1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah sakit sebagai salah satu sarana kesehatan yang

memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat mamiliki peran

yang sangat strategis dalam mempercepat peningkatan derajat

kesehatan masyarakat. Rumah sakit dituntut untuk memberikan

pelayanan yang bermutu sesuai dengan standar yang ditetapkan dan

dapat menjangkau seluruh lapisan masyarakat. Rekam medis

merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan tindakan medis, dan

pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan

(Depkes RI, 1997).

Salah satu bagian terpenting dari suatu instansi pelayanan

kesehatan adalah manajemen pengolahan arsip-arsip dokumennya.

Arsip pasien disimpan dalam suatu berkas yang dinamakan berkas

rekam medis. Menurut Permenkes No. 269 / MENKES / PER / III /

2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan

pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia telah

mengeluarkan peraturan Menteri Kesehatan nomor 269 / MENKES /

2

PER / III / 2008 tentang rekam medis yang bertujuan agar terciptanya

keseragaman dalam persepsi dan pelaksanaan rekam medis disetiap

institusi pelayanan kesehatan, dalam hal tata cara penyelenggaraan,

pemilikan dan pemanfaatan isi, pengorganisasian, dan sanksi jika

terjadi pelanggaran dalam pelaksanaan. Pimpinan sarana pelayanan

kesehatan bertanggung jawab atas hilang, rusak, pemalsuan, dan/atau

penggunaan oleh orang atau badan yang tidak berhak terhadap rekam

medis (Permenkes No. 269 / MENKES / PER / III / 2008 tentang

kepemilikan, pemanfaatan, dan tanggung jawab Pasal 14).

Menurut Huffman (1994) rekam medis yang baik adalah

memiliki data yang continue (berkesinambungan), sejak awal hingga

akhir perawatan diberikan, maupun sejak pasien mendaftar pertama

kali hingga pasien menjadi pasien inaktif. Kesinambungan data rekam

medis merupakan satu hal yang mutlak dipenuhi dalam menjaga nilai

rekam medis yang baik untuk mendukung kesehatan yang maksimal.

Ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat pada

saat dibutuhkan akan sangat membantu mutu pelayanan kesehatan

yang diberikan kepada pasien, maka dari itu masalah penyimpanan

berkas rekam medis merupakan hal yang penting untuk diperhatikan.

Jika sistem penyimpanan berkas rekam medis yang dipakai kurang baik

maka akan timbul masalah-masalah yang dapat mengganggu.

Sistem penyimpanan berkas yang baik merupakan salah satu

kunci keberhasilan atau kebaikan manajemen dari suatu pelayanan

3

kesehatan, tentunya jika didukung dengan sistem yang baik, sumber

daya manusia yang bermutu dan proses tata kerja yang baik serta

sarana atau fasilitas yang memadai.

Dalam mempermudah penyimpanan dan pengembalian berkas,

map berkas rumah sakit harus disimpan dengan bertumpu pada

punggung atau spine map sehingga nomor rekam medis jelas terlihat

dan pada map berkas rekam medis harus terdapat nama lengkap

pasien, nomor rekam medis pasien, dan tahun kunjungan terakhir.

Informasi medis seharusnya tidak tercantum pada map (WHO, 2002) .

Berdasarkan studi pendahuluan di bulan Juni 2014 di Rumah

Sakit DKT Dr. Soetarto Yogyakarta diperoleh informasi bahwa pada

bagian penyimpanan petugas masih merasa kesulitan dalam

melakukan pengambilan berkas rekam medis karena desain map

berkas yang pada saat ini digunakan tidak mempunyai lidah seperti

pada umumnya ada pada map berkas rekam medis, jadi nomor rekam

medis hanya ada pada muka map, sehingga saat pengambilan map

berkas rekam medis petugas harus terlebih dahulu melihat muka tiap

map untuk meyakinkan bahwa berkas yang diambil tepat. Pengambilan

berkas dengan cara seperti itu membuat berkas pada rak tertata tidak

rapi. Pengambilan yang masih susah membuat waktu pencarian

bertambah lama. Jumlah kotak untuk pengisian nomor rekam medis

berjumlah delapan, sedangkan jumlah nomor rekam medis yang

dipakai ada tujuh digit, sehingga diketemukan kasus ada yang mengisi

4

nomor rekam medis dengan delapan digit pada map. Terdapat banyak

item-item pengisian pada map, sehingga menyebabkan pemberian

map pada pasien baru menambah waktu di bagian pendaftaran yang

harusnya, jika terdapat sedikit item bisa lebih mempercepat proses

pendaftaran. Map berkas rekam medis yang digunakan sekarang

masih mudah rusak untuk digunakan di Rumah Sakit DKT Dr. Soetarto

Yogyakarta, bahan kertas yang digunakan adalah kertas dupleks

karton yang biasanya digunakan untuk kardus makanan dan obat.

Dengan dilatarbelakangi masalah diatas, maka peneliti terdorong

untuk mengangkat judul “Desain Ulang Map Berkas Rekam Medis di

Rumah Sakit DKT Dr. Soetarto Yogyakarta”.

B. Rumusan Ide Perancangan

Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah

dalam perancangan ini yaitu “Bagaimana desain ulang map berkas

rekam medis yang baik untuk digunakan di Rumah Sakit DKT Dr.

Soetarto Yogyakarta”.

C. Tujuan Rancangan

Menghasilkan desain ulang map berkas rekam medis sesuai

kebutuhan dan lebih mempermudah petugas rekam medis dalam

melakukan pekerjaan pada bagian penyimpanan di Rumah Sakit DKT

Dr. Soetarto Yogyakarta.

5

D. Keaslian Rancangan

1. Rancangan Anjumi (2012), dengan judul “Rancangan map (folder)

Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di RSU Rizki Amalia Kulon

Progo”.

Tujuan rancangan Anjumi (2012) adalah merancang map berkas

rekam medis pasien rawat inap yang kuat secara fisik dan dapat

menjaga keutuhan isi berkas rekam medis di RSU Rizki Amalia

kabupaten Kulon progo, serta mempermudah pekerjaan perekam

medis dalam proses penyimpanan dan pengembalian kembali

berkas rekam medis. Hasil adalah ukuran map alternatif terpilih

adalah 24x19 cm dengan kertas buffalo 150 gr warna hijau.

Persamaan dengan penelitian Anjumi (2012) adalah sama-sama

membahas rancangan map berkas rekam medis. Perbedaanya

adalah penulis merancang ulang map berkas rekam medis rawat

jalan dan rawat inap dalam satu map yang sebelumnya sudah ada

dengan menyesuaikan kebutuhan yang ada di Rumah sakit DKT

Dr. Soetarto Yogyakarta yang juga melayani pasien umum dengan

merancang tiga map alternatif, sedangkan pada penelitian Anjumi

(2012) adalah khusus merangcang map rekam medis rawat jalan

yang sebelumnya belum ada dan hanya merancang dua map

alternatif.

6

2. Rancangan Agustina (2011), denagn judul “Rancangan Map

(folder) Rekam Medis di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten”.

Tujuan rancangan Agustina (2011) adalah merancang map rekam

medis rawat jalan dan rawat inap di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro

klaten yang kuat secara fisik dan dapat menjaga keutuhan berkas

rekam medis. Sedangkan hasil dari rancangan Agustina (2011)

adalah rancangan map yang kuat secara fisik. Map rekam medis

terbuat dari kertas buffalo 150gr ukuran 35x25 cm. Persamaan

penelitian dengan Agustina (2011) dengan peneliti adalah sama-

sama tentang rancangan map berkas rekam medis rawat jalan dan

rawat inap. Perbedaanya adalah pada rancangan Agustina (2011)

merancang map berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap

yang sebelumnya belum ada di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro

klaten, pemilihan warna yang ditentukan oleh perancang, dua

rancangan alternatif dan menggunakan teori unsur rancanagn

Barry (2006), sedangkan pada rancangan penulis mendesain ulang

map yang sudah ada dengan memberikan tiga rancangan alternatif,

menggunakan teori unsur rancangan Wijarnoko (2009), dan warna

rancangan ditentukan oleh pihak Rumah Sakit DKT Dr. Soetarto

Yogyakarta.

7

3. Rancanagn Trinugroho (2008) “Rancangan Map (folder) Berkas

Rekam Medis di Poliklinik SLB Negeri 3 Yogyakarta”.

Tujuan rancangan : merancang map berkas rekam medis yang

sebelumnya belum pernah ada untuk menjaga keutuhan isi berkas

rekam medis dan mempermudah pekerjaan perekam medis pada

sistem penyimpanan dan pengelolaan berkas rekam medis.

Hasil rancangan : map berkas rekam medis terbuat dari kertas ivori

230 gr ukuran 35 x 22 cm yang disatukan dengan penjepit. Map

berkas rekam medis digunakan untuk disimpan dengan posisi

bertumpu pada punggung map.

Persamaan rancangan Trinugroho (2008) denagn penulis adalah

sama-sama tentang rancanagn map berkas rekam medis rawat

jalan dan rawat inap. Perbedaan rancangan Trinugroho (2008)

dengan penulis adalah pada rancangan Trinugroho (2008)

merancang map berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap

yang sebelumnya belum ada di Poliklinik SLB Negeri 3 Yogyakarta

dengan dua rancangan alternatif dan menggunakan teori unsur

rancangan Berry (2006). Sedangkan penulis menggunakan teori

unsur rancangan Wijarnoko (2009), tiga rancangan alternatif, dan

marancang ulang map berkas rekam medis yang sudah ada,

bertujuan memperbaiki dan mempermudah pekerjaan pada bagian

penyimpanan di Rumah Sakit DKT Dr. Soetarto Yogyakarta.

8

E. Manfaat Rancangan

Dari hasil penelitian ini diharapkan memberikan manfaat antara lain :

1. Manfaat praktis

a. Bagi rumah sakit

Memberikan masukan bagi rumah sakit untuk bahan

pertimbangan melakukan strategi pengambilan keputusan,

khususnya manajemen rekam medis mengenai map berkas

rekam medis apakah sudah baik dan mampu mencakup seluruh

isi rekam medis sehingga pada akhirnya dapat membantu

peningkatan mutu pelayanan khususnya dalam penyajian data.

b. Bagi perancang

Dapat menambah pengetahuan dan wawasan serta

pengalaman tentang bagaimana upaya yang diterapkan untuk

merancang map berkas rekam medis yang baik dan sesuai

dengan tujuan maupun kebutuhan dari penggunaanya.

2. Manfaat Teoritis

a. Bagi Institusi Pendidikan

Memberikan masukan dan perbandingan penemuan

perancangan terdahulu tentang map yang baik dan tepat sesuai

dengan tujuan dan penggunaanya.

b. Bagi Analisis Lain

Sebagai referensi untuk pengembangan perancangan dan

dasar atau acuan perancangan lainya.