Kaitan Otoritas

MODUL 23. KAITAN OTORITAS, PENDELEGASIAN, WEWENANG

DESENTRALISASI, KELOMPOK DAN KOMITE KEKUASAAN

Kemampuan akhir yang diharapkan :

Setelah mempelajari/membahas/mengkaji modul ini, mahasiswa mampu

menganalisis keterkaitan antara otoritas, pendelegasian, wewenang,

desentralisasi, kelompok dan komite kekuasaan.

Materi yang dibahas :

1. Kekuasaan dan Kewenangan

2. Pelimpahan wewenang dan Tanggung jawab

3. Sentralisasi dan Desentralisasi

4. Desain pekerjaan

Materi 23.1. KEKUASAAN (POWER) DAN KEWENANGAN (AUTHORITY)

Apapun pendekatan yang diambil dalam menyusun desain organisasi,

kesemuanya melahirkan empat konsep penting dalam struktur organisasi , yaitu

Kekuasaan (Power) , Kewenangan (Authority), Tanggung jawab (Responsibility) dan

Pelimpahan wewenang (Delegation of authority).

Setiap bagian dalam suatu organisasi memiliki kekuasaan, kewenangan, serta tanggung

jawab, dan pada saat kekuasaan, kewenangan dan tanggung jawab tidak dapat

sepenuhnya dipegang oleh seseorang, maka dapat dilakukan apa yang dinamakan sebagai

pelimpahan kekuasaan dan kewenangan sekaligus juga tanggung jawab.

KEKUASAAN sering kali dikonotasikan negatif bila dikaitkan dengan isu

politik, padahal dalam pengertian yang paling sederhana kekuasaan berarti suatu

kemampuan untuk mempengaruhi orang atau merubah orang atau merubah situasi (bila

perubahan tersebut mengarah yang baik ,kekuasaan memberikan konotasi yang posistif,

sedangkan bila sebaliknya akan memberikan konotasi yang negatif).

Modul 23 Dabisman- Kaitan Otoritas

Suatu kekuasaan mencakup kekuasaan untuk memerintah, mengoreksi ataupun

mengkoordinasikan bagian yang berada dibawahnya.

Pada dasarnya kekuasaan merupakan konsekuensi logis dari setiap organisasi yang

didalamnya terdapat pimpinan dan bawahan. Menurut French dan Raven, sebagaimana

dikutip oleh Stoner, Freeman dan Gilbert terdapat lima faktor yang mendasari lahirnya

sebuah Kekuasaan, yaitu :

1. Reward power (kekuasaan untuk memberikan penghargaan)

2. Coercive power (kekuasaan untuk memberikan hukuman)

3. Legitimate power (kekuasaan yang sah)

4. Expert power (Kekuasaan berdasarkan keahlian)

5. Referent power (Kekuasaan yang muncul akibat adanya

karakteristik yang diharapkan oleh seseorang/sekelompok orang)

Ad1. Reward Power.

Reward power adalah kekuasaan yang muncul sebagai akibat dari seseorang yang

posisinya memungkinkan dirinya untuk memberikan penghargaan terhadap orang-orang

yang berada dibawahnya. Oleh karena itu orang- orang atau tenaga kerja yang berada

dibawah seorang manajer dengan sendirinya memiliki semacam ketergantungan terhadap

manajer yang bersangkutan, sehingga manajer tsb dapat dikatakan memiliki semacam

kekuasaan yang dinamakan sebagai r eward power , karena penghargaan terhadap seorang

tenaga kerja dapat dikatakan sangat tergantung dari penilaian dari manajer tersebut.

Ad.2 Coercive Power

Coercive power adalah kebalikan dari reward power, ini berarti merupakan

kekuasaan seseorang untuk memberikan hukuman atas kinerja yang buruk yang

ditunjukkan oleh seseorang/tenaga kerja dalam sebuah organisasi. Setiap pimpinan pada

dasarnya memiliki reward sekaligus coercive power, oleh karena itu setiap pimpinan

perlu untuk sangat berhati- hati dalam menggunkan kedua jenis kekuasaan ini, hal ini

mengingat bahwa pada dasarnya setiap manusia tidak ada yang menginginkan untuk

menerima hukuman.


Ad.3 Legitimate Power.

Adalah kekuasaan yang muncul sebagai akibat dari suatu legitimasi tertentu.

Misalnya seseorang yang diangkat menjadi pemimpin, secara otomatis dia memiliki

semacam kekuasaan yang sah atau terlegitimasi.

Ad.4. Expert Power

Adakah kekuasaan yang muncul sebagai akibat dari keahlian atau kepakaran yang

dimiliki oleh seseorang. Contoh : Oleh karena keahlian mendiagnose suatu penyakit yang

dimiliki oleh seorang dokter, maka secara sadar ataupun tak sadar seorang pasien yang

berkonsultasi pada dokter akan mengikuti apa saja yang dianjurkan oleh sang dokter

sejauh hal tersebut dapat membantu sang pasien untuk sembuh dari penyakitnya.

Demikian pula halnya dengan para pakar atau ahli di bidang yang lain.

Ad. 5 Referent Power.

Adalah kekuasaan yang muncul akibat adanya karakteristik yang diharapkan oleh

seseorang atau sekelompok orang terhadap seseorang yang memiliki pengaruh terhadap

seseorang/ sekelompok orang. Ketika dalam rangka pemilu rakyat menginginkan seorang

pemimpin yang jujur, maka ketika ada calon pemimpin yang terkenal kejujurannya,

dengan sendirinya rakyat akan memilihnya ,karena si calon tsb memiliki referent power.

KEWENANGAN

Kewenangan pada dasarnya merupakan bentuk lain dari kekuasaan yang

seringkali digunakan dalam sebuah organisasi. Kewenangan merupakan kekuasaan

formal atau terlegitimasi, dalam suatu organisasi seseorang yang ditunjuk atau dipilih

untuk memimpin suatu organisasi memiliki kekuasaan atau kewenangan yang

terlegitimasi.

Terdapat dua pandangan mengenai kewenangan formal, yaitu pandangan klasik

(classical view) dan pandangan berdasarkan penerimaan (acceptance view)

PANDANGAN KLASIK menerangkan bahwa kewenangan pada dasarnya terlahir

sebagai akibat adanya kewenangan yang lebih tinggi dari kewenangan yang diberikan.

Misal, seorang manajer mendapatkan kewenangan formal akibat adanya pemberian

kewenangan dari pihak yang memiliki kewenangan yang lebih tinggi, missal dari Dirut.


Dengan demikian kewenangan formal menurut pandangan klasik bersifat top-down

approach atau dari hirarki yang lebih atas ke hirarki dibawahnya.

PANDANGAN BERDASARKAN PENERIMAAN, cenderung berbeda dari pandangan

klasik yaitu tidak setiap kewenangan yang bersifat top- down serta merta akan

dilaksanakan oleh bawahan. Hal demikian ini terjadi bukan disebabkan oleh tiadanya

kewenangan dari atasan, melainkan apa yang kemudian dilakukan oleh atasan tidak dapat

diterima oleh bawahan.

Pandangan yang berdasarkan penerimaan memandang bahwa kewenangan formal akan

cenderung dijalankan atau diterima oleh bawahan tergantung dari beberapa persyaratan

seperti yang dikemukakan Chester Barnard berikut :

1. Bawahan dapat memahami apa yang diinginkan/ dikomunikasikan oleh

pimpinan/atasan.

2. Pada saat bawahan memutuskan untuk menjalankan apa yang diperintahkan

atasannya, dia meyakini bahwa apa yang diperintahkan tidak bertentangan

dengan rencana pencapaian tujuan organisasi.

3. Pada saat seorang bawahan memutuskan untuk menjalankan apa yang

diperintahkan oleh atasannya, dia meyakini bahwa perintah tsb konsisten

mendukung nilai, misi, maupun motif pribadi/kelompok.

4. Seorang bawahan mampu secara mental maupun fisik menjalankan apa yang

diperintahkan atasan.

Kewenangan dalam organisasi dapat dibedakan menjadi kewenangan lini (line authority),

kewenangan staf (staff authority) dan kewenangan fungsional (functional authority).

Kewenangan lini adalah kewenangan yang ada pada mereka yang dalam organisasi

bertanggung jawab terhadap berbagai kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan

organisasi.

Kewenangan staf adalah kewenangan yang ada pada mereka yang ditunjuk oleh

organisasi untuk membantu bagian2 dalam sebuah organisasi yang punya kewenangan

lini.

Kewenangan fungsional adalah kewenangan yang ada pada mereka yang berada dalam

bagian tertentu di organisasi memiliki kewenangan lini maupun staf, namun oleh karena

tugasnya sekaligus diberikan kewenangan untuk melakukan control atau koordinasi


dengan bagian lainnya. (missal kewenangan fungsional manajer keuangan yang berhak

mengontrol bagian lain berkenaan dengan masalah keuangan).

Dalam suatu organisasi tidak tertutup kemungkinan terjadi konflik antara mereka

yang berada di bagian lini dengan bagian staf atau antar lini dan antar staf. Kadangkala

yang berada di lini merasa lebih mengetahui apa yang terjadi di lapangan sehingga

mereka tidak serta merta mengikuti saran yang berasal dari staf. Konflik demikian ini

antara lain dapat disebabkan oleh perbedaan usia, pengalaman, pendidikan, perilaku dll.

Materi 23.2. PELIMPAHAN WEWENANG DAN TANGGUNG

JAWAB

Setiap bagian ataupun departemen yang telah dibentuk serta dihubungkan melalui

garis kewenangan maupun garis perintah, memiliki satu konsekuensi penting yaitu apa

yang disebut dengan tanggung jawab. Jika kewenangan merupakan kekuasaan untuk

melakukan sesuatu, maka tanggung jawab justru memberikan arah untuk apa dan kemana

seharusnya kekuasaan tsb digunakan. Jadi perlu disadari bahwa dalam setiap organisasi

selalu ada kewenangan sekaligus juga tanggung jawab dalam pencapaian tujuan

organisasi, oleh karena untuk menduduki posisi-posisi tertentu dalam organisasi

memerlukan berbagai persyaratan tertentu sesuai dengan kebutuhan.

Adakalanya seseorang yang berada disuatu posisi memiliki berbagai keterbatasan

dalam melakukan suatu pekerjaan, dimana keterbatasan ini bias ditinjau dari segi

ketersediaan waktu pengerjaan, jumlah pekerjaan, keahlian yang dimiliki dll. Bila

keterbatasan ini tidak dapat ditanggulangi olehnya dan akan dapat memperburuk kinerja

organisasi, maka perlu dilakukan apa yang dinamakan sebagai pelimpahan wewenang

dan tanggung jawab (delegation of authority and responsibility).

Manfaat pelimpahan wewenang mencakup :

1. Memungkinkan sub bagian atau bawahan mempelajari sesuatu yang baru dan

memperoleh kesempatan untuk melakukan sesuatu yang baru tsb.sekaligus

memungkinkan bawahan untuk belajar bertanggung jawab terhadap sesuatu yang

baru.

2. Mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dalam berbagai hal.


3. Penyelesaian pekerjaan akan dapat dilakukan dengan lebih cepat sekiranya

pelimpahan wewenang berjalan sebagaimana mestinya dan diberikan kepada

orang yang bertanggung jawab.

Sementara itu walaupun pelimpahan wewenang mempunyai sisi manfaat, namun hal

ini tidak terlepas dari adanya kendala dalam implementasinya. Staf yang tidak memiliki

kemampuan/kapasitas untuk menerima dan menjalankan sesuatu yang didelegasikan

padanya, justru akan dapat menghambat pencapaian tujuan kearah yang lebih baik. Disisi

lain pelimpahan wewenang juga akan berdampak pada kurang bertanggung jawabnya

atasan terhadap apa yang semestinya dia lakukan.

Pada beberapa kasus , pelimpahan wewenang seringkali dilakukan bukan sebagai proses

pembelajaran dan pemberian kepercayaan dari atasan ke bawahan, melainkan lebih

sebagai pelarian tanggung jawab dari atasan ke bawahan. Oleh karena itu perlu digaris

bawahi bahwa pelimpahan wewenang tidak berarti juga terjadi pelimpahan tanggung

jawab. Pelimpahan wewenang bisa jadi hanya merupakan pelimpahan beberapa hal yang

dapat dikerjakan oleh bawahan, tetapi tanggung jawab sepenuhnya masih berada di

tangan pihak yang melimpahkan wewenang.

Agar pelimpahan wewenang dapat efektif, terdapat tiga sifat yang perlu

diperhatikan yaitu :

1. Kepercayaan atasan terhadap bawahan dalam melimpahkan wewenang perlu

diiringi dengan pemberian kebebasan ke bawahan untuk menjalankan

kewenangannya menurut caranya sendiri.

2. Adanya komunikasi yang terbuka antara atasan dengan bawahan, sehingga

dapat memberi kejelasan akan keinginan kedua pihak, sekaligus

meminimalkan persepsi-persepsi yang keliru berkaitan dengan berbagai hal

yang terkait dengan pekerjaan.

3. Kemampuan pimpinan dalam memahami tujuan organisasi, tuntutan setiap

pekerjaan dan kemampuan bawahan.

Ketiga topik diatas akan menjadi lebih efektif bila diiringi oleh beberapa tindakan

berikut :

a. Penentuan hal-hal yang dapat didelegasikan (mana yang dapat dan tidak dapat

didelegasikan, termasuk untuk apa, mengapa pendelegasian dilakukan).


b. Penentuan orang yang layak menerima delegasi (atasan harus mampu memilah

siapa yang layak menerima pelimpahan wewenang)

c. Penyediaan sumberdaya yang diperlukan, termasuk financial ataupun

sumberdaya lainnya yang terkait dengan pelimpahan wewenang.

d. Pelimpahan tugas yang akan diberikan (harus ada kepercayaan dari atasan ke

bawahan).

e. Intervensi saat diperlukan .

Selain ketiga topik diatas Stoner memberikan prinsip klasik agar pelimpahan wewenang

dapat efektif, yaitu :

1. Prinsip scalar, adalah prinsip yang merujuk ke pedoman bahwa dalam proses

pendelegasian wewenang harus ada garis wewenang yang jelas dari hirarki yang

tertinggi sampai yang terendah.Garis wewenang yang jelas akan memberi

kemudahan ke siapa pelimpahan harus diberikan, siapa yang akan memberikan

dan ke siapa pertanggungjawaban harus dilakukan, disamping itu agar dapat

terhindar dari (a) kesenjangan dimana tugas2 tidak ada yang dikerjakan, (b)

tumpang tindih pelaksanaan tugas. (c) perintah ganda dimana tugas yang sama

diberikan ke dua pihak yang berbeda.

2. Prinsip kesatuan perintah, yaitu prinsip yang merujuk pada pandangan bahwa

setiap bawahan semestinya mempertanggungjawabkan hanya ke satu atasan

yang memberikan kewenangan padanya. Oleh karena itu perintah pun

semestinya hanya berasal dari satu sumber agar jelas siapa yang memberikan

kewenangan dan kepada siapa harus dipertanggung jawabkan.

3. Tanggung jawab, kewenangan, dan pertanggung jawaban (akuntabilitas), yaitu

prinsip yang beranggapan bahwa pelimpahan wewenang dilakukan untuk

memperjelas siapa yang akan bertanggung jawab atas suatu pekerjaan dan

dengan kewenangan seperti apa, Dengan kejelasan ini, proses

pertanggungjawaban dari apa yang telah didelegasikan juga akan menjadi lebih

mudah dan jelas.


Materi 23.3. SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI

Sebagai konsekuensi logis adanya delegation of authority, maka terdapat dua cara

pokok dalam menjalankan fungsi keorganisasian, yaitu :

1. Sentralisasi, yang merujuk pada cara pengorganisasian dimana keseluruhan tugas,

tanggung jawab dan perintah dipusatkan pada hirarki yang paling tinggi untuk

kemudian hirarki dibawahnya menerjemahkan dalam bentuk tindak lanjut dari apa

yang telah diputuskan oleh hirarki yang tertinggi.Dengan kata lain sentralisasi

adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada hirarki atas dari suatu

organisasi.

2. Desentralisasi, yang merujuk pada konsep pengorganisasian yang memandang

bahwa apa yang terjadi di lapangan atau dalam kenyataan sering kali tidak sesuai

dengan apa yang dipahami oleh hirarki tertinggi dari sebuah organisasi, oleh

karena itu perlu ada pembagian porsi dalam hal pengambilan keputusan dan

kebijakan berkenaan dengan cara bagaimana suatu organisasi dijalankan. Dengan

kata lain desentralisasi merupakan representasi dari wujud adanya pelimpahan

kewenangan dari hirarki yang lebih tinggi ke hirarki yang lebih rendah dalam hal

pengambilan keputusan dan penentuan dengan cara bagaimana kegiatan akan

dijalankan.

Beberapa kelebihan penggunaan pendekatan desentralisasi adalah:

(a) kedekatan dengan pihak sasaran,

(b) pengetahuan lokal atau lapangan yang lebih baik,

(c) penerimaan yang lebih baik dari pihak sasaran,

(d) keputusan yang lebih fleksibel karena dapat sangat disesuaikan

dengan kondisi lokal dimana organisasi tsb berada.

Adapun alasan masih adanya organisasi yang menganut sentralisasi adalah :

(a) sifat keumuman dari cara pengelolaan dimana mempunyai

pemahaman bahwa pada dasarnya cara mengelola organisasi pada

umumnya sama antara organisasi satu dengan lainnya dan adanya

kesamaan diantara para konsumen meskipun di daerah yang berbeda,


(b) efisiensi biaya karena tidak memerlukan tambahan gedung, staf, dan

regulasi,

(c) dapat dicapainya kesamaan kwalitas ,

(d) adanya kemajuan teknologi termasuk teknologi informasi.

Beberapa faktor yang biasanya dijadikan pertimbangan dalam menentukan apakah

sebaiknya memilih sentralisasi ataukah desentralisasi adalah :

1. Biaya dan risiko yang terkait dengan keputusan sentralisasi atau desentralisasi.

Kadang-kadang desentralisasi akan memberikan hasil yang lebih baik dan lebih

cepat ,tetapi tidak dapat dijalankan ketika desentralisasi tsb akan

mengakibatkan naiknya biaya serta risiko yang akan ditanggung oleh

organisasi.

2. Kecenderungan manajer dalam memandang bawahannya.. Desentralisasi hanya

mungkin dilakukan bila manajer beranggapan bahwa bawahannya memiliki

kapasitas dan kemampuan untuk melakukan sesuatu yang akan dilimpahkan.

3. Budaya organisasi. Budaya organisasi yang dibangun perusahaan akan sangat

menentukan apakah perusahaan tsb siap untuk menjalankan desentralisasi

ataukah justru sebaliknya.

4. Kemampuan dari manajer level bawah ataupun bawahan untuk menjalankan

tanggung jawab sekiranya desentralisasi dilakukan.

Materi 23. 4. DESAIN PEKERJAAN (JOB DESIGN)

Jika pilihan cara pengorganisasian telah dilakukan apakah bersifat sentralisasi

ataukah desentralisasi, bagian-bagian dalam organisasi telah ditetapkan apakah bersifat

lini, staf ataupun fungsional sebagaimana digambarkan oleh struktur organisasinya,

maka langkah berikutnya adalah bagaimana pekerjaan menurut masing-masing bagian

didesain untuk dikerjakan oleh orang-orang tertentu yang telah ditetapkan.

Salah satu bentuk kegiatan yang dilakukan berkenaan dengan fungsi

pengorganisasian adalah adanya job division (pembagian kerja), dimana proses

pembagian kerja ini dinamakan pula sebagai job desain (desain pekerjaan).


Stoner, Freeman dan gilbert (1995) menjelaskan bahwa terdapat tiga pendekatan

yang dalam penggunaannya dilakukan secara berbeda untuk berbagai jenis organisasi dan

pekerjaan yang berbeda-beda pula. Pendekatan dalam melakukan desain pekerjaan

dimaksud adalah :

1. Pendekatan mekanis

2. Pendekatan motivasi

3. Pendekatan biologis.

Ad.1 PENDEKATAN MEKANIS

Menurut pendekatan ini, pekerjaan dibagi berdasarkan beban pekerjaannya,

apakah bersifat rutin ataukah bersifat tidak rutin, Setelah pembagian ini dilakukan,

selanjutnya orang-orang dalam perusahaan dapat ditempatkan sesuai dengan desain

pekerjaan yang telah dibuat tsb. Ada yang ditempatkan untuk mengerjakan pekerjaan

rutin ada pula yang tidak rutin. Karena sifat kerutinannya , maka dikenal istilah mekanis,

yang merujuk pada cara kerja mesin yang cenderung rutin dan tetap. Karyawan yang

hanya bertugas menyeterika baju yang telah jadi dalam sebuah perusahaan garmen

merupakan salah satu contoh pekerjaan yang dibagi berdasarkan pendekatan mekanis.

Contoh lain pekerjaan yang dibagi berdasarkan pendekatan mekanis adalah pekerjaan

yang sifatnya teknis operasional

Ad. 2 PENDEKATAN MOTIVASI.

Menurut pendekatan ini pekerjaan harus pula didesain dan dibagi berdasarkan

motivasi yang berbeda- beda yang dimiliki oleh para pekerja Pekerja yang memiliki

motivasi yang tinggi untuk melakukan kontak social barangkali dapat ditempatkan di

bagian pemasaran atau terkait dengan hubungan masyarakat. Pekerja yang mempunyai

motivasi yang tinggi untuk melakukan inovasi mengenai produk barangkali dapat

diberikan pekerjaan di bagian R & D, dan seterusnya.

Pembagian pekerjaan ini, selain dilakukan berdasarkan motivasi dari setiap

pekerjaan, pendekatan ini juga dimaksudkan agar pekerjaan yang sifatnya rutin dan

mekanis menjadi sesuatu yang memotivasi para pekerja agar menjadi lebih baik dengan

pekerjaannya Dengan demikian, sekalipun pekerjaan yang dilakukan tsb, katakanlah


bersifat monoton dan mekanis, maka perlu dilakukan upaya untuk meningkatkan

motivasi para pekerja dalam menjalankannya. Diantara upaya yang dapat dilakukan

adalah apa yang dinamakan JOB ENLARGEMENT dan JOB ENRICHMENT.

Job Enlargement atau perluasan pekerjaan adalah upaya yang dilakukan oleh manajer

dengan memperluas pekerjaan yang harus dilakukan oleh seorang pekerja pada level

pekerjaan yang sama menjadi satu pekerjaan (missal : para pelayan di restoran biasanya

hanya bertugas mencatat menu yang dipesan saja, kemudian pekerjannya dikombinasikan

dengan mengambil makanan, membersihkan piring bekas pelanggan, sehingga pekerja

tsb tidak mengalami kebosanan dan dapat mengalami dinamika secara lebih baik dalam

pekerjaannya. Adapun job enrichment (pemerkayaan pekerjaan) merupakan perluasan

kesempatan dari seorang pekerja untuk melakukan suatu pekerjaan yang berbeda atau

mungkin lebih luas dari keadaan pekerjaan semula. Salah satu tindakan yang dapat

dilakukan agar pekerja tidak mudah mengalami kebosanan missal dengan melakukan

JOB ROTATION.

Ad.3. PENDEKATAN BIOLOGIS.

Berdasarkan pendekatan ini , pekerjaan juga harus didesain sedemikian rupa

dengan mempertimbangkan aspek biologis dari para pekerja atau orang yang ada dalam

organisasi. Faktor-faktor yang terkait dengan aspek biologis dari tenaga kerja adalah

factor gender (terkait isu pelecehan seksual), keamanan lingkungan (ventilasi yang baik

dalam ruangan tempat kerja) dan berbagai isu lainnya..

Ketiga pendekatan diatas , pada praktiknya dijadikan pertimbangan oleh

perusahaan secara bersamaan pada saat mereka akan mendesain dan menetapkan

pekerjaan yang akan dijalankan dalam sebuah perusahaan. Lebih lanjut lagi adalah

bagaimana kemudian organisasi atau perusahaan mendapatkan orang-orang untuk

menempati jenis pekerjaan yang berbeda menurut bagian yang berbeda dalam sebuah

perusahaan.

--------------------------------------


Kaitan Otoritas

Documents

Transcript of Kaitan Otoritas