Pengelolaan Repositori institusi, (institutional repositories) Akses Terbuka (OA, Open Access) dan ketampakan (visibility) universitas

Berbagi pengalaman dari Unika Soegijapranata (Alb. Pramukti Narendra SS. M.IP)

Perpustakaan Istilah perpustakaan berasal dari kata dasar pustaka. Yang berarti buku, atau kitab.Kemudian mendapat awalan per dan akhiran an menjadi perpustakaan. Selanjutnya dalam istilah perpustakaan terkandung pengertian "kumpulan buku dan informasi yang disusun di ruang tertentu dilengkapi dengan perlengkapan (sarana prasarana), menurut aturan tertentu, diatur dan dilayankan oleh petugas (pustakawan) dan dipergunakan oleh para pembaca/pemakai. (www.madinask.com/index.php?option=com_content&task=view&id=1585& ( Itemid=10-24k) .

Dalam sejarah, penyimpanan materi perpustakaan dengan rekod dan arsip sejak awal dilaksanakan di satu tempat. Penyimpnbanan bahan perpustakaan, rekod, arsip, artefak itu dilakukan di tempat yang disebut repositori. Kelak pada abad 12 perpustakaan dengan arsip berpisah setelah munculnya negara kota di Italia. Pada waktu itu baru disadari bahwa hakekat perpustakaan dengan kearsipan berbeda.

Perpustakaan tumbuh sebagai institusi pada awal abad 12 atau 13. Perpustakaan menyimpan materi perpustakaan yang dikumpulkan kaum bangsawan, kemudian berkembang menjadi perpustakaan pribadi dan seterusnya di berbagai negara merupakan cikal bakal perpustakaan nasional. Perpustakaan menggunakan system manual untuk pengolahannya, kemudian menggunakan teknologi informasi (TI) sekitar tahun 1980 an. Muncullah istilah automasi perpustakaan, selanjutnya diganti dengan istilah sistem perpustakaan terpadu Koleksi perpustakaan masih berbasis kertas, kemudian multimedia

Di segi lain, berbagai materi perpustakaan dalam wujud kertas dialih bentuk menjadi format digital sehingga muncullah istilah perpustakaan digital , secara sederhana didefinisikan sebagai perpustakaan yang menyimpan materi media kertas dan digital. Dalam kenyataannya belum ada perpustakaan digital sepenuhnya sehingga ada yang menjulukinya sebagai perpustakaan hibrida. Berkembang pula istilah perpustakaan maya (virtual library karena koleksinya dapat iakses secara maya, dapat dalam wujud fisik bila diunduh (download) atau diperoleh melalui system pinjamantar perpustakaan. Juga ada istilah perpustakan tanpa dinding karena seorang pemakai dapat mengakses koleksi perpustakaan lain, melewtai dinding fisik perpustakaan tempat dia mencari informasi.

1

Perpustakaan Digital

Perpustakan digital adalah organisasi yang melakukan kegiatan memilih-mengumpulkan-mengolah dan menyimpan koleksi digital dengan tujuan untuk melestarikan-menjaga dan terutama mendistribusikan kepada pengguna sehingga pengguna secara mudah-tepat dan luas dapat mengakses ke dalam data dan sumber informasi digital tersebut sehingga mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan. Selain itu organisasi juga membuat dan merancang jaringan dan kerjasama dengan memanfaatkan infrastruktur yang mendukung sehingga terjadi proses knowledge sharing yang lebih baik-cepat-tepat dan luas.

Definisi repository institute

Repositori dapat berarti gudang sehingga bisa mencakup perpustakaan, museum, arsip bahkan juga gudang. Kini pengertian institutional repository (repository institusi, selanjutnya disingkat IR) mengacu pada penyimpanan dan preservasi informasi digital sebuah organisasi atau asset pengetahuan sebuah organisasi (Branin, 2010) . Repostori institusi didefinisikan sebagai “a permanent, institute-wide repository of diverse locally produced digital eworks (e.g. article preprints and postprints, data sets, electronic theses and dissertations, learning objects, and technical reports that is available for public use and supports metadata harvesting (University of Houston,2006). Definisi serupa diberikan juga oleh Mark & Shearer (2006) yang menulis “an Institutional Repository is a way for every academic institution so ‘showcase’ its intellectual prowess through the systematic collection, organization, making accessible and preservation of its intellectual output.” Jadi sebuah IR bertujuan memperoleh, melestarikan dan menyediakan akses ke karya digital yangfmerupakan produk sebuah komunitas; di sini komunitas dapat berarti universitas, lembaga penelitian, organisasi dsb.

Pengalaman Repostori Institusi di Unikahttp://eprints.unika.ac.id

Repositori Unika mulai didirikan tahun 2012 dengan prakarsa terpadu dari Wakil Rektor I – BMSI – Lembaga Penelitian dan Perpustakaan. Repositori Unika menggunakan software eprints dan ‘ditanam’ di server milik universitas dan sebagai pengelola server adalah Biro Manajemen dan Sistem Informasi (BMSI).

2

Didalam Unika sendiri ada beberapa pintu masuknya karya ilmiah dari sivitas akademika yaitu :

1. Lembaga Penelitian2. Perpustakaan

Berkaitan dengan hal itu maka keterlibatan lemlit dan perpustakaan di dalam kegiatan pengelolaan RI tidak dapat dihindari.

Klaster Konten Digital Akademik di Lingkungan UnikaDalam rangka pengelolaan informasi digital maka telah disusun suatu kebijakan mengenai tata kelola informasi digital. Adapun pengelompokkannya sbb :

1. Katalog Perpustakaan menggunakan SLIMS 2. Jurnal on line yang ditulis oleh Siva Unika menggunakan Open Jurnal

Sistem/OJS.3. Karya Ilmiah yang tidak diterbitkan masuk dalam kriteria Repositori

Institusi.

Usulan Pengembangan Unika Repositori Institusi : 1. Mengusulkan draft Surat Keputusan Rektor Tentang Wajib Serah

Simpan Karya Ilmiah ke perpustakaan.2. Adanya komputer server, software untuk IR dan mesin pengubah

dokumen menjadi PDF 3. Adanya SDM yang menangani 4. Mengembangkan Viewer dan Watermark, sebagai salah satu

pengamanan data pada Digital Library Search in Context 5. Mengembangkan fasilitas Upload Mandiri pada Digital Library

Search in Contet

3

Copy Right Menyangkut bahasan masalah copyright,. Kebijakan unggah wajib meliputi seluruh dokumen (fulltext) untuk semua jenjang pendidikan (Diploma, S1, S2, S3) dan semua unsur sivitas akademika Unika. Sedangkan untuk publikasinya dalam Repository Unika diatur sebagai berikut:

1. Diploma dan S1 publikasi (ditampilkan) fulltext untuk semua dokumen (seluruh bab) kecuali yang keberatan (biasanya dosen pembimbing atau perusahaan tempat riset dilaksanakan) karena alasan untuk patent dan artikel jurnal ilmiah serta rahasia perusahaan Bab II, Bab III dan Bab IV tidak ditampilkan (tidak bisa diakses dan dibaca)

2. S2 dan S3 publikasi yang telah menjadi ketetapan Bab II, Bab III dan Bab IV tidak boleh ditampilkan (tidak bisa diakses dan dibaca); yang diijinkan untuk ditampilkan Bab I dan Bab V, judul, abstrak,daftar isi, daftar tabel, daftar gambar serta bibliografi

(sebagai inspirasi kami mengambil contoh penerapan di ITS mengenai copy right)

Penerapan di ITS soal copy right (Hak Copyright dari sisi kontributor (sivitas akademika ITS) telah dibuatkan form tersendiri, diisi waktu menyerahkan Tugas Akhir/Tesis/Disertasi di bagian pengadaan. Dimana dalam form tersebut dinyatakan bahwa kontributor bertanggungjawab penuh terhadap karya ilmiahnya apabila terjadi pelanggaran Hak Cipta tanpa melibatkan Institut Teknologi Sepuluh Nopember. Kontributor menyetujui untuk memberikan kepada Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Hak Bebas Royalti Non-Ekslusif (Non-Exclusive Royalty-Free Right) atas karya ilmiahnya. Dengan Hak Bebas Royalti Non-Ekslusif ini Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya berhak menyimpan, mengalih-media/format-kan, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data (database), mendistribusikannya, dan menampilkan/ mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa meminta ijin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta. Institut Teknologi Sepuluh Nopember dalam hal ini Perpustakaan ITS yang berhak melaksanakan Hak Bebas Royalti Non-Ekslusif mempublikasikan karya ilmiah di Repository Perpustakaan ITS.

4

3. Karya Ilmiah lain misalnya laporan penelitian, proseding, diktat, disajikan full teks.

Kelompok keanggotaan dalam sistem Repository Perpustakaan dibedakan menjadi 5, yaitu:

1. Administrator, merupakan akun yang mempunyai wewenang tertinggi sehingga dapat mengakses berbagai menu dalam sistem. Dalam hal ini sebagai administrator adalah perwakilan dari BMSI-Perpustakaan dan Lembaga Penelitian.

2. Operator, akun yang digunakan untuk menangani berbagai proses yang berhubungan dengan pengolahan data koleksi. Dilakukan oleh petugas perpustakaan.

3. Kontributor, akun yang mempunyai wewenang untuk berkontribusi dalam memasukkan data koleksi. Data yang dimasukkan kontributor akan diverifikasi oleh operator dahulu sebelum dipublikasi ke dalam sistem. Akun ini biasanya diberikan kepada pustakawan di Ruang Baca Jurusan.

4. Guest, merupakan akun yang hanya digunakan untuk melihat koleksi yang bersifat privat (harus login)

5. Member, akun ini pada prinsipnya memiliki kesamaan dengan akun Guest. Perbedaannya terletak pada kemampuannya untuk dapat berkontribusi sebagaimana layaknya akun kontributor.

Digitalisasi di Perpustakaan Unika

Selama ini Perpustakaan Unika sudah melakukan digitalisasi, tetapi dengan menggunakan mesin yang volumenya kecil, sedangkan materi yang dimiliki banyak.

Dokumen digital tersebut tersimpan di dalam sofware Newspektra dan berkontribusi kepada Aptik Digital Library.

Saat ini sedang dilakukan proses migrasi data digital dari newspektra menuju software eprints lebih kurang 15 ribu judul artikel digital.

Contoh Formulir pengalihan copyright dari mahasiswa kepada universitas dengna beberapa catatan

Dengan ini saya memberikan kepada Unika Seogijapranata hak non eksklusif untuk menyimpan, memperbanyak dan menyebarluaskan tesis karya saya, secara keseluruhan atau hanya sebagian atau hanya

5

ringkasan saja dalam bentuk format elektronik atau tercetak dengan ketentuan sbb :

1. Disimpan dalam bentuk hardcopy tercetak di perpustakaan2. Disimpan dan didistribusikan dalam bentuk format elektronik

dengan ketentuan (pilih salah satu ) :a.Full Text : dari mulai halaman judul sampai lampiran b.Full text : bab tertentu saja. c. Abstrak saja

Saya menyatakan dan menjamin bahwa tesis maupun abstraknya adalah karya asli saya. tidak melanggar hak cipta orang lain, dan saya membuat pernyataan ini sebagai pemegan hak tunggal atas tesis dan ringkasannya.

Saya menyatakan bahwa saya akan tetap mempertahankan hak cipta karya tersebut. Saya juga tetap mempertahankan hak saya untuk menggunakan seluruh atau sebagian isi tesis tersebut untuk karya yang akan datang dalamn bentuk artikel atau buku.

Semarang, 2012

Nama

NIM

Standar Operating Procedur / SOP

Perpustakaan Unika Soegijapranata Semarang

REPOSITORI INSTITUSI

Dibuat oleh :

Albertus Pramukti Narendra, SS., M.IP.

SOP : Unggah Karya Ilmiah (Laporan Penelitian, Makalah, Majalah Ilmiah, Makalah dalam Prosiding, Orasi Ilmiah, Tugas

Direvisi oleh :

6

Akhir mahasiswa)

Tgl. Pembuatan : Agustus 2012 Disetujui oleh :

Tgl. Revisi : Jumlah Halaman : 6

Tgl. Revisi Akhir :

1. Tujuan Mengunggah karya ilmiah berupa laporan penelitian, makalah, artikel majalah ilmiah, makalah seminar dab simposium dalam prosiding serta tugas akhir mahasiswa pada Repositori Institusi Universitas Katolik Soegijapranata ) http : ...................................

2. Ruang Lingkup

LAPORAN PENELITIAN (REPOSITORI INSTITUSI)

Laporan tertulis yang diterbitkan oleh Unika Soegijapranata yang memaparkan hasil penelitian atau pengkajian yang telah dilakukan oleh seseorang atau sebuah tim dengan memenuhi kaidah dan etika keilmuan yang dikukuhkan dan ditaati oleh masyarakat keilmuan dengan ketentuan sebagai hasil karya kegiatan yang termasuk ke dalam kategori melaksanakan penelitian.

MAJALAH ILMIAH (OPEN JURNAL SISTEM)

Majalah ilmiah yang akan diunggah pada OJS Universitas Katolik Soegijapranata Semarang adalah majalah yang diterbitkan oleh Fakultas/Jurusan/Program Studi di Universitas Katolik Soegijapranata Semarang dengan ketentuan

7

merupakan bentuk terbitan yang berfungsi meregistrasi kegiatan kecendekiaan, mensertifikasi hasil kegiatan yang memenuhi persyaratan ilmiah minimun, mendiseminasikannya secara meluas kepada khalayak ramai, dan mengarsipkan semua temuan hasil kegiatan kecendikiaan ilmuwan dan pandit yang dimuatnya.

ARTIKEL MAJALAH ILMIAH (OPEN JURNAL SISTEM)

Artikel majalah ilmiah yang akan dimaksud adalah artikel yang ada dalam majalah ilmiah yang diterbitkan oleh Fakultas/Jurusan/Program Studi di Universitas Katolik Soegijapranata Semarang, dan artikel yang ada dimuat dalam majalah ilmiah yang bukan diterbitkan Unika Soegijapranata Semarang dengan memberikan alamat url dari majalah ilmiah tersebut.

MAKALAH SEMINAR/SIMPOSIUM (REPOSITORI INSTITUSI)

Laporan tertulis yang merupakan sebuah bentuk pengajaran akademis atau presentasi hasil penelitian dalam bentuk yang lebih formal, baik di sebuah universitas maupun suatu organisasi komersial atau profesional yang dapat dijadikan acuan bagi ilmuwan lain dalam melaksanakan penelitian atau pengkajian selanjutnya yang diterbitkan dalam sebuah prosiding seminar atau pertemuan ilmiah lainnya dengan ketentuan memiliki ISBN atau ISSN.

8

ORASI ILMIAH

TUGAS AKHIR MAHASISWA

Laporan yang berupa paparan tulisan hasil penelitian sarjana S1 dan S2 Universitas Katolik Soegijapranata Semarang yang membahas suatu permasalahan/fenomena dalam bidang ilmu tertentu dengan menggunakan kaidah-kaidah yang berlaku.

3. Referensi

a. Pedoman Operasional Penilaian Angka Kredit Kenaikan Jabatan Fungsional Dosen ke Lektor Kepala dan Guru Besar, Dirjen Dikti, 2009.

b. Surat Edaran Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Nomor : 2050/F/T/2011 tanggal 30 Desember 2011, perihal tentang Kebijakan Unggah Karya Ilmiah dan Majalah.

4. Sarana

Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah, Lembar Tanda Terima Penyerahan Karya Ilmiah dan Pernyataan Persetujuan, Pangkalan Data Digital Library Universitas Katolik Soegijapranata Semarang.

5. Prosedur

Unggah karya ilmiah dilakukan oleh perpustakaan

a. Dosen menyerahkan karya ilmiah yang dimaksud melalui petugas perpustakaan

b. Dosen mengisi Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah (lihat Lampiran I dan dapat diunduh melalui http:/................. dan memperhatikan format akses publikasi terkait dengan hak cipta karya

9

ilmiah sebagai berikut:- Bentuk fisik

File elektronik yang dikumpulkan dalam bentuk kepingan Compact Disk (CD) dan diberi label CD (lihat Lampiran 2) yang berisi informasi Logo Unika Soegijapranata, Jenis karya ilmiah (Laporan Penelitian, Makalah, Artikel Majalah), Judul karya ilmiah, Nama dan NIK, Tanda tangan yang bersangkutan, Tahun terbit. Kepingan CD tersebut dimasukkan ke dalam CD-case plastik (tempat/kotak CD);

- Laporan karya ilmiah disimpan dalam 1 (satu) file, yaitu fulltext lengkap (mulai Cover sampai dengan Lampiran) dengan nama file “judul_nama pengarang.pdf” (untuk judul jika disingkat minimal 4 kata sebagai kata kunci, contoh nama file konsentrasi_guar_gum_tablet_hisap_ekstrak_ginseng_kuncoro_foc.pdf), menggunakan Adobe Acrobat versi 7.0 (format PDF tersebut merupakan hasil alih bentuk dari MS Word);

- File lain yang berhubungan (Lampiran: untuk file perancangan pabrik, maupun file multimedia) harus disertakan dalam satu file atau folder tersendiri;

- Untuk makalah seminar/simposium dalam prosiding yang bukan diterbitkan Universitas Katolik Soegijapranata Semarang, file elektronik yang dikumpulkan berisi halaman judul prosiding, editorial/dewan redaksi, daftar isi dengan diberikan tanda pengarang/penulisnya dan abstrak;

- Untuk artikel majalah ilmiah yang bukan

10

diterbitkan Universitas Katolik Soegijapranata Semarang, file elektronik yang dikumpulkan berisi halaman judul majalah, editorial/dewan redaksi, daftar isi dengan diberikan tanda pengarang/penulisnya dan abstrak;

- CD laporan karya ilmiah harus sesuai dengan tercetak dan tidak diberi “password”.

c. Petugas perpustakaan melakukan pemeriksaan karya ilmiah dan lembar pernyataan yang diterima.

d. Petugas perpustakaan memberikan tanda terima penyerahan karya ilmiah dan lembar pernyataan persetujuan (lihat Lampiran 3)

e. Petugas perpustakaan menyerahkan ke bagian pengolahan untuk dilakukan unggah karya ilmiah.

f. Untuk memeriksa hasil unggah karya ilmiah, dosen dapat mengakses melalui http:///.............................

Perpustakaan Unika Soegijapranata Semarang

REPOSITORI INSTITUSI

Dibuat oleh :

Albertus Pramukti Narendra, SS., M.IP.

SOP : Unggah dokumen Arsip universitas, ke - Unika-ana, Ke Soegijapranata-an

Direvisi oleh :

Tgl. Pembuatan : Agustus 2012 Disetujui oleh :

11

Tgl. Revisi : Jumlah Halaman : 6

Tgl. Revisi Akhir :

1. Tujuan Mengunggah karya non ilmiah berupa (1) arsip universitas seperti pidato dies natalis, laporan tahunan rektor, pidato rektor baru, katalog universitas, publikasi universitas, surat surat keputusan milik Universitas Katolik Soegijapranata dan (2) Ke Unika-ana- an dokumen universitas seperti pemberitaan, publikasi institusi, materi seminar, dan Unika sebagai objek tulisan ilmiah. (3) Dokumentasi Monsinyur Soegijapranata sebagai patron Unika Soegijapranata Semarang.

2. Ruang Lingkup

ARSIP UNIVERSITAS

Laporan tertulis yang diterbitkan oleh Unika Soegijapranata yang memaparkan seperti pidato dies natalis, laporan tahunan rektor, pidato rektor baru, katalog universitas, publikasi universitas, surat keputusan universitas.

KE – UNIKA –ANA - AN

Dokumen universitas seperti pemberitaan, publikasi institusi, materi seminar dan berbagai informasi berkaitan Unika sebagai objek tulisan ilmiah. .

DOKUMEN MGR. SUGIYOPRANOTO

Dokumentasi dan informasi berkaitan dengan Monsinyur Sugiyopranoto sebagai patron Unika Sugiyopranoto..

12

3. Prosedur

Unggah karya non ilmiah dilakukan oleh perpustakaan / unit bersangkutan

a. Dosen/tenaga administrasi memverifikasi informasi yang akan di unggah oleh pejabat berwenang (dekan, ketua jurusan, kepala biro/lembaga)

b. Dosen/adminstrasi membuka aplikasi repository institusi Unika dan melakukan up load mandiri.

c. Untuk memeriksa hasil unggah karya ilmiah, dosen dapat mengakses melalui http:///.............................

MAPING INSTITUSIONAL REPOSITORI UNIVERSITAS KATOLIK SOEGIJAPRANATA SEMARANG

NO

JENIS DOKUME

N ITEM LEVEL AKSES

ARSIP UNIVERSI

TAS

YAYASAN,

REKTOR DAN PEJABA

TDOSEN

TENAGA

ADMIN

tetap

TENAGA

ADMIN

KONTRK

PENELITI

M.S3.S2

M.S1/D3

UMUM

DENGAN

MOU

UMUM

TANPA

MOU1.Pidato Dies Natalis

full text

full text

full text

full text

full text

full text

full text

full text

2.Pidato Rektor Baru

full text

full text

full text

full text

full text

full text

full text

full text

3.Laporan Tahunan Rektor

full text

full text

full text

full text

full text

full text

full text

full text

4.Orasi Guru Besar

full text

full text

full text

full text

full text

full text

full text

full text

5.Katalog

full text

full text

full text

full text

full text

full text

full text

full text

13

Universitas6. Surat Keputusan2

full text

full text

full text

full text

full text

UNIKA SKOLARSIPmeliputi dokumen2 hasil penelitian dan karya ilmiah non tugas akhir oleh sivitas Unika, dan tamu/ peneliti yang melakukan penelitian bekerjasama dengan Unika

1.By Fakultas

full text

full text

full text full

textfull text

full text

2.By Pusat studi

full text

full text

full text

full text

full text

full text

3.By sumber dana

full text

full text

full text

full text

full text

full text

UNIKA THESISmeliputi tugas ilmiah akhir siva Unika termasuk yang menjalankan studi di luar Unika

1.Doktoral

full text

full text

full text full

textfull text

full text

2.Magister

full text

full text

full text

full text

full text

full text

3.Sarjana

full text

full text

full text

full text

full text

full text

UNIKA -

14

ANA

meliputi :

1.Tulisan2 mengenai Sejarah

full text

full text

full text full

textfull text

full text

1. Pemberitaan

2.Laporan kegiatan (university-level)

full text

full text

full text

full text

full text

full text

2.Publikasi Institusi

3.Materi-materi seminar internal

full text

full text

full text

full text

full text

full text

3.Materi seminar

4. Materi-materi seminar external

full text

full text

full text full

textfull text

full text

yang dibawakan di

5. Laporan Kerja Praktek Diploma

full text

full text

full text

full text

full text

full text

internal maupun external4.Unika sebagai objektulisan ilmiah

Hasil yang sudah mulai dinikmati

15

Bacaan :

Sulistyo-Basuki. (2012) Repositori institusi, (institutional repositories) Akses Terbuka (OA, Open Access) dan ketampakan (visibility) universitas. Semarang : Materi Raker JPA Unika Soegijapranata Semarng 2012

16

Arif Surahman. Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. Beberapa   Definisi Perpustakaan Digital http://arifs.blog.ugm.ac.id/2008/08/05/beberapa-definisi-perpustakaan-digital/

Sutarmi Kasimun. Peranan Repositori Institusi dan Perpustakaan dalam Meningkatkan Visibiliti Penyelidikan The Role of Institutional Repository and Library in Enhancing Research Visibility (www.madinask.com/index.php?option=com_content&task=view&id=1585& ( Itemid=10-24k) . Perpustakaan Universiti Malaya sutarmi@um.edu.my

Pramukti Narendra. (2012) Materi presentasi Repositori Unika Soegijapranata Semarang.

17