KAJIAN STRATEGIS SELEKSI DAN PRIORITISASI

TEKNOLOGI INFORMASI STUDI KASUS: BANK

INDONESIA Olivia Renanda, Dr. Apol Pribadi, S.T, M.T

Jurusan Sistem Informasi, Fakultas TeknologiInformasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS)

Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya 60111

E-mail: oliviarenanda@gmail.com

Abstrak

Teknologi Informasi (TI) menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam kegiatan operasional perusahaan. TI juga menjadi salah satu kekuatan perusahaan dalam mencapai keunggulan kompetitif. Pentingnya TI bagi perusahaan secara tidak langsung mendorong besarnya pengeluaran yang harus dilakukan perusahaan dalam investasi. Hal ini menjadi tantangan besar bagi berbagai perusahaan, tidak terkecuali Bank Indonesia, yang juga mengalami permasalahan yang sama. Dengan sumberdaya yang terbatas Bank Indonesia (BI) harus melakukan perencanaan TI dengan baik untuk memberikan hasil yang optimal. Salah satu upaya yang dilakukan BI adalah melalui pelaksanaan proses seleksi dan prioritisasi investasi TI. Melalui pelaksanaan proses prioritisasi ini diharapkan dapat meningkatkan ketepatan investasi TI untuk medukung proses bisnis BI. Namun pada pelaksanaannya masih terdapat banyak permasalahan dalam proses prioritisasi yang perlu dibenahi. Atas dasar permasalahan tersebut, maka diperlukan kajian atau analisis terkait proses prioritisasi di Bank Indonesia. Kajian tersebut bertujuan memahami penerapan proses seleksi dan prioritisasi proyek TI di Bank Indonesia, mengevaluasi celah yang perlu diperbaiki, mencari contoh praktik terkait penerapan proses tersebut diberbagai organisasi lain, serta penerapan framework terkait proses prioritisasi sebagai acuan perbaikan. Melalui kajian dan evaluasi dan mengacu kepada penerapan proses yang sama diberbagai organisasi dan framework terkait project selection tersebut diharapkan dapat memberikan solusi terkait perbaikan penerapan prioritisasi proyek TI di BI yang disajikan dalam rekomendasi model proses prioritisasi sesuai dengan kebutuhan dan kondisi Bank Indonesia.

Keywords : Investasi, Prioritisasi, Seleksi, Framework, Bank Indonesia

I. PENDAHULUAN

Teknologi Informasi kini menjadi bagian yang penting bagi perusahaan. Pemanfaatan

Teknologi Informasi (TI) menjadi faktor

penting dalam mendukung pencapaian tujuan bisnis perusahaan yang mengakibatkan

meningkatnya kebutuhan TI bagi perusahaan.

Meningkatnya kebutuhan TI tersebut sejalan

dengan meningkatnya pengeluaran perusahaan untuk investasi di sektor Teknologi Informasi

atau yang umum disebut belanja TI. Data dari

International Data Corporation (IDC)

menyebutkan bahwa belanja TI di Indonesia

mencapai US$ 10,9 milliar sepanjang tahun

2011. Angka tersebut merupakan jumlah yang

terbesar di Asia Tenggara (Widyaningtyas, 2012). Hal itu menunjukkan besarnya

kebutuhan akan TI di Indonesia.

Disisi lain beberapa bukti penelitian menunjukkan bahwa besarnya nilai investasi TI

belum tentu diimbangi dengan besarnya

manfaat atau kontribusi TI terhadap

perusahaan. Sehingga memunculkan pandangan IT Scheptics yang menyatakan bahwa

diperkirakan 68% dari proyek TI perusahaan

tidak dapat berjalan tepat waktu maupun tepat

budget, serta setelah dikerjakan proyek tersebut

tidak memberikan dukungan pada tujuan bisnis seperti yang dijanjikan (Merk & Ingmar, 2004).

Hal tersebut dikuatkan dengan teori IT Paradox

yang menunjukkan bahwa seringkali

keuntungan atau manfaat dari penerapan TI di perusahaan tidak dapat diukur dengan pasti

(Brynjolfsson, 1994). Selain itu diketahui juga

bahwa perusahaan pasti memiliki sumber daya, pengetahuan dan kemampuan yang terbatas,

sehingga pemilihan teknologi atau proyek TI

yang akan dipakai perusahaan merupakan hal yang penting bagi manajemen. Pemilihan

sumber daya yang tepat yang berakar dari

sumber daya dominan yang dimiliki dan

dikuasai perusahaan akan sangat menentukan tingkat keberhasilan kontribusi pemakaian

teknologi informasi terhadap capaian tujuan

perusahaan (Subriadi, 2013). Oleh karena itu perlu dilakukan analisis mendalam sebelum

menentukan investasi akan TI dikarenakan

kecermatan dan ketepatan pada perencanaan dan pengembangan TI merupakan kunci

penting bagi keunggilan kompetitif perusahaan

(Joseph & Stephen C, 2006) (Subriadi,

Hadiwidjodo, Djumahir, Rahayu, & Sarno, 2013)

Permasalahan yang sama juga terjadi di

Bank Indonesia. Bank Indonesia memiliki peranan yang penting dalam perekonomian

negara. Oleh karena itu memiliki performa

kerja yang baik merupakan keharusan bagi

Bank Indonesia. Penentuan investasi TI merupakan tantangan tersendiri bagi pihak

manajemen Bank Indonesia (BI). Setiap tahun

BI menerima ratusan usulan proyek untuk direalisasikan sedangkan BI memiliki resource

yang sangat terbatas, sehingga menjadi

tantangan bagi BI untuk dapat memilih dengan cermat proyek TI mana yang akan

direalisasikan.

Dalam kasus Bank Indonesia, Manajemen

perlu melakukan proses seleksi dan prioritisasi proyek TI untuk memudahkan pemilihan

proyek TI dan memastikan bahwa proyek TI

yang direalisasikan akan mendukung pencapaian tujuan bisnis perusahaan. Dengan

penerapan prioritisasi ini diharapkan

perusahaan, yaitu Bank Indoesia sebagai studi kasus, dapat melakukan pemilihan investasi TI

dengan tepat dan sesuai dengan tujuan

bisnisnya.

II. TEORI PENUNJANG

2.1. Prioritisasi Proyek Teknologi Informasi

Memilih proyek Teknologi Informasi (TI)

yang tepat dalam investasi merupakan tantangan bagi pihak manajemen di perusahaan.

Memilih dan menginisiasi proyek merupakan

proses mengubah strategi perusahaan menjadi aksi nyata. Melakukan pemilihan proyek

dengan baik secara signifikan dapat

meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengeksekusi strategi dan meningkatkan

hasilnya (Eiletersen, 2004). Oleh karena itu

pemilihan proyek yang tepat pada investasi TI

menjadi hal yang penting bagi perusahaan. Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk

meningkatkan efektifitas pemilihan proyek

dalam investasi adalah melalui penerapan proses seleksi dan prioritisasi proyek TI.

Prioritisasi adalah proses untuk

menentukan alternatif mana (teknologi, proyek, pekerjaan) yang akan dipilih dan dilaksanakan.

Prioritisasi strategis Teknologi Informasi dapat

digolongkan menjadi 3 level keputusan, yaitu:

keputusan level strategis untuk memprioritaskan teknologi; keputusan level

taktikal untuk memprioritaskan proyek yang

berhubungan dengan teknologi tertentu; keputusan level operasional untuk

memprioritaskan pekerjaan dari proyek yang

diberikan.

2.2. Metode Seleksi dan Prioritisasi

Terdapat banyak metode yang dapat

digunakan dalam penilaian Teknologi

Informasi. Rankema menuliskan bahwa

terdapat lebih dari 65 metode (Rankema,

2000). Semua metode tersebut bertujuan

mengawal oganisasi dalam mengambil

keputusan investasi TI dengan tepat.

Keseluruhan kriteria tersebut secara umum

dapat dikatagorikan menjadi 6 metode

formal-rasional, yaitu:

1. Metode Rasio

Metode ini menggunakan rasio untuk

membandingkan efektivitas organisasi

dan keuangan dalam investasi TI. Salah

satu pendekatan yang digunakan dalam

metode ini adalah Return on

Management atau ROM. ROM

mengukur bagaimana manajemen

menggunakan informasi yang tersedia

dengan efektif.

2. Real Option

Beberapa literatur terkait permodalan

merekomendasikan metode Real Option

untuk digunakan tepatnya dalam

mengukur evaluasi investasi TI.

3. Economic Method

Economic method digunakan dengan

kalkulasi manfaat dari proyek yang

berjalan atau melalui mekanisme

penilaian resiko finansial dari proyek.

4. Mathematical Programming Method

Metode mathematical programming

bertujuan memaksimalkan keuntungan

bersih dari organisasi dengan memilih

proyek yang optimum dari daftar proyek

yang ada pada portfolio. Optimum

portfolio dapat ditentukan dengan linear

programming, integer programming,

goal programming, dan dynamic

programming.

5. Decision Theory Method

Decision Theory Method digunakan

berdasarkan banyaknya kriteria yang

digunakan dalam keputusan pemilihan

proyek.

6. Scoring Method

Scoring method digunakan pada

pendekatan penilaian dengan multi

kriteria yang dapat mendukung manajer

memprioritas investasi TI-nya

berdasarkan spektrum tujuan bisnis serta

menunjukkan indikator kritikal dari

kontribusi untuk mencaapai tujuan.

Scoring method secara umu lebih mudah

untuk digunakan dibandingkan dengan

metode yang lain. Selain itu metode ini

juga lebih tepat digunakan untuk

mengkomunikasikan keputusan strategis

TI dnegn membuat pembiobotan kriteria

strategis secara eksplisit kepada level

pengambil keputusan dibawahnya

(Joseph & Stephen C, 2006)

2.3. Scoring Method

Scoring method merupakan

pendekatan penilaian dengan multi

kriteria dan pembobotan. Scoring method

terdiri dari simple additive weighting

method (simplified scoring method) dan

Analytical Hierarchy Process (AHP) (Xu

& Yang, 2001).

2.3.1. Simplied Scoring Method

Pada simplified scoring method setiap kriteria penilaian akan dirangking

berdasarkan tingkat kepentingannya. Untuk

dapat mengukur tingkat kepentingan setiap

kriteria, maka dilakukan pembobotan. Bobot yang diberikan kepada setiap kriteria akan

berbeda-beda. Berikut adalah langkah-

langkah yang dilakukan dalam simple scoring method:

1. Menentukan tingkat kepentingan dari

masing-masing kriteria. Pada tahap ini

dilakukan penentuan terhadap kriteria

apa saja yang dinilai penting oleh pihak

manajemen untuk selanjutnya diberi

bobot yang lebih tinggi

2. Memberikan nilai kepada setiap kriteria

(Tinggi=3, sedang=2, rendah=1).

Tahapan yang kedua adalah

menentukan nilai dari setiap kriteria

dalam melakukan proses penilaian.

Nilai yang ditentukan dapat bermacam-

macam tergantung dari perspektif

manajemen. Skala penilaian bisa

menggunakan 1-3 hingga 1-7

tergantung dari bagaimana perusahaan

mendefinisikan setiap skala penilaian

3. Memberikan bobot tertentu pada setiap

kriteria. Bobot merupakan nilai yang

diberikan oleh manajemen yang

merefleksikan pentingnya kriteria

tersebut serta peringkat yang diberikan

oleh manajemen kepada proyek

4. Memberikan nilai bobot kepada setiap

kriteria. Menentukan besaran nilai

untuk bobot dari setiap kriteria

Simple scoring method cenderung

mudah digunakan dan banyak memberikan

manfaat dalam mendukung pemilihan proyek.

Namun demikian, beberapa kelemahan juga

ditemukan dalam simple scoring method adalah

angka yang dihasilkan dalam penghitungan

tidak terlalu akurat. Sebagai contoh bila skala

yang digunakan adalah 3 untuk tinggi, 2 untuk

sedang, yang berarti 3 lebih baik dari 2, namun

tidak dapat diketahui sejauh apa tingkat ‘lebih

baik’-nya. Selain itu simple scroring method

juga rawan akan kesalahan asumsi (Pinto J. K.,

2010).

2.3.2. Analytical Hierarchy Process

Analytical Hierarcy Process (AHP) dikembangkan oleh Dr. Thomas Saaty untuk

mengatasi permasalahan seputar teknikal maupun manajerial yang sering terjadi

terkait pengambilan keputusan. AHP

merupakan salah satu metode yang banyak digunakan dalam pemilihan proyek (Pinto J.

K., 2010). Pada penerapannya, AHP terdiri

atas 4 proses, yaitu: 1. Menentukan struktur hierarki

2. Memberikan bobot pada setiap kriteria

3. Memberikan nilai pada setiap dimensi

4. Mengevaluasi proposal proyek

2.4. Framework Seleksi dan Prioritisasi

Portfolio TI

Proses seleksi portfolio merupakan

proses yang dinyatakan sangat penting bagi

perusahaan, namun belum banyak

dikembangkan serangkaian proses seleksi

proyek yang jelas dan formal (Dye &

Pennypacker, 2000). Banyak peneliti dan

praktisi yang menyadari kekurangan

tersebut dan tertarik untuk melakukan

penelitian dan mengembangkan framework

atau integrasi proses dengan teknik dan

tools tertentu. Berikut adalah hasil

penelitian terdahulu terkait framework yang

dikembangkan dalam mendukung proses

seleksi dan prioritisasi proyek:

2.4.1. Integrated Framework for Project

Selection oleh NP Archer dan

Ghasemzadeh (1999)

Integrated framework for project

selection adalah sebuah framework yang dikembangkan oleh NP Archer (1999). Berbeda

dengan framework-framework lain, framework

ini spesifik mendukung proses seleksi portfolio dan berfokus pada prosedur dan penggunaan

tools serta metodologi yang mendukung seleksi

proyek. Framework terkait seleksi proyek ini terbagi atas beberapa tahapan.

Gambar 1 Integrated Framework for Project Selection

Setiap tahapan dalam framework tersebut

akan mencapai beberapa obyektif dan menghasilkan input bagi beberapa tahapan selanjutnya (Archer &

Ghasemzadeh, 1999). Archer mendefinisikan

framework menjadi Process Stage, Selection Stage,

Acivity, dan Potential Methodologies yang memudahkan proses adopsi framework tersebut.

2.4.2. Framework oleh Project

Management Institute

PMI (Project Management Institute) merupakan standard terkait portfolio management yang dikenal sebagai good

practice terkait penerapan portfolio

manajemen. Standard ini merupakan

pelengkap dari Project Management Body of Knowledge (PMBOK) (Project Management

Institute, 2006).

Gambar 2 Proses Portfolio Manajemen

Standard yang dikembangkan oleh PMI

membagi manajemen portfolio menjadi 7

tahapan, yaitu:

1. Identification : Pada tahapan ini

dilakukan pengumpulan informasi

terkait proyek yang sudah berjalan dan

daftar usulan proyek.

2. Categorization : Pada tahap ini

dilakukan pengkatagorian masing-

masing proyek kedalam beberapa

katagori berdasarkan strategic plan.

3. Evaluation : Pada tahapan ini

dilakukan evaluasi dari masing-

masing proyek berdasarkan kriteria

yang sudah ditentukan.

4. Selection : Tahapan ini

merupakan proses yang penting

dalam menyusun daftar dari proyek

yang telah melalui proses evaluasi

dan siap untuk menjadi input dalam

tahap prioritisasi.

5. Prioritization : Tujuan utama dari

proses ini adalah menentukan

peringkat dari masing-masing

proyek dalam katagori strategi atau

pembiayaan tertentu, investment

time frame, risk versus return

profile, dan fokus organisasi.

6. Portfolio Balancing : Tujuan dari

tahapan ini adalah menghasilkan

portfolio dengan kompilasi proyek

yang memiliki potensi terbaik untuk

mendukung inisiatif strategis

organisasi dalam mencapai obyektif

strategis.

7. Authorization : Tujuan utama dari

proses ini adalah untuk secara

formal menentukan alokasi finansial

dan sumberdaya manusia

perusahaan untuk mengembangkan

business cases atau mengeksekusi

proyek dan untuk

mengomunikasikan hasil keputusan

portfolio balancing.

2.4.3. Framework oleh Cooper

Cooper menyusun sebuah framework

seleksi yang terdiri atas 2 level. Level pertama

merupakan level untuk menentukan keputusan berkaitan dengan strategis portfolio (strategic

bucket) atau pemetaan strategi.

Gambar 3 Hierarki proses dalam seleksi proyek oleh

Cooper

Level kedua yang dikenal dengan level taktikal portfolio akan menggunakan teknik

yang berbeda. Pada level ini digunakan dapat

digunakan teknik stage/gate dan PPM yang saling melengkapi.

2.4.4. Framework oleh Englund dan

Graham (1999)

Framework yang dikembangkan oleh Englund dan Graham merupakan sebuah

framework yang mengacu kepada pendekatan

‘mental decision making process’. Pendekatan tersebut memiliki konsep yang berbeda dengan

framework yang dikembangkan oleh NP Archer

dan F Ghasemzadeh (1999). Dalam frameworknya, Englund dan Graham (1999)

membagi menjadi 4 tahapan yang terdiri dari:

Gambar 4 Framework Englund and Graham

1. What the organization should do

2. What the organization can do 3. Analyze and decide on project

4. Implement the plan

2.4.5. Prinsip Kesamaan Framework

Mengacu kepada hasil penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh (Cao Le &

Nguyen, 2007) yang menyatakan bahwa pada

dasarnya setiap framework memiliki kelebihan

dan kekurangannya masing-masing, serta memberikan kontribusi yang jelas terhadap

seleksi proyek di organisasi. Secara umum

terlihat tidak ada perbedaan atau konflik dari framework-framework yang dijabarkan.

Namun, masing-masing framework memiliki

perspektif dan pendekatan yang berbeda-beda.

2.4.6. Pemilihan Framework

Mengacu kepada penjabaran dan komparasi sebelumnya, dalam menyusun

model proses seleksi dan prioritisasi ini penulis memilih menggunakan model yang disusun

oleh NP Archer dan F Ghasemzadeh (1999),

yaitu An integrated framework for project selection. Berikut adalah penjabaran alasan

yang mendukung pemilihan framework

tersebut:

1. Framework dikemabangkan berdasarkan

decision making process yang mendukung

pengambil keputusan dalam mengambil

keputusan dan berbeda dengan framework-

framework lain

2. Merupakan framework yang didesain

dengan tujuan spesifik dalam seleksi

proyek

3. Disusun dengan mengutamakan

fleksibilitas, baik aktivitas, tools, dan

metodologi yang digunakan agar dapat

disesuaikan dengan segala jenis organisasi

dan proyek sehingga relevan untuk

diterapkan di berbagai organisasi

2.5. Bank Indonesia

Bank Indonesia merupakan bank sentral Republik Indonesia yang memiliki satu

tujuan tunggal, yaitu mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah. Memelihara kestabilan

nilai rupiah mengandung dua aspek, yaitu

kestabilan nilai mata uang terhadap peredaran

barang dan jasa, serta kestabilan nilai rupiah terhadap mata uang negara lain.

2.5.1. 1.5.1. Proses Seleksi dan Prioritisasi

di Bank Indonesia

Pelaksanaan seleksi dan prioritisasi dilakukan dalam forum FTSI dan FMSI.

Keduanya memiliki alur atau tahapan-tahapan

yang lebih detail di mana tahapan-tahapan tersebut sudah memiliki pemegang peran

masing-masing, sepert Rapat Dewan Gubernur

(RDG), Anggota Dewan Gubernur Bidang Sistem Informasi, FMSI, FTSI, DPSI hingga

kepada Satuan Kerja yang mengajukan usulan

PKSI tersebut.

Gambar 5 Mekanisme FTSI dan FMSI Bank Indonesia

III. METODOLOGI

Pengerjaan tugas akhir ini dilakukan

melalui beberapa tahapan. Tahapan

tersebut, diantaranya:

1. Desain Penelitian

Dalam tahapan ini ditentukan batasan

penelitian, kajian litertaur terkait

proses seleksi dan prioritisasi, serta

pemilihan framework yang akan

menjadi acuan penulis dalam

penyusunan model.

2. Penyusunan Model Konseptual

Dalam tahapan ini dilakukan eksplorasi

framework yang sudah dipilih, kajian

literatur, kajian empiris dan kajian

kondisi existing terkait proses seleksi

dan prioritisasi portfolio di Bank

Indonesia. Output dari tahapan ini

adalah penulis dapat menyusun model

konseptual berdasarkan kajian yang

sudah dilakukan.

3. Verifikasi model konseptual

Tahapan selanjutnya adalah verifikasi

model konseptual. Proses verifikasi ini

dilakukan dengan interview kepada

perwakilan Bank Indonesia. Interview

pertama yang dilakukan oleh penulis

bertujuan menggali tanggapan

responden terkait deskripsi model

konseptual yang disusun penulis dan

menggali isu lokalitas, serta preferensi

Bank Indonesia terkait tools dan

metode yang sesuai untuk digunakan.

4. Verifikasi Model Rekomendasi

Verifikasi akhir model ini dilakukan

dengan interview. Interview ke 2 pada

ini akan menggali penialaian

responden terkait kesesuaian dan

kecukupan model yang disusun oleh

penulis.

Tabel 1 Metodologi Penelitian

Dalam penelitian ini juga dilakukan

pengambilan data dalam mendukung

penyusunan model.

Tabel 2 Proses Pengambilan Data Aktivitas Tujuan Peserta Hasil

Kerja Praktik

Melakukan observasi dan analisis terkait proses seleksi dan

prioritisasi di BI

Penulis Anggota divisi MPSI Peserta IT Steering

Committee

Hasil analisis pelaksanaan proses seleksi dan prioritisasi

di BI

Kunjungan Pertama

Presentasi dan

Penulis Senior

Hasil verifikasi

Aktivitas Tujuan Peserta Hasil

verifikasi 1 hasil

penyusunan model konseptual

Manajer divisi

MPSI

berupa tanggapan,

isu kelokalan, dan preferensi BI terkait teknik dan metode dalam

proses

Kunjungan Kedua

Verifikasi 2 hasil penyusunan model yang mengacu pada hasil verifikasi

1sebelumnya

Penulis Senior Manajer divisi MPSI

Hasil verifikasi berupa kesesuaian dan kecukupan model bagi

Bank Indonesia

Email Verifikasi terkait kriteria yang digunakan dalam keseluruhan

proses

Penulis Senior Manajer divisi MPSI

Daftar kriteria yang digunakan dalam keseluruhan

proses

IV. ANALISIS

Sesuai dengan alur metodologi, maka tahapan analisis yang akan dilakukan adalah terhadap berikut ini:

4.1. Penyusunan Model Konseptual

Pada sub-bab ini akan dilakukan penyusunan model konseptual terkait proses

seleksi dan prioritisasi proyek TI yang

dihasilkan dari kajian literatur, kajian empiris, dan observasi penulis.

4.1.1. Analisis Framework

Dalam penyusunan model konseptual,

proses pertama yang dilakukan penulis adalah

mengeksplorasi framework yang digunaka sebagai acuan, berikut adalah hasil analisis

terkait framework tersebut:

Tabel 3 Hasil Analisis Framework

No Permasalahan Penjelasan

Permasalahan

Rekomendasi

Penulis

1 Penamaan Tahapan

Penamaan tahapan yang cenderung umum dan berpotensi menimbulkan ambiguitas

Pengubahan nama tahapan menjadi lebih spesifik sesuai dengan aktivitas dalam tahapan

2 Spesifikasi Aktivitas Tahapan

Diperlukan spesifikasi aktivitas yang

Pemetaan framework dengan

No Permasalahan Penjelasan

Permasalahan

Rekomendasi

Penulis

disesuaikan

dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan

kondisi

exisiting studi kasus yang diperkuat dengan kajian literatur dan empiris

3 Pemilihan Metodologi

Metodologi dan tools yang

dapat digunakan sangat beragam dan pemilihan metodologi akan tergantung dari preferensi

organisasi atau perusahaan

Melakukan interview

kepada pihak Bank Indonesia selaku studi kasus terkait metodologi mana yang dipilih untuk

digunakan

4.1.2. Evaluasi Proses Seleksi dan

Prioritisasi di Bank Indonesia

Penyusunan model ini ditujukkan untuk

Bank Indonesia, oleh karena itu penting untuk

memahami dan menganalisis proses existing

yang ada di Bank Indonesia sebagai acuan dalam penyusunan model konseptual. Melalui

observasi dan interview kepada beberapa pihak

di Bank Indonesia, maka berikut adalah hasil kajian penulis terkait proses yang berlangsung

di Bank Indonesia:

Tabel 4 Evaluasi Proses Seleksi dan Prioritisasi BI

Tahapan Permasalahan Deskripsi

Permasalahan

Rekomendasi

Penilaian Proyek

Penilaian kejelasan cakupan proyek

Kejelasan cakupan proyek yang mencakup terlalu banyak komponen

Pemisahan kriteria-kriteria dalam kejelasan cakupan proyek

Pengukuran efisiensi SDM dan anggaran

Pengukuran efisiensi tidak dilakukan dengan mekanisme penghitungan yang sesuai

Penggunaan metode numerik dalam menghitung efisiensi

Kelengkapa

n Kriteria penilaian

Kriteria yang

kurang lengkap bila dikomparasikan dengan proses seleksi Bank lain

Penyusuna

n kembali kriteria penilaian proyek

Prioritisa Matrik Pembagian box Pemilihan

Tahapan Permasalahan Deskripsi

Permasalahan

Rekomendasi

si Proyek Tidak Optimal

yang terlalu banyak sehingga membingungkan implementasi

matrik yang relevan

Perbedaan Penentuan Urutan Prioritas

Penentuan urutan prioritas yang terbalik

Penininjauan ulang penentuan urutan prioritas

Tidakadanya Integrasi

Matrik dengan Timeline

Diperlukan integrasi

matrik dengan waktu pengerjaan sebagai acuan bagi pihak pengembang

Penyusunan Integrasi

Matrik dengan timenline pengerjaan

Setelah melakukan analisis, penulis

juga melakukan studi empiris terkait proses dan aktivitas yang diterapkan di industri perbankan

lain, yaitu Bank Mandiri dan Banque de

France. Tujuan dari analisis tersebut adalah

memperkuat pandangan penulis terkait proses yang perlu diterapkan dan menjadi referensi

dalam penyusunan model konseptual. Sebelum

menyusun model konseptual tersebut penulis melakukan spesifikasi aktivitas yang mengacu

kepada deskripsi framework dan kajian yang

dilakukan. Berikut adalah aktivitas-aktivitas

yang merupakan hasil spesifikasi dari framework:

Tabel 5 Spesifikasi Aktivitas

Tahapan Definisi Aktivitas

Pre-

Screening

Memastikan

proyek sesuai

dengan fokus

strategi

Mengawal

keseluruhan proses

Eliminasi proyek

yang tidak

memenuhi kriteria

Pemetaan

Strategi

Sosialisasi

Kriteria

Eliminasi

proyek yang

tidak sesuai

strategi

Individual

Project

Analysis

Kalkulasi kriteria

penilaian yang ditentukan

terhadap masing-

masing proyek

Penggalian

informasi proyek

Penilaian

proyek

Screening

Eliminasi proyek

yang tidak

memenuhi nilai

yang ditentukan

Pengumpulan

hasil penilaian

proyek

Eliminasi

proyek yang

tidak

Tahapan Definisi Aktivitas

memenuhi nilai

minimum

Portfolio

Selection

Pertimbangan

korelasi antar

proyek secara

terintegrasi untuk

mengoptimalkan

portfolio

Prioritisasi

Proyek

Pemetaan

matrik prioritas

Portfolio

Adjustment

Memungkinkan pengambil

keputusan untuk

melakukan

perubahan dan

menampilkan

overview dari

portfolio

Sensitivity Analysis

Visualisasi

portfolio

dengan matrix

display

Aktivitas-aktivitas tersebut bersamaan dengan teknik dan tools yang mendukung

proses seleksi dan prioritisasi akan disajikan

dalam kesatuan model konseptual. Model ini disusun berdasarkam hasil dari pengembangan

framework yang mejadi landasan teoritis

penulis, yang dilengkapi dengan kajian

literatur, kajian empiris, dan kondisi existing di Bank Indonesia. Berikut adalah hasil sintesis

model konseptual penulis:

Tabel 6 Model Konseptual 1

Nama

Tahapan

Pemetaan

Strategi

Penilaian Proyek

Input

Strategi utama BI Renstra SIBI Hasil Forum Strategis Dokumen usulan

Proyek Daftar Kriteria seleksi dan Prioritisasi

Daftar usulan proyek yang sudah melalui pemetaan strategi Daftar kriteria

yang digunakan dalam penilaian

Proses

Pemetaan Strategi Eliminasi Proyek yang tidak sesuai

strategi Sosialisasi kriteria dan teknik

Penggalian Informasi Proyek Penilaian Proyek

Teknik Strategic Bucket Indepth Interview

Scoring Method

Output

Daftar usulan

proyek yang sudah sesuai dengan strategi bisnis dan TI Daftar kriteria dan teknik yang telah disepakati untuk digunakan

Daftar hasil

interview dan hasil penilaian dari masing-masing proyek

Tabel 7 Model Konseptual 2

Nama

Tahapan

Filterisasi

Proyek

Prioritisasi

Proyek

Visualisasi

Portfolio

Input

Hasil penilaian

individual proyek dari masing-masing peserta IT Steering Committee

Daftar usulan

proyek yang sudah melalui penilaian dan filterisasi Daftar kriteria

Prioritisasi

Keseluruhan form

penilaian

Hasil penilaian proyek

Hasil prioritiasasi proyek

Proses

Penentuan batas bawah Pengumpulan hasil penilaian proyek Eliminasi

proyek

Prioritisasi Proyek Pemetaan proyek dalam matrik prioritisasi

Sensitivity Analysis Visualisasi Portfolio

Teknik

Ad hoc approach as profiles Scoring Method

Scoring Method Matrik 2x2

Spreedsheet kumpulan form Scoring Method Matrik

Bubble Graph

Output

Daftar proyek yang telah melalui proses penilaian dan filterisasi

proyek

Daftar peringkat prioritas proyek berdasarkan penilaian

dari proses prioritisasi

Hasil prioritas proyek dalam matrik prioritisasi

Daftar proyek yang akan diimplementasikan

Matrik

visualisasi portfolio

4.2. Verifikasi Model Konseptual

Dalam menyusun model yang tepat, maka

perlu melihat kesesuaian model konseptual yang disusun oleh penulis tersebut dengan studi

kasus, yakni Bank Indonesia. Salah satu proses

yang dapat dilakukan untuk melihat kesesuaian

tersebut adalah dengan melakukan verifikasi kepada responden di Bank Indonesia yang akan

menjadi pengguna model. Verifikasi tersebut

dilakukan melalui proses wawancara dan pengisian kuesioner oleh perwakilan Bank

Indonesia.

Dalam verifikasi tersebut akan dilakukan

penggalian informasi untuk mendukung pengembangan model komseptual menjadi

model yang direkomendasikan untuk Bank

Indonesia. Berikut adalah informasi yang digali dalam interview:

1. Tanggapan terkait kesesuaian alur dalam

model konseptual untuk diterapkan di

Bank Indonesia

2. Tanggapan responden terkait deskripsi

tahapan

3. Preferensi teknik dan aktivitas dalam

masing-masing tahapan yang disesuaikan

dengan kondisi dan kebutuhan di Bank

Indonesia

4. Penggalian aspek lokalitas yang meliputi

isu kelokalan dan constraint yang ada

dalam masing-masing tahapan

Mengacu kepada hasil interview yang

sudah dilakukan, maka berikut adalah daftar

isu kelokalan dan preferensi yang dari Bank

Indonesia:

Tabel 8 Isu Lokalitas Bank Indonesia

No Tahapan Isu Lokalitas Preferensi

Teknik

1.

Pemetaan Strategi

Fokus strategi berubah-ubah, butuh dilakukan penilaian keselarasan strategi

Scoring Method

Arahan strategi terlalu general

2.

Penilaian Proyek

Investasi di Bank Indonesia dibagi menjadi investasi proyek dan investasi

infrastruktur

Scoring Method

3.

Filterisasi Proyek

Penilaian dilakukan dalam group decision

Ad hoc as profiles Scoring Method

Penentuan batas bawah

hanya bisa dilakukan diawal proses

4.

Prioritisasi Proyek

Matrik prioritisasi tidak berfungsi optimal

Scoring Method

Perubahan Matrik

Penentuan urutan prioritas yang terbalik

5. Visualisasi Portfolio

Proses yang belum pernah diterapkan

-

Isu lokalitas dan preferensi merupakan

cerminan dari culture perusahaan yang

merupakan salah satu faktor pendukung

optimalnya proses seleksi dan prioritisasi. Oleh

karena itu, menjadi hal yang penting untuk

menyertakan isu kelokalan dan preferensi

tersebut kedalam susunan model dengan

merevisi model konseptual yang sudah disusun

penulis. Berikut adalah hasil revisi masing-

masing tahapan dalam model konseptual

menjadi rekomendasi model untuk Bank

Indonesia:

1. Tahap Pemetaan Strategi

Tahapan Model Konseptual Model

Rekomendasi

Nama

Tahapan

Pemetaan Strategi Penilaian

Keselarasan Strategi

Input Strategi utama BI Renstra SIBI Hasil Forum Strategis Dokumen usulan Proyek

Daftar Kriteria seleksi dan Prioritisasi

Strategi utama BI Renstra SIBI Hasil Forum Strategis Dokumen usulan Proyek

Daftar Kriteria seleksi dan Prioritisasi

Proses Pemetaan Strategi Eliminasi Proyek yang tidak sesuai strategi Sosialisasi kriteria

dan teknik

Penilaian Keselarasan Strategi Eliminasi Proyek yang tidak memenuhi nilai

minimum keselarasan strategi strategi Penentuan dan Sosialisasi kriteria dan teknik Penentuan Batasan

Bawah (Threshold)

dari masing-masing

kriteria

Teknik Strategic Bucket Scoring Method

Output Daftar usulan proyek yang sudah sesuai dengan strategi bisnis dan TI

Daftar kriteria dan teknik yang telah disepakati untuk digunakan

Daftar usulan proyek yang sudah selaras dengan strategi bisnis dan TI

Daftar kriteria dan teknik yang telah disepakati untuk digunakan

2. Tahap Penilaian Proyek

Tahapan Model Rekomendasi

Nama Tahapan

Penilaian Proyek

Tahapan Model Rekomendasi

Input Daftar usulan proyek yang sudah

melalui pemetaan strategi Daftar kriteria yang digunakan dalam penilaian

Proses Penggalian Informasi Proyek Penilaian Proyek

Teknik Indepth Interview Scoring Method

Output Daftar hasil interview dan hasil penilaian dari masing-masing proyek

3. Tahapan Filterisasi Proyek

Tahapan Model Konseptual Model

Rekomendasi

Nama Tahapan

Filterisasi Proyek Filterisasi Proyek

Input Hasil penilaian

individual proyek dari masing-masing peserta IT Steering Committee

Hasil penilaian

individual proyek dari masing-masing peserta IT Steering Committee

Proses 1. Penentuan batas bawah

2. Pengumpulan hasil penilaian proyek 3. Eliminasi proyek

1. Pengumpulan hasil penilaian

proyek 2. Eliminasi proyek

Teknik Ad hoc approach as profiles Scoring Method

Ad hoc approach as profiles Scoring Method

Output Daftar proyek yang telah melalui proses penilaian dan filterisasi proyek

Daftar proyek yang telah melalui proses penilaian dan filterisasi proyek

4. Tahap Prioritisasi Proyek

Tahapan Model Konseptual Model Rekomendasi

Nama Tahapan

Prioritisasi Proyek Prioritisasi Proyek

Input Daftar usulan proyek yang sudah melalui penilaian dan filterisasi Daftar kriteria Prioritisasi

Daftar usulan proyek yang sudah melalui penilaian dan filterisasi Daftar kriteria Prioritisasi

Proses 1. Prioritisasi Proyek

2. Pemetaan proyek dalam matrik prioritisasi

1. Prioritisasi Proyek 2. Pemetaan proyek

dalam matrik prioritisasi

Teknik Scoring Method Matrik 2x2

Scoring Method Matrik 2x2

Output Daftar peringkat

prioritas proyek berdasarkan penilaian dari

Daftar peringkat

prioritas proyek berdasarkan penilaian dari proses

Tahapan Model Konseptual Model Rekomendasi

proses prioritisasi

Hasil prioritas proyek dalam matrik prioritisasi

prioritisasi

Hasil prioritas proyek dalam matrik prioritisasi

Daftar definisi kriteria yang digunakan dalam proses prioritiasasi

5. Visualisasi Portfolio

Tahapan Model Konseptual Model Rekomendasi

Nama Tahapan

Visualisasi Portfolio Visualisasi Portfolio

Input Keseluruhan form penilaian Hasil penilaian proyek Hasil prioritiasasi

proyek

Keseluruhan form penilaian Hasil penilaian proyek Hasil prioritiasasi

proyek

Proses Sensitivity Analysis Visualisasi Portfolio

Sensitivity Analysis Visualisasi Portfolio

Teknik Spreedsheet kumpulan form Scoring Method

Matrik Bubble Graph

Spreedsheet kumpulan form Scoring Method

Matrik Aggregate Project Plan

Output Daftar proyek yang akan diimplementasikan

Matrik visualisasi portfolio

Daftar proyek yang akan diimplementasikan

Matrik visualisasi portfolio

4.3. Verifikasi Rekomendasi Model

Model rekomendasi merupakan model

konseptual yang sudah melalui proses revisi untuk meningkatkan kesesuaiannya dengan

studi kasus, yakni Bank Indonesia. Setelah

melalui proses penyesuaian tersebut maka diperlukan kembali proses verifikasi kepada

responden di Bank Indonesia untuk melihat

kecukupan model yang disusun oleh penulis.

Berbeda dengan proses verifikasi pertama yang berusaha menggali informasi terkait (1)

Kesesuaian alur dalam model konseptual untuk

diterapkan di Bank Indonesia, (2) Preferensi teknik dan aktivitas dalam masing-masing

tahapan yang disesuaikan dengan kondisi dan

kebutuhan di Bank Indonesia, dan (3)

Penggalian aspek lokalitas yang meliputi isu kelokalan dan constraint yang ada dalam

masing-masing tahapan; proses verifikasi kedua

berfokus menggali informasi terkait:

1. Kesesuaian model yang disusun penulis

dengan Bank Indonesia

2. Kecukupan model dalam memfasilitasi

proses seleksi dan prioritisasi di Bank

Indonesia

Berdasarkan hasil interview tahap 2,

responden di Bank Indonesia menyatakan

bahwa hasil susunan dari proses seleksi dan

prioritisasi dinilai sudah sesuai dan memiliki

kecukupan dalam mendukung proses seleksi

dan prioritisasi. Selain itu, revisi atau perbaikan

terkait framework terkait isu kelokalan dan

preferensi dari Bank Indonesia dirasa telah

terakomodasi dengan baik. Maka berdasarkan

hasil verifikasi tersebut, berikut adalah

dokumen rancangan model seleksi dan

priritisasi di Bank Indonesia:

Gambar 6 Dokumen Model

V. Kesimpulan

Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk: (1) Melakukan kajian literatur,

kajian empiris, dan analisis penerapan proses

seleksi dan prioritisasi proyek TI di Bank

Indonesia, (2) Membuat rancangan proses seleksi dan prioritisasi dalam bentuk model

konseptual yang mengacu pada hasil kajian

literatur, empiris, dan analisis kondisi existing, (3) Menggali aspek atau isu kelokalan di Bank

Indonesia untuk memastikan kesesuaian dari

model, dan (4) Menghasilkan model rekomendasi terkait proses seleksi dan

prioritisasi di Bank Indonesia.

Kesimpulan 1 Berdasarkan kajian yang sudah dilakukan

penulis terdapat beberapa framework yang

dapat mendukung proses seleksi dan prioritisasi, namun tidak ada satu pun yang

dinyatakan sebagai best practice sehingga

diperlukan proses penyesuaian terhadap organisasi. Penulis menggunakan An Integrated

Framework for Project Selection sebagai acuan

framework untuk selanjutnya dikembangkan

menjadi model konseptual.

Kesimpulan 2

Berdasarkan hasil eksplorasi framework yang

dipilih, maka ditemukan beberapa kekurangan dalam framework, misalnya terkait nama dalam

tahapan yang dinilai kurang representatif dan

diperlukannya pendetailan aktivitas dalam

masing-masing tahapan, maka penulis menyusun model konseptual dengan rincian

sebagai berikut: (1) pemetaan strategi, (2)

penilaian proyek, (3) filterisasi proyek, (4) portfolio proyek, dan (5) visualisasi portfolio.

Masing-masing tahapan terdiri atas aktivitas-

aktivitas tertentu yang mengacu dari hasil kajian peneliti.

Kesimpulan 3

Mengacu kepada pentingnya culture, process,

experience, dan governance dalam mendukung mengoptimalkan proses seleksi portfolio maka

penulis melakukan penggalian aspek lokalitas

untuk dapat disesuaikan kedalam model. Aspek lokalitas tersebut diantaranya: (1) Fokus

pengembangan TI yang berbeda setiap tahun

sehingga diperlukan proses penilaian keselarasan strategi, (2) Arahan strategi yang

cenderung umum, (3) Bank Indonesia membagi

proses seleksi menjadi 3 jenis, yaitu Aplikasi

dan Infrastruktur, (4) Matrik yang tidak

optimal, dan (5) Penentuan urutan prioritas

yang terbalik. Aspek-aspek lokalitas ini yang akan menjadi input dalam merevisi model

konseptual

Kesimpulan 4 Berdasarkan hasil verifikasi dan revisi model

konseptual maka didapatkan susunan model

rekomendasi sebagai berikut: (1) Keselarasan strategi, (2) Penilaian Proyek, (3) Filterisasi

Proyek, (4) Prioritisasi Proyek, dan (5)

Visualisasi Portfolio.

VI. BATASAN MASALAH

Batasan yang sangat signifikan dalam

penelitian ini adalah jumlah partisipan dalam

penyusunan proses seleksi dan prioritisasi. Idealnya dalam penyusunan ini dilakukan

bersamaan dengan seluruh anggota IT Steering

Committee di Bank Indonesia sehingga dapat mencakup padangan TI dan pandangan bisnis

dengan optimal.

VII. PENGEMBANGAN PENELITIAN

Peluang dalam pengembangan

penelitian terkait proses seleksi dan prioritisasi

ini meliputi: (1) Pengembangan penelitian dalam menyusun proses seleksi dan prioritisasi

di Bank Indonesia dengan sample yang lebih

luas, (2) Penyusunan standard proses seleksi dan prioritisasi yang sesuai dengan culture di

Indonesia.

VIII. DAFTAR PUSTAKA

1. Archer, N., & Ghasemzadeh, F.

(1999). An Integrated Framework

for Project Selection . International

Journal of Project Management.

2. Brynjolfsson, E. (1994). The

Productivity Paradox of Information

Technology: Review and

Assessment. MIT Sloan School of

Management.

3. Cao Le, M., & Nguyen, V. (2007).

Strategy for Project Portfolio

Selection in Private Corporations in

Vietnam.

4. Cooper , R., Edgett, S., & Kleinschmidt,

E. (2000). Portfolio Management:

Fundamental for New Product

Success. Stage-gate International.

5. Cooper, R. (2005). Portfolio

Management for Product

Innovation.

6. Cooper, R., Edgett, S., & Kleinschmidt,

E. (2001). Portfolio Management in

New Product Development: Result

of an Industry Practices Study.

7. Darandono. (2013). Tahun 2013 Belanja

ICT Indonesia Capai US$ 32,8

Milliar. Retrieved 2013, from

SWA:

http://swa.co.id/technology/tahun-

2013-belanja-ict-indonesia-capai-

us-328-miliar

8. David, J., & Saaty, D. (n.d.). Use

Analytic Hierarchy Process For

Project Selection. 2007.

9. Dye, L., & Pennypacker, J. (2000).

Project Portfolio Management and

Managing Multiple Project: Two

Sides of the Same Coin? Project

Management Institute.

10. Eiletersen, S. (2004). The Art of Project

Selection. USA: Kollnergroup.

11. Englund, R., & Graham, L. (1999).

From experience: Linking Project to

Strategy. Journal of Production and

Innovation Management.

12. Jeffery, M., & Leliveld, I. (2004). Best

Practice IT Portfolio Management.

MITSloan.

13. Jiang, J., & Klein, G. (1999). Project

Selection Criteria by Strategic

Orientation. Information and

Management.

14. Joseph, W., & Stephen C, S. (2006).

Strategic Information Technology

Planning. Journal of Computer

Information Systems; ProQuest.

15. Malligan, J. (2011). Financial

Modeling Techniques: Sensitivity

Analysis. Retrieved from

http://www.wallstreetprep.com/blog

/financial-modeling-techniques-

sensitivity-what-if-analysis-2/

16. McFarlan, F. (1981). Portfolio

Approach to Information Systems.

17. Meredith, J., & Mantel, JR, S. (2009).

PROJECT MANAGEMENT A

Managerial Approach. John Wiley

& Sons, Inc.

18. Merk , J., & Ingmar, L. (2004). Best

Practice in IT Portfolio

Management. MITSloan.

19. Padovani, M., Muscat, A., Camanho,

R., & de Carvalho, M. (2008).

Looking for the right criteria to

define project portfolio : Multiple

case study analysis. International

Product Development Management

Conference 2007.

20. Palcic, I. (2009). Analutical Hierachy

Process as a Tool For Selecting and

Evaluating Project.

21. Pandovani, M., Muscat, A. R.,

Camanho, R., & De Carvalho, M.

M. (2008). Looking for Criteria to

Define Project Portfolio: Multiple

Case Study Analysis.

22. Pinto, J. (2007). Project Management :

Achieving competitive advantage.

Pearson Education.

23. Pinto, J. K. (2010). Project Selection

and Portfolio Management. In J. K.

Pinto, Project Management:

Achieving Competitive Advantage.

Pearson Education, Inc.

24. Project Management Institute. (2006).

The Standard for Portfolio

Management. Project Management

Institute, Inc.

25. Project Management Institute. (2013).

The standard for portfolio

management - third edition.

26. Rankema, T. (2000). The IT Value

Quest : How to Capture the

Business Value of IT-Based

Infrestructure.

27. Souder, W., & Sherman, J. (1994).

Managing New Technology

Development. McGraw-Hill.

28. Subriadi, A. P. (2013). Kontradiksi

Produktivitas Teknologi Informasi :

Sebuah perspektif Information

Technology Strategic Alignment

dan Resource-Based View.

Desertasi Universitas Brawijaya.

29. Subriadi, A. P., Hadiwidjodo, D.,

Djumahir, Rahayu, M., & Sarno, R.

(2013). Information Technology

Productivity Paradox: A Resource-

Based View and Information

Technology Strategic Alignment

Perspective for Measuring

Information Technology

Contribution on Performance.

Journal of Theoritical and Applied

Information Technology.

30. Swaroop, S. (2007). Managing Multiple

Medium and Small Scale Project in

Lare IT Organization. Retrieved

from ISACA: www.isaca.org

31. Turner, J. (2009). The Handbook of

Project-Based Management, Third

Edition.

32. Wheeler, D. (2013). Contributing

factors to optimal project portfolio

selection.

33. Wheelwright, S., & K.B. , C. (1992).

Creating Project Plans to Focus

Product Development. Harvard

Business Review.

34. Widyaningtyas, T. (2012). Belanja ICT

Indonesia Terbesar di Asia

Tenggara. Retrieved 2013, from

SWA: http://swa.co.id/business-

research/belanja-ict-indonesia-

terbesar-di-asia-tenggara

35. Xu, L., & Yang, J.-B. (2001).

Introduction to Multi-Criteria

Decision Making and the Evidential

Reasoning Approach.

36. Yu, S., & Wang, e. (2008). The

application of project portfolio

management in the government

investment project. International

Seminar on Business and

Information Management.