H U T A M I T R I P

Y O H A N E S G U L T O M

S U R Y A D A N I E L

GALVOR COMPANY

GALVOR COMPANYS SUMMARY (1)

Latar Belakang Perusahaan Galvor didirikan pada tahun 1946 oleh Georges

latour, yang melanjutkan sebagai pemilik dan presidennya sampai tahun 1974. Sepanjang sejarahnya, perusahaan ini telah bertindak sebagai fabrikator, membeli komponen-komponen dan merakitnya menjadi peralatan pengukuran serta pengujian elektrik dan elektronik dengan biaya menengah.

Periode pertumbuhan tertinggi dari Galvor dimulai sekitar tahun 1960. Antara tahun 1960 dan 1971, penjualan tumbuh dari 2,2 juta di tahun 1971 menjadi 12 juta, dan laba setelah pajak dari 120.000 franc baru di tahun 1971 ke 1.062.000. Aktiva per tanggal 31 Desember 1971, totalnya sebesar 8,8 juta franc baru (Satu franc baru tahun 1971= $0.20)

Pada awal tahun1972, Latou memikirkan mengenai pengembangan manajemen pengganti yang memadai untuk Galvor. Pada Januari 1972 , Latour memperkerjakan direktur teknik sebagai asisten khususnya, tetapi orang tersebut mengundurkan diri pada bulan November 1972.

GALVOR COMPANYS SUMMARY (2)

Setelah pembentukan serikat buruh Galvor pada tahun 1973, yang ditentang Latour, Latour (pada saat itu

berusia 54 tahun) mulai memikirkan secara serius ide

untuk menjual perusahaan tersebut dan mengabdikan

dirinya pada keluarga, hobi, dan kehidupan sosialnya.

Pada tanggal 1 April 1974, Galvour dijual ke Universal Electric Company senilai $4,5 juta saham UE. Latour

menjadi ketua dewan Galvor dan David Hennessy

ditunjuk sebagai manajer utama Galvor. Hennessy pada

saat itu berusia 38 tahun dan telah bersama dengan

Universal Elecris selama 9 tahun.

GALVOR COMPANYS SUMMARY (3)

Rencana Bisnis Selama bulan Januari hingga Mei, tujuan di negosiasikan

ditinjau ulang dan disetujui oleh kantor pusat Universal Eropa di Jenewa dan kantor pusat korporat di Amerika Serikat. Tinjauan-tinjauan final ini terutama fokus pada lima ukuran kunci ( Penjualan, Laba Bersih, Total Aktiva, Total Karyawan, Pengeluaran Modal). Pada tahun 1976, tujuan untuk total pengeluaran modal dan untuk total jumlah karyawan diawasi secara ketat. Tujuan yang disetujui merupakan dasar bagi persiapan Rencana Bisnis.

Pada bulan Juni dan Juli, Galvor mempersiapkan Rencana Bisnisnya yang tebalnya 100 halaman , menjelaskan secara rinci mengenai bagaimana Galvor berusaha untuk mencapai tujuannya dua tahun kedepan. Rencana itu juga mencakup suatu prediksi , secara garis besar, untuk tahun ke-5 (misalnya, untuk tahun 1981 dalam kasus di mana rencana disiapkan pada tahun 1976).

GALVOR COMPANYS SUMMARY (4)

Laporan Rangkuman

Lingkup yang luas dari Rencana Bisnis dapat

dipahami dengan lebih baik melalui penjelasan

atas jenis informasi di dalamnya. Hal tersebut

dimulai dengan rangkuman keuangan dan operasi

secara ringkas yang berisi data perbandingan

untuk Tahun lalu (aktual), Tahun berjalan

(anggaran), Tahun Depan (Prediksi), Dua Tahun

Kedepan (prediksi), dan lima Tahun Ke Depan

(prediksi).

GALVOR COMPANYS SUMMARY (5)

Laporan Keuangan Laporan rangkuman yang padat diikuti dengan sekelompok laporan

keuangan proyeksi yang lengkap-Laporan Laba Rugi, Neraca, dan Laporan Arus Kas-untuk tahun berjalan dan untuk masing-masing dua tahun kedepan. Tiap Pos utama pada laporan keuangan ini kemudian dianalisis secara rinci dalam laporan terpisah.

Tindakan Manajemen Beberapa tindakan manajemen yang dijelaskan pada Rencana Bisnis

Galvor tahun 1976: Implementasi sistem biaya standar Revisi Harga

Memotong barang-barang lama dengan margin rendah dari lini pertama

Standarisasi penyerderhanaan desain produk Menciptakan rencana penelitian dan pengembangan yang maju Menerapkan perencanaan produk.

GALVOR COMPANYS SUMMARY (6)

Persetujuan Rencana Sebelum persetujuan akhir atas Rencana Bisnis suatu perusahaan pada

pertemuan peninjauan di Jenewa, perubahan sering kali diajukan oleh manajemen puncak Universal. Misalnya saja, pada bulan September 1976, prediksi tahun 1977 umtuk penjualan dan laba bersih clalam Rencana Bisnis Galvor disetujui tetapi prediksi tahun akhir untuk total karyawan dan total aktiva dikurangi masing-masing sekitar 9 persen dan 1 persen. Usulan pengeluaran modal Galvor untuk tahun itu dipotong 34 persen, suatu pengurangan merupakan yang terutama disebabkan oleh batasan yang ditetapkan oleh Universal untuk semua unit operasi di seluruh perusahaan rersebut

Pelaporan kepada Universal Fokus utama di sebagian besar laporan yang diserahkan ke Universal

adalah pada varians antara hasil aktual maupun hasil yang dianggarkan. Data penjualan dan beban disajikan baik untuk bulan terakhir maupun untuk satu tahun sampai bulan tersebut. Perbedaan antara tahun berjalan dan tahun sebelumnya juga dilaporkan, karena ini adalah angka-angka yang diserahkan per kuartal kepada pemegang saham Universal dan koran serta jasa pelaporan keuangan lainnya.

GALVOR COMPANYS SUMMARY (7)

Dekripsi Laporan

Tiga belas laporan berbeda diserahkan oleh kontroler secara bulanan, berkisar dari laporan laba bersih pendahuluan, yang harus diserahkan dalam minggu pertama setelah penutupan setiap bulan, sampai laporan atas status proyek modal yang harus diserahkan pada hari terakhir dari setiap bulan. Laporan bulanan ini meliputi:

Laporan laba bersih pendahuluan, Laporan laba rugi, Neraca, Laporan perubahan dalam laba ditahan, Laporan arus kas, Statistik karyawan, Status pesanan yang diterima, dibatalkan, dan masih belum dikirim, Laporan transaksi antarperusahaan, Laporan transaksi dengan kantor pusat, Analisis persediaan, Analisis piutang, Status proyek modal.

GALVOR COMPANYS SUMMARY (8)

Tinjauan bulanan yang dilakukan kontroler atas operasi dan keuangan.

Laporan terakhir, yaitu tinjauan bulanan yang dilakukan

kontroler atas operasi dan keuangan, sering kali setebal

20 halaman atau lebih. Laporan tersebut berisi

penjelasan mengenai varians yang signifikan dari

anggaran, serta komentar umum mengenai masalah-

masalah keuangan dari unit tersebut.

Selain laporan-laporan yang diserahkan secara bulanan,

kira-kira ada 12 laporan lainnya yang diminta lebih

jarang, baik kuartalan, semesteran, atau tahunan.

GALVOR COMPANYS SUMMARY (9)

Biaya dari Sistem Perubahan menjadi sistem pelaporan bulanan yang formal sangat sulit

untuk direalisasi. Karena tingkat pelatihan karyawan yang rendah, banyak tugas, seperti konsolidasi, laporan bulanan dan kuartalan, anggaran, Rencana Bisnis, implementasi sistem biaya baru, berbagai analisis, pernyataan kembali atas akun tahun sebelumnya, dan sebagainya harus dikerjakan sepenuhnya oleh kontroler dan kepala akuntansi, yang dengan demikian menghabiskan 50 persen dari waktu penuh mereka meskipun mereka bekerja 55-60 jam seminggu. Jumlah karyawan di departemen kontroler dalam tahun-tahun berikutnya tidak akan bergantung pada volume aktivitas Galvor, tetapi pada kebutuhan Universal.

Implernentasi dari Sistern Pengendalian Biaya dan Produksi Universal secara lengkap dalam suatu perusahaan di mana hal-hal tersebut tidak ada sebelumnya adalah tugas yang sangat besar, yang melibatkan penetapan 8.000 standar waktu mesin dan 3000 standar waktu perakitan serta membuat kode untuk 15.000 jenis komponen.

GALVOR COMPANYS SUMMARY (10)

Tinjauan Kinerja Kantor Pusat Tinjauan ini fokus pada perbandingan kinerja terhadap anggaran untuk

ukuran-ukuran kunci-penjualan, laba bersih, total aktiva, total karyawan, clan pengeluaran modal. Hal ini dinyatakan sebagai angka yang jelas. Karni mencoba unluk mendeteksi titik- titik masalah atau tren yang tampaknya sedang berkembang. Tentunya, porsi tertulis dari laporan tersebut juga ditinjau dengan saksama, khususnya penjelasan mengenai varians dari anggaran. Jika semua berjalan sesuai dengan rencana, maka kami tidak akan melakukan apa-apa.

Perkembangan Terkini di Galvor Suatu Sistem Biaya Standar, yang meliputi biaya pengembangan dan

peralatan serta produksi dan perakitan , telah efektif sejak bulan Maret 1976.

Sebelum Universal mengakuisisi Galvor, tarif tingkat perusahaan tunggal digunakan untuk mengalokasi kan overhead pabrik ke biaya produk. Pada tahun 1976, sebagai bagian dari biaya standar , Galvor akhirnya memperbaiki prosedur untuk mengalokasikan biaya over head ke produk. Lima belas pusat biaya yang dibentuk,masing-masing dengan tarif pembebanan yang berbeda.

REKOMENDASI

Kelompok kami merekomendasikan Galvor untuk membuat rencana-rencana jangka pendek maupun jangka panjang secara disiplin, melakukan evaluasi terhadap penentuan biaya produk juga karena selama ini biaya overhead belum teralokasikan secara tepat.

Akan lebih baik lagi jika perusahaan mengimplementasikan activity based costing, mengingat perusahaan menciptakan lebih dari satu jenis produk, dan sumberdaya untuk melakukan ABC pun memadai.

Kontrol yang dilakukan adalah dengan mengevaluasi kinerja perusahaan dibandingkan dengan perencanaa yang semula telah dibuat.

REKOMENDASI

Dalam sistem perencanaan yang ditetapkan UE kelompok kami menilai bahwa sistem perencanaan tersebut sudah baik, dan tidak perlu diadakan perubahan yang berarti.

Akan lebih baik lagi untuk menaruh lebih banyak orang Amerika, atau setidaknya orang Perancis yang fasih berbahasa Inggris dan menguasai sistem pelaporan Amerika, ke dalam Galvor menggantikan orang-orang yang tidak berkualifikasi supaya memudahkan proses tersebut supaya perusahaan bisa lebih fokus untuk meningkatkan kinerja.

KESIMPULAN

Sistem perencanaan dan pengendalian yang dilakukan UE dapat dibenarkan (walaupun berbeda dengan sistem perencanaan dan pengendalian ketika Galvor diposisikan sebagai perusahaan independen) karena UE adalah perusahaan pusat yang berlokasi di Amerika Serikat, dan UE pun memposisikan perusahaan perusahaan lain secara setara dengan tidak membedakan atau mengistimewakan hanya karena perbedaan negara. Sebagaimana kultur perusahaan Amerika Serikat, mungkin terbiasa dengan penilaian kinerja berbasis finansial, sehingga sistem pengendalian atas Galvor pun dilakukan dengan dasar finansial. Perusahaan bertaraf internasional memerlukan sistem pelaporan keuangan dan pengendalian yang komprehensif ketika perusahaan - perusahaan yang tergabung di dalamnya memiliki regulasi, kultur, dan lini produk yang berbeda.

PENDAPAT KELOMPOK

Sistem perencanaan yang diterapkan UE terhadap

Galvor sudah cukup baik dan efektif. Pada awal

perencanaan telah ditetapkan lima kunci pengukuran

objective oleh UE terhadap lini - lini bisnisnya, yang

menjadi dasar bagi Galvor Company untuk menyusun

rencana dan target tahunan. Oleh karena itu, ketika

target perusahaan sampai ke tangan UE di Amerika

Serikat, pihak UE tinggal meninjau ulang dan

menyetujui target tersebut. Target yang telah disetujui

itulah yang menjadi dasar bagi Galvor Company untuk

menyusun Business Plan sebagai alat ukur kinerja utama

dalam UE.

PENDAPAT KELOMPOK

Dalam hal penyusunan laporan keuangan, kini Galvor lebih disiplin dari pada sebelumnya. Jika sebelum Galvor dimiliki oleh UE, Galvor menyusun laporan keuangan hanya berupa neraca dan laporan laba-rugi selama setahun sekali, kini Galvor menyusun berbagai laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas setiap bulan. Galvor pun dituntut untuk tepat waktu karena laporan keuangan akan dipublikasikan di berbagai media, misalnya surat kabar. Sistem perencanaan Galvor juga menjadi lebih tertata, dengan diberlakukannya alur penetapan penyusunan rencana untuk tahun berjalan sekaligus dua tahun mendatang.

PERTANYAAN 1

Apakah penilaian keseluruhan Anda terhadap

efektifitas sistem perencanaan Universal Elektric (UE)

sebagaimana yang diterapkan Galvor?

JAWABAN 1

Sistem perencanaan yang diterapkan UE terhadap Galvor

sudah cukup baik dan efektif. Pada awal perencanaan telah

ditetapkan lima kunci pengukuran objective oleh UE

terhadap lini-lini bisnisnya, yang menjadi dasar bagi Galvor

Company untuk menyusun rencana dan target tahunan. Oleh

karena itu, ketika target perusahaan sampai ke tangan UE di

Amerika Serikat, pihak UE tinggal mereview dan

menyetujui target tersebut. Target yang telah disetujui itulah

yang menjadi dasar bagi Galvor Company untuk menyusun

Business Plan sebagai alat ukur kinerja utama dalam UE.

PERTANYAAN 2

Identifikasikan serinci mungkin, semua sistem dan

tehnik manajemen baru yang diharuskan UE untuk

diterapkan oleh Galvor . Khususnya, telusuri

berbagai langkah yang dilalui Galvor dalam

mempersiapkan rencana jangka panjang dan

tahunannya.

JAWABAN 2

Sistem Manajemen baru yang diterapkan UE

terhadap Galvor Company antara lain

(1) Dalam hal penyusunan laporan keuangan, kini

Galvor lebih disiplin daripada sebelumnya. Jika

sebelum Galvor dimiliki oleh UE, Galvor menyusun

laporan keuangan hanya berupa neraca dan

laporan laba-rugi selama setahun sekali, kini Galvor

menyusun berbagai laporan keuangan seperti

neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas

setiap bulan. Galvor pun dituntut untuk tepat waktu

karena laporan keuangan akan dipublikasikan di

berbagai media, misalnya surat kabar.

(2) Sistem perencanaan Galvor menjadi lebih tertata,

dengan diberlakukannya alur penetapan

penyusunan rencana untuk tahun berjalan sekaligus

dua tahun mendatang.

JAWABAN 2

Langkah-langkah yang ditetapkan UE kepada Galvor dijabarkan sebagai berikut:

a. Pada bulan Januari- April, Galvor menetapkan target-target sementara yang sesuai dengan lima kunci penilaian yang telah ditetapkan oleh Universal.

b. Setelah itu, pada bulan Mei, target-target sementara tersebut direview oleh Universal untuk disetujui.

c. Selanjutnya, pada bulan Juni-Juli, Galvor membuat business plan tentang bagaimana Galvor mencapai target yang telah disetujui sampai dengan dua tahun mendatang.

PERTANYAAN 3

Apa evaluasi anda mengenai efektifitas dari

hubungan kerja antara Henessy dan

eksekutif UE di Jenewa? Apa yang dapat

anda simpulkan dari teletex mengenai

otonomi Henessy sebagai direktur utama?

JAWABAN 3

Hubungan kerja antara Hennessy dengan Poulet dari pihak eksekutif UE dilakukan dengan saling mengirim telex. Komunikasi yang terjalin pun berkenaan dengan sebatas ukuran-ukuran finansial perusahaan, seperti evaluasi terhadap penjualan dan persediaan. Seharusnya, pihak UE perlu melihat keadaan Galvor secara langsung sehingga dapat mengetahui kendala-kendala dibalik memburuknya performa Galvor tersebut. Pihak UE pun terkesan tidak memberikan kesempatan bagi Galvor untuk menyesuaikan diri dengan perubahan sistem pelaporan dan sistem manajemen lain.

PERTANYAAN 4

Lihatlah dari sudut pandang Galvor.

Andaikanlah Galvor sebagai perusahaan

swasta dan kamu menjadi konsultan

perusahaan tersebut, bagaimanakah kamu

akan merekomendasikan rencana

manajemen dan kontrol praktek

perusahaan tersebut yang berbeda dari

perusahaan perusahaan yang telah ditiru oleh UE?

JAWABAN 4

Walaupun Galvor diposisikan sebagai perusahaan yang independen, kami tetap merekomendasikan Galvor untuk membuat rencana-rencana jangka pendek maupun jangka panjang secara disiplin. Selain itu, melakukan evaluasi terhadap penentuan kos produk juga akan kami rekomendasikan, mengingat selama ini kos overhead belum teralokasikan secara tepat. Akan lebih baik lagi jika perusahaan mengimplementasikan activity based costing, mengingat perusahaan menciptakan lebih dari satu jenis produk, dan sumberdaya untuk melakukan ABC pun memadai. Kontrol yang dilakukan adalah dengan mengevaluasi kinerja perusahaan dibandingkan dengan perencanaa yang semula telah dibuat. Galvor merupakan perusahaan Eropa, yang mungkin memiliki kultur berbeda dengan perusahaan Amerika. Oleh karena itu, penilaian kinerja tidak hanya didasarkan pada aspek finansial, tetapi juga aspek non finansial.

PERTANYAAN 5

Dan juga lihatlah dari sistem yang ada pada sudut

pandang UE. Bagaimanakah sistem perencanaan

dan kontrol praktek yang telah ditiru oleh UE berbeda

dengan yang diperoleh sendiri dari sudut pandang

Galvor dapat dibenarkan?

JAWABAN 5

Sistem perencanaan dan pengendalian yang dilakukan UE dapat dibenarkan (walaupun berbeda dengan sistem perencanaan dan pengendalian ketika Galvor diposisikan sebagai perusahaan independen) karena UE adalah perusahaan pusat yang berlokasi di Amerika Serikat, dan UE pun memposisikan perusahaan-perusahaan lain secara setara dengan tidak membedakan atau mengistimewakan hanya karena perbedaan negara. Sebagaimana kultur perusahaan Amerika Serikat, mungkin terbiasa dengan penilaian kinerja berbasis finansial, sehingga sistem pengendalian atas Galvor pun dilakukan dengan dasar finansial.

PERTANYAAN 6

Apakah organisasi organisasi internasional besar,

seperti UE, mengandalkan sistem pelaporan keungan

yang komprehensif dan kontrol untuk mendapatkan

tujuan strategik?

JAWABAN 6

Perusahaan bertaraf internasional

memerlukan sistem pelaporan

keuangan dan pengendalian yang

komprehensif ketika perusahaan-

perusahaan yang tergabung di

dalamnya memiliki regulasi, kultur, dan

lini produk yang berbeda.

PERTANYAAN 7

Perubahan semacam apakah, apabila memang

ada, yang harus dilakukan didalam sistem

perencanaan UE? Bagaimanakah dengan sistem

manajemennya, apakah perlu perubahan pula? Dan

apabila diperlukan peningkatan didalam proses

manajemen, bagaimanakah kamu akan

merubahnya?

JAWABAN 7

Dalam sistem perencanaan yang ditetapkan UE, kami

menilai bahwa sistem perencanaan tersebut sudah

baik, dan tidak perlu diadakan perubahan yang

berarti. Hanya saja, sebaiknya pihak perusahaan

menaruh lebih banyak orang Amerika, atau

setidaknya orang Perancis yang fasih berbahasa

Inggris dan menguasai sistem pelaporan Amerika, ke

dalam Galvor menggantikan orang-orang yang tidak

berkualifikasi supaya memudahkan proses tersebut

supaya perusahaan bisa lebih fokus untuk

meningkatkan kinerja.