Kaitan Struktur, Proses, Mekanisme TKTI

7/26/2019 Kaitan Struktur, Proses, Mekanisme TKTI

1/13

TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

TUGAS II

____________________________________________

Judul : Kaitan Struktur, Proses, Mekanisme TKTI

Oleh

Rully Herliyanto Raco

13410100011

Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya

!"#$


2/13

Pen%ahuluan

Elements &or IT Go'ernan(e Im)lementin* Frame+ork

Tata kelola TI dapat dijalankan dengan menggunakan kombinasi antara

struktur, proses, dan mekanisme. (eterson, !003" #eill $ #ood%am, !00!&

dalam ('rembergen $ Haes, !00&. )eberapa komponen yang terdapat pada

struktur, proses, dan mekanisme dijelaskan pada gambar berikut*

Gamar #- Elemen Framework Tata Kelola TI .Gremer*en / 0aes, !""12

ada elemen struktur meliputi Role and responsibility, IT organization

structure, Chief Information Officer (CIO) on board, IT strategy committee, dan

IT steering committee, kemudian pada elemen proses meliputi Strategic

Information System Planning (SISP), IT alance Scorecard (SC), Information

!conomics, Ser"ice #e"el $greements (S#$s), COIT and ITI# (%rame&or's), IT

$lignment o"ernance *aturity *odels dan selanjutnya pada elemen

mekanisme meliputi $cti"e Participation and collaboration beet&en principle

sta'eholders, Partnership re&ards and incenti"es, usinessIT co+location, Cross+

functional usinessIT training and rotation. +asingmasing komponen dari

setiap elemen tata kelola TI tersebut akan diba%as pada %alaman diba-a% ini.


3/13

STRU3TURE

truktur meliputi sebua% organisasi, letak /ungsi IT, adanya kejelasan

mengenai peran dan tanggung ja-ab dan perbedaan antara ITbisnis committee.

Roles an% Res)onsiilities

ala% satu peran %arus memiliki kejelasan tanggung ja-ab yang

dide/inisikan dalam proses tata kelola TI ole% manajemen eksekuti/. 2

memiliki tanggung ja-ab tunggal untuk memba-a rencana strategis dan

kebijakan yang tela% ditetapkan ole% de-an direksi, dan 2 perlu memastikan

ba%-a I terlibat pada bagian tersebut yang bertugas untuk menerima proses

pembuatan keputusan ole% senior le"el. +enurut u//y (!00!c&,56nggota de-an

se%arusnya tidak %anya memperta%ankan pengeta%uan tentang model bisnis saat

ini, teknik manajemen, dan in/ormasi mengenai teknologi yang terbaru, akan

tetapi juga perlu memper%atikan potensi dari resiko dan keuntungan5.

IT o"ernance Institute dalam (ITI, --.) mengidenti/ikasi detil dari

peran dan tanggung ja-ab dari de-an direksi terkait dengan lima /okus area tata

kelola IT, diantaranya * strategic alignment, "alue deli"ery, ris' management,

resources management, danperformance management.

Strategic

$lignment

/alue

0eli"ery

IT Resource

*anagement

Ris'

*anagement

Performance

*anagement

+emastikan

manajemen

tela%

menempatka

n strategi

yang e/ekti/

+emastikan

ba%-a

manajemen

tela%

menempatka

n proses dan

+emonitor

bagaimana

manajemen

menentukan

sumberdaya

apa yang

+e-aspadai

mengenai

resiko TI dan

penanggulang

annya

enilaian

ter%adap

kinerja

manajemen

seniorpada

strategi TI


4/13

sesuai pada

tempatnya

praktik pada

tempatnya

dan

memastikan

ba%-a TI

mengirimka

n nilai

kepada

bisnis

dibutu%kan

untuk dapat

mencapai

tujuan

strategis

dalam

pengoperasian

nya

+engesa%an

keselarasanantara

strategi

bisnis dan

strategi TI

+emastikan

ba%-ain7estasi TI

me

representasi

kan

keseimbang

an antara

resiko dan

keuntungan

dan biaya

yang

diterima.

+emastikan

keseimbanganyang tepat dari

in7estasi TI

untuk menjaga

keberlanjutan

dan

pertumbu%an

perusa%aan

+enge7aluasi

ke e/ekti/anpengendalian

yang

dilakukan

manajemen

terkati

dengan resiko

TI

)ekerja

denganeksekuti/

untuk

menentukan

dan memonitor

kinerja high+

le"el IT

+emastikan

struktur

organisasi TI

untuk

melengkapi

ara%an dan

model dari

bisnis

Tael #- Peran %an Tan**un* 4a+a %ari %e+an %ireksi .ITGI, !""52 %alam

.Gremer*en / 0aes, !""12

)erikut merupakan konsekuensi apabila senior manager mengabaikan

tanggung ja-ab TI mereka.

8e7el trategi

IT 0ecision Senior *anagement1s

Role

Conse2uences of

abdicating the decision

)erapa banyak yang +ende/inisikan 'agal dalam


5/13

%arus dikeluarkan

(biaya& untuk TI9

peran strategis

Tingkat pendanaan

(the le"el of funding&

pengembangannya

roses bisnis mana yang

%arus menerima dana

TI9

+embuat keputusan

yang jelas mengenai TI

mana yang tidak perlu

untuk diberikan

pendanaan

:urang /okus pada IT

unit

8e7el 2ksekusi

IT 0ecision Senior *anagement1s

Role

Conse2uences of

abdicating the decision

eberapa baik pelayanan

IT yang tela% dilakukan

benarbenar diperlukan9

;itur yang mana

iperlukan atas

dasar dari biaya dan

keuntungan

)iaya

:eamanan dan resiko

pri7asi apa yang dapat

diterima9

+elakukan trade+off

antara keamanan dan

pri7asi dalam one hand.

:eamanan yang

berlabi%an

Tael !- 6am)ak men*aaikan tan**un* 7a+a IT %ia%o)si %ari .Ross &

Weill, 20022 %alam .Gremer*en / 0aes, !""12

2 perlu meli%at IT sebagai sumberdaya strategis untuk membantu

bisnis dalam meng%asilkan pendapatan. 2 perlu belajar mengenai sebua%

teknologi dan termasuk I dalam pertimbangan manajemen. +enurutill ates

(1


6/13

Tata kelola IT yang e/ekti/ ditentukan melalui /ungsi IT yang terorganisir

dan -e-enang pengambilan keputusan TI yang berada dalam organisasi. ;ungsi

organisasi IT memiliki model yang dikembangkan dan diimplementasikan

diantaranya e/isiensi dan strandarisasi untuk in/rastruktur (centralized& dan

e/ekti/itas dan /leksibilitas untuk pengembangan suatu aplikasi (desentralized&.

+enurut eterson (!003& dalam ('rembergen $ Haes, !00&

mengidenti/ikasi antara centralizedan desentralized * =Centralizedtata kelola TI

berasosiasi dengan organisasi dalam skala yang kecil dan cenderung untuk /okus

ter%adap biaya bisnis (strategi kompetiti/&, dan karakteristiknya meliputi

centralized tata kelola bisnis yang terstrutur, kestabilan lingkungan, tingkat

intensi/ in/ormasi produkjasa dari bisnis yang renda%, dan tingkat pengalaman

dan kompetansi bisnis dalam mengelola TI yang renda%.5 ?ntuk desentralizedTI

adala% sebaliknya berasosiasi dengan organisasi dalam skala yang besar dan

cenderung /okus ter%adap ino7asi sebua% produk yang diciptakan, memiliki

tingkat kebutu%an in/ormasi yang tinggi, tingkat stabilitas lingkungan yang renda%

dan memiliki kompetensi bisnis yang tinggi.

entralized tata kelola IT mendri"er sinergi yang mencakup sebua%

organisasi berskala ekonomis, strandarisasi yang mencakup pengendalian yang

berdasarkan standar, dan spesialisasi yang mencakup penyampaian in/ormasi yang

dapat disampaikan secara massal dan mengenai kea%lian dalamproblem sol"ing

secara terpusat. 0esentralized tata kelola IT mendri"er pelanggan secara

responsi/ yang mencakup prioritas ter%adap pengendalian pengguna IT,

kepemilikan bisnis yang mencakup setiap unit bisnis yang memiliki kepala unit,

dan /leksibilitas yang mencakup kebutu%an setiap unit bisnis secara responsi/.


7/13

elain model dari struktur organisasi IT terdapat tipe arsitektur tata kelola

IT atau gaya tata kelola IT dalam menentukan keputusan, terdapat @ gaya tata

kelola IT yang terde/inisikan diantaranya *

usiness *onarchy * :eputusan yang ditentukan ole% kumpulan

eksekuti/ bisnis

IT *onarchy * :eputusan yang ditentukan ole% indi7idu atau

kumpulan eksekuti/ IT

%eudal * :eputusan yang ditentukan ole% kepala unit bisnis

%ederal * :eputusan yang ditentukan ole% gabungan antara

eksekuti/ bisnis atau eksekuti/ IT

0uopoly * :eputusan yang ditentukan ole% gabungan antara

eksekuti/ IT atau kepala unit bisnis

$narchy * :eputusan yang ditentukan ole% siapapun tanpa

mengikuti aturan yang ada

IT Strate*9 3ommittee %anIT Steerin !ommittee

Implementasi dari strategi IT %arus dapat merespon manajemen eksekuti/

dalam membantu satu atau lebi% IT Steering Committee. )iasanya IT Steering

Committee dapat merespon keseluru%an proyek secara global dan mengelola

prioritas IT, biaya IT, dan alokasi sumberdaya IT. IT Strategy Committee


8/13

beroperasi pada le"elde-an direksi, danIT Steering Committeeberoperasi pada

le"eleksekuti/, dimana terdapat indikasi yang berbeda pada le"el responsibility,

authority,dan members%ip, beberapa diantaranya dijelaskan pada tabel berikut.

IT Strategy Commitee IT Steering Committee

#e"el oard #e"el !3ecuti"e #e"el

Responsibility +emberikan ara%an

kepada manajemen

terkait dengan

strategi TI

+emberikan saran

kepada de-an

direksi terkait

dengan topik

mengenai *

o Rele7ansi antara

pengembangan

IT dengan

perspekti/ bisniso enyelarasan IT

dengan ara%

bisnis

o encapaian

tujuan dari

strategi IT

o +engoptimalkan

biaya ITo Resiko dan

pengembalian

in7estasi IT

o :ontribusi IT

ter%adap bisnis

+enyetujui

arsitektur IT

perusa%aan

+enyetujui rencana

proyek dan

anggaran,

pengaturan prioritas

dan ta%apan yang

perludilakukan

sebelum berlanjut

pada ta%apan

berikutnya

+emastikan proyek

secara berlanjut

menemui kebutu%an

bisnis, termasuk

e7aluasi ulang dari

business case

+engkomunikasikan

tujuan strategis

kepada tim proyek

+emonitor

sumberdaya dan

prioritas kon/lik

antara di7isi

perusa%aan dan

/ungsi IT.

$uthority o

+enyarankan de-an o

+embantu eksekuti/


9/13

direksi dan

manajemen dalam

strategi IT

o ;okus pada isu

strate/i IT saat ini

dan masa depan

dalam mengirimkan

strategi IT

o ;okus pada

implementasi

*embership 6nggota de-an direksi

dan anggota spesialis

(nonanggota de-an

direksi&

o 2ksekuti/ bisnis

o ponsor eksekuti/

o I

o enase%at kunci

sesuai yang

dibutu%kan (IT,6udit, Hukum,

:euangan&

Tael 5- Kom)arasi %ariIT Stratey !ommittee %anIT Steerin !ommittee

.ITGI, !""52 %alam .Gremer*en / 0aes, !""12

?ntuk dapat berta%an, IT Steering Committee memiliki critical success

factorsyang sangat penting untuk strategi dan operational IT, seperti merespon

dan memper%itungkan keputusan yang dibuat.

PRO3ESS

+erujuk pada strategi pembuatan keputusan, strategi perencanaan dan

monitoring sistem in/ormasi, pengendalian, dan proses kerangka kerja.

Stratei" Information System #lannin $SIS#%

ada umumnya diadopsi melalui metode untuk mencapai keselarasan

ITbisnis yang mende/inisikan ba%-a suatu proses untuk memutuskan sebua%

tujuan untuk organisasi yang terkomputerisasi dan mengidenti/ikasi potensi

aplikasi komputer yang perlu diimplementasikan sebua% organisasi.


10/13

+enurut 2arl (1


11/13

tujuan untuk membuat kualitas yang lebi% baik ter%adap pengembangan

sistem

%uture Oreientation *

+erepresentasikan sumberdaya manusia dan teknologi yang dibutu%kan

ole% IT memberikan layanannya dengan tujuan mendapatkan edukasi dan

pengeta%uan yang lebi% baik ter%adapstaff IT

Information "onomi"s

+etode Information !conomics dapat digunakan sebagai

penyelarasteknik tata kelola. Information !conomics adala% sebua% teknik

per%itungan yang meng%asilkan total skor berbobot berdasarkan pada per%itungan

skor untukReturn On In"estment (ROI) dan non5tangible seperti e7aluasi bisnis

dan e7aluasi TI.

Ser'i"e (e'el )reements $S()%

Ser"ice #e"el $greements (S#$) dide/inisikan sebagai kontrak tertulis

suatu layanan antara penyedia layanan, dan suatu layanan kepada pelanggan.

)eberapa /ungsi yang terdapat pada 86 diantaranya*

1. ?ntuk mende/inisikan tingkat layanan apa yang diterima ole% pengguna

dan yang dicapai ole% penyedia layanan, dan

!. ?ntuk mende/inisikan timbal balik penerimaan dan persetujuan terkait

dengan indikator kualitas layanan

!*BIT and !om+lementary Frameworks


12/13

)IT dikembangkan untuk meningkatkan penerimaan ter%adap praktik

terbaik untuk pengendalian terkait dengan suatu in/ormasi, IT, dan resiko. )IT

mengirimkan pengendalian dan keamanan kerangka kerja untuk IT, memberikan

pema%aman yang baik ter%adap manajemen ter%adap resiko dan batasan ter%adap

IT disemua le"elorganisasi.

RELATIONAL ME30ANISM

Relational mechanismmerupakan %al yang penting karena memungkinkan

sebua% organisasi yang memiliki semua struktur dan proses tata kelola TI, tetapi

tidak dapat bekerja dengan semestinya karena bisnis dan IT tidak saling

mema%ami satu sama lain dan atau tidak bekerja bersama. >adi, untuk dapat

mencapai e/ekti/itas tata kelola TI, perlu menggunakan komunikasi dua ara% dan

%ubungan partisipasi atau kolaborasi yang baik antara orangorang yang berada

dikalangan bisnis dan TI. )erbagi pengeta%uan dengan menggunakan mekanisme

career cross+o"er(sta// bisnis bekerja pada unit IT dan sta// IT bekerja pada unit

bisnis& dengan tujuan agar sta// bisnis memiliki pengeta%uan mengenai IT dan

sta// IT perlu memiliki pengeta%uan mengenai bisnis, edukasi secara

berkelanjutan, dan pelati%an persilangan antara sta// bisnis dan sta// IT.

6AFTAR PUSTAKA

'rembergen, #. A., $ Haes, . . (!00&.Implementing Information Technology

o"ernance *odels, Practices, and Cases68ondon* I'I ublis%ing.

I66. (!010&. Retrie7ed /rom

%ttp*---.isaca.org>ournalarc%i7es!010Aolume

Bages;undamentalso/IT'o7ernance)asedonII23B00.aspC


13/13

+anagement, I. (!00&. Retrie7ed /rom %ttp*---.g77

-eb.nlalignment+easure.%tml

C/ord, +. $. (!01!&. Retrie7ed /rom %ttp*---.mckinsey.combusiness

/unctionsbusinesstec%nologyourinsig%tsdeli7eringlargescaleitprojectsontimeonbudgetandon7alue

Kaitan Struktur, Proses, Mekanisme TKTI

Documents

Transcript of Kaitan Struktur, Proses, Mekanisme TKTI