3.2. Hasil Kegiatan dan Pembahasan

3.2.1. Perencanaan, Implementasi dan Evaluasi Produksi Makanan

3.2.1.1. Perkiraan Kebutuhan Bahan Makanan (Forecasting)

Instalasi Gizi Rumah Sakit Jiwa Radjiman Wediodiningrat Lawang ”(RSJRWL)” membuat perencanaan anggaran dan kebutuhan bahan makanan setiap 3 bulan yang dicatat dalam UKBM (Usulan Kebutuhan Barang Makanan). Adapun perincian kegiatan yang dilakukan dalam membuat perencanaan kebutuhan bahan makanan sebagai berikut:

1. Mengumpulkan data tentang macam dan jumlah konsumen pada 3 bulan sebelumnya.

2. Menetapkan macam dan jumlah konsumen/pasien.3. Koordinasi dengan bagian Program dan Anggaran Rumah Sakit

tentang anggaran makan untuk pasien 4. Buat standart kecukupan gizi 5. Menghitung kebutuhan bahan makanan pasien mulai dari

kelas III, II, IdanVIP6. Menghitung kebutuhan bahan makanan untuk pegawai dan

dinas khusus7. Menghitung anggaran belanja bahan makanan untuk pasien 8. Membuat usulan ke Direktur Utama9. Pemesanan bahan makanan pada rekanan

10. Pembelian bahan makanan pada rekanan

Sedangkan menurut Direktorat Bina Pelayanan Medik Dasar dalam Pedoman

Penyelenggaraan Makanan Rumah Sakit menyebutkan langkah-langkah dalam

perencanaan anggaran makanan sebagai berikut : (PPMRS. 2007)

a. Susun macam bahan makanan yang akan dibeli, lalu golongkan bahan makanan

apakah termasuk dalam :

- Bahan makanan segar

- Bahan makanan kering

b. Hitung kebutuhan bahan makanan satu persatu :

- Tetapkan jumlah konsumen yang dilayani

- Tetapkan periode yang ditetapka (3 bulan, 6 bulan/satu tahun). Dan siklus menu

yang telah ditetapkan (misalnya : 5, 7 atau 10 hari).

17

- Hitung berapa kali/frekuensi satu jenis bahan makanan dalam satu siklus menu

- Hitung berapa siklus dalam satu periode (gunakan kalender) dalam satu periode

yang ditetapkan. Contoh : bila menu yang digunakan adalah 10 hari, maka

dalam satu bulan berlaku 3 kali siklus

- Hitung kebutuhan per/tiap jenis bahan makanan untuk satu periode tersebut

- Masukkan dalam formulir kebutuhan bahan makanan (dilengkapi spesifikasi)

Dalam menetapkan berat/volume bahan makanan yang akan dibeli, perlu diperhitungkan

refuse (bahan makanan yang tidak dapat digunakan, misalnya pada ayam berat tulang; pada

ikan berat kepala; pada bayam berat akar dan batang). Untuk memperhitungkanya perlu

merujuk pada daftar komposisi bahan makanan (berat yang dapat dimakan / BDD).

Misalnya pada penggunaan ayam potong untuk semur, standar porsi = 40 gr, berat bersih +

tulang = 75 gr (BDD), berat bersih + berat leher, dll yang tidak dapat digunakan = 100 gr

Melihat kenyataan yang ada di lapangan, ternyata perencanaan kebutuhan bahan makanan yang telah dilaksanakan di Instalasi Gizi RSJRWL sudah sesuai dengan teori yang ada.

3.2.1.2. Tipe Produksi Makanan

Commissary Foodservice

Gambar 2 Commissary food service systemCommissary food service system adalah produksi makanan yang dilakukan terpusat,

dan makanan diangkut ke dapur penerima menggunakan alat angkut dan wadah besar.

Kemudian diporsi di dapur penerima dan disajikan kepada pelanggan. (Unklesbay. 1997)

18

Adapun keuntungan menggunakan tipe produksi Commissary adalah : (Bakri. 2007)

Dapat menurunkan modal perusahaan

Jumlah tenaga kerja, peralatan dan gedung lebih sedikit

Quality control dapat dilakukan dengan baik, konsisten dan efektif karena terpusat

Harga makanan lebih stabil karena dapat dikendalikan

Dapat menyimpan cadangan makanan dalam waktu lama

Adapun kerugian menggunakan tipe produksi Commissary adalah : (Bakri. 2007)

Perlu perhatian khusus terhadap mutu oleh tenaga ahli, karena ada titik kritis

Diperlukan alat penyimpanan dan pengangkutan khusus yang memadai (untuk

mempertahankan kualitas makanan)

Kemungkinan terjadi keterlambatan distribusi

Memerlukan biaya besar untuk perawatan dan pembelian peralatan khusus

Instalasi Gizi RSJ Dr. Radjiman Wedyodiningrat menggunakan tipe produksi Commissary

Food Service. Hal ini dapat diketahui dengan ciri-ciri :

A. Alur produksi makanan

Pengolahan makanan sentral di dapur gizi↓

Makanan ditaruh dalam wadah besar (rantang dan box nasi)↓

Makanan didistribusikan ke setiap ruangan (menggunakan motor angkut&diambil pasien)↓

Makanan didistribusikan berdasarkan jumlah pasien di ruangan tersebut↓

Makanan disajikan kepada pasienGambar 3 Alur produksi makanan

B. Jumlah tenaga kerja yang terbatas

Dari rumus ISN seharusnya jumlah tenaga kerja adalah 34 orang. Dari kenyataan

yang sudah ada maka perlu penambahan 7 orang.

Dari rumus FTE seharusnya jumlah tenaga kerja adalah 33 orang. Dari

kenyataan yang sudah ada maka perlu penambahan 6 orang.

Dari rumus US Departement of Health Service seharusnya jumlah tenaga kerja

adalah 42 orang. Dari kenyataan yang sudah ada maka perlu penambahan 6

orang.

Untuk mengatasi keterbatasan jumlah tenaga kerja, maka Instalasi Gizi melakukan

beberapa hal :

19

i. Ada beberapa ruangan yang makananya diambil sendiri oleh pasien. Hal ini

juga merupakan terapi bagi pasien agar proses penyembuhan menjadi lebih

cepat.

ii. Petugas distribusi diet khusus merangkap juga sebagai petugas pengolahan.

Karena jumlah pasien yang dilayani tidak sebanyak pada pasien diet biasa.

Saran :

- Di Instalasi Gizi RSJRWL, waktu kerja yang paling padat adalah pada pukul 08.00 –

12.00 yang meliputi penerimaan bahan makanan, persiapan, pengolahan, distribusi

biasa dan diet, pengantaran makan siang, serta pembersihan dapur. Berdasarkan hasil

perhitungan dengan menggunakan rumus WISN, ternyata untuk pengolahan pada pagi

hari jumlah karyawan yang masuk sebanyak total 21 orang, dengan rincian masing-

masing 3 orang pekerja. Dengan jumlah tersebut, beban kerja karyawan pada saat jam

padat akan lebih rata. Adapun pembagian tugas untuk 21 orang tersebut yaitu : 3 orang

karyawan bagian penerimaan dapat melakukan tugasnya sesuai dengan job

deskripsinya di bagian penerimaan barang. Sedangkan untuk karyawan teknisi, dapat

membantu di bagian persiapan bumbu (penggilingan bumbu dan pemotongan bumbu).

Sama halnya dengan bagian penerimaan, bagian persiapan juga dapat melakukan

tugasnya sesuai job deskripsi. Untuk karyawan pengolahan yang terdiri dari

pengolahan pagi dan siang/sore dapat membagi tugas untuk membantu persiapan lauk

dan sayur dan juga melakukan tugasnya sesuai job deskripsi (2 orang memasak nasi ,

untuk makan siang dan makan sore). Dengan begitu produktivitas kerja dapat

ditingkatkan, sehingga memungkinkan waktu pelayanan pun dapat dioptimalkan.

- Untuk petugas distribusi, selama ini pelaksanaan yang telah diterapkan di Instalasi Gizi

RSJRWL adalah membagi shift pegawai distribusi hanya 2 kali shift, dimana

pembagian ini dirasa kurang sesuai karena adanya ketidakseimbangan beban kerja

antara shift pagi dan shift siang/sore meskipun jam kerja masing-masing shift sama

yaitu 7 jam. Adapun saran yang dapat diberikan untuk perbaikan dan pengoptimalan

pelaksanaan sistem produksi di Instalasi Gizi RSJRWL yaitu : pembagian shift

distribusi tetap 2 kali shift, hanya saja ada beberapa perubahan job deskripsi sehingga

diharapkan adanya keseimbangan beban kerja karyawan. Karyawan bagian distribusi

pagi (distribusi biasa) saat pagi dapat melakukan tugasnya sesuai dengan job deskripsi

masing-masing, kemudian pada saat waktu pengolahan pagi, bagian distribusi dapat

membantu persiapan bahan makanan dan pengolahan. Untuk petugas distribusi diet

khusus, juga melakukan tugasnya sesuai dengan job desk masing-masing. Sedangkan 20

untuk petugas distribusi siang saat datang, tetap melakukan tugas sesuai job

deskripsinya untuk mendistribusikan makan siang dan sore, ditambah dengan

membantu pengolahan untuk makan sore.

- Untuk petugas kebersihan, selama ini di Instalasi Gizi RSJRWL hanya ada 1 orang saja

petugas kebersihan yang bertugas membersihkan ruang produksi, dibantu oleh unit

pelaksana yang lainnya. Melihat hal ini, beban kerja untuk setiap karyawan pada unit

kerja dirasa kurang seimbang. Sementara berdasarkan perhitungan rumus, ternyata

petugas kebersihan seharusnya berjumlah 3 orang. Dengan adanya 3 orang petugas

kebersihan, maka kegiatan pembersihan lingkungan kerja setelah proses produksi akan

lebih optimal, karena pada setiap kali pembersihan ada 3 orang (3x pembersihan

lingkungan), tanpa harus menambah beban kerja untuk unit kerja lainnya.

- Untuk petugas pengantar makanan, berdasarkan rumus WISN memang seharusnya

sebanyak 3 orang, dan jika dilihat pada kenyataannya di Instalasi Gizi RSJRWL hanya

terdapat 2 orang saja. Meskipun pendistribusian makanan ke kamar pasien sudah

menggunakan alat transportasi, namun dengan adanya penambahan 1 tenaga lagi maka

dimungkinkan dapat lebih meringankan beban kerja 2 orang yang sudah ada

sebelumnya. Selain itu 3 orang petugas pengantar makanan ini pun dapat membantu

pada saat jam padat (pengolahan pagi).

C. Peralatan yang digunakan adalah rantang, box nasi

Peralatan distribusi makanan (untuk diet biasa) yang digunakan adalah rantang 4

susun dan box nasi. Lapisan 1 & 2 diisi oleh sayuran, lapisan 3 diisi dengan lauk

hewani, lapisan 4 diisi dengan lauk nabati. Namun, peralatan yang digunakan

tidak semuanya lengkap terdiri dari 4 susun, jadi terkadang lauk hewani dan lauk

nabati ditempatkan dalam satu wadah; tidak semua peralatan dalam kondisi yang

baik.

Peralatan distribusi makanan (untuk diet khusus) yang digunakan adalah food

keeper.

Peralatan pemorsian yang digunakan adalah sendok sayur besar. Gayung plastik

(biasa digunakan untuk mengambil bumbu pada masakan telur bumbu bali)

Tidak semua petugas pemorsian memakai sarung tangan, kerpus (bagi yang tidak

berjilbab), dan masih ada yang menggunakan perhiasan saat pemorsian makanan

matang.21

Saran :

i. Sebaiknya mengganti peralatan yang sudah tidak layak pakai/rusak dengan yang baru

ii. Sebaiknya menggunakan peralatan yang tepat dan sesuai gayung plastik diganti

dengan sendok sayur yang berukuran besar

iii. Sebaiknya untuk petugas pemorsian menggunakan sarung tangan, kerpus (bagi yang

tidak berjilbab) dan melepas perhiasan saat pemorsian makanan matang.

D. Tipe bahan makanan yang diproses adalah bahan makanan mentah menjadi bahan

makanan yang siap dimakan

Bahan makanan yang digunakan adalah bahan makanan mentah menjadi bahan

makanan yang siap dimakan.

i. Bahan makanan mentah : sayur, lauk hewani, lauk nabati, bumbu, beras

ii. Bahan makanan ½ jadi : susu bubuk

3.2.1.3. Over/under Produksi Makanan

Over/under production diketahui setelah dilakukan distribusi makanan. Terkadang

terdapat makanan sisa ataupun malah kekurangan makanan. Hal ini mungkin

dikarenakan adanya perubahan jumlah pasien (pasien pulang/baru). Over

production biasa terjadi pada menu sayur, namun sisa makanan hasil distribusi

sangat sedikit maka langsung dibuang ke tempat sampah. Under production biasa

terjadi pada menu lauk. Namun hal ini masih dapat diatasi dengan mengambil lauk

dari diet khusus/katering

22