BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sejalan dengan perkembangan dan kemajuan yang pesat dari teknologi

informasi, pemerintah dan perusahaan telah banyak yang memanfaatkan kemajuan

teknologi tersebut terutama penggunaan internet yang dimanfaatkan dalam

meningkatkan keberhasilan bisnisnya dan meningkatkan kemajuan serta efisiensi.

Contoh usaha yang menjadi lebih efisien dan efektif dengan penggunaan

teknologi informasi diantaranya adalah pengadaan barang dan jasa secara

elektronik atau biasa dikenal Electronic Procurement (E-Procurement). E-

Procurement dipakai untuk mengatasi masalah pengadaan barang dan jasa yang

memudahkan hubungan dengan pemasok. Kegiatan pengadaan merupakan

kegiatan perusahaan dalam pengadaan barang dan jasa dari pemasok, mulai dari

pencarian pemasok, membuat pemesanan hingga barang diterima (Yen dan Ng,

2003).

Tonggak perkembangan pengadaan barang dan jasa secara elektronik di

Indonesia dimulai tahun 2003 dengan terbitnya Keputusan Presiden Nomor 80

Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa

Pemerintah. Dalam keppres ini, pengadaan mulai dimungkinkan di proses dengan

memanfaatkan sarana elektronik. Walaupun sudah dimungkinkan dari segi

regulasi pengadaan, perkembangan penggunaan pengadaan barang dan jasa secara

elektronik di instansi pemerintah belum menunjukan kemajuan yang berarti,

hanya di beberapa BUMN yang mulai menerapkan kebijakan pengadaan barang

dan jasa secara elektronik.

Dengan Peraturan Presiden Nomor 106 Tahun 2007, Lembaga Kebijakan

Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (LKPP) pada 7 Desember 2007 dibentuk,

tugas pengembangan pengadaan barang dan jasa secara elektronik dilanjutkan

oleh LKPP mulai pertengahan 2008. Dari tahun 2003 sampai dengan 2007

perkembangan penerapan pengadaan barang dan jasa secara elektronik dapat

dikatakan sangat lamban. Namun pada periode berikutnya terjadi tahap

perkembangan dari tahun 2009 sampai dengan 2010, pada periode ini, layanan

pengadaan secara elektronik (LPSE) berkembang dari 11 LPSE pada tahun 2008,

menjadi 33 LPSE pada tahun 2009, menjadi 135 LPSE pada akhir tahun 2010 dan

240 LPSE pada Juni 2011, pada periode ini terjadi lompatan yang cukup

signifikan baik dari segi jumlah layanan LPSE maupun nilai transaksinya.

Dengan diterbitkannya Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010,

kebijakan pengadaan barang dan jasa secara elektronik memasuki tahap yang

lebih solid, dalam Perpres ini pengadaan barang dan jasa secara elektronik di

tempatkan dalam satu bab pengaturan tersendiri dengan arah kebijakan yang jelas.

Mulai tahun 2012 semua instansi wajib menerapkan pengadaan barang dan jasa

secara elektronik.

Pada kenyataannya pengadaan barang dan jasa secara elektronik masih

memiliki kelemahan-kelemahan serta hambatan-hambatan dalam proses

pelaksanaannya, seperti kurangnya dukungan finansial, terdapat beberapa instansi

dan penyedia jasa lebih nyaman dengan sistem sebelumnya (pengadaan

konvensonal), kurangnya dukungan dari top manajemen, kurangnya skill dan

pengetahuan tentang pengadaan barang dan jasa secara elektronik serta jaminan

keamanan sistem tersebut.

E–procurement adalah kegiatan pembelian antara pembeli dan pemasok

yang terintegrasi mulai dari permintaan pembelian, pembelian, pengiriman hingga

pembayaran yang berbasiskan web dengan memanfaatkan internet yang dapat

memungkinkan pembelian dan penjualan secara otomatis, mengontrol inventaris

lebih efektif, menurunkan biaya pembelian dan meningkatkan siklus produksi

(Kalalota et al. 2001).

Pada bidang pelayanan khususnya kesehatan masyarakat, proses

pengadaan barang secara elektronik masih banyak kendala di antaranya:

kurangnya persyaratan organisasi yang tidak memungkinkan pengembangan

peluang dan infrastruktur teknologi informasi komputer seperti yang diteliti oleh

Bof dan Previtali (2007).

Manfaat pengadaan barang secara elektronik dibagi menjadi 2 kategori

yaitu: efisien dan efektif. Efisiensi pengadaan barang secara elektronik mencakup

biaya yang rendah, mempercepat waktu dalam proses pengadaan, mengontrol

proses pembelian dengan lebih baik, menyajikan laporan informasi dan

pengintegrasian fungsi-fungsi pengadaan sebagai kunci pada sistem back-office.

Sedangkan efektivitas pengadaan barang secara elektronik yaitu meningkatkan

kontrol pada rantai nilai, pengelolaan data penting yang baik dan meningkatkan

kualitas pengambilan keputusan dalam proses pembelian pada organisasi

(Kalakota et al. 2001).

RSIA (Rumah Sakit Ibu dan Anak) Yadika adalah rumah sakit yang

memberikan pelayanan kesehatan ibu dan anak, Dalam menjalankan kegiatan

operasional sehari-hari, RSIA Yadika membutuhkan obat yang selalu tersedia

pada saat dibutuhkan. Ketersediaan obat di RSIA Yadika terkait erat dengan

kualitas layanan kesehatan yang diberikan oleh RSIA tersebut. Namun dalam

penanganan pengadaan obat di RSIA Yadika masih menggunakan sistem manual,

sehingga pembelian obat ke supplier sering terhambat atau bahkan kekosongan

stok obat disamping itu juga proses pengadaan obatnya kurang efisien dan

membutuhkan biaya yang cukup besar, seperti penggunaan media telepon, fax

untuk menghubungi supplier, juga pemakaian kertas yang berlebih untuk

pencetakkan form purchase request (PR) dan purchase order (PO), sehingga

dapat mengakibatkan kesulitan dalam pemenuhan ketersediaan stok obat di RSIA

Yadika. Dalam hal ini tentu saja dibutuhkan sistem yang dapat membantu RSIA

Yadika dalam meningkatkan efisiensi waktu dalam pengadaan obat, membantu

RSIA Yadika mencatat seluruh transaksi yang terjadi selama proses pengadaan

obat dan juga mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan pada saat

terjadinya transaksi serta mengintegrasikan antara RSIA Yadika dan supplier

yang telah menjalin kerja sama agar dapat mempermudah dan menghemat biaya

dalam proses pengadaan obat sehingga ketersediaan obat dapat terus terjaga.

Berdasarkan dampak dari pentingnya pengadaan obat pada RSIA Yadika

agar ketersediaan obat dapat terus terjaga dan besarnya biaya yang dibutuhkan

dalam proses pengadaan obat yakni PO obat ke supplier, maka penulis

mengangkat judul skripsi “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Rutin

Obat Berbasis Web pada Rumah Sakit (Studi Kasus: RSIA Yadika)” untuk dikaji

lebih dalam.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan, maka permasalahan

dalam penulisan skripsi ini dapat dirumuskan, yaitu:

Bagaimana membangun sebuah sistem informasi pengadaan rutin obat

berbasis web pada RSIA Yadika?

1.3 Batasan Masalah

Mengingat luasnya cakupan pengadaan barang berbasis web, maka akan

dibuat batasan terhadap masalah tersebut agar penulisan skripsi ini terfokus pada

pokok permasalahan dan mencapai hasil yang optimal. Maka penulisan skripsi ini

dibatasi pada permasalahan:

1. Sistem hanya membahas proses pengadaan obat pada RSIA Yadika yakni

mulai dari permintaan purchase request obat, purchase order ke supplier,

obat diterima oleh RSIA Yadika dan return obat.

2. Metode pengembangan sistem dalam membuat sistem informasi

pengadaan rutin obat berbasis web menggunakan metode pengembangan

sistem waterfall strategi sequential yang melalui 4 tahap yaitu : initiation,

analysis, design dan implementation.

3. Tools yang digunakan dalam perancangan sistem yaitu use case diagram,

activity diagram, class diagram dan sequence diagram, menggunakan

PHP sebagai bahasa pemograman, MYSQL sebagai database server,

Rational Rose dan Dreamweaver 8 sebagai aplikasi pendukung.

4. Sistem informasi pengadaan rutin obat berbasis web yang dibuat hanya

sampai pada tahap perancangan dan pengujian sistem yang telah dibuat,

tidak sampai membahas penerapan sistem dan pemeliharaan sistem

informasi pengadaan rutin obat berbasis web pada RSIA Yadika.

5. Sistem tidak membahas sistem pembayaran.

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.4.1 Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian dalam penulisan skripsi ini adalah:

Menghasilkan sebuah sistem pengadaan rutin obat untuk membantu rumah

sakit dalam menangani proses pengadaan rutin obat berbasis web pada RSIA

Yadika.

1.4.2 Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian dalam penulisan skripsi ini meliputi manfaat bagi

peneliti, bagi RSIA Yadika dan bagi supplier, manfaat-manfaat tersebut adalah :

1. Peneliti

1) Menerapkan ilmu-ilmu yang diperoleh selama kuliah.

2) Memahami proses kerja aplikasi dan implementasinya yang sesuai

dengan sasaran atau tujuan.

3) Untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan strata satu (S1) Program

Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi.

4) Bertambahnya wawasan tentang pengadaan rutin obat berbasis web

dan hal lainnya yang berkaitan dengan judul skripsi.

2. RSIA Yadika

1) Memperoleh bantuan dan kemudahan dalam proses pengadaan rutin

obat.

2) Membantu aktifitas bisnis dalam pengawasan obat agar stok obat

tetap terjaga.

3) Mempermudah proses pengontrolan obat.

4) Dapat menjalin kerja sama yang baik dengan supplier-suplier.

3. Supplier

1) Mempermudah proses transaksi bisnis dengan pihak konsumen..

2) Transaksi bisnis dengan konsumen dapat terkontrol dengan baik.

1.5 Metodologi Penelitian

Metodologi yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode pengumpulan

data, pengembangan sistem dan pengembangan model sistem pendukung

keputusan.

1.5.1 Metode Pengumpulan Data

Metode Pengumpulan data dilakukan dengan empat cara yaitu observasi

(Jogiyanto, 2008), wawancara (Jogiyanto, 2008), studi pustaka (Nazir,

2005) dan studi literatur penelitian sejenis (Nazir, 2005) yaitu dengan

melakukan pengamatan langsung pada objek penelitian untuk

mendapatkan informasi, mengajukan pertanyaan secara tertulis dengan

mengisi daftar pertanyaan yang diisi oleh responden, dapat melakukan

wawancara langsung dengan pihak–pihak terkait dan juga mempelajari

buku–buku literatur dan tulisan-tulisan mengenai sistem pengadaan barang

dan jasa yang mendukung dan berkaitan dengan topik skripsi ini serta

membandingkan dengan literatur sejenis untuk mengetahui kelebihan dan

kekurangan dalam pembuatan sistem.

1.5.2 Metode Pengembangan Sistem

Pada metode pengambangan sistem, peneliti menggunakan metode

waterfall sequential strategy, tahapan pengembangan sistem dibagi ke

dalam 4 fase yaitu initiation, analysis, design dan implementation

(Whitten et al. 2004). Perancangan pada sistem ini menggunakan tools

UML (Unified Modelling Language). Diagram yang digunakan dalam

penelitian ini adalah Use Case Diagram, Activity Diagram, Class Diagram

dan Sequence Diagram (Munawar, 2005).

1.5.3 Metode Pengembangan Model Sistem Pendukung Keputusan (SPK)

Dalam penelitian ini, metode pengembangan model yang digunakan ialah

metode skoring. Metode skoring merupakan metode pemberian skor

kepada setiap parameter atau kriteria (Lucas dan moore, 2001).

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan skripsi Rancang Bangun Sistem Informasi

Pengadaan Rutin Obat pada Rumah Sakit (Studi Kasus: RSIA Yadika), meliputi:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah

dalam penelitian ini, tujuan yang hendak dicapai, manfaat yang

diharapkan dan metodologi yang digunakan dalam penelitian ini secara

sistematik.

BAB II : LANDASAN TEORI

Pada bab ini akan menguraikan teori Pengertian Rancang Bangun,

Konsep Dasar Sistem Informasi, Konsep Dasar Analisis dan Desain

Sistem Informasi, Sistem Pendukung Keputusan (SPK), E-

Procurement (Pengadaan barang dan jasa secara elektronik), metode

scoring system, Metodologi Penelitian Sistem Informasi, waterfall

sequential strategy, Rich Picture, Analisis dan Desain Berorientasi

Objek (Object Oriented Analysis and Design) Menggunakan UML

(Unified Modeling Language), Database dan Database Management

System, Internet, PHP, MySQL serta XAMPP dan PhpMyAdmin.

BAB III : METODOLOGI PENELITIAN

Pada bab ini akan menguraikan tentang metode yang digunakan dalam

membuat rancang bangun pengadaan rutin obat yaitu metode

pengumpulan data, metode pengembangan sistem dan metode

pengembangan model SPK untuk pemilihan supplier.

BAB IV : PEMBAHASAN

Pada bab ini akan membahas perancangan Sistem pengadaan rutin obat

berbasis web pada RSIA Yadika dan output yang dihasilkan dari

pembahasan.

BAB V : PENUTUP

Bab ini merupakan bab terakhir dari laporan, yang terdiri dari

kesimpulan dari penelitian yang didapat dan saran yang ditujukan

kepada pembaca atau peneliti berikutnya untuk dijadikan sebagai

acuan pengembangan sistem yang lebih baik.