INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI...

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

PENGELOLAAN SURAT

NO. POB/DAP/19

URAIAN Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Disusun oleh Sekretariat DAP 01 Juli 2011

Diperiksa oleh Kepala Seksi Sekretariat DAP

01 Juli 2011

Disahkan oleh Direktur AP 01 Juli 2011

Status Dokumen

No. Distribusi

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI

PENDIDIKAN Kode : POB/DAP/19

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku

: 01 Juli 2011

PENGELOLAAN SURAT Nomor Revisi

: 00

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB

Hal 2 dari 13

FRM/DAP/15-00

01 Juli 2011

SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN

Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan




: 01 Juli 2011


: 00


Hal 3 dari 13

1. Tujuan

(1). Memberikan panduan dalam pengelolaan surat oleh kesekretariatan

DAP IPB.

(2). Memastikan surat masuk dan surat keluar terdokumentasi secara

lengkap.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini meliputi pengelolaan surat masuk dan keluar DAP IPB.

3. Pengertian/Definisi

(1). Surat masuk adalah surat yang berasal dari eksternal DAP di

antaranya : Rektor (SK. Rektor), Dekanat, Direktorat SDM IPB,

KomDik, Departemen, Perusahaan, Universitas/Perguruan Tinggi lain.

(2). Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan dari DAP berupa surat

edaran, keterangan pendidikan, balasan terhadap surat masuk atau

surat-surat lainnya;

(3). IPB : Institut Pertanian Bogor

(4). DAP : Direktorat Administrasi Pendidikan;

(5). RSPP : Registrasi Statistik dan Perencanaan Pendidikan;

(6). EP : Evaluasi Pendidikan;

(7). SK : Surat Keputusan;

(8). SDM : Sumberdaya Manusia;

(9). KomDik : Komisi Pendidikan;

4. Referensi

Kode Surat Menyurat Dinas Di Lingkungan Institut Pertanian Bogor

Berdasarkan Peraturan Mendiknas RI No. 42 Tahun 2006




: 01 Juli 2011


: 00


Hal 4 dari 13

Ketentuan Umum

(1). Surat keterangan yang dikeluarkan oleh IPB memiliki hubungan dengan

penerbitan surat pendidikan (POB/DAP/16).

(2). Keterangan pada lembar disposisi terdiri dari 14 keterangan yaitu :

1. Mohon Pertimbangan

8. Mohon Perhatian

2. Mohon Pendapat

9. Siapkan Konsep

3. Mohon Keputusan

10. Siapkan Laporan

4. Mohon Petunjuk

11. Untuk Diproses

5. Mohon Saran

12. Selesaikan dan Ikuti

6. Bicarakan

13. Edarkan

7. Teliti Ikuti Perkembangan

14. Arsip

(3). Penomoran pada Surat Keluar mengikuti aturan sbb :

Nomor surat keluar terdiri dari tiga bagian yang dipisahkan oleh garis

miring “/” contoh : 01 /I3.18/PP/2011

Nomor di awal surat (angka 01) berasal dari nomor agenda pada

Form surat keluar (FRM/DAP/38-00) dan akan kembali ke nomor

awal setiap bulan.

Angka “13.” pada bagian kedua memiliki makna IPB

Angka “18.” pada bagian kedua memiliki makna DAP.

PP/DT/KP/HM/dst adalah kode terkait perihal surat sesuai dengan

panduan yang diterbitkan IPB. PP merupakan singkatan dari

Perencanaan Pendidikan.

Angka “2011” memiliki makna tahun dikeluarkannya surat tersebut.

1. Rincian Prosedur

6.1. Flowchart Kegiatan

(pada halaman berikutnya)




: 01 Juli 2011


: 00


Hal 5 dari 13

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK

DIREKTUR AP.DIREKTUR AP. KASUBDIT. RSPP/EPKASUBDIT. RSPP/EP

1

KesekretariatanKesekretariatan Staf RSPP/EPStaf RSPP/EPPihak EkternalPihak Ekternal

Mulai

Petugas Kesekretariatan

menerima surat masuk

Surat Masuk

Pihak Eksternal mengirimkan

surat ke DAP


menuliskan surat masuk pada

Form pengendali Surat masuk


memberi surat kepada Dir.AP

Dir.AP menerima surat dari

Kesekretariatan dan memberi

keterangan pada lembar

disposisi

Surat Masuk

Lembar disposisi

Petugas Kesekretariatan menerima surat

dari Dir.AP dan mengisi catatan pada

Form pengendali surat masuk

Petugas Kesekretariatan mengirimkan

surat kepada unit tujuan disposisi surat

Surat Masuk

Lembar disposisi

Kasubdit RSPP/EP

memverifikasi surat apakah

perlu balasan?

Staf RSPP/EP

mengarsipkan surattidak

RSPP/EP menerbitkan balasan surat

ya

Petugas Kesekretariatan menuliskan

nomor surat keluar

Petugas Kesekretariatan mengirimkan

surat keluar kepada pihak eksternal

Selesai

1

2

3

4

5

6

7

89

9




: 01 Juli 2011


: 00


Hal 6 dari 13

PROSEDUR SURAT KELUAR

Staf DAPStaf DAPKASUBDIT. DAPKASUBDIT. DAPDIREKTUR AP.DIREKTUR AP.

1

KesekretariatanKesekretariatan

Staf DAP membuat

draft Surat Keluar

Kasubdit DAP

mengoreksi Draft

Surat Keluar

Mulai

Staf DAP memperbaiki

Draft Surat Keluar tidak

Staf DAP Mencetak

Draft Surat Keluar hasil

verifikasi

ya

Draft Surat Keluar

Hasil verifikasi

Kasubdit

Staf DAP memberikan

Draft Surat Hasil

verifikasi Kasubdit

untuk diparaf

Kasubdit DAP memberi

Paraf Surat Keluar

Direktur AP

menandatangani Surat

Keluar

Staf DAP menerima Surat

Keluar yang telah

ditandatangani dan diberikan

kepada kesekretariat DAP

untuk diberi nomor

Staf Sekretariat

memberi nomor Surat

Staf Sekretariat

memberikan Surat

kepada Staf DAP

Selesai

1

2

3

45

6

7

8




: 01 Juli 2011


: 00


Hal 7 dari 13

6.2. Penjelasan.

A. SURAT MASUK

Kegiatan 1.

Staf Sekretariat menerima surat masuk dari pihak eksternal.

Kegiatan 2.

Staf Sekretariat memberi nomor pada Form Surat Masuk (FRM/DAP/36-00)

Kegiatan 3.

Staf Sekretariat memberi surat kepada Direktur AP yang dilampiri dengan

lembar disposisi (FRM/DAP/37-00).

Kegiatan 4.

Direktur AP memkonfirmasi surat dengan memberi keterangan disposisi dan

keterangan pada lembar disposisi.

Kegiatan 5.

Staf Sekretariat menerima surat dan menuliskan kembali tujuan disposisi

pada “catatan” Form Surat Masuk (FRM/DAP/36-00).

Kegiatan 6.

Staf Sekretariat mendistribusikan surat masuk kepada tujuan disposisi

(RSPP/EP/ Kesekretariatan)




: 01 Juli 2011


: 00


Hal 8 dari 13

Kegiatan 7.

Kasubdit RSPP/EP menerima surat dan mengkonfirmasi surat apakah

memerlukan balasan atau tidak.

Apabila tidak memerlukan balasan/tindak lanjut sesuai instruksi Direktur AP,

maka staf RSPP/EP akan mengarsipkannya.

Apabila memerlukan balasan/tindak lanjut, maka RSPP/EP akan

menerbitkan surat balasan/melakukan tindak lanjut sesuai instruksi Direktur

AP.

Kegiatan 8.

RSPP/EP menerbitkan surat balasan dengan prosedur sebagai berikut :

Staf RSPP/EP mencetak draft surat balasan

Kasubdit RSPP/EP memverifikasi surat. Apabila terdapat kesalahan,

maka staf RSPP/EP akan memperbaiki dan mencetaknya kembali.

Apabila surat tidak terdapat kesalahan, Kasubdit RSPP/EP akan memberi

paraf surat.

Direktur AP menerima surat dan menandatangani surat.

Kegiatan 9.

Staf Sekretariat menerima surat balasan dengan terlebih dahulu mencatat

nomor pada Form surat keluar (FRM/DAP/38-00) sesuai dengan keterangan

pada ketentuan umum.




: 01 Juli 2011


: 00


Hal 9 dari 13

Kegiatan 10.

Staf Sekretariat mendistribusikan surat kepada pihak eksternal.

B. SURAT KELUAR

Kegiatan 1.

Staf DAP membuat draft surat keluar atas permintaan Direktur /Kasubdit AP

yang terkait dengan Tupoksi DAP atau kegiatan khusus.

Kegiatan 2.

Kasubdit DAP mengoreksi draft surat keluar. Apabila memerlukan perbaikan

dikembalikan kepada Staf DAP untuk diperbaiki.

Apabila telah sesuai, dicetak menggunakan kertas yang memiliki kop surat

IPB dan diparaf oleh Kasubdit DAP.

Kegiatan 3.

Direktur DAP mengoreksi draft surat keluar. Apabila memerlukan perbaikan

dikembalikan kepada Staf DAP untuk diperbaiki (kembali ke kegiatan 1).

Apabila telah sesuai ditandatangani oleh Direktur DAP.

Kegiatan 4.

Staf Sekretariat DAP memberikan nomor surat keluar dan mencatatnya pada

Form Surat Keluar (FRM/DAP/41-00).

Kegiatan 5.




: 01 Juli 2011


: 00


Hal 10 dari 13

Staf Sekretariat DAP mendistribusikan surat keluar kepada tujuan surat.

2. Daftar Dokumen Pendukung

(1). Form Daftar Surat Masuk (FRM/DAP/36-00)

(2). Form Lembar Disposisi (FRM/DAP/37-00)

(3). Form Daftar Surat Keluar (FRM/DAP/38-00)

3. Lampiran Formulir




: 01 Juli 2011


: 00


Hal 11 dari 13

FRM/DAP/36-00

01 Juli 2011

SURAT MASUK

Nomor Agenda

Alamat pengirim Tanggal Ringkasan Isi Surat Catatan




: 01 Juli 2011


: 00


Hal 12 dari 13

FRM/DAP/37-00

01-Jul-11

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Di Terima Tanggal :

No. Agenda :

1. Penting

Tanggal Surat : .................................

2. Biasa

No. Surat : .................................

3. Rahasia

Hal : .................................

: .................................

: .................................

Kepada Yth. DI POSISI PARAF

................................................................................................................

................................................................................................................

................................................................................................................

................................................................................................................

................................................................................................................

................................................................................................................

KETERANGAN

1. Mohon Pertimbangan

8. Mohon Perhatian

2. Mohon Pendapat

9. Siapkan Konsep

3. Mohon Keputusan

10. Siapkan Laporan

4. Mohon Petunjuk

11. Untuk Diproses

5. Mohon Saran

12. Selesaikan dan Ikuti

6. Bicarakan

13. Edarkan

7. Teliti Ikuti Perkembangan

14. Arsip

CATATAN:




: 01 Juli 2011


: 00


Hal 13 dari 13

FRM/DAP/38-00

01 Juli 2011

SURAT KELUAR

Nomor Agenda

Alamat Tujuan Tanggal Ringkasan Isi Surat Catatan

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI...

Documents

Transcript of INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI...