1. Pengertian ISO

Organisasi Internasional untuk Standardisasi (bahasa Inggris: International

Organization for Standardization disingkat ISO) adalah badan penetap standar

internasional yang terdiri dari wakil-wakil dari badan standardisasi nasional setiap

negara. Pada awalnya, singkatan dari nama lembaga tersebut adalah IOS, bukan ISO.

Tetapi sekarang lebih sering memakai singkatan ISO, karena dalam bahasa Yunani isos

berarti sama (equal). Penggunaan ini dapat dilihat pada kata isometrik atau isonomi.

Didirikan pada 23 Februari 1947, ISO menetapkan standar-standar industrial dan

komersial dunia. ISO, yang merupakan lembaga nirlaba internasional, pada awalnya

dibentuk untuk membuat dan memperkenalkan standardisasi internasional untuk apa saja.

Standar yang sudah kita kenal antara lain standar jenis film fotografi, ukuran kartu

telepon, kartu ATM Bank, ukuran dan ketebalan kertas dan lainnya. Dalam menetapkan

suatu standar tersebut mereka mengundang wakil anggotanya dari 130 negara untuk

duduk dalam Komite Teknis (TC), Sub Komite (SC) dan Kelompok Kerja (WG).1

Adapun ISO 9000 mencakup standar-standar di bawah ini:2

a. ISO 9000 - Quality Management Systems - Fundamentals and Vocabulary:

mencakup dasar-dasar sistem manajemen kualitas dan spesifikasi terminologi dari

Sistem Manajemen Mutu (SMM).

b. ISO 9001 - Quality Management Systems - Requirements: ditujukan untuk

digunakan di organisasi manapun yang merancang, membangun, memproduksi,

memasang dan/atau melayani produk apapun atau memberikan bentuk jasa

apapun. Standar ini memberikan daftar persyaratan yang harus dipenuhi oleh

sebuah organisasi apabila mereka hendak memperoleh kepuasan pelanggan

sebagai hasil dari barang dan jasa yang secara konsisten memenuhi permintaan

pelanggan tersebut. Implementasi standar ini adalah satu-satunya yang bisa

diberikan sertifikasi oleh pihak ketiga.

c. ISO 9004 - Quality Management Systems - Guidelines for Performance

Improvements: mencakup perihal perbaikan sistem yang terus-menerus. Bagian

ini memberikan masukan tentang apa yang bisa dilakukan untuk mengembangkan

1 http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi_Internasional_untuk_Standardisasi akses 5 Maret 20112 http://id.wikipedia.org/wiki/ISO_9000 akses 5 Maret 2011

sistem yang telah terbentuk lama. Standar ini tidaklah ditujukan sebagai panduan

untuk implementasi, hanya memberikan masukan saja.

Masih banyak lagi standar yang termasuk dalam kumpulan ISO 9000, dimana banyak

juga diantaranya yang tidak menyebutkan nomor "ISO 900x" seperti di atas. Beberapa

standar dalam area ISO 10000 masih dianggap sebagai bagian dari kumpulan ISO 9000.

Sebagai contoh ISO 10007:1995 yang mendiskusikan Manajemn Konfigurasi dimana di

kebanyakan organisasi adalah salah satu elemen dari suatu sistem manajemen. Sebagai

catatan, ISO 9001, ISO 9002 dan ISO 9003 telah diintegrasikan menjadi ISO 9001.

Kebanyakan, sebuah organisasi yang mengumumkan bahwa dirinya "ISO 9000

Registered" biasanya merujuk pada ISO 9001.

2. Implementasi ISO di UPT Perpustakaan UNS

Menuju worls class university adalah kalimat yang sering kita dengar ataupun sering

kita temukan di banyak media masa. Merespon pada upaya untuk menjadi world class

university, maka perpustakaan sebagai salah satu unsur pendukung PT perlu menjadi

world class library pula. Untuk mengetahui dan menilai sebuah perpustakaan itu sudah

bertaraf internasional atau belum. Salah satu elemen yang terpenting adalah apakah

perpustakaan  atau instansi yang membawahi perpustakaan itu sudah mempunyai

sertifikasi ISO 9001:2008 atau belum. Karena sertifikasi tersebut merupakan bukti nyata

bahwa suatu instansi telah diakui secara internasional tentang sistem manajemen

mutunya.

ISO bukan tujuan, tapi proses untuk tujuan mencapai sasaran kualitas. Tujuan akhir

adalah kepuasan dari perspektif pelanggan. Kepuasan harus terukur. Perpustakaan

sebagai lembaga pengolah, penyedia, dan pendistribusi informasi, saat ini dituntut untuk

memberikan layanan prima kepada pengguna dengan memanfaatkan teknologi informasi

yang ada. Ada 2 (dua) pasal yang secara eksplisit menyatakan dukungan dan antisipasi

pemerintah terhadap perkembangan yang terjadi di dunia perpustakaan, yakni yang

terkait dengan pelayanan teknis (Bab V, pasal 14, ayat 3) yang berbunyi: “Setiap

perpustakaan mengembangkan layanan perpustakaan sesuai dengan kemajuan teknologi

informasi dan komunikasi”, dan yang terkait dengan pengelolaan dan pengembangan

perpustakaan (Bab VI, pasal 19, ayat 2), bunyinya : “Pengembangan perpustakaan

dilakukan berdasarkan karakteristik, fungsi dan tujuan, serta dilakukan sesuai dengan

kebutuhan pemustaka dan masyarakat dengan memanfaatkan teknologi informasi dan

komunikasi”.3 Sebagai organisasi yang berfokus pada pelanggan, maka perpustakaan

harus bisa memberikan yang terbaik buat penggunanya. karena kepuasan pelanggan

merupakan sasaran untuk menghadapi kompetensi di masa yang akan datang dan

merupakan promosi terbaik. Selain itu layanan prima juga menjadi aset terpenting yang

menjamin pertumbuhan dan perkembangan perpustakaan. Dalam penilaiannya ISO

9001:2008 tidak menilai bahwa suatu perpustakaan itu megah, eksklusif tetapi yang

dinilai adalah manajemen sistemnya. Pada intinya ISO versi 9001:2008 ini mempunyai

slogan :  ” Tulis apa yang kamu kerjakan,  kerjakan apa yang kamu tulis “. Memang

ketika menerapkan ISO proses awal memerlukan perjuangan yang berat, di mana kita

harus mempersiapkan SDM, banyak dokumen beserta instrumennya dan tentu saja biaya

yang tidak sedikit.

UPT Perpustakaan UNS telah meraih ISO 9001:2008 pada tanggal 15 November 2010

untuk scope di bidang : pengolahan/pemrosesan bahan pustaka, layanan sirkulasi,

promosi dan pendidikan pengguna, penelusuran informasi dan kerjasama, dan SAT (Self

Access Terminal). Masa berlaku ISO selama 3 tahun, di mana setiap 6 bulan sekali UPT

Perpustakaan UNS harus mempersiapkan surveillance. Apabila suatu lembaga/instansi

masih menginginkan untuk tetap tersertifikasi, maka setelah masa tiga tahun sertifikasi

bisa diperpanjang. Tentu saja dalam hal ini harus selalu siap cost yang harus dikeluarkan.

Muda-mudahan dengan pencapaian ISO bagi UPT Perpustakaan UNS, menjadikan

prestise dan modal penting dalam menciptakan proses pendidikan yang lebih baik.

Sekedar share dari kami bahwa dengan adanya ISO, pustakawan dituntut untuk terus

menjaga keberlangsungan proses bisnis yang telah diraih (melalui ISO). Memang

kadang-kadang kami merasa agak terganggu dengan rutinitas audit karena kesibukan dan

rutinitas kami dalam keseharian. Namun demikian banyak sisi positif yang bisa kita

ambil adalah sebagai berikut:

a. Pustakawan, teknisi perpustakaan dan Koordinator perpustakaan patuh untuk

menjalankan dan memegang komitmen dalam menjalankan ISO

3 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan

b. Senantiasa menggunakan data untuk mengambil keputusan

Secara umum penerapan ISO di perpustakaan berguna untuk:

a. Meningkatkan citra perpustakaan

b. Meningkatkan kinerja lingkungan perpustakaan

c. Meningkatkan efisiensi kegiatan

d. Memperbaiki manajemen organisasi dengan menerapkan perencanaan, pelaksanaan,

pengukuran dan tindakan perbaikan (plan, do, check, act)

e. Meningkatkan daya saing

f. Meningkatkan komunikasi internal dan hubungan baik dengan berbagai pihak yang

berkepentingan

g. Mendapat kepercayaan dari konsumen/mitra kerja/pemodal

4. Kesimpulan

ISO bukanlah tujuan akhir tetapi alat untuk mencapai tujuan kepuasan pengguna.

Apabila manajemen dan administrasi tertata rapi tetapi tidak memberikan kepuasan kepada

pengguna maka seritifikasi ISO itu tidak ada gunanya. Dengan adanya sertifikasi ISO ini

tentunya perpustakaan akan selalu meningkatkan mutu pelayanan yang berorientasi pada

kepuasan pelanggan dan diharapkan pimpinan serta semua karyawan selalu berusaha

meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan perbaikan secara terus menerus dan

berkelanjutan. Saat ini di Indonesia telah banyak perpustakaan yang sudah menjaminkan

mutunya dengan standard internasional, diharapkan kalimat menuju world calss university

bukan hanya dalam impian. ” Good is not enough if better is possible” , demikian slogan

motivasi yang harus kita yakini bersama. Apabila penjaminan mutu secara internal semakin

baik maka perguruan tinggi tidak akan mendapatkan kesulitan untuk memenuhi ukuran

penjaminan mutu yang ditetapkan secara eksternal, atau bahkan menjadi A World Class

Library untuk A World Class University.