ISI

A. KOMPETENSI YANG AKAN DICAPAI

1. Mampu mengevaluasi, dan memperbaiki system inventory, serta mampu mempelajari proses

pengadaan bahan makanan mulai dari metode pembelian, penerimaan, dan penyimpanan yang

menerapkan system inventory.

2. Mampu membuat bon pemesanan, form metode inventory.

B. SKENARIO

Ode adalah manajer instalasi gizi di Rumah Sakit P yang melayani 700 pasien setiap hari. Suatu pagi, saat

supervisi pada proses penerimaan bahan makanan, ia menemukan petugas menyisihkan sekantong plastik

wortel. Setelah dikonfrimasi, ternyata wortel tersebut layu dan beratnya tidak sesuai order sambil

menunjukkan bon pemesanan. Kemudian, Ode berpindah ke bagian penyimpanan, disana seorang petugas

meletakkan sekarung tepung teriguyang baru diterima, padahal masih tersedia 2 karung, lalu Ode bertanya,

mengapa membeli terigu bila masih ada persediaan? Di saat yang sama, seseorang masuk ruangan, “Hei,

aku ngambil gula ya!”, tangannya mengambil sebungkus gula dari rak penyimpanan lantas langsung pergi.

Kejadian itu mendorong Ode menghampiri rak, dan ia melihat beberapa jenis kemasan bahan makanan

bercampur. Ode pun meminta petugas membenahi kondisi tersebut dan ia meninggalkan ruang

penyimpanan karena rekannya meminta Ode mengevaluasi surat-surat penawaran dari supplier.

C. DAFTAR UNCLEAR TERM

1. Supplier

Orang atau perusahaan yang menyediakan barang yang dibutuhkan (Oxford)

2. Supervisi

Pengontrol tertinggi atau pengawas utama (Kamus Bahasa Indonesia).

3. Order

Memesan barang yang dibutuhkan(oxford)

4. Surat penawaran

meliputi jumlah dan spesifikasi yang diperlukan setiap item. Selain itu juga meliputi kondisi umum

penerimaan yang diuraikan, tanggal dan metode pengiriman, syarat pembayaran, kesediaan untuk

menerima semua bagian penawaran, diskon, tanggal penutupan penawaran dan negoisasi lainnya

(Palacio-Theis, 2012)

5. Persediaan

Bahan-bahan/bagian yang disediakan dalam proses pemenuhan kebutuhan untuk produksi pada suatu

institusi penyelenggaraan makanan serta untuk memenuhi permintaan konsumen (Rangkuti, 2007 )

6. Penerimaan

1

Suatu kegiatan yang meliputi memeriksa, meneliti, mencatat, memutuskan dan melaporkan tentang

macam dan jumlah bahan makanan sesuai dengan pesanan dan spesifikasi yang telah ditetapkan serta

waktu penerimaannya. (permenes, 2013)

7. Penyimpanan (Bahan Makanan)

Suatu tata cara menata, menyimpan, memelihara keamanan bahan makanan kering dan basah, baik

kualitas maupun kuantitas di gudang bahan makanan kering dan basah serta pencatatan dan

pelaporannya. (Manajemen Sistem Penyelenggaraan Makanan Institusi Dasar. 2015)

8. Bon Pemesanan

Lembaran kecil yang berisi keterangan pembelian untuk digunakan bersama spesifikasi pembelian

sebagai dasar pesanan pembelian dan permintaan tawaran yang akan dikeluarkan sebagai pembelian

resmi. (Palacio,2012)

D. DAFTAR CUES

1. manajer mampu memperbaiki proses penerimaan bahan makanan dan mengevaluasi surat-surat

penawaran dari supplier

2. Ahli gizi mampu mengevaluasi pengadaan bahan makanan mulai dari pemesanan penerimaan dan

penyimpanan bahan makanan serta dapat melakukan pencatatan atau pengelompokan

3. Ahli gizi mampu mengevaluasi proses pengadaan bahan makanan mulai dari pemesanan pembelian

penerimaan dan penyimpanan bahan makanan serta dapat melakukan pencatatan atau pelaporan

4. Ahli gizi mampu mengevaluasi dan memperbaiki proses pengadaan bahan makanan mulai dari

pemesanan pembelian penerimaan dan penyimpanan bahan makanan serta dapat melakukan

pencatatan atau pelaporan

5. Ahli gizi mampu mengevaluasi, melakukan pencatatan atau pelaporan proses pengadaan bahan

makanan mulai dari pemesanan pembelian penerimaan dan penyimpanan bahan makanan

6. Ahli gizi mampu mengevaluasi, melakukan pencatatan atau pelaporan dan memperbaiki proses

pengadaan bahan makanan mulai dari pemesanan pembelian penerimaan dan penyimpanan bahan

makanan

7. Ahli gizi mampu mengevaluasi, melakukan pencatatan, pelaporandan memperbaiki proses pengadaan

bahan makanan mulai dari pemesanan pembelian penerimaan dan penyimpanan.

8. Ahli gizi mampu mengevaluasi, melakukan pencatatan, pelaporandan memperbaiki proses pengadaan

bahan makanan mulai dari pemesanan pembelian penerimaan, penyimpanan dan sistem inventory

9. Ahli gizi mampu melakukan pencatatan, evaluasi, pelaporan dan memperbaiki proses pengadaan

bahan makanan mulai dari pemesanan, pembelian, penerimaan, penyimpanan dan sistem inventory

10. Ahli gizi mampu memperbaiki sistem dan melakukan pencatatan selama proses pemesanan

pembelian penerimaan dan penyimpanan bahan makanan serta melakukan evaluasi dan pelaporan

2

11. Ahli gizi mampu mengevaluasi, memperbaiki sistem dan melakukan pencatatan selama proses

pemesanan pembelian penerimaan dan penyimpanan bahan makanan serta menerapkan sistem

inventory dan melakukan pelaporan

Kesimpulan Cues :

“ahli gizi mampu mengevaluasi, memperbaiki sistem dan melakukan pencatatan selama proses

pemesanan pembelian penerimaan dan penyimpanan bahan makanan serta menerapkan sistem

inventory yang baik dan melakukan pelaporan”

E. DAFTAR LEARNING OBJECTIVE

1. Metode pembelian apa yang digunakan pada RS P (formal)? Serta jelaskan prosedur pembelian secara

formal. Beserta tahapan-tahapannya (jelaskan caranya)!

2. Apakah tujuan dari pembelian ?

3. Apakah tujuan dari penerimaan ?

4. Sebutkan metode penerimaan barang yang dapat digunakan serta jelaskan kelebihan dan

kekurangan!

5. Bagaimana tahap-tahap proses penerimaan bahan makanan secara umum?

6. Bagaimana kontrol penerimaan bahan makanan ?

7. Apa saja jenis jenis penyimpanan dan jenis penyimpanan apa yang bermasalah dalam skenario,

jelaskan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan, serta bagaimana desain penyimpanan

yang baik?

8. Apa saja metode inventory, jelaskan kelebihan dan kekurangan setiap metodenya, serta buat bentuk

form yg digunakan!

9. Apa sajakah tool dalam system inventory?

10. Bagaimana kontrol pengeluaran barang pada ruang penyimpanan yang baik? (serta alurnya)

F. HASIL BRAINSTORMING

1. Metode pembelian apa yang digunakan pada RS P (formal)? Serta jelaskan prosedur pembelian

secara formal. Beserta tahapan-tahapannya (jelaskan caranya)!

Metodenya : formal, karena pasien yang dilayani banyak dan adanya surat penawaran

Tahapan metode pembelian formal, yaitu :

A. identifikasi kebutuhan

identifikasi berdasarkan menu yang direncanakan dari institusi

dari jumlah konsumen yang dilayani

disesuaikan dengan biaya yang ada

B. spesifikasi Bahan Makanan

kuantitas, kualitas, Bahan Makanan yang sudah jadi dituliskan merk, perhatikan expired date

3

adanya BPOM atau PIRT

C. membuat bon pemesanan komponennya

nama bahan

jumlah pemesanan

harga per bahan

suppliernya siapa

tanggal diterima

tanggal pengiriman

spesifikasi bahan makanan

kolom ceklist

harga total

tanda tangan

D. pembuatan surat penawaran (lelang)

tanggal pemesanan

tanggal penerimaan

spesifikasi

harga

nama institusi

E. mengevaluasi surat penawaran dr supplier

barang yang datang dilihat checklist sesuai spesifikasi apa tidak

evaluasi surat penawaran

F. membuat surat kontrak

peraturan perundang-undanga an

perjanjian kedua belah pihak

konsekuensi jika suplier tidak memberikan barang sesuai spesifikasi

menyepakati bahan makanan dan harga

tanda tangan

2. Apakah tujuan dari pembelian ?

Tujuan pembelian :

untuk menjamin ketersediaan barang agar tidak sampai kehabisan stok

untuk memenuhi kebutuhan barang yg dibutuhkan

3. Apakah tujuan dari penerimaan ?

Tujuan penerimaan :

menerima barang yang telah dipesan disesuaikan dengan spesifikasi yang sudah diberikan

4

menghindari kerugian antara kedua belah pihak

menghindari kesesuaian antara orderan dengan penerimaan

mempermudah melakukan valuing inventory

menentukan tipe terkait tanggal masuk

4. Sebutkan metode penerimaan barang yang dapat digunakan serta jelaskan kelebihan dan

kekurangan!

Metode penerimaan barang yaitu ada 2 :

a. blind methode

orang yang ada di penerimaan tidak ada pengecekan ulang

kelebihan:

tidak memerlukan alat banyak

kekurangan:

jika ada yang tidak cocok akan menjadi masalah.

b. Invoice methode

orang yang ada di ruang penerimaan memegang check list. Dan ada penimbangan sesuai dengan

yang dipesan atau tidak.

Kelebihan:

lebih akurat

kekurangan:

lebih lama

alatnya banyak.

Metode penerimaan yg dipakai di RS P adalah invoice methode.

5. Bagaimana tahap-tahap proses penerimaan bahan makanan secara umum?

a) Barang datang

b) petugas RS dan petugas yang ngirim mencocokkan

c) dibuka, lalu dicek barangnya

d) mengecek spesifikasi sesuai atau tidak

e) ditimbang ulang

f) masuk ke penyimpanan

g) tanda tangan penerima

6. Bagaimana kontrol penerimaan bahan makanan ?

Kontrol penerimaan bahan makanan, yaitu :

5

Dalam ruangan penerimaan bahan makanan ada kertas yang ditempel di ruangan, orang yang

bertugas ngelist penerimaan bahan makanan masih baik atau tidak.

spesifikasi bahan makanan., seperti suhu, jumlah, bentuk dan kondisi kemasan

koordinasi terlebih dahulu dengan supplier, kapan barang dikirim dan jam berapa

petugas di bagian penerimaan harus terlatih

tersedia alat-alat untuk penerimaan

keamanan bagian penerimaan, serta

lokasinya aman.

7. Apa saja jenis jenis penyimpanan dan jenis penyimpanan apa yang bermasalah dalam skenario,

jelaskan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan, serta bagaimana desain penyimpanan

yang baik?

Jenis-jenis penyimpanan, yaitu ada 2:

a) Penyimpanan kering

b) Penyimpanan basah (chiller, refrigerator, freezer)

Hal-hal yang harus diperhatikan :

Penyimpanan kering Penyimpanan basah

Suhu ruangan Suhu

Jarak rak dengan dinding 15cm Pengelompokkan bahan makanana yang masuk

chiller, freezer

Jarak rak dengan lantai 30cm Bahan makanan ditempatkan di container terlebih

dahulu

Jarak rak dengan langit-langit 60cm Aman dari kontaminasi

Ruangan tidak lembab Kebersihan pegawai harus terjaga

Mudah dibersihkan Aman dari pencuri

Aman dari pencuri

8. Apa saja metode inventory, jelaskan kelebihan dan kekurangan setiap metodenya, serta buat

bentuk form yg digunakan!

Metode inventory ada 2, yaitu :

Perventual

Tiap kali barang dimbil harus dicatat

Physical

Sekali pencatatan diadakan di akhir periode

9. Apa sajakah tool dalam system inventory? 6

Tool dalam system inventory, yaitu :

LIFO : datang terakhir keluar pertama

FIFO : barang yang pertama kali datang pertama keluar

FEFO : disusun berdasarkan expired date yang lebih dulu pertama kali keluar

Weigh Average : ngitung sisanya dari tanggal berapa, lalu menghitung menggunakan rumus

Min level

Max level

10. Bagaimana kontrol pengeluaran barang pada ruang penyimpanan yang baik? (serta alurnya)

Control pengeluaran barang di ruang penyimpanan yang baik, yaitu :

Pengambilan barang dicek terlebih dahulu setelah mengambil tulis ceklist

Di ruang penyimpanan ada petugas khusus untuk ceklist.

Yang mengambil barang menuliskan tanggal ambil dan sisa stok berapa

Dibuat kolom penerimaan, pengeluaran, sisa

Tidak semua orang boleh masuk ke ruang penyimpanan, yang boleh masuk hanya bagian

penyimpanan, serta ada waktu sendiri dalam satu hari sekali mengambil untuk keperluan

sehari.

G. HIPOTESIS

Hipotesis Kelompok:

7

Hipotesis Akhir:

8

1. Metode Pembelian

Formal

Tahapan Pembelian secara umum

Informal

2. Metode Penerimaan

3. Metode Penyimpanan

Blind Methode

Invoice Methode

Penyimpanan Kering

Penyimpanan Basah

Proses pengadaan BM

H. PEMBAHASAN LEARNING OBJECTIVE

1. Metode pembelian berserta tahapannya yaitu :

9

Metode pembelian yang digunakan pada Rumah Sakit P, yaitu menggunakan metode formal,

karena menggunakan surat-surat penawaran dan pasien yang dilayani banyak (700 pasien).

Tahapan pembelian metode formal, yaitu :

Identifikasi kebutuhan

- Mengidentifikasi kebutuhan dari menu dan resep.

- Skala kebutuhan dari departemen dan service mengirimkan surat permintaan

kepada direktur untuk di rekap totalan.

Langkah-langkah perhitungan kebutuhan bahan makanan:

a) Susun macam bahan makanan yang diperlukan, lalu golongkan bahan

makanan dalam dua kelompok yaitu bahan makana segar dan bahan makanan

kering.

b) Hitung kebutuhan semua bahan makanan satu per satu dengan cara:

- Tetapkan jumlah konsumen rata-rata yang dilayani

- Hitung macam dan kebutuhan bahan makanan dalam siklus menu (misal siklus

5,7, 10 hari)

- Tetapkan kurun waktu kebutuhan bahan makanan (1 bulan, 3 bulan, dll)

- Hitung berapa siklus dalam 1 periode yang telah ditetapkan dengan

menggunakan kalender

- Masukkan dalam formulir kebutuhan bahan makanan yang telah dilengkapi

dengan spesifikasinya

Secara umum dapat dihitung dengan rumus sederhana sebagai berikut:

Contoh menu 10 hari untuk kebutuhan bahan makanan 1 tahun

10(365/10) x Ʃ konsumen rata-rata x total macam dan Ʃ makanan 10

Identify Needs

Write Specifications

Develop Purchase Order

Tabulate and evaluate bids

Issue Bid Request

Store in Proper Area

Receive and inspect deliveries

Award contract

Evaluate and Follow Up

(Permenkes. 2013. Pedoman Pelayanan Gizi Rumah Sakit. Jakarta)

Spesifikasi

merupakan deskripsi yang mendetail mengenai produk yang bisa dipahami

baiksupplier maupun pembeli.spesifikasi harus mendetail dan singkat namun

mencakup semua informasi yang dibutuhkan. Informasi yang dibutuhkan seperti

berikut ini.

a. Nama produk : merupakan nama dagang dari sebuah merk

b. Brand name : ada verifikasi bahan yang digunakan oleh pihak supplier kepada pihak

yang berwenang. Misalnya BPOM

c. Satuan harga : berhubungan dengan bentuk dan tipe dari masing-masing item

seperti pounds, caleng, galon dsb.

d. Nama dan ukuran kontainer : misalnya terdapat ukuran kontainer yaitu kaleng no

10 dsb.

e. Jumlah bahan per kontainer : misalnya ukuran 36-anggur mengidentifikasikan

jumlah buah dalam satu box.

Tambahan informasi lain yang diperlukan

f. Buah segar atau sayur : jenis, kematangan dan lokasi geografis perlu dicantumkan

secara mendetail.

g. Makanan kaleng : tipe atau style, pack, ukuran dan berat cairan juga perlu

dijelaskan secara mendetail.

h. Makanan beku : jenis, rasio gula, suhu selama proses delivery harus dicantumkan

mendetail.

i. Produk daging : grade, ukuran, dan potongan daging merupakan spesifikasi yang

dibutuhkan.

j. Produk susu : yang harus dicantumkan seperti total lemak, jumlah bakteri, suhu

saat delivery dan bentuk dari susu tersebut.

Bon pemesanan

Penulisan spesifikasi yang lengkap akan memudahkan pihak supplier atau vendor dan

pembeli sendiri untuk menentukan bahan yang sesuai dengan kebutuhan.

11

(Palacio, 12th edition)

Surat permintaan penawaran

Instasi yaitu instansi memberikan undangan penawaran kepada vendor untuk

memberikan kesempatan kepada vendor untuk mengajukan tawaran item yang

dibutuhkan oleh pembeli.

Permintaan penawaran meliputi :

a. Jumlah item

b. Spesifikasi setiap item

c. uraian kondisi umum penerimaan

d. tanggal pengiriman

e. metode pengiriman

f. syarat pembayaran

g. ketersediaan menerima tawaran

12

h. diskon

i. tanggal penutupan penawaran

Tabulasi dan mengevaluasi

Yang mempertimbangkan sebelum menerima tawaran :

- Kemampuan untuk melaksanakan kontrak dan memberikan pelayanan

- Kemampuan mmenyediakan layanan sesegera mungkin (dalam waktu

yangditentukan )

- Intregitas dan reputasi

- Kualitas kinerja pada kontrak sebelumnya

- Kepatuhan terhadap hukum dan spesifikasi

- Sumber keuangan

Untuk mengevaluasi penawaran, pembeli dapat meminta sampel uji kepada vendor

yang memenuhi syarat untuk membandingkan produk yang sebenarnya dengan

spesifikasi.

Pemberian kontrak

Poin-poin didalam surat kontrak:

- jasa yang akan diberikan,

- tanggal dan metode pengiriman,

- permintaan pemeriksaan,

- prosedur pembelian dan pembayaran.

- Informasi berikut juga diberikan : nama dan alamat institusi, jumlah kontrak,

item kontrak masa kontrak, tanggal terbit kontrak, tempat pengiriman, jumlah

yang dibeli, dan tanda tangan perwakilan perusahaan.

2. Tujuan pembelian adalah :

Menurut Rotua,Siregar, 2015

- Untukmendapatkan bahan makanan dengan mutu yang baik

Menurut PGRS, 2013

- Tersedianya bahan makanan sesuai menu serta standar porsi bahan makanan dan

spesifikasi yang ditetapkan.

Menurut Palacio, 2012

- Untuk memenuhi supply bahan makanan pada perusahaanmakanan dapat dilakukan dengan

berbagai metode dan pemenuhan dilakukan dengan baik dalam jumlah besar maupun kecil.

Menurut Feinstein & stefanelli, 2015

- Menjaga stok yang cukup

Stock yang habis tidak dapat ditoleransi

- Menimalkan investasi

13

Pembeli harus menyimbangkan antara investasi dan alur dari bahan makanan yang terus

berjalan.

- Mengawasi kualitas produk

Perusahaan menjaga kualitas produknya dengan menjaga kualitas tiap item yang akan dibeli

- Mendapatkan EP/BEP yang rendah

- Mempertahankan posisi kompetitif perusahaan

3. Tujuan penerimaan adalah :

Menurut palacio, 2012

- Diterimanya bahan makanan sesuai dengan daftar pesanan, waktu pesan dan spesifikasi

yang ditetapkan.

- Menghindari produk dari kerusakan akibat kesalahan penanganan

- Menghindari hilangnya produk karena pencurian

Menurut permenkes, 2013

- Untuk menetapkan dan memastikan bahwa bahan makanan yang dikirimkan supplier

sesuai dengan spesifikasi kuantitas dan kualitas

4. Metode penerimaan, yaitu :

Menurut Palacio, 2012

Metode penerimaan ada 2, yaitu :

a) Invoice Methode

form dari pembelian sudah ada daftar nama produk dan berat bahan. Petugas hanya

mengecek ulang apakah bahan sesuai pesanan atau tidak.Petugas penerimaan

membawa ceklist bahan makanan yang dipesan untuk melihat kelengkapan bahan

makanan sesuai dengan yang dipesan dan untuk mencatat penyimpangan yang terjadi.

Kelebihan Invoice Method Kekurangan Invoice Method

- efisien

karena petugas penerimaan hanya

tinggal mencentang bahan makanan

yang telah datang

- perlu evaluasi yang sangat teliti

untuk memastikan pengiriman

akurat dan standar kualitas

terpenuhi

b) Blind Methode

metode dengan menggunakan form (faktur pembelian) dari supplier namun kolom

berat masih kosongan sehingga petugas penerimaan harus menimbang dan mengukur

kembali barang yang datang dan mengisinya di kolom berat yang kosong tadi. Petugas

mengukur setiap item dengan menimbang, mengukur atau menghitung. Kemudian

dibandingkan dengan aslinya.

Kelebihan blind method Kekurangan blind method14

- Mengurangi bias, karena petugas

mengukur setiap item

- Memakan banyak waktu

Metode yang dipakai di Rumah Sakit P adalah Invoice method karena lebih efisien

5. Tahap-tahap proses penerimaan bahan makanan, yaitu :

Menurut NFSMI, 2012

1. mengecek bahwa pengiriman yang tiba berada di dalam truk yang bersih, mampu

mempertahankan makanan pada suhu yang benar dan mampu mengamankan produk.

2. mengidentifikasi pengemudi truk/petugas pengiriman dengan meminta ID bila tidak dikenal

sebelumnya, kemudian mencatat nama pengemudi dalam log penerimaan.

3. memeriksa produk berdasarkan kategori dan jenis penyimpanan bahan (mendahulukan bahan

dingin yang disimpan di lemari kulkas, kemudian bahan beku, dan yang terakhir adalah bahan

kering)

4. memeriksa kode produk untuk memastikan bahwa produk yang diterima benar dan sesuai

dengan catatan pemesanan.

5. memeriksa tiap kemasan produk untuk mengetahui kualitasnya, seperti kerusakan kemasan,

kadaluarsa, dan pembusukan bahan makanan yang kemudian dapat ditindaklanjuti dengan

penolakan atau pengembalian produk.

6. menimbang berat item yang diterima.

7. menghitung dan memeriksa semua hal dalam laporan penerimaan.

8. bandingkan dengan faktur pemesanan, periksa harga, perhatikan perubahan dan buat memo.

9. periksa item yang diganti dengan daftar subtitusi/ pengganti yang disetujui jika ada.

10. cap dan tandai semua produk dengan tanggal penerimaan

11. menyalurkan bahan makanan yang sudah diperiksa (Rahmy, 2011):

a. bahan makanan basah langsung didistribusikan ke bagian pengolahan, bahan makanan

kering disimpan di gudang/penyimpanan kering.

b. bahan makanan yang tidak langsung dipergunakan saat itu dilakukan penyimpanan di

ruang pendingin (freezer/chiller).

Menurut Manuntun Rotua, 2015 :

Memeriksa kembali daftar pemesanan bahan makanan

Memeriksa Spesifikasi bahan makanan

Memutuskan menerima atau menolak bahan makanan yang datang

Memeriksa kembali daftar penerimaan bahan makanan

Menyalurkan bahan makanan ke tempat penyimpanan

15

Setelah itu, bahan makanan diperiksa sesuai dengan daftar pesanan dan spesifikasi bahan

makanan

Bahan makanan basah langsung didistribusikan ke bagian pengolahan, bahan makanan kering

disimpan diruang penyimpanan bahan kering

Bahan makanan yang tidak langsung digunakan saat itu disimpan diruang pendingin

Menurut Palacio, 2012 :

Inspeksi pengiriman dan memeriksa bahan makanan yang datang berdasarkan purchase order

Mengecek kesesuaian barang yang datang dengan invoice

Menerima barang hanya jika kuantitas dan kualitas sesuai

Melengkapi catatan penerimaan

Memindahkan barang dan bahan makanan ke ruang penyimpanan

6. Control penerimaan bahan makanan, yaitu

Menurut Palacio, 2012:

Koordinasi dengan departemen lain

Saling berkoordinasi antara pembelian, produksi dan penerimaan

Personal

Sumber daya manusia harus memiliki skill tertentu

Fasilitas, peralatan dan kebersihan

Tempat penerimaan dan kebersihan harus terjaga

Jadwal pengiriman

Jadwal pengiriman harus selama jam operasional. Posting jadwal pengiriman, termasuk nama

vendor, hari dan waktu pengiriman dan nama driver. Tujuannya untuk menghindari terlalu

banyak pengiriman diwaktu yang sama sehingga bahan makanan yang datang dapat ditangani

dengan baik dan tepat dan memastikan ada petugas penerimaan yang bertugas pada jam

tersebut.

Keamanan

- bahan makanan yang telah diterima harus segera diperiksa

- setelah petugas penerimaan memeriksa dan mengkonfirmasi bahwa makanan telah

memenuhi spesifikasi, bahan makanan harus segera di bawa ke tempat penyimpanan yang

tepat.

- pintu penerimaan harus terkunci sehingga hanya petugas yang berwenang saja yang dapat

masuk, hal ini dapat meminimilkan kejadian pencurian dan kerusakan produk yang

disengaja.

- memeriksa produk meliputi suhu, kerusakan, pembusukan, perubahan warna dan tanggal

kadaluarsa.

16

- meminimalkan menyentuh makanan siap saji dengan tangan kosong.

dokumentasi prosedur

berupa pencatatan keseluruhan dari proses pengadaan bahan makanan mulai pembelian,

penerimaan, penyimpanan dan inventory. Kesluruhan proses ini akan berguna bagi bagian

pencatatan (akutansi) yang nantinya akan digunakan sebagai laporan pengeluaran institusi.

Menurut Feinstein & stefanelli, 2015

Penerima/ receiver harus berhati-hati terhadap bahan makanan yang ber-es, mengeluarkan

cair, dan packaging yang dapat menambah/mengurangi berat item

Selalu cek kualitas dari bahan makanan

Selalu pastikan bahwa package atau kemasan tidak rusak

Periksa expired date nya, jika ada tanggal yang kadaluarsa dapat memberikan protes ke bagian

penjual atau vendor

Jangan menimbang secara keseluruhan, pisahkan tiap item dan timbang secara terpisah

Hati-hati terhadap orang yang mengangkut bahan makanan ke gudang. Bisa jadi akan adanya

kehilangan bahan makanan

Selalu baca surat yang membutuhkan tanda tangan

Selalu pastikan bahwa bahan makanan dikirim secara lengkap. Terkadang bahan makanan

hanya dikirim sebagian, pastikan bahan makanan dikirim semua

Cek berat makanan yang sudah diporsi dari vendor

Cek tiap container atau dus, pastikan isinya sesuai

Pada frozen food, pastikan datang dalam keadaan beku atau sesuai dengan suhu

Saat terburu-buru, jangan sampai terkecoh dengan brand atau merk. Bisa jadi ada brand yang

mirip tapi kualitasnya berbeda

Ketika menerima bahan segar, berikan berat minimal yang dapat diterima karena pada bahan

segar kemungkinan terjadi penyusutan berat

Receiver harus memperhatikan bahwa spesifikasi bahan makanan memang sesuai dengan apa

yang disorder.

Menurut Dittmer dan Keefe, 2009

kontrol penerimaan wajib dan sangat penting dilaksanankan dengan tujuan untuk memverifikasi

bahwan jumlah, kualitas dan harga makanan yang disampaikan sesuai dengan pesanan yang

ditetapkan

Kontrol penerimaan dapat dilakukan dengan :

a. Menetapkan standar untuk penerimaan

Standar penerimaan dibuat untuk mengatur proses penerimaan sebagai berikut

- Jumlah yang diterima harus sesuai dengan kuantitas dalam perjanjian

- Kualitas item sesuai dengan spesifikasi bahan yang telah ditetapkan

17

- Harga bahan harus sama dengan kesepakatan

b. Adanya faktur (Invoice)

Setiap pengiriman atau penerimaan harus disertai dengan faktur atau dokumen yang berisi

daftar item yang dikirim. Faktur biasanya dibuat rangkap untuk penerima dan pengirim

Lima langkah kontrol penerimaan yang aman digunakan adalah sebagai berikut:

a. Verifikasi/pastikan bahwa kuantitas, kualitas dan harga untuk setiap item sesuai sesuai dengan

pemesanan pembelian

b. Kesesuaian barang yang dikirim dengan hasil verifikasi dibuktikan dengan adanya stempel

pada faktur

c. Membuat daftar penerimaan barang pada Clerk’s Daily Report serta membuat laporan yang

diperlukan atau memasukkan informasi yang sesuai secara langsung

d. Menyelesaikan dokumen dan memberikannya pada accounting department

e. Memindahkan barang-barang yang telah diterima pada tempat penyimpanan yang tepat.

Selain kontrol pada penerimaan, terdapat langkah-langkah untuk melengkapi proses kontrol yaitu:

a. Menentukan standar operational dan standar prosedur (SOP)

b. Melatih semua individu agar sesuai dengan standar operational prosedur yang ditetapkan

c. Memantau kinerja personil dan membandingkan kinerja aktual dengan standar yang

ditetapkan

d. Mengambil tindakan yang tepat untuk memperbaiki penyimpangan dari SOP

7. Jenis-jenis penyimpanan, hal-hal yang harus diperhatikan, dan design penyimpanan yang baik adalah :

Menurut Palacio, 2012

Jenis-jenis penyimpanan ada 2, yaitu :

Penyimpanan kering

Penyimpanan kering ini untuk bahan makanan yang tidak mudah busuk.

Penyimpanan basah

Penyimpanan basah ini untuk menyimpan bahan makanan yang mudah busuk

Hal-hal yang perlu di perhatikan

Penyimpanan kering Penyimpanan basah

- Suhu dan ventilasi

suhu ideal 50 F, max 70 F

- Pengaturan ruang penyimpanan

- Sanitasi

- Pelabelan : beri label pada setiap jenis

bahan makanan

- Container : hindari menggunakan

container yang terbuat dari logam dan

- Perhatikan suhu tiap item bahan

makanan

- Lemari pendingin garus dibersihkan

paling sedikit satu minggu sekali

- Mutu dan keselamatan bahan makanan

yang disimpan bergantung pada

refrigerator yang digunakan sehingga

kondisi umum refrigerator dan freezer

18

bedakan container dengan jelas

- Kelembapan 80-90 %

- Ketebalan dan bahan padat ≤ 10 cm

perlu diperhatikan secara periodik

minimal 2 minggu sekali.

- Pemeriksaa suhu di ruang penyimpanan

bahan segar harus dilakukan 2 hari sekali

atau sesuai dengan SOP yang berlaku

- Pencairan es pada refrigerator harus

segera dilakukan setelah pengerasan atau

pembentukan bunga es terjadi.

- Tidak mencampur bahan makanan yang

berbau tajam dengan makanan yang tidak

memiliki bau tajam dalam satu tempat.

(permenkes, 2011 ; palacio,2012 ; Manuntun R, 2015 ; Garden, 4, 2012 ; department of food and

nutrition 2, 2015)

Menurut Mahsun, H dan I Made Murdana. 2014.

Penyimpanan dingin :

a. Penyimpanan segar (Fresh cooling), bahan makanan disimpan dalam lemari pendingin dengan suhu

yang berkisar antara 1-4° C. C.

b. Penyimpanan dingin (chilly), bahan makanan disimpan di lemari es dengan suhu antara suhu (-5)-0 ° C.

Suhu ini dibutuhkan untuk menyimpan daging ikan atau unggas tidak lebih dari 3 (tiga) hari.

c. Penyimpanan beku (Freezer), suhu di ruang penyimpanan ini sangatlah dingin yaitu sekitar (-10)° C

dapat digunakan untuk menyimpan daging dalam waktu lama.

hal-hal lain yang harus diperhatikan dalam penyimpanan secara umum :

1. Cara menyusun dan menempatkan barang/bahan makanan.

2. Lama maksimum penyimpanan

3. Penutupan atau pembungkusan bahan agar tidak tercemar.

Design penyimpanan yang baik

Menurut Birchfield John C, 2008

- ruangan yang memiliki ventilasi yang baik,

- suhu yang sesuai

- ruang penyimpanan yang mudah dibersihkan

- lantainya adalah ubin

- dindingnya terbuat dari semen

- langit-langit tertutup

- akses pintu masuk besar dan tingkat keamanan tinggi19

- akses mudah dari tempat penyimpanan untuk produksi dan bagian penerimaan

menurut NFSMI, 2012

gunakan rak yang dapat berjalan/dapat dipindahkan (memiliki roda) dan ketinggiannya dapat

disesuaikan daripada menggunakan rak yang statis.

tempatkan produk yang tingkat penggunaannya tinggi atau sering di dekat pintu untuk memudahkan

akses pengambilan.

menjaga produk agar tetap dalam kemasan/kardus asli sehingga informasi mengenai bahan makanan

dapat dilacak dengan mudah, kecuali bila ada masalah serangan hama.

tempatkan produk bahan makanan sesuai dengan worksheet inventory dan lakukan pelabelan.

tempatkan bahan makanan yang tidak memerlukan pemasakan lebih lanjut pada bagian atas dari

bahan makanan mentah yang pasti akan dimasak.

tempatkan bahan makanan yang suhu pemasakannya rendah di atas bahan makanan yang suhu

pemasakannya lebih tinggi.

simpan bahan-bahan kimia jauh dari makanan dan persediaan kertas, tempatkan di ruang terkunci dan

terpisah dari makanan untuk menghindari kontaminasi.

tempatkan wadah yang besar dan berat di dekat pintu masuk dan rak yang lebih bawah untuk

mengurangi kecelakaan saat memindahkan barang

tempatkan produk yang mahal di rak terkunci atau hindarkan dari tempat yang memiliki jalur/ akses

keluar yang mudah.

Menurut Sri Subekti, 2014

- Kriteria jendela

20

jendela ruang penyimpanan dibuat dengan tipe dorong, bertirai yang tidak tembus pandang sehingga

melindungi dari sinar matahari. jarak jendela dengan langit-langit ± 70 cm.

Menurut permenkes, 2011

- Tidak menempel pada lantai, dinding atau langit-langit dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Jarak

o Jarak bahan makanan dengan dinding : 5 cm

o Jarak bahan makanan dengan langit-langit : 60 cm

o bahan makanan dengan lantai : 15 cm

8. Metode inventory beserta kelebihan dan kekurangannya :

Menurut Periasamy P, 2010 “Metode inventory ada 2, yaitu” :

1) Perpetual inventory

pencatatan dimulai dari barang yang akan dibeli, yang ada di ruang penyimpanan dan yang

digunakan. Metode ini dapat menunjukkan persediaan barang yang up-to-date.

2) Physical inventory

Semua barang di ruang penyimpanan harus diambil secara berkala dan diperiksa pada akhir

periode sehingga menunjukkan persediaan barang yang actual.

Menurut Palacio, 2012 “Metode inventory ada 2, yaitu” :

I. Perpetual Inventory

Pencatatan pada perpetual inventory dilakukan terus menerus pada bahan makanan dan

persediaan yang dibeli, yang berada dalam penyimpanan dan yang digunakan.item yang

diterima dicatat pada faktur dan jumlah ditambahkan pada saldo sebelumnya.

21

Poin-poin yang ada di dalam form Perpetual Inventory, yaitu Purchase Order, Date, Revision,

Payment term, Freight Term, Buyer, Phone, Ship to and Bill to, Line item, Description, UWH item,

Quantity, UOM, Unit Price, Line amt, Due date, Total PO amount.

II. Physical Inventory

Perhitungan item secara actual pada ruang penyimpanan yang dilakukan secara periodic, yang

dilakukan dalam satu bulan sekali/diakhir bulan sekali.

22

Poin-poin yang ada di dalam form diatas, yaitu tanggal, Classification, item, unit, Quantity, Unit Price,

Total cost.

Kelebihan dan kekurangan :

Metode Inventory Kelebihan kekurangan

Perpetual Inventory - Selalu up to date

- Pengawasan ketat

- Manual

- Menghitung satu-satu

- Membutuhkan waktu yang

banyak

- membutuhkan verifikasi

23

dari physical.

Physical Inventory - Perhitungan yang

sebenarnya dan secara

periodic

- Pengontrolan persediaan

ketat

- Meminimalkan pencurian

- Tidak selalu up to date

- Membutuhkan informasi

detail

(Periasamy,P, 2010 ; Palacio, 2012)

9. Tool dalam system inventory, yaitu :

Menurut Periasamy,P, 2010 “Tool system inventory, yaitu” :

a. Maximum stock level

Mengindikasikan jumlah maksimum item yang tidak diperbolehkan untuk ditingkatkan.

The maximum stock level dapat dihitung dengan rumus berikut :

maximum stock level = tingkat re-order + kuantitas re-order (Konsumsi MinimumxPeriode Re-

order Minimum)

b. Minimum stock level

menunjukkan kuantitas bahan yang ada di dalam ruang penyimpanan. Dengan demikian, jumlah

minimum item seharusnya tidak diperbolehkan sampai habis.

The minimum stock level dapat dhitung dengan rumus berikut :

minimum stock level = tingkat re-order – (konsumsi normal x Periode Re-order normal)

c. Danger level

Ini adalah tingkat stok di bawah Level Minimum. Tingkat ini menunjukkan bahaya

yang dapat mempengaruhi produksi normal. Ketika bahan mencapai tingkat bahaya,diperlukan re-

order bahan makanan.

Danger level dapat dihitung dengan rumus berikut :

Danger level = rata2 knsumsi x waktu pasokan darurat

d. Re-order level

Disebut juga level pemesanan. Hal ini menunjukkan kapan harus memesan, yaitu, pesanan untuk

persediaan segar. Ini adalah tingkat persediaan antara maksimum dan minimum.

Re-order level dapat dihitung dengan rumus berikut :

Re-order level = konsumsi max PeriodeRe-order max

e. Economic order quantity

digunakanuntuk menentukan jumlah optimum atau jumlah pesanan dari pemasok. Tujuannya

adalah untuk meminimalkan biaya pemesanan, biaya membawa yang meliputi gaji, sewa, biaya

penanganan Bahan Makanan, bunga atas modal, biaya asuransi, risiko usang, kerusakan dan

pemborosan bahan dan penguapan dan total biaya produksi. Biaya pemesanan termasuk biaya

24

alat tulis, gaji petugas yang memeriksa penerimaan, kantor umum dan biaya administrasi

departemen pembelian.

EOQ = √ 2 ABCSA= konsumsi annual

B = buying cost per order

C = cost per unit

S = Storage and Carrying Cost per Annum

f. Average stock level

Menunjukkan level persediaan minimum dan jumlah re-order

Average stock level = Tingkat stok minimum + 1/2 jml re-order

g. Abc analysis

Didasarkan pada tingkatan pentingnya bahan.Oleh karena itu,bahan dikelompokkan ke dalam tiga

kategori berdasarkan nilai uang dari pentingnya bahan :

(1) High Value Materials – A

kurang dari10% daritotal persediaan dan 70-80% total biaya inventory

(2) Medium Value Materials – B

10-20% daritotal persediaan dan 15-25% total biaya inventory

(3) Low Value Materials - C

70-80% daritotal persediaan dn kurg dri 10% total biaya inventory

MenurutDitmerr et al, 2006, “Inventory tools, yaitu” :

a. Actual purchase price method

Metode ini menggunakan harga pembelian aktual yang tersedia untuk menentukan total nilai

barang yang dimiliki oleh institusi. Metode ini dapat dilakukan jika harga pembelian aktual

tersedia. Sistem inventori untuk metode ini mudah untu dilakukan.

b. First In – First Out Method

Perhitungan nilai barang untuk metode ini menggunakan harga barang terakhir yang dibeli, karena

pada metode ini diasumsikan bahwa barang yang pertama datang akan digunakan terlebih dahulu

sehingga sisa barang yang tersedia adalah barang yang dibeli pada akhir pembelian pada satu

periode.

c. Weighted Average Purchase Price

Metode ini menggunakan harga rata-rata barang yang dibeli selama satu periode. Metode ini tidak

melihat kapan barang diterima dan bagaimana proses penggunaan barang tersebut.

d. Last In – First Out

Metode ini menggunakan prinsip barang masuk gudang akan digunakan pada waktu terakhir dari

periode. Sehingga perhitungan dilakukan menggunakan harga yang pertama dibeli. Metode ini

25

digunakan jika inflasi tinggi, sehingga institusi akan memilih untuk meminimalkan keuntungan

yang terdapat pada laporan dengan meminimalkan persediaan yang ada di gudang.

e. Latest Purchase Price Method

Metode ini digunakan dengan menjumlahkan semua persediaan yang ada pada akhir periode

dengan menganggap semua barang yang ada di akhir periode merupakan barang yang terakhir

dibeli sehingga nilai dari persediaan merupakan perkalian dari jumlah yang tersedia dengan harga

barang yang terakhir dibeli.

10. Control pengeluaran barang pada ruang penyimpanan, adalah

Menurut Rahmy, 2011

Setiap barang yang dibeli harus dicatat dan diterima oleh bagian ruang penyimpanan untuk ketertiban

administrasinya. Setiap jenis bahan makanan memiliki kartu stock, sehingga bila bila terjadi

kekurangan barangdapat diketahui.

Menurut Palacio, 2012

a) ruang penyimpanan harus terkunci sehingga petugas yang didelegasikan saja yang dapat

memasuki ruang penyimpanan

b) bagian produksi membuat list bahan makanan yang dibutuhkan kemudian ditulis di dalam

form Storeroom requisition yang kemudian diserahkan ke petugas di ruang penyimpanan

untuk di akuisisi

c) jika barang yang diminta tersedia, maka petugas menandatangani form lalu menyerahkan

barang yang diminta sesuai dengan rincian di form Storeroom requisition.

Alurnya :

26

Mencatat semua kebutuhan yang dibutuhkan

Diserahkan ke petugas

Petugas mengecek stock diruang penyimpanan

Bahan makanan lalu di berikan ke petugas delegasi

Jika sudah, form di ttd

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

A. KESIMPULAN

Dalam mengevaluasi di Rumah Sakit P, dapat disimpulkan bahwa sebelum mengevaluasi Rumah Sakit P,

banyak hal yang harus di pelajari, diantanya Metode Pembelian yang digunakan pada Rumah Sakit P yaitu

formal dan beserta tahapannya dari identifikasi kebutuhan, spesifiksi, bon pemesanan, surat penawaran,

evaluasi penawaran, serta surat kontral. Memahami tujuan pembelian Untuk memenuhi supply bahan

makanan pada sebuah instansi. Metode penerimaan yaitu ada dua, blind metode vendor memberikan fraktur

kosong pada keterangan jumlah ke petugas penerimaan lalu invoice metode vendor memberikan copyan

fraktur kepada petugas penerimaan, dan tujuan penerimaan Untuk memastikan bahan makanan yang

diterima sesuai dengan spesifikasi. Metode penyimpanan ada penyimpanan kering dan penyimpanan basah.

Beserta menerapkan system inventory yang metodenya ada dua yaitu perpetual Pencatatan secara kontinyu

Dan physical inventory Pencatatan secara berkala. Dan ada beberapa tool inventory, yaitu Maximum Stock

Level, Minimum Stock Level, Danger Level, Re-order level, Economic Order Quantity, Average Sock level,

Analisis ABC.

B. REKOMENDASI

Rekomendasi untuk pbl berikutnya

- Mahasiswa lebih memperhatikan kontrak waktu yang disediakan sehingga tidak terlalu lama dan

berbelit-belit dalam berdiskusi

- Fasilitator lebih sering mengingatkan mahasiswa jika diskusi tidak sesuai dengan topik

- Fasilitator memfasilitasi anggota kelompok untuk berpendapat dan berfikir kritis sesuai kata kunci

yang diharapkan muncul dalam skenario

- Keaktifan mahasiswa lebih merata

- Mahasiswa menjelaskan jawaban dengan bahasa yang baik dan mudah dipahami

27

DAFTAR PUSTAKA

1. Rotua, Manuntun.et al. 2015. Manajemen Sistem Penyelenggaraan Makanan Institusi Dasar. Jakarta:

EGC

2. Palacio, June Payne. et al. 2009. Food Service Management Principles and Practices12th edition. Inc

Publishing: Ohio

3. Birchfield, John C. 20. Design and Layout of Foodservice facilities. New Jersey : John Wiley & Sons, Inc

4. Natinal Food Service Management Institute. 2012. Inventory Management and Tracking (Reference

Guide). University, MS : Author.

5. Rahmy, Hafifatul Auliya. 2011. Manajemen Penerimaan dan Penyimpanan Bahan Makanan di Rumah

Sakit Haji Jakarta Tahun 2011.

6. Purwaningtiyas, Sulistiyo. 2013. Gambaran Penyelenggaraan Makan di Pondok Pesantren Al-Qodiri

Kabupaten Jember. FKM : Universitas Jember.

7. Dittmer, Paul R. Keefe, J Desmond. 2009. Principle of Food, Beverage, and Labor Cost Control 9th edition.

New Jersey : John willey & Sons, Inc

8. Mahsun, H dan I Made Murdana. 2014. Implementasi Penyimpanan Bahan Makanan : Food and

Beverage Production di Hotel Jayakarta Lombok. (Volume 8), Media Bina Ilmiah

9. Department of Food and Nutrition. 2015. Food and Nutrition Procedures-Miami-Dade Country Public

School

10. Garden, J., & Robinson. 2012. A Reference Guide for Foodservice Operators (Food Safety Basic)

11. PERMENEKES. 2011. Higiene Sanitasi Jasaboga

12. Periasamy, P. 2010. A Textbook of Financial Cost and Management Accounting

13. Rangkuti, Freddy. 2007. Manajemen persediaan: Aplikasi dibidang Bisnis.

28