Ess

PT. Indomarco Prismatama

IT Support – SD2 1

Manual Employee Self Service (?)

Revisi 10 Mei 2013

Employee Self Service adalah website hasil kerjasama bagian personalia (HRD) dan

departemen Information Technology PT Indomarco Prismatama. Kehadiran website ESS ini

merupakan jawaban dan bentuk virtual pelayanan bagian personalia untuk karyawan-

karyawati Indomaret yang ingin mengajukan cuti dan izin secara online tanpa harus

membuat surat pengajuan, melihat data absensi pribadi dan bawahan selama periode

tertentu, juga mempermudah karyawan dan karyawati Indomaret untuk melihat history

pengobatan dan amount yang telah digunakan.

Daftar Isi

* Tekan/ klik di daftar isi untuk langsung berpindah ke halaman yang dituju

DAFTAR ISI ............................................................................................................................................... 1

1. HALAMAN UTAMA .............................................................................................. 2

2. HALAMAN LOGIN ................................................................................................ 2

3. LUPA PASSWORD ? .............................................................................. 4

4. HALAMAN AWAL ESS .......................................................................................... 5

5. CUTI ................................................................................................................ 6 a. Permohonan Cuti .................................................................................................................................... 6 b. Status Cuti ............................................................................................................................................... 8 c. Riwayat Cuti ............................................................................................................................................ 9 d. Saldo Cuti .............................................................................................................................................. 10

6. PENGOBATAN .................................................................................................. 10

7. IZIN ............................................................................................................... 11 a. Permohonan Izin ................................................................................................................................... 11 b. Status Izin .............................................................................................................................................. 12

8. ABSENSI ......................................................................................................... 13

9. APPROVE ........................................................................................................ 14 a. Approve Cuti ......................................................................................................................................... 14 b. History Approval Cuti ............................................................................................................................ 16 c. Approve Izin .......................................................................................................................................... 16 d. History Approval Izin ............................................................................................................................. 17

10. FASILITAS ..................................................................................................... 18 a. Ubah Password ..................................................................................................................................... 18 b. Ubah Email ............................................................................................................................................ 18 c. Ubah Atasan Approval .......................................................................................................................... 19 d. Pemakaian Discount Karyawan ............................................................................................................. 20

HUBUNGI KAMI ........................................................................................ 20



1. Halaman Utama (^)

Pengguna dapat mengakses website Employee Self Service pada portal HRD di alamat

http://192.168.2.41:8001/portal-hrd/. Portal HRD ini terbagi atas beberapa pilihan menu.

Pada menu Home terdapat pengumuman-pengumuman terbaru yang berhubungan dengan

kegiatan maupun aktifitas PT Indomarco Prismatama. Profil perusahaan terdapat pada

menu Profil Perusahaan. Pengumuman-pengumuman yang pernah tampil pada Home

sepenuhnya ditampilkan pada menu pengumuman. Dan pada menu ESS lah kita dapat

mengakses website Employee Self Service.

2. Halaman Login (^)

Dialog error ini akan tampil apabila kita menekan menu ESS namun belum

melakukan login, apabila dialog ini muncul tekan [ OK ] dan halaman akan otomatis

dipindahkan ke halaman login.

http://192.168.2.41:8001/portal-hrd/



Halaman login dibawah ini juga dapat kita akses dengan menekan link Login pada

halaman utama.

Untuk pertama kali login, masukan NIK anda sebagai username awal, dan NIK anda

juga sebagai password awal. Contoh : NIK saya adalah 20120350000 maka username awal

saya adalah 20120350000 dan password awal saya adalah 20120350000. Tekan tombol

[Masuk] untuk melakukan proses login, tekan tombol [Hapus] untuk menghapus username

& password dari kotak teks. Apabila username dan password telah diisi dengan benar anda

akan diminta merubah password anda. Anda WAJIB merubah password anda!

Masukan password lama, password baru (terserah anda) dan konfimasi password

baru untuk melalukan perubahan password. Anda DILARANG memasukan NIK sebagai

password baru anda! Dengan menekan tombol ubah password anda akan diminta login

ulang dengan menggunakan password baru anda.



Anda juga dapat menetapkan email yang akan di pakai di ESS (optional). Sangat

direkomendasikan untuk mengisikan email, karena dengan memasukan email, anda akan

mendapatkan notifikasi mengenai permohonan cuti dan izin bawahan kedalam kotak surat

email anda. Juga anda mendapatkan notifikasi status cuti anda apakah ditolak atau diterima

oleh atasan anda. Seting email sangat berguna, karena apabila anda lupa password dan

melakukan reset password , password sementara akan dikirim ke email anda.

3. Lupa Password (^)

Fitur untuk reset password telah dibuat untuk membantu apabila anda lupa

password. Klik link lupa password dibawah menu login untuk memulai.

Masukan NIK

Tekan tombol [Reset]

Password sementara akan dikirim ke email yang anda seting di ESS

Reset password gagal apabila anda belum melakukan set email sebelumnya di ESS, Jika demikian, reset password hanya dapat dilakukan manual ke HRD



4. Halaman Awal ESS (^)

Halaman awal website ESS berupa data diri anda. Terdapat beberapa menu seperti

dibawah ini :

Menu terbagi atas

Portal

Menu ini dapat dipilih untuk kembali ke portal HRD dan melihat pengumuman

Cuti

Menu cuti terbagi atas sub menu permohonan cuti, status cuti, riwayat cuti, serta saldo

cuti



Pengobatan

Izin

Menu izin terbagi atas sub menu permohonan izin, dan status izin

Absensi

Approve

Menu terbagi atas sub menu approve cuti dan approve izin

Fasilitas

Menu fasilitas terbagi atas sub menu ubah password, ubah email, ubah atasan approval,

dan pemakaian discount karyawan

Keluar

Menu keluar digunakan sebagai “logout”, untuk keluar dari sesi anda

5. Cuti (^)

a. Permohonan Cuti (^)

Anda dapat melakukan pengajuan cuti dengan menggunakan ESS. Karyawan yang

berstatus kontrak akan dikenakan pemotongan gaji apabila melakukan cuti. Untuk karyawan

baru anda harus memilih atasan terlebih dahulu untuk melakukan pengajuan cuti. Form cuti

seperti pada gambar dibawah ini harus dilengkapi untuk melakukan pengajuan cuti.

1) Pilih alasan cuti, website ini akan menampilkan jumlah cuti resmi secara otomatis.

Pilihan alasan cuti terbagi atas

- 10 Lain-lain: merupakan alasan cuti yang standar nya dipilih bila alasan cuti tidak ada

dalam pilihan alasan.

- 11 Menikah: hanya dapat diajukan oleh karyawan yang dalam status belum menikah

(single), izin resmi yang diberikan adalah 3 hari.

- 15 Istri melahirkan: dapat diajukan oleh karyawan yang istrinya melahirkan, izin resmi

yang diberikan adalah 2 hari.

- 16 Pernikahan anak: dapat diajukan oleh karyawan yang anaknya melangsungkan

pernikahan, izin resmi yang diberikan adalah 2 hari.



- 17 Khitan/ baptis: dapat diajukan oleh karyawan yang anaknya sedang khitan/baptis,

izin resmi yang diberikan adalah 2 hari.

- 18 Keluarga inti meninggal: dapat diajukan oleh karyawan yang keluarga intinya

meninggal. Keluarga inti meliputi ayah, ibu, mertua, istri atau suami, dan anak.

Izin resmi yang diberikan adalah 2 hari.

- 19 Keluarga serumah meninggal: dapat diajukan oleh karyawan yang keluarga

serumahnya (diluar keluarga inti) meninggal, izin resmi yang diberikan adalah 1 hari.

- 20 Cuti Haji: dapat diajukan oleh karyawan yang melangsungkan Ibadah ke tanah suci,

izin resmi yang diberikan adalah 40 hari. Hari libur dan hari minggu diperhitungkan

sebagai hari cuti juga.

- 21 Cuti hamil/ melahirkan: dapat diajukan oleh karyawan wanita yang dalam status

menikah dan akan melahirkan, izin resmi yang diberikan adalah 90 hari. Hari libur dan

hari minggu diperhitungkan sebagai hari cuti juga.

2) Isi jumlah total hari, contoh sekalipun cuti menikah secara resminya 3 hari, namun anda

dapat melakukan pengajuan cuti selama 5 hari. Apabila masih memiliki jatah cuti tersisa,

2 hari akan dipotong dari jatah sisa cuti tersisa. Namun apabila anda tidak memiliki jatah

cuti tersisa, 2 hari tadi akan diperhitungkan sebagai cuti potong gaji.

3) Pilih tanggal cuti dengan menekan tanggal pada kalender. Pengajuan dapat berupa

tanggal cuti acak, namun persetujuannya di follow up oleh atasan anda. Khusus untuk

cuti haji dan cuti hamil, anda hanya perlu memilih hari mulai cuti dari kalender.

4) Cantumkan keterangan yang menjelaskan alasan pengajuan cuti anda.

5) Tekan [ Save Record ] untuk melakukan pengajuan, pengajuan akan di follow up oleh

atasan anda pada approve cuti.



b. Status Cuti (^)

Anda dapat melihat status pengajuan cuti melalui halaman status cuti ini.



Pada tabel terdiri atas beberapa kolom, id adalah nik anda, tanggal permohonan

adalah tanggal pengajuan cuti, tanggal mulai dan tanggal akhir adalah tanggal cuti,

pengajuan adalah nik atasan anda, lama cuti adalah berapa hari cuti, alasan cuti, dan

keterangan merupakan status cuti.

Apabila status cuti anda memiliki keterangan pending berarti pengajuan cuti anda masih

dalam tahap pengajuan dan sedang dipertimbangkan oleh atasan anda.

Apabila status cuti anda memiliki keterangan reject berarti pengajuan anda ditolak oleh

atasan anda.

Sedangkan apabila pengajuan cuti anda disetujui, datanya akan terhapus dari status cuti

dan masuk ke dalam riwayat cuti.

c. Riwayat Cuti (^)

Apabila cuti anda telah setujui, data nya akan masuk ke dalam riwayat cuti.

Tepatnya riwayat cuti adalah daftar cuti yang pernah anda ambil dari awal anda terdaftar

sebagai karyawan sampai saat ini.



d. Saldo Cuti (^)

Karyawan dapat melihat jumlah hari tersisa sebagai hak cutinya pada menu saldo

cuti. Diharapkan, dengan adanya menu saldo cuti ini karyawan dapat melakukan

pertimbangan dengan baik apabila akan melakukan pengajuan cuti.

6. Pengobatan (^)

Karyawan dengan status karyawan tetap akan mendapatkan fasilitas tunjangan

kesehatan. Anda dapat melihat berapa pemakaian dan saldo tersisa dari tunjangan

kesehatan tadi pada halaman ini.

Pada kolom pemakaian terdapat jumlah pemakaian fasilitas pengobatan, angka-

angka tersebut dapat di tekan untuk melihat detail penggunaan tunjangan kesehatan.

Gambar dibawah ini adalah contoh detail penggunaan tunjangan kesehatan. Dengan adanya

halaman ini, anda dapat melihat kapan anda melakukan pemeriksaaan kesehatan dan

pengobatan per jenis pengobatan.



7. Izin (^)

a. Permohonan Izin (^)

Anda dapat melakukan pengajuan izin melalui halaman permohonan izin. Idealnya

izin yang diperbolehkan tidak melebihi 4 jam. Untuk karyawan baru anda harus memilih

atasan terlebih dahulu untuk melakukan pengajuan cuti. Form izin seperti pada gambar

dibawah ini harus dilengkapi untuk melakukan pengajuan izin.

1) Pilih alasan izin.

Pilihan alasan izin terbagi atas

- 06 Training : apabila anda mengikuti training atas permintaan atasan.

- D1 Dinas luar kantor pagi: apabila anda bertugas di luar kantor pada pagi hari.

- D2 Dinas luar kantor siang: apabila anda bertugas di luar kantor pada siang hari.

- D3 Ganti hari: mengganti hari kerja.

- DL Dinas luar kota: apabila anda bertugas di luar kota.

- I1 Izin datang terlambat: Izin untuk datang terlambat karena suatu alasan yang jelas.

- I2 Izin pulang: Izin untuk pulang lebih awal karena suatu alasan yang jelas.

- LK Dinas luar kantor: apabila anda bertugas di luar kantor.

- LL Lembur libur: apabila ternyata waktu yang seharusnya anda lembur itu diliburkan.

- LN Dinas luar negeri: apabila anda bertugas di luar negeri.



- S2 Izin pulang karena sakit: apabila anda sakit ketika tengah bekerja.

2) Klik pada kotak tanggal izin, akan tampil kalender. Anda dapat memilih tanggal izin pada

kalender ini.

3) Pilih jenis shift anda, pilih NSS apabila jam kerja anda tidak berupa shift.

4) Masukan jam mulai izin sampai jam selesai izin.

5) Beri keterangan untuk memberikan detail alasan pengajuan izin

6) Tekan [ Save Record ] untuk melakukan pengajuan, pengajuan akan di follow up oleh

atasan anda pada approve izin.

b. Status Izin (^)

Anda dapat melihat status pengajuan izin. Pending atau disetujui (approve) atau

ditolak (reject) melalui halaman ini.

Pada tabel terdiri atas beberapa kolom, type izin adalah alasan pengajuan izin, id

adalah nik anda, tanggal permohonan adalah tanggal pengajuan izin, tanggal adalah tanggal

cuti, jam adalah waktu berlangsungnya izin, pengajuan adalah nik atasan anda, lama cuti

adalah berapa hari cuti, dan keterangan merupakan status cuti.



8. Absensi (^)

Halaman ini dapat digunakan sebagai sarana untuk melihat data absensi

berdasarkan periode tertentu. Melalui halaman ini, pengguna juga dapat melihat data

absensi milik bawahan.

Absensi Normal

Apabila anda ingin melihat data absensi anda sendiri kosongkan checkbox ‘Lihat

Bawahan’.

Apabila anda ingin melihat data absensi bawahan anda centang checkbox ‘Lihat

Bawahan’, kemudian pilih NIK dari pilihan NIK yang muncul setelah anda

mencentang ‘Lihat Bawahan’.

Klik pada field tanggal yang pertama untuk memilih awal periode dari kalender.

Klik pada field tanggal yang kedua untuk memilih akhir periode dari kalender.

Tekan tombol [ Cari ], maka data absensi akan muncul di dalam tabel.

Absensi Abnormal

Pengguna dapat pula melihat data absensi abnormal seperti lupa absen datang, lupa

absen pulang, mangkir, cuti, dan ijin pada halaman absensi ini dengan mencentang

checkbox ‘Abnormal’.

Apabila anda ingin melihat data absensi abnormal anda sendiri kosongkan checkbox

‘Lihat Bawahan’.



Apabila anda ingin melihat data absensi abnormal bawahan anda centang checkbox

‘Lihat Bawahan’, kemudian pilih NIK dari pilihan NIK yang muncul setelah anda

mencentang ‘Lihat Bawahan’.

Klik pada field tanggal yang pertama untuk memilih awal periode dari kalender.

Klik pada field tanggal yang kedua untuk memilih akhir periode dari kalender.

Tekan tombol [ Cari ], maka data absensi abnormal akan muncul di dalam tabel.

9. Approve (^)

a. Approve Cuti (^)

Halaman ini hanya akan memunculkan data apabila anda telah memiliki bawahan

dan bawahan anda telah melakukan permohonan cuti. Halaman ini menampilkan nik, nama,

bagian, total hari cuti, tanggal pengajuan, alasan, keterangan, serta aksi yang dapat

dilakukan sebagai tindak lanjut atas pengajuan cuti.

Pilih history approval cuti untuk melihat riwayat cuti-cuti yang pernah anda tolak

atau setujui sebelumnya

Pilih approve untuk menyetujui pengajuan cuti

Pilih reject untuk menolak pengajuan cuti

Pilih detail untuk melihat detail pengajuan cuti



Pada halaman detail pengajuan cuti juga terdapat tombol approve atau reject untuk

menindak lanjuti pengajuan cuti. Berikut contoh halaman detail permohonan cuti :

Atasan dapat juga melakukan perubahan tanggal cuti dengan menekan tombol edit cuti:



Setelah menekan edit cuti, ubah jumlah hari cuti

Kalender akan otomatis muncul, dan anda dapat memlih/ melakukan perubahan hari

cuti bawahan anda

Tekan [ Simpan ] untuk menyimpan perubahan tanggal cuti

b. History Approval Cuti (^)

History approval cuti merupakan daftar yang terdiri dari data-data cuti yang

pernah setujui atau tolak. Dengan adanya daftar history approval cuti ini anda dapat

melihat dan membandingkan data cuti sebelum hari ini dengan pengajuan cuti baru

seorang karyawan, sehingga dapat menjadi pertimbangan untuk anda menyetujui atau

menolak cuti seorang karyawan. Halaman ini menampilkan nik, nama, bagian, total hari

cuti, tanggal pengajuan, alasan, keterangan, serta aksi yang telah dilakukan sebagai tindak

lanjut atas pengajuan cuti.

c. Approve Izin (^)

Halaman ini hanya akan memunculkan data apabila anda telah memiliki bawahan

dan bawahan anda telah melakukan permohonan izin. Halaman ini menampilkan nik, nama,

tanggal dan jam izin, serta aksi yang dapat dilakukan sebagai tindak lanjut atas pengajuan

izin.

Pilih history approval izin untuk melihat riwayat izin yang pernah anda tolak atau

setujui sebelumnya

Pilih approve untuk menyetujui pengajuan izin

Pilih reject untuk menolak pengajuan izin

Pilih detail untuk melihat detail pengajuan izin



Apabila anda memilih detail, website akan menampilkan detail pengajuan izin.

Pada halaman ini juga terdapat tombol approve atau reject untuk menindak lanjuti

pengajuan izin.

d. History Approval Izin (^)

History approval izin merupakan daftar yang terdiri dari data-data izin yang

pernah setujui atau tolak. Dengan adanya daftar history approval izin ini anda dapat

melihat dan membandingkan data cuti sebelum hari ini dengan pengajuan cuti baru

seorang karyawan, sehingga dapat menjadi pertimbangan untuk anda menyetujui atau

menolak izin seorang karyawan. Halaman ini menampilkan nik, nama, jam izin, tanggal izin,

alasan, serta aksi yang telah dilakukan sebagai tindak lanjut atas pengajuan izin.



10. Fasilitas (^)

a. Ubah Password (^)

Dengan adanya halaman ini, ada dimungkinkan untuk melakukan perubahan

password secara berkala.

Masukan password lama, password baru (terserah anda) dan konfimasi password

baru untuk melalukan perubahan password. Anda DILARANG memasukan NIK sebagai

password baru anda! Dialog berhasil ubah password akan tampil apabila anda sudah

menekan tombol ubah password dan berhasil melakukan perubahan.

b. Ubah Email (^)

Perubahan email dapat dilakukan dengan adanya form ubah email. Perubahan email

dilakukan dengan mengetikkan email baru dan menekan tombol simpan data. Sangat

direkomendasikan untuk mengisikan email, karena dengan mengisi email anda akan

menerima notifikasi email seperti email pemberitahuan status cuti anda, apabila ditolak

maupun diterima. Juga untuk atasan, akan menerima notifikasi apabila bawahan

mengajukan permohonan cuti dan izin.



c. Ubah Atasan Approval (^)

Apabila anda merupakan karyawan baru dan ingin mengajukan cuti/ izin, anda akan

diminta menentukan atasan. Demikian pula apabila ada perubahan atasan, anda dapat

melakukan perubahan di menu ini.

1. Tekan link “Cari Atasan” berwarna biru

2. Akan muncul popup “Cari Atasan”

3. Masukan nama atasan di field pencarian nama, lalu tekan tombol [ Cari ]

4. Data atasan berdasarkan pencarian akan tampil di bawahnya

5. Setelah itu tekan tombol [Ubah Atasan] untuk melakukan perubahan atasan



d. Pemakaian Discount Karyawan (^)

Terhitung mulai Januari 2013 setiap karyawan Indomaret grup mendapatkan

discount belanja di Indomaret dengan menunjukan nametag. Discount yang didapatkan

sebesar 5% dengan nilai maksimum belanja Rp.200000. Maksimum nilai belanja Rp.200000

tadi dapat berupa akumulasi beberapa transaksi.

Kini, karyawan dapat melihat jumlah pemakaian discount yang sudah pernah

digunakan pada halaman Employee Self Service.

1. Pilih periode belanja

2. Tekan tombol [ Cari ] dan data akan dimunculkan

=================== SELESAI ====================

Hubungi Kami (^)

Contact Person ESS

1. Komplain cuti, ijin, presensi, dan error ESS

To : email ke HRD masing-masing cabang

CC : [email protected] (Bambang HRD HO)

CC : [email protected] (Joel HRD HO)

2. Penggantian biodata dan foto

[email protected] (Joel HRD HO)

3. Reset Password

email ke HRD masing-masing cabang

mailto:[email protected]



Ess

Documents

Transcript of Ess