Formulir Kuesioner & Contoh Pengisian

A. IDENTITAS PEKERJAAN

FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN I

1. Kode Jabatan & Unit Kerja:

(Tidak Perlu diisi)

2 . Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada:

4 . Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/

Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja

tersebut :5 . Nama Jabatan Atasan Langsung

Anda:6 . Lokasi Kerja(lokasi geografis

tempat kerja anda): Kota :

Provinsi:

Contoh:

1. Kode Jabatan & Unit Kerja:

(Tidak Perlu diisi)

2 . Nama Jabatan/Pekerjaan Anda: Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a)

3. Nama Unit Kerja Dimana Jabatan

ini berada: Badan Kepegawaian Daerah

4 . Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/

Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut

:

Pemerintah Daerah Propinsi

5 . Nama Jabatan Atasan Langsung

Anda: Kepala Bagian Mutasi dan

Formasi6 . Lokasi Kerja(lokasi geografis

tempat kerja anda): Kota : Semarang

Provinsi: Jawa Tengah

1

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

- Tunjukan “tempat berada” nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur

- Organisasi atau Direktorat nya. - Bagi jabatan jabatan yang tidak

langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak

- - yang menggambarkan jabatan jabatan yang berada diatas nya dan (bila

- ada), paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan

apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat

sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan

2

D. RINCIAN TUGAS


terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau atasan

langsungnya. Batasi jawaban anda sampai 2MAKSIMUM (DUA)

!!! ) . Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada

pola kalimat sebagai berikut :

a. - Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata kata; memimpin,

mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup

tugas jabatan), agar /sehingga/untuk .........(tuliskan tujuan atau

keluaran akhir jabatan).

b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu)

dimulai dengan kata – kata melakukan, melaksanakan, ...............

c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari

- kata kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam

(melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi,

menyusun, melaksanakan ) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup

tugas jabatan) agar/sehingga/untuk .........(tuliskan tujuan atau

keluaran akhir jabatan).

!! !!!!!! !:

................................................................................................

Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS

ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam

3


memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja

dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan

- pemegang pemegang jabatan lainnya.

- Tuliskan masing masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling

utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh

pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan

pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok

ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada

Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

Kemudian dilanjutkan dengan - Tugas Tugas yang lain , yaitu Tugas

- - Tambahan, Tugas Lain Lain dan Tugas Tugas Berkala. Bila diperlukan Isian

Tugas, Peranan, Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat

ditulis/diketik pada kertas terpisah.

Karakteristik Tugas :

a. Menyerap waktu yang wajar

b. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu

. Menggunakan bahan kerja tertentu

d. Menggunakan perangkat kerja tertentu

e. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses

f. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu

g. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya

- Jenis Jenis Tugas :

a. Tugas Pokok , adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari

fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis.

b. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang

- kadang kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya.

. -Tugas Lain Lain adalah tugas tugas yang -kadang kadang dilakukan,

yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi

sering dilakukan.

4


d. Tugas Berkala - adalah tugas yang dilakukan pada waktu waktu tertentu

secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari.

Tahapan Pelaksanaan Tugas. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas

dengan menuliskan urutan -- -- masukan (input) > proses > keluaran

(output) , dengan merinci bahan atau alat yang dipakai, cara

-kerja/metode/teknik yang digunakan, sistim/prosedur yang diikuti, jabatan

jabatan yang berhubungan, di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil

akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut

dicapai.

Peranan. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam

mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak.

Indikator Prestasi. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui

hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). Untuk memudahkan,

indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur; BIAYA (anggaran,

biaya operasional, dll); MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat

pengguna, keluhan, gugatan, dll); WAKTU (standar waktu

penyelesaian, dll) dan VOLUME (jumlah, out put atau rupiah)

MULAILAH MENGISI !

TUGAS POKOK

1.

11. .

12. .

13. .

14. .

5


Peranan :

Indikator Prestasi :

2.

21. .

22. .

23. .

24. .

Peranan :


3.

31. .

32. .

6


Kewenangan :


TUGAS TAMBAHAN

1.

11. .

12. .

13. .

14. .

Peranan :


2.

21. .

22. .

23. .

24. .

Peranan :

7



-TUGAS LAIN LAIN

1.

11. .

12. .

13. .

14. .

Peranan :


2.

21. .

22. .

23. .

24. .

Peranan :


8


- TUGAS TUGAS BERKALA

1.

11. .

12. .

13. .

14. .

Peranan :


2.

21. .

22. .

23. .

24. .

Peranan :

9



1 . Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi

Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis.

Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis.

Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis.

2. Tuliskan pada kolom : unit kerja

Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam

instansi (internal) dapat juga dari luar instansi

(eksternal/instansi/organisasi luar)

3. ! !!!!! !!!!!!!! !!!!!!!!!!!! !!!!!!!!!( ) .

Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya

hubungan tersebut (misalnya melaporkan, meminta data, barang,

berkoordinasi atau memberi perintah dsb.)

JABATAN YANG

DIHUBUNGI

NAMA UNIT KERJA

!!!

MAKSUD/TUJUAN

HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI

10

E. HUBUNGAN KERJA ( - Hubungan hubungan terkait

- dengan pelaksanaan tugas tugas dalam pekerjaan ini.


JABATAN YANG

DIHUBUNGI

NAMA UNIT KERJA

!!!

MAKSUD/TUJUAN

HUBUNGAN

INTERN INSTANSI

1.

2.

3.

1.

2.

3.

1.

2.

3.

EKSTERN INSTANSI

1.

2.

1.

2.

1.

2.

JABATAN YANG SETARA

INTERN INSTANSI

1.

2.

3.

1.

2.

3.

1.

2.

3.

EKSTERN INSTANSI

1.

2.

1.

2.

1.

2.

JABATAN YANG LEBIH RENDAH

1.

2.

1.

2.

1.

2.

11


JABATAN YANG

DIHUBUNGI

NAMA UNIT KERJA

!!!

MAKSUD/TUJUAN

HUBUNGAN

3. 3. 3.

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN

INTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA. Ini adalah

pengawasan/supervisi yang diterima dari atasan langsung atau pejabat lain,

atau dalam tim bersifat “ad hoc” adalah orang yang ditunjuk sebagai

pimpinan tim ! !!!!!!!!! !!!!!! !!!!!!! !!!!!!!!. :

Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan

langsung atau pejabat lain.

Kolom Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan pengawasan

Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan

(misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu, dll.)

Pekerjaan yang diawasi Pengawasan

Oleh

Frekuensi

Pengawasan

1.

2.

1.

2.

1.

2.

12


PEMBERIAN PENGAWASAN

Penjelasan. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan

kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain. Bila tidak

melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA.

Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu tingkat

di bawah).

Kolom Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi

Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh

jabatan yang diawasi.

Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya

tiap jam/tiap hari/tiap minggu, dll.) terhadap jabatan yang diawasinya.

Jabatan yang

diawasi

Jumlah

Pejabat

Pekerjaan yang

diawasi

Frekuensi

Pengawa

san

1.

2.

1.

2.

1.

2.

1.

2.

ADMINISTRASI

Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi

Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau

nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi.

Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang

diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada

Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa

menit, beberapa jam dll)

Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang

diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut

sudah ditemukan.

13


Nama Formulir/

Surat/Keputusan/ dll

-Waktu untuk Menemu

kan Kesalahan

Waktu untuk

Memperbaiki

1.

2.

1.

2.

1.

2.

KEUANGAN

Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan ( Diisi kalau ada, kalau

tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA)

Kolom Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab

-(karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata rata

perbulan) dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas

jabatan

Kolom Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk

apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis.

Jumlah Uang Untuk Keperluan

PERALATAN/MESIN/BAHAN

Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan

Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat,

mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam

melaksanakan tugasnya.

Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul

dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan

yang digunakan salah dalam penggunaannya.

14


Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan

1.

2.

3.

4.

5 .

6 .

1.

2.

3.

4.

5 .

6 .

!!!!!!!

Tanggung Jawab Kerahasiaan :

Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi

tanggung jawab anda.

Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia

bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal).

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran

(bagi instansi)

1.

2.

1.

2.

G. LINGKUNGAN KERJA

PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA

1. Akibat kecelakaan : kalau ada, diisi dengan hal yang akan timbul

berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam

kerja, kalau tidak ada diisi TIDAK ADA.

2. Gangguan kesehatan : kalau ada, diisi dengan jenis penyakit yang

terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan

3. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini:

15


a. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat

disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan

b. Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat


c. Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat


Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus !100

4 . - Tempat melaksanakan tugas tugas kerja.

a. Di dalam gedung : diisi dengan % waktu yang dihabiskan dalam

melaksanakan tugas

b. Di luar gedung : diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan

pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan)

Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100%

5 . Kondisi lingkungan

Lingkungan tempat bekerja anda, dapat berupa kondisi yang:

Buruk bila dirasakan secara umum tidak nyaman, dapat

membahayakan kesehatan.

Cukup bila dirasakan cukup nyaman, tidak membahayakan

kesehatan.

Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan

6 . Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi diri

saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA) .

SEKARANG MULAILAH MENGISI. 1. Akibat jika terjadi kecelakaan :

2. Gangguan kesehatan yang

mungkin terjadi

:

3. Kegiatan pemegang jabatan ini.

a. Duduk : %

b. Berdiri : %

16


c. Berjalan : %

4. Tempat kerja

a. Di dalam gedung : %

b. Di luar gedung : %

5. Kondisi Lingkungan

Kondisi Kurang Cukup Baik

a. Suhu

b. Penerangan

c. Ventilasi

d. Ket enangan

e. Kebersihan

f. Keleluasaan

- l uas r uang

- luas meja

6. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada, kosongkan saja):

17


BAGIAN II

Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya, tulislah dibawah ini (Bila tidak

ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA):

BAGIAN A.

BAGIAN B.

BAGIAN C.

BAGIAN D.

BAGIAN E.

BAGIAN F.

BAGIAN G.

B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI

Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus

dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan tugas2nya

dengan sukses. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum yang harus

dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini, bukan yang

sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang)

PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/KOMPETENSI

18

A. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN


1. Pendidikan Formal Minimal. - Kira kira Tingkat Pendidikan Formal Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus &

Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan

Keahlian yang disebutkan dalam a dan b......................................................................................................

2. Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus. Apakah selain Pendidikan

Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya; Spesialisasi untuk

Dokter, brevet Notaris, Akuntan Publik, Pengacara atau Sertifikat

- Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Pra jabatan? Bila Ya, apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja).

Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus Brevet/Sertifikat

a.

b.

c.

3. Pengalaman Kerja . Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan

ini/menduduki jabatan ini, selain harus memiliki pendidikan yang

disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman

kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?

Tidak Diperlukan Pengalaman Sama Sekali:

Diperlukan Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai;

Apa/Dalam Jabatan apa? Berapa lama minimum?

i. ..........Tahun

ii. ...........Tahun

iii. ...........Tahun

4. Persyaratan fisik - : Tuliskan data data fisik yang diperlukan agar

seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut.

5. Persyaratan Umur minimal dan maksimal : Tuliskan umur minimal

yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik

.....................................................................................................

19


Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.

Tanda Tangan:______________________

Nama Jelas:________________________

Tanggal:

20


CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL

ANALISIS JABATAN

Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Persuratan

Sub Bidang/Sub Bag : Subbag Persuratan

Bidang / Bagian : Bagian Administrasi

Asdep Bidang / Biro : Biro Umum

Deputi Bidang/Sesmen : Sekretariat Kementrian Negara Pan

Instansi : KEMENTERIAN NEGARA PAN

IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI

Nama Pejabat : Wardoyo

Masa Kerja di Jabatan ini : 4 06Tahun Bulan

Masa Kerja di Perusahaan : 26 07Tahun Bulan

Nama Atasan langsung : Tri Mudji Santoso ,S. Sos , MM

Jabatan Atasan : Kepala Bagian Administrasi

IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA

Nama Analis : Dian Permasari

Tanggal Pengumpulan Data: 11 2007JULI

21

Kabag Administrasi

Operator komputer

Kasubag Persuratan

IDENTITAS JABATAN

KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Pengadministrasi umumCaraka Agendaris


Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat , pengagendaan dan ekspedisi , untuk mendukung kelancaran tugas administratif di

Kementrian Negara PAN.

TUGAS POKOK

1. Melakukan pemilahan dan memaraf surat – surat masuk yang

sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung

kepada para deputi ataupun unit – unit yang menangani.

11. . Menerima surat – surat yang masuk ke Kementrian PAN

dari Staf ( surat – surat tersebut sudah dibuka dan diberikan

nomor agenda oleh Staf ).12. . Memeriksa dengan membaca isi surat , dan kemudian

memilah – milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan

tujuannya, dan kemudian memarafnya.13. . Menyerahkan surat – surat ke staf ( kurir intern ataupun

caraka ) untuk pengiriman surat.

Kewenangan: Melakukan pengawasan dan koordinasi

dengan bawahan.

Indikator Prestasi: Surat – surat dapat diterima oleh

penerima surat dengan cepat.

2. Mengkoordinir pendistribusian surat – surat masuk yang sudah

- mendapat disposisi pimpinan ke unit unit pengolah atau yang

menangani.

21. . Menerima dari Tata Usaha pimpinan , surat – surat

yang sudah diberi disposisi atau petunjuk , dan kemudian

memberi paraf.22. . Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya

melalui kurir intern ataupun caraka.

Kewenangan:

22

FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN

RINCIAN TUGAS


Menjaga kerahasiaan dari disposisi tersebut

Indikator Prestasi: Disposisi surat masuk dapat

terdistribusi tepat waktu.

3 . Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat – surat dinas

produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan

Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga, Swasta , ataupun

perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir

maupun PT. Pos Indonesia.

31 Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN.

32. . Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah

– langkah yang diperlukan , misalnya penggandaan surat / dokumen , mempersiapkan amplop, dengan bantuan Staf –

33. . Mengawasi proses pemilahan surat – surat dan

pengirimannya , baik dengan caraka ataupun melalui pos.34. . Memonitor dan memantau apakah surat – surat tersebut

sudah diterima / sudah sampai kealamatnya.

Kewenangan: M

engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen.

Indikator Prestasi: Su

rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu

4. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada

Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga swasta dan

perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN.

41. . Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian

Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo

Dinas.4.2. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan.

23


4.3. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga

persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro.4.4. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan

kemudian mengirimkannya melalui caraka.

Kewenangan: M

embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk

pimpinan.

Indikator Prestasi: Su

rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat

waktu.

5 . Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian

Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN.

51. . Mencek penataan arsip untuk surat – surat / dokumen –

dokumen yang ada.52. . Mencek pembuatan daftar surat / dokumen – dokumen

yang ada, baik yang berupa data base di komputer maupun

secara manual.

Kewenangan: M

embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base

surat.

Indikator Prestasi: Ad

anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen. Ad

anya data base / pencatatan yang baik dari surat – surat / dokumen.

6 . Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu –

tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke

Kementrian Negara PAN.

24


61. . Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang

berkunjung ke Kementrian PAN.62. . Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat /

lokasi tempat kerja dari orang yang dituju.63. . Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan

Dinas dari tamu – tamu yang berkunjung.

Kewenangan: M

enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan Dinas

para tamu.

Indikator Prestasi: Ta

mu dapat diterima dengan baik. Ad

anya tanda tangan pada SPPD tamu.

TUGAS LAIN-LAIN

1. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat – surat yang

dikirimkan ke Kementrian Negara PAN , kebijakan – kebijakan baru

yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang

datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon.

1.1. Menerima tamu yang datang , ataupun menerima pertanyaan

lewat telepon.1.2. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh

tamu.

Kewenangan: M

emberikan penjelasan / informasi.

Indikator Prestasi: Or

ang yang bertanya dapat diterima dengan baik , dan

mendapatkan informasi yang tepat.

25


2. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan – bahan sidang, rapat kerja maupun rapat

koordinasi dengan Instansi lain.

21. . Menerima instruksi untuk penggandaan bahan.2.2. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan

materi.23. . Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat.

Kewenangan: Ti

dak ada

Indikator Prestasi: Ba

han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya

rapat.

26


JABATAN YANG DIHUBUNGI

UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN


INTERN ORGANISASI1. Asisten Deputi

1. Seluruh unit kerja

di Kementrian

Neg. PAN

1. Menerima instruksi , berkoordinasi untuk

perubahan – perubahan surat,

memperoleh data / informasi yang

terkait dengan suratmenyurat.

EXTERN ORGANISASI1. Departemen,

LPND, BUMN, Instansi swasta

dan Perguruan

2. Pemerintah

Daerah Provinsi, Kabupaten dan

Kota.3. Organisasi

Kemasyarakatan

1. Unit kerja yang

terkait dengan

bidang tugas.

2. Idem

3. Idem

1. Dalam rangka koordinasi dan konfirmasi mengenai

surat menyurat2. Idem

3. Idem

JABATAN YANG SETARA

INTERN ORGANISASI1. Para Kepala Sub

Bagian

dilingkungan

Kementrian

Negara PAN

1. Seluruh unit kerja 1. Dalam rangka koordinasi,

pengumpulan bahan / data dan

konfirmasi mengenai surat menyurat

27

HUBUNGAN KERJA


EXTERN ORGANISASI1. Departemen,

LPND, BUMN, Instansi swasta

dan PerguruanTinggi.

2. Pemerintah Daerah Provinsi,

Kabupaten danKota

3. OrganisasiKemasyarakatan

1. Unit kerja yang terkait

dengan bidangtugas.

2. Idem

3. Idem

1. Dalam rangka koordinasi,

pengumpulan bahan / data dan

konfirmasi mengenai -surat me nyurat.

2. Idem3. Idem


1. Staf 1. Sub BagianPersuratan

1. Mengawasi danberkoordinasi

28


PENERIMAAN PENGAWASAN

Pekerjaan Yang Diawasi

Pengawasan Oleh

Frekuensi Pengawasan

1. Tugas rutin harian 1. Atasan langsung 1. setiap hari


Jabatan yang diawasi

Jumlah Pejabat

Pekerjaan yang diawasi


1. Staf Persuratan 1. 9 orang

1. Tugas rutin harian

( kecepatan, ketepatan kerja

dan kerahasiaan )

1. setiap hari

ADMINISTRASI

Nama Formulir/File/Catatan

Waktu untuk menemukan kesalahan

Waktu untuk memperbaiki

1. File – file surat masuk dan keluar serta

dokumen – dokumen

1. 5menit 1. 2menit

ALAT/MESIN/BAHAN


1. komputer dan printer.2. Stempel Menteri dan

Kementerian

1. Pekerjaan terhambat.2. Adanya penyalah gunaan dan

pemalsuan

RAHASIA

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran(bagi Instansi)

1. Surat – surat yang bersifat rahasia 1. Adanya penyalah gunaan / pemalsuan – pemalsuan

29

TANGGUNG JAWAB JABATAN


1. Akibat jika terjadi kecelakaan

: Tidak ada

2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi

: Tidak ada

3. Kegiatan Pejabata. Dudukb. Berdiric. Berjalan

:::

80 % 10 % 10 %

4. Tempat kerjaa. Di dalam gedungb. Di luar gedung

::

100 % 0 %



a. Suhu √

b. Penerangan √

c. Ventilasi √

d. Ketenangan √

e. Kebersihan √

f. Keleluasaan luas

ruang luas meja

√√

6. Alat keselamatan kerjaTidak ada

30

LINGKUNGAN KERJA


1. Pendidikan MinimalJurusan

::

S 1 Administrasi ataupun jurusan –

jurusan lainnya

2. Pelatihan Minimal : Pelatihan kearsipan

3. Pengalaman Minimal : Sebagai Staf dibidang

Administrasi selama 5 tahun

4. Persyaratan Fisik : Sehat Jasmani dan Rohani

5. Persyaratan Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan

6. Persyaratan UsiaMinimalMaksimal

::

30 tahun56 tahun

7. Persyaratan KompetensiBehavior

Technical

:

:

Tekun, telaten, teliti , ramah dan

kooperatif , memiliki inisiatif kerja

Memahami Sistim kearsipan, Menguasai aplikasi komputer

program Ms. Word.

31

PERSYARATAN JABATAN


CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF

ANALISIS JABATAN

Nama Jabatan : Caraka

Sub Bidang/Sub Bag : Subbag Persuratan

Bidang / Bagian : Bagian Administrasi

Asdep Bidang / Biro : Biro Umum

Deputi Bidang/Sesmen : Sekretariat Kementrian Negara Pan

Instansi : KEMENTERIAN NEGARA PAN

IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI

Nama Pejabat : Surachman

Masa Kerja di Jabatan ini : 24 06Tahun Bulan

Masa Kerja di Perusahaan : 24 06Tahun Bulan

Nama Atasan langsung : Wardoyo

Jabatan Atasan : Kepala Sub Bagian Persuratan

IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA

Nama Analis : Dian Permasari

Tanggal Pengumpulan Data: 102 007

32

Kabag Administrasi

Operator komputer

Kasubag Persuratan

IDENTITAS JABATAN

KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Pengadministrasi umumCaraka Agendaris


Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat – surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain

, baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos, untuk kelancaran pengiriman surat.

TUGAS POKOK

1.Mengirimkan surat – surat untuk dalam dan luar kota.

1.1. Menerima surat – surat yang akan dikirim.12. . Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat.13. . Menghitung jumlah surat , untuk surat didalam dan luar

kota.14. . Mengelompokan surat – surat berdasarkan wilayahnya.15. . Mengantarkan surat ke alamat yang dituju.16. . Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari

penerima surat.1.7. Mengirimkan surat – surat melalui kantor pos, dan

mengumpulkan resi – resinya.1.8. Mengantarkan surat ke Bagian lain.1.9. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai

dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya.

Kewenangan: Tidak ada.

Indikator Prestasi: Surat – surat dapat diterima oleh

penerima surat dengan tepat waktu.

TUGAS LAIN-LAIN

1. Memberikan informasi – informasi mengenai hal – hal yang terkait

dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan

ataupun melalui telepon ( sebatas hal – hal yang sudah dipahami saja ).

1.1. Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk.12. . Memberikan informasi yang dibutuhkan.

33

FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN

RINCIAN TUGAS


Kewenangan: Ti

dak ada

Indikator Prestasi: Inf

ormasi dapat diberikan dengan benar , baik pada tamu yang

datang ataupun yang melalui telepon.

34


2. - Membantu menyiapkan bahan bahan Sidang Kabinet, Rapat Kerja

- dengan DPR RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain , dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya, dan kemudian

mengantarkannya sesuai tujuan.

21. . Menerima instruksi dari atasan.22. . Menyusun fotocopy bahan sidang.2.3. Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju.

Kewenangan: Ti

dak ada

Indikator Prestasi: Fo

tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima

oleh peserta sidang sesuai waktunya.

35


JABATAN YANG DIHUBUNGI

UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN


INTERN ORGANISASI

1. Kasub Persuratan 1. Sub Bagian

Persuratan 1.Melaporkan tugas.

EXTERN ORGANISASI

1.Tata Usaha 1. Instansi lain , sesuai dengan alamat surat

1. Untuk mengantar suratddddd d ddddd dddddddd

JABATAN YANG SETARA

INTERN ORGANISASI

1 1. Sub Bagian

Persuratan 1. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat

EXTERN ORGANISASI

Tidak ada Tidak ada Tidak ada


Tidak ada Tidak ada Tidak ada

36

HUBUNGAN KERJA


PENERIMAAN PENGAWASAN

Pekerjaan Yang Diawasi

Pengawasan Oleh


1.Pengiriman surat 1.Atasanlangsung

1. Hampir setiaphari


Jabatan yang diawasi

Jumlah Pejabat

Pekerjaan yang diawasi


Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada

ADMINISTRASI

Nama Formulir/File/Catatan

Waktu untuk menemukan kesalahan

Waktu untuk memperbaiki

1.File tanda terima surat keluar

12. menit 12. menit

ALAT/MESIN/BAHAN


1.Sepeda motor. 1.Kerusakan pada motor, pelanggaran lalu lintas.

RAHASIA

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran(bagi Instansi)

Tidak ada Tidak ada

37

TANGGUNG JAWAB JABATAN


1. Akibat jika terjadi kecelakaan

: Luka – luka sampai dengan

cacat tubuh

2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi

: Tidak ada

3. Kegiatan Pejabata. Dudukb. Berdiric. Berjalan

:::

33 % 33 % 33 %

4. Tempat kerjaa. Di dalam gedungb. Di luar gedung

::

30 % 70 %



a. Suhu √

b. Penerangan √

c. Ventilasi √

d. Ketenangan √

e. Kebersihan √

f. Keleluasaan luas

ruang luas meja

√

6. Alat keselamatan kerjaHelm dan Jaket

38

LINGKUNGAN KERJA


1. Pendidikan MinimalJurusan

::

SLTA Semua jurusan

2. Pelatihan Minimal : Tidak ada

3. Pengalaman Minimal : 6 bulan sebagai kurir

4. Persyaratan Fisik : Sehat Jasmani dan Rohani

5. Persyaratan Jenis Kelamin : Laki-laki

6. Persyaratan UsiaMinimalMaksimal

::

20 tahun40 tahun

7. Persyaratan KompetensiBehavior

Technical

:

:

ddddd dddd ddddddd, .

Mengetahui jalan – jalan dalam kota , dapat mengendarai

kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM.

39

PERSYARATAN JABATAN


40

Formulir Kuesioner & Contoh Pengisian

Documents

Transcript of Formulir Kuesioner & Contoh Pengisian