Jabatan pekerjaan : SUPERVISOR Bertanggung Jawab Kepada : MANAGER / ASST.MANAGER

Sasaran Tugas :

Supervisor bertanggung jawab untuk mengatur, mengontrol dan meningkatkan kemampuan sumberdaya manusia ,bahan baku setengah jadi/jadi dan mesin mesin produksi didalam wilayah tanggung jawabnya guna memaksimalkan effisiensi, meminimalkan biaya dan menghasilkan bahan setengah jadi/jadi yang memenuhi standard kebutuhan pelanggan.

Struktur Pelaporan :

Supervisor bertanggung jawab kepada Manager .

Sifat & Lingkup :

Proses A merupakan proses antara x dengan y di divisi z dimana hasil proses y masih dalam bentuk setengah jadi, diproses lanjut secara xyz guna mencapai produk dengan keadaan tertentu sebelum kemudian dikirim ke y. Supervisor harus mampu mensupervisi secara langsung kepala regu dibawah tanggung jawabnya (serta mampu mensupervisi secara tidak langsung semua karyawan yang berada dibawah tanggung jawabnya) dan mampu bekerja sama secara efektif dan efisien dengan semua bagian lain terkait dengan bagiannya(PPIC,QC,Maintenance,Electric,dll. ) guna memproduksi bahan jadi pada tingkat biaya yang rendah dan memenuhi batas Volume & Waktu pengiriman bahan jadi yang telah direncanakan.

Hasil Utama & Tantangan :

1. Diharapkan memiliki ketrampilan dan pengetahuan atas Proses dari setiap mesin yang menjadi tanggung jawabnya tersebut. 2. Diharapkan memiliki pengetahuan atas aplikasi produk dari pelanggan (Customer Product Knowledge) 3. Diharapkan untuk mengatur program perbaikan berkelanjutan guna mengeliminasi bahan tidak jadi (afvalan) dan meningkatkan efisiensi.

Tanggungjawab Utama :

1. Bertanggung jawab dalam melakukan supervisi langsung terhadap kepala regu yang dibawahinya (serta mampu mensupervisi secara tidak langsung semua karyawan yang berada di bawah tanggung jawabnya), hal ini termasuk dalam memberikan bimbingan/pelatihan kepada anak buah guna mencapai tingkat batas minimum kemampuan yang diperlukan bagi teamnya dan mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku di perusahaan . 2. Bertanggung jawab dalam mencapai tingkat kuantitas (output) ,kualitas dan schedule produksi serta tingkat utilisasi mesin produkssi yang telah ditetapkan dan disepakati bersama. 3. Bertanggung jawab dalam pemenuhan standard kualitas hasil produksi sesuai dengan tingkat kebutuhan customer & schedule pengiriman hasil produksi sesuai PPIC schedule. 4. Bertanggung jawab terhadap keselamatan kerja dan standard kebersihan lingkungan kerja (keteraturan/kerapihan lingkungan kerja). 5. Bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi dan membina kerja sama team yang solid. 6. Bertanggung jawab dalam membuat laporan secara berkala kepada atasannya atas hasil kerjanya beserta analisa permasalahannya, tindakantindakan perbaikan atas permasalahan tersebut serta batas waktu estimasi penyelesaian masalahmasalah tersebut secara singkat , padat dan kongkrit.

Wewenang :

1. Wewenang dalam mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan kententuan/peraturan yang berlaku di perusahaan. 2. Wewenang dalam menghentikan dan mengatur pengoperasian mesin mesin produksi guna mencapai hasil produksi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan serta pemenuhan batas waktu pengiriman hasil produksi.

Job Specification (Supervisor)Job Specification / Spesifikasi Pekerjaan Terdiri atas:

Job requirements Job qualifications Minimun hiring requirements

Contoh spesifikasi pekerjaan : I. Nama jabatan : Supervisor Departemen Lokasi Pengawas Tanggal : Produksi/Lapangan : Pabrik induk, jakarta :Manager / Asst. Manager : 16 November 2007

Kode jabatan : NA-101 Disetujui oleh : General Manajer M.wahyu Arya P,SE,M.Si. II. Faktor-faktor keahlian Pendidikan Pengalaman lainnya Komunikasi : Keahlian dalam berbicara dan berkomunikasi sangat penting untuk mengarahkan semua karyawan yang berada dibawah tanggung jawabnya : Diperlukan lulusan Sarjana (S-1) semua jurusan : Tidak diutamakan, karena akan diberikan training dan pelatihan pelatihan

III.

Faktor-faktor Sumber Daya Tuntutan mental : Inisiatif, kreatif, supel, dan kecerdasan, merupakan hal wajib karena mereka harus berhadapan langsung dengan karyawan

IV.

Kondisi kerja : Pekerjaan sebagian besar berada dan dilakukan dibagian produksi/lapangan

Contoh Job description : Marketing I. Tujuan dibentuk Jabatan ini : Agar dapat memikirkan dan memaksimalkan penjualan produk (baik barang maupun jasa) serta membina hubungan dengan pelanggan secara terus menerus agar pencapaian dan pertumbuhan penjualan dapat bertahan dan meningkat. II. Identitas Jabatan Nama jabatan : Sales Jasa Atasan langsung : Supervisor Jasa Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang Departemen / bidang : Marketing III. Tugas dan tanggung jawab utama a. Mencari pelanggan (customer) baru. b. Mempertahankan pelanggan (customer) yang sudah ada. c. Bertanggungjawab terhadap nilai penjualan yang ada dalam teritori penjualan yang menjadi tanggung jawabnya. d. Memastikan pendistribusian produk bahwa produk sudah diterima oleh pelanggan (customer) sesuai dengan waktu yang telah disepakati. IV. Kewenangan : Mengeluarkan biaya promosi dan entertainment sesuai dengan batas otoritasnya. V. Hubungan kerja : a. Di dalam kantor 20 % Di luar kantor 80 % b. Banyak berhubungan dengan orang orang yang baru dikenalnya yang berasal dari berbagai latar belakang. Contoh diatas merupakan gambaran dalam membuat jobdesk seperti itu, nah dalam membuat setiap jobdesk dari setiap jabatan / job maka anda / unit yang menyusun hal tersebut harus melakukan koordinasi dengan orang-orang yang duduk dalam jabatan/job tersebut,orang-orang yang pernah duduk sebelumnya, orang-orang diluar organisasi/perusahaan anda dan hasil tersebut dituangkan sesuai dengan rencana/keinginan perusahaan agar dapat tercapai target yang diinginkan perusahaan. Job Spesification (Jobspek) atau spesifikasi jabatan adalah suatu uraian tertulis tentang tentang latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki sebelum mengisi pemegang jabatan/job tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif sehingga Job specification ini biasanya disebut juga dengan Hiring Spesification dan biasanya dijadikan informasi dasar untuk memulai proses rekrutmen, seleksi dan penempatan. Job specification / hiring specification / spesifikasi jabatan sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.

Contoh job spesifikasi : Marketing I. Identitas Jabatan Nama jabatan : Sales Jasa Atasan langsung : Supervisor Jasa Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang. Departemen / bidang : Marketing II. Pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang diperlukan : 1. Pendidikan minimal SLTA, diutamakan yang berpendidikan D3 2. Mempunyai pengalaman kerja sebagai sales minimal 1 tahun 3. Pernah mengikuti pelatihan minimal selling skills (tehnik menjual) III. Ketrampilan dan aspek pribadi yang diperlukan (kompetensi) : 1. Inisiatif 2. Percaya diri 3. Kemampuan komunikasi 4. Pengambilan keputusan Setelah job description (uraian / gambaran jabatan / tugas) dan job spesifikasi (spesifikasi jabatan) tersebut telah tersusun dengan baik dan jelas maka telah terbentuk suatu sistem yang disebut dengan job profile (analisa jabatan) dimana organisasi / perusahaan anda telah meletakkan dasar yang kuat bagi proses perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia. Arah perencanaan dan pengembangan pegawai menjadi terarah yang dimulai dari rekrutmen, seleksi, penempatan, pelatihan dan pengembangan sampai pada penilaian kinerja (performance management) dan akhirnya suksesi pegawai bisa terbaca. Tanpa adanya analisa jabatan yang merupakan hal mendasar maka akan timpang karena tidak diimbangi informasi yang memadai dan akurat, pengembangan dan pelatihan mungkin tidak dapat mencapai tujuan, begitu juga halnya dengan manajemen penilaian kinerja. Berikut contoh penggabungan jobdesk dan jobspek dari jabatan/job Marketing sbb : I. Tujuan dibentuk Jabatan ini : Agar dapat memikirkan dan memaksimalkan penjualan produk (baik barang maupun jasa) serta membina hubungan dengan pelanggan secara terus menerus agar pencapaian dan pertumbuhan penjualan dapat bertahan dan meningkat. II. Identitas Jabatan Nama jabatan : Sales Jasa Atasan langsung : Supervisor Jasa Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang Departemen / bidang : Marketing III. Tugas dan tanggung jawab utama a. Mencari pelanggan (customer) baru. b. Mempertahankan pelanggan (customer) yang sudah ada. c. Bertanggungjawab terhadap nilai penjualan yang ada dalam teritori penjualan yang menjadi tanggung jawabnya. d. Memastikan pendistribusian produk bahwa produk sudah diterima oleh pelanggan (customer) sesuai dengan waktu yang telah disepakati. IV. Kewenangan :

Mengeluarkan biaya promosi dan entertainment sesuai dengan batas otoritasnya. V. Hubungan kerja : a. Di dalam kantor 20 % Di luar kantor 80 % b. Banyak berhubungan dengan orang orang yang baru dikenalnya yang berasal dari berbagai latar belakang. VI. Pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang diperlukan : 1. Pendidikan minimal SLTA, diutamakan yang berpendidikan D3 2. Mempunyai pengalaman kerjasebagai sales minimal 1 tahun 3. Pernah mengikuti pelatihan minimal selling skills VII. Ketrampilan dan aspek pribadi yang diperlukan (kompetensi) : 1. Inisiatif 2. Percaya diri 3. Kemampuan komunikasi 4. Pengambilan keputusan Satu konsep yang penting dalam analisis jabatan atau job profile adalah bahwa analisis dilakukan terhadap jabatan bukan terhadap orang yang duduk dalam suatu jabatan. Meskipun data diperoleh dari si pemegang jabatan (incumbent) melalui pengamatan, wawancara, kuesioner diskusi, catatan kerja karyawan dan atau kombinasi. Produk yang menjadi hasil analisis jabatan adalah berupa uraian jabatan (job description) atau spesifikasi jabatan (job specification), bukan suatu uraian tentang orang (description of the person). Yang dimaksud sebagai pemegang jabatan adalah bukan berarti seseorang yang mempunyai jabatan dalam pengertian struktural, akan tetapi semua orang yang mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap pekerjaannya. Contoh seorang cleaning servise berarti tugas & tanggung jawabnya adalah menjaga semuanya tetap bersih. Staf bagian pelayanan (customer service) adalah sebagai pusat informasi dan melayani bagi semua pelanggan. Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan atau job profile merupakan suatu proses pengumpulan dan pencatatan informasi terpercaya dan sahih dengan suatu prosedur tertentu terhadap suatu jabatan tertentu dan persyaratan-persyaratan yang harus dimiliki oleh si pemegang jabatan. Termasuk disini adalah: - Semua tugas, kegiatan dan tanggungjawab - Pengetahuan, kemampuan, ketrampilan dan karakter-karakter lain yang dibutuhkan oleh si pemegang jabatan agar dapat bekerja dengan efektif. - Alasan terhadap adanya suatu jabatan tertentu dan apa yang membuatnya berbeda dari jabatan yang lain. - Standard kerja atau target yang dapat dijadikan dasar untuk mengukur kinerja. Memang mungkin tidak semua perusahaan menganggap bahwa analisis jabatan adalah hal yang perlu karena dengan adanya analisis jabatan akan membuat seseorang dalam bekerja menjadi tidak fleksibel dan terkotak-kotak dalam melakukan pekerjaan akan tetapi jika ingin menerapkan manajemen SDM yang berbasis kompetensi maka menurut saya analisis jabatan (job profile) secara sungguh-sungguh adalah wajib hukumnya. Analisis jabatan (job profile) adalah acuan dasar bagi pengembangan SDM sebagai contoh :

Bahan rujukan dalam pembuatan iklan lowongan dengan memberikan informasi yang objektif tentang suatu jabatan. Andai tidak ada analisis jabatan maka pasti dalam terdapat

ketidakjelasan tentang jabatan yang dibutuhkan, memuat informasi yang tidak relevan, tidak terlihat kualifikasi mendasar yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut, dan sebagainya yang pada akhirnya menarik banyak calon/pelamar yang tidak /qualified. Penyusunan persyaratan jabatan. Membantu menentukan besarnya imbalan yang akan diterima pemegang jabatan. Bahan untuk pengembangan materi wawancara. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam wawancara pun seringkali tidak relevan atau bahkan tidak menyentuh kualifikasi yang esensial dari suatu jabatan sehingga akhirnya berpengaruh terhadap kualitas karyawan. Tentu saja mustahil untuk mendapatkan pegawai terbaik tanpa mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tepat dan relevan. Bahan untuk pengembangan alat test Kesalahan atau kelalaian dalam membuat analisis jabatan terlihat juga pada materi test dan wawancara dengan si pelamar. Materi test yang dibuat seringkali tidak berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan di calon karyawan. Bahan untuk pengembangan formulir evaluasi. Bahan orientasi bagi karyawan baru