1. Jelaskan definisi business process improvement ?

Jawab : Definisi dari Business Process Improvement adalah Kerangka sistematis yang

dibangun untuk membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam

pelaksanaan proses bisnisnya. BPI memberikan suatu system yang akan membantu dalam

proses penyederhanaan (streamlining) proses-proses bisnis, dengan memberi jaminan

bahwa pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang

jauh lebih baik.

2. Jelaskan tahapan proses dalam business proses improvement ?

Jawab :

Keterangan :

a. Langkah ke-1: Mengorganisir Perbaikan

Dimana sasarannya adalah untuk mendapatkan suatu kesuksesan dengan membangun

kepemimpinan, pemahaman dan komitmen.

1. Mendefinisikanprosesbisnis yang kritis

2. Pemilihan process owner

3. Mendefinisikan batas-batas awal perbaikan

4. Pembentukan dan pelatihan tim perbaikan proses

5. Mengembangkan model perbaikan

6. Menetapkanukuran-ukurankeberhasilan

b. Langkah ke-2: Pemahaman Proses

Sasaran yang akan dicapai adalah pemahaman seluruh dimensi dari proses bisnis

yang sedang berlangsung.

1. Membuat bagan alir proses

2. Hubungan-hubungan dengan sebuah proses yang berjalan

3. Melakukanan alisa waktu proses

4. Pelaksanaan perbaikan yang cepat

5. Pengaturan proses dan prosedur

c. Langkah ke-3: Penyederhanaan Proses

Sasaran yang dicapai adalah memperbaiki efisiensi, efektivitas, dan adaptabilitas dari

proses bisnis

1. Menyederhanakan proses

2. Pemilihan proses yang dikehendaki

3. Mengurangibirokrasi

4. Meng-upgrade peralatan

5. Standarisasi proses

6. Mengurangi waktu proses

d. Langkah ke-4: Pengukuran dan Kontrol

Sasaran yang akan dicapai adalah mengimplementasikan suatu system untuk

mengontrol jalannya proses perbaikan.

1. Mengembangkan pengukuran proses dan target yang dicapai

2. Menyediakan system umpan balik

3. Melakukan pemeriksaan proses secara berkala

e. Langkah ke-5: Perbaikan Berkelanjutan

Sasaran yang akan dicapai adalah untuk mengimplemantasikan proses perbaikan

selanjutnya

1. Mengevaluasi dampak perubahan terhadap bisnis dan pelanggan

2. Mengkualifikasikan proses

3. Mencari dan menghilangkan masalah proses

4. Studi banding proses

5. Melihat kembali kualifikasi secara berkala

3. Bagaimana pendekatan dalam meningkatkan business process improvement ?

Jawab:

Untuk mencapai tujuan peningkatan pelayanan kepada customer, ada beberapa tahapan

dan metode yang harus dilewati, yaitu (Harrington,1991). Streamlining yaitu inisialisasi

perubahan proses kerja sehingga akan tercipta proses baru yang lebih sederhana dengan

pencapaian tujuan yang sama dan tetap. Ada beberapa cara atau tools yang bisa ditempuh

untuk melakukan streamlining terhadap business processyang sudah ada di perusahaan,

yaitu :

a. Bureaucracy elimination (eliminasi birokrasi), yaitu menghilangkan tugas

administrasi, penggunaan kertas kerja yang tidak perlu.

b. Duplication elimination (eliminasi birokrasi), yaitu menghilangkan suatu kegiatan

serupa yang terjadi pada suatu bagian dari proses yang berbeda.

c. Value-Added assessment (evaluasi nilai tambah), yaitu mengevaluasi setiap kegiatan

dalam proses bisnis untuk menentukan kontribusinya pada kebutuhan pelanggan.

d. Simplification, yaitu mengurangi kompleksitas suatu proses.

e. Process cycle time reduction (pengurangan waktu perputaran proses), yaitu

menentukan cara untuk mengurangi waktu siklus dan meminimasi ongkos

penyimpanan.

f. Error proofing (pencegahan kesalahan), yaitu membuat kondisi sehingga sulit untuk

membuat kesalahan.

g. Upgrading, yaitu membuat tingkat efektifitas lebih tinggi dalam meningkatkan

performansi dalam proses bisnis.

h. Simple language (penyederhanan bahasa), yaitu mengurangi kompleksitas terhadap

cara-cara penulisan dan berbicara, membuat dokumen lebih mudah untuk dimengerti

oleh pemakainya.

i. Standardization, yaitu memilih salah satu cara pembakuan dalam melakukan

aktivitas.

j. Supplier partnership (peningkatan kualitas input), yaitu meningkatkan kualitas input,

karena output proses mempunyai ketergantungan yang tinggi terhadap kualitas input

proses yang diterima.

k. Big picture improvement (pengembangan secara global), yaitu teknik yang digunakan

jika kesepuluh peralatan penyederhanaan diatas tidak memberikan hasil yang

diinginkan. Hal ini didesain untuk membantu pihak manajemen mencari cara kreatif

untuk mengubah proses secara drastis.

l. Automation and / or mechanization (otomatisasi dan/atau mekanisasi), yaitu

penerapan peralatan dan komputer pada pekerjaan yang membosankan dan rutin,

sehingga kegiatan tersebut dikurangi untu membebaskan pekerja dalam melakukan

lebih banyak kegiatan kreatif.

4. Jelaskan delapan step change management menurut Kotler ?

Jawab :

Berikut ini adalah Eight-stage Process menurut Kotler:

a. Establishing sense of urgency Suatu perubahan akan terjadi jika seluruh anggota

organisasi atau perusahaan menginginkannya. Mengembangkan rasa urgensi pada

semua karyawan sangat diperlukan guna menciptakan perubahan ditubuh perusahaan.

Stimulasi motivasi dari pemimpin merupakan langkah awal pengembangan rasa

urgensi ini. Stimulasi tersebut secara sederhana dapat dimulai dengan dialog yang

intens dan komunikatif dengan antara pemimpin dengan bawahan terkait dengan

masalah-masalah yang timbul dalam perusahaan.

b. Creating the guiding coalition Langkah selanjutnya adalah menciptakan koalisi

pedoman bagi perubahan organisasi. Kepemimpinan yang kuat membutuhkan

dukungan yang kolektif dari para bawahan. Dukungan tersebut dapat diciptakan

dengan koalisi. Anggota koalisi atau perubahan ini terdiri dari orang-orang

berpengaruh dalam perusahaan berdasarkan jabatan, status, keahliaan, bahkan

kepentingan politik. Koalisi ini nantinya akan menggerakkan dan menanamkan nilai-

nilai perubahan (sense of urgency) kepada karyawan lain.

c. Developing a vision and strategy Ketika seorang pemimpin mulai berpikir tentang

perubahan, maka yang pertama kali muncul adalah ide-ide dan solusi-solusi seputar

perubahan. Hubungkan ide-ide tersebut guna menciptakan visi perubahan yang

diinginkan. Visi yang jelas akan mempermudah pemahaman karyawan pada konsep

perubahan yang diinginkan oleh pemimpin. Setelah visi perubahan tercipta, langkah

berikutnya adalah mengkreasi strategi perubahan yang dipilih. Jika visi perubahan

mampu terinternalisasi dengan baik pada karyawan, maka strategi pun akan lebih

mudah dijalankan.

d. Communicating the change vision Langkah berikutnya adalah mengkomunikasikan

visi yang telah dipilih sebelumnya kepada seluruh karyawan. Proses

menginternalisasikan visi perubahan ini dijalankan secara simultan oleh tim atau

koalisi perubahan. Pemimpin pun harus mengimplementasikan visi perubahan ini

pada perilakunya terlebih dahulu. Komunikasi mengenai visi perbuahan dilakukan

setiap waktu dengan karyawan, tidak hanya melulu ketika rapat formal semata. Visi

perubahan dapat pula dikomunikasikan melalui kegiatan-kegiatan santai, seperti

outbond training dan sebagainya.

e. Empowering employess for broad-based action Apa yang terjadi jika ada karyawan

yang resisten terhadap perubahan? Hal yang diperlukan adalah penguatan

internalisasi visi dan strategi peruabahn kepada karyawan. Dibutuhkan skill untuk

mengenali karakteristik dari masing-masing karyawan, sehingga pola pendekatan

yang diambil pun tepat. Seorang agen perubahan juga harus tetap sensitif pada setiap

hambatan yang ditemui ketika mengimplementasikan strategi perubahan pada

perusahaan. Terus minimalisasi hambatan tersebut bersama koalisi perubahan.

f. Generating short-term wins Tidak ada yang dapat lebih memotivasi individu selain

kesuksesan. Kesuksesan merupakan kemenangan dalam menjalankan strategi

perubahan. Agen perubahan perlu membuat suatu short-term wins pada awal proses

perubahan. Buat target jangka pendek agar karyawan dapat segera menikmati

kesuksesan tercapainya visi perubahan. Pencapaian target ini harus bertahap, mirip

anak tangga, sehingga karyawan akan terus termotivasi untuk mencapai kesuksesan

dalam jangka panjang. Pemempin pun perlu menghargai akan adanya kegagalan pada

target jangka pendek, sehingga karyawan mampu bereaksi pada feedback positif

tersebut dan memperbaiki kinerja pada target berikutnya.

g. Consolidating gains and producing more change Kotter berpendapat bahwa bayak

proyek-proyek perubahan yang gagal karena kemenangan dinyatakan terlalu dini.

Kesuksesan target jangka pendek hanyalah awal dari pencapaian visi perubahan

dalam jangka panjang. Setiap keberhasilan memberikan kesempatan pada agen

perubahan untuk membangun apa yang benar dan mengidentifikasi sektor-sektor apa

saja yang masih bisa ditingkatkan. Evaluasi setiap pencapaian target jangka pendek

untuk meningkatkan kualitas pencapaian target berikutnya.

h. Anchoring new approaches in the culture Terakhir, agen perubahan harus membuat

visi perubahan melekat dan menjadi bagian inti dari organisasi. Internalisasikan visi

perubahan ini menjadi budaya organisasi yang baru. Visi perubahan yang telah

menjadi budaya organisasi akan tercermin dari perilaku atau kinerja karyawan sehari-

hari. Para pemimpin perusahaan pun harus tetap menjaga buadaya organisasi ini

berjalan dengan semestinya. Lakukan upaya berkelanjutan untuk memastikan bahwa

perubahan ini terlihat dalam setiap aspek organisasi, sehingga tercipta budaya

organisasi yang solid.

5. Lakukan instalasi software open bravo pada laptop anda dan jawab pertanyaan berikut

ini:

a. Tuliskan langkah – langkah yang anda lakukan dalam instalasi software open bravo

sampai berhasil dan bisa digunakan ?

1. Persiapan Penginstallan

- Anda harus menyiapkan komputer dengan Spec: Pentium 4 dengan

memory minimal 512MB

- 2. Download JDK1.5 di

http://java.sun.com/javase/downloads/index_jdk5.jsp

- 3. Download PostgreSQL versi terbaru di http://www.postgresql.org/

- 4. Download Apache tomcat di http://tomcat.apache.org/download-

55.cgi

- 5. Download Apache Ant di http://ant.apache.org/bindownload.cgi

- 6. Download OpenBravo 2.3.5 di di http://www.openbravo.com/

2. Langkah Instalasi

- Install JDK 1.5 di komputer anda, Catat nama folder tempat anda

menginstallnya

- Setting Environtment sebagai berikut:

- Tambahkan path instalasi JDK / JRE anda sebagai berikut(disesuaikan

dengan letak folder instalasi anda) : C:\\Program Files\Java\

JRE1.5.0_15\bin; C:\\Program Files\Java\JRE1.5.0_15\bin\client

- Kemudian tambahkan Variable sebagai berikut:

- Variable Name = JAVA_HOME , Variable Value = C:\Program Files\

Java\Jdk1.5.0_15

- Variable Name = ANT_HOME , Variable Value = C:\apache-ant-1.7.0

- Install Apache Tomcat

- Extract Apache ANT dan masukkan kedalam direktori C:\apache-ant-

1.7.0

- Install PostgreSQL

b. Tampilkan secara print screen tampilan program open bravo  yang telah anda install ?

- Apabila anda sudah melakukan installasi untuk JDK/JRE Apache

Tomcat, Apache ANT dan Postgre SQL, jalankan file:

OpenbravoERP_2.35MP4-windows-installer.exe maka tampilan

instalasi segera muncul

- Selanjutnya akan muncul licence agrement, silahkan anda

membacanya dan apabila anda setuju dengan perjanjian lisensi tersebut

pilih “I Acept the Agrement” dan silahkan next/forward

- Selanjutnya pilih complete apabila anda menginginkan OpenBravo

dan database di install pada komputer yang sama atau pilih distributed

apabila akan di install dikomputer yang berbeda kemudian pilih

next/forward

- Pilih Standard apabila anda akan menginstall database dan application

server (recomended) apabila anda seorang developer mungkin anda

perlu memilih piihan "Development". Untuk kesempatan ini kita

memilih "Standard" lalu tekan next atau forward

Selanjutnya akan muncul tampilan untuk mengkonfirmasi letak folder

dimana anda menginstall JDK, Apache tomcat, dan ANT (apabila anda

menginstall secara benar openbravo akan mengenalinya secara

otomatis).

- Selanjutnya pilihan database, anda dapat memilih menggunakan

Oracle atau Postgre SQL, dam tutorial kali ini saya menggunakan

PostgreSQL, sehingga pilih PostgreSQL lalu tekan next/forward

- Masukkan alamat IP komputer dimana database anda terinstall, atau

localhost apabila anda berada dikomputer yang sama dimana database

terinstall

- Masukkan password Database sesuai yang anda tentukan ketika

melakukan instalasi PostgreSQL

- Masukkan nama database beserta Username dan Password yang

digunakan untuk menyimpan data OpenBravo

- Tentukan setting Tanggal , separator dan waktu

- Masukkan Context Name (default = OpenBravo)

- Pilih apakah anda menginginkan demo data atau tidak, apabila anda masih belajar disarankan untuk memilih Yes sehingga anda memiliki demo data untuk latihan

Selanjutnya OpenBravo telah siap untuk melakukan instalasi, Selanjutnya tekan Next

c. Sebutkan modul – modul ERP yang ada pada program open bravo ?

Modul-modul yang ada pada software openbravo adalah sebagai berikut:

1. Procurement Management :

Fungsi ini mengatur supply kebutuhan barang, mulai dari permintaan,

pembelian, penerimaan barang, hingga pembayaran. Juga sudah tersedia

format-format laporan yang dibutuhkan.

2. Warehouse Management :

Fungsi ini sudah terintegrasi dengan fungsi lain seperti procurement

management. didalam fungsi ini lebih di khusus kan untuk mengelola

barang/item-item seperti : penerimaan barang, pengiriman barang, physical

inventory, inventory valuation, item tracking, dan perpindahan barang (good

movement)

3. Production Management :

Fungsi ini menawarkan management pembuatan produk yang dapat terdiri

dari beberapa komponen (management produksi). Atau hasil dari proses

produksi yang lebih kompleks. Yang membantu dalam menyusun

perencanaan produksi mau pun proses produksi itu sendiri

4. Sales Management

Modul ini menawarkan optimalisasi proses penjualan. Mulai dari penawaran,

hingga penelusuran dokumen pembayaran. Dalam hal ini meliputi : proposal

penawaran, sales order, pengiriman barang, hingga tagihan yang dapat di

generate otomatis dari sistem.

5. Project & Service Management :

Project Management : merujuk ke management dalam sebuah project seperti,

daftar pekerjaan dan biaya.

Service Managemenent: merujuk kepada expense sheet yang dapat

dihubungkan dengan project itu sendiri, karyawan, customer dsb

6. Customer Relationship Management:

Terdapat modul CRM yang dapat membantu untuk me-maintain customer

yang sudah pernah melakukan transaksi terdahulu di dalam proses bisnis.

Informasi-informasi yang ada bisa berupa : tanggal penjualan terakhir, product

yang di jual dsb

7. Financial Management :

Fitur ini yang juga tidak kalah penting, yang meliputi accounting, penerimaan

pembayaran, dan melakukan pembayaran keluar, serta fixed assets

8. Master Data Management :

Meliputi jenis product, dan business partner [karyawan mau pun customer]