iL •-Ul A RMAJ3A YAapt.darmajaya.ac.id/file_dokumen/2.1.1 Manual Mutu ISO...Rektor menetapkan...

Status Distribusi *)

'__ DIKENDALIKAN

i". TIDAK DIKENDALIKAN

**• No Penggandaan:

Tanggal Distribusi:Penerima Distribusi:

*) Beri tanda ^ untuk yang sesuai

Ouality ^ssurance Centre

LEMBAR PENGESAHAN

1805 Juli 2018011.OM-DMJ-01

Jumlah Halaman

Tgl. Berlaku

Revisi

No. Dokumen

QUALITY MANUAL

DARMAJAYA& 3ii,i ii L • •- U l

QUALITY MANUAL No. Dokumen : 1.QM-DMJ-01 Revisi : 01 Tgl. Berlaku : 05 Juli 2018 No. Halaman : Halaman 1 of 18

1. PROFIL IIB DARMAJAYA

Tanggal 5 Juni 1997 didirikanlah Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Darmajaya yang lebih dikenal dengan STMIK Darmajaya yang dikukuhkan Koordinator Perguruan Tinggi Swasta (Kopertis) wilayah II berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 29/D/O/1997 dengan menetapkan sebagai status terdaftar untuk program studi : Teknik Informatika (S1), Teknik Komputer (D3) dan Manajemen Informatika (D3),kemudian sesuai dengan perkembangan lampung dan tuntutan masyarakat, STMIK Darmajaya membuka kembali dua program studi yaitu : Sistem Informasi (S1) dan Sistem Komputer (S1).

Bersamaan dengan usia yang ketiga tahunnya dan terus menerusnya pengembangan bangunan gedung perkuliahan dan pengembangan sarana pendukung lainnya, maka pada tanggal 6 Juli 2000 berdiri lagi Sekolah Tinggi Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Darmajaya (STIE Darmajaya) berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 101/D/0/2000 dengan menetapkan status terdaftar untuk program studi : MANAJEMEN Strata Satu / S1, AKUNTANSI Strata Satu / S1 dan AKUNTANSI - D3 Diploma Tiga / D3

STMIK-STIE Darmajaya merupakan salah satu institusi pendidikan yang menyelenggarakan perkuliahan untuk diploma dan strata satu. Aktifitas STMIK-STIE Darmajaya mencakup desain program studi dan kurikulum, persiapan dan penyelenggaraan perkuliahan, evaluasi kegiatan perkuliahan dan proses perbaikan dan pengembangan kegiatan pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat. Pada tanggal 20 Agustus 2008, STMIK-STIE Darmajaya meningkatkan status menjadi Informatics & Business Institut (IBI) Darmajaya melalui Surat Keputusan Menteri Pendidikan No.167/D/O/2008. IIB Darmajaya, selanjutnya disebut IIB Darmajaya, serta menambah 2 Program Studi untuk program Pasca Sarjana yaitu Magister Teknik Informatika (MTi) yang berdiri tanggal 17-09-2009 baerdasarkan SK dikti No. 8989/D/T/K-II/2011 dan Program Studi Magister Manajemen (MM) yang berdiri tanggal 05-10-2009 berdasarkan SK dikti No. 10649/D/T/K-11/2012 berlokasi di Jl. Z.A Pagar Alam No.93 Bandar Lampung Telp. (0721)787214 Fax (0721)700261.

1.1. Visi IIB Darmajaya

Menjadi Perguruan Tinggi Pembelajaran Unggul Berbasis Riset dan Teknologi Informasi.

1.2. Misi IIB Darmajaya

1. Menyelenggarakan pembelajaran yang kreatif, inovatif, dan adaptif terhadap kemajuanteknologi informasi berdasarkan pendekatan riset dan nilai-nilai kejujuran.

2. Mengembangkan penelitian dan pengabdian masyarakat yang ungul dan inovatif sertarelevan dengan kebutuhan stakeholder.

3. Mengembangkan budaya profesionalisme dalam tata kelola perguruan tinggi berbasisteknologi informasi..

4. Mengembangkan lingkungan kampus yang kondusif.

1.3. Pernyataan Mutu IIB Darmajaya

Menghasilkan layanan pendidikan dan output yang berkualitas sesuai dengan persyaratan pelanggan.


2. LINGKUP PENERAPAN DAN PELANGGAN

Lingkup proses penerapan dan sertifikasi Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 adalah proses belajar mengajar (perkuliahan) per semester.

Sedangkan lingkup bagian / unit adalah Jurusan Teknik Informatika, Jurusan Sistem Informasi, Jurusan Sistem Komputer, Jurusan Akuntansi, Jurusan Manajemen, Program Studi Magister Teknik Informatika, Program Studi Magister Manajemen dan Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, termasuk Pusat Layanan Perkuliahan & Pelaporan. Pada implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2005 ini juga didukung oleh proses supporting yang melibatkan Kantor Urusan SDM dan Biro Manajemen Aset & Logistik (MAL). Proses yang didukung Kantor Urusan SDM dan Biro MAL secara detil dapat dilihat di Lampiran 1, acuan silang dokumentasi dan Lampiran 2. bagan alir interaksi proses.Penerapan ini sebagai bukti upaya untuk memenuhi persyaratan pelanggan, persyaratan Sistem Manajemen Mutu secara transparan, konsisten dan upaya perbaikan sistem secara berkesinambungan, serta membuktikan kesesuaian terhadap persyaratan sertifikasi Sistem Manajemen Mutu dari Lembaga Sertifikasi

Pelanggan dalam lingkup penerapan ini mencakup pelanggan internal dan pelanggan eksternal. Pelanggan internal adalah seluruh unit/biro/jurusan pengelola yang terkait dengan proses belajar mengajar di IIB Darmajaya. Pelanggan eksternal adalah mahasiswa IIB Darmajaya.

3. DEFINISI DAN REFERENSI

Semua definisi atau pengertian untuk penggunaan istilah-istilah yang terkait dengan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 ini, mengacu kepada istilah dan definisi yang dinyatakan dalam : • ISO 9001:2015, Quality Management System – Fundamentals and vocabulary, untuk istilah yang

berkenaan dengan Sisem Manajemen Mutu ISO 9001 • ISO 9001: 2015 Quality Management Systems - Requirement• ISO 19011:2002 Guidelines for quality and/or environmental management system auditing.• Referensi lain yang digunakan dalam pengendalian operasional perusahaan akan dijelaskan

dalam masing-masing prosedur yang relevan.

4. PENGECUALIAN

Berkaitan dengan ruang lingkup penerapan sistem manajemen mutu di IIB Darmajaya, seluruh Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 diterapkan sesuai dengan sifat dan jasa yang disediakan dan diberikan kepada pelanggan. Maka tidak ada persyaratan standar Sistem Mutu ISO 9001:2015 SMM ISO 9001:2015 yang tidak diterapkan atau dikecualikan.

5. ACUAN SILANG PENERAPAN SISTEM

Untuk penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, IIB Darmajaya menetapkan prosedur penerapan sistem sebagai wujud untuk pemenuhan klausul persyaratan standar tersebut, dan mengimplementasikan komitmen manajemen sesuai Quality Manual ini.

Prosedur yang digunakan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu, sesuai dengan acuan silang penerapan sistem pada Lampiran 1. Acuan Silang Sistem Dokumentasi


6. INTERAKSI PROSES SESUAI RUANG LINGKUP DI IIB DARMAJAYA Untuk menunjukan proses penerapan Sistem Manajemen Mutu ini, dijelaskan secara umum dalam bagan alir interaksi proses, seperti digambarkan pada Lampiran 2. Bagan Alir Interaksi Proses. Pengembangan bagan alir interaksi proses untuk memenuhi klasul 4.1 (Persyaratan umum penerapan sistem). 7. SISTEM INFORMASI DOKUMENTASI Untuk memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu terhadap persyaratan klausul 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2 ISO 9001:2015, serta kesesuaian proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester yang dihasilkan terhadap persyaratan yang telah ditentukan, maka manajemen IIB DARMAJAYA menetapkan sistem manajemen mutu yang terdokumentasi. Dokumentasi sistem manajemen mutu ini terbagi dalam tiga tingkatan seperti tergambar pada diagram berikut ini :

7.1. Pedoman Mutu

Rektor menetapkan quality manual ini sebagai implementasi dari persyaratan klausul 4.4, 4.4.1, 4.4.2 ISO 9001:2015. Quality Manual, merupakan dokumen yang menjadi pegangan Rektor, Wakil Rektor, Management Representative dan Kepala Quality Assurance Centre Pada quality manual ini dijelaskan :

a. Profil IIB DARMAJAYA secara umum, b. Penetapan komitmen Rektor secara terdokumentasi berupa Kebijakan mutu; c. Struktur Organisasi d. Panduan penerapan sistem manajemen mutu berkaitan dengan pemenuhan persyaratan

standar ISO 9001:2015, e. Keterkaitan antara persyaratan ISO 9001:2015 dengan quality manual mutu dan prosedur

mutu.

MANUAL MUTU

PROSEDUR MUTU

DOKUMEN PENDUKUNG


7.2 Prosedur Prosedur yang berisi proses yang terdokumentasi sebagai panduan pelaksanaan kegiatan di lapangan berupa proses aktifitas manajemen, yang dibutuhkan untuk menjamin efektivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian terhadap sistem serta proses operasional yang dilaksanakan. Dikembangkan dalam bentuk paparan deskripsi atau flowchart dan disimpan dalam wujud cetakan kertas. Prosedur yang didokumentasikan bertujuan dalam rangka mengendalikan proses-proses yang ada dalam IIB Darmajaya serta memastikan bahwa proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. 7.3 Dokumen Pendukung Untuk mendukung pelaksanaan prosedur maka pada tingkat ke tiga struktur dokumentasi mutu terdapat dokumen pendukung, antara lain : • Sasaran Mutu yang disusun dan ditetapkan pada setiap unit pengelola • Instruksi kerja; • formulir; • check list; • Peraturan/tata tertib Perkuliahan

Instruksi kerja disusun sesuai kebutuhan untuk jenis aktivitas yang bersifat terkait alat, dan dilakukan secara sendiri oleh pelaksana. Instruksi kerja diperuntukkan sebagai panduan teknis dan proses untuk menjalankan aktifitas sesuai interpretasi persyaratan standar Sistem Manajemen Mutu, dan untuk melengkapi penerapan prosedur ditingkat proses. Dikembangkan dalam bentuk paparan deskripsi atau bagan alir, dan disimpan dalam wujud cetakan kertas. Formulir merupakan digunakan untuk mencatat hasil aktifitas/proses yang dilaksanakan, bisa dalam bentuk rencana kerja, laporan kerja, daftar, jadwal, dll. Dikembangkan dalam bentuk cetakan kertas. 7.4. Pengendalian Dokumen dan Rekaman IIB Darmajaya memastikan bahwa semua dokumen dan data yang dipersyaratkan sistem manajemen mutu ditinjau ulang dan disetujui oleh yang berwenang sebelum diterbitkan. Semua dokumen yang dipersyaratkan oleh sistem manajemen mutu sebelum diterapkan harus direview oleh Management Representative dan disetujui oleh Rektor untuk pedoman,kebijakan, sasaran mutu dan prosedur serta disetujui oleh Ketua Jurusan/Kepala Biro untuk instruksi kerja. Semua proses yang terkait sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 dibawah pengendalian Management Representative. IIB Darmajaya menetapkan dan memelihara prosedur tertulis untuk mengendalikan dokumen-dokumen yang menjadi pedoman kerja dalam penerapan sistem ini termasuk standar eksternal yang dibutuhkan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu. Penerapan pengendalian dokumen ini untuk memenuhi persyaratan klausul 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2 ISO 9001:2015,. Pengendalian dokumen mencakup aktifitas pengembangan dokumen, penerbitan dan pengesahan dokumen, penomoran dokumen, distribusi dan penggandaan dokumen, revisi dan pengesahan dokumen, penetapan status dokumen, dokumen eksternal, penyimpanan dokumen, pemusnahan dokumen. Pengendalian dokumen ini secara lengkap dilakukan sesuai dokumen Prosedur Pengendalian Dokumen. Quality manual, prosedur, instruksi kerja, diterbitkan dalam bentuk salinan terkendali dan salinan tidak terkendali. Management Representative melalui Quality Assurance Centre bertanggung


jawab mengganti bagian yang direvisi dengan hasil revisi yang terbaru. Salinan tidak terkendali adalah dokumen yang bukan menjadi obyek perbaikan bila revisi dilakukan. Bila ada revisi pada salah satu bagian dari dokumentasi sistem manajemen mutu ini, hasilnya akan diterbitkan kembali dan diidentifikasikan dengan penomoran yang berurut. Sebagai contoh revisi 02 menggantikan revisi 01 adapun jika guna mempermudah pemantauan jumlah revisi maka perlu. Jika revisi sistem manajemen mutu akibat peningkatan status sistem manajemen mutu (Up Grading mengikuti standar baru yang berlaku) atau integrasi dengan sistem manajemen lain atau berdasarkan keputusan tinjauan manajemen maka revisi seluruh dokumen sistem manajemen mutu kembali ke nomor revisi 00 guna mempermudah monitoring pengendalian dokumen maka di batasi maksimal revisi yaitu 5 kali kemudian menjadi reset kembali ke revisi 00 dengan menambahkan huruf sebelum angka contoh rev A00 selain itu toleransi penggunaan form yang sudah tercetak banyak diberikan waktu penggunaan sampai dengan masa tahun akademik selesai satu tahun akademik. IIB Darmajaya menetapkan dan memelihara prosedur tertulis untuk mengendalikan catatan atau rekaman sebagai bukti kesesuaian terhadap persyaratan dan efektivitas penerapan Sistem Manajemen Mutu. Penerapan pengendalian rekaman ini untuk memenuhi persyaratan klausul 4.2.4 ISO 9001:2015. Pengendalian rekaman ini meliputi pemberian Identifikasi rekaman, tatacara penyimpanan dan perlindungan rekaman, pengambilan serta penelusuran ulang rekaman, penetapan masa simpan dan pembuangan/pemusnahan terhadap rekaman yang disimpan. Pengendalian rekaman merupakan tanggungjawab masing-masing Unit/Biro/Jurusan yang menyimpan rekaman tersebut. Pengendalian rekaman ini secara lengkap dilakukan sesuai dokumen Prosedur Pengendalian Rekaman. Daftar induk dokumen merupakan pengendalian terhadap dokumen dalam rangka memastikan :

a. Perubahan dan status revisi terbaru dokumen serta pendistribusiannya teridentifikasi. b. Dokumen kadaluarsa tidak dipergunakan dan telah disimpan tersendiri atau dimusnahkan. c. Menetapkan identifikasi terhadap dokumen kadaluarsa yang disimpan untuk tujuan tertentu. d. Dokumen terbaru ada pada lokasi dimana proses-proses yang penting agar sistem

manajemen mutu dapat dilaksanakan efektif. Pengendalian terhadap data dan rekaman mutu dilakukan oleh bagian yang bersangkutan dengan menggunakan formulir pengendalian rekaman mutu yang menjelaskan identifikasi rekaman mutu, masa penyimpanan, lokasi, dan penanggung jawab.

8. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

8.1 Komitmen Manajemen

Untuk menunjukan bukti komitmen Pimpinan IIB Darmajaya dalam pengembangan dan penerapan Sistem Manajemen Mutu ini, dan perbaikan efektivitas sistem secara berkelanjutan, menetapkan adanya dokumentasi dan penerapan sebagai berikut :

a. Kebijakan Mutu IIB Darmajaya b. Sasaran Mutu dan pada setiap unit terkait dari organisasi IIB Darmajaya c. Quality Manual d. Penyediaan sumber daya yang dibutuhkan pada penerapan sistem ini. e. Melakukan Tinjauan Manajemen hasil penerapan Sistem Manajemen Mutu

Komitmen Pimpinan IIB Darmajaya dinyatakan dalam Kebijakan Mutu serta diterapkan dalam Sasaran Mutu, Bukti Penyediaan Sumber Daya (Manusia dan keterampilan khusus, sarana operasional, teknologi dan sumberdaya keuangan), mensosialisasikan peraturan persyaratan mutu yang harus diacu. Semua kebijakan Pimpinan yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu harus sesuai dengan tujuan organisasi, adanya pernyataan untuk memenuhi persyaratan pelanggan, dan upaya perbaikan mutu secara berkelanjutan. Kebijakan ini dapat menjadi kerangka kerja untuk


menetapkan sasaran mutu, dikomunikasikan dan dapat dipahami oleh semua pihak di lingkup IIB Darmajaya. Komitmen dan kebijakan penerapan sistem ini harus dilakukan secara konsisten, dikembangkan dan ditinjau ulang secara periodik melalui tinjauan manajemen untuk memastikan sistem telah berjalan dengan efektif dan menuju kepada upaya perbaikan yang berkelanjutan. Penerapan komitmen Pimpinan ini merupakan upaya untuk memenuhi persyaratan klausul 5.1, 5.3 ISO 9001:2015. 8.2. Fokus Kepada Pelanggan Pimpinan IIB Darmajaya berupaya untuk selalu memperhatikan dan memenuhi persyaratan pelanggan yang menjadi konsumen proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester IIB Darmajaya. Pemenuhan persyaratan pelanggan ini diterapkan untuk memenuhi klasul 8.6 ISO 9001:2015. Pemenuhan persyaratan fokus kepada pelanggan ini dipenuhi secara lengkap sesuai dengan klausul 8.6 ISO 9001:2015. Pimpinan memastikan ditetapkannya persyaratan yang meliputi tuntutan/keinginan/harapan pelanggan untuk dipahami dan dipenuhi serta memasukannya kedalam Perencanaan IIB Darmajaya (penyediaan sarana,penyempurnaan layanan,kelengkapan layanan). Selanjutnya juga diatur tatacara untuk memantau dan mengukur kepuasan pelanggan. 8.3. Kebijakan Mutu Kebijakan Mutu IIB Darmajaya ditetapkan untuk mewujudkan komitmen Pimpinan secara terdokumentasi. Penerapan dokumentasi kebijakan mutu ini sebagai wujud pemenuhan klausul 5.3 ISO 9001:2015. Kebijakan Mutu ditetapkan seperti yang tertera pada Lampiran 3. Kebijakan Mutu IIB Darmajaya. Kebijakan mutu ini dikembangkan dan ditinjau sesuai dengan maksud dan arah organisasi serta komitmen untuk memenuhi persyaratan pelanggan, meningkatkan efektivitas Sistem Manajemen Mutu sesuai prinsip perbaikan sistem secara berkesinambungan serta dalam upaya untuk selalu meningkatkan nilai tambah. Pengembangan kebijakan mutu merupakan kerangka dasar bagi penetapan sasaran mutu. Kebijakan mutu ditinjau secara periodik pada saat aktifitas tinjauan manajemen, dan kebijakan mutu ini dikomunikasikan dan dipahami oleh seluruh personal dalam organisasi dan orang yang bekerja atas nama/untuk IIB Darmajaya, untuk memberikan arahan guna memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan terkait 8.4. Sasaran Mutu dan Perencanaan Mutu Sasaran mutu ditetapkan pada setiap unit/jurusan dalam IIB Darmajaya guna memastikan hasil sasaran mutu secara konsisten, sasaran mutu ditetapkan secara terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu. Penetapan nilai kuantitatif sasaran mutu dikembangkan berdasarkan indikator kinerja kunci, yang ditetapkan dari aktifitas IIB Darmajaya yang terkait data pemantauan dan pengukuran kinerja. Sasaran mutu ditetapkan sesuai rencana manajemen serta selaras dengan kebijakan mutu. Management Representative memastikan sasaran mutu mengacu terhadap pemenuhan persyaratan jasa atau proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester yang diharapkan pelanggan. Pimpinan memastikan bahwa perencanaan Sistem Manajemen Mutu dapat memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh pelanggan, persyaratan kinerja internal yang ditetapkan, serta upaya untuk


memenuhi peraturan dan persyaratan lain yang relevan yang diacu . Perencanaan sistem mutu ini ditetapkan dan dikaji secara berkala untuk memastikan pencapaian sasaran mutu. Penetapan tata waktu dan sumberdaya yang dibutuhkan untuk pencapaian sasaran mutu akan diuraikan dalam perencanaan yang spesifik bagi setiap sasaran mutu yang ditetapkan, dalam sebuah Ketetapan Rektor tentang Sasaran Mutu. Penetapan sasaran mutu ini sebagai implementasi persyaratan 5.3 ISO 9001:2015. Pemantauan dan pengukuran dilaksanakan terhadap setiap tahapan aktifitas yang direncanakan dalam program pencapaian sasaran mutu. Setiap ketidaksesuaian dari penetapan sasaran mutu, dari hasil evaluasi data pemantauan dan pengukuran, dapat diusulkan tindakan koreksi dan pencegahan terhadap penetapan indikator kinerja kunci, dan terhadap penetapan sasaran mutu yang telah dijalankan. Pemantauan Pencapaian Sasaran Mutu dilakukan oleh Management Representative secara periodik minimal 3 bulan sekali dan didata dalam formulir Pemantauan Pencapaian Sasaran Mutu (4.FM-C1.04.01) Pimpinan berperan memastikan perencanaan Sistem Manajemen Mutu diterapkan untuk memenuhi persyaratan-persyaratan yang terkait kebijakan mutu dan, serta sasaran mutu sesuai proses bisnis yang ditetapkan. Penerapan penetapan perencanaan mutu ini sebagai wujud implementasi dari klausul 5.3 ISO 9001:2015. Dalam menetapkan perencanaan mutu Pimpinan berperan untuk memadukan Sistem Manajemen Mutu dengan sistem perencanaan yang telah diterapkan, dan diarahkan untuk mencapai sasaran mutu dan secara terintegrasi. 8.5 Tanggung Jawab dan Wewenang Pimpinan berperan menetapkan struktur organisasi IIB Darmajaya, sebagai landasan ditetapkannya tanggung jawab dan wewenang setiap pemegang jabatan atau fungsi dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ini. Penetapan Struktur organisasi beserta tanggung jawab dan wewenang setiap pemegang jabatan di dalam struktur tersebut, sebagai implementasi dari klausul 5.1, 5.2, 5.3 ISO 9001:2015. Struktur organisasi ditetapkan seperti pada Lampiran 3. Struktur Organisasi.. Tanggung jawab dan wewenang dikomunikasikan kepada seluruh personal dalam organisasi sesuai dengan keterkaitannya terhadap fungsi dan aktifitas dengan jabatan/fungsi tersebut. Pimpinan menetapkan Management Representative untuk berperan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ini. Management Representative ditunjuk untuk menjalankan perannya sesuai tanggung jawab dan wewenang yaitu : • Memastikan proses yang diperlukan untuk Sistem Manajemen Mutu ditetapkan, diterapkan

dan dipelihara. • Melaporkan kepada Pimpinan tentang pencapaian kinerja Sistem Manajemen Mutu dan

kebutuhan sumber daya yang ditetapkan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ini. • Mendorong upaya peningkatan kepedulian terhadap persyaratan pelanggan dan upaya

perbaikan sistem secara terus menerus. Management Representative ditetapkan oleh Rektor dengan Surat Keputusan Penetapan Management Representative, untuk menjamin keberlangsungan dan peningkatan kinerja Sistem Manajemen Mutu dan melaporkannya kepada Pimpinan. Uraian tugas, tanggungjawab dan wewenang Management Representative dijelaskan didalam Surat Keputusan Penetapan Management Representative . 8.6 Komunikasi Proses komunikasi dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu merupakan upaya untuk mendapatkan informasi, konfirmasi, umpan balik, dan memberikan tanggapan menyangkut


masalah mutu, yang melibatkan pihak internal maupun eksternal dengan menggunakan media komunikasi yang telah ditetapkan . Proses komunikasi internal antar jurusan atau unit, antar personal pemegang jabatan / fungsi, level dalam proses, diterapkan untuk memastikan efektivitas Sistem Manajemen Mutu. Proses komunikasi internal ini dijabarkan pada masing-masing proses organisasi dalam prosedur terdokumentasi yang relevan. Pimpinan berperan memastikan proses komunikasi diterapkan dalam aktifitas IIB DARMAJAYA, dan berjalan secara efektif dalam Sistem Manajemen Mutu. Penetapan mekanisme komunikasi ini sebagai implementasi klausul 5.1.1, 5.3, 7.2.3, 8.2.1 ISO 9001:2015. Proses komunikasi secara langsung diterapkan melalui media pertemuan manajemen (rapat), antar personal fungsi di dalam unit, dan antar pemegang jabatan antar jurusan sesuai struktur organisasi . Komunikasi internal secara tidak langsung dapat menggunakan media komunikasi, seperti telepon, hand phone, papan pengumuman, mading, surat edaran dan surat. Hasil komunikasi langsung yang telah dilakukan dapat dibuktikan dalam bentuk laporan-laporan atau rekaman hasil pertemuan (Notulen rapat, atau data surat menyurat). 8.7 Tinjauan Manajemen Pimpinan melaksanakan pengkajian terhadap hasil atau laporan penerapan Sistem Manajemen Mutu yang telah diterapkan. Tinjauan manajemen ini dilaksanakan setiap periodik minimal sekali dalam setiap tahun yang terencana, guna memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem. Ruang lingkup penerapan tinjauan manajemen meliputi aktifitas pengkajian manajemen yang dilaksanakan oleh semua divisi atau unit dengan Pimpinan. Tinjauan manajemen ini sebagai implementasi dari klausul 9.3, 5.1, 5. 2, 5.3, 8.5 ISO 9001:2015. Tinjauan Manajemen ini mencakup penilaian peluang perbaikan dan kebutuhan akan perubahan pada Sistem Manajemen Mutu, termasuk pengkajian dan kemungkinan pemutakhiran kebijakan mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Masukan untuk tinjauan manajemen harus mencakup informasi tentang:

a. hasil audit, b. umpan balik pelanggan, c. kinerja proses dan kesesuaian proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester, d. status tindakan pencegahan dan tindakan korektif, e. tidak lanjut tinjauan manajemen yang lalu, f. perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu, dan g. saran-saran untuk perbaikan h. Alokasi sumber daya yang mempengaruhi mutu pekerjaan dan layanan terhadap pelanggan i. Aspek finansial yang terkait dengan kinerja sistem manajemen mutu j. Hal hal lain yang dianggap perlu

Keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup keputusan dan tindakan apa pun yang berkaitan dengan:

a. perbaikan pada keefektifan sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya, b. perbaikan pada proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester berkaitan dengan

persyaratan pelanggan, dan c. sumber daya yang dibutuhkan.

Hasil tinjauan Manajemen dicatat oleh Management Representative dalam formulir Hasil Tinjauan Manajemen (4.FM-A1.04.01)


9. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 9.1. Penyediaan dan Pengendalian Sumberdaya IIB Darmajaya menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu dan secara berkesinambungan memelihara keefektifannya, serta meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan. Komitmen tersebut secara keseluruhan dijabarkan dalam Quality Manual. Pengelolaan sumber daya mencakup penyediaan dan pengelolaan sumber daya manusia dan keterampilan khusus, Sarana dan Prasarana, sarana operasional/fasilitas, teknologi dan sumberdaya keuangan, sebagai implementasi dari klausul 7.2 ISO 9001:2015 9.2. Sumberdaya Manusia IIB Darmajaya menetapkan persyaratan penyediaan sumberdaya manusia yang berperan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu. Persyaratan tersebut mencakup persyaratan kompetensi berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian dan atau pengalaman yang dibutuhkan dalam aktifitas IIB Darmajaya dan penerapan Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan. Penyediaan sumber daya manusia sebagai implementasi dari klausul 7.2 ISO 9001:2015. Penyediaan sumber daya manusia yang memenuhi persyaratan tersebut, secara khusus ditujukan kepada semua personal atau pemegang jabatan/ fungsi yang pekerjaannya berpengaruh langsung terhadap mutu produk atau layanan IIB Darmajaya. Penetapan kompetensi personal diuraikan dalam Ketetapan Rektor berupa Uraian Tugas dan Tanggungjawab. Data - data terkait pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman harus selalu diperlihara dan dimutahirkan secara periodik IIB Darmajaya menetapkan program sosialisasi, briefing, dan pelatihan yang dapat dilaksanakan secara internal training atau eksternal training, atau aktivitas lainnya. Program tersebut untuk :

a. Memenuhi persyaratan yang dibutuhkan, b. Peningkatan kemampuan sumberdaya manusia dalam melaksanakan pekerjaannya, c. Memastikan semua personel memahami peran dan kontribusinya dalam sistem manajemen

mutu, d. Memastikan semua personel memahami cara pencapaian sasaran mutu e. Menumbuhkan dan meningkatkan kepedulian terhadap Sistem Manajemen Mutu ini

Dalam mengembangkan program pelatihan atau aktivitas lainnya, dilakukan identifikasi kebutuhan pelatihan, penetapan program pelatihan, pelaksanaan pelatihan, dan evaluasi hasil pelatihan. Evaluasi terhadap hasil pelatihan dilaksanakan guna menilai efektifitas program pelatihan yang ditetapkan, dan sebagai upaya perbaikan pengelolaan sumber daya manusia secara berkelanjutan. Ruang lingkup pelatihan mencakup semua aktifitas pelatihan karyawan dan dosen pada unit/Biro/Jurusan yang terkait dengan ruang lingkup sertifikasi di IIB Darmajaya, khususnya bagi pekerja yang aktifitasnya terkait dengan aspek mutu. Mekanisme pelatihan ini meliputi penetapan identifikasi pelatihan, pelaksanaan pelatihan dan evaluasi pelatihan secara lengkap sesuai prosedur di pengelolaan sumberdaya manusia. 9.3. Sarana dan Prasarana Untuk mendukung penerapan Sistem Manajemen Mutu ini IIB Darmajaya menetapkan, menyediakan dan memelihara prasarana serta mengelola masalah sarana dan prasarana yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan mutu. Penyediaan sarana dan prasarana mencakup penyediaan sarana :


• Fisik, seperti gedung, ruang dan kelengkapan perkuliahan serta peralatan dan sarana pemeliharaan Lingkungan, kesehatan dan keselamatan.

• Non fisik, seperti sistem kerja, perangkat lunak (software sistem kerja), asuransi peserta dan pengelola

• Jasa pendukung penerapan sistem, seperti media komunikasi. Penyediaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan ini sebagai implementasi dari klausul 8.5.1 ISO 9001:2015, untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan dan menjamin kesesuaian produk yang dihasilkan. Secara lengkap penerapan sistem ini sesuai prosedur dalam pemeliharaan fasilitas, peralatan dan keamanan. 9.4. Lingkungan Kerja IIB Darmajaya menetapkan mekanisme untuk pengelolaan lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk, serta untuk menjamin terciptanya kondisi aktifitas yang peduli terhadap keselamatan dan kesehatan bagi pelanggan dan pengelola. Dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu suasana yang kondusif bagi aktifitas pengelola merupakan kondisi yang harus diciptakan untuk mendukung pencapaian kinerja mutu sesuai persyaratan yang telah ditentukan. Kondisi ini berupa budaya kerja yang positif terhadap lingkungan sekitar, adanya fasilitas dan perlengkapan kerja yang mempertimbangkan keselamatan dan kesehatan pengelola dan adanya satuan pengaman (Satpam). Pemeliharaan lingkungan kerja ini sebagai implementasi dari klausul 8, 8.2 ISO 9001:2015 Penetapan mekanisme pengelolaan lingkungan kerja untuk mencakup adanya tata ruang yang memadai, penempatan alat yang ergonomis, penyediaan ruang kerja yang memadai dan menjamin aspek keselamatan dan kesehatan kerja (seperti adanya sistem pendingin, sirkulasi udara, pengisap debu dll). Secara lengkap penerapan sistem ini sesuai prosedur-prosedur dalam pemeliharaan fasilitas, peralatan dan keamanan. Beberapa proses yang tercakup dalam ruang lingkup implementasi ISO 9001:2015 ini menggunakan dukungan IT dan sistem informasi untuk menjamin proses pengolahan datanya, beberapa proses tersebut adalah proses FRS/KRS on-line, bimbingan skripsi/TA, proses input nilai dari dosen, proses pengolahan nilai dan proses pencetakan DNS sesuai persyaratan kalusul 4.4 , 7.1.3 ISO 9001:2015

10. RENCANA DAN REALISASI PROSES BELAJAR MENGAJAR (PERKULIAHAN) PER SEMESTER

10.1. Rencana Realisasi Proses Belajar Mengajar (Perkuliahan) Per Semester IIB Darmajaya mengembangkan perencanaan proses-proses yang diperlukan untuk realisasi proses belajar mengajar (perkuliahan) per semester. Perencanaan realisasi proses belajar mengajar ditetapkan dengan mempertimbangkan persyaratan proses dan Sistem Manajemen Mutu. Perencanaan realisasi proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester ditetapkan untuk menghasilkan proses belajar mengajar dan pelayanan sesuai dengan karakteristik atau spesifikasi proses belajar mengajar yang dihasilkan, dan dilaksanakan dalam kondisi terkendali. Penetapan sistem perencanaan realisasi proses belajar mengajar (perkuliahan) per semester sebagai implementasi dari klausul 4.3, 7.1, ISO 9001:2015 Dalam merencanakan realisasi proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester, IIB Darmajaya menetapkan : • Tujuan dan persyaratan mutu bagi proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester,


• Kebutuhan untuk menetapkan proses, dokumentasi, dan penyediaan sumber daya yang spesifik bagi proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester layanan yang diproses.

• Kriteria keberterimaan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester dalam proses layanan.

• Adanya mekanisme pemantauan, inspeksi dan pengujian terhadap proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester

• Menetapkan mekanisme pencatatan hasil realisasi proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester

Penetapan rencana realisasi proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester secara lengkap tercakup dalam Prosedur Penentuan Kalender Akademik, Prosedur Penunjukkan Dosen Mata Kuliah, Pembuatan Jadwal Praktikum & Plotting Asisten, Prosedur Pembuatan Jadwal Perkuliahan. 10.2. HUBUNGAN DENGAN PELANGGAN 10.2.1. Penetapan Persyaratan Proses Belajar Mengajar (perkuliahan) Persemester Guna memastikan proses realisasi proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester dan pelayanan telah sesuai dengan persyaratan pelanggan, IIB Darmajaya menetapkan semua persyaratan yang relevan terkait dengan keinginan pelanggan diidentifikasi. Identifikasi persyaratan pelanggan tersebut mencakup: • Persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan, termasuk persyaratan untuk penyerahan

proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester, yang dapat di terima, seperti kontrak dengan pelanggan.

• Persyaratan yang tidak dinyatakan secara tertulis dari pelanggan, tetapi ada permintaan yang disetujui oleh manajemen IIB Darmajaya dan atau persyaratan spesifik berpengaruh terhadap proses proses belajar mengajar (perkuliahan) persemestersi, seperti adanya persyaratan Sistem Manajemen Mutu, spesifikasi teknis proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester, dll.

• Persyaratan yang dikeluarkan oleh pemerintah atau instansi terkait dengan realisasi proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester, seperti peraturan yang berkaitan dengan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester.

• Persyaratan lain yang dianggap relevan oleh IIB Darmajaya 10.2.2. Tinjauan Persyaratan Proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester Guna memastikan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester yang akan diserahkan kepada pelanggan, IIB Darmajaya menetapkan pengkajian/ tinjauan terhadap hasil realisasi proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester dibandingkan dengan persyaratan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester yang telah ditetapkan dan atau telah disepakati. Pengkajian terhadap persyaratan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester dilakukan oleh Ketua Jurusan dan Wakil Rektor sebelum penyerahan. Penetapan tinjauan terhadap persyaratan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester ini sebagai implementasi dari klausul 4.3, 7.2.2 ISO 9001:2015 disamping komunikasi dengan pelanggan untuk memenuhi persyaratan mutu . Tinjauan persyaratan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester ini guna memastikan : • Persyaratan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester telah dinyatakan secara

jelas dari pelanggan, dan telah dikonfirmasikan dan dikomunikasikan kembali, dengan bukti sesuai rekaman yang ditetapkan.

• Adanya kesepakatan persyaratan kontrak, apabila terjadi perubahan permintaan, dan atau perbedaan dari kontrak sebelumnya.

• Kemampuan IIB Darmajaya untuk memenuhi persyaratan yang ditentukan.


Jika terjadi perubahan persyaratan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester setelah kontrak disepakati, maka dokumen yang relevan seharusnya ditambahkan (amandemen kontrak) dan dikomunikasikan kepada personal/Bagian yang relevan. Komunikasi kepada pelanggan secara efektif berkenaan dengan informasi peryaratan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester, dan penanganan permintaan/kontrak termasuk jika terjadi perubahan (amandemen) dilaksanakan oleh Jurusan atau Biro Administrasi Akademik

10.2.3. Komunikasi Pelanggan

IIB Darmajaya telah menetapkan dan menerapkan mekanisme komunikasi dengan pelanggan yang terkait dengan informasi proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester. Komunikasi pelanggan ini mencakup prosedur penentuan kalender akademik, peninjauan kurikulum, penelaahan silabus, prosedur rencana studi mahasiswa, dan penanganan produk tidak sesuai. Penetapan mekanisme komunikasi dengan pelanggan ini sebagai implementasi dari klausul 8.6, 9.1.2 ISO 9001:2015.

10.3. DESAIN DAN PENGEMBANGAN

IIB Darmajaya telah menetapkan dan menerapkan desain dan pengembangan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester. Proses Desain dan pengembangan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester Diploma dan Sarjana meliputi : Perencanaan desain dan pengembangan, pengaturan Masukan desain dan pengembangan, pengaturan Keluaran desain dan pengembangan, Tinjauan desain dan pengembangan, Verifikasi desain dan pengembangan, Validasi desain dan pengembangan, dan Pengendalian perubahan desain dan pengembangan

IIB Darmajaya mengakomodir kepentingan antara kelompok berbeda diantaranya alumni, staf pengajar, kalangan industri,mahasiswa, yang terkait dalam desain dan pengembangan untuk memastikan komunikasi efektif dan kejelasan penugasan tanggung jawab. Hasil proses Desain dan pengembangan harus selalu dipelihara dan dimuktahirkan, sesuai dengan kemajuan desain dan pengembangan.

Proses desain dan pengembangan proses belajar mengajar berupa penetapan perencanaan strategis, penetapan peraturan dan pedoman akademik, peninjauan kurikulum, penyiapan SAP dan GBPP hingga penelaahan silabus. Hasil proses perencanaan, pelaksanaan, verifikasi dan validasi perubahan kurikulum didata oleh Ketua Jurusan, Dekan, Wakil Rektor dan Rektor.

11. PEMBELIAN11.1. Seleksi dan Evaluasi Supplier

IIB Darmajaya menetapkan setiap pembelian sarana dan prasarana untuk realisasi proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester, telah sesuai dengan persyaratan pembelian yang ditentukan dalam proses pengadaan barang yang diampu oleh Biro Manajemen Asset dan Logistik. Penetapan seleksi dan evaluasi terhadap suplier ini sebagai implementasi dari klausul 8, 8.1, 8.2 ISO 9001:2015. Selain pengadaan, supplier yang berpengaruh terhadap mutu proses belajar mengajar adalah Dosen, baik Dosen tetap maupun dosen tidak tetap. Pengaturan tentang seleksi, kriteria dan metode seleksi diatur dalam prosedur rekruitmen dosen dan karyawan.


11.2. Informasi dan Proses Pembelian

Dalam proses pemesanan untuk pembelian material, IIB Darmajaya harus memastikan Informasi proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester yang akan dibeli, mencakup kesesuaian : • Persyaratan informasi proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester,• Persyaratan mekanisme/prosedur, proses dan peralatan yang harus diterapkan suplier.• Persyaratan kualifikasi personel dan kualifikasi suplier yang berperan dalam pengadaan

material• Persyaratan Sistem Manajemen Mutu.

11.3. Pemeriksaan material / jasa yang Dibeli

Penetapan persyaratan pemeriksaan terhadap material/jasa yang dibeli sebagai implementasi dari klausul 7.4.3 ISO 9001:2015. Penetapan mekanisme pemeriksaan material/jasa pendidikan yang dibeli termasuk persyaratan mutu yang harus dipenuhi suplier secara lengkap sesuai Prosedur Pengadaan dan Prosedur rekruitmen baik dosen maupun karyawan.

12. PENGENDALIAN PROSES DAN PROSES BELAJAR MENGAJAR (PERKULIAHAN)PERSEMESTER

12.1.Pengendalian Proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester

IIB Darmajaya menetapkan pengendalian proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester, dengan persyaratan kondisi yaitu : • Tersedianya informasi yang menguraikan karakteristik proses belajar mengajar (perkuliahan)

persemester • Tersedianya Prosedur / instruksi kerja jika dibutuhkan untuk proses yang relevan• Tersedianya peralatan yang sesuai dengan proses proses belajar mengajar (perkuliahan)

persemester• Tersedianya sarana pemantauan dan pengukuran• Penerapan pemantauan dan pengukuran

IIB Darmajaya menjamin kesesuaian proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester, mulai material/jasa diterima dari supplier, selama proses proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester, sampai dengan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester disampaikan kepada pelanggan, meliputi aktifitas identifikasi, penanganan, dan penyampaian layanan. Penetapan pengendalian proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester sebagai implementasi dari klausul 7.5.1 ISO 9001:2015. Penetapan mekanisme pengendalian proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester yang diproses belajar mengajar (perkuliahan) persemester diuraikan dalam perkuliahan, prosedur pertemuan perkuliahan, prosedur pelaksanaan praktikum, prosedur pelaksanaan UAS hingga prosedur input nilai dari dosen.

12.2. Pengesahan Proses Proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester

IIB Darmajaya menetapkan dan menerapkan pengesahan atas proses proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester. Pengesahan/validasi menunjukan kemampuan proses tersebut untuk mencapai hasil yang direncanakan.

IIB Darmajaya menetapkan pengaturan proses ini termasuk, bila berlaku: a) kriteria yang ditetapkan untuk tinjauan dan persetujuan proses,b) persetujuan peralatan dan kualifikasi personel,


c) pemakaian metode dan prosedur tertentu, d) persyaratan rekaman , dan e) validasi ulang.

12.3. Identifikasi dan Mampu Telusur Setiap hasil realisasi proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester pada tiap tahap proses diidentifikasi status proses belajar mengajar (perkuliahan) persemesternya dengan melakukan monitoring pencapaian kemajuan akademik mahasiswa. Penetapan identifikasi status proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester merupakan implementasi dari klausul 8.5.2 ISO 9001:2015. Penetapan mekanisme pengendalian proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester secara lengkap sesuai Quality Manual dan prosedur pengendalian rekaman. 12.4. Milik Pelanggan Penanganan barang milik pelanggan yang digunakan oleh program IIB Darmajaya dilakukan mulai saat pendaftaran, dijaga dan dikomunikasikan dengan pelanggan. Penerapan penanganan barang milik Pelanggan ini sebagai implementasi dari : Klausul 8.5.3 (Barang Milik Pelanggan) sesuai ISO 9001:2015. barang milik pelanggan diberi identitas, disimpan dan dipergunakan sesuai peruntukannya 12.5. Perlindungan Proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester IIB Darmajaya menerapkan dan menetapkan perlindungan terhadap produk proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester selama proses internal dan penyerahan ke tujuan yang dimaksudkan. Perlindungan/Preservasi ini harus mencakup identifikasi, penanganan, penyimpanan dan perlindungan. Penerapan penanganan barang milik Pelanggan ini sebagai implementasi dari : Klausul 8.5 (Preservasi produk) sesuai ISO 9001:2015

13. PENGENDALIAN SARANA PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN IIB Darmajaya menetapkan pemantauan dan pengukuran terhadap proses dan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester yang dihasilkan, sesuai persyaratan yang ditetapkan dan persyaratan atas permintaan pelanggan. Untuk memastikan hasil pemantauan dan pengukuran telah sesuai persyaratan pemantauan dan pengukuran, ditetapkan mekanisme pengukuran dan penggunaan peralatan yang dapat dipertanggung-jawabkan keabsahan hasil pengukurannya, dan atau dapat sesuai dengan prinsip sistem ukuran pengujian. Untuk memastikan keabsahan, dan keakuratan peralatan ukur yang digunakan, IIB Darmajaya menetapkan : • Penggunaan alat ukur yang telah dikalibrasi atau diverifikasi pada selang waktu tertentu, dapat

tertelusur acuannya ke standar internasional atau nasional. • Menjamin proses penyesuaian alat ukur telah sesuai persyaratan pengukuran yang

terstandarisasi. • Semua peralatan ukur yang digunakan telah teridentifikasi status kalibrasinya

Penetapan penggunaan peralatan ukur sebagai implementasi dari klausul 9, 9.1 ISO 9001:2015.


14. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN IIB Darmajaya menetapkan mekanisme pemantauan dan pengukuran terhadap proses-proses layanan, dan terhadap proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester yang dihasilkan. Pemantuan dan pengukuran ini mencakup aktifitas pengambilan dari aktifitas/proses, analisis terhadap hasil data yang didapat, hingga tindakan perbaikan yang diperlukan. Pemantauan dan pengukuran dilakukan untuk memastikan semua proses/aktifitas yang dilaksanakan telah menunjukkan :

a. Kesesuaian proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester terhadap persyaratan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester,

b. Kesesuaian dengan Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan. c. Kinerja sistem yang secara terus-menerus menunjukan perbaikan secara berkelanjutan.

Metode pemantauan dan pengukuran ini dapat dilakukan sesuai persyaratan sistem yang diacu, dan untuk perhitungan dan analisis data dapat menggunakan teknik statistik yang relevan dengan sifat proses, proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester dan aktifitasnya. Penetapan mekanisme pemantauan dan pengukuran ini sebagai implementasi dari klausul 9.1, 9.2 ISO 9001:2015. Mekanisme pemantauan dan pengukuran mencakup pengendalian proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester.

14.1. Persepsi Pelanggan Untuk memastikan kesesuaian terhadap persyaratan pelanggan, IIB Darmajaya secara aktif memantau informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan. IIB Darmajaya menetapkan metode untuk memperoleh adanya persepsi pelanggan, dengan melalui survey kepuasan pelanggan. Pemantauan dan pengukuran ini merupakan salah satu cara untuk terus melakukan komunikasi dengan pelanggan demi meningkatkan kepuasan pelanggan. Survey kepuasan pelanggan untuk mengetahui persepsi pelanggan terhadap proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester yang diterimanya dan memperoleh masukan (feedback) mengenai kebutuhan dan harapan dari pelanggan saat sekarang, maupun dimasa akan datang. Penetapan mekanisme survey kepuasan pelanggan ini sebagai implementasi dari klausul 9.1.2 ISO 9001:2015. 14.2. Audit Internal Audit internal merupakan aktifitas yang dilaksanakan untuk melakukan pemeriksaan dan pemantauan efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu dengan kesesuaiannya terhadap persyaratan yang telah ditetapkan dan persyaratan standar Sistem Manajemen Mutu IIB Darmajaya melakukan audit internal secara periodik, sesuai program audit yang ditetapkan. Program audit diterapkan untuk memastikan : • Sistem Manajemen Mutu menurut standar ini telah dipenuhi persyaratan kecukupannya. • Sistem Manajemen Mutu ini diterapkan dan dipelihara secara efektif, sesuai persyaratan

yang diacu. • Pemantauan dan penilaian terhadap kinerja mutu.

Audit internal dilaksanakan oleh auditor internal yang kompeten sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh IIB Darmajaya dan tidak berpihak (independent). Penetapan mekanisme audit internal ini sebagai implementasi dari klausul 9.2 ISO 9001:2015. Program audit harus


direncanakan, dengan mempertimbangkan status dan pentingnya proses dan bidang yang diaudit, termasuk mempertimbangkan hasil audit yang telah dilaksanakan. Audit mutu internal dilaksanakan dengan interval 6 (enam) bulan sekali dengan pemilihan waktu audit yang diatur oleh Management Representative dalam Program Audit Internal. Mekanisme audit internal ini mencakup : • Penetapan kriteria audit, • Penetapan lingkup audit • Penetapan frekuensi dan tata waktu periode audit • Penetapan metode audit ditetapkan • Penetapan kriteria pemilihan auditor • Pelaksanaan audit oleh Tim Auditor yang telah ditetapkan. • Pelaksanaan dan pelaporan hasil audit.

Semua hasil proses audit internal harus ditetapkan secara objektif dan transparan, dan dikendalikan hasil rekaman kegiatannya. Dari hasil temuan ketidaksesuaian audit, setiap pimpinan Unit/Biro/Jurusan bertanggung jawab atas bidang yang diaudit, guna memastikan bahwa ketidaksesuaian yang ditemukan, telah dipenuhi tindakan perbaikannya, serta status telah diverifikasi sesuai mekanisme tindakan koreksi. Dan penetapan mekanisme audit internal ini diatur dalam Prosedur Internal Audit 2.PM-C2.01.01. 14.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses Pemantauan dan pengukuran proses dilakukan dengan metode yang sesuai dengan persyaratan proses, dilakukan oleh masing-masing jurusan/Unit yang terkait dengan proses. Pengendalian proses bertujuan untuk menunjukan kemampuan proses dalam menghasilkan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester yang sesuai dengan perencanaan, dan persyaratan yang ditetapkan. Hasil pemantauan dan pengukuran proses yang tidak sesuai dengan yang direncanakan atau tidak sesuai dengan persyaratan proses, maka masing-masing jurusan/Unit yang terkait harus melakukan tindakan koreksi untuk menjamin kesesuaian proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester yang dihasilkan. Pemantauan dan pengukuran proses ini ditetapkan sebagai implementasi klausul 9.3 ISO 9001:2015. 14.4. Pemantauan dan Pengukuran Proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester IIB Darmajaya melakukan pemantauan dan pengukuran karakteristik proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester yang dihasilkan pada tahapan yang ditentukan, guna memastikan kesesuaiannya terhadap persyaratan yang ditetapkan, dan persyaratan pelanggan yang akan dipenuhi. Pelepasan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester atau penyerahan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester kepada pelanggan harus memenuhi persyaratan yang disepakati dengan pelanggan, kecuali kalau disetujui oleh pihak yang terkait antara internal IIB Darmajaya dan dengan pihak pelanggan. Pemantauan dan pengukuran proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester ini ditetapkan sebagai implementasi klausul 9.3 ISO 9001:2015.


15. PENGENDALIAN PROSES BELAJAR MENGAJAR (PERKULIAHAN) PERSEMESTERTIDAK SESUAI

IIB Darmajaya menjamin bahwa setiap proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester yang tidak sesuai terhadap persyaratan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester telah diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah pengiriman proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester yang tidak sesuai persyaratan pelanggan, dan atau persyaratan proses dalam tahap layanan .

Pengendalian proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester tidak sesuai ini ditetapkan sebagai implementasi klausul 8.3, 8.7 ISO 9001:2015 Mekanisme pengendalian proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester tidak sesuai, dilaksanakan sesuai Prosedur Pengendalian Layanan Tidak sesuai (2.PM-C1.03.03)

16. ANALISA DATA

Untuk menunjukkan kesesuaian, efektifitas dan mengevaluasi peluang peningkatan dan perbaikan Sistem Manajemen Mutu ini secara berkelanjutan, IIB Darmajaya menetapkan, mengumpulkan dan menganalisa data yang berhubungan dengan : • Kepuasan pelanggan• Kesesuaian terhadap persyaratan proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester• Karakteristik dan kecenderungan (trend) keberterimaan proses belajar mengajar (perkuliahan)

persemester atau proses• Hasil evaluasi terhadap Supplier

Data tersebut merupakan data hasil aktifitas pemantauan dan pengukuran serta sumber lain yang relevan, termasuk analisis dari evaluasi secara statisitik untuk tujuan tindakan perbaikan dan pencegahan, serta perbaikan secara berkelanjutan. Analisis data ini ditetapkan sebagai implementasi klausul 8.4 ISO 9001:2015.

17. TINDAKAN KOREKSI DAN PERBAIKAN BERKELANJUTAN17.1. Peningkatan Berkelanjutan

IIB Darmajaya secara terus-menerus memperbaiki efektivitas Sistem Manajemen Mutu ini melalui evaluasi terhadap : • Kebijakan mutu,• Sasaran mutu yang telah ditetapkan,• Hasil audit (baik internal maupun eksternal),• Hasil pemantauan dan pengukuran serta analisa data.• Tindakan Koreksi, dan pencegahan yang telah dilakukan• Aktifitas tinjauan manajemen dan rekomendasi yang telah ditetapkan

Perbaikan berkelanjutan ini ditetapkan sebagai implementasi klausul 10.1, 10.2, 10.3 ISO 9001:2015.

17.2. Tindakan Koreksi

IIB Darmajaya melakukan tindakan koreksi untuk memperbaiki ketidaksesuaian yang terjadi. Tindakan koreksi harus sesuai dengan pengaruh ketidak sesuaian yang dihadapi. Tindakan perbaikan didapatkan dari hasil ketidaksesuaian saat pemantauan dan pengukuran proses,


pemantauan dan pengukuran proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester, dan persepsi kepuasan pelanggan, hasil semua ketidaksesuaian saat internal audit, dan hasil rekomendasi tinjauan manajemen. Mekanisme tindakan perbaikan harus mencakup : • Identifikasi dan evaluasi ketidaksesuaian yang terjadi• Penetapan akar penyebab ketidaksesuaian,• Penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terulang kembali.• Rekaman hasil tindakan yang dilakukan• Mengevaluasi efektivitas tindakan koreksi yang telah dilakukan.

Tindakan Perbaikan ini ditetapkan sebagai implementasi klausul 10.2, 10.3 ISO 9001:2015.

17.3. Tindakan Perbaikan hasil dari Analisa Resiko dan Peluang

IIB Darmajaya melakukan tindakan perbaikan melalui analisis resiko dan peluang pada proses untuk menghilangkan potensi penyebab ketidaksesuaian sebelum terjadinya ketidaksesuaian. Tindakan perbaikan harus sesuai dengan potensi ketidaksesuaian yang mungkin muncul. Tindakan perbaikan ini didapatkan dari hasil pemantauan dan pengukuran proses, proses belajar mengajar (perkuliahan) persemester, dan persepsi kepuasan pelanggan, hasil temuan internal audit, dan hasil rekomendasi tinjauan manajemen. Mekanisme tindakan perbaikan harus mencakup : • Identifikasi dan evaluasi potensi ketidaksesuaian yang terjadi• Penetapan akar penyebab potensi ketidaksesuaian,• Merekam hasil tindakan perbaikan yang dilakukan• Mengevaluasi efektivitas tindakan perbaikan yang telah dilakukan.

Tindakan Perbaikan ini ditetapkan sebagai implementasi klausul 6.1, 6.1.2, 5.1.2 9.1.3 ISO 9001:2015.

18. LAMPIRAN

Lampiran 1. Acuan Silang Penerapan Sistem Dokumentasi Lampiran 2. Bagan Alir Interaksi Proses Lampiran 3. Kebijakan Mutu Lampiran 4. Struktur Organisasi Lampiran 5. Peta Proses Bisnis

Dokumen : 1.QM-DMJ-01

Lampiran 1

Halaman : 1 dari 10

Revisi : 01 Tanggal berlaku : 05 Juli 2018

KLAUSUL ISO 9001:2015 PERSYARATAN ISO 9001:2015 JUDUL DOKUMEN

BIRO / JURUSAN / PRODI / UPT / UNIT TERKAIT

1 Ruang Lingkup 1.QM-DMJ.01 Quality Manual LPMP d/h QAC

2 Acuan Normatif 1.QM-DMJ.01 Quality Manual LPMP d/h QAC

3 Istilah dan Definisi 1.QM-DMJ.01 Quality Manual BLPMP d/h QAC

4 Konteks Organisasi 1.QM-DMJ.01 Quality Manual LPMP d/h QAC

4.1 Memahami Organisasi dan Konteksnya 1.QM-DMJ.01 Quality Manual LPMP d/h QAC

2.PM-S3.01.01 Prosedur Perencanaan Kebutuhan Karyawan2.PM-S3.05.05 Prosedur Penilaian Kinerja

4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pihak-pihak terkait 2.PM-S4.02.02 Prosedur inventarisasi dan pemutakhiran data

2.PM-S4.01.01 Prosedur Pengelolaan Logistik

2.PM-S3.04.04 Prosedur Pengembangan SDM KUSDM

2.PM-REK.01 Prosedur Perencanaan Strategis REKTOR

ACUAN SILANG PENERAPAN SISTEM DOKUMENTASI ISO 9001:2015

INSTITUT INFORMATIKA DAN BISNIS DARMAJAYA

KUSDM

BMAL

Lampiran 1





4.3 Menentukan lingkup sistem manajemen mutu 1.QM-DMJ.01 Quality Manual LPMP d/h QAC

4.4 Sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya 2.PM-S1.05.05 Prosedur Persiapan Dan Pelaksanaan Perkuliahan BAAK

2.PM-S5.11.11 Prosedur Alokasi Lab Matakuliah Prak & Ploting Asisten Lab2.PM-S5.14.14 Prosedur Pelaporan Rekap Jasa Asisten Laboratorium

1.QM-DMJ.01 Quality Manual

2.PM-C2.01.01 Prosedur Audit Internal 2.PM-C1.03.03 Prosedur Penanganan Layanan Tidak Sesuai

2.PM-A1.04.04 Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen

2.PM-C2.03.03 Prosedur Proses Pelaporan Feeder-PDDIKTI2.PM-D2.03.03 Prosedur Penerimaan Dan Penugasan Dosen2.PM-D2.11.11 Prosedur Ploting dan Penugasan Dosen Mengajar

2.PM-REK.01 Prosedur Perencanaan Strategis REKTOR

2.PM-WRK.01 Prosedur Penetapan Kalender Akademik WAKIL REKTOR

Jurusan

ICT Center

LPMP d/h QAC


Halaman : 2 dari 10


Lampiran 1





5 Kepemimpinan Renstra IIB 2018-2022 REKTOR

5.1 Kepemimpinan dan komitmen Renstra IIB 2018-2022 REKTOR

1.QM-DMJ.01 Quality Manual Biro QAC

5.1.1 Kepemimpinan dan komitmen terhadap sistem manajemen mutu Renstra IIB 2018-2022 REKTOR

1.QM-DMJ.01 Quality Manual LPMP d/h QAC

5.1.2 Fokus kepada pelanggan Renstra IIB 2018-2022 REKTOR

5.2 Kebijakan mutu 1.QM-DMJ.01 Quality Manual LPMP d/h QAC

5.3 Peran, tanggung jawab dan wewenang secara organisasional 1.QM-DMJ.01 Quality Manual LPMP d/h QAC

2.PM-S3.01.01 Prosedur Perencanaan Kebutuhan Karyawan KUSDM


Halaman : 3 dari 10


Lampiran 1





6 Perencanaan 2.PM-A1.02.02 Prosedur Pembuatan Analisa Dan Rekomendasi Perbaikan Sistem Mutu LPMP d/h QAC

6.1 Tindakan untuk menangani resiko dan peluang 2.PM-A1.02.02 Prosedur Pembuatan Analisa Dan Rekomendasi Perbaikan Sistem Mutu LPMP d/h QAC

6.2 Sasaran mutu dan rencana pencapaiannya 2.PM-REK.01 Prosedur Perencanaan Strategis REKTOR

6.3 Merencanakan perubahan 2.PM-REK.01 Prosedur Perencanaan Strategis REKTOR

7.1.2 Sumber daya manusia 2.PM-S3.01.01 Prosedur Perencanaan Kebutuhan Karyawan 2.PM-S3.02.02 Prosedur Seleksi Dan Penempatan Karyawan

2.PM-S3.04.04 Prosedur Pengembangan SDM

2.PM-S3.06.06 Prosedur Pengurusan Jenjang Akademik Dosen 2.PM-D2.03.03 Prosedur Penerimaan Dan Penugasan Dosen Jurusan

7.1.3 Infrastruktur 2.PM-S4.01.01 Prosedur Pengelolaan Logistik

2.PM-S4.02.02 Prosedur inventarisasi dan pemutakhiran data

KUSDM

BMAL


Halaman : 4 dari 10


Lampiran 1





7.1.4 Lingkungan untuk pengoperasian proses-proses 2.PM-S4.08.08 Prosedur Pengecekan Kebersihan Gedung dan Taman-Lingkungan Biro MAL

7.2 Kompetensi 2.PM-S3.02.02 Prosedur Seleksi Dan Penempatan Karyawan KUSDM

7.3 Kesadaran 2.PM-S3.02.02 Prosedur Seleksi Dan Penempatan Karyawan

2.PM-S3.04.04 Prosedur Pengembangan SDM

2.PM-S3.05.05 Prosedur Penilaian Kinerja

7.4 Komunikasi 2.PM-S1.05.05 Prosedur Persiapan Dan Pelaksanaan Perkuliahan BAAK

2.PM-C1.03.03 Prosedur Penanganan Layanan Tidak Sesuai LPMP d/h QAC

7.5 Informasi terdokumentasi 2.PM-C1.01.01 Prosedur Pengendalian Dokumen LPMP d/h QAC

7.5.1 Umum 2.PM-C1.02.02 Prosedur Pengendalian Rekaman LPMP d/h QAC

7.5.2 Penyusunan dan pembaharuan 2.PM-C1.01.01 Prosedur Pengendalian Dokumen LPMP d/h QAC

KUSDM


Halaman : 5 dari 10


Lampiran 1





7.5.3 Pengendalian informasi terdokumentasi 2.PM-C1.02.02 Prosedur Pengendalian Rekaman LPMP d/h QAC

8 Operasi 2.PM-WRK.01 Prosedur Penetapan Kalender Akademik

2.PM-WRK.02 Prosedur Perubahan Kalender Akademik

2.PM-D2.11.11 Prosedur Ploting dan Penugasan Dosen Mengajar Jurusan

2.PM-S5.11.11 Prosedur Alokasi Lab Matakuliah Prak & Ploting Asisten Lab Laboratorium

2.PM-S1.03.03 Prosedur Penyusunan Jadwal Matakuliah BAAK

8.1 Perencanaan dan pengendalian operasional 2.PM-S4.09.09 Prosedur Pengecekan berkala BMAL

8.2 Menentukan persyaratan-persyaratan produk dan layanan 2.PM-S1.04.04 Prosedur Pengisian KRS

2.PM-S1.05.05 Prosedur Persiapan Dan Pelaksanaan Perkuliahan

2.PM-S1.01.01 Prosedur Penyusunan Kalender Akademik

2.PM-P2.02.02 Prosedur Perencanaan Dan Pengembangan Kurikulum Jurusan

BAAK

WAKIL REKTOR


Halaman : 6 dari 10


Lampiran 1





8.2.1 Komunikasi dengan pelanggan 2.PM-D1.08.08 Prosedur Melaksanakan Publikasi BHKPI

8.2.2 Menentukan persyaratan-persyaratan terkait produk dan layanan 2.PM-S4.01.01 Prosedur Pengelolaan Logistik BMAL

2.PM-S7.01.01 Prosedur Melaksanakan Admission BHKPI

8.2.3 Meninjau persyaratan terkait produk dan layanan 2.PM-D1.08.08 Prosedur Melaksanakan Publikasi BHKPI

8.3 Disain dan pengembangan produk dan layanan 2.PM-D1.06.06 Prosedur Layanan Desain Dan Digital Promosi BHKPI

8.4 Pengendalian penyedia produk dan jasa eksternal 2.PM-S3.02.02 Prosedur Seleksi Dan Penempatan Karyawan KUSDM

2.PM-S4.01.01 Prosedur Pengelolaan Logistik BMAL


Halaman : 7 dari 10


Lampiran 1





8.5 Pelaksanaan produksi dan layanan 2.PM-S1.05.05 Prosedur Persiapan Dan Pelaksanaan Perkuliahan

2.PM-S1.04.04 Prosedur Pengisian KRS

2.PM-S1.06.06 Prosedur Pelaksanaan Ujian Semester

2.PM-S1.07.07 Prosedur Pengolahan Hasil Ujian Dan Data Nilai 2.PM-S1.02.02 Prosedur Monitoring Sarana Dan Prasarana Perkuliahan

2.PM-S5.12.12 Prosedur Pelaksanaan Praktikum

2.PM-S5.08.08 Prosedur Pengecekan Kesiapan Sarana & Prasarana Praktikum

2.PM-S5.12.12 Prosedur Pelaksanaan Praktikum

8.6 Identifikasi dan mampu telusur 2.PM-D2.04.04 Prosedur Pemutakhiran GBPP, SAP, dan Bahan Ajar2.PM-D2.05.05 Prosedur Pemantauan Pelaksanaan GBPP, SAP, dan Bahan Ajar2.PM-S1.05.05 Prosedur Persiapan Dan Pelaksanaan Perkuliahan

2.PM-S1.06.06 Prosedur Pelaksanaan Ujian Semester

BAAK

ICT Center

Jurusan

BAAK


Halaman : 8 dari 10


Lampiran 1





8.7 Pengendalian output proses, produk dan layanan yang tidak sesuai 2.PM-C1.03.03 Prosedur Penanganan Layanan Tidak Sesuai LPMP d/h QAC

9 Evaluasi Kinerja 2.PM-C1.05.05 Prosedur Layanan Quisioner Dosen dan Quesioner Biro-Bagian-UPT LPMP d/h QAC

9.1 Pemantauan, pengukuran, analisa dan evaluasi 2.PM-A1.02.02 Prosedur Pembuatan Analisa Dan Rekomendasi Perbaikan Sistem Mutu LPMP d/h QAC

9.1.1 Umum 2.PM-C1.03.03 Prosedur Penanganan Layanan Tidak Sesuai 2.PM-C1.05.05 Prosedur Layanan Quisioner Dosen dan Quesioner Biro-Bagian-UPT2.PM-C1.04.04 Prosedur Pelaporan KPI

9.1.2 Kepuasan pelanggan 2.PM-C1.05.05 Prosedur Layanan Quisioner Dosen dan Quesioner Biro-Bagian-UPT LPMP d/h QAC

9.2 Audit internal 2.PM-C2.01.01 Prosedur Audit Internal LPMP d/h QAC

9.3 Tinjauan manajemen 2.PM-A1.04.04 Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen LPMP d/h QAC

LPMP d/h QAC


Halaman : 9 dari 10


Lampiran 1





10 Peningkatan 2.PM-A1.04.04 Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen LPMP d/h QAC

10.1 Umum 2.PM-A1.04.04 Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen LPMP d/h QAC

10.2 Ketidaksesuaian dan tindakan koreksi 2.PM-A1.04.04 Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen LPMP d/h QAC

10.3 Peningkatan berkelanjutan 2.PM-C2.01.01 Prosedur Audit Internal

2.PM-A1.04.04 Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen

LPMP d/h QAC


Halaman : 10 dari 10


No Dokumen : 1.QM-DMJ-01 Revisi :01 Tanggal berlaku 05 Juli 2018

Halaman : 1 dari 3 halaman

Lampiran 2

Perencanaan & Persiapan Perkuliahan Evaluasi Hasil PBM

Penanganan Produk Tidak SesuaiMonitoring & Evaluasi PBM

BAGAN ALIR INTERAKSI PROSESLINGKUP PENERAPAN : PROSES BELAJAR MENGAJAR ( PERKULIAHAN) PERSEMESTER


Audit Mutu Internal

Persyaratan

PBM

Kepuasan

Pelanggan

SUPPORTING ( MAL & SDM)

Tindakan Perbaikan & Pencegahan

Tinjauan Manajemen

Tindakan Perbaikan Berdasarkan

Analisa Resiko & Peluang

No Dokumen : 1.QM-DMJ-01 Revisi :01 Tanggal berlaku 01 November 2016


Lampiran 2

Perencanaan StrategisPenetapan Peraturan &

Pedoman Akademik

Peninjauan Kurikulum Penelaahan & Revisi Silabus

Penyiapan SAP & GBPP

Pengecekan Kesiapan Sarana & Prasarana Perkuliahan

Pengecekan Kesiapan Sarana & Prasarana Praktikum

Permintaan Bahan & Penunjang Praktikum

Rapat Awal semester

Prosedur PerkuliahanProsedur Pertemuan PerkuliahanProsedur Pelaksanaan PraktikumProsedur Peminjaman Alat Bantu

Perkuliahan

A

Prosedur Pengadaan Prosedur Perbaikan

Perbaikan Rencana Studi Mahasiswa

Prosedur Perubahan JadwalProsedur Penggantian Dosen

Penentuan Kalender AkademikPenunjukkan Dosen Mata KuliahPembuatan Jadwal Praktikum &

Plotting AsistenPembuatan Jadwal Perkuliahan

Prosedur Perubahan Kalender Akademik

Pelaksanaan Kuliah Terbimbing Terjadwal

Pengajuan Ijin tidak mengajar & cuti DosenProsedur Kuliah Pengganti

Prosedur Pemadatan PerkuliahanProsedur Penggantian Dosen

Peninjauan Hasil FRSOnline

Pelaporan Rekap Jasa Mengajar DosenPelaporan Rekap Jasa Asisten

Prosedur Pelaporan Administrasi PBM

Rencana Studi MahasiswaFRS Online

Persyaratan

PBM

Prosedur Monitoring Layanan Unit/Biro/Jurusan Prosedur Pelaporan Administrasi PBM Prosedur Pemantauan Pelaksanaan SAP & GBPP

Prosedur Rekruitmen Dosen & Karyawan

Prosedur Rekomendasi Pengembangan Karyawan

Prosedur Pengajuan Performance Appraisal Report

Prosedur Mutasi

Prosedur Cuti

Prosedur Ijin Meninggalkan Jam Kerja

Prosedur Ijin Tidak Masuk Kerja

Prosedur Pengunduran Diri

Prosedur Pemantauan Kebersihan Lingkungan

Prosedur Perawatan Taman & Lingkungan

Prosedur Perawatan Berkala

Prosedur Perbaikan Barang

Prosedur Perbaikan/Service Keluar

Tindakan Perbaikan & Pencegahan

Tinjauan Manajemen

Tindakan Perbaikan Berdasarkan Analisa Resiko &Peluang

Lampiran 2

Persiapan Input Nilai dari DosenInput Nilai dari Dosen

Penanganan Kesalahan Input Nilai DosenProsedur Perbaikan Nilai Mahasiswa

Pencetakan DNSPersiapan UAS

Pengumpulan & ValidasiSoal UAS

Pelaksanaan UAS

Prosedur UAS Susulan

Kepuasan

Pelanggan

Prosedur Audit Mutu Internal

Prosedur Evaluasi Dosen (kuisioner)Prosedur Pembuatan Laporan Pencapaian Sasaran Mutu

Prosedur Inventarisasi

Prosedur Lelang Barang Bukti

Prosedur Peminjaman Barang, Kendaraan & Aula

Prosedur Pengadaan Barang

Prosedur Penerimaan Barang

Prosedur Pengeluaran Barang

No Dokumen : 1.QM-DMJ-01 Revisi :01 Tanggal berlaku 05 Juli 2018


No Dokumen : QM-DMJ-01 Revisi : 01 Tgl.berlaku 05 Juli 2018

Lampiran 3

LAMPIRAN PERIHAL

SK KEBIJAKAN MUTU dan

SASARAN MUTU serta

PELAPORAN RMM (RENCANA MANAJEMEN MUTU)

/ KPI (KEY PERFORMACE INDICATOR)

Jl.Zainal Abidin Pagar Alam No. 93 Labuhan Ratu Bandar Lgmpung 35142 Telp. 0721 -787214, 781310 Fax. 0721 -700261^Website: wwwidarmajaya.ac.id

Tembusan :

1.Ketua Yayasan Pendidikan Alfian Husin2.Staff Ahli Rektor3.Wakil Rektorl, II dan III4.Seluruh Kepala Biro/Kepala Unit Kerja5.Seluruh kepala Jurusan6.Arsip

sfiandi, SE.. MA

Rektor IBI Darmajaya,

: Bandar Lampung: 24 Oktober 2012

Ditetapkan diPada tanggal

Menetapkan Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu dan Key PerformanceIndicator (KPI) IBI Darmajaya. Laporan KPI dilaporkan berdasarkantime frame yang telah ditentukan didalam KPI bagian/unit kerjamasing-masing.

Mencabut Surat Keputusan •. Rektor IBI Darmajaya No.0481/DMJ/REK/XI-2008 te^tang Kebijakan Mutu dan Sasaran MutuIBI Darmajaya.Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dan apabila ternyatadikemudian hari terdapat perubahan, maka Surat Keputusan iniakan ditinjau kembali.

Kedua

Ketiga

Menetapkan :Pertama :

MEMUTUSKAN

Menimbangt: 1 Dalam rangka mewujudkan Visi, Misi serta terciptanya manajemenmutu Informatics and Business Institute (IBI) Darmajaya, makaperlu ditetapkan Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu dan KeyPerformance Indicator (KPI).

2 Bahwa untuk itu perlu diterbitkan Surat Keputusan.

Mengingat : 1. Undang - undang Tahun 2003 tentang Pendidikan Nasional.2.Peraturan Pemerintah No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi.3.Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No.

165/D/0/2008 tertanggal 20 Agustus 2008 tentang PerubahanStatus STMIK-STIE Darmajaya menjadi Informatics and BussinesInstitute (IBI) Darmajaya.

4.Surat Keputusan Rektor No. 0371/DMJ/REK/BSDM/X-2011 tentangPerubahan Struktur Organisasi.

O

SURAT KEPUTUSANREKTOR INFORMATICS & BUSINESS INSTITUTE DARMAJAYA

NOMOR : SK. 0470/DMJ/REK/X-12

Tentang

PENETAPAN KEBIJAKAN MUTU DAN SASARAN MUTU SERTA KPIINFORMATICS AND BUSINESS INSTITUTE (IBI) DARMAJAYA

DARMAJAYABANDAR LAMFUNG - INDONESIAd.h. STMm - STIE DAKMAJAYA

Yayasan Pendidikan Alfian HusinINFORMATICS & BUSINESSINSTITUTE

DARMAJAYA

NIK. 00030797

. Andi Desfiandi. SE„ MA

Rektor IBI DARMAJAYA,

Bandar lampung, 24 Oktober 2012

KEY PERFORMANCEINDIKATOR (KPIi :ada pada setiap unit kerja berdasarkan analisa BALANCE

SOCRECARD IBI DARMAJAYA yang menunjang dari sasaran mutu diatas.

Lampiran : NOMOR : SK.0470/DMJ/REK/X-12

PERNYATAAN MUTU

Pemyataan mutu IIB Darmajaya adalah menghasilkan layanan pendidikan dan output yang

berkualitas sesuai dengan persyaratan pelanggan.

KEBIJAKAN MUTU

Perguruan tinggi yang unggul dan mampu beradaptasi terhadap perubahan global dunia bisnis dan

teknologi, serta secara berkelanjutan menghasilkan lulusan yang berdaya saing, dan mampu

mengimplementasikan jiwa kewirausahaan"

SASARAN MUTU

1.Semua program studi terakreditasi minimal B.

2.Minimal 1 mahasiswa per tahun memiliki reputasi nasional, internasional dalam bidang

akademik/non akademik

3.Mahasiswa 90%menyelesaikanstudi tepat waktu.

4.Publikasidan penelitiandalamjurnal nasional minimal 5dan Ijurnalintemasional pertahun.

5.Peningkatan jumlahdosen studi lanjutS2 danS3 minimal Sorangpertahun.

Flow Diagram : Proses Penentuan Kebijakan Mutu, SasaranMutu, KPI berdasarkan Balance Scorecard

Ya

iSelesai

Sesuai

Tidak

lKPI

BalanceScorecard

< Sesuai? ">

\ \YYa

_^z

Tidak1Sasaran Mutu

Ya-

•

Flow Diagram: Proses Pelaporan KeyPerformance Indicator (KPI)

Selesai

? Rektor \

No. Dokumen : 1.QM-DMJ-01 Revisi : 01 Tgl. Berlaku : 05 Juli 2018

Lampiran 4

SK STRUKTUR ORGANISASI INSTITUT INFORMATIKA DAN BISNIS

DARMAJAYA

Proses Bisnis IIB DarmajayaSistem Manajemen Mutu

ISO 9001:2015

PLAN (P)

P1. BHKPI d/h KUIKP2. Jurusan / Prodi (D3-S1)P3. Pascasarjana (S2)P4. LP4MP5. UPT BahasaP6. UPT PelatihanP7. BICR d/h UPT InkubitekP9. BPKK d/h BKMH

Do Core (D)

D1. BHKPI d/h KUIKD2. Jurusan / Prodi (D3-S1)D.3 Pascasarjana (S2D4. LP4MD5. Pusat BahasaD6. Pusat PelatihanD7. BICR d/h UPT Inkubitek

Do Supporting (S)

S1. BAAKS2. BKEUS3. KUSDMS4. BMALS5. ICT CenterS6. PerpustakaanS7. BPKK d/h BKMHS8. BHKPI d/h KUIK

PIMPINANRek. Rektor

WRK. Wakil RektorDek. Dekan

Evaluasi/Check (C) - Action (A)C1. LPMP d/h QACC2. LPMP d/h QAC

A1. LPMP d/h QAC

Proses Bisnis IIB DarmajayaSistem Manajemen Mutu

ISO 9001:2015

Lampiran 5

Revisi : 00 Tgl. Berlaku 05 Juli 2018No. Dokumen : 1.QM-DMJ-01

PETA PROSES BISNIS

1.QM-DMJ-01 Quality Manual rev01 05 Juli 2018LEMBAR PENGESAHAN

2.QM-DMJ-01 Quality Manual rev 01 05 Juli 2018 -Acuan Silang1.QM Lampiran 1_Acuan Silang Dokumentasi 1 November 2016 rev00acuan silang kla 9001-2015+unit

3.QM-DMJ-01 Quality Manual rev 01 05 Juli 2018 - Bagan Alir1.QM Lampiran 2_Interaksi Proses 1 November 2016 rev00

4.QM-DMJ-01 Quality Manual rev 01 05 Juli 2018 -SK Kebijakan Mutu4.QM-DMJ-01 Quality Manual rev 01 05 Juli 2018 - Lampiran Perihal1.QM Lampiran 3_Kebijakan Mutu-Sasaran Mutu rev001.QM Lampiran 3_Kebijakan Mutu-Sasaran Mutu

5.QM-DMJ-01 Quality Manual rev 01 05 Juli 2018 -SK Kebijakan Mutu5.QM-DMJ-01 Quality Manual rev 01 05 Juli 2018 -SK Kebijakan Mutu 15.QM-DMJ-01 Quality Manual rev 01 05 Juli 2018 -SK Kebijakan Mutu 2

5.QM-DMJ-01 Quality Manual rev01 05 Juli 2018 SK Struktur OrganisasiLampiran 45.QM-DMJ-01 Quality Manual rev01 05 Juli 2018 SK Struktur OrganisasiSK Struktur IIB Darmajaya (2018).pdf (p.1)Struktur IIB Darmajaya (2018) 2.pdf (p.2)

6.QM-DMJ-01 Quality Manual rev 01 05 Juli 2018-Peta Proses Bisnis4.QM-DMJ-01 Quality Manual rev 01 05 Juli 2018 -SK Kebijakan Mutu - Copy.pdf4.QM-DMJ-01 Quality Manual rev 01 05 Juli 2018 - Lampiran Perihal1.QM Lampiran 3_Kebijakan Mutu-Sasaran Mutu rev001.QM Lampiran 3_Kebijakan Mutu-Sasaran Mutu

5.QM-DMJ-01 Quality Manual rev 01 05 Juli 2018 -SK Kebijakan Mutu5.QM-DMJ-01 Quality Manual rev 01 05 Juli 2018 -SK Kebijakan Mutu 15.QM-DMJ-01 Quality Manual rev 01 05 Juli 2018 -SK Kebijakan Mutu 2

iL •-Ul A RMAJ3A YAapt.darmajaya.ac.id/file_dokumen/2.1.1 Manual Mutu ISO...Rektor menetapkan...

Documents

Transcript of iL •-Ul A RMAJ3A YAapt.darmajaya.ac.id/file_dokumen/2.1.1 Manual Mutu ISO...Rektor menetapkan...