HUBUNGAN SEKRETARIS DENGAN TEKNOLOGI INFORMASIMei 21, 2008 at 6:07 am Meninggalkan komentar SEKRETARIS MILENIUMA.B. Susanto*Diantara sekian banyak profesi yang berubah cepat memasuki milenium mendatang, salah satu diantaranya adalah profesi sekretaris. Harap dimaklumi, karena sekretaris adalah pengelolasumber daya perusahaanterpenting, yaitu para pimpinanperusahaan dan para manajer.Pada milenium mendatang para pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagi penyeimbang terhadap berbgai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan teknologi. Merekadituntut untuk menjadi penunggang kuda yang handal, agar dapat menaiki kuda yang bernama teknologi dan menarik manfaat sebesar-besarnya.ekretaris, sebagai pendukung kinerja para pimpinan perusahaan, seakan harus berlomba dengan kemampuan para pimpinan perusahaan. ekretaris harus melengkapi diri dengan berbagai !senjata" kemampuan dan ketrampilan agar dapat !memenajemeni manajer dan memimpin pemimpin"#ra milenium mendatang yang di$arnai dengan kemajuan teknologi informasi, berpengaruh besar terhadap peran dan fungsi profesi sekretaris. Peran-peran sekretaris kon%ensional yang bersifat administratif dan klerikal sebagian besar telah tergantikan olehperangkat teknologi informasi. Pengelola Informasi Dalam era informasi, kemajuan perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuannya untuk memperoleh dan memproses informasi agar dapat mengambil keputusan yang cepat dan akurat. Para sekretaris yang menjadi pendukung utama para pengambil keputusan,harus mampu menjadi information provier, yang mencari dan memilih informasi bagi atasannya agar dapat mengambil keputusan secara cepat dan akurat. Hasil keputusan harus disebarluaskan, sehingga sekretaris juga mempunyai peran penting sebagai information isseminator.ementara itu globalisasi makin menampakkan sosoknya, yang menuntutsekretaris menjadi sekretaris global. &ebutuhan perusahaan dalam berkomunikasi, berinteraksi dan membentuk net!ork dalam lingkup global menuntut seorang sekretaris berperan sebagai penyambung lidah perusahaan dengan masyarakat global.Peran penting yang berkaitan dengan pengelolaaninformasi dan pengambilan keputusan, serta tuntutan untuk menjadi komunikator dan membina relasi dengan pihak internal perusahaan, serta pihakeksternal perusahaan dalam lingkup globalmembutuhkan kapasitas intelektual yang memadai, kematangan emosi dan sikap yang tepat, serta kemampuan untuk menampilkan citra profesional. Qeen of Time King!omeorang sekretaris sering disebut sebagai "ueen of #ime $ingom, seorang yang berkuasa atas pengaturan $aktu kerja dan memiliki $e$enang untuk secara cepat dan tepat mengelola berbagai perubahan $aktu atau jad$al kerja atasannya, yang harus dilakukan dalam kaitannya dengan prioritas kerja dan dengan memperhatikan derajat urgen%& yang terkandung didalamnya.eorang sekretaris tidak hanya dituntut untuk menguasai elemen-elemen utama dalampengaturan $aktu kerja serta pola pengendaliannya saja, tetapi juga termasuk berbagai strategi dan pedoman agardapat menyusun suatu prioritas yang tepat dan disukai oleh atasan maupun partner kerja lainnya, pihak eksternal maupun pihak internal.'gar sekretaris dapat terus menerus meningkatkan kemampuan diri dalam mengelola $aktu, seorang sekretaris harus mengenal proses dan sarana yang dapat dimanfaatkan untuk menganalisa pemanfaatan $aktu serta cara pengembangan yang sebaiknya diikuti. P"li# Rela$ion Offi#erementara itu posisi seorang sekretaris sering menuntut adanya kemahiran tersendiri untuk menjadi pu'li% relations offi%er karena seringnya seorang sekretaris menjadi %onta%t person dengan partner eksternal. Perannya yang strategis sebagai salah satu sumber informasibagi para pengambil keputusan. Dalam menghadapi situasi persaingan yang semakin ketat saat ini, kemapanan citra perusahaan perlu terus menerus dipertahankan, salah satunya melalui kemantapan dan ketepatan cara kerja seorang sekretaris dalam mengamankan perusahaan. Dalam hal ini, selain pemahaman terhadap kebijakan perusahaan, kehandalan untuk menerapkannya praktis dan taktis, seorang sekretaris perlu pula mengoptimalkan kemampuannya untuk melakukan persuasi secara profesional dan strategis. E$i%a Dan Pengem"angan Diri #o 'e et(i%al is a must, not a %(oi%e. Dalam konteks profesional, menjalankan tugas dan tanggung ja$ab sesuai dengan etika yang berlaku memang merupakan suatu keharusan, bukan hanya pilihan. Hal ini berlaku untuk seluruh jajaran sumber daya manusia dalam perusahaan, termasuk juga untuk seorang sekretaris.eorang sekretaris mesti memahamidasar-dasar etika kesekretarisan, yang melandasi profesionalisme seorang sekretaris. &onsistensi dalam mengimplementasi etika akan menunjang kemantapan karir dan sukses berkesinambungan.'gar benar-benar dapat tampil secara profesional dalam berbagai akti%itas organisasi, tidak hanya etika yang perlu mendapat perhatian penting. 'kan tetapi, masih banyak lagi aspek pengembangan diri yang perlu dikaji ulang dan ditingkatkan.(ntuk memantapkan langkah seorang sekretaris, diperlukan juga adanya kehandalan dalam mengembangkan pola komunikasi yang efektif, dengan ditunjang oleh kemapuan membina hubungan interpersonal yang memadai. )ermasuk di dalamnya kemampuan dalam menyiasati suatu situasi dengan fleksibilitas yang terkendali. Men&ongsong Era BarPerubahan ini harus dicermati secara seksama, agar dapat mengantisipasi tuntutan yang muncul di masa depan terhadap profesi sekretaris. Dengan pemahaman yang baik terhadap tuntutan lingkungan bisnis di masa depan,dapat ditentukan pola pengembangan diri dan polapengembangan profesi sebagai sarana mempersiapkan diri dan membekali diri dengan kompentensi-kompetensi yang dituntut oleh dunia usaha.Peran-peran yang berkaitan dengan fungsi-fungsi klerikal dan administrasi semakin mengecil, dan tergantikan olehperan-peran manajerial dalam bidang pemrosesan informasi, pengelolaan $aktu, komunikasi, dan (uman relation yang menuntut kemampuan berpikir, kematangan emosi, dan interpersonal skill, yang di dukung oleh penampilan yang profesional.Dari sisi perusahaan, optimalisasi fungsi seorang sekretaris dan nilai-nilai strategis profesidapat memberikan dukungan positif bagi perusahaan secara konsisten dan berkesinambungan. *+,-, ,-D.-#,'/* Managing )artner #(e *akarta +onsulting ,roup S-MB./ : (ttp:00!!!.1akarta%onsulting.%om0art213210.(tm