F04 - Perancangan Sistem Informasi Registrasi Dan Pelayanan A…

Seruni FTI UNSA 2012 Volume 1 ISSN: 2302-1136 (Print) - 2088-0154 (Online)

Sri Haryati, Bambang Eka Purnama 1

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI REGISTRASI DAN PELAYANAN AKTA KELAHIRAN PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KABUPATEN KUDUS

Sri Haryati, Bambang Eka Purnama Program Studi Teknik Informatika, Universitas Surakarta

[email protected]

ABSTRAK: Setiap masyarakat pasti ingin mendapatkan pelayanan yang terbaik yang diberikan dari instansi-instansi pelayanan. Dengan melakukan pelayanan yang baik kepada masyarakat maka semakin besar kepercayaan yang diberikan kepada instansi tersebut. Inilah yang menjadi salah satu tugas dari Disdukcapil misalnya di bidang pelayanan akta. Usaha-usahapun telah dilakukan mulai penataan ruang yang nyaman dan fasilitas yang menunjang untuk mempermudahkan petugas melakukan pekerjaannya dengan menerapkan sistem yang telah terkomputerisasi. Sistem komputerisasi yang ada di pelayanan akta lebih terfokus pada proses pembuatan akta kelahiran. Sedangkan untuk pelayanan misalnya pendaftaran akta kelahiran, administrasi pembayaran dan pengambilan akta kelahiran masih dilakukan secara manual. Sehingga bisa menyebabkan antara pendaftaran akta kelahiran dengan administrasi pembayaran tidak sinkron. Kesalahan dalam pengambilan akta kelahiran terkadang juga pernah terjadi.Dari kejadian-kejadian tersebut, peneliti berusaha untuk membuat sistem informasi yang dapat meminimalisir kesalahan yang pernah terjadi. Dengan adanya sistem informasi registrasi dan pelayanan akta kelahiran di disdukcapil Kab. Kudus diharapkan akan membantu dan memudahkan dalam pengolahan data dan pembuatan laporan secara akurat, efektif dan efisien. Kata Kunci : Sistem Informasi, pelayanan

ABSTRACT: Each community would like to get the best service provided from service agencies. By doing good service to the community, the greater the credence given to the institution. This has been one of the tasks in areas like service Disdukcapil deed. Business start-usahapun has made a comfortable living arrangements and support facilities to facilitate the officer doing his job by implementing a system that has been computerized. Computerized system that is in deed more services focused on the birth certificate. As for the service such as a birth certificate registration, administration and payment of a birth certificate retrieval is still done manually. So that could lead to the birth certificate of registration with payment is not sikron administration. Birth certificate errors in decision sometimes also terjadi.Dari these events, researchers are trying to create information systems that can minimize the errors that have occurred. With a system of registration information and services on the birth certificate disdukcapil District. Ghost is expected to assist and facilitate in data processing and report accurately, effectively and efficiently. Keywords : Information Systems, service 1.a. Latar Belakang

Pada dasarnya sistem administrasi kependudukan merupakan sub sistem dari sistem administrasi Negara, yang mempunyai peranan penting dalam pemerintahan dan pembangunan penyelenggaraan administrasi kependudukan.Hak asasi setiap orang di bidang pelayanan administrasi kependudukan, peningkatan kesadaran penduduk dan kewajibannya untuk berperan serta dalam pelaksanaan administrasi kependudukan, pemenuhan data statistik kependudukan dan statistic peristiwa kependudukan, dukungan terhadap perencanaan pembangunan sistem administrasi kependudukan guna meningkatkan pemberian pelayanan publik tanpa diskriminasi.

Kemajuan teknologi yang sangat cepat mengharuskan instansi mengikuti perkembangan teknologi, untuk itu suatu instansi membutuhkan suatu system informasi yang mendukung kebutuhan instansi pemerintah dalam menciptakan efisiensi dan

efektifitas kerja maupun dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Dengan suatu sistem informasi administrasi kependudukan maka pengolahan data akan lebih mudah dan efisien. Kita bisa mengolah data-data yang bersangkutan dengan pengurusan kependudukan di suatu daerah. Rizky Nugraha (2009).

Setiap masyarakat pasti ingin mendapatkan pelayanan yang terbaik yang diberikan dari instansi-instansi pelayanan. Dengan melakukan pelayanan yang baik kepada masyarakat maka semakin besar kepercayaan yang diberikan kepada instansi tersebut. Inilah yang menjadi salah satu tugas dari Disdukcapil misalnya di bidang pelayanan akta. Usaha-usahapun telah dilakukan mulai penataan ruang yang nyaman dan fasilitas yang menunjang untuk mempermudahkan petugas melakukan pekerjaannya dengan menerapkan sistem yang telah terkomputerisasi. Sistem komputerisasi yang ada di pelayanan akta lebih terfokus pada proses pembuatan akta kelahiran. Sedangkan



untuk pelayanan misalnya pendaftaran akta kelahiran, retribusi denda dan pengambilan akta kelahiran masih dilakukan secara manual. Sehingga bisa menyebabkan antara pendaftaran akta kelahiran dengan retribusi tidak sikron. Kesalahan dalam pengambilan akta kelahiran terkadang juga pernah terjadi.

Dari latar belakang masalah yang telah diuraikan maka penulis berusaha menjawab dengan membuat pemodelan yang sesuai dengan kondisi tersebut sehingga diharapkan dapat dijadikan sebagai alat bantu untuk kemudahan dalam pengolahan data dan membantu pembuatan laporan-laporan yang dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Maka penulis membuat laporan tugas akhir ini dengan judul “Sistem Informasi Registrasi dan Pelayanan Akta Kelahiran pada Disdukcapil Kabupaten Kudus”. 1.b. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, masalah yang terjada yaitu, kurangnya sarana pelayanan publik untuk menyebarkan informasi tentang pelayanan akta kelahiran di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Kudus. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem informasi administrasi kependudukan berbasis komputer yang memanfaatkan teknologi komputer yang dapat menyajikan informasi secara cepat dan akurat.

1.c. Batasan Masalah 1. Data-data yang dikelola meliputi Data registrasi, Data retribusi, Data akta masalah, Data pengambilan akta, Data kondisi blanko, Informasi Yang Dihasilkan Laporan pendaftaran, Laporan kwitansi pengambilan, Laporan denda, Laporan akta bermasalah, Laporan agenda pengambilan, Laporan kondisi blanko

1.d. Tujuan

Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan Sistem Informasi Registrasi dan Pelayanan Akta Kelahiran pada Disdukcapil Kabupaten Kudus yang nantinya dapat membantu bagian Pendaftaran untuk melakukan pelayanan kepada masyarakat dengan baik, cepat, akurat serta dapat menyajikan laporan dengan tepat waktu. 1.e. Manfaat

Adapun manfaat yang diharapkan adalah sebagai bahan masukan dalam pengembangan sistem komputerisasi agar dapat melakukan pekerjaan dengan baik, cepat, dan akurat untuk instansi serta menyajikan laporan dengan tepat waktu.

2.a. Pemprograman Visual Basic 6.0 Menurut Wibowo, R.A., (2006) Visual

basic merupakan salah satu Development Tool yaitu alat bantu untuk membuat berbagai macam program komputer, khususnya yang menggunakan sistem operasi Windows. Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemprograman komputer yang mendukung object (Object Oriented Programming = OOP). Visual basic adalah salah satu bahasa pemprograman komputer. Bahasa pemprograman adalah perintah-perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu. Bahasa pemprograman Visual Basic, yang dikembangkan oleh Microsoft sejak tahun 1991, merupakan pengembangan dari pendahulunya yaitu bahasa pemprograman BASIC (Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dikembangkan pada era 1950-an. 2.b. Pengertian MySQL

MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan mengirimkan data dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan perintah standar SQL (Struktured Query Language). Sedangkan SQL adalah bahasa permintaan database terstruktur yang dibuat sebagai bahasa yang dapat merelasikan beberapa tabel dalam database maupun merelasikan antar database (Bunafit Nugroho, 2005).

3.a. Analisa Sistem Lama Sistem yang berjalan pada Disdukcapil selama ini sudah menggunakan komputerisasi. Pengolahan data dan proses pembuatan juga sudah menggunakan sistem yang telah disediakan oleh depdagri. Sehingga dalam proses pembuatan tidak terlalu mengalami banyak kendala. Masalah akan timbul jika dalam pelayanan kepada masyarakat kurang maksimal dan tidak ada solusi yang terbaik. Pelayanan dalam registrasi akta kelahiran yang biasanya dilakukan secara manual, terkadang terjadi human error. Contoh kasus dalam pemberian nomor registrasi bisa terjadi penomoran ganda, hal ini berdampak masalah pada proses pembuatan, terlebih lagi pengambilan akta yang keliru karena kurangnya informasi pada kwitansi pengambilan. Bila diterapkan juga dengan menggunakan sistem komputerisasi maka kinerja di Disdukcapil bagian pencatatan sipil dalam pelayanan kepada masyarakat diharapkan meningkat. Oleh karena akan dibuat aplikasi registrasi dan pelayanan akta kelahiran untuk mengatasi masalah yang sebelumnya diselesaikan secara manual dan



selanjutnya akan bisa diselesaikan secara otomatis.

Gambar 1 : FOD Pendaftaran Akta Kelahiran 3.b. Sistem yang di rancang a. Use case diagram Use case diagram menggambarkan apa yang akan dilakukan oleh sistem yang akan dibangu n dan siapa yang berinteraksi dengan sistem.

Cetak Kwitansi

Mendata AdministrasiBag Kasir Kelola Data Pengambilan Akta

Kelola Data Kendali

Kelola Data Akta Masalah

Bag PelayananInput Data MasterAdmin

Kelola Data PendaftaranBag Register

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

Gambar 2 : Usecase Diagram

b. Perancangan database

Dari class diagram tersebut diatas, maka dapat disusun database sebagai berikut: 1. Nama tabel : t_user

Primary key : id_user Fungsi : untuk menyimpan data user

Tabel 1. Tabel t_user Nama field

Type Size Keterangan

No id untuk user id_user Int 2

Contoh: 3

Nama user User Varchar 20

Contoh: ALSA RIYANTI

Password untuk login

Password Varchar 12

Contoh: ******** Hak akses saat login

h_akses Varchar 10

Contoh: REGISTRASI

2. Nama tabel : t_kec

Primary key : id_kec Fungsi : untuk menyimpan data kecamatan

Tabel 2. Tabel t_kec

Nama field Type Size Keterangan

No id untuk kecamatan

id_kec Int 2

Contoh: 2

Nama kecamatan

nm_kec Varchar 25

Contoh: KOTA KUDUS Nama kabupaten

nm_kab Varchar 15

Contoh: KUDUS Nama provinsi nm_provinsi Varchar 20

Contoh: JAWA TENGAH

3. Nama tabel : t_desa

Primary key : id_desa Fungsi : untuk menyimpan data desa

Tabel 3. Tabel t_desa

Nama field


No id untuk desa

id_desa Int 3

Contoh: 132 Nama desa nm_desa Varchar 30

Contoh: DUKUH WARINGIN No id untuk kecamatan

id_kec Int 2

Contoh: 9 4. Nama tabel : t_retribusi

Primary key : kd_retribusi Fungsi : untuk menyimpan data retribusi

Tabel 4. Tabel t_retribusi

Nama field Type Size Keterangan Kode untuk retribusi

kd_retribusi Int 2

Contoh: 8 nm_retribusi Varchar 30 Nama retribusi



Contoh: TERLAMBAT 3 BULAN KEATAS Harga dari retribusi

nominal Int 7

Contoh: 25000

5. Nama tabel : t_pendaftaran Primary key : no_reg Fungsi : untuk menyimpan data pendaftaran

Tabel 5. Tabel t_pendaftaran

Nama desa nm_desa Varchar 30

Contoh: LANGGARDALEM

Nomor RT rt Varhcar 3

Contoh: 002

Nomor RW rw Varchar 3

Contoh: 001

Nama kabupaten nm_kab Varchar 15

Contoh: KUDUS

Nama provinsi nm_provinsi Varchar 20 Contoh: JAWA TENGAH Nama Pelapor nm_pelapor Varchar 40

Contoh: WIQO ELSA RIYANA Biaya pembuatan total Int 7

Contoh: 31000

Pembuatan akta kelahiran ke berapa

kutipan_ke Varchar 1

Contoh: 1

Keterangan akta kelahiran kutipan kedua

keterangan Text

Contoh: HILANG 6. Nama tabel : t_administrasi

Primary key : no_reg Fungsi : untuk menyimpan data administrasi

Tabel 6. Tabel t_administrasi Nama field Type Size Keterangan

Nomor Urut Pembayaran

no_bayar Varchar 10

Contoh: BYR0000001 Nomor pendaftaran

no_reg Int 6

Contoh: 55762

Tahun pendaftaran

tahun Year 4

Contoh: 2011

Tanggal Pembayaran

tgl_bayar Date

Contoh: 11-06-2011 Keterangan lunas atau belum

keterangan Varchar 11

Contoh: Lunas

7. Nama tabel : t_pengambilan Primary key : no_reg Fungsi : untuk menyimpan data pengambilan akta

Tabel 7. Tabel t_pengambilan


Nomor urut pengambilan

no_ambil Int 11

Contoh: 31111221113 Nomor pendaftaran

no_reg Int 6

Contoh: 55762 Tahun pendaftaran

tahun Year 4

Contoh: 2011 Tanggal pengambilan akta

tgl_ambil Date

Contoh: 12-06-2011 Nama orang yang mengambil akta

nm_pengambil Varchar 40

Contoh: WIQO ELSA RIYANA

8. Nama tabel : t_aktamasalah

Primary key : no_reg Fungsi : untuk menyimpan data akta yang bermasalah

Tabel 8. Tabel t_aktamasalah


Nomor pendaftaran

no_reg Int 6

Contoh: 55762 Tahun pendaftaran tahun Year 4

Contoh: 2011 Permasalahan akta yang belum jadi

masalah Text

Contoh: Data dukung tidak lengkap

Keterangan dalam akta bermasalah

keterangan Varchar 15

Contoh: BELUM CLEAR



9. Nama tabel : t_kendalikutipan Primary key : no_kutipan Fungsi : untuk menyimpan data kendali kutipan

Tabel 9. Tabel t_kendalikutipan Nama field


Kode blanko kutipan

kd_kutipan Varchar 6

Contoh: AL6660 Nomor blanko kutipan

no_kutipan Int 8

Contoh: 142219

Tanggal mengendalikan blanko

tgl_kendali Date

Contoh: 11-11-2011 Kondisi blanko kutipan

kondisi Varchar 5

Contoh: BAGUS Nomor pendaftaran no_reg Int 6

Contoh: 55762 Tahun pendaftaran tahun Year 4

Contoh: 2011

10. Nama tabel : t_bukureg

Primary key : kd_buku Fungsi : untuk menyimpan data buku register

Tabel 10. Tabel t_bukureg


Kode buku register

kd_buku Varchar 15

Contoh: 50100-50150 Tahun buku register

tahun Year 4

Contoh: 2011

Status buku register

status_buku Varchar 10

Contoh: BELUM PENUH

Catatan buku register

keterangan Text

Contoh: KURANG: 99/2011 Tanggal setor buku register jika sudah penuh

tgl Date

Contoh: 11-06-2011

c. Desain Input 1. Desain Form Login

Gambar 3: Desain Form Login

2. Desain Form Menu Utama

Gambar 4: Desain Form Menu Utama 3. Desain Form Input User

Gambar 5: Desain Form Input User

4. Desain Form Kecamatan

Gambar 6: Desain Form Data Kecamatan



5. Desain Form Desa

Gambar 7: Desain Form Data Desa 6. Desain Form Denda Retribusi

Gambar 8: Desain Form Data Retribusi

7. Desain Form Pendaftaran Akta

Gambar 9: Desain Form Pendaftaran Akta

Kelahiran

8. Desain Form Pendaftaran Kutipan Kedua

Gambar 10: Desain Form Pendaftaran Kutipan

Kedua

9. Desain Form Administrasi

Gambar 11: Desain Form Administrasi 10. Desain Form Pengambilan Akta

Gambar 12: Desain Form Pengambilan Akta

11. Desain Form Akta Masalah

Gambar 13: Desain Form Akta Masalah 12. Desain Form Kendali Kutipan

Gambar 14: Desain Form Kendali Kutipan



13. Desain Form Kendali Buku Register

Gambar 15: Desain Form Kendali Buku

Register

14. Desain Form Cetak Laporan Pendaftaran

Gambar 16: Desain Form Cetak Laporan Pendaftaran

15. Desain Form Cetak Laporan Agenda

Pengambilan

Gambar 17: Desain Form Cetak Laporan Agenda Pengambilan

16. Desain Form Cetak Laporan Administrasi

Gambar 18: Desain Form Cetak Laporan Administrasi

17. Desain Form Cetak Laporan Kendali Kutipan

Gambar 19: Desain Form Cetak Laporan Kendali Kutipan

18. Desain Form Cetak Laporan Kendali Buku

Register

Gambar 20: Desain Form Cetak Laporan

Kendali Buku Register

d. Desain Output 1. Kwitansi

Gambar 21: Desain Output Kwitansi

2. Laporan Pendaftaran

Gambar 22: Desain Output Laporan Pendaftaran



3. Laporan Agenda Pengambilan

Gambar 23: Desain Output Laporan Agenda

Pengambilan

4. Laporan Administrasi

Gambar 24: Desain Output Laporan Administrasi

5. Laporan Kendali Kutipan

Gambar 25: Desain Output Laporan Kendali Kutipan

6. Laporan Kendali Buku Register

Gambar 26: Desain Output Laporan Kendali

Buku Register

5. Kesimpulan 1. Dengan diterapkannya Komputerisasi

Pencatatan Akte kelahiran maka pekerjaan menjadi lebih tertata dan lbih baik

2. b. Data bisa tersimpan dengan baik dan akan dapat dicari dengan cepat

Daftar Pustaka

1) Nugroho, Adi, 2005, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berotientasi Objek, Informatika Bandung, Bandung

2) Kristanto Andri, 2004, Rekayasa Perangkat Lunak (konsep dasar), Gava Media, Yogyakarta

3) Sihombing Uli Parulian, Aminah Siti, Arianingtyas Renata, dan Fulthon, 2009, Memahami Kebijakan Administrasi Kependudukan, ILRC, Jakarta Selatan

4) Ladjamudin Al_Bahra, 2005 Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogyakarta

5) Team, 2002. Database Visual Basic 6.0., Andi, Yogyakarta

F04 - Perancangan Sistem Informasi Registrasi Dan Pelayanan A…

Documents

Transcript of F04 - Perancangan Sistem Informasi Registrasi Dan Pelayanan A…