ERP_2
-
Upload
rii-edo-sal -
Category
Documents
-
view
213 -
download
0
description
Transcript of ERP_2
A. PENGERTIAN ENTERPRISE SISTEM INFORMASIEnterprise adalah sebuah sistem dari manusia, peralatan, material, data, kebijakan dan prosedur yang muncul untuk menyediakan sebuah produk atau pelayanan , dengan tujuan mendapatkan keuntungan. Sistem enterprise mendukung struktur organisasi yang sebelumnya tidak mungkin untuk menciptakan budaya organisasi yang lebih disiplin.Hal mendasar dari EIS adalah platform teknologi yang bisa menyatukan semua informasi dari berbagai bagian menjadi satu (single) informasi secara logikal, sehingga Enterprise (perusahaan/organisasi) bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan mudah. Dalam hal ini, tidak hanya sekedar penggunaan teknologi jaringan misal LAN (local area network) sehingga antar divisi terhubung secara fisik tapi juga integrasi proses bisnis masing masing divisi. Dibutuhkan juga penyatuan semua database secara logikal, sehingga bukan hanya antar divisi tapi juga pengaksesan informasi untuk semua level di organisasi baik dari staf operasional, manajer maupun direktur.Untuk menjawab tantangan kebutuhan informasi dan pengambilan keputusan yang semakin butuh kecepatan dan ketepatan, Sistem informasi konvensional tampaknya belum cukup. Orang berpikir bagaimana membuat sebuahsistem informasi dengan domain informasi seluruh bagian perusahaan, baik dalam satu lokasi maupun di lokasi yang terpisah. Hal inilah yang melatarbelakangi konsep enterprise Information System. EIS sebenarnya merupakan pengembangan dari konsep yang sudah ada yaitu Executive Information system dan DSS yang diperluas untuk domain seluruh perusahaan. EIS mempunyai batasan-batasan sebagai berikut:
Corporate wide systemCakupan dari EIS adalah seluruh bagian dari perusahaan, sehingga dari satu sistem kita bisa mendapat informasi dari semua bagian, misalnya dari bagian keuangan, SDM, Pemasaran, Produksi dll dalam sistem yang terintegrasi.Holistic InformationInformasi yang disajikan adalah informasi yang menyeluruh, tidak per bagian, informasi jenis ini sangat penting untuk pengambilan keputusan perusahaan secara umum.Business IntelligenceKeseluruhan aktifitas dari sistem digunakan untuk mendukung kebijakanyang diambil dalam bisnis yang digeluti oleh perusahaan.Sehingga penggunaan EIS akan meningkatkan business intelligence dari pengguna sistem (eksekutif).Sebelum lebih jauh membicarakan tentang EIS dan contohnya, ada baiknya kita melihat karakteristik aliran informasi yang dibutuhkan eksekutif untukpengambilan keputusan.Karakterisitik dari EIS :Kualitas informasiFlexible
Menghasilkan informasi yang benar
Meghasilkan informasi berkala
Meghasilkan informasi relevant
Menghasilkan informasi yang komplet
Menghasilkan informasi yang valid
User InterfaceMempunyai GUI yang bagus
User Interfacenya harus user friendly
Memungkinkan acces yang aman ke informasi
Dapat diakses dari banyak tempat
Menyediakan cara pengaksesan informasi yang cepat dan mudah
Keuntungan dari EIS:Memfasilitasi pencapaian tujuan organisasi
Memfasilitasi akses ke seluruh informasi
Meningkatkan kualitas dari pengambilan keputusan
Menyediakan keuntungan kompetitif
Mempercepat waktu pencarian informasi
Meningkatkan kemampuan komunikasi.
Meningkatkan kualitas komunikasi
Memungkinkan perencanaan
Memenuhi kebutuhan eksekutif
Memungkinkan pencarian penyebab masalah
Memungkinkan antisipasi masalah dan kesempatan dari kemampuan dan manfaat eis diatas,eis mempunyai banyak persamaan dengan DSS.
B. EIS DAN BUSINESS PROCCESProses bisnis (business process) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari proses yang mendukung proses-proses operasional dalam perusahaan. Proses bisnis berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari super prosesnya.Untuk meluncurkan produk yang baik tidak pernah terlepas dari standar proses bisnis perusahaan yang baik pula. Proses bisnis yang benar dapat menekan biaya operasional suatu perusahaan dalam memproduksi produk keluarannya, karena perusahaan sudah tidak perlu lagi berimprovisasi dalam menyusun standarisasi proses bisnis mereka.Suatu proses bisnis yang baik harus memiliki tujuan-tujuan seperti mengefektifkan, mengefisienkan dan membuat mudah untuk beradaptasi pada proses-proses didalamnya. Artinya proses bisnis tersebut harus merupakan proses bisnis yang berorientasikan pada jumlah dan kualitas produk output, minimal dalam menggunakan sumber daya dan dapat beradaptasi sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pasar.Pengelolaan proses bisnis yang baik yang didukung dengan EIS akan memberikan keuntungan-keuntungan pada organisasi perusahaan, yaitu :Organisasi dapat lebih memfokuskan diri pada kebutuhan customer.
Organisasi mampu mengendalikan dan memprediksi setiap perubahan yang terjadi di lingkungan dalam ataupun luar.
Organisasi mampu melakukan pengukuran pada setiap perubahan pada kondisi perusahaan.
Organisasi mampu memperbaiki tingkat penggunaan sumber dayanya sehingga dapat menekan biaya pemakaian serendah mungkin.
Organisasi dapat mengelola dengan baik integrasi proses-proses antar bagian yang ada.
Organisasi dapat memonitor secara sistematik aktifitas-aktifitas pada setiap proses operasional dalam perusahaan.
Organisasi dapat dengan mudah menemukan kesalahan dalam proses dan memperbaikinya secepat mungkin.
Organisasi dapat memahami setiap proses dan metode dari proses yang benar.
Manajemen Proses Bisnis (BPM) memiliki empat komponen utama: PemodelanPengguna dapat mendefinisikan dan mendesain struktur dari setiap proses bisnis secara grafis. Manajer Proses dapat mendesain sebuah proses beserta seluruh elemen, aturan, sub-proses, parallel proses, penanganan exception, penangan error, dan workflow dengan mudah tanpa perlu memiliki kemampuan programming khusus dan tanpa membutuhkan bantuan dari staf IT. PengintegrasianBPM dapat menghubungkan setiap elemen dalam proses sehingga elemen-elemen tersebut dapat saling berkolaborasi dan bertukar informasi untuk menyelesaikan tujuannya. Pada level aplikasi, hal ini bisa diartikan sebagai penggunaan Application Programming Interface (API) dan messaging. Bagi pengguna, hal ini berarti tersedianya sebuah workspace pada komputernya ataupun perangkat wireless-nya untuk mengerjakan tugas sesuai dengan perannya pada suatu proses bisnis. PengawasanPengguna dapat mengawasi dan mengontrol performansi dari proses bisnis yang sedang berjalan dan performansi dari setiap personil yang terlibat dalam proses bisnis tersebut. Pengguna juga dapat memperoleh informasi mengenai proses yang tengah berjalan, maupun yang telah selesai, beserta data-data yang ada di dalamnya. OptimalisasiPengguna dapat menganalisa dan memonitor suatu proses bisnis, melihat ketidakefisienan, dan juga memungkinkan pengguna untuk mengambil tindakan dengan cepat dan merubah proses tersebut untuk meningkatkan efisiensinya.Hubungan EIS dalam bisnis proses akan memberikan suatu keuntungan yang luar biasa besarnya dalam pencapaian tujuan dan target perusahaan/instansi, karena penggunaan fasilitas dan sistem informasi (EIS) sangat menunjang dan mendukung dalam berbagai hal seperti; kecepatan, keakuratan,dan kualitas dari informasi dan produk yang dihasilkan.
C. EIS DAN HIRARKI MANAJEMENHirarki adalah alat yang paling
mudah untuk memahami masalah yang kompleks dimana masalah tersebut
diuraikan ke dalam elemen-elemen yang bersangkutan, menyusun
elemen-elemen tersebut secara hirarkis dan akhirnya melakukan
penilaian atas elemen-elemen tersebut sekaligus menentukan
keputusan mana yang akan diambil. Proses penyusunan elemen-elemen
secara hirarkis meliputi pengelompokan elemen-elemen dalam komponen
yang sifatnya homogen dan menyusun komponen-komponen tersebut dalam
level hirarki yang tepat.Hirarki juga merupakan abstraksi struktur
suatu sistem yang mempelajari fungsi interaksi antara komponen dan
juga dampak-dampaknya pada sistern. Abstraksi ini mempunyai bentuk
saling berkaitan, tersusun dan suatu puncak atau sasaran utama
(ultimate goal) turun ke sub-sub tujuan tersebut, lain kepelaku
(aktor) yang memberi dorongan, turun ketujuan-tujuan pelaku,
kemudian kebijakan-kebijakan, strategi-strategi tersebut. Dengan
demikian hirarki adalah sistem yang tingkatan-tingkatan (level)
keputusannya berstratifikasi dengan beberapa elemen keputusan pada
setiap tingkatan keputusan. Secara umum hirarki dapat dibagi dua
jenis (Bambang Permadi, AHP Pusat Antar Universitas Studi Ekonomi,
Ul, Jakarta, 1992, hal.3), yaitu:1. Hirarki Struktural, menguraikan
masalah yang kompleks diuraikan menjadi bagian-bagiannya atau
elemen-elemennya menurut ciri atau besaran tententu sepenti jumlah,
bentuk, ukuran atau warna.2. Hirarki Fungsional , menguraikan
masalah yang kompleks menjadi bagian-bagiannya sesuai hubungan
essensialnya Misalnya masalah pemilihan pemimpin dapat diuraikan
menjadi tujuan utama yaitu mencari pemimpin, kriteria pemimpin yang
sesuai dan alternatif pemimpin-pemimpin yang memenuhi syarat.
Penyusunan hirarki atau struktur keputusan dilakukan untuk
menggambarkan elemen sistem atau alternatif keputusan yang
teridentifikasi.
TingkatanManajemen1. Manajer pada tingkat tertinggi hirarki
organisasi , seperti direktur dan para wakil direktur, sering
disebut berada pada tingkat perencanaan strategis. Bertanggung
jawab atas pengelolaan organisasi secara keseluruhan.2. Manajer
tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan
kepala divisi, berada pada tingkat pengendalian manajemen.
Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi berdasarkan
departementalisasi, wilayah, produk atau divisi.3. Manajer tingkat
bawah, mencakup kepala departemen, supervisor, pimpinan proyek,
berada pada manajen tingkat pengendalian operasional. Bertanggung
jawab atas pelaksanaan rencana dan sasaran operasional, membuat
keputusan jangka pendek berdasarkan arah kebijakan, prosedur dan
pedoman yang telah ditetapkan, serta mengendalikan transaksi
harian.
PERAN MANAJEMEN menurut Henry Mintzberg :
1.Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari
: figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasiuntuk
kegiatan2 diluar organisasi. pemimpin(leader) : manajer
mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan-
bawahannya. penghubung (liaison) : manajer menghubungkan
personal2 di semua tingkatan manajemen.
2.Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf
(nerve center) organisasi untuk menerima informasi yg paling
mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh
personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer
sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab
pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yg dimilikinya.
3.Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai
entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg
mengalokasikan sumber2 dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika
terjadi konflik di dalam organisasi.Hubungan EIS dan hirarki
maanajemen mempunyai manfaat : dapat meningkatkan kuantitas dan
kualitas informasi yang tersedia bagi para eksekutif dan Kebutuhan
Informasi akan menjadi :a. informasi yang tepat waktub. akses lebih
besar ke data operasionalc. informasi relevan yang lbh singkatd.
informasi barue. informasi lbh banyk tentang lingkungan eksternalf.
informasi yang lebih kompetitifg. akses lebih cepat ke database
eksternalh. akses lebih gepat ke informasii. mengurangi biaya
kertasD. CORPORATE GOVERNANCE DAN IT GOVERNANCEPada intinya konsep
IT governance adalah bagaimana cara memanage penggunaan teknologi
informasi pada sebuah organisasi. Paper ini akan membatasi
pembahasannya pada IT Governance di organisasi publik. Masih banyak
permasalahan tentang IT governance organisasi publik di Indonesia,
meski blue printnya telah ada dan jelas. Penggunaan teknologi
informasi yang masih belum bersifat terintegrasi, dan kebijakan
yang masih kurang memayungi penggunaan teknologi informasi. Paper
ini berargumen bahwa federal model dalam penerapan IT governance
adalah yang paling sesuai untuk diterapkan di sektor publik di
Indonesia.IT GOVERNANCEIT Governance merupakan konsep yang
berkembang dari sektor swasta, namun dengan berkembangnya
penggunaan Teknologi Informasi (TI) oleh sektor publik
organisasi-organisasi pemerintahan- maka IT Governance juga harus
diterapkan di sektor yang banyak menuntut perbaikan pelayanan bagi
masyarakat ini. Peranan IT governance tidaklah diragukan lagi dalam
pencapaian tujuan suatu organisasi yang mengadopsi TI. Seperti
fungsi-fungsi manajemen lainnya pada organisasi publik, maka IT
Governance yang pada intinya adalah bagaimana memanaje penggunaan
TI agar menghasilkan output yang maksimal dalam organisasi,
membantu proses pengambilan keputusan dan membantu proses pemecahan
masalah juga harus dilakukan. Prinsip-prinsip IT Governance harus
dilakukan secara terintegrasi, sebagaimana fungsi-fungsi manajemen
dilaksanakan secara sistemik dilaksanakan pada sebuah organisasi
publik. Weill dan Ross (2004:2) mendefenisikan IT Governance
sebagai keputusan-keputusan yang diambil, yang memastikan adanya
alokasi penggunaan TI dalam strategi-strategi organisasi yang
bersangkutan. Contoh bidang cakupan IT governance sektor publik
adalah keputusan pemerintah yang menentukan siapa yang memiliki
wewenang dan tanggungjawab dalam pembuatan keputusan tentang berapa
jumlah investasi yang dapat dilakukan pada sektor publik X dengan
memanfaatkan TI. Suatu IT governance yang efektif berarti
penggunaan TI pada organisasi tersebut mampu meningkatkan dan
mensinergiskan antara penggunaan TI dengan visi,misi, tujuan dan
nilai organisasi yang bersangkutan. Menurut Weill&Ross
(204:10), suatu IT Governance yang efektif adalah yang mampu
menjawab tiga pertanyaan berikut, yakni:(1). Keputusan-keputusan
apa yang harus diambil untuk memastikan terlaksananya efektif
manajemen dan efektif penggunaan TI?;(2). Siapa yang harus membuat
keputusan-keputusan berkaitan dengan penggunaan TI?;(3). Bagaimana
keputusankeputusan ini dibuat dan dimonitor? Dari
pertanyaan-pertanyaan diatas, dapat simpulkan, bahwa pengukuran
kinerja IT Governance yang baik adalah dengan menghitung prosentase
jumlah manajer yang dapat dengan akurat menjelaskan tentang
pelaksanaan IT Governance di organisasi yang
bersangkutan.Teknisnya, menurut Weill & Ross (2004:13)
digambarkan skema untuk membantu memahami, mendesain,
mengkomunikasikan dan memelihara IT Governance yang efektif, yakni
sebagai berikut:
Dari skema diatas, dapat fahami bahwa untuk mengerti, cara mendesain, melakukan proses komunikasi, dan menindaklanjuti IT Governanceyang efektif adalah dengan :1. Menetapkan dengan baik dan tepat strategi organisasi2. Untuk menetapkan dengan baik dan tepat strategi organisasi, maka organisasi harus memperhatikan perilaku organisasi dan pengadopsian IT dalam organisasi tersebut.3. Kemudian untuk menetapkan strategi organisasi dengan baik, juga diperlukanperhatian dan pengaturan yang baik terhadap 6 (enam) asset yang ada di organisasi tersebut, yakni: relationship asset, physical asset, Intelectual property asset, human relation asset, financial asset dan TI. Sedang bagaimanakah caramengatur semua asset tersebut dalam IT Governance adalah dengan memperhatikan mekanisme dari IT governancenya, yakni keputusan-keputusan tentang IT nya.4. Terakhir, untuk menciptakan strategi organisasi yang baik dalam kaitannyadengan penggunaan IT dalam organisasi, maka harus memperhatikan pula sasaransasaran pencapaian kerja tiap-tiap unit organisasi; yang sangat dipengaruhi oleh akuntabilitas pelaksanaan IT nya. Jadi, terdapat keterkaitan dan koordinasi yang sangat erat antara organisasi level pusat dan unit-unit dibawahnya; dan juga dengan asset-aset yang ada pada suatu organisasi.E. KESIMPULANEnterprise Information System (EIS) merupakan pengembangan konsep CBIS dan DSS yang dioptimasi untuk menyelesaikan permasalahan perusahaan atau organisasi secara menyeluruh, dengan batasan-batasan: corporate wide system, holistic information, business intelligent. Adapun kemampuan yang dimiliki oleh EIS yang baik, adalah : drill down path, critical success factor, status access, analisis, navigasi informasi, audio dan visual, dan komunikasi.Organizational DSS adalah EIS yang lebih khusus memasukkan DSS dalam arsitekturnya, yang digunakan untuk mendukung keputusan yang difokuskan pada tugas-tugas organisatoris atau kegiatan yang melibatkan banyak proses danpelaku.Banyak perusahaan memanfaatkan teknologi informasi untuk mengoptimisasi proses bisnis yang dimilikinya, tapi mereka kadang masih membangun solusi dengan sistem yang tidak terintegrasi. Sistem tersebut terpisah berdasarkan unit kerja maupun berdasarkan proses bisnis. Hal ini akan menjadi halangan ketika suatu proses membutuhkan kolaborasi dengan proses lain untuk dapat menyelesaikan jalannya proses tersebut. Manajemen Proses Bisnis (BPM) adalah solusi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengelola proses bisnis yang mereka miliki Dengan BPM perusahaan dapat dengan mudah memodelkan dan mengubah proses bisnis sesuai kebutuhan agar dapat dioptimisasi, yang pada akhirnya akan mengurangi ongkos produksi, meningkatkan efisiensi karyawan, meningkatkan kepuasan pelanggan, memperbaiki hubungan dengan partner bisnis, dan pada akhirnya adalah meningkatkan keuntungan perusahaan.