TUGAS PERORANGAN (Nilai 20%)

MANAJEMEN KINERJA DAN DISIPLIN

Budi Purnomo memperkirakan bahwa ia akan mengahadapi hari-hari yang sulit di kantornya. Ia mencoba mencari bagaimana ia harus menangani pertemuan evaluasi kinerja dengan anak buahnya, Pringgo Pada tahun yang lalu, kinerja Pringgo benar-benar di bawah standar, bahkan telah menarik perhatian para eksekutif di lantai atas. Baru kemarin Wakil Direktur Utama, Tn. Indarto memanggil Budi Purnomo untuk membicarakan hal itu, dan jelas bahwa ia mengharapkan Budi segera melakukan sesuatu.”Beri dia waktu sebulan untuk memperbaiki kinerjanya, Budi ,” katanya, ”dan kalau dia tidak berubah juga, pecat saja. Kamu harus bisa menegakkan disiplin dalam hal ini.”

Dalam perjalanannya ke kantor, Budi Purnomo tidak dapat menyingkirkan pikiran akan rencana pertemuan itu dengan Pringgo. Budi berpikir, ”Wah, aku diam saja tentang hal ini, dengan harapan Pringgo akan berubah menjadi lebih baik. Sekarang, celaka ............ minggu ini saja sudah dua pelanggan hilang. Apa yang harus kulakukan sekarang? Aku sungguh benci pekerjaan ini.”

Anda barangkali dapat memahami perasaan khawatir yang dialami Budi Purnomo. Menjatuhkan tindakan disipliner kepada seorang karyawan merupakan hal terberat yang harus dilakukan seorang Manajer. Tetapi bagaimanapun ini merupakan salah satu tanggungjawab manajemen.

Soalnya adalah, sebagai berikut:

Bagaimana kita menggunakan manajemen kinerja untuk melakukan tindakan disipliner, sehingga tindakan tersebut dapat menghasilkan sesuatu yang positif.

Marilah kita kembali pada kasus di atas tentang Budi Purnomo sebagai atasan Pringgo di Divisi Marketing, dan Pringgo bawahannya, serta Tn. Indarto Wakil Dirut yang menugasi Budi untuk melakukan tindakan disipliner.

Apakah anda pikir ”pertemuan disipliner” antara Budi dengan Pringgo akan berhasil ? Jawabannya adalah ”Kemungkinannya kecil”. Mengapa....?

Pertama, sebelumnya tidak pernah ada komunikasi yang berkesinambungan antara Budi dengan Pringgo. Kelihatannya, Budi , selalu ber-usaha menghindar saat permasalahan itu masih kecil. Dan sekarang ia menangani masalah itu semata-mata karena atasannya menekan dirinya untuk melakukan sesuatu. Sangat sulit bekerjasama dengan Pringgo dalam situasi seperti ini.

Kedua, saat ini masalah ” tindakan menegakkan disiplin” sebagai sesuatu yang akan dilakukan terhadap Pringgo. Dan itu dilakukan tanpa menyelidiki kemungkinan-kemungkinan lain atau mengidentifikasikan apa yang kira-kira menyebabkan timbulnya permasalahan. Mereka (baik Wakil Dirut maupun Budi sendiri) membiarkan hal itu berlangsung terlalu lama dan menyudutkan diri mereka sendiri.

Pertanyaannya , adalah sebagai berikut :

1. Apa yang seharusnya terjadi untuk menghindari hal situasi seperti itu ?2. Apakah perintah Wakil Dirut untuk memberikan ancaman dengan

menetapkan dan menjatuhkan konsekuensi-konsekuensi yang keras tanpa mencoba kemungkinan-kemungkinan lain kepada Pringgo, merupakan hal yang terbaik bagi kepentingan perusahaan, Budi Purnomo, maupun bagi Pringgo ?

3. Apa yang sebaiknya dilakukan Budi Purnomo ? Bagaimana penanganannya.

Perhatikan fokus penanganan seperti ini :Budi bekerja sama dengan Pringgo sebagai bagian dari proses Manajemen

Kinerja, ia meminta Pringgo untuk memikirkan penurunan kinerjanya selama ini, sepanjang minggu berikutnya. Menetapkan tanggal pertemuan berarti memberikan solusi bagi proses perbaikan. Tidak ada paksaan atau ancaman dalam hal ini. Pada pertemuan berikutnya Budi mengajukan beberapa pertanyaan kepada Pringgo untuk mengidentifikasikan penyebab permasalahan kinerjanya.

”Begini pak Budi , Bapak terlalu banyak memberikan tanggung jawab terlalu banyak kepada saya, dan tentu saja tidak semua bisa saya kerjakan. Saya punya banyak sekali tugas adminstrasi, surat-menyurat dan lain-lain. Sedangkan saya tidak punya Sekretaris seperti Bapak. Inilah yang menghambat pekerjaan saya selama ini.” Demikian Pringgo memberikan argumentasinya.

Tentu saja Budi kesal mendengar jawaban seperti itu. Memangnya dia ini siapa ? lagi pula beberapa klien telah menghubunginya bahwa mereka meminta agar dilayani oleh orang lain selain Pringgo. Budi curiga mungkin Pringgo tidak memperlakukan para kliennya dengan perhatian dan keramahan. Ia pun menjawab : ”Pringgo, mungkin saja tugas administrasi serta tugas yang lain menghambat pekerjaanmu. Tapi, beberapa klien mengatakan kepada saya bahwa mereka tidak mau bekerja sama dengan kamu lagi. Apakah mungkin kamu kurang disukai orang ?”

Sampai di sini Budi memutuskan untuk memberikan peluang dengan memberikan kepercayaan dan menanyakan kepada Pringgo apa saja yang dapat ia lakukan. Pringgo mengajukan beberapa saran yang dapat dilakukannya dalam jangka pendek; bantuan tambahan tenaga administrasi dan pembebasan dirinya menangani proyek yang dianggap kurang potensial.

Budi menyetujui saran ini. Kemudian ia menutup pertemuan itu dengan komentar: ”Pringgo, kita perlu mengawasi hal ini dengan ketat, sebab sebelum tahun berakhir, kamu harus berhasil mencapai targetmu. Untuk memastikan bahwa kita sudah saling mengerti, saya akan mengatur apa yang kamu perlukan dapat tersedia, tetapi kita perlu bertemu lagi sebulan medatang untuk melihat apakah ini sudah sudah dapat memecahkan masalah. Kita perlu melihat adanya kemajuan dalam empat minggu ke depan. Saya akan membuat memo singkat, hanya untuk kita berdua saja, yang merangkum pertemuan kita ini, sehinga nanti tidak akan ada salah pengertian. Kalau kamu bersedia, saya minta kamu menandatangani salinannya”

Selama sebulan itu, Budi berbicara dengan beberapa klien untuk mendapatkan informasi detail dari permasalahan itu. Hasilnya, diperoleh

informasi bahwa Pringgo bekerja secara lamban, sering membuat kesalahan. Kadang-kadang dia emosional, bersungut-sungut, dan tidak mau disalahkan.

Pada pertemuan berikutnya, meskipun ada peningkatan namun Budi yakin bahwa target sangat tidak mungkin dapat dicapai Pringgo. Budi memutuskan untuk bertindak lebih tegas.

”Pringgo.” katanya, ”saya melihat bahwa sepertinya kita belum dapat memecahkan masalah. Tapi saya masih mau menunggu sebulan lagi, jika kamu yakin akan mampu meningkatkan angka-angka ini. Kalau masih juga belum ada perubahan pada akhir bulan, saya akan meminta kamu untuk mengikuti seminar tentang pengelolaan waktu, dan seminar tentang komunikasi antar pribadi, barangkali hal itu bisa membantu. Sementara itu kita akan bertemu setiap minggu untuk membicarakan kemajuan kita, oke ”

Pringgo menjawab dengan ketus agak defensif, karena ia enggan menyetujui hasil pengamatan itu.

Ketika pertemuan berakhir untuk keduakalinya Budi meminta Pringgo menanda tangani memo hasil rangkuman pembicaraan mereka. Pringgo malah tersinggung dan tidak mau menandatangani salinan memo itu. Dan pada pertemuan mingguan berikutnya Pringgo justru menunjukkan ketidakramahannya. Budi Purnomo menyadari bahwa jika tidak ada peningkatan juga sebelum pertemuan bulan berikutnya, ia terpaksa harus menjatuhkan konsekuensi lebih serius lagi.

Pertemuan berikutnya Budi Purnomo tidak menemukan adanya peningkatan. Konsekuensi ringan sudah dijatuhkan, namun tak berubah juga, berbagai upaya sangsi telah jatuh, namun kinerja Pringgo justru makin menurun tajam, padahal enam orang staf lain dengan pekerjaan yang sama semuanya mencapai bahkan ada tiga orang yang melebihi target.

Selanjutnya apa yang harus dilakukan Budi Purnomo, bagaimana ia menghadapi atasannya jika hal ini iapun tidak mampu melakukan penyelesaian permasalahan yang dilakukan anak buahnya (Pringgo). Silakan buat komentar dalam sebuah makalah secara perorangan..

Selamat Bekerja !