b, c, d, atau e!

1. Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris, berasal dari kata Latin

communis yang berarti . . . . .

A. Sama

B. Pengertian

C. Membuat sama

D. Perkataan

E. Tidak beragam

2. Proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut

dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang untuk bertindak

sesuai dengan pesan tersebut adalah pengertian komunikasi menurut . . . . .

A. Boove

B. Robbins

C. Harwood

LATIHAN

46

D. Wursanto

E. Murphy

3. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah . . . . .

A. Sulit menemunkan media komunkasi

B. Sulit mendapatkan teman berkomunikasi yang cocok

C. Sulit mendapatkan alat komunikasi

D. Sulit menafsirkan pengertian dari pihak-pihak yang berkomunikasi

E. Berbeda persepsi antara pihak-pihak yang berkomunikasi

4. Unsur-unsur komunikasi terdiri atas . . . . .

A. Komunikator, pesan, komunikan, prosedur pengirm berita, umpan balik

B. Komunikator, pesan, komunikan

C. Komunikator, pesan, umpan balik

D. Komunikan, komunikator, prosedur pengiriman berita

E. Pesan, umpan balik, prosedur pengiriman berita

5. Keberhasilan komunikasi ditentukan tidak dari sekedar mengirim pesan dari

komunikator kepada komunikan saja, namun sangat tergantung dari . . . . .

A. Perilaku penerima

B. Perilaku sumber

C. Media komunikasi

D. Perilaku penerima dan perilaku sumber

E. Proses komunikasi

6. Menurut Scott M. Cultip dan Allen H. Center dalam bukunya "Effective Public

Relation", terdapat tujuh faktor komunikasi yaitu salah satunta adalah content.

Maksud dari content yaitu . . . . .

A. Proses komunikasi dipengaruhi oleh faktor perhubungan

B. komunikasi harus menimbulkan rasa puas antara kedua belah pihak

(komunikator dan komunikan)

C. Proses komunikasi sangat dipengaruhi oleh faktor kepercayaan

D. Faktor kejelasan sangat penting dalam proses komunikasi. Kejelasan itu meliputi

kejelasan isi berita, kejelasan tujuan yang akan dicapai, dan kejelasan kata-kata

yang dipergunakan, serta kejelasan dalam menggunakan bahasa tubuh

47

E. Komunikasi akan berlangsung lancar jika terjadi kesinambungan dan konsisten

hubungan antar kedua belah pihak

7. Contoh media elrktronik dibawah ini adalah . . . . .

A. Surat

B. Telepon

C. Televisi

D. Papan pengumuan

E. Pemilik saham

8. Teknik berkomunikasi sangat erat kaitannya dengan cara membangun keterampilan

berkomunikasi efektif. Keterampilan berkomunikasi efektif dapat dibangun melalui

keterampilan berikut yaitu . . . . .

A. Olahraga

B. Meneliti

C. Berfikir

D. Berlatih

E. Menulis

9. Jika anda memiliki jadwal kegiatan sehari-hari dan berusaha untuk menepati jadwal

tersebut sedapat mungkin, berarti anda cenderung termasuk seseorang yang memiliki

konsep waktu . . . . .

A. Monokromatik

B. Monokronik

C. Polikronik

D. Perfeksionis

E. Polikromatik

10. Berikut ini adalah pernyataan yang kurang tepat mengenai komunikasi verbal . . . . .

A. Komunikasi verbal berupa percakapan lisan (oral) dan tulisan (written)

B. Porsi komunikasi verbal hanya memiliki 35% dari keseluruhan komunikasi

C. Tidak semua kata dapat menggambarkan suatu situasi dengan pasti

D. Kata hanya mewakili realita

E. Kata adalah suatu realita

11. Komunikasi personal dapat terdiri atas . . . . .

A. Komunikasi intrapersonal dan komunikasi interpersonal

48

B. Komunikasi pribadi dan komunikasi personal

C. Komunikasi intern dan ekstern

D. Komunikasi intrapersonal dan komunikasi eksternal

E. Komunikasi pribadi dan komunikasi eksternal

12. Berikut ini adalah pernyataan yang kurang tepat tentang komunikasi personal . . . . .

A. Komunikasi dengan diri sendiri merupakan landasan untuk melakukan

komunikasi antar pribadi

B. Keefektifan berkomunikasi dengan diri sendiri akan memengaruhi komunikasi

dengan orang lain

C. Komunikasi antar pribadi adalah proses komunikasi yang berlangsung anatar

dua orang atau lebih secara tatap muka

D. Karakteristik komunikasi ini adalah pihak-pihak yang berkomunikasi tidak

berada dalam jarak dekat

E. Komunikasi interpersonal sangat potensial untuk memengaruhi atau membujuk

orang lain

13. Contoh komunikasi kelompok kecil adalah . . . . .

A. Ceramah

B. Diskusi panel

C. Simposium

D. Seminar

E. Kerja kelompok

14. Bentuk komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara lisan dan langsung kepada

lawan bicaranya merupakan pengertian dari komunikasi . . . . .

A. Pesonal

B. Nonverbal

C. Verbal

D. Tulisan

E. Lisan

15. Inti dari komunikasi adalah . . . . .

A. Persepsi

B. Kepentingan bersama

C. Kepemimpinan

49

D. Pengertian

E. Saling memahami

16. Suatu alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator

kepada khalayak merupakan pengertian dari . . . . .

A. Media Komunikasi

B. Tujuan komunikasi

C. Fungsi komunikasi

D. Inti komunikasi

E. Bentuk komunikasi

5. Seseorang atau sejumlah orang yang menjadi sasaran komunikasi ketika ia

menyampaikan pesannya disebut .....

a. Komunikator

b. Pesan

c. Komunikan

d. Media

e. Efek

17. Tahap dimana komunikator dari pesan yang bersifat abstrak berhasil diwujudkan

oleh akal budi manusia ke dalam lambang komunikasi disebut tahap . . . . .

A. Penyaringan

B. Decoding

C. Feedback

D. Penginterpretasian

E. Encoding

18. Seseorang atau sejumlah orang yang menjadi sasaran komunikasi ketika ia

menyampaikan pesannya disebut . . . . .

A. Komunikator

B. Pesan

C. Komunikan

D. Media

E. Efek

50

19. Mesin atau alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hampir

sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar merupakan pengertian

dari media . . . . .

A. Telepon

B. Handphone

C. Faksimile

D. Handy talky

E. Intercom

20. Keterampilan berkomunikasi efektif dapat dibangun melalui keterampilan berpikir

(thinking), mendengar (listening), berbicara (speakig) serta . . . . .

A. Komunikasi non verbal

B. Komunikasi verbal

C. Komunikasi tertulis

D. Komunikasi massa

E. Komunikasi ritual

B. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan tepat.

1. Apakah arti komunikasi lisan menurut Anda ?

2. Komponen-komponen apa saja yang terdapat dalam komunikasi ?

3. Jelaskan bentuk dasar dari komunikasi !

4. Jelaskan bentuk komunikasi yang ada dalam kantor atau organisasi !

5. Jelaskan yang dimaksud etika komunikasi kantor !

6. Jalaskan bagaimana proses komunikasi lisan dapat terjadi !

7. Sebutkan teknik berbicara yang efektif !

8. Sebut dan jelaskan alat-alat komunikasi !

9. Jelaskan faktor-faktor komunikasi menurut Scott M. Cultip dan Allen H !

10. Apa yang dapat menghambat komunikasi di sebuah kantor ?

1. Praktikan kegiatan menangani komunikasi lisan melalui telepon dengan menerapkan

etika-etika menelepon.

TUGAS

51

2. Lakukan kegiatan ini di bawah pengawasan dan bimbingan Ibu/Bapak

Guru/Pembimbing.

52

Dalam modul ini terdapat soal pilihan ganda dan juga tugas praktek. Apabila Anda

dapat menyelesaikan latihan pilihan ganda dan juga tugas praktek, berarti Anda sudah

menguasai materi Komunikasi lisan. Namun apabila Anda belum belum menguasai

materi Komunikasi Perkantoran maka Anda harus mengulanginya dan meminta

bimbingan lebih lanjut dari guru Anda.

Harapan penulis setelah siswa membaca modul ini maka siswa dapat lebih

memahami materi komunikasi lisan, selain itu siswa dapat menambah pengetahuan serta

dapat mencapai tujuan pembelajaran yang telah ditetapkan. Selain harapan untuk siswa,

penulis juga berharap setelah guru membaca modul ini dapat lebih mudah melaksanakan

proses pembelajaran serta lebih memperkaya bahan ajar yang digunakan untuk

memberikan pengajaran, disamping itu harapan penulis adalah guru dapat meningkatkan

keinginannya dan kemampuannya untuk menulis bahan ajar.

BAB 3

PENUTUPAN

TINDAK LANJUT

HARAPAN

53

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya :

Erlangga.

Yuliati, Sari. 2015. Pengantar Administrasi Perkantoran. Bandung : Yrama Widya.

Tafit, Hasmul. 2016. Telekonferensi, PABX, Faksimile. Online

(http://hasmultafit.blogspot.co.id/2016/06/telekonferensi-pabx-dan-

faksimile.html) diakses pada tanggal 15 November 2016.

Hasan, Wahid. 2012. Tata Cara Menerima Telepon. Online (http://kantorkita.net/tata-

cara-menerima-telepon.html) diakses pada tanggal 15 November 2016.

Design, Arliana. 2015. Pengertian Komunikasi Lisan dan Tertulis. Online

(http://www.kejuruan.click/2016/01/pengertian-komunikasi-lisan-dan-

tertulis.html) diakses pada tanggal 15 November 2016.

Ningtiasari, Putri. 2014. Komunikasi Lisan. Online.

(https://putriningtiassari.wordpress.com/2014/11/13/komunikasi-lisan.html)

diakses pada tanggal 15 November 2016.

Sam, Hisam. 2016. Pengertian Komunikasi Lisan Dan Tertulis Secara Lengkap. Online.

(http://www.dosenpendidikan.com/pengertian-komunikasi-lisan-dan-

tertulis-secara-lengkap/.html) diakses pada tanggal 20 November 2016.

Agung, Hery. 2016. Pengertian Komunikasi dan Tujuan Komunikasi. Online.

(http://www.ilmusahid.com/2015/09/pengertian-komunikasi-tujuan-

komunikasi.html) diakses pada tanggal 20 November 2016.

KEPUSTAKAAN KEPUSTAKAAN