30

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Pada tinjauan perusahaan, ini penulis mengulas tentang sejarah dari Apotek

Sadar, struktur organisasi yang diterapkan dan penjelasan fungsi-fungsi dari

bagian yang terkait dalam struktur organisasi.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Apotek Sadar merupakan tempat pelayanan kesehatan yang menyediakan

obat-obatan yang beralamat di jalan H. Rais A. Rahman No. 114, Pontianak Barat,

Kota Pontianak. Apotek Sadar ini di pimpin oleh Ibu Ana Darlina selaku Direktur.

Apotek Sadar ini menjual obat-obatan untuk kesehatan dan menjalin kerja sama

dengan Dokter sehingga tempat usaha juga memiliki Dokter yang dapat membuka

praktek usahanya.

Apotek Sadar menjaga keaslian obat dan berkomitmen untuk menyediakan

obat hanya dari sumber-sumber dengan prosedur yang resmi sehingga keaslian

obat lebih terjamin. Apotek Sadar bertujuan untuk melayani masyarakat untuk

dapat melayani masyarakat di sekitar lokasi gerai dan untuk waktu tertentu

menyelenggarakan pelayanan pengobatan gratis bagi warga sekitar yang tidak

mampu.

A. Visi

1. Menjadi merek nasional yang menjadi pemimpin pasar bisnis apotek di

Negara Republik Indonesia, melalui apotek jaringan waralaba yang

menyediakan ragam obat yang komplit.

31

2. Menjadi merek nasional kebanggaan bangsa Indonesia yang menjadi berkat

dan bermanfaat bagi masyarakat, karyawan-karyawati dan pemilik.

3. Menyediakan pilihan obat yang komplit, setiap saat, dengan harga yang sama

pagi-siang-malam dan hari libur.

4. Menyediakan kualitas pelayanan prima: Apotek Sadar senantiasa mempelajari

dan mengusahakan peningkatan kualitas pelayanan untuk memaksimalkan

tingkat kepuasan para pelanggan dan penerima waralaba.

B. Misi

1. Menyediakan pilihan obat yang komplit, setiap saat, dengan harga sama pagi-

siang-malam dan hari libur: Apotek Sadar senantiasa melayani masyarakat

dengan memberlakukan kebijakan harga yang tetap sama pada pagi hari, siang

hari, malam hari maupun hari libur.

2. Menyediakan kualitas pelayanan yang prima: Apotek Sadar senantiasa

mempelajari dan mengusahakan peningkatan kualitas pelayanan untuk

memaksimalkan tingkat kepuasan para pelanggan dan penerima waralaba.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi digunakan sebagai sarana dalam manajemen untuk

mengelola sumber daya manusia, perusahaan menuangkan struktur organisasi

sebagai wadah untuk meningkatkan profesionalisme kerja. Bentuk struktur

organisasi yang dimiliki oleh Apotek Sadar dapat dilihat pada gambar di bawah

ini.

32

Sumber: Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.1. Struktur Organisasi Apotek Sadar

Setiap jabatan yang terdapat pada struktur organisasi tersebut memiliki

tugas dan tanggung jawab masing-masing. Adapun tugas dan tanggung jawab

tersebut yaitu:

1. Direktur/Pemilik Apotek

a. Bertanggung jawab terhadap semua kegiatan dan mengkoordinir semua

bagian.

b. Menunjuk dan mengangkat semua personel untuk tugas atau jabatan yang

sesuai dengan struktur organisasi.

c. Mengawasi dan menjamin stabilitas seluruh bagian yang ada dalam

apotek.

2. Kepala/Apoteker Pengelola

a. Mengawasi jalannya operasional apotek.

b. Mengevaluasi apotek berdasarkan dari laporan yang diterima dalam kurun

waktu tertentu.

c. Melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bertujuan untuk perkembangan

apotek.

33

3. Assistant Apoteker

Orang yang bertugas sebagai pembuat/menyiapkan obat yang diterima dari

bagian penjualan sesuai dengan resep maupun non resep dari konsumen,

dimulai dari melihat kelengkapan obat, menyiapkan obat dan mengemas obat.

4. Bagian Penjualan

a. Mengenal produk dan barang yang akan dijual secara baik.

b. Melayani konsumen dengan melayani permintaan obat resep maupun non

resep.

5. Bagian Gudang

Bagian gudang merupakan bagian dari Staff apotek, dalam hal ini yaitu bagian

yang bertanggung jawab atassegala macam kegiatan yang terjadi di bagian

gudang. Tugas dan tanggung jawabnya yaitu membuat surat pemesanan obat,

mendistribusikan barang ke bagian penjualan, melakukan kordinasi dengan

bagian pembelian dan penjualan.

6. Bagian Pembelian

a. Melakukan pemesanan obat kepada supplier.

b. Melakukan negosiasi harga ke supplier dan mencari harga yang sesuai

atau kompetitif, sehingga dapat menaikan keuntungan dari penjualan obat.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Sistem yang diterapkan oleh Apotek Sadar memiliki alur atau prosedur

yang akan diuraikan ke dalam prosedur sistem berjalan. Prosedur sistem berjalan

yang diterapkan oleh Apotek Sadar untuk sistem persediaan obat-obatan dan

34

komisi kerja sama dokter terbagi menjadi beberapa tahapan/prosedur. Adapun

tahapan/prosedur tersebut akan diuraikan sebagai berikut.

1. Pengolahan data obat-obatan

Bagian Gudang mendata obat-obatan yang ada atau tersedia di Apotek

menjadi data stok obat (DSO) dan disimpan, kemudian membuat daftar

pembelian obat (DPO) untuk diserahkan kepada Bagian Pembelian

2. Pengadaan/pembelian obat-obatan

Bagian Pembelian menyerahkan daftar pembelian obat (DPO) kepada Supplier

dan membayar sejumlah uang sesuai dengan nominal transaksi, kemudian

Supplier memberikan nota pembelian obat (NPO) kepada Bagian Pembelian,

Bagian Pembelian menyerahkan obat-obatan yang telah di beli dan nota

pembelian obat (NPO) kepada Bagian Gudang untuk diarsipkan.

3. Kontrak dokter

Dokter yang bekerja sama dengan Apotek Sadar akan diurus oleh Apoteker.

Apoteker membuat surat kontrak kerja (SKK) untuk diserahkan kepada

Dokter dan diarsipkan.

4. Penjualan obat-obatan secara langsung

Bagian Penjualan (Kasir) melayani konsumen yang membeli obat secara

langsung tanpa resep dokter, membuat kwitansi penjualan (KP) untuk

diserahkan kepada konsumen (pasien) apabila telah melunasi penjualan

tersebut. Kwitansi penjualan (KP) juga diarsipkan.

5. Penjualan obat-obatan berdasarkan resep dokter

Dokter yang membuka praktek di Apotek Sadar melayani konsumen (pasien)

yang berkunjung. Dokter memberikan resep dokter (RD) kepada Bagian

35

Penjualan (Kasir). Konsumen (pasien) menebus biaya resep dokter tersebut

dan mendapatkan kwitansi penjualan (KP) dan resep dokter (RD). Salinan dari

resep dokter (RD) dan kwitansi penjualan (KP) diarsipkan oleh Bagian

Penjualan.

6. Laporan dan pembayaran kerja sama

Bagian Penjualan (Kasir) membuat laporan penjualan obat (LPO) dan laporan

penjualan resep dokter (LPRD) yang dijadikan dasar pembuatan laporan

persediaan untuk diserahkan kepada Bagian Gudang, Kemudian Bagian

Gudang membuat laporan pembelian (LP) dan laporan persediaan obat-obatan

(LPOO) untuk diserahkan kepada Apoteker, laporan penjualan obat (LPO) dan

laporan penjualan resep dokter (LPRD) juga diserahkan kepada Apoteker,

Apoteker meneruskan laporan tersebut dan membuat laporan pembayaran

komisi dokter (LPKD) diserahkan kepada Direktur/Pemilik Apotek,

kemudian diarsipkan. Setelah itu, Apoteker baru membayar komisi kerja sama

dengan memberikan kwitansi kerja sama (KKS) kepada dokter dan diarsipkan.

3.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Sistem yang saat ini sedang berjalan kemudian digambarkan ke dalam

bentuk diagram alir data (DAD) sistem berjalan. Diagram alir data (DAD) ini

digambarkan menjadi tiga tingkatan konstruksi, yaitu diagram konteks, diagram

nol dan diagram detail Hasil pemodelan sistem menggunakan diagram alir data

(DAD) pada Apotek Sadar dapat dilihat pada gambar berikut ini.

36

Keterangan: DPO : Daftar Pembelian Obat NP : Nota Pembelian SKK : Surat Kontrak Kerja KP : Kwitansi Penjualan RD : Resep Dokter LPO : Laporan Penjualan LPRD : Laporan Penjualan Resep Dokter LP : Laporan Pembelian LPOO : Laporan Persedian Obat-Obatan LPKD : Laporan Pembayaran Komisi Dokter KKS : Kwitansi Kerja Sama

Sumber: Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan

37

Keterangan: DSO : Data Stok Obat DPO : Daftar Pembelian Obat NP : Nota Pembelian SKK : Surat Kontrak Kerja KP : Kwitansi Penjualan RD : Resep Dokter

LPO : Laporan Penjualan LPRD : Laporan Penjualan Resep Dokter LP : Laporan Pembelian LPOO : Laporan Persedian Obat-Obatan LPKD : Laporan Pembayaran Komisi Dokter KKS : Kwitansi Kerja Sama

Sumber: Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan

38

Keterangan: DPO : Daftar Pembelian Obat NP : Nota Pembelian

Sumber: Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.4. Diagram Detail Proses 2.0

Keterangan: KP : Kwitansi Penjualan RD : Resep Dokter

Sumber: Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.5. Diagram Detail Proses 5.0

39

Keterangan: LPO : Laporan Penjualan LPRD : Laporan Penjualan Resep Dokter LP : Laporan Pembelian LPOO : Laporan Persedian Obat-Obatan LPKD : Laporan Pembayaran Komisi Dokter KKS : Kwitansi Kerja Sama

Sumber: Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.6. Diagram Detail Proses 6.0

3.4. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan ini menjelaskan tentang spesifikasi dari bentuk

dokumen masukan dan spesifikasi dari bentuk dokumen keluaran yang terjadi

pada sistem persediaan obat-obatan dan komisi kerja sama dokter pada Apotek

Sadar. Spesifikasi bentuk dokumen masukan dan keluaran dijelaskan pada

halaman berikut ini.

40

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Spesifikasi bentuk dokumen masukan menjelaskan tentang dokumen yang

masuk secara spesifik. Adapun spesifikasi dari bentuk dokumen masukan yang

terjadi pada sistem persediaan obat-obatan dan komisi kerja sama dokter pada

Apotek Sadar yaitu:

1. Nama Dokumen : Data Stok Obat

Fungsi : Rincian daftar obat yang ada di Apotek

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Arsip Stok Obat

Media : Kertas

Jumlah : 3-5 lembar

Frekuensi : Setiap awal bulan

Lampiran : A-1

2. Nama Dokumen : Nota Pembelian

Fungsi : Bukti pelunasan pengadaan/pembelian obat

Sumber : Supplier

Tujuan : Bagian Pembelian – Bagian Gudang –

Arsip Pembelian Obat

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap pelunasan pengadaan/pembelian obat

Lampiran : A-2

3. Nama Dokumen : Resep Dokter

Fungsi : Rincian obat hasil diagnosa

41

Sumber : Dokter

Tujuan : Bagian Penjualan (Kasir) – Konsumen (Pasien) –

Arsip Penjualan Sesuai Resep Dokter

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap penjualan obat sesuai resep dokter

Lampiran : A-3

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Spesifikasi bentuk dokumen keluar menjelaskan tentang dokumen yang

dikeluarkan oleh sistem secara spesifik. Adapun spesifikasi dari bentuk dokumen

keluaran yang terjadi pada sistem persediaan obat-obatan dan komisi kerja sama

dokter pada Apotek Sadar yaitu:

1. Nama Dokumen : Daftar Pembelian Obat

Fungsi : Rincian daftar pengadaan/pembelian obat

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Bagian Pembelian – Supplier

Media : Kertas

Jumlah : 2-3 lembar

Frekuensi : Setiap melakukan pengadaan obat

Lampiran : A-2

2. Nama Dokumen : Surat Kontrak Kerja

Fungsi : Kontrak kerja sama dengan Dokter

Sumber : Kepala/Apoteker Pengelola

Tujuan : Dokter – Arsip Kontrak Kerja Sama

42

Media : Kertas

Jumlah : 2 lembar

Frekuensi : Setiap melakukan kerja sama dengan Dokter

Lampiran : B-1

3. Nama Dokumen : Kwitansi Penjualan

Fungsi : Bukti pelunasan penjualan

Sumber : Bagian Penjualan (Kasir)

Tujuan : Konsumen (Pasien) – Arsip Penjualan Langsung –

Arsip Penjualan Sesuai Resep Dokter

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap penjualan obat

Lampiran : B-2

4. Nama Dokumen : Laporan Penjualan

Fungsi : Rincian penjualan obat secara langsung

Sumber : Bagian Penjualan (Kasir)

Tujuan : Bagian Gudang – Kepala (Apoteker Pengelola) –

Direktur/Pemilik Apotek – Arsip Laporan

Media : Kertas

Jumlah : 1-2 lembar

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Lampiran : B-3

5. Nama Dokumen : Laporan Penjualan Resep Dokter

Fungsi : Rincian penjualan obat sesuai resep dokter

43

Sumber : Bagian Penjualan (Kasir)

Tujuan : Bagian Gudang – Kepala (Apoteker Pengelola) –

Direktur/Pemilik Apotek – Arsip Laporan

Media : Kertas

Jumlah : 1-2 lembar

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Lampiran : -

6. Nama Dokumen : Laporan Pembelian

Fungsi : Rincian pembelian obat

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Kepala (Apoteker Pengelola) – Direktur–

Arsip Laporan

Media : Kertas

Jumlah : 1-2 lembar

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Lampiran : -

7. Nama Dokumen : Laporan Persediaan Obat-Obatan

Fungsi : Rincian persediaan obat yang ada di Apotek

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Kepala (Apoteker Pengelola) – Direktur–

Arsip Laporan

Media : Kertas

Jumlah : 1-2 lembar

Frekuensi : Setiap akhir bulan

44

Lampiran : B-4

8. Nama Dokumen : Laporan Pembayaran Komisi Dokter

Fungsi : Rincian pembayaran komisi kerja sama

Sumber : Kepala (Apoteker Pengelola)

Tujuan : Direktur/Pemilik Apoteker – Arsip Laporan

Media : Kertas

Jumlah : 1-2 lembar

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Lampiran : -

9. Nama Dokumen : Kwitansi Kerja Sama

Fungsi : Bukti pembayaran kerja sama dengan Dokter

Sumber : Kepala (Apoteker Pengelola)

Tujuan : Dokter – Arsip Pembayaran Kerja Sama

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Lampiran : -

3.5. Permasalahan Pokok

Setelah melakukan analisa untuk sistem persediaan obat-obatan dan

komisi kerja sama dokter pada Apotek Sadar, penulis menemukan beberapa

permasalahan pokok. Adapun masalah-masalah tersebut akan diuraikan sebagai

berikut:

45

1. Penyimpanan data-data penting seperti data stok obat, daftar pembelian obat,

dan kwitansi penjualan masih belum tertata rapi walaupun sudah

menggunakan media komputer sebagai pengolah data, sehingga memerlukan

waktu yang lama untuk pembuatan laporan yang diperlukan oleh Apotek

Sadar.

2. Sering terjadinya selisih data stok obat yang tersimpan di arsip dengan data

stok obat yang ada di gudang, hal ini dikarenakan kesalahan Bagian Penjualan

(Kasir) dan Bagian Gudang dalam melakukan perhitungan/kalkulasi data stok

obat yang dipengaruhi oleh pembelian dan penjualan serta jarang melakukan

pengecekan ulang.

3. Kalkulasi untuk pembayaran komisi dokter sering mengalami kesalahan, hal

ini dikarenakan ketergantungan Kepala (Apoteker Pengelola) dengan laporan

penjualan resep dokter yang dihasilkan oleh Bagian Penjualan (Kasir). Bagian

Penjualan (Kasir) bisa saja melakukan kesalahan tersebut dikarenakan sumber

data untuk pembuatan laporan penjualan resep dokter bertumpuk/sangat

banyak.

3.6. Pemecahan Masalah

Penulis menawarkan solusi/pemecahan dari masalah yang di Apotek Sadar

untuk sistem persediaan obat-obatan dan komisi kerja sama dokter. Adapun

solusi/pemecahan pemecahan masalah diuraikan sebagai berikut:

1. Ketelitian dan melakukan verifikasi ulang untuk setiap pengolahan data-data

penting seperti data stok obat, daftar pembelian obat, dan kwitansi penjualan

serta pemberian kode unik agar data tertata rapi dan tidak terjadi perulangan

46

data, sehingga proses pembuatan laporan dapat berlangsung dengan cepat dan

informasi dari laporan tersebut dapat digunakan oleh Direktur sebagai

pendukung keputusan ke depannya.

2. Menggunakan sistem komputerisasi khusus persediaan obat-obatan dan

komisi kerja sama dokter dimana setiap terjadi pengolahan data pembelian

dan data penjualan langsung mempengaruhi jumlah dari data stok obat serta

koordinasi antara Bagian Penjualan (Kasir) dan Bagian Gudang dalam

pengecekan persediaan obat-obatan.

3. Bagian Penjualan (Kasir) dituntut untuk lebih teliti dalam memisahkan

kwitansi penjualan obat-obatan secara langsung dan kwitansi penjualan obat-

obatan sesuai resep dokter.