INSTRUKSI KERJA -...

i

Jln. Raya Telang, PO BOX 2 Kamal Bangkalan

Madura

Telp. (031) 3011146, Fax. (031) 3011506

www.fik.trunojoyo.ac.id

INSTRUKSI KERJA

UNIT PENJAMINAN MUTU FAKULTAS KEISLAMAN

ii

FAKULTAS KEISLAMAN

Universitas Trunojoyo Madura

Kode/No : IK/FKIS/I/2016

Tanggal : 27 Desember 2016

INSTRUKSI KERJA Revisi Ke : 0

INSTRUKSI KERJA TAHUN 2016

Pihak Penanggung Jawab Tanggal

Nama Jabatan Tanda Tangan

Perumus Shofiyun Nahidloh, S.Ag., M.HI. Wakil Dekan I 21 Desember 2016

Pemeriksa Khoirun Nasik, S.HI., M.HI. Ketua Unit

Penjaminan

Mutu Fakultas

23 Desember 2016

Persetujuan dan

Penetapan

Dr. Indien Winarwati, SH., MH. Dekan 27 Desember 2016

iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Allah S.W.T karena atas rahmat dan karunia-Nya,

Jaminan Mutu Fakultas Keislaman Universitas Trunojoyo Madura telah menyelesaikan

penyusunan kumpulan Instruksi Kerja Akademik dan Non Akademik Jaminan Mutu dalam

rangka peningkatan sistem dan tata kelola manajemen mutu di Fakultas Keislaman.

Instruksi Kerja (IK) adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas, pekerjaan

sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja institusi berdasarkan indikator- indikator teknis,

administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit

kerja yang bersangkutan. Tujuan penyusunan IK adalah menciptakan komitmen mengenai

peningkatan kualitas kinerja satuan unit kerja di Institusi untuk mewujudkan good governance.

Kumpulan instruksi kerja yang sudah disusun ini masih belum sempurna. Oleh karena

itu, kami berharap masukan dari berbagai pihak untuk menyempurnakan prosedur yang sudah

ada. Kami mengucapkan terima kasih atas kerja keras dari semua unit kerja yang terlibat dalam

penyusunan prosedur ini dan semoga kumpulan prosedur ini bermanfaat bagi semua pihak yang

membutuhkan.

Bangkalan, 27 Desember 2016

Dekan,

Dr. Indien Winarwati, SH., MH.

1

DAFTAR INSTRUKSI KERJA

No KODE IK JUDUL INSTRUKSI HAL

1 IK/FKIS/AK/1/2016 PENDAFTARAN PKL 2

2 IK/FKIS/AK/2/2016 PENGAJUAN MITRA PKL 4

3 IK/FKIS/AK/3/2016 MONITORING PKL 6

4 IK/FKIS/AK/4/2016 PELAKSANAAN PKL DI MITRA 8

5 IK/FKIS/AK/5/2016 MONITORING SKRIPSI/ TUGAS AKHIR 10

6 IK/FKIS/AK/6/2016 SEMINAR PROPOSAL SKRIPSI 11

7 IK/FKIS/AK/7/2016 PENYUSUNAN JADWAL PERKULIAHAN 13

8 IK/FKIS/AK/8/2016 PENENTUAN DOSEN PEMBIMBING SKRIPSI 15

9 IK/FKIS/KM/1/2016 TRACER STUDY 17

10 IK/FKIS/UM/1/2016 PERMINTAAN ATK 19

11 IK/FKIS/UM/2/2016 SURAT MASUK 20

12 IK/FKIS/UM/3/2016 PENOMORAN SURAT KELUAR 21

13 IK/FKIS/UM/4/2016 PENGARSIPAN SURAT KELUAR DAN SK 22

14 IK/FKIS/PJMF/1/2016 EVALUASI INDEKS PRESTASI DOSEN 23

15 IK/FKIS/LAB/1/2016 PENGGUNAAN LABORATORIUM 24

2

FAKULTAS KEISLAMAN

UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA

INSTRUKSI KERJA

JUDUL : PENDAFTARAN PKL

Kode : IK/FKIS/AK/1/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016

Area : Fakultas Keislaman Nomor revisi : 00

Ruang Lingkup

Proses Pendaftaran Kegiatan Praktik Kerja Lapang (PKL) mahasiswa

Prinsip

Melaksanakan proses pendaftaran Praktik Kerja Lapang (PKL) mahasiswa di perusahaan atau instansi

Dokumen

Formulir pendaftaran PKL yang ditandatangani mahasiswa yang bersangkutan

KHS mahasiswa

KRS mahasiswa

Transkrip nilai mahasiswa

Instruksi Kerja untuk Mahasiswa

1. Mahasiswa menyerahkan syarat mendaftar PKL ke Sub Bagian Akademik FTP berupa:

a. Transkrip nilai sampai dengan semester sebelumnya minimal 85 sks. (Dimasukkan syarat memprogram

PKL di SIAKAD)

b. KRS pada semester yang bersangkutan yang menyatakan bahwa PKL telah masuk program dengan

SKS-0.

3. Mahasiswa mengambill blanko biodata di Sub Bagian Akademik FKIS

4. Mahasiswa menyerahkan blanko biodata yang sudah diisi ke BPPM (Badan Penelitian dan Pengabdian

Masyarakat) FKIS

5. Mahasiswa mengambil formulir pengajuan mitra kerja PKL di BPPM

6. Mahasiswa mengisi form pengajuan mitra PKL dan menyerahkan kembali ke BPPM

7. Mahasiswa menunggu proses pembuatan surat pengantar permohonan PKL ke mitra oleh BPPM

8. Mahasiswa mengirimkan surat pengantar permohonan PKL ke Mitra

9. Mahasiswa menunggu jawaban atau surat balasan dari Mitra

3

Instruksi Kerja untuk Panitia PKL di Program Studi dan BPPM

1. Panitia PKL Program Studi membuka pendaftaran PKL pada Bulan Januari dan Agustus setiap tahun.

2. Pada proses pendaftaran, panitia PKL mengecek kelengkapan berkas pendaftaran PKL dari mahasiswa

meliputi:

a. Transkrip nilai sampai dengan semester sebelumnya minimal 85 sks. (Dimasukkan syarat memprogram

PKL di SIAKAD)

b. KRS pada semester yang bersangkutan yang menyatakan bahwa PKL telah masuk program dengan

SKS-0.

3. Panitia menyeleksi mahasiswa yang berhak menjadi peserta PKL berdasarkan berkas kelengkapan

mahasiswa.

4. Panitia menyusun daftar peserta PKL pada semester yang bersangkutan.

5. Panitia menyusun daftar dosen pembimbing PKL mahasiswa dengan SKS-0 dan mengumumkan pada

dosen dan mahasiswa

6. BPPM menyediakan formulir kelengkapan pengajuan mitra bagi peserta yang berhak mengikuti PKL

meliputi formulir pengajuan mitra kerja dan biodata mahasiswa.

Riwayat Perubahan :

Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan Diperiksa Oleh Disetujui Oleh

0 21 Desember 2016 Pengesahan

Unit Jaminan Mutu Fakultas

Dekan

1

4

FAKULTAS KEISLAMAN


INSTRUKSI KERJA

JUDUL : PENGAJUAN MITRA PKL



Ruang Lingkup

Proses Pengajuan Mitra Praktik Kerja Lapang (PKL) mahasiswa

Prinsip

Melaksanakan pengajuan mitra berupa perusahaan atau instansi yang menerima Praktik Kerja Lapang

(PKL) mahasiswa

Dokumen

Formulir pengajuan mitra PKL

Proposal PKL

KRS mahasiswa

KHS mahasiswa

Kartu kendali pembimbingan PKL

Instruksi Kerja

1. Panitia PKL melaksanakan pembekalan PKL pada mahasiswa peserta PKL tentang penyusunan proposal

PKL, pengajuan mitra kerja, pembimbingan PKL, etika PKL di mitra, dsb berkaitan dengan pendaftaran dan

pelaksanaan PKL hingga ujian PKL.

2. Mahasiswa mengambil formulir pengajuan mitra kerja. Dalam sekali pengajuan diperbolehkan maksimal

diajukan 2 mitra.

3. Mahasiswa mencari lokasi pelaksanaan PKL secara mandiri atau berkelompok dengan membawa proposal

umum PKL jika diperlukan

4. Mahasiswa bernegosiasi dengan mitra PKL

5. Jika dalam waktu satu bulan tidak ada jawaban dari mitra PKL, mahasiswa kembali mengambil formulir

pengajuan mitra kerja.

6. Mahasiswa mengambil dan mengisi formulir permohonan surat resmi dari Wakil Dekan I untuk

menyampaikan surat pernyataan kesediaan mitra PKL di BPPM FKIS UTM (Sub Bagian Akademik)

5

7. Mahasiswa menyerahkan surat pernyataan kesediaan dari mitra ke BPPM FKIS UTM (Sub Bagian

Akademik)

8. Sub Bagian Akademik mengarsipkan surat pernyataan kesediaan mitra.

9. Mahasiswa mengajukan permohonan surat pengantar untuk melakukan PKL kepada Wakil Dekan I.

10. Mahasiswa yang sudah mendaftarkan diri sebagai peserta PKL semester yang bersangkutan tetapi belum

mendapatkan mitra kerja (dengan menunjukkan bukti 3 kali penolakan) sampai akhir masa pembekalan

segera melaporkan kepada panitia PKL dan diberi kesempatan mencari mitra baru.

11. Mahasiswa yang permohonannya ditolak oleh mitra kerja minimal 3 kali tidak dikenakan sanksi. Jika

penolakan terjadi sehingga melewati semester yang direncanakan, semester berikutnya tinggal mencari

mitra sampai mitra PKL diperoleh.

12. Panitia PKL mengatur jumlah mahasiswa di mitra kerja sesuai dengan skala industri mitra kerja.

13. Bagian akademik mengirim surat ke perusahaan/instansi tentang kepastian pelaksanaan dan waktu PKL.

14. Mahasiswa harus menyerahkan alamat lengkap, nomor telepon, dan denah lengkap mitra kerja kepada

panitia PKL dan dosen pembimbing masing-masing.

Riwayat Perubahan :




Dekan

1

6

FAKULTAS KEISLAMAN


INSTRUKSI KERJA

JUDUL : MONITORING PKL



Ruang Lingkup

Pemantauan atau monitoring kegiatan Praktik Kerja Lapang (PKL) mahasiswa

Prinsip

Melaksanakan monitoring (pemantauan) terhadap pelaksanaan Praktik Kerja Lapang (PKL) mahasiswa

untuk memperlancar dan menjaga kualitas pelaksanaan PKL.

Dokumen

Formulir monitoring PKL yang ditandatangani dosen pembimbing dan mahasiswa yang

bersangkutan

Surat pengantar dari BPPM FKIS UTM

Proposal PKL

Nilai pembimbing lapang

Kartu kendali pembimbingan PKL

Instruksi Kerja

1. Monitoring kegiatan PKL dilakukan dalam bentuk kegiatan:

• Proses surat-menyurat untuk mendapatkan tempat PKL yang terpusat di BPPM (Badan Penelitian dan

Pengabdian Masyarakat) Fakultas Keislaman UTM

• Pembekalan (ditunjukkan dengan kehadiran dan pemahaman dengan penyusunan proposal PKL sesuai

dengan tanggal yang ditetapkan)

• Pembimbingan dalam penyusunan proposal oleh dosen pembimbing PKL dengan mengisi kartu kendali

PKL

2. Pembimbing lapang mengontrol mahasiswa dengan:

• Mengamati kesesuaian Lingkup dan kinerja peserta PKL dalam proposal dengan aktivitas nyata di lapang

• Kehadiran dan aktivitas yang dilakukan ditunjukkan dengan log sheet harian yang ditandatangi oleh

pembimbing lapang.

• Nilai dari Pembimbing Lapang • Saran dan evaluasi dari perusahaan

7

3. Panitia PKL dan atau dosen pembimbing minimal 1 orang melakukan monitoring dengan cara:

• Melakukan kunjungan atau supervisi ke lapang, minimal satu kali dalam satu semester.

• Wawancara dengan mahasiswa peserta PKL.

• Wawancara dan komentar pembimbing lapang/perusahaan.

4. Panitia PKL membawa kelengkapan monitoring kunjungan lapang berupa surat pengantar dan SPPD

5. Panitia atau pembimbing PKL harus melakukan komunikasi dengan pihak perusahaan/pembimbing lapang

melalui surat, telepon, atau e-mail bagi mahasiswa yang tidak dapat dilakukan monitoring secara langsung.

6. Panitia PKL mempertimbangkan keberlanjutan PKL berdasarkan hasil monitoring dan laporan dari

perusahaan

Riwayat Perubahan :




Dekan

1

8

FAKULTAS KEISLAMAN


INSTRUKSI KERJA

JUDUL : PELAKSANAAN PKL DI MITRA



Ruang Lingkup

Pelaksanaan kegiatan Praktik Kerja Lapang (PKL) mahasiswa di perusahaan atau instansi

Prinsip

Melaksanakan Praktik Kerja Lapang (PKL) mahasiswa dengan baik untuk memperlancar dan menjaga

kualitas pelaksanaan PKL.

Dokumen

Surat pengantar dari BPPM FKIS UTM

Logsheet Pelaksanaan PKL

Proposal PKL

Formulir penilaian untuk pembimbing lapang

Instruksi Kerja

1. Mahasiswa mengajukan permohonan surat pengantar ke BPPM (Badan Penelitian dan Pengabdian

Masyarakat) FKIS UTM, mengambil logsheet, dan formulir penilaian untuk pembimbing lapang.

2. Mahasiswa berangkat ke lokasi PKL dengan membawa surat pengantar dari Fakultas Keislaman untuk

diserahkan kepada mitra kerja, logsheet, dan formulir penilaian untuk pembimbing lapang, dan proposal PKL.

3. Selama di lokasi PKL, mahasiswa diwajibkan mentaati peraturan-peraturan dan mengikuti program-program

yang telah ditetapkan oleh mitra kerja.

4. Mahasiswa memberitahukan secara jelas identitas, maksud, dan kepentingan PKL kepada mitra PKL.

5. Mahasiswa memberikan proposal PKL ke perusahaan/instansi untuk mendapatkan pembimbing lapang,

mendiskusikan kegiatan PKL, beserta tugas khusus.

6. Selama PKL mahasiswa berpakaian sopan dan rapi, berperilaku sopan, mengikuti tata tertib di lokasi PKL,

tidak bersifat konfrontatif, mengikuti aturan yang diberlakukan oleh pihak perusahaan/instansi.

9

7. Pertanyaan-pertanyaan/wawancara yang diajukan hendaknya dilakukan dengan baik, tidak bersifat

memojokkan kebijakan dari instansi/perusahaan yang bersangkutan.

8. Mahasiswa wajib mengikuti semua kegiatan secara penuh sesuai dengan jadwal yang diberikan perusahaan/

instansi. Kelalaian dapat menyebabkan gugurnya PKL yang diambil.

9. Ketika proses supervisi dari panitia PKL FKIS UTM berlangsung mahasiswa harus berada di lokasi PKL dan

menjelaskan kegiatan yang sedang dilaksanakan.

10. Di akhir PKL mahasiswa harus mendapatkan surat keterangan melaksanakan PKL yang telah diisi oleh

perusahaan/instansi, dan diserahkan ke koordinator PKL masing-masing jurusan.

11. Mahasiswa harus memberitahukan ke pihak perusahaan/instansi dan mohon pamit apabila waktu PKL

sudah berakhir dan mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan.

12. Setelah selesai PKL di lapang mahasiswa melapor ke Sub Bagian Akademik dengan membawa:

a. Log sheet harian

b. Surat Keterangan telah melaksanakan PKL dari perusahaan

c. Formulir nilai dari pembimbing lapang 13. Mahasiswa menyusun laporan PKL dan berkonsultasi dengan Dosen Pembimbing dengan mengisi kartu

kendali pembimbingan PKL Riwayat Perubahan :




Dekan

1

10

FAKULTAS KEISLAMAN


INSTRUKSI KERJA

JUDUL : MONITORING SKRIPSI/ TUGAS AKHIR



Ruang Lingkup

Pemantauan kegiatan penelitian skripsi atau tugas akhir mahasiswa

Prinsip

Melaksanakan monitoring (pemantauan) terhadap pelaksanaan tugas akhir mahasiswa untuk

memperlancar dan mempersingkat waktu penyelesaian tugas akhir.

Dokumen

KHS yang telah ditempuh

KRS semester berjalan

Formulir kartu kendali skripsi yang ditandatangani dosen pembimbing dan mahasiswa

yang bersangkutan

Instruksi Kerja

1 Mahasiswa mengisi formulir kemajuan tugas akhir yang sedang ditempuh

2. Mahasiswa menyerahkan formulir kemajuan tugas akhir kepada dosen pembimbing dan bagian administrasi

jurusan

3. Dosen pembimbing tugas akhir menerima formulir kemajuan tugas akhir yang sudah diisi mahasiswa dan

memberikan bimbingan, arahan serta persetujuan terkait dengan kemajuan tugas akhir yang bersangkutan

4. Bagian administrasi jurusan mengumpulkan formulir kemajuan tugas akhir mahasiswa

5. Sekretaris jurusan/Koordinator PKL dan skripsi mengadakan rapat mengenai kemajuan tugas akhir

mahasiswa, bila dianggap perlu.

6. Formulir kemajuan tugas akhir mahasiswa menjadi salah satu prasyarat untuk melakukan ujian tugas akhir

mahasiswa.

Riwayat Perubahan :




Dekan

11

FAKULTAS KEISLAMAN


INSTRUKSI KERJA

JUDUL : SEMINAR PROPOSAL SKRIPSI



Ruang Lingkup

Kegiatan seminar proposal skripsi

Prinsip

Melaksanakan kegiatan seminar proposal penelitian supaya didapatkan masukan dan saran yang dapat

meningkatkan kualitas penelitian dan menghindari kesalahan. Seminar proposal diarahkan agar

pelaksanaan penelitian dilaksanakan dengan cara paling efisien dan paling baik sesuai dengan tujuan

penulisan.

Dokumen dan komponen pendukung

Mahasiswa sebagai moderator, dan minimal 10 peserta seminar

Naskah lengkap proposal dan ringkasan.

Dosen pembimbing dan dosen tamu

LCD, Laptop, spidol, penghapus dan papan tulis.

Instruksi Kerja

1. Pemrasaran mendaftar ke administrasi jurusan untuk mendapatkan waktu dan fasilitas pelaksanaan seminar

dengan melengkapi persyaratan: naskah proposal, ringkasan, formulir keikutsertaan seminar proposal dan

lembar persetujuan dari dosen pembimbing dan dosen tamu.

2. Administrasi FKIS UTM mengatur pengalokasian fasilitas dan menyiapkan dokumen penilaian, berita

acara dan undangan.

3. Pemrasaran menyerahkan naskah kepada dosen pembimbing dan dosen tamu serta menyerahkan

undangan minimal satu minggu sebelum pelaksanaan seminar.

4. Seminar dapat dimulai jika terdapat minimal oleh 10 orang peserta seminar, moderator, sekurang-

kurangnya satu orang pembimbing dan satu orang dosen tamu (jika ada).

5. Pemrasaran membagikan ringkasan seminar kepada peserta

6. Moderator membuka Seminar dengan memaparkan susunan acara seminar meliputi:

12

a. Paparan oleh pemrasaran (maksimal 15 menit)

b. Diskusi dengan Penyanggah Umum (peserta seminar)

d. Diskusi dengan dosen tamu (jika ada) masing-masing maksimal 15 menit.

e. Diskusi dengan dosen pembimbing masing-masing maksimal 15 menit.

7. Moderator mengatur acara seminar sesuai alokasi waktu yang telah ditentukan

8. Dosen pembimbing menandatangani formulir atau kartu kendali keikutsertaan seminar proposal dari semua

peserta

9. Moderator menutup acara seminar dengan memaparkan kesimpulan yang dihimpun dari seminar

10. Dosen pembimbing mengisi nilai seminar proposal mahasiswa dan menandatangani berita acara seminar

lalu mengumpulkan ke administrasi FKIS

11. Administrasi FKIS mengarsip dokumen penilaian dan berita acara seminar

Riwayat Perubahan :




Dekan

1

13

FAKULTAS KEISLAMAN


INSTRUKSI KERJA

JUDUL : PENYUSUNAN JADWAL PERKULIAHAN



Ruang Lingkup

Penyusunan jadwal perkuliahan yang diadakan tiap semester menggunakan kelas bersama

Prinsip

Melaksanakan penjadwalan perkuliahan disesuaikan dengan kapasitas ruangan dan jam penggunaan

ruangan kuliah bersama di lingkungan Fakultas Keislaman UTM

Dokumen dan komponen pendukung

Jadwal perkuliahan

Instruksi Kerja

1. Penyusunan jadwal perkuliahan disusun berdasarkan plotting dosen dan mata kuliah yang ditawarkan pada

semester yang bersangkutan oleh masing-masing Jurusan.

2. Sub Bagian Akademik FKIS mengirimkan surat permohonan plotting dosen dan mata kuliah yang

ditawarkan kepada masing-masing jurusan, paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum perkuliahan dimulai

3. Jurusan menerima surat permohonan plotting dosen dan mata kuliah, kemudian merespon surat tersebut

dengan mengadakan rapat plotting dosen dan mata kuliah yang ditawarkan (IK di Jurusan)

4. Jurusan mengirimkan hasil rapat plotting dosen dan mata kuliah yang ditawarkan selambat-lambatnya 6

(enam) minggu setelah surat permohonan plotting dosen diterbitkan.

5. Plotting dosen dan mata kuliah harus disertai dengan urutan dosen mengajar & jumlah pertemuannya

6. Jika hasil rapat plotting dosen dan mata kuliah yang ditawarkan tidak dikirimkan dan diterima Sub-Bagian

Akademik hingga batas waktu yang ditentukan pada poin 4, maka Sub-Bagian Akademik dapat menyusun

jadwal perkuliahan berdasarkan plotting dosen dan mata kuliah yang ditawarkan sebagaimana yang berlaku

pada semester ganjil/genap tahun sebelumnya.

14

7. Jadwal perkuliahan diatur menurut sesi sebagai berikut:

a. Untuk hari Senin—Kamis:

i) Sesi 1 : jam 07.00 – 08.40

ii) Sesi 2 : jam 08.50 – 10.30

iii) Sesi 3 : jam 10.40 – 12.20

iv) Sesi 4 : jam 13.00 – 14.40

v) Sesi 5 : jam 14.50 – 16.30

b. Untuk Hari Jumat :

i) Sesi 1 : jam 07.00 – 08.40

ii) Sesi 2 : jam 08.50 – 10.30

iii) Sesi 3 : jam 13.00 – 14.40

iv) Sesi 4 : jam 14.50 – 16.30

8. Mata Kuliah dengan peserta lebih dari 50 mahasiswa dapat dijadwalkan di ruang aula Ruang Kuliah

Bersama

9. Penentuan ruangan dilakukan dengan memperhatikan kapasitas ruangan dan jumlah mahasiswa.

10. Jumlah mahasiswa maksimal dalam satu kelas adalah 50 orang

11. Jika jumlah mahasiswa melebihi kapasitas kelas, maka dapat dibuka kelas baru untuk mata kuliah

yang bersangkutan dengan jumlah minimal mahasiswa 10 orang

12. Jadwal kuliah yang telah disusun diperiksa oleh Wakil Dekan I

13. Setelah diperiksa dan diperbaiki jika perlu, jadwal yang telah disusun disahkan oleh Wakil Dekan I.

14. Sub Bagian Akademik memasukkan jadwal kuliah yang telah disahkan Wadek I ke dalam SIAKAD,

sehingga ketika mahasiswa melakukan proses KRS sudah terdapat jadwal kuliah dan ruang

kuliahnya

Riwayat Perubahan :




Dekan

1

15

FAKULTAS KEISLAMAN


INSTRUKSI KERJA

JUDUL : PENENTUAN DOSEN PEMBIMBING SKRIPSI



Ruang Lingkup

Kegiatan plotting dosen pembimbing skripsi

Prinsip

Membagi dosen pembimbing yang tersedia di Fakultas Keislaman untuk melaksanakan

pembimbingan skripsi yang efektif dan efisien. Di lain pihak, dosen juga mendapatkan beban

yang merata dan sepadan dengan kemampuan yang dimiliki, sehingga terjadi sinergi antara

mahasiswa dan dosen.

Dokumen

KHS yang telah ditempuh mahasiswa

Data bimbingan para dosen mulai 2 tahun sebelumnya

Data kelulusan 2 tahun terakhir

Formulir pemilihan dosen pembimbing

Topik skripsi yang akan dilakukan

Instruksi Kerja

1. Program Studi mengumumkan kepada mahasiswa pada masing masing jurusan untuk mengambil

formulir penentuan dosen pembimbing pada akhir semester 6.

2. Mahasiswa mengisi formulir tersebut dan mengumpulkan ke administrasi Prodi disertai dengan KHS

mata kuliah yang telah ditempuh dan topik skripsi yang akan dilaksanakan.

3. Administrasi jurusan mengumpulkan semua dokumen di atas, mengkompilasi, melengkapi dengan data

pembimbingan dan data kelulusan 2 tahun terakhir, kemudian menyerahkan kepada sekretaris prodi

atau tim komisi bimbingan PKL dan Skripsi.

4. Ketua Prodi, Sekretaris Prodi, Komisi PKL dan Skripsi mengadakan rapat untuk menentukan dosen

pembimbing bagi tiap mahasiswa.

16

5. Prodi mengumumkan hasil pembagian dosen pembimbing ini sebelum pengisian KRS semester

berikutnya.

Riwayat Perubahan :




Dekan

1

17

FAKULTAS KEISLAMAN


INSTRUKSI KERJA

JUDUL : TRACER STUDY

Kode : IK/FKIS/KM/1/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016


A. Tujuan

1. Sebagai pedoman bagi Tim Tracer Study untuk melakukan penggalian informasi kepada

alumni

2. Memberikan kemudahan bagi Tim Tracer Study untuk melakukan Tracer Study alumni

B. Ruang Lingkup Pekerjaan

Instruksi kerja Tim Tracer Study meliputi pedoman kerja yang dilakukan dalam

mengumpulkan data hingga melakukan input data kuesioner ke dalam data base

komputer.

C. Instruksi Kerja

1. Menghubungi alumni melalui telepon, surat elektronik dan media social untuk pemberitahuan

atau permintaan pengisian Tracer Study.

2. Tim Tracer study bisa bertemu langsung jika alamat memungkinkan, atau meminta alumni

mengisi form Tracer Study yang dirilis di laman grup media social alumni, atau e-mail pribadi

alumni. Apabila tidak bias bertemu (karena alamat pekerjaan alumni di luar Jawa Timur) maka

penggalian informasi dilakukan secara langsung lewat telepon, atau meminta alumni untuk

mengirim kembali form isian melalui surat elektronik, media social maupun jasa pos.

3. Bertemu langsung dengan alumni, memperkenalkan diri, maksud dan tujuan tracer study.

4. Menanyakan informasi kepada alumni sesuai form Tracer Study.

5. Menghimpun kuesioner yang sudah terisi.

6. Memasukkan kuesioner ke dalam database di komputer

7. Menyerahkan data yang sudah diketik (dalam bentuk file) beserta kuesioner yang terisi kepada

ketua Tim Tracer study.

D. Referensi

Manual Prosedur Tracer Study Fakultas Keislaman

18

E. Instruksi Kerja

1. Pemberitahuan tentang tracer study dari Pusat Jaminan Mutu Universitas dengan keluaran

sebuah dokumen surat pemberitahuan

2. Pembentukan tim tracer study oleh WD I dengan mengeluarkan SK Surat Tugas Dekan untuk

Tim Tracer Study

3. Setelah itu pelaksanaan rapat koordinasi oleh Tim Tracer Study dan WD I, dengan

menghasilkan pembagian tugas dan perencanan

4. Pada pelaksanaannya yaitu kegiatan pengumpulan data alumni oleh bidang akademik dan

kemahasiswaan.

5. Penyusunan form tracer study oleh ketua tim tracer study

6. Setelah itu penyebaran form tracer study oleh Tim Tracer Study

7. Penggalian informasi alumni oleh Tim Tracer Study

8. Setelah data diperoleh, selanjutnya kompilasi data dan penyusunan laporan oleh Ketua Tim

Tracer Study

9. Dokumen hasil kompilasi diserahkan dan di verifikasi oleh WD I dan akan didapatkan hasil

penerimaan dari Universitas.

Riwayat Perubahan :




Dekan

1

19

FAKULTAS KEISLAMAN


INSTRUKSI KERJA

JUDUL : PERMINTAAN ATK

Kode : IK/FKIS/UM/1/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016


A. TUJUAN

Dokumen Instruksi Kerja ini dibuat untuk menjelaskan prosedur yang harus dilakukan oleh staf perlengkapan dalam memproses permintaan ATK.

B. ALAT KERJA

1. PC

2. Meja Kerja

3. Alat Tulis

C. INSTRUKSI KERJA

1. Mengisi form Permintaan Barang ATK sesuai dengan kebutuhan keperluan staf. 2. Tanda tangan serah terima barang ATK (supaya jelas bagian apa dan siapa yang

mengambil Barang ATK). 3. Jika Barang ATK tidak ada ,maka pihak operator persediaan mencatat barang yang sudah

habis di gudang untuk dilaporkan ke Kasubbag Tata Usaha.

Riwayat Perubahan :




Dekan

1

20

FAKULTAS KEISLAMAN


INSTRUKSI KERJA

JUDUL : SURAT MASUK



A. TUJUAN

Dokumen Instruksi Kerja ini dibuat untuk menjelaskan prosedur yang harus dilakukan oleh staf tata usaha dalam memproses surat masuk.

B. ALAT KERJA

1. PC 2. Meja Kerja

3. Alat Tulis

C. INSTRUKSI KERJA

Adapun langkah-langkah memproses surat masuk sebagai berikut:

1. Meletakkan surat masuk pada mesin Scaner dengan posisi Vertikal; 2. Menekan tombol start pada mesin Scaner; 3. Hasil scan tersimpan pada folder: 4. Meregistrasi surat masuk melalui komputer dan disimpan dalam google drive

5. Mengisi item yang diperlukan seperti nomor surat, perihal, tanggal surat, target pembaca, asal surat, tanggal diterima surat, deskripsi surat dan jumlah

Riwayat Perubahan :




Dekan

1

21

FAKULTAS KEISLAMAN


INSTRUKSI KERJA

JUDUL : PENOMORAN SURAT KELUAR



A. TUJUAN

Dokumen Instruksi Kerja ini dibuat untuk menjelaskan prosedur yang harus dilakukan oleh staf tata usaha dalam melakukan penomoran surat keluar.

B. ALAT KERJA

1. PC 2. Meja Kerja

3. Alat Tulis

C. INSTRUKSI KERJA

Adapun langkah-langkah penomoran surat keluar sebagai sebagai berikut:

1. Mencatat nomor surat keluar pada buku surat keluar dengan memberikan space 2 nomor

pada setiap minggunya;

2. Mencatat tujuan surat, tanggal surat dan perihal surat;

3. Urutan surat dimulai dengan nomor surat/kode fakultas/kode surat/tahun seperti contoh

surat tata usaha : 0001/UN46.1.45/TU/2017

4. Kode surat sesuai dengan perihal/tujuan surat seperti:

a. Kemahasiswaan: KM

b. Keuangan : KU

c. Kepegawaian : KP

d. Akademik : DT

e. Tata Usaha : TU

f. Surat Tugas : ST

g. Lain-Lain : LL

Riwayat Perubahan :




Dekan

1

22

FAKULTAS KEISLAMAN


INSTRUKSI KERJA

JUDUL : PENGARSIPAN SURAT KELUAR DAN SK



A. TUJUAN

Dokumen Instruksi Kerja ini dibuat untuk menjelaskan prosedur yang harus dilakukan oleh staf tata usaha dalam melakukan pengarsipan surat keluar dan SK.

B. ALAT KERJA

1. PC 2. Meja Kerja

3. Alat Tulis

C. INSTRUKSI KERJA

Adapun langkah-langkah Pengarsipan sebagai berikut:

1. Memisahkan antara surat keluar, surat masuk dan SK di lingkungan FKis; 2. Apabila surat masuk, maka diarsipkan pada file surat masuk untuk setiap Program Studi; 3. Apabila Surat Keluar, maka diarsipkan pada file Surat Keluar; 4. Selain pengarsipan surat masuk pada file TU, surat masuk juga diarsipkan ke

bagian lain sesuai dengan jenis surat yang berhubungan dengan bagian tersebut (Apabila didisposisikan ke bagian tersebut)

Riwayat Perubahan :




Dekan

1

23

FAKULTAS KEISLAMAN


INSTRUKSI KERJA

JUDUL : EVALUASI INDEKS PRESTASI DOSEN

Kode : IK/FKIS/PJMF/1/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016


A. TUJUAN

Instruksi Kerja ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai Tata Kerja Evaluasi Indeks Prestasi Dosen Fakultas Keislaman

B. ALAT KERJA

1. PC

2. Meja Kerja

3. Pulpen

4. Kertas

5. Form Evaluasi Online

C. INSTRUKSI KERJA

Evaluasi Indeks Prestasi Mengajar Dosen

1. Setiap akan berakhirnya jadwal mengajar semester, PJMF harus mengingatkan prodi

untuk meminta mahasiswa mengisi form evaluasi pembelajaran dengan mengirimkan link

untuk form terkait : http://fik.trunojoyo.ac.id/pjm/angket.html

2. Apabila seluruh mahasiswa sudah mengisi form sesuai waktu yang ditentukan, maka

selanjutnya PJMF merekap setiap dokumen IPD yang diberikan oleh prodi dalam bentuk

excel

3. Menyusun laporan evaluasi IPD berdasarkan hasil rekapitulasi

4. Mencetak laporan dan melaporkan hasil IPD kepada Wakil Dekan 1 dan memberikan

salinan kepada masing-masing prodi evaluasi IPD

Riwayat Perubahan :




Dekan

1

24

FAKULTAS KEISLAMAN


INSTRUKSI KERJA

JUDUL : PENGGUNAAN LABORATORIUM

Kode : IK/FKIS/LAB/1/2016 Tanggal dikeluarkan : 21 Desember 2016


A. TUJUAN Penjelasan tentang prosedur penggunaan laboratorium di lingkungan Fakultas Keislaman sehingga proses pemanfaatan dan penggunaan laboratorium diketahui oleh berbagai pihak terkait serta dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

B. DOKUMEN

1. Formulir atau surat permohonan izin penggunaan laboratorium

2. Surat keterangan dari penanggung jawab kegiatan (khusus untuk penggunaan laboratorium di luar jadwal perkuliahan yang telah ditetapkan Fakultas Keislaman Universitas Trunojoyo).

C. INSTRUKSI KERJA

Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Dosen pengampu yang akan menggunakan laboratorium melalui asisten praktikum atau mahasiswa

mengisi form pengajuan izin penggunaan laboratorium kepada kepala laboratorium. Pengajuan izin penggunaan di luar jadwal perkuliahan yang telah ditetapkan FKIS wajib disertai surat keterangan yang telah ditanda-tangani penanggung jawab kegiatan.

2. Melalui form yang telah disetujui kepala laboratorium, laboran kemudian melakukan penyusunan jadwal penggunaan laboratorium.

3. Laboran kemudian menginformasikan jadwal penggunaan laboratorium kepada kepala laboratorium sebelum menginformasikan kepada calon pengguna laboratorium.

4. Laboran mempublikasikan jadwal penggunaan laboratorium Hukum Islam melalui mading laboratorium Hukum Islam yang terletak di depan laboratorium.

5. Secara berkala, kepala laboratorium menerima dan memerika laporan penggunaan dan kondisi fasilitas laboratorium dari laboran. Dengan berdasar pada laporan tersebut, kepala laboratorium dapat mengajukan permohonan pengadaan peralatan terkait fasilitas laboratorium Hukum Islam kepada pimpinan fakultas

Riwayat Perubahan :




Dekan

1

INSTRUKSI KERJA -...

Documents

Transcript of INSTRUKSI KERJA -...