FICHA TECNICA PARA EL ESTUDIO DE MERCADO DE UNA...

GC-F -005 V. 01

FICHA TECNICA PARA EL ESTUDIO DE MERCADO DE UNA

SOLUCION TECNOLOGICA INTEGRAL PARA LA GESTION DE

LA FORMACION APOYADA EN AMBIENTES VIRTUALES DE

APRENDIZAJE

DIRECCION DE FORMACION PROFESIONAL

DIRECCIÓN GENERAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

BOGOTA

2017

FICHA TECNICA PARA EL ESTUDIO DE MERCADO DE UNA SOLUCION TECNOLOGICA INTEGRAL PARA LA GESTION DE LA FORMACION APOYADA EN AMBIENTES VIRTUALES DE APRENDIZAJE

GC-F -005 V. 01

COMPONENTE TECNICO

1. INTRODUCCIÓN

“El SENA jalona el desarrollo tecnológico para que las empresas del país

sean altamente productivas y competitivas en los mercados globalizados.

Objetivos

a) Dar formación profesional integral a los trabajadores de todas las actividades económicas, y a quienes sin serlo requieran dicha formación, para aumentar por ese medio la productividad nacional, y promover la expansión y el desarrollo económico y social armónico del país, bajo el concepto de equidad social redistributiva.

b) Fortalecer los procesos de formación profesional integral que contribuyan al desarrollo comunitario a nivel urbano y rural, para su vinculación o promoción en actividades productivas de interés social y económico.

c) Apropiar métodos, medios y estrategias dirigidos a la maximización de la cobertura y la calidad de la formación profesional integral.

d) Participar en actividades de investigación y desarrollo tecnológico, ocupacional y social, que contribuyan a la actualización y mejoramiento de la formación profesional integral.

e) Propiciar las relaciones internacionales tendientes a la conformación y operación de un sistema regional de formación profesional integral, dentro de las iniciativas de integración de los países de América Latina y el Caribe.

f) Actualizar en forma permanente, los procesos y la infraestructura pedagógica, tecnológica y administrativa para responder con eficiencia y calidad, a los cambios y exigencias de la demanda de formación profesional integral.

2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

El SENA busca mediante la contratación en modalidad SaaS, la prestación de

servicio de una solución integrada de enseñanza – aprendizaje – formación, para

poner a disposición de la comunidad educativa, una plataforma educativa en

línea con las funcionalidades y herramientas necesarias para garantizar el éxito

de su proyecto de formación por medio de la creación y aplicación de Ambientes

Virtuales de Aprendizaje, apoyados en las actividades de aprendizaje y las


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competencias laborales y de conocimiento, desarrollar los procesos de

investigación en ejercicio colaborativos y sociales, construcción de comunidades

que aprenden y la generación de nuevos procesos de construcción de

conocimiento que ayudaran al país a cualificar sus empleados y trabajadores,

integración de idiomas extranjeros, potenciar las empresas, innovar en el campo

de las ideas y proyectos que logren los grandes cambios que el país necesita

para cerrar la brecha de desarrollo económico y tecnológico.

Teniendo en cuenta lo anterior, el SENA busca una solución integrada de

tecnología y servicios, por medio de las modalidades de contratación

denominados Software-as-a-Service SaaS, Infraestructure as a service IaaS y

Platform as a service PaaS. En el que solución técnica y de servicios tengan las

características de un solo servicio integral que teniendo en cuenta el modelo del

formación del SENA cubra todas las necesidades de cobertura, infraestructura

tecnológica, escalamiento, demanda de usuarios y servicios, soporte,

mantenimiento, mesa de ayuda, trabajo colaborativo y social, incorporación de

redes sociales, diseño edición y construcción de contenidos, despliegue y

administración (estadísticas de uso, evaluación por parte de aprendices e

instructores, etc) de contenidos, construcción de ambientes virtuales de

aprendizaje, estrategias de evaluación y seguimiento, servicios académicos y

pedagógicos, espacio en servidores, sistema operativo, gestor de base de datos,

soporte técnico, seguridad de los datos, recursos redundantes en respuesta a

contingencias, procesamiento de los servicios a brindar, balanceadores de carga

escalables a las necesidades de la solución.

La solución debe comprender, de manera integrada:

A. El Licenciamiento de Un Sistema de Software LMS (Learning Management System

B. Una solución de Infraestructura bajo el modelo IaaS.

C. Un Sistema de Repositorio de Contenidos

D. Herramientas aplicadas a la formación que puedan ser utilizadas en tecnología

para dispositivos móviles

E. Sistema de Comunidad orientado hacia la transformación del aula en procesos con actividades sociales y de aprendizaje

F. Servicios de capacitación y formación permanente

G. Proveer los recursos humanos in situ

H. Prestar asesoría en el desarrollo del Modelo Educativo del SENA


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I. Incluir una herramienta y desarrollar una estrategia contenidos

J. Integración con herramientas misionales del Sena

K. Manejo del cambio

L. Procesos formativos a personas con discapacidad

Para lograr un mayor entendimiento de las necesidades de los servicios

requeridos por el SENA, y contextualizar a los proveedores en los aspectos

misionales de la Entidad que se apoyarán en la solución ofrecida, es necesario

tener en cuenta información básica de cobertura de los servicios.

3. SISTEMA DE INFORMACION ACTUAL

El SENA suscribió el contrato No. 00896 de 2014 en el cual se encuentra el apoyo

del SISTEMA BLACKBOARD versión como su LMS DE APOYO A FORMACION

VIRTUAL. El proceso de actualización de versiones de la plataforma se presenta

en la siguiente tabla:

Fecha Versión Parche

2015-01-01 9.1 April 2014 CU3

2015-04-03 9.1 April 2014 CU4

2015-07-26 9.1 April 2014 CU5

2016-01-06 9.1 October 2014 CU3

2016-05-29 9.1 October 2014 CU4

4. ASPECTOS PEDAGÓGICOS

Para el SENA la construcción de Ambientes Virtuales de Aprendizajes – AVA,

más que un espacio de innovación tecnológica, es una oportunidad que debe

impulsar la innovación pedagógica, las herramientas de apoyo a los procesos

formativos, específicamente en sus componentes tecnológicos, se deben

constituir en un lugar interactivo en el que los docentes puedan construir estos


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Ambientes Virtuales de Aprendizaje – AVA, de manera dinámica, que respondan

al modelo académico y pedagógico y la construcción curricular: áreas y campos

de conocimiento, competencias, desempeños, destrezas o cualquier otro objetivo

de formación, capacitación o entrenamiento, contemplado en la planeación

curricular y académica del modelo de formación del SENA, a la estrategia de

evaluación y a las actividades de aprendizaje, recursos metodológicos, tanto para

los ambientes presenciales como los ambientes on line.

El Sistema de la plataforma LMS debe permitir mediante sistemas de

parametrización integrar los ambientes on line y los ambientes presenciales,

pudiendo trabajar modalidades basadas en el modelo b-learning (bimodal),

modalidades on line o modalidades presenciales soportadas por tecnología para

que de esta manera pueda responder a las necesidades de formación presencial

y virtual del SENA.

El Sistema de la Plataforma LMS, debe considerar técnicamente que los

procesos de construcción de Ambientes Virtuales de Aprendizaje – AVA, deben

permitir que la información generada y los resultados con la ejecución de

procesos de formación por medio de estos AVA sean almacenados e integrados

en tiempo real en el propio sistema del LMS y en el sistema ERP del SENA o en

un sistema propio ofrecido por el fabricante o proveedor de software. En

consecuencia, toda la información resultante de los procesos de formación pueda

ser integrada en una sola estrategia de modelo de datos que permita construir

reportes, estadísticas y analíticas para el análisis y el mejoramiento de los

procesos de calidad académica, pedagógica y didáctica.

El sistema LMS debe hacer parte de una Solucion Integral que permita la

creación de todos los planes de formación curriculares, planes de área,

asignaturas, actividades de aprendizaje y en general todos los ambientes

virtuales de aprendizaje de acuerdo con las necesidades del plan de formación

del SENA, tanto para los procesos de formación, capacitación y entrenamiento,

sustentados en los objetivos, competencias, desempeños, que contempla la

planeación curricular del SENA para cualquier programa de formación profesional

integral, servicios de formación continua del recurso humano vinculado a las

empresas; información; orientación y capacitación para el empleo; apoyo al

desarrollo empresarial; servicios tecnológicos para el sector productivo, y apoyo

a proyectos de innovación, desarrollo tecnológico y competitividad y en general

todo los programas que ofrezca el SENA o sus aliados.

El SENA tiene 33 Regionales y 117 Centros de Formación por lo que la Solución

se debe estructurar con visión Integral que permita que tanto el el sistema como

lñas herramientas y procesos integrantes de la solución permita la construcción,

administración y seguimiento autónomo de procesos fomativos, y planes de

formación para las 33 regionales y los 117 centros de formación de manera tal


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que cada centro de formación pueda tener su propio plan de estudios, currículo,

sistema de evaluación, planeación curricular, resultados y diagnóstico propio

basado en esa propia data producida en los procesos de formación en

producción. Igualmente debe tener la capacidad de descentralizar los servicios

educativos para que, de manera autónoma sean administrados en las regionales

y centros de formación.

El sistema debe permitir la georreferenciación de todas las regionales y centros

de formación, ofrecer inscripciones y matriculas en tiempo real y disponibilidad

de cupos para los planes de formación según las necesidades de cada regional

y cada instituto de formación.

4.1 FORMACIÓN TITULADA

La Formación Titulada presencial, es la oferta regular del SENA, dirigida a

cualquier colombiano y que tiene las siguientes características:

a. Nivel de Formación: técnico, tecnólogos, especialistas técnicos y tecnológicos.

b. Duración: Entre 1 y 2 años de formación.

Son aprendices que su modalidad de formación es presencial para los que se

pretende incrementar el uso y apoyo de los recursos del LMS incluido en la

solución (chat, foros, glosarios, correo electrónico, ambientes de apoyo, etc.).

Los datos relacionados con esta formación, se generan desde el aplicativo Sofía

Plus. Los cursos de formación titulada presencial tienen una estructura única de

contenidos, pero actualmente sin pruebas asociadas; tienen componentes como

Anuncios, Foros, Enlaces para envío de actividades con archivos asociados. Por

lo que es deseable se puedan incorporar más ayudas, funcionalidades y

posibilidad de realizar pruebas en la solución para esta modalidad de formación.

Todos los cursos de formación titulada presencial tienen una misma planilla de

curso o semilla, la cual debe replicarse en todos ellos. Igualmente es necesario

ejecutar el enrolamiento de usuarios y los resultados de aprendizaje que hay en

Sofia Plus.

La oferta de formación Titulada Virtual, nace como la estrategia del SENA para

ampliar su radio de acción y llegar a más colombianos interesados en su

proceso formativo, mediante el apoyo tecnológico, aplicando a programas a

los mismos niveles de formación.

Son aprendices cuya modalidad de formación es 100% virtual, todos se


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encuentran realizando su proceso de aprendizaje en lugares distintos a los

centros de formación del SENA.

Los datos relacionados con esta formación, se generan desde el aplicativo Sofía

Plus. Para los cursos de formación totalmente virtual, se incluyen pruebas, foros,

anuncios, contenidos multimedia, entre otros.

4.2 FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL (INCLUYE IDIOMAS)

Este tipo de formación constituye la oferta dirigida al público en general que

requiere formación para el desarrollo de competencias específicas, y de esta

manera poder ampliar o actualizar sus conocimientos, también se conocen con

la categoría de Cursos cortos. En el marco de éste tipo de formación, se

incluyen los cursos de Idiomas en sus diferentes niveles.

Duración: Cursos entre 5 y 10 semanas de formación contínua.

Los datos relacionados con esta formación corresponden a los aprendices

que se inscriben en cursos de ésta modalidad de formación y acceden:

a. Desde los centros de formación del SENA.

b. Desde sitios diferentes a las instalaciones físicas del SENA

c. Las plantillas de curso o cursos semillas de Formación Complementaria

Virtual ( v e r n u m e r a l 6.2.16.11) constituyen la base a partir de las cuales se crean los cursos de la modalidad “Formación Complementaria Virtual”. De éstos cursos se necesita migrar la estructura de contenidos, que en su gran mayoría están apoyados en objetos de aprendizaje en formato: Html, Micrositios html, archivos pdf, flash, word, entre otros. Las pruebas creadas en estos cursos, se encuentran en estándar IMS y pueden ser consultadas por medio de la Base de Datos que será entregada durante la etapa de planeación, junto con el conjunto de esquemas necesarios para lograr un mayor entendimiento de la estructura de los datos.

4.3 COBERTURA

El SENA, alineado con la estrategia del Gobierno “Prosperidad para todos”, en su

objetivo de aportar en el indicador de “Menos pobreza”, detecta la necesidad de

ofrecer un mayor número de cupos de formación a los que actualmente registra


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en sus 33 Regionales y 117 Centros de Formación. Donde, además, en respuesta

al PND se apunte a promulgar y utilizar las TIC en los procesos de formación que

permita a un mayor número de colombianos acceder a formación.

Para el SENA es importante que se desarrolle una Estrategia de contenidos que

recoja las mejores experiencias del mercado, las estrategias pedagógicas,

didácticas, pertinentes con el currículo de los planes de formación del SENA,

avances en diseño gráfico, evolución en las técnicas de diseño conceptual grafico

como el diseño FLAT UI y la incorporación de herramientas avanzadas de autor,

para que los diferentes actores de su comunidad educativa la apliquen de manera

permanente en la creación de contenidos con altas tecnologías que están

impactando los costos y reduciendo los tiempos de producción cada vez con

mejor calidad mejor calidad.

Finalmente, el SENA busca mediante la contratación de una plataforma integrada,

poner a disposición de la Comunidad Educativa, todas las herramientas

necesarias para garantizar el éxito, aumentar la cobertura y generar políticas de

retención.

5. ALCANCE DE LA SOLUCIÓN

El SENA consciente de las grandes transformaciones que han ocurridos en los

últimos años en los que la tecnología está evolucionando en todos los campos del

diseño, la programación, la infraestructura tecnológica, los servicios en la nube,

dando paso a nuevos modelos de contratación que traen innumerables beneficios

para la entidad y la integridad de una solución educativa como la del SENA que

pretende prestar servicios a una comunidad educativa importante en el país.

Este tipo de soluciones en la nube permite al SENA realizar un solo contrato que

integre todos los alcances del software, técnicos, actualizaciones, estrategias,

gerencia del cambio, bilingüismo, procesos formativos, seguimiento mejora y

control de indicadores, soporte, mantenimiento, concurrencia, escalabilidad de

usuarios, entre otros, que demande los servicios educativos prestados día a día.

El SENA por la dimensión de los servicios y cantidades de usuarios requiere de una

solución Integral, robusta y tecnológicamente estable como la Arquitectura WEB.

La cual soportada por la modalidad de servicios SaaS, permiten bajo un solo

contrato proveer acceso a aplicaciones de Software en la nube; utilizar

innumerables servicios; reducir el costo de adquisición, mantenimiento y soporte de

hardware; mejor administración de recursos ya que se usan solo cuando se

necesitan; actualizaciones más frecuentes; mayor portabilidad y compatibilidad; y

mayor disponibilidad del recurso humano calificado. Que combinada con la

modalidad de infraestructura (IaaS) como servicio, garantiza escalamiento de la

operación al número de usuarios que la oferta del SENA requiera, balanceadores,


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almacenamiento que demande la solución, actualizaciones permanentes del

software sin costo adicional, soporte necesario para operar con apoyo de desarrollo

In Situ.

Por lo tanto, el SENA pretende bajo esta modalidad de servicios que un único

proveedor contratado, atienda los requerimientos que el SENA demanda para

funcionar como Solución total.

El alcance de la contratación tiene como base una solución educativa del tipo

SaaS, IaaS y PaaS que contenga: El licenciamiento de una plataforma educativa

integrada, bajo el modelo de solución SaaS, esta plataforma debe tener una

solución completa de software educativo basado en el estándar internacional

Learning Management Systems - LMS, la solución debe estar soportada por una

infraestructura robusta, bajo el modelo de servicios IaaS, con las siguientes

características:

El Licenciamiento de Un Sistema de Software LMS (Learning Management System), bajo el modelo de servicios SaaS - 100% tecnología WEB. Que contenga el cumplimiento de los estandartes internacionales; las últimas tecnologías en diseño, responsive, con tecnología estándar HTML5 en su primera capa; adaptativa; flexible; parametrizable; que puedan adaptarse a las necesidades del modelo educativo Colombiano y especialmente al modelo de formación del SENA; todo el desarrollo necesario para operar la solución de software será responsabilidad del contratista, programaciones, servicios web, apps, etc., son responsabilidad del proveedor según su propia experiencia.

Este licenciamiento deberá no solo contemplar el suministro del software sino

su operación y soporte durante el tiempo de vigencia del contrato. De la misma

manera, f. Al igual que integrará un Sistema de Gestión Curricular (ICMS) o

similar que le permita al SENA contar con un software accesible por WEB.

La documentación e información del sistema, de las comunidades, instancias

y demás elementos de la solución deben ser abiertas de de fácil visualización.

Una solución de Infraestructura bajo el modelo IaaS. Teniendo en cuenta este tipo de contratación por servicios, la plataforma tecnológica, servidores, equipos, balanceadores, sistemas de almacenamiento, mantenimiento, soporte técnico y de usuario, actualizaciones, copias de seguridad, mesa de ayuda entre otras obligaciones son responsabilidad del proveedor bajo un solo concepto y un solo contrato de servicios.

Un Sistema de Repositorio de Contenidos: El sistema repositorio de

contenidos, enmarca todos los componentes técnicos y funcionales necesarios para ofrecer a la entidad, una solución que permita compartir los


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contenidos que se producen en la planeación y desarrollo de los procesos formativos del SENA. Así como una adecuada administración de estos contenidos (estadísticas de uso, evaluación por parte de aprendices e instructores, etc).

Herramientas aplicadas a la formación que puedan ser utilizadas en

tecnología para dispositivos móviles, de acuerdo al roll o perfil de cada usuario del sistema. De manera dinámica la solución deberá incluir el diseño, alimentación, seguimiento y presentación de Planes de mejora de un Tablero de Control con las principales variables de la solución (asi como sus soportes y recomendaciones).

Sistema de Comunidad orientado hacia la transformación del aula en procesos con actividades sociales y de aprendizaje, esto es hacia la transformación del aula en flujos de actividades sociales como comunidades que aprenden permanentemente. Para que los usuarios del SENA tengan espacios permanentes bajo un modelo de trabajo colaborativo y social. Al igual que la incorporación de redes sociales, dispositivos móviles y mecanismos de intercambio de comunicación e integración de la comunidad como foros, chats, entre otros.

La solución debe permtir el uso de funcionalidades orientadas a la aplicación

de mecánicas de juego en entornos y aplicaciones no lúdicas con el fin de

potenciar la motivación, la concentración, el esfuerzo, la fidelización y otros

valores positivos comunes a todos los juegos.

Servicios de capacitación y formación permanente para todos los usuarios administradores, tutores, y docentes, que permitan el desarrollo de capacidades en el uso y apropiación de la plataforma y sus servicios educativos, tanto para el SENA central, sus regionales y centros de formación. Asi mismo deberá incluir una solución para la capacitación e induccio para nuevos integranrtes de la comunidad educativa o administrativa del sistema.

Proveer los recursos humanos in situ necesarios para el soporte, nuevas integraciones, nuevas aplicaciones y desarrollos necesarios para la operación pertinente del LMS del SENA. Debe tenerse presente que enel marco de la solución se realizaran dos etapas paralelas para las cuales se debe contar con el recurso humano necesario y capacitado, como es:

Instalacion y configuracon de la nueva solución y

Paralelamente integrar el proceso de Transferencia entre los posibles contratantes (saliente y entrante).


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Prestar asesoría en el desarrollo del Modelo Educativo del SENA, que

permita la cobertura de todos los planes de formación, así como el seguimiento a sus metas y estrategias.

Incluir una herramienta y desarrollar una estrategia contenidos: esto es que mediante el suministro de una herramienta web permita la creación, construcción, edición, administración y despliegue de contenidos u Objetos de Aprendizaje, enfocados la estrategia de calidad y pertinencia de los planes de formación del SENA. De la misma manera deberá proponer un plan de actualización de los contenidos que actualmente posee el SENA.

Integración con herramientas misionales del Sena, se cuenta principalmente con un aplicativo misional que contiene la información relacionada con los procesos de Formación Titulada, Formación Complementaria Virtual y Formación Complementaria Presencial, Sofia Plus.

Manejo del cambio en cual deberán diseñarse y ejecutarse todas las actividades necesarias para que la puesta en marcha de la solución cuente con la adecuada difusión, conocimiento, apropiación y utilización por parte de la comunidad educativa SENA a lo largo de todo el proyecto.

Apoyo a Procesos formativos a personas con discapacidad. Es de interés

para el SENA que la solución apoye su Política Institucional para la atención de personas con discapacidad que incluye, como parte inherente y fundamental del Aprendiz con discapacidad, a la Familia y/o Cuidadores de Personas con discapacidad que no puedan ser aprendices SENA. El apoyo solicitado se enfoca principalmente a una solución que:

a. Permita que las personas con discapacidad se puedan inscribir en los programas y cursos ofrecidos por el SENA

b. Permita a las personas con discapacidad entender, interactuar y navegar en los mismos, así como tener comprensión y entendimiento a sus contenidos.

c. Realizar un proceso de conversión o adaptación de los actuales cursos ofrecidos por el SENA a contenidos cumplidores de las normatividad internacional para acceso WEB a personas con discapacidad

d. Cuente con el cumplimiento mínimo de Norma técnica 5854 (equivalente a la WCAG2.0) de las Iniciativa W3C.

En resumen la solución comprende todo el conjunto de infraestructura

tecnológica, hardware, configuración, software de aplicación y funcionamiento,


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licenciamientos, servicio de mantenimiento, seguridad informática y física,

backups, sistemas de monitoreo, reportes, estadísticas y analíticas,

auditoria, esquema de atención; asesoría en el modelo de formación virtual y

bimodal del SENA, estrategia de desarrollo de contenidos y en general todas

las variables necesarias para ofrecer un servicio completo a la entidad,

garantizando los acuerdos contractuales y la calidad del servicio a los usuarios

finales, y especialmente el salto cualitativo en los procesos de formación y

organización administrativo-académica.

5.1 COMPONENTES DEL SERVICIO

5.1.1 Learning Management System (LMS)

Las plataformas denominadas LMS tienen como características básicas ser parte

de un estándar regido por organizaciones internacionales (ADL, IEEE, W3C, otras)

que interactúan para apoyar el desarrollo, soporte, sostenibilidad y evolución de

estas tecnologías orientadas a la educación. La evolución de estas plataformas

está basada en los desarrollos tecnológicas en los campos de las

telecomunicaciones, el diseño, los lenguajes, la web, la multimedia, inteligencia

artificial, entre otras tecnologías.

EL LMS se considera como el software gestor integral de la ejecución de la

formación apoyada en ambientes virtuales. Es uno de los elementos con mayor

importancia en los procesos de formación virtual de la entidad, por lo cual es

importante para e l SENA poseer una so luc ión f lex ib le , que le

pe rm i ta su desar ro l lo y avances en e l campo de la educac ión

sopor tada con tecno log ía , basada en los nuevos mode los de

se rv ic ios y acompañado de un conjunto de funcionalidades que apoyan la

labor de los Administradores, Tutores/instructores y Aprendices de los

programas de formación ofertados por el SENA en diferentes modalidades y los

procesos académicos, pedagógicos, didácticos.

El proponente debe considerar la integración de las últimas tecnologías aplicadas

a la educación en este tipo de plataformas, la estrategia para la implementación

académica, pedagógica, didáctica y especialmente la construcción de Ambientes

Virtuales y Presenciales de aprendizaje soportados por tecnología de acuerdo con

los campos de conocimiento y práctica de los planes de formación curricular del

SENA.

El proponente deberá especificar claramente si la solución presentada trabaja

bajo enlaces LTI y cumple con las especificaciones IMS Common Cartrigde para

fomentar que se compartan contenidos en los sistemas de administración del

aprendizaje (LMS).


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5.1.2 Repositorio de Contenidos (Sistema de Contenidos)

El sistema repositorio de contenidos, enmarca todos los componentes técnicos y funcionales necesarios para ofrecer a la entidad, una solución que permita compartir los contenidos que se producen en la planeación y desarrollo de los procesos formativos del SENA. La funcionalidad del sistema de repositorio va más allá del simple hecho de almacenamiento de archivos, y debe constituir un sistema de clasificación de dicha información por medio de metadatos, codificaciones internacionales relacionadas con el sistema de competencias, con las garantías para los usuarios finales de poder subir, visualizar, organizar, compartir, manejar versiones, etc., su información, obedeciendo a políticas programadas por el Administrador del Sistema.

Este sistema debe estar integrado con el LMS, de manera que la información producida por éste, pueda ser gestionada además del mismo software LMS, por el repositorio de Contenidos. Igualmente, debe poderse compartir con u s u a r i o s externo, c e n t r o s d e f o r m a c i ó n , r e g i o n a l e s y u s u a r i o s e x t e r n o s que no necesariamente esté usando funcionalidades del LMS. La estrategia de utilización del repositorio de contenido debe estar enmarcada en las necesidades del SENA y debe incluir los estándares relacionados con este tipo de requerimientos conocidos en el marco Learning Object Repository - LOR y Learning Objetc Metadata - LOM.

El proponente devera explicar claramente si la solucion cumple con la inciiativa de

Common Cartridge para fomentar que se compartan contenidos en los sistemas

de administración del aprendizaje (LMS)

5.1.3 Sistema de Comunidad.

Un Sistema de Comunidad orientado hacia la transformación del aula en

procesos con actividades sociales y de aprendizaje para que los usuarios del

SENA tengan espacios de aprendizajes permanentes bajo un modelo de trabajo

colaborativo y social.

El sistema de comunidad debe estar integrado con los otros componentes de

la solución y además debe tener en cuenta los usuarios activos en el LMS en su

totalidad y la organización académica y curricular, así como el poder contar con

perfiles de invitado que visualicen información de libre conocimiento. La

estrategia debe estar enfocada hacia el concepto de “comunidades que aprenden”

5.1.4 Aplicaciones y Herramientas de apoyo para trabajar vía dispositivos móviles.


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Las aplicaciones móviles, conocidas como app, se han extendido y han logrado

generar nuevos servicios que permiten mejores condiciones para el desarrollo de

la formación en línea. El SENA requiere que el proveedor de la solución desarrolle

las aplicaciones móviles necesarias para lograr experiencias de usuarios con el

uso de los dispositivos móviles integrando acceso, uso de los móviles con ciertas

funcionalidades especiales tales como los procesos de inscripción, matricula,

servicios de bienestar social, descarga y lectura de documentos, presentación de

evaluaciones y en general interacción con los diversos contenidos en línea y la

comunicación efectiva social y colaborativa con la comunidad educativa.

Las herramientas de apoyo para el trabajo vía dispositivos móviles, deben permitir

a todos los actores del proceso formativo, acceder por estos medios y contar con

programaciones adaptativas integrada dentro y desde LMS, desde los conceptos

de la tecnología responsive y adaptativa, pudiendo acceder a todas las

funcionalidades del LMS por medio del navegador web del dispositivo móvil de

acuerdo al roll que tenga cada actor en la solución.

Igualmente, el proveedor debe estar disponible para desarrollar los web services

necesarios para que las aplicaciones del entorno de programación y producción

permitan comunicaciones entre los diferentes programas que dispone el SENA y

que deben ser conectados entre sí para un mejor servicio e integración de toda la

solución.

5.2 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS GENERALES

5.2.1 Servicios Cloud Computing - PaaS, SaaS, IaaS

Este servicio no necesita detallar capacidades de computación, tipo de

servidores, balanceadores, escalamiento, entre otras características que

antiguamente se tenía que destacar para que el proveedor pudiera dimensionar

su solución de infraestructura tecnológica, los servicios SaaS, PaaS e IaaS, son

abiertos a la demanda de necesidad de crecimiento, el SENA requiere que este

tipo de servicios proporcione un mayor nivel de atención a los usuarios y altos

niveles de atención, soporte y mantenimiento, soluciones que hoy existen en

proveedores ya ampliamente conocidos en el mercado como nubes públicas.

Los ANS y las condiciones mínimas para la prestación de este servicio estarán

detalladas en el Anexo ANS.

Donde se incluirá de manera determinante el Nivel de satisfacción del usuario

que se determinará mensualmente sobre la solución instalada por el proveedor

respectivo.


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5.2.2 Servicios Infraestructure-as-a-Services - IaaS

Los servicios de infraestructura como un solo servicio nos provee todos los

servicios en tiempo real, mantener el control del monitoreo, vigilar la sostenibilidad

tecnológica de la solución y mantener las obligaciones de los ANS acordados

mediante sistemas de almacenamiento, capacidad de memoria, procesamiento, el

hardware es igualmente transparente para el SENA, es responsabilidad total del

proveedor hasta el límite de usuarios requeridos en este proceso y bajo las

condiciones de niveles de servicios establecidos para la solución del SENA. Los

entornos de pruebas, producción, escalamiento, balanceo, almacenamiento,

procesamiento entre otros deben ser monitoreados y estar visibles para todas las

partes de la solución: SENA, interventora, administradores del sistema.

5.2.3 Software

a. El proveedor debe garantizar que la totalidad del software utilizado para prestar el servicio debe estar debidamente licenciado y vigente durante el tiempo de ejecución del contrato. Debe prever todo tipo de software y aplicaciones necesarias para el funcionamiento de la solución.

b. Todas las actualizaciones liberadas por el proveedor y las mejoras en software tanto de aplicación como el de apoyo para la operación, hacen parte integral del servicio ofrecido y no deben generar costos adicionales y están contempladas dentro del modelo SaaS previsto para esta solución, el proveedor debe contar con procesos y procedimientos de desarrollo y producción de las aplicaciones y ajustes requeridos por el SENA, debe contar con personal especializado en las instalaciones del SENA que será considerado en el capítulo de requerimientos de recursos humanos en donde se detallara los perfiles experiencia y servicios de desarrollo de aplicaciones.

c. El proveedor debe garantizar que todos los desarrollos que no estén integrados como tal o no sean propios de la solución de software licenciado tales como aplicaciones de componentes específicos, web services y apps desarrollados serán de propiedad del SENA, manteniendo todos los acuerdos de licenciamiento y derechos de autor, regulados por la ley 23 de 1982, ley 44 del 93, ley 1032 de 2006 y decretos reglamentarios de dichas leyes.

d. El proveedor debe contar y suministrar herramientas y dispositivos de seguimiento y control in situ, en las instalaciones del SENA, necesarias para monitorear la disponibilidad del servicio, además permitir el acceso a los sistemas objeto de monitoreo a la interventora. Capacitar a los usuarios del SENA y la Interventora para su uso, igualmente debe permitir que la interventora instale sus propias herramientas, compatibles con la solución, con este mismo fin, contando con la asesoría para los procedimientos especializados.

e. El oferente debe permitir al SENA, contar con los diagramas y esquemas de la base de datos a utilizar, con el fin de garantizar el entendimiento técnico de la arquitectura de datos utilizada, y también facilitar la generación de consultas sobre la información por parte de los usuarios con rol de administrador.7


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f. La plataforma ofrecida por el oferente debe garantizar la integridad, independencia técnica con integración LTI, seguridad, disponibilidad, confiabilidad de los datos evitando pérdida, duplicidad y dispersión de la información.

5.2.4 Servicios de almacenamiento de back up

La solución de IaaS debe contar con los servicios de almacenamiento que requiera

la solución sin lugar a acuerdos previos de límites del mismo, es obligación del

proveedor mediante la solución IaaS disponer en todo tiempo y lugar con las

capacidades ilimitadas o suficientes que puedan garantizarle este servicios a la

solución del SENA.

No obstante, si la solución está en “cualquier lugar del mundo” (en las nubes

dispuestas para servicios tipo IaaS), el proveedor debe garantizar en todos los

casos, soluciones de respaldo y que provee este tipo de servicios tanto en la nube

como en un almacenamiento local que se realice de manera periódica que este

disponibles en Colombia para cualquier tipo de eventualidad.

5.2.5 Planeación de recuperación de desastres y el restablecimiento del negocio.

El proveedor deberá garantizar la continuidad del negocio, atendiendo los

requerimientos y especificaciones establecidos en la norma

ISO/IEC27031:2011 y/o BS 25999, en especial lo relacionado con la planeación

de recuperación de desastres y el restablecimiento del negocio, de tal manera

que se garantice la restauración de los servicios contratados, en los plazos,

modos y condiciones establecidos en las reglas de participación y este

documento, para ello el proveedor debe garantizar que cuenta con los procesos y

procedimientos para este caso.

5.2.6 Ambientes e instancias cloud computing requeridos

Los ambientes cloud computing constituyen el conjunto de infraestructura

tecnológica de servicios SaaS, IaaS, PaaS, soporte técnico y servicios conexos,

dispuestos y destinados por el proveedor para la atención exclusiva de la

operación del SENA.

Para el SENA es necesario que todos los ambientes dispuestos para la atención

de los requerimientos de su comunidad educativa, contengan la misma versión

en producción dispuesta y de las aplicaciones que la componen (SaaS), así como

igual configuración desde el punto de vista de Software operativo y aplicativo.


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5.2.6.1 Ambiente de Producción.

Se llama ambiente de producción a la infraestructura tecnológica, de hardware, software operativo, software aplicativo, soporte técnico y servicios conexos, destinada para apoyar la operación de los usuarios pertenecientes a Formación Titulada (presencial y virtual), y Complementaria. El SENA requiere un único ambiente de producción el cual debe estar conformado por dos instancias así:

a. Una instancia cloud computing para la atención de los aprendices de Formación Titulada

b. Otra instancia cloud computing para la atención de los aprendices de Formación Complementaria.

El proveedor deberá dimensionar los componentes de este ambiente con el

fin de atender los usuarios definidos en cada instancia y cuyo detalle

cuantitativo se ofrece en la tabla 1 de éste documento. Además, se debe

contar con estadísticas de uso totalmente unificadas para los usuarios, es decir

si un usuario se encuentra en las dos instancias del ambiente, se debe contar

una sola vez y mostrarse de esa forma en los informes estadísticos o de

consumo de servicio.

Es necesario anotar que siempre que se haga referencia al ambiente de

producción, es necesario tener en cuenta lo definido en este punto.

5.2.6.2 Ambiente o Instancia de formación y entrenamiento web para capacitación y transferencia tecnológica.

Se define ambiente de entrenamiento y capacitación a la infraestructura

tecnológica de hardware, software operativo, software aplicativo, soporte

técnico y servicios conexos destinada para apoyar la formación, transferencia

tecnológica y de conocimiento para los instructores/tutores del SENA y público

y demás público que la entidad designe para el aprendizaje el uso de la

Plataforma adquirida. En esta instancia se llevará el historial de estos servicios de

formación y capacitación, los resultados, evaluaciones, planes y grupos de

formación, reportes especializados de capacitación, resultados, diagnósticos,

estadísticas, analíticas.

5.2.6.3 Ambiente o Instancia de web para pruebas.

Para el SENA existen dos tipos de pruebas en la solución: a) Las pruebas con


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propósito de desarrollo y producción de aplicaciones web, apps, reportes,

estadísticas, analíticas, entre otras, y b) Las pruebas destinadas a la calificación

de la robustez del sistema de software LMS y aplicaciones operativas, pruebas de

capacidad, pruebas estrés y carga, pruebas de escalamiento de las soluciones y

las instancias creadas.

a) Las pruebas de desarrollo son responsabilidad del proveedor y su equipo de desarrollo tanto local como al interior de su organización.

b) Sistema para pruebas de carga, estrés, capacidad, base de datos, escalamiento y carga.

Previo a la entrada en producción, el proveedor debe realizar pruebas de carga,

estrés, escalamiento, base de datos y capacidad con asistencia de terceros

expertos calificados en este tipo de servicios. Para lo cual deberá proporcionar

los procesos, procedimientos, herramientas y recursos técnicos y humanos

requeridos para la misma.

5.2.6.4 Ambiente de Nuevos desarrollos.

En este ambiente de Nuevos desarrollos o Beta se podrán apreciar, revisar y

conocer las nuevas versiones o actualizaciones de los productos y herramientas

que el proponente incluye para la solución cotizada. Se debe permitir la

posibilidad de testear o hacer prevas de estas nuevas versiones sin que se afecte

los demás ambientes.

5.2.7 Copias de seguridad o backups

El proveedor deberá mantener como mínimo copias de seguridad de:

a. Base(s) de Datos de la Plataforma y las diferentes instancias contratadas. b. File System del LMS y Repositorio de Contenidos. c. Aplicación, configuración y ajustes realizados en el marco de la operación. d. Versiones instaladas de la aplicación de software LMS.

El proveedor deberá generar una copia local - además de las copias propias del sistema cloud computing - de seguridad de la base de datos “fullbackup” y de Aplicación, configuración y ajustes realizados en el marco de la operación, m e n s u a l m e n t e y entregarla al SENA en medio físico dentro de los 8 días calendario siguientes al corte del mes de ejecución y restaurarla en el ambiente de pruebas.

El costo del envío de los medios en los cuales se provea dicho Backup,


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debe ser asumido por el proveedor y tenerlo disponible localmente para cualquier eventualidad.

5.2.8 Estabilización el servicio

5.2.8.1 Para Formación Titulada

Después del periodo de transición, es necesario garantizar que los usuarios de

Formación Titulada, contarán con el acceso al ambiente de producción

configurado por el proveedor.

El tratamiento de la información contenida en cada una de las bases de

datos es confidencial y no podrá ser provista a terceros sin autorización del

SENA.

5.2.8.2 Para Formación Complementaria

Para el proceso de migración de plantillas de cursos o cursos semillas, el

proveedor deberá garantizar como mínimo, la siguiente estructura:

1. Banner del curso (el que tiene la plantilla de curso o curso semilla original)

2. Menú del curso

El proveedor deberá garantizar que toda la información contenida en cada

uno de estos elementos o adicionales en la plantilla de curso o curso semilla

será migrada al ambiente de producción, manteniendo la distribución y

contenidos actuales, sin alterar componentes de diseño instruccional.

El SENA ofrecerá el acceso a las plantillas de cursos o cursos semillas, para

que el proveedor pueda garantizar lo requerido para este proceso durante la

etapa de transición.

5.2.9 Métricas para el conteo de usuarios

El conteo de los usuarios tiene una connotación muy importante para el

SENA e igualmente para el oferente, pues es lo que determina la ejecución

contractual del proyecto. A continuación, se detallan las características que

regirán el conteo de los usuarios:

a. La cuenta de la cantidad de usuarios que hacen uso del servicio, debe realizarse por persona únicamente, independiente del número de asociaciones a cursos y roles que tenga cada usuario.

b. Si un usuario está en diferentes instancias (Formación Titulada y


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Formación Complementaria), debe ser contabilizado una sola vez. c. El usuario debe ser contabilizado en el momento que ingrese a la

Plataforma, si el usuario no ingresa por cualquier motivo, éste no debe aparecer como un consumidor de servicio ni ser contabilizado.

d. Cuando un usuario deja de estar activo en cursos, el sistema de sincronización lo dejará de enviar y, por ende, dejará de estar consumiendo servicio, por lo cual no debe ser contabilizado como parte del número de usuarios con servicio, y el proveedor debe permitir que otro usuario ocupe su lugar.

5.2.10 ALMACENAMIENTO PARA USUARIOS

El proveedor debe garantizar el espacio de almacenamiento mínimo para cada

usuario, y que dicha estadística no incluye el componente de Repositorio de

Contenidos, dado que actualmente el uso por parte de los usuarios se

concentra en el File System, y se espera un crecimiento y masificación del uso

de ésta aplicación.

Así mismo para la estimación de almacenamiento, debe contemplar software o

archivos como sistemas operativos, papelera de reciclaje, archivos de registro

de operaciones (logs), software de aplicación de bases de datos y todo

repositorio adicional de información que no sea directamente relacionado con

las aplicaciones de LMS, Repositorio de Contenido, Comunidad y Herramientas

de apoyo para el Acceso utilizando dispositivos móviles y demás componentes

que se instalen para garantizar el debido funcionamiento del sistema.

5.2.11 SOPORTE TÉCNICO

El proveedor debe ofrecer un servicio de soporte técnico 7*24, durante la

vigencia del contrato, dirigido a los usuarios con rol de Administrador del

Sistema, que se enmarque dentro de un esquema de Help Desk o sistema de

reporte de fallas en la Plataforma, apoyado en una aplicación que registre vía

web los casos.

5.2.12 MANTENIMIENTO

Dentro del contrato con el proveedor del sistema cloud computing deberá estar

claramente establecidas los procedimientos de mantenimiento preventivo y

correctivo sobre la infraestructura tecnológica, que se utiliza para garantizar la


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debida prestación del servicio, de acuerdo con las exigencias establecidas en el

presente documento y las condiciones establecidas para un servicio clon

compiten desde una nube pública.

5.2.13 LEARNING MANAGEMENT SYSTEM - LMS

En esta sección se explicitan los requerimientos con los que debe cumplir el

LMS propuesto durante la vigencia del contrato, la transferencia de

conocimiento que debe ofrecer el oferente y la integración que debe realizarse

con sistemas del SENA y de terceros.

5.2.13.1 Requerimientos:

a. Tener derecho a la instalación, configuración y uso de las actualizaciones de versión de la plataforma que se encuentren disponibles siempre y cuando cumplan con las especificaciones y se haya aprobado por parte de la Interventoría y el SENA, a quienes se le deberá informar por parte del proveedor del Road Map o plan de actualizaciones previsto en cada año de ejecución del contrato.

b. La plataforma debe estar habilitada para su uso en Idioma Español Latinoamericano y en idioma inglés con la posibilidad de integrar eventualmente otros lenguajes escritos de etnias y poblaciones a atender por orden constitucional.

c. Plataforma LMS para el apoyo de las modalidades de formación del SENA y con los requerimientos mínimos establecidos.

d. La plataforma debe ser compatible m í n i m o con los siguientes navegadores y versiones superiores:

Para PC

Internet Explorer 8.0 o

superior Firefox 6.0 o

superior

Chrome 10 o superior

Para Mac

Safari 5.0 o superior

Chrome 10 o

superior Firefox 6.0

o uperior

Para dispositivos móviles


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Android

IOS

Windows

e. El proveedor deberá garantizar el funcionamiento de javascript en todas las versiones propuestas de navegador. Así como de las herramientas y funcionalidades que sea parte de la Plataforma y se basen en Javascript.

f. El proveedor deberá desarrollar y permitir el uso de artefactos de software como: extensiones, módulos, bloques, webservices, API, Apps y/o plugins que permitan fortalecer la funcionalidad actual de la plataforma y cumplir con las necesidades del SENA, sin que esto afecte la operación normal de la solución ni se derive en costos adicionales o ponga en peligro los noveles de servicios o latencia del sistema.

g. El proveedor deberá ofrecer un acceso a los administradores de la aplicación, que permita consulta directa a la base de datos: el esquema y la documentación para realizar consultas especializadas sobre los datos almacenados.

h. La interfaz debe ser totalmente gráfica con el estándar HTML5, con todos los utilitarios habilitados para tal fin, organizada por tipos de contenidos y funcionalidades, disponibles de acuerdo con los permisos definidos para cada rol.

i. La plataforma debe guardar la trazabilidad de todas las transacciones ejecutadas sobre (log), incluso sobre la base de datos de manera directa.

j. Se debe registrar como mínimo: el usuario, la fecha y la dirección IP, operación realizada, campo o estructuras de información afectadas.

k. Una interfaz de administración del sistema de log. l. La plataforma debe permitir la configuración de la presentación al usuario

final, según la imagen institucional del SENA. m. La plataforma debe ser suministrada bajo el concepto de marca blanca de tal

manera que la visibilidad de la misma solo dependa de la marca SENA

Todas las funcionalidades listadas son requeridas, además deben estar habilitadas y/o deshabilitadas, de acuerdo con la estructura de permisos establecidos para el rol que esté interactuando con la plataforma, así como contemplar las validaciones a nivel de aplicación que garanticen la integridad de los datos que son: unicidad, dominio, referencial, y de datos.

5.2.13.1.1 Gestión de Cursos

Las acciones realizadas para la Gestión de Cursos son una de las labores

más importantes en la administración del LMS del SENA, de manera que la

herramienta ofertada debe incluir como mínimo las funcionalidades que se

describen a continuación necesarias para el desarrollo normal de la gestión

educativa y académica.


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5.2.13.1.2 Gestión de Información de Cursos

El sistema LMS debe permitir gestionar la información de los cursos,

permitiendo crear, ingresar, actualizar, activar, desactivar, borrar (borrado físico)

y consultar. Los datos del curso como mínimo son: código del curso (llave

principal), nombre del curso, descripción, clasificación por categoría, estado

del curso (disponible o no disponible), fecha de inicio, fecha de terminación

e idioma en el cual aparecerá el menú del curso originalmente.

5.2.13.1.3 Archivar / Exportar cursos

El LMS debe permitir archivar un curso con su estructura completa o parcial de acuerdo con el requerimiento del usuario, y guardarlo en un archivo almacenable localmente. La plataforma debe para éste propósito cumplir con la especificación IMS (Instructional Management Systems)

5.2.13.1.4 Importar cursos

El LMS provisto deberá permitir importar cursos a partir de archivos producto

del proceso de exportación, esto de manera que permita al usuario (que tenga

activo éste permiso) seleccionar desde su ubicación local un archivo producto de

una exportación e importarlo a un curso previamente creado.

5.2.13.1.5 Copiar / Mover contenidos de un curso a otro

Se debe poder mover contenidos de un curso a otro, permitiendo ubicar el

contenido de un curso dentro de una carpeta o ubicación específica de otro

curso. Esto incluye copiar contenidos desde una plantilla de curso o curso

semilla a cualquier otro curso del sistema.

5.2.13.1.6 Configuración de elementos predeterminados

El administrador y personal que tenga el rol con permisos habilitados, deberá

poder modificar la configuración de los elementos disponibles para los cursos en

el LMS.


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Esta opción debe permitir a los usuarios, modificar las características de

presentación o visualización de la plantilla predeterminada para los cursos en el

LMS.

5.2.13.1.7 Categorías o clasificación de cursos

Se debe poder crear categorizaciones de cursos o áreas ocupacionales para

clasificación de cursos. Esto de manera que cada curso quede asociado con

una categoría en el momento de crearlo.

5.2.13.1.8 Definición del espacio en disco por curso

El rol de Administrador debe estar en capacidad de conocer el espacio en disco

usado por un curso y cambiar el tope máximo que puede usar. También se

debe poder administrar estos datos de manera general y predeterminada para

todos los cursos.

5.2.13.1.9 Funcionalidades de Anuncios o noticias y Correo Electrónico para el Administrador

El usuario administrador debe contar con las funcionalidades de anuncios o

noticias para publicar notificaciones prioritarias para todos los usuarios del

LMS, y envío de correo electrónico para todos los usuarios del sistema o

escogiendo para roles específicos, grupo o grupos.

5.2.13.1.10 Gestión de Usuarios

Las acciones realizadas para la Gestión de Usuarios son igualmente una labor

frecuente y constante en la administración del LMS del SENA, de manera

que la herramienta ofertada debe incluir como mínimo, las funcionalidades que

se describen a continuación necesarias para el desarrollo normal de la gestión

educativa y académica de los usuarios de formación virtual de la entidad. Es

también propósito de éste documento detallar dichas características, describir

su operación y necesidad, de manera que se pueda tener la información

concreta de la solución que se debe suministrar. A continuación, se explica

cada una de ellas.

5.2.13.1.11 Gestión de información de usuarios


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El sistema LMS debe permitir gestionar la información de usuarios, permitiendo

crear, ingresar, actualizar, act ivar, desact ivar, borrar (borrado físico) y

consultar. Los datos básicos y mínimos de un usuario son: Número de

Documento de Identificación (llave principal), nombre, apellidos, correo

electrónico, sexo o género, fecha de nacimiento, empresa, rol y contraseña.

Esta gestión debe estar disponible por interfaz gráfica del LMS.

5.2.13.1.12 Enrolamiento de usuarios por interfaz gráfica

El LMS, debe ofrecer la funcionalidad de poder realizar el enrolamiento de

usuarios directamente por Interfaz Gráfica. Ya sea realizando la operación en

tiempo real con validación del SENA por medio de un sistema de inscripción y

matricula o permitiendo que dicho proceso se pueda realizar uno a uno en el

espacio o curso definido y por lotes (mediante la estructura de un archivo plano)

dentro de un curso.

5.2.13.1.13 Gestión de roles y privilegios sobre las funcionalidades

La definición de roles es un punto muy importante en la implementación del

LMS y para el SENA, siendo necesario que su estructuración se realice

acorde con las características de la entidad.

Para esto es necesario que el LMS, cuente con un módulo por Interfaz gráfica,

de administración de roles y permisos que estos puedan igualmente ser

asignados a los usuarios tanto por medio de la aplicación cómo por medio del

proceso de sincronización con los aplicativos institucionales de SOFIA.

El LMS debe permitir adicionar, modificar y eliminar roles de usuario. Se deben

poder crear nuevos roles en el LMS, asignarles un nombre y los permisos sobre

cada una de las funcionalidades del sistema.

Para la creación de un rol en el sistema, es necesario tener como

mínimo los siguientes datos:

a. Nombre del rol b. Descripción del rol c. Identificación del rol o código

5.2.13.1.14 Estadísticas de la aplicación LMS

El proveedor debe suministrar informes por interfaz gráfica, de acuerdo con


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los siguientes requisitos:

a. Accesibles en línea de manera permanente 24 horas b. Detallados por usuario único (por persona) c. La información de dichos informes debe haber sido generado de

manera consolidada, como mínimo el día calendario anterior a la fecha de generación del reporte.

d. Con acceso para el SENA y la Interventoría e. Los informes deben poder ser visibles directamente en web y

descargables en como mínimo en formato de Excel o .CSV (archivo separado por comas)

A continuación, se relacionan los requerimientos mínimos de informes

estadísticos que el proveedor debe tener en cuenta:

a. Total de usuarios únicos activos, instancia y unificados para el ambiente de producción

b. Total de usuarios almacenados en la Base de Datos (activos e inactivos o deshabilitados por aplicación o por sincronización con los sistemas de SOFIA PLUS y Oficina Virtual)

c. Total de cursos activos en el sistema d. Total de cursos inactivos en el sistema e. Total de “enrolamientos” o asociaciones de aprendices a cursos f. Total de Logins diarios (estos logins corresponden a usuarios únicos por

día que ingresan a la aplicación) g. Total de exámenes, pruebas o sondeos, tomados h. Total de foros o entradas a foros i. Total de espacio en almacenamiento usado

Las estadísticas deben contener y ser generadas como mínimo con los datos

del día calendario anterior al día de generación del informe. El proveedor debe

garantizar que la generación de estos informes no afectará el rendimiento del

LMS y de la Plataforma en general.

5.2.13.1.15 Reporte de Seguimiento

a. Reporte de tutores sin ingreso a la plataforma durante tres días a todos o alguno de los cursos que tenga activos

b. Reporte de tutores que no hayan publicado anuncios durante 3 días c. Reporte de Tutores sin ingreso a los foros de discusión d. Reporte de Tutores sin participación en foros durante 3 días


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e. Reporte de Tutores sin registrar perfil de tutor f. Cursos con actividades registradas en Libro de Calificaciones (o lugar

donde se almacenan todas los juicios evaluativos o notas), sin evaluar durante 3 días

g. Reporte de aprendices que cumplen 8 días continuos sin ingreso al curso h. Reporte de horas empleadas por un usuario sobre el LMS. Este tema

es muy importante en el caso de los tutores y se debe disponer de un webservice que facilite la información basados en parámetros de fecha.

i. Los reportes de seguimiento no serán tenidos en cuenta en la revisión de la demostración presentada por el oferente.

j. La solución deberá incluir una herramienta de visualización de datos y generación dinámica de reportes y consultas.

5.2.13.1.16 Funcionalidades al Interior del Curso

5.2.13.1.16.1 Disponibilidad de un centro de control

Todo curso debe contar con un Centro de Control desde donde se pueda

administrar totalmente las funcionalidades disponibles por parte del tutor, roles

autorizados para este fin y rol Administrador. Dentro de este centro de control,

deben estar dispuestas únicamente las funcionalidades autorizadas para el rol

respectivo.

5.2.13.1.16.2 Herramienta de anuncios / noticias

La herramienta de anuncios/noticias debe estar disponible para cada curso

y ser gestionada por el tutor y roles autorizados, permitiéndole crear anuncios

visibles únicamente para los integrantes del curso, con un asunto y mensaje

5.2.13.1.16.3 Calendario

Cada curso debe contar con su propio calendario de trabajo, permitiendo al

tutor gestionar eventos y publicarlos a los participantes. Cada evento tendrá:

Nombre del Evento, Descripción del Evento (como mínimo debe poderse incluir

elementos html, tablas, archivos adjuntos (de hasta 5 MB), imágenes,


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animaciones, videos, ecuaciones, opciones de modificación de formato de

fuente, formato de párrafo), fecha, hora de inicio y hora de terminación del evento.

5.2.13.1.16.4 Foros

El LMS debe contar con una herramienta para la gestión de foros, y estos deben

poder gestionarse por medio de interfaz gráfica, por parte de los usuarios con

roles cuyos permisos estén habilitados para tal fin. Desde cada curso se debe

poder administrar las actividades mencionadas.

5.2.13.1.16.5 Creación de Grupos

La plataforma debe permitir la gestión de grupos al interior de los cursos. La

gestión de grupos se debe poder realizar completamente por interfaz gráfica.

5.2.13.1.16.6 Herramientas de Chat

El proveedor debe garantizar que la Plataforma contiene herramientas de chat,

especificando los componentes técnicos internos del LMS o externos que se usen

para lograrlo. Si se necesitan plugins o desarrollos de integración técnica, el

oferente los debe considerar y asumirlos.

5.2.13.1.16.7 Web Conference

La solución debe incluir un sistema de Web Conference integrado, sin solicitar

doble autenticación a los usuarios, que permita a los tutores/instructores,

programar sesiones de trabajo online y síncronas con sus aprendices.

5.2.13.1.16.8 Envío de correo electrónico

La solución debe tener herramientas para el envío de correo electrónico, cuyas

funcionalidades incluyan en cada curso y para todos los roles participantes.

5.2.13.1.16.9 Glosario


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El LMS provisto debe contar con una herramienta de Glosario que permita por

curso, ingresar una lista de términos junto con sus definiciones.

5.2.13.1.16.10 Mensajes Internos

La solución propuesta debe incluir una herramienta de Mensajería Interna.

5.2.13.1.16.11 Tipos de pregunta

Los tipos mínimos de preguntas que debe incluir el LMS, adquirido son los

siguientes:

a. Falso y verdadero

b. De redactar c. Respuesta breve d. Selección múltiple con única respuesta. e. Selección múltiple con múltiple respuesta (permitiendo establecer

créditos parciales)

f. Correspondencia. g. Rellenar espacio h. Respuesta a partir de archivo

i. Pregunta de zona activa en una imagen. Bancos de preguntas

Se debe poder gestionar bancos de preguntas ya sea dentro de las plantillas de

cursos o cursos semilla y/o en sus réplicas. Esto de manera que se permita

la creación de pruebas nuevas a partir de los grupos de preguntas que haya en

el Banco y utilizando los conceptos de caracterización o conjuntos de metadatos

definidos como por ejemplo Grados de Dificultad.

Los parámetros mínimos para crear un banco de preguntas son:

a. Nombre: Como mínimo de 200 caracteres. b. Descripción: se debe poder generar a partir de un editor de texto que

permita como mínimo incluir elementos html, tablas, archivos adjuntos, imágenes, animaciones, videos, ecuaciones, opciones de modificación de formato de fuente, formato de párrafo). Mínimo 4000 Caracteres.

c. Una vez se asignan los parámetros de nombre del bando y su descripción, se debe poder iniciar la inclusión de preguntas que corresponden a dicho banco. Para esto se debe contar con las opciones de:

Crear las preguntas una a una e incluirlas.

Buscar las preguntas existentes en otros bancos de preguntas o

pruebas existentes en el curso.


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La solución debe incluir de manera integrada una herramienta para la

generación de pruebas o exámenes en cada curso.

A cada pregunta de la prueba se le debe poder establecer un puntaje de manera

que la suma del puntaje de todas las preguntas es el puntaje total de la

prueba, el cual puede ser ponderado en el Libro de Calificaciones con respecto

al conjunto total de pruebas que tenga el curso. Es decir, aunque la prueba

puede tener un puntaje por ejemplo de 100 puntos, ésta puede tener un

porcentaje de ponderación de 30%.

Las pruebas deben poder ser publicadas como parte del contenido de un

elemento de menú que contenga otros tipos de elementos de contenido.

5.2.13.1.16.12 Encuestas y pruebas

El LMS debe contar con una herramienta(s) de encuestas y pruebas que permita

al usuario con los permisos para esta acción, aplicar un grupo de preguntas a

usuarios. Esta herramienta debe cumplir con la configuración realizada para la

presentación de pruebas o exámenes, y deberá permitir ejercicio de carácter

global a la comunidad educativa.

5.2.13.1.16.13 Actividades

Las actividades constituyen el planteamiento por parte del tutor hacia sus

aprendices de un ejercicio de construcción propia, con base en reglas definidas

y un protocolo de cumplimiento, basado en una fecha de entrega. Con esta

herramienta los aprendices enviarán al tutor sus actividades para que sean

valoradas y evaluadas.

5.2.13.1.16.14 Libro de Calificaciones

El libro de calificaciones es la herramienta que un LMS dispone para la

organización de la valoración de las actividades que realizan los aprendices. Esta

herramienta debe estar constituida de una serie de filas en la cuales se

encuentra la información de los participantes del curso, y columnas en las

cuales está cada una de las actividades, pruebas y foros objeto de evaluación

del curso. En la intersección de una fila con una columna, se encuentra por lo

tanto, la nota de un aprendiz con respecto a una actividad de aprendizaje. El

libro de calificaciones debe ser flexible en el sentido de permitir tantas


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columnas como actividades de aprendizaje haya, así como tantas filas como

aprendices haya en el curso.

Se debe poder tener opciones de visualización del libro de calificaciones de la

siguiente manera:

a. Poder ver el libro de calificaciones completo b. Poder ver el libro de calificaciones del curso completo con base en un

conjunto o grupo de columnas o actividades de aprendizaje seleccionadas. c. Poder ver el libro de calificaciones de una parte del curso o usuarios

seleccionados, con base en un conjunto o grupo de columnas específico. d. Poder ver el libro de calificaciones de todo el curso, con base en los

resultados de una actividad de aprendizaje específica, estableciendo para dicha actividad de aprendizaje criterios de Mayor qué, mayor o igual que, menor que, menor o igual que, entre dos valores, o un valor específico.

e. Todas las notas registradas en el libro de calificaciones, basadas en pruebas o exámenes que contengan preguntas cerradas en su totalidad, deben ser de calificaciones automáticas, registradas y mostradas en el libro de calificaciones en tiempo real.

f. Se debe poder enviar un correo electrónico a uno o varios aprendices desde el Libro de Calificaciones que permita generar seguimiento al proceso de formación, dados los resultados que está teniendo el aprendiz. Esta opción debe contener las mismas características de la herramienta correo electrónico.

5.2.13.1.16.15 Estadísticas del curso

Las estadísticas del curso constituyen un componente importante para tutores,

integradores, coordinadores académicos y directivos de la entidad. Deben estar

disponibles de manera permanente y ofrecer la información con oportunidad,

calidad y fiabilidad.

5.2.13.1.16.16 Herramienta de alertas tempranas

a. Informe de insumo para alertas tempranas

b. La gestión educativa debe ser apoyada mediante una serie de informes

c. Herramienta de acción frente a alertas tempranas

El LMS debe contar con una herramienta de acción frente a alertas tempranas, que


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permita reaccionar de manera automatizada, frente al comportamiento de los

aprendices y lograr el éxito en el proceso formativo.

Es por esta razón que desde dicha herramienta, se pueda contar con posibilidad de

crear protocolos de acción frente a:

Resultados de notas o calificaciones en las actividades de aprendizaje programadas en el curso y tabulados en el Libro de Calificaciones:

Comportamiento del acceso al curso

Fecha de vencimiento establecida para actividades

Todos los mensajes de notificación de esta herramienta, deben ser

personalizables y los debe poder definir cada tutor, para un aprendiz o todo el

grupo, de acuerdo con el protocolo que haya creado.

Debe existir un historial de notificación que registre las notificaciones recibidas

por cada usuario.

5.2.13.1.16.17 Blogs

5.2.13.1.16.18 Portafolios

5.2.13.1.16.19 Personalización del diseño del curso

5.2.13.1.16.20 Acceso al curso

5.2.13.1.16.21 Disponibilidad de herramientas

5.2.13.1.16.22 Tipos de Contenido

5.2.13.1.16.23 Elemento/Archivo de contenido


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5.2.13.1.16.24 Audio

5.2.13.1.16.25 Video

5.2.13.1.16.26 Imagen

5.2.13.1.16.27 Contenido tipo URL o enlace externo

5.2.13.1.16.28 Contenido tipo Enlace del Curso

5.2.13.1.16.29 Contenido tipo navegación creado a partir del LMS

5.2.13.1.16.30 Paquetes de contenidos SCORM (Sharable Content Object Reference Model)

5.2.13.1.16.31 Contenido basado en archivos .Zip

5.2.13.1.16.32 Creación de carpetas y subcarpetas para organizar elementos de contenido

5.2.14 TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO Y MATERIAL DE APOYO (GERENCIA DEL CAMBIO)

El proponente deberá presentar un Plan de Formación que contenga la estrategia

de integración de su solución, la transferencia de conocimiento y el material de

apoyo para la ejecución del mismo, material que será propiedad del SENA una vez

concluya el contrato.

En su propuesta deberá contemplar cada una de las características de los roles

descritos en el presente documento, la transferencia de conocimiento en relación

con el modelo pedagógico bimodal y virtual desde la plataforma, la estrategia de

construcción de Ambientes Virtuales de Aprendizaje teniendo en cuenta las

modalidades de formación del SENA tanto presencial como virtual y a distancia. La


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formación pedagógica de los tutores y docentes, el plan de apropiación

administrativo académico del modelo soportado por la plataforma y demás

tecnologías, nuevas estrategias de evaluación, entre otros alcances que hacen

parte de la experiencia del proponente en modelos pedagógicos soportados con

tecnología.

Uno de los objetivos de la transferencia de conocimiento consiste tambien en

ofrecer a los usuarios de la aplicación, los conocimientos necesarios para

manejar las herramientas tecnológicas que de acuerdo con su rol tenga que

utilizar para el debido desenvolvimiento en el entorno de la Plataforma ofertada

y en sus actividades académicas en el caso de los tutores, o en las practicas de

aprendizaje teórico y práctico de los aprendices.

La transferencia de conocimiento a la cual se hace referencia en este documento,

será impartida por el contratista y se realizará (según el caso) de forma

presencial y de forma virtual. En ambos casos se debe realizar en español.

Presenciales se refiere a todas aquellas transferencias en las que se requiere

reunir a las personas a entrenar, en aulas debidamente dotadas con

computadores, conexión a Internet y demás materiales y/o ayudas

audiovisuales, que permitan con ayuda de tutores y/o facilitadores el desarrollo

de las habilidades y conocimientos específicos.

El proveedor deberá presentar dentro la etapa de planeación el plan de

formación y talleres para llevar a cabo el plan de transferencia de

conocimiento el cual será revisado y aprobado por el SENA. Se debe tener

en cuenta que para el primer año, las transferencias de conocimiento deben ser

iniciadas una vez el SENA revise y apruebe el plan de transferencia de

conocimiento.

Todo el material incluido debe ser la última versión de configuración del

sistema y estar en idioma español – Latinoamericano. Y deberá incluir el plan,

estrategia y herramienta mediante la cual realizará la capacitación y actualización

a nuevos integrantes de la Comunidad educativa SENA.

Para estos casos el proveedor deberá presentar un plan de formación de talleres

que deberán realizarse en las regionales y en los Centro de Formación del SENA

de manera presencia y virtual. Así como un plan, herramienta y estrategia de

capacitación o actualización permanente y para nuevos integrantes de la

comunidad educativa SENA.


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5.2.14.1 Descripción de los roles para transferencia de conocimiento y temas mínimos a tener en cuenta desde lo funcional y pedagógico.

Los r o l e s dentro del SENA, a los que se les debe realizar transferencia de

conocimiento, son los siguientes:

5.2.14.1.1 Administrador y Gerente del proyecto

Es la persona encargada de la supervisión y control general de la plataforma, así

como el Gerente del proyecto al interior del SENA.

Para este rol, la transferencia de conocimiento debe estar orientada a garantizar

la administración de todos los componentes de la plataforma requerida.

5.2.14.1.2 Instructor/Tutor

Es la persona encargada de publicar contenidos en los cursos y hacer

seguimiento a las actividades de aprendizaje de los aprendices.

5.2.14.1.3 Integrador

Es la persona de apoyo administrativo en los Centros de Formación.

5.2.14.1.4 Técnico de mesa de ayuda

Es la persona que apoya los procesos frente a personal administrativo del

SENA.

5.2.14.1.5 Técnico de Centro de Contacto

Es la persona que apoya los procesos frente al usuario final. Para este rol se

deben incluir los mismos temas de la transferencia de conocimiento aplicada a


GC-F -005 V. 01

los Técnicos de Mesa de Ayuda.

5.2.14.1.6 Lugar de la transferencia de conocimiento

La transferencia de conocimiento a realizar de manera presencial a los distintos

roles, deberá ejecutarse en las ciudades o municipios requeridas por el SENA.

5.2.14.1.7 Características de la transferencia de conocimiento

El proveedor deberá realizar las sesiones de transferencia de conocimiento de

acuerdo con los siguientes requerimientos y lo establecido en el presente

documento, las sesiones deben ser acordadas con el SENA y la Interventoría.

Los roles que participarán en esta actividad son:

ROL CANTIDAD MODALIDAD

Administradores 12 Presencial

Instructores 350 Presencial

Integradores 250 Presencial

Técnicos de mesa de ayuda 200 Virtual

Técnicos de centro de contacto 50 Presencial

Tabla 3. Características de la transferencia de conocimiento

Para el caso de las transferencias de conocimiento virtual, el SENA brinda la

opción de que el contratista pueda apoyarse en herramientas tecnológicas como

webconference y el sistema de videoconferencia de la entidad. El SENA

velará por el correcto funcionamiento del sistema de videoconferencia de la

entidad.

Nota 1: Para los administradores y Gerente del Proyecto SENA, se debe realizar

por lo menos una (1) transferencia de conocimiento cada año durante el tiempo

de ejecución del contrato.

Nota 2: Para los instructores e integradores, se debe hacer una (1)


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transferencia de conocimiento cada vez que se realice cambio de versión.

Nota 3: Para los técnicos de mesa de ayuda, se deben realizar dos (2) transferencias de conocimiento cada año, durante el tiempo de ejecución del contrato. En caso de presentarse un cambio de versión, también se deberá realizar una transferencia de conocimiento distinta a las dos (2) establecidas por año.

Nota 4: Para los técnicos de centro de contacto, se debe realizar una (1) transferencia de conocimiento cada año, durante el tiempo de duración del contrato. En caso de presentarse un cambio de versión, también se deberá realizar una (1) transferencia de conocimiento distinta a la establecida por año.

Para efectos de la ejecución de las actividades asociadas a la transferencia de

conocimiento, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

a. Para las trasferencias de conocimiento de manera presencial, se manejaran grupos de máximo 25 personas por sesión.

b. Para las transferencias de conocimiento de manera virtual, se manejaran grupos de máximo 50 personas por sesión.

Es responsabilidad del proveedor:

a. El traslado del personal técnico y pedagógico requerido para la realización de las transferencias de conocimiento presenciales y virtuales.

b. Facilitar las instalaciones en la cual se realizarán las transferencias de conocimiento.

c. Suministrar, instalar, puesta a punto y operación de la infraestructura tecnológica (hardware, software y comunicaciones) requeridas para ejecutar las transferencias de conocimiento.

d. Conexión a Internet y toda la infraestructura necesaria para realizar las prácticas durante la transferencia de conocimiento.

e. Proporcionar los equipos de cómputo con las características técnicas adecuados a los requerimientos exigidos para la transferencia de conocimiento.

f. Refrigerios para los aprendices y estación de café. g. Entregar el material impreso y/o digital a los asistentes en cada sesión

de transferencia de conocimiento. h. Suministrar al SENA la lista de asistencia para cada transferencia de

conocimiento que se realice. i. Entregar las certificaciones de asistencia a los participantes de las

transferencias de conocimiento (para sesiones presenciales). j. Entregar, el temario a desarrollar en las transferencias de conocimiento para

cada uno de los roles con el suficiente tiempo de anticipación. k. Indicar la metodología a utilizar para las transferencias de conocimiento

presencial y virtual.


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l. Las transferencias de conocimiento se desarrollaran en un horario intensivo, previamente acordado con el SENA.

5.2.14.1.8 Curso Virtual de Manejo de Plataforma

El oferente debe suministrar cursos virtuales para el manejo de la Plataforma

ofertada, de manera que abarque todos sus componentes tecnológicos,

deben ser orientados también a adquirir conocimientos y prácticas para la

utilización pedagógica de las diferentes herramientas del LMS.

5.2.14.1.9 Curso virtual para tutores

El curso virtual para tutores debe ofrecer toda la información necesaria para

que un tutor pueda utilizar adecuadamente la plataforma. A continuación se

describe los temas que como mínimo debe incluir este curso virtual:

a. Administración de contenidos

b. Administración y aplicación de las herramientas de colaboración a los

Ambientes Virtuales de Aprendizaje

c. Administración de pruebas, preguntas, bancos de preguntas y actividades

d. Manejo de herramientas administrativas

e. Repositorio de Contenidos

f. Herramientas de apoyo para trabajar vía dispositivos móviles

5.2.14.1.10 Curso virtual para aprendices

El curso virtual para aprendices debe ofrecer toda la información necesaria para

que un aprendiz pueda utilizar adecuadamente la plataforma. Este curso debe

estar disponible permanentemente para todos los aprendices que estén

activos. A continuación se describe los temas que como mínimo debe incluir este

curso virtual:


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a. Visualización de contenidos

b. Herramientas de colaboración

c. Actividades de aprendizaje

d. Herramientas administrativas

e. Repositorio de Contenidos

f. Herramientas de apoyo para trabajar vía dispositivos móviles

5.2.14.1.11 Material de Apoyo

El oferente deberá suministrar el manual de usuario por cada rol y producto

suministrado, en idioma español latinoamericano y con la descripción de uso de

cada una de las funcionalidades incluidas. Estos manuales deben ser

entregados una (1) semana antes al inicio de las transferencias de conocimiento

y podrán ser facilitados en formato digital. El contratista actualizará los cursos

virtuales y el material de apoyo cada vez que la plataforma o alguno de sus

componentes sean actualizados a una nueva versión. El sistema debe proveer

ayuda en línea editables por el administrador del sistema.

5.2.15 INTEGRACION CON APLICATIVOS MISIONALES

El SENA cuenta con un aplicativo misional que contiene la información relacionada

con los procesos de Formación Titulada, Formación Complementaria Virtual y

Formación Complementaria Presencial que es SOFIA PLUS. El LMS debe cumplir

con los requerimientos necesarios para integrarse. El proveedor debe tener en

cuenta que la integración con Sofia Plus debe estar de acuerdo con el cronograma

solicitado en el contrato y/o sus anexo, y comprometerse con el mantenimiento y

actualización de dicha integración durante el desarrollo del contrato.

5.2.15.1 Sofía Plus Formación Titulada


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Para los procesos de Formación Titulada, el SENA cuenta con el aplicativo SOFIA

Plus, que se constituye el generador de la información y los insumos para que el

LMS alimente sus base de dato de acuerdo con la dinámica diaria en los procesos

de creación de cursos (fichas), matrícula de aprendices, asignación de rutas de

aprendizaje, asignación de proyectos, asignación de tutores, entre otras acciones.

Se ofrece a manera de resumen, un esquema de interoperabilidad y de elementos

que intervienen en el proceso de comunicación y sincronización de la información

de Sofía Plus con el LMS respectivo:

Figura No. XXX. Arquitectura de Interoperabilidad LMS - Aplicación Sofia Plus

A continuación describimos la arquitectura propuesta, mediante la cual se puede

implementar un esquema de integración activo basado en la consultas de

registros de cambios en el sistema SOFIA PLUS. La arquitectura propuesta fue

verificada por el equipo de interoperabilidad del proyecto SOFIA PLUS y se validó

su correcta operación.

5.2.15.2 Base de datos de integración

5.2.15.3 Módulo controlador de la plataforma LMS

5.2.15.4 Módulo de intermediación


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5.2.15.5 API del LMS

5.2.15.6 Descripción de Procesos de Sincronización LMS – SOFIA PLUS

En este apartado se describen de manera general los procesos de sincronización

que se deben realizar entre la Plataforma LMS y el Sistema SOFIA PLUS. Se

incluyen para que el proveedor los tenga en cuenta, y sirva de ubicación

conceptual en las tareas que hay que realizar.

Procesos a realizar sobre la instancia de Formación Complementaria

a) Proceso de sincronización de cursos Formación Complementaria

b) Proceso de sincronización de Notas

c) Proceso de sincronización de usuarios

d) Proceso de actualización de datos de usuarios

e) Proceso de enrolamiento de usuarios

Procesos a realizar sobre la instancia de Formación Titulada

En la instancia de Formación Titulada se deben cumplir las mismas condiciones

técnicas de los procesos mencionados en Formación Complementaria para:

i. Sincronización de cursos ii. Sincronización de notas iii. Sincronización de usuarios iv. Actualización de datos de usuarios v. Enrolamiento de usuarios

Adicionalmente hay que anotar que en el proceso de sincronización de cursos,

por cada curso de formación titulada creado, se debe garantizar el acceso a los

contenidos definidos para la Inducción.


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Además de los procesos anteriores, sobre Formación Titulada se debe tener en

cuenta lo siguiente:

a) Proceso de creación de espacio de Proyecto

Procesos a realizar sobre todos los Ambientes

Los procesos que se deben realizar sobre todas las instancias del Ambiente de

Producción, Ambiente de Entrenamiento, Pruebas y Nuevas versiones son:

a) Sincronización de Usuarios Administrador b) Sincronización de Usuarios Integrador de Nodo c) Sincronización de Usuarios Integrador de Centro d) Sincronización de Usuarios con rol Desarrollador de Curso e) Sincronización de Usuarios Grupo Innovación f) Sincronización de Cursos Plantilla o Semilla g) Sincronización de enrolamientos a cursos semilla

Para esto el proveedor se puede apoyar en los anexos técnicos, donde encontrará

las definiciones técnicas a que haya lugar para este proceso. La tarea se debe

realizar como mínimo tres (3) veces al día o deberá expecificarse si se realiza de

manera automática..

Procesos Adicionales:

Entre las actividades que debe absorber el LMS y que hacen parte de la sincronía

que debe existir entre Sofia Plus y el LMS, las cuales son transversales a todos

los ambientes suministrados por el proveedor, están los siguientes:

a. Actualización de Datos de Usuarios: Sofia Plus suministrará las vistas necesarias para que el operador tenga la información sobre la actualización de datos de usuarios.

b. Unificación de Usuarios: Sofia Plus suministrará las vistas necesarias.

c. Unificación de Fichas: Sofia Plus suministrará la información relacionada con Unificación de Fichas.

NOTA: En el caso de que el proponente cubra algunas de los servicios brindados


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en SOFIA en la solución planteada (principalmente con el LMS), deberá incluir en su propuesta una relación detallada de las funcionalidades a suplir. Asi como un esquema y/o estrategia de desmonte gradual de estas funcionalidades en la integración. Igualmente se deberá especificar la manera en que garantizará que la información sea actualizada hacia SOFIA y visualizada desde esta.

5.2.15.7 INTEGRACION CON PLATAFORMAS DE BILINGUISMO

El proveedor en su solución deberá realizar todas las actividades necesarias para

garantizar la integración con una plataforma destinada para Bilingüismo, de

acuerdo con el ANEXO F. Con relación a la información actualmente manejada

por el área, tenemos:

TIPO DE ELEMENTO CANTIDAD OBSERVACIONES

CURSOS DE ENGLISH

DOT WORKS 10 NIVELES

Un nivel de english dot works contiene

audios, imágenes, documentos,

objetos tipo scorm, tipo html y tipo

flash, entre otros.

SEMILLAS

TODAS LAS

SEMILLAS DE LA

FORMACIÓN

TITULADA

Dentro de estas semillas hay una

pestaña correspondiente a inglés, en

la cual los instructores suben sus

objetos de aprendizaje.

RECURSOS

EDUCATIVOS DIGITALES

44.380 RECURSOS

EDUCATIVOS

DIGITALES

Son entidades digitales que contienen

datos e información. Su

intencionalidad educativa se logra ya

sea en el proceso de producción o en

su vinculación coherente con objetivos

de aprendizaje. En este contexto, los

recursos digitales se definen por el

formato en el que está almacenada la

información (audiovisual, gráfico,

multimedia, sonoro y textual) o por el

tipo de programación que posibilita el

procesamiento de este software y las

aplicaciones para educación y juegos

educativos.


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PROGRAMAS DE

FORMACIÓN EN

LENGUAS PARA LA

COMPLEMENTARIA

PRESENCIAL

71 PROGRAMAS

Tenemos una oferta de 71 programas

de formación complementaria

presencial en el área de idiomas que

cuentan con LMS como apoyo para el

instructor.

AÑO TIPO DE

INFORMACION OBSERVACION

2016

SEMILLAS DE

CURSOS english dot

works

Estas semillas se encuentran en la

formación complementaria y

contienen archivos pdf, objetos

scorm, imágenes jpg, multimedia,

entre otros.

2016

RECURSOS

EDUCATIVOS

DIGITALES

44.380 RECURSOS EDUCATIVOS

DIGITALES que se encuentran en

los semillas de formación

complementaria y titulada. Estos

recursos están empaquetados en

formatos SCORM y también

contienen dentro de su arquitectura,

archivos pdf, objetos SCORM,

imágenes, jpg, multimedia y otros.

2017

SEMILLAS DE

FORMACIÓN

COMPLEMENTARIA

71 semillas de formación

complementaria, que contienen

actividades de aprendizaje, objetos

de aprendizaje, documentación,

pruebas tipo test, entre otras.

5.2.15.8 OTRAS INTEGRACIONES

El proveedor debe d iseñar, programar y suministrar las herramientas

técnicas necesarias, que permitan la integración de la plataforma ofertada con

otras plataformas, ya sean construidas por el SENA o de terceros que necesiten

integrarse como parte de las acciones que realicen conjuntamente con la


GC-F -005 V. 01

entidad. Para éste propósito deberá disponer de equipo in situ de ingenieros

expertos (ver anexo requerimientos de personal) y ofrecer los elementos técnicos

necesarios y pertinentes para lograr que otros proveedores puedan establecer

comunicación con los componentes, módulos o información del LMS; estos

elementos como WebServices y APIs (Application Programming Interface o

aplicaciones en general).

El proveedor debe tener en cuenta que en el desarrollo del contrato puede

haber necesidad de programar integraciones con otras plataformas o sistemas

de información de terceros, por lo cual, debe incluir en su personal de soporte

perfiles de desarrolladores, c onocedores de la infraestructura y del software

usado, así como de programación en los lenguajes y tecnologías en los que

funcionan los componentes de integración. En cada caso se deberá acordar

conjuntamente con el SENA, el cronograma de actividades y tiempos previsto

para los desarrollos necesarios.

5.2.16 REPOSITORIO DE CONTENIDOS

El sistema repositorio de contenido debe aportar al SENA el valor agregado, de

poder organizar toda la información que se tenga como insumo o producto de

los procesos formativos que se lleven a cabo apoyados o totalmente sobre la

Plataforma virtual de aprendizaje.

Esta organización se debe poder constituir a nivel de la Entidad, de Cursos

y de Usuarios, pudiendo en cada uno de estos espacios alojarse los archivos y/o

objetos de aprendizaje que se emplean para los contenidos de los cursos

virtuales y también los que produzcan tutores y aprendices como resultado de

su trabajo al interior de los cursos.

De manera esquemática, podemos concebir el sistema de repositorio de

contenidos como se observa en la siguiente gráfica:


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Figura 5. Esquema Sistema Repositorio de Contenidos

De acuerdo con la figura 5, el proveedor debe garantizar que el Repositorio de

Contenidos está en capacidad de:

a. Identificar a los usuarios de LMS como usuarios también del repositorio de contenidos, sin pedir doble autenticación en el sistema.

b. Comunicarse con el LMS, almacenando y suministrando los contenidos que éste necesita para las plantillas de cursos o cursos semillas. Es decir los contenidos de las plantillas de cursos o cursos semillas deben poder apuntar a un sitio del repositorio de contenido. Las plantillas de cursos o cursos semilla son los elementos bajo los cuales se basará la creación y replica de cursos mediante sincronización del sistema Sofia Plus. De esta manera, es necesario que los contenidos de cada uno de dichos cursos se encuentre alojados en el repositorio, y que las réplicas que se creen de dichas plantillas de cursos o cursos semilla, apunten exclusivamente al mismo sitio donde se encuentran los contenidos de su plantilla de curso o cursos semilla en el repositorio.

c. Garantizar que los cursos creados a partir de una plantilla de curso o curso semilla, apuntarán al mismo espacio de repositorio de contenido que tiene la plantilla de curso o semilla original, con eso todos estarán apuntando a los mismos objetos o archivos de contenido, evitando la duplicación de estructuras de archivos y facilitando su gestión.

d. Permitir a los usuarios del LMS, guardar contenidos producto de su actividad en los cursos.

e. Permitir la clasificación de los archivos institucionales (es decir los que son de carácter general y no de un curso específico), archivos de cursos, archivos de usuarios, y objetos de aprendizaje (que también son archivos), en Metadatos que permitan su organización y búsqueda.

f. Permitir a los usuarios acceder vía web, en línea al sistema repositorio de contenidos, y acceder a los contenidos que tengan autorización y/o que hayan sido guardados por ellos mismos.

Funcionalmente, el Sistema Repositorio de Contenido, debe cumplir

requerimientos para la Administración de Configuración, Usuarios, metadatos,

permisos y control de publicaciones.

El proveedor debe garantizar que los archivos que los usuarios suban o

publiquen en el repositorio de contenido, serán examinados y analizados con


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software de antivirus, con el propósito de no afectar la información contenida en

la infraestructura dispuesta para el SENA.

El proveedor debe garantizar que los componentes técnicos usados para la

configuración del repositorio de contenido, y su configuración, tienen la robustez

necesaria para el cumplimiento de los niveles de servicio acordados.

5.2.17 SISTEMA DE COMUNIDAD

El sistema de Comunidad, constituye el componente que permite poder compartir,

usar y promocionar el producto de las actividades propias de los procesos

formativos del SENA, con los usuarios, aprendices o comunidad educativa,

además del público externo.

Entre sus funcionalidades debe estar la de compartir información general que

sea de necesario conocimiento de todos los usuarios y también componentes

específicos que sean producto del trabajo sobre el repositorio de contenido o

sobre el LMS.

Dadas estas consideraciones, el proveedor deberá tener en cuenta que para el

sistema de comunidad se necesitan las siguientes funcionalidades:

a. Poder programar varios micrositios con diferente presentación gráfica y que pueda aplicarse a público con roles institucionales o de sistema específicos.

b. Dentro de cada micrositio, se debe poder adicionar componentes de información como pestañas, botones de navegación, menús o su equivalente, de manera que permita organizar la información mostrada por temas de interés institucional y configurando las secciones para que sean visualizados por roles específicos.

c. Dentro de cada sección, se debe poder agregar elementos de información, independientes el uno del otro, configurables en su disponibilidad.

d. Se necesita poder contar con componentes o elementos automatizados para agregar en el interior de las secciones, en los cuales se pueda incluir código HTLM, imágenes, tablas, videos y animaciones.

e. Se debe poder programar una o varias encuestas dentro de una sección, de manera que todo el proceso de definición y montaje de la encuesta se haga por interfaz de usuario.

f. Cada usuario debe poder personalizar su entorno de trabajo, con una interfaz gráfica, hoja de estilos o combinación de elementos de visualización gráfica que él escoja. De esta manera se debe ofrecer al usuario como mínimo dos (2) combinaciones de colores posibles para personalizar su entorno.

g. Los elementos de contenido que se incluyan dentro de las secciones deben poder incluir código HTML, referencia a sitios externos o animaciones.

h. El contenido podrá ser publicado en dos idiomas: español e inglés.


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Es importante que el oferente considere para su oferta, información relacionada con datos correspondientes a número de visitas diarias a la página de Sena virtual, dado que el público que consultará éstas páginas incluirá usuarios externos que buscan información pero que no hacen parte de la Comunidad Educativa, y no necesariamente se inscriben en cursos virtuales o de formación titulada, y de esta manera dimensionar el componente de sistema de comunidad requerido.

5.2.18 HERRAMIENTAS APLICADAS A LA FORMACIÓN UTILIZANDO TECNOLOGÍA PARA DISPOSITIVOS MÓVILES

El software LMS provisto, debe estar en capacidad de distribuir contenidos vía

dispositivos móviles tales como teléfonos celulares de última generación y

tabletas, mostrando las herramientas del curso en el formato correcto dentro

de dichos dispositivos, es decir, la interfaz de la aplicación debe adaptarse de

manera correcta a las dimensiones de la pantalla del dispositivo móvil, para ello

debe utilizarse las tecnologías html5, responsive y adaptativa.

La aplicación dispuesta para conexión a través de dispositivos móviles debe

contar como mínimo con las siguientes funcionalidades en idioma español

latinoamericano:

a. Un punto central con notificaciones para el usuario, con opción de tener una lista preliminar de actividades por realizar y anuncios/noticias que haya publicado el tutor o el administrador.

b. El tutor/instructor debe poder publicar anuncios en cada uno de los cursos que tenga asignados.

c. El usuario aprendiz debe poder ver los anuncios/noticias que haya publicado el tutor de cada uno de los cursos en los que esté participando.

d. El usuario aprendiz debe poder ver las calificaciones de cada uno de los cursos en los cuales está participando.

e. La aplicación debe permitir a los usuarios con roles aprendiz y tutor, ver los foros de cada uno de los cursos en los que estén participando o tutorizando.

f. La aplicación debe permitir crear y responder opiniones en los foros, tanto a los usuarios aprendiz como a los tutores.

g. La aplicación deber permitir a los usuarios adjuntar archivos en los foros, desde su dispositivo móvil. En este punto el proveedor, debe hacer explícito cual tipo de contenido no permite subir por razones de seguridad del sistema y también cuál es la cuota máxima por cada archivo adjunto, esto último no lo exime del cumplimiento de este requisito.

h. Ver los blogs de los compañeros y el propio.

i. Crear comentarios sobre los blogs


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El producto debe ser compatible mínimo con los siguientes tipos de dispositivos:

a. Apple iOS (iPod Touch, iPhone, iPad) b. Google Android (Teléfonos móviles y Tabletas) c. Windows Phone 7 y Windows Mobile (Teléfonos móviles) d. HP WebOS e. Demás dispositivos móviles de tecnología superior

El proveedor debe garantizar la descarga de la aplicación de manera gratuita y

permanente, autorizando al SENA la publicación de dichas aplicaciones para

descarga desde la página web institucional, ya sea ofreciendo los archivos

instaladores desde la web o enlazando al sitio donde el proveedor disponga de

dichas aplicaciones. El costo de la aplicación para el usuario final debe ser

gratuito. Los usuarios por su parte, tendrán la responsabilidad de contar con

planes de datos que les permitan tanto descargar las aplicaciones como

acceder al contenido y a los cursos.

Si se presenta un cambio de versión del LMS, que afecte esta aplicación, el

proveedor debe actualizar dicha aplicación u ofrecer una que cumpla con las

nuevas condiciones tecnológicas

6. ETAPAS DEL PROYECTO

Las etapas del proyecto son las siguientes:

a. Etapa de preparación

b. Etapa de planeación

c. Etapa de transición

d. Etapa de operación

e. Etapa de transferencia

6.1 ETAPA DE PREPARACIÓN

Esta etapa se establece para que todas las partes involucradas compartan

conocimiento del entorno en el que se desarrollará el proyecto en los ámbitos

organizacional, administrativo, legal, financiero y técnico. La misma se ejecutará

realizando un conjunto de actividades que se programen de manera conjunta

entre los diferentes actores y su duración será de dos (2) semanas contadas

a partir de la suscripción del acta de inicio.


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A continuación se describe las actas que se deben entregar de las

actividades a ejecutar:

1. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programen con el SENA para revisar aspectos administrativos y jurídicos respecto del contrato que se suscriba para soportar la ejecución del proyecto.

2. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programen con el SENA, para conocer áreas, dependencias, procesos, procedimientos, programas, proyectos, soluciones tecnologías u otros aspectos de carácter organizacional y técnico que tienen relación directa o indirecta con el proyecto.

3. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programen a través del SENA con terceros responsables de la administración y/o operación de que tienen relación directa o indirecta con el proyecto.

4. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programen con la interventoría, para conocer procesos, procedimientos e instrumentos a contemplar como mecanismos de control y seguimiento tanto del contrato suscrito para la ejecución del proyecto, como del mismo.

5. Convocatoria y realización de una presentación ante SENA e interventoría de aspectos a contemplar en la ejecución del proyecto.

6.2 ETAPA DE PLANEACIÓN

Esta etapa se ha establecido para que durante un periodo de máximo de

cuatro (4) semanas según cronograma establecido en el presente documento,

se presenten las directrices, mecanismos, controles y todos aquellos aspectos

relevantes relacionados con el proyecto. A continuación se describe algunos

documentos que el contratista debe producir y entregar:

A continuación se describe los productos que se deben entregar y algunas de

las actividades que se deben ejecutar:

a. Plan general del proyecto, el cual entre otros debe abordar los siguientes temas:

Metodología de trabajo a seguir para el desarrollo de las actividades y servicios descritos en el presente documento

b. Cronograma general del proyecto, en el cual específicamente se identifiquen por cada una de las etapas establecidas:


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Actividades a realizar

Fecha de inicio y fecha de terminación

Roles responsables

Roles participantes

Hitos

Gestión de comunicaciones

Gestión de aseguramiento de calidad

Procedimiento de control de cambios

c. Plan de transferencia de conocimiento, el cual entre otros debe abordar los siguientes temas:

Instalación, configuración y prueba de ambiente de entrenamiento

Planeación, diseño, ejecución y evaluación de la(s) actividad(es) de transferencia de conocimiento para administradores.

Planeación, diseño, ejecución y evaluación de la(s) actividad(es) de transferencia de conocimiento para instructores / tutores.

Planeación, diseño, ejecución y evaluación de la(s) actividad(es) de transferencia de conocimiento para integradores.

Planeación, diseño, ejecución y evaluación de la(s) actividad(es) de transferencia de conocimiento para aprendices.

Planeación, diseño, ejecución y evaluación de la(s) actividad(es) de transferencia de conocimiento para técnicos de mesa de ayuda

Planeación, diseño, ejecución y evaluación de la(s) actividad(es) de transferencia de conocimiento para técnicos de centro de contacto.

Materiales a utilizar en la ejecución de cada una de las


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actividades de transferencia de conocimiento establecidas.

Road Map de la Plataforma y aplicaciones que la componen.

Plan de gestión de riesgos el cual debe ajustarse a las mejores prácticas.

Plan de pruebas, en el cual entre otros debe abordar los siguientes temas:

d. Tipos, caracterización y alcance de las pruebas a realizar:

Funcionalidad unitaria Funcionalidad integrada (Interoperabilidad funcional) Integración (Interoperabilidad con otras soluciones) Carga Stress Seguridad Requerimientos de infraestructura tecnológica para el ambiente de

pruebas Requerimientos de infraestructura física para el ambiente de pruebas Requerimientos de infraestructura de comunicaciones para el

ambiente de pruebas Requerimientos de logística para la instalación del ambiente de

pruebas y posterior ejecución de actividades Requerimientos de datos para la ejecución de las pruebas Herramientas y/o instrumentos a utilizar para la planeación, diseño,

ejecución, monitoreo y evaluación de las pruebas Actividades de instalación y configuración del ambiente de pruebas Actividades de planeación, diseño, ejecución, monitoreo y evaluación

de casos de prueba. Relación del equipo de apoyo asignado por parte del proveedor y

requerido del SENA para ejecución de las pruebas, identificando su rol, responsabilidades y dedicación.

Plan de respaldo de la operación. Plan de recuperación de información y restablecimiento del servicio en

caso de desastre o casos de fuerza mayor. Plan de entrega y restauración de copias de seguridad en el ambiente

de pruebas. Plan de migración de plantillas de curso o cursos semilla. Plan de integración con las aplicaciones SOFIA Plus y

herramienta de Bilingüismo. Requerimientos de infraestructura tecnológica Requerimientos de infraestructura física


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Requerimientos de logística Protocolos (procedimientos e instrumentos) establecidos para el

diseño, implementación, pruebas y puesta en operación de los procesos de integración.

Relación del equipo de apoyo asignado por parte del contratista y requerido del SENA para ejecución de los protocolos de integración establecidos, identificando su rol, responsabilidades y dedicación.

e. Plan de estabilización del servicio, el cual debe incluir:

Formación Titulada Formación Complementaria

f. Acuerdos de Niveles de Servicio

g. Plan de soporte técnico que incluye los procedimientos e instrumentos establecidos en relación con la gestión de incidencias sobre la infraestructura tecnológica que soporta la operación de la solución.

h. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programen para conocer los requerimientos y/o observaciones que respecto de los productos de la etapa se hagan por parte del SENA y/o la interventoría.

Todos los documentos a que se hace mención deben estar en idioma español

latinoamericano y disponible en formato electrónico, mientras que de la

ejecución de las actividades debe quedar el correspondiente registro en acta

de reunión, y en el registro de los instrumentos establecidos para tal fin, al igual

que la generación de un Informe Final de Ejecución de Etapa.

6.3 ETAPA DE TRANSICIÓN

Esta etapa se ha establecido para que durante un periodo de máximo de dieciocho (16) semanas según cronograma establecido en el presente documento, se lleven a cabo todas las actividades que conlleva que la responsabilidad en la prestación del servicio pase de un operador a otro. La ejecución de esta etapa se debe llevar de acuerdo con las directrices, mecanismos, controles y todos aquellos aspectos requeridos por el SENA y la Interventoría y acordados en la etapa de planeación.


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Durante esta etapa, el nuevo proveedor deberá realizar las actividades

necesarias para poner a punto los servicios ofrecidos de acuerdo con los

planes, protocolos, procedimientos e instrumentos establecidos durante la

etapa de planeación. Entre otras actividades debe adelantar: Instalación,

configuración y puesta a punto de la infraestructura tecnológica requerida

Ejecución de la migración de plantillas de cursos o cursos semillas Configuración

y puesta a punto de la integración con los sistemas del SENA, incluyendo los

requerimientos de Bilinguismo.

Ejecución de las actividades necesarias para la estabilización del servicio.

Ejecución de las actividades establecidas para la transferencia de conocimiento.

Entrega de manuales de la Plataforma, y materiales diseñados para la

formación de usuarios y uso de la Plataforma.

De la ejecución de las actividades debe quedar el correspondiente registro en

acta de reunión y en el registro de los instrumentos establecidos para tal fin,

al igual que la generación de un Informe Final de Ejecución de Etapa.

6.4 ETAPA DE OPERACIÓN

Esta etapa está asociada con la responsabilidad que tiene el contratista de

prestar los servicios ofrecidos y de operar la solución en un 100% bajo el

cronograma fijado y de acuerdo con las directrices, mecanismos, controles y

todos aquellos aspectos establecidos durante la etapa de planeación y

cumpliendo con los requerimientos, servicios, acuerdos de niveles de servicio

y demás aspectos descritos en las reglas de participación que se establezcan.

Esta etapa inicia una vez se finalice la etapa de transición y va hasta finalizar

el contrato.

a. En la primera (1) semana, se debe realizar la entrega de los siguientes productos:

Documento de esquema y procedimientos de la nube que operara el modelo IaaS:

Arquitectura del Sistema IaaS a operar para el SENA. Inventario del software (operativo, base, aplicación y utilitario) utilizado

para la implantación de la solución a operar.


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Inventario de los elementos de comunicaciones utilizados para la implantación de la solución a operar.

Configuración de la infraestructura tecnológica SaaS prevista para la implantación de la solución.

Esquema utilizado para la solución, organización del sistema de Balanceo de Cargas y de clúster para la base de datos.

Documentación respecto de los procedimientos e instrumentos establecidos para la administración y monitoreo de la infraestructura tecnológica (hardware, software y elementos de comunicaciones) dispuesta en el centro de datos para soportar la operación de la solución.

Documentación respecto de los procedimientos e instrumentos establecidos para el mantenimiento de la infraestructura tecnológica que soporta la operación de la solución por parte del operador del modelo IaaS.

Documentación respecto de los procedimientos e instrumentos establecidos en relación con la seguridad de la infraestructura tecnológica del modelo SaaS que soporta la operación de la solución.

Documentación respecto de los procedimientos e instrumentos establecidos en relación con la seguridad informática del modelo Saas, respecto de los datos que se gestionan en relación con la operación de la solución.

Documentación respecto de los procedimientos e instrumentos establecidos en relación con el respaldo (“backup”) de los datos que se gestionan en relación con la operación de la solución. Backup en la nube como el sistema de almacenamiento local.

Documentación respecto de los procedimientos e instrumentos establecidos en relación con la recuperación (“recovery”) de los datos que se gestionan en relación con la operación de la solución del operador del sistema IaaS.

Certificaciones de licenciamiento del software utilizado. Manuales técnicos de las aplicaciones, software o soluciones que

conforman la plataforma tecnológica que soporta la operación de la solución. Los manuales a que se hacen referencia son los que actúan como instrumento de trabajo para el rol de Administrador de la Solución.

b. Durante la ejecución de esta etapa, se debe realizar la entrega de los siguientes productos:

Medios físicos e infraestructura en los que se almacenen las copias de respaldo de datos de acuerdo con la periodicidad y características definidas en el Plan de respaldo de datos en el modelo SaaS.

Informes mensuales respecto de la operación de la solución. Entre otros aspectos estos informes deben contemplar:

Relación de los cambios realizados sobre la configuración de la infraestructura tecnológica.


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Relación de actividades desarrolladas durante el periodo del informe. Relación de actividades a desarrollar durante el siguiente periodo. Relación de logros (hitos) alcanzados en el período Relación de logros (hitos) a alcanzar en el siguiente período Situaciones que requieren de manejo porque afectan o podrían afectar

la operación. Evaluación de alternativas para resolver las situaciones identificadas. Recomendaciones y/o sugeridas para optimizar la operación

c. Plan de transferencia entre operadores. Deberá ser entregado antes de iniciar la etapa de transferencia.

d. Al finalizar la etapa de operación, el proveedor debe hacer entrega de los medios físicos en los que se almacenen las copias de respaldo de los datos de esta etapa, incluido el file system.



ejecución de las actividades debe quedar el correspondiente registro en acta de

reunión.

6.5 ETAPA DE TRANSFERENCIA

En esta etapa se realiza el proceso de transferencia y empalme con el nuevo

proveedor de servicio que se contrate. Esta etapa inicia cuatro (4) meses

antes de finalizar el contrato y se realiza en paralelo con la etapa de operación

y de acuerdo con el plan de trasferencia establecido. Las actividades realizadas

en esta etapa no excluyen al contratista del cumplimiento de sus obligaciones

derivadas del contrato.

A continuación, se describe los productos que se deben entregar y algunas

de las actividades que se deben ejecutar:

1. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programen con el nuevo operador, para revisar aspectos organizacionales, administrativos, jurídicos y técnicos respecto de la ejecución de la etapa.

2. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programe con el SENA, para revisar aspectos administrativos y jurídicos respecto de la ejecución de la etapa.


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3. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programe con el SENA, para conocer aspectos de carácter organizacional y técnico que tienen relación directa o indirecta con la ejecución de la etapa.

4. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programe a través del SENA con terceros responsables de la administración y/o operación de que tienen relación directa o indirecta con la ejecución de la etapa.

5. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programe con la interventoría, para conocer procesos, procedimientos e instrumentos a contemplar como mecanismos de control y seguimiento respecto de la ejecución de la etapa.

6. Atender con la oportunidad y calidad requerida todos los requerimientos de información que por parte del SENA e Interventoría se realicen en el marco de ejecución de la ejecución de la etapa.



ejecución de las actividades debe quedar el correspondiente registro en acta de

reunión.

7. DOCUMENTACIÓN

Todos los informes, comunicaciones, manuales de usuario, documentos de

transferencias de conocimiento, videos, tutoriales, ayudas en línea, actas,

ayudas de memoria, deben ser presentados en idioma Español Latinoamericano.

Previo acuerdo con la Interventoría y el SENA, algunos manuales técnicos

pueden ser entregados en idioma Inglés Americano.

8. CRONOGRAMA

A continuación, se describen las etapas del proyecto y los tiempos estimados,

los cuales pueden ser acordados con el contratista de acuerdo a su plan

general del proyecto, contados a partir de la firma del acta de inicio y sin superar

el plazo máximo establecido:

a. Preparación: 2 Semanas, a partir de la firma del acta de inicio b. Planeación: 4 Semanas, a partir del inicio de la segunda semana de

la etapa de preparación. c. Transición: 18 Semanas, a partir del inicio de la cuarta semana de

la etapa de planeación. d. Operación: Finalizada la etapa de Transición


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e. Transferencia: 4 meses, antes de finalizar el contrato.

9. PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO

El proveedor deberá suministrar y mantener, durante la ejecución del contrato y

hasta la terminación del mismo, el siguiente personal mínimo requerido para la

ejecución del objeto contractual. Además de lo anterior, deberá contar con una

oficina central que, entre otros aspectos, le preste soporte en asuntos de orden

técnico, legal, administrativo, financiero y contable.

Los recursos técnicos necesarios para el desarrollo de las actividades del

personal requerido serán suministrados por el contratista.

PERSONAL PERMANENTE MÍNIMO REQUERIDO

Cantidad Rol a desempeñar

1 GERENTE DE PROYECTO

1 GERENTE DE SERVICIO

1 GERENTE TÉCNICO

7 TÉCNICOS DE SERVICIO (incluye

mesa de ayuda)


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1 Desarrollador Senior

2 Desarrolladores Junior

Tabla 9. Equipo de Trabajo

El personal anteriormente descrito, será de carácter obligatorio en el

proyecto, por lo cual los proponentes lo deberán tener en cuenta en su

totalidad al momento de contemplar su cotización. De la misma manera se

solicita contar mínimo con este personal, ya que el proponente deberá

garantizar el recurso humano necesario adicional para surtir

satisfactoriamente etapas pico en actividades como las que realizará en

paralelo de Instalación y Configuración de la nueva Solución, con la de

Transferencia.


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ANEXO F - BILINGUISMO

NECESIDADES FORMACIÓN EN LENGUAS SENA- LMS

I. Generalidades

Los procesos de formación en lenguas a través o con apoyo de Ambientes Virtuales

de Aprendizaje, se han convertido durante los últimos años en un pilar fundamental en

el actuar del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, teniendo como objetivo, la

optimización de los procesos, la calidad en la formación y la disposición de

herramientas tecnológicas que facilitan, automatizan y sirven a la vez de soporte a los

elementos pedagógicos y metodológicos enmarcados en el modelo educativo

institucional. Buscando precisamente las mejores soluciones, el SENA ha liderado

acciones que desde el año 2007, han apoyado la labor de instructores de lenguas,

aprendices y personal administrativo, logrando llegar a unos altos grados de madurez

en el conocimiento y experiencia en la ejecución de procesos formativos apoyados con

herramientas tecnológicas.

Nuestra cobertura llega a todo el país, atendiendo de manera anual más de 800.000

usuarios por año, en la formación complementaria, y en la formación titulada 1 millón

más anualmente, ingresando al LMS más de 140.000 personas a diario.

VIGENCIACOMPLEMENTARIA

PRESENCIAL

COMPLEMENTARIA

VIRTUALTOTAL

2015 0 1.089.430 1.089.430

2016 0 1.089.430 1.089.430

2017 839.040 250.390 1.089.430

CUPOS


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En el apartado II se mostrará de manera concisa la forma cómo se ha apoyado la

formación en lenguas SENA con un LMS desde el año 2007 hasta la actualidad.

Para comprender mejor lo descrito, a continuación se caracteriza las modalidades de

formación SENA:

a. Formación Titulada

La Formación Titulada presencial, es la oferta regular del SENA, dirigida a cualquier

colombiano y que tiene las siguientes características:

a. Nivel de Formación: técnico, tecnólogos, especialistas técnicos y tecnológicos.

b. Duración: Entre 1 y 2 años de formación.

Los aprendices de esta modalidad reciben en la actualidad formación presencial en

lenguas con apoyo virtual en el LMS/semilla de cada programa. Allí los instructores

cargan y vinculan sus Objetos de Aprendizaje y hacen uso de herramientas como chat,

foros, glosarios, correo electrónico, entre otros.

Los semillas de formación titulada presencial tienen una estructura única con

componentes como Anuncios, Foros, Enlaces para envío de actividades con archivos

asociados, entre otros. Allí los instructores de lenguas cargan sus contenidos junto con

los demás instructores de la ficha. Al comienzo de cada ficha se hace enrolamiento de

usuarios desde SOFIA PLUS, donde ya se encuentra asociado el semilla a un diseño

curricular, y los resultados de aprendizaje que hay en Sofia Plus, migran al LMS

permitiendo evaluar desde el LMS.

VIGENCIACOMPLEMENTARIA

PRESENCIAL

COMPLEMENTARIA

VIRTUALTOTAL

2015 0 886.991 886.991

2016 0 886.991 886.991

2017 683.047 203.944 886.991

APRENDICES

EL PROGRAMA DE BILINGÜISMO MANEJA UNA META PARA 2017 SOLAMENTE EN LA

FORMACIÓN COMPLEMENTARIA (PRESENCIAL Y VIRTUAL). EN AÑOS ANTERIORES A 2017 SE

TRABAJÓ SOLAMENTE UNA META EN LA FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL


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b. Formación Complementaria

Este tipo de formación constituye la oferta dirigida al público en general que requiere

formación para el desarrollo de competencias específicas, y de esta manera poder

ampliar o actualizar sus conocimientos. En el marco de este tipo de formación, se

incluyen los cursos de Idiomas en sus diferentes niveles.

Duración: Cursos de 6 semanas de formación continua.

Los datos relacionados con esta formación corresponden a los aprendices que se

inscriben en cursos de esta modalidad de formación, por medio de la página

http://oferta.senasofiaplus.edu.co y acceden:

a. Desde los centros de formación del SENA

b. Desde sitios diferentes a las instalaciones físicas del SENA

Para cada una de estas modalidades de formación hay una instancia en el LMS.

En este sentido, bilingüismo cuenta tanto con programas en la complementaria

presencial y complementaria virtual, tanto con recursos para la titulada presencial, que

requiere que el LMS garantice su carga y uso para la formación.

AÑO TIPO DE

INFORMACION OBSERVACION

2016 SEMILLAS DE CURSOS

english dot works

Estos semillas se encuentran en la

formación complementaria y contienen

archivos pdf, objetos scorm, imágenes jpg,

multimedia, entre otros.

2016

RECURSOS

EDUCATIVOS

DIGITALES

44.380 RECURSOS EDUCATIVOS DIGITALES

que se encuentran en los semillas de

formación complementaria y titulada. Estos

recursos están empaquetados en formatos

SCORM y también contienen dentro de su

arquitectura, archivos pdf, objetos SCORM,

imágenes, jpg, multimedia y otros.


GC-F -005 V. 01

2017

SEMILLAS DE

FORMACIÓN

COMPLEMENTARIA

71 semillas de formación complementaria,

que contienen actividades de aprendizaje,

objetos de aprendizaje, documentación,

pruebas tipo test, entre otras.

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