PANDUANSECURITY

MANAJEMEN FASILITAS DAN KESELAMATANRUMAH SAKIT MULYA

TAHUN 2016

BAB 1PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANGRumah sakit sebagai tempat umum terpapar oleh berbagai resiko keamanan. Baik terhadap pasien, pengunjung, karyawan, ataupun terhadap properti rumah sakit, pasien, pengunjung dan karyawan. Untuk itu RS MULYA [RSM] perlu membuat perencanaan di bidang pengaturan keamanan untuk mengantisipasi berbagai hal yang tidak diinginkan.

1.2. TUJUAN1.2.1. Tujuan Umum

Sebagai acuan dalam penyusunan kebijakan, prosedur dan segala proses di bidang pengelolaan aspek keamanan di RSM.

1.2.2. Tujuan Khusus1.2.2.1. Melindungi keselamatan dan keamanan pasien, karyawan, pengunjung.

(PFR.1.1)1.2.2.2. Melindungi property rumah sakit dari pengrusakan, pencurian dan ancaman

lain1.2.2.3. Jiwa dan benda milik karyawan, pengunjung dan tamu dari bahaya pencurian,

perampokan, kebakaran, bencana alam dan gangguan kemanan lainnya1.2.2.4. Membantu kelancaran operasional1.2.2.5. Melindungi property pasien , karyawan, pengunjung dari ancaman

pengrusakan, pencurian dan ancaman lain.1.2.2.6. Menurunkan angka kriminalitas di RSM1.2.2.7. Menjamin ketertiban di RSM1.2.2.8. Membantu penyelenggaraan peraturan-peraturan RSM.

1.3. LANDASAN & REFERENSI1. Undang-Undang No 44 / 2009 tentang Rumah Sakit2. SE Dirjen Yanmed No.YH02.04.3.5.2504 Tentang Pedoman Hak & Kewajiban Pasien

1.4. KERANGKA KERJA (FRAMEWORK)

1.5. RUANG LINGKUP1.5.1. Planning

Identifikasi resiko keamanan ( Security Risk Assessment )Penyusunan pedoman keamanan rumah sakit Penyusunan alur dan SOP terkait dengan bidang keamananKerangka kerja pengelolaan keamanan di RSMUpaya-upaya pencegahan / preventif di bidang keamanan sehubungan dengan resiko yang adaUpaya-upaya penanggulangan berbagai gangguan keamanan sesuai yang telah diidentifikasiKoordinasi dengan :1. Kepolisian (Polsek Serpong)2. Penduduk sekitar rumah sakit (melalui RT/RW/ Kelurahan)3. Keperawatan, dalam hal melindungi keamanan pasien dan properti pasien maupun

properti RS4. Unit-unit pelayanan dan penunjang medik5. Unit Cleaning Service selaku pemegang kunci 6. Pihak pengelola parkir, selaku penanggung jawab area parkir7. HRD sehubungan dengan peraturan perusahaan

1.5.2. ActionPenyelenggaraan sistem keamanan aktif dan pasifMenjaga ketertiban dan menegakan peraturan perusahaanMeningkatkan partisipasi seluruh karyawan RSM dalam penyelenggaraan kemanan di RSM

1.5.3. MonitoringMemonitor indikator keamanan sesuai pada bab 5.

1.5.4. EvaluationEvaluasi terhadap indikato-indikator keamanan

1.5.5. Continuous ImprovementMelakukan perubahan kebijakan dan prosedur sehubungan dengan hasil evaluasi. Perubahan ini bertujuan agar kejadian yang sama tidak terulang lagi, sehingga rumah sakit ini dapat menjadi organisasi yang belajar dari pengalaman untuk senantiasa menjadi lebih baik.

BAB 2PENGORGANISASIAN

2.1. STRUKTUR ORGANISASI

2.2. URAIAN TUGAS2.2.1. Supervisor

2.2.1.1. Tugas & Wewenang1. Menyusun perencanaan di bidang keamanan rumah sakit2. Melakukan pengorganisasian di bidang keamanan rumah sakit, termasuk

berkoordinasi dengan semua pihak terkait sehubungan dengan masalah keamanan

3. Melakukan penggerakan terhadap segala aspek sistem keamanan rumah sakit

4. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan sistem keamanan rumah sakit

5. Melakukan evaluasi dan perbaikan berkesinambungan terhadap sistem keamanan rumah sakit

2.2.1.2. KualifikasiMenguasai sistem keamanan rumah sakit

2.2.2. Kepala Unit Security2.2.2.1. Tugas :

1. Membuat laporan mingguan untuk anggota regunya2. Mengevaluasi dan menganalisa kinerja kerja danru dan anggota regunya3. Mengatur semua kegiatan operasioanal security, sehingga tercapai

tujuan secara efektif dan efisien4. Melaksana kerjasama yang baik dengan departemen – departemen

maupun instansi pemerintahan yang terkait5. Mengumpulkan danru dan anggota regunya untuk melaksanakan apel

pagi setiap hari6. Memonitor setiap ada pasien meninggal dengan bekerjasama dengan

pengurus kamar jenazah dibantu oleh anggota regu lainnya

Kepala Bagian Umum

Supervisor Bagian Umum

Direktur RS

SDMBidang PelayananBidang KeperawatanBagian UmumBagian MarketingSeluruh Karyawan

Kepala Unit Pelayanan Umum

Anggota Regu Security

7. Perlindungan terhadap manusia dan harta benda serta pencegahan tindak kejahatan

8. Pemeliharaan tingkat kinerja yang professional dari anggotanya9. Pemeliharaan pencatatan kinerja dan prosedur pengawasan 10. Pembuatan laporan yang lengkap, akurat dan tepat waktu bila terjadi

suatu insiden11. Penyediaan fungsi–fungsi pendukung pelatihan dan administrasi

terbatas12. Penyediaan saran–saran tekhnis, pengetahuan, kemampuan dan

keahlian kepada personil–personil di lokasi.13. Memelihara hubungan dengan manajemen dan personil14. Pelaksanaan tindakan–tindakan koretif dan prosedur–prosedur untuk

memperbaiki kekurangan–kekurangan dijajaran anggota security15. Pelaksanaan tindakan–tindakan disipliner berkaitan dengan personil–

personil dilapangan dimana diperlukan16. Berkoordinasi dengan kepolisian setempat17. Tugas–tugas lain sesuai dengan instruksi manager operasi dan atau

managemen pelanggan, yang terkait maupun tidak dengan kegiatan–kegiatan yang ditetapkan.

2.2.2.2. Wewenang :1. Memberi masukan dan informasi kepada Internal Supervisor Supervisor

Bagian Umum tentang perencanaan suatu pekerjaan dan juga perencanaan pengamanan secara berkala

2. Melakukan pembinaan terhadap bawahannya.3. Memberikan usulan peringatan terhadap karyawan dibawahnya jika

melakukan suatu kesalahan4. Memberikan instruksi langsung kepada danru dan anggota regunya

2.2.2.3. Kualifikasi :1. Pendidikan formal : Minimal SLTA atau setara2. Pengalaman kerja : 2 tahun di bidangnya3. Persyaratan kepribadian :

Sehat jasmani dan rohani Berwibawa, jujur, disiplin dan bertanggung jawab Memiliki jiwa kepemimpinan Bijaksana dan berwawasan luas

2.2.3. Komandan Regu Security2.2.3.1. Tugas :

1. Mengatur dan mengkondisikan anggota regunya untuk bertugas di masing – masing pos yang dijaganya

2. Mengumpulkan anggota regunya untuk melakasanakan apel pagi3. Membuat laporan harian untuk dilaporkan ke supervisornya 4. Meroling / back up anggota yang sedang istirahat5. Survey ke setiap tempat yang dijaga anggota regunya6. Membantu pemulasaraan jenazah7. Bertanggung jawab atas kekuatan security officer yang bertugas setiap

hari8. Memantau, mencatat dan melaporkan kinerja setiap personil dalam

pelaksanaan tugasnya9. Memantau, mencatat dan melaporkan kelengkapan penunjang tugas

( pakaian, pet, sangkur dll ) yang telah ditetapkan10. Menindaklanjuti kebutuhan personil dilapangan (ATK, radio, HT, formulir

static site security officer report dll )11. Mengatur dan mengarahkan kegiatan – kegiatan untuk seluruh anggota12. Menindaklanjuti instruksi yang diberikan oleh atasan 13. Melaporkan seluruh kegiatan yang telah dilakukan

14. Berkoordinasi dengan kepolisian setempat 2.2.3.2. Wewenang :

1. Memberi masukan dan informasi kepada supervisor mengenai kedaan situasi di lapangan

2. Memberikan peringatan atau teguran kepada anggota regunya jika terjadi kesalahan atau pelanggaran yang merugikan kesatuannya.

2.2.3.3. Kualifikasi :1. Pendidikan formal : Minimal SLTA atau setara2. Pengalaman kerja : 2 tahun di bidangnya3. Persyaratan kepribadian :

Sehat jasmani dan rohani Berwibawa, jujur, disiplin dan bertanggung jawab Memiliki jiwa kepemimpinan Bijaksana dan berwawasan luas

2.2.4. Anggota Regu2.2.4.1. Tugas & wewenang :

1. Menjaga situasi keamanan disekitar pos yang dijaganya2. Membantu operasional kegiatan di RS MULYA3. Membantu transportasi pasien dari kendaraan ke UGD begitu juga

sebliknya.2.2.4.2. Kualifikasi :

1. Pendidikan formal : Minimal SLTA atau setara2. Pengalaman kerja : 2 tahun di bidangnya3. Persyaratan kepribadian :

Sehat jasmani dan rohani Berwibawa, jujur, disiplin dan bertanggung jawab Memiliki jiwa keberanian dilapangan

BAB 3IDENTIFIKASI RESIKO

3.1. IDENTIFIKASIResiko keamanan di RSM dibagi menjadi :3.1.1 Berdasarkan Jenis korban

3.1.1.1 KaryawanKaryawan dapat menjadi korban keamanan langsung, ataupun aset milik karyawan dapat menjadi korban dari suatu ancaman kemanan. Karyawan dapat menjadi korban penganiayaan yang dilakukan pasien / pengunjung (misalkan petugas UGD saat berhadapan dengan pasien mabuk, ataupun keluarga yang marah-marah. Aset karyawan dapat juga menjadi korban pencurian dsb.

3.1.1.2 PengunjungKejadian juga dapat menimpa pengunjung yang berada di sekitar area RSM, mungkin ancaman itu dikarenakan pencurian baik di ruang rawat inap atau area parkir area RSM.

3.1.1.3 PasienKemanan terhadap pasien mungkin timbul dikarenakan adanya pencurian di ranap, disebabkan tidak ada keluarga yang menunggu, ( misalkan pasien sedang istirahat, pengunjung yang datang bukan dari keluarganya, padahal untuk melihat kelengahan pasien yang sedang tidur)

3.1.1.4 Properti RSMProperti RSM berupa equipment (medical dan non medical), maupun data, baik elektronik maupun paper.

3.1.1.5 Properti Karyawan, Pasien dan PengunjungYang termasuk adalah properti karyawan meliputi benda berharga (Laptop, tas, dompet berisi identitas dan uang), kendaraan (mobil/motor). Walau telah dijelaskan bahwa kehilangan merupakan tanggung jawab pribadi masing-masing, namun RS MULYA tetap mengupayakan pengawasan terhadap properti karyawan, pasien dan pengunjung.

3.1.2 Berdasarkan Lokasi3.1.2.1 Unit – unit rawat inap (Meranti, Mahoni, Eboni, Cendana, ICU, PICU)3.1.2.2 Unit Gawat Darurat (UGD)3.1.2.3 Loker karyawan3.1.2.4 Ruang tunggu (ICU, ruang tunggu, lobby, out patient, radiologi, lab)3.1.2.5 Tempat parkir 3.1.2.6 Ruang-ruang kosong 3.1.2.7 Ruang-ruang sistem RSM (Panel, Janitor, Dumb Waiter, IT & Rg Server,

Office, Genset, Logistik Farmasi/Non farmasi, Unit Farmasi, Unit Laboratorium, Gudang-gudang lain)

3.1.2.8 Unit Operating Theatre/ Kamar Operasi

Pendefinisan area beresikoArea beresiko merupakan salah satu dasar perhitungan kebutuhan sistem keamanan. Untuk itu pendefinisian area beresiko adalah sebagai berikut :

Suatu area (lantai atau unit) yang memiliki resiko keamanan dengan keberadaaan pasien, aset SBIH dengan nilai aset diatas 100 juta rupiah per unit, atau data penting perusahaan atau suatu area lantai atau unit yang mana tidak dapat dilakukan pembatasan terhadap hilir mudiknya orang, baik karyawan ataupun pengunjung

3.1.3 Berdasarkan Jenis risiko keamanan3.1.3.1 Pencurian

Resiko yang paling besar yang terjadi di rumah sakit adalah masalah tindak pencurian, sistem keamanan yang masih belum terpenuhi menjadi kendala dalam monitoring pengawasan dilapangan, minimnya SDM security mengakibatkan kontrolling dilapangan sangat terbatas. Area yang menjadi sasaran pencurian seperti : ruang rawat inap, area parkir Basement 1 dan 2.

3.1.3.2 PerusakanFasilitas yang tampak diarea luar merupakan resiko perusakan yang bisa terjadi kapan saja, seperti kendaraan dan fasilitas umum lainnya, kejadian perusakan pun bisa terjadi di dalam gedung seperti fasilitas umum yang tidak bisa dijaga keindahannya. Dalam hal ini security pun harus selalu memonitor area–area yang kemungkinan terjadi perusakan.

3.1.3.3 PelecehanKemanan pasien, pengunjung dan staff yang berada di SBIH merupakan tanggung jawab security yang bertugas, pelecehan merupakan resiko keamanan angka kecil yang terjadi di RSM, akan tetapi antisipasi untuk menghindari hal tersebut sangat diperlukan.

3.1.3.4 Kontak fisik / kekerasanKeamanan staff dan pengunjung harus selalu diutamakan, terutama staff yang bekerja dalam keadaan mendapat complain harus selalu diawasi, hal yang tidak terduga bisa saja terjadi, seperti keluarga pasien marah – marah yang pada ujungnya menimbulkan kontak fisik.

3.1.3.5 Penganiayaan terhadap pasienRumah sakit bertanggung jawab melindungi pasien terhadap penganiayaan fisik dari pengunjung, pasien lain atau staff. Tanggung jawab ini terutama atas bayi, anak-anak, lansia, dan individu lainyang tidak dapat mempertahankan dirinya sendiri. Rumah sakit berupaya untuk mencegah penganiyaan melalui proses-proses seperti menyelidiki orang tanpa identitas dilingkungan rumah sakit, memonitor area yang sepi atau terpencil, dan segera bertindak jika ada seseorang yang diduga berada dalam bahaya atau dianiaya.Proses pertama yang harus dilakukan security adalah memonitor area-area yang bisa menimbulkan bahaya dan memonitor pengunjung yang masuk ke area RSM dengan memperhatikan idenitas diri (name tag), setiap pengunjung yang memasuki area rumah sakit wajib memakai identitas diri, terkecuali keluarga dan atau pasien. Memonitor area tidak terjangkau dengan menggunakan CCTV, seperti area-area parkir dan area luar lobby.

3.1.3.6 Perlindungan terhadap barang-barang pasien dan keluargaRumah sakit memberitahu pasien dan keluarganya mengenai tanggung jawab rumah sakit atas barang-barang milik pasien. Jika rumah sakit bertanggung jawab atas seluruh barang yang dibawa oleh pasien ke rumah sakit, ada proses untuk melaporkan barang milik, serta memastikan barang yang dilaporkan tersebut tidak hilang atau dicuri. Proses ini mempertimbangkan pasien dalam keadaan gawat darurat, pasien one day surgery, pasien rawat inap, dan pasien yang tidak dapat mengamankan barang-barangnya sendiri, serta mereka yang tidak dapat mengambil keputusan atas barang-barangnya sendiri.Rumah sakit menyediakan tempat untuk menyimpan barang-barang milik pasien dan keluarganya yang tersedia diruangan rawat inap dan ICU dalam bentuk loker dan safety box Untuk mengurangi angka pencurian di ruangan setiap pasien yang mau masuk keruangan selalu diberitahu di bagian pendaftaran rawat inap untuk menyimpan barang di locker yang sudah tersedia, untuk di ICU penyimpanan barang untuk pasien dan penunggu pasien sudah tersedia di ruang tunggu perawatan ICU.

3.1.3.7 Perlindungan terhadap anak-anak, penderita cacat, lansia dan individu lain yang beresikoRumah sakit mengidentifikasi kelompok pasien yang berisiko dan menetapkan proses melindungi hak-hak mereka. Kelompok pasien yang berisiko dan apa tanggung jawab rumah sakit atas mereka diatur dalam peraturan perundangan. Staf mengetahui tanggung jawab mereka dalam proses ini. Yang termasuk kelompok pasien berisiko minimal meliputi anak-anak, penderita cacat fisik dan mental, lansia, pasien koma atau tidak sadar. Perlindungan yang diberikan meliputi perlindungan dari serangan fisik sampai pada area keselamatan seperti perlindungan dari perawatan yang tidak layak, penundaan pemberian pelayanan maupun bantuan saat terjadi kebakaran.

3.1.3.8 Seluruh pasien , keluarga, pengunjung lainnya ( lansia, anak-anak, penderita cacat fisik ) mempunyai perlindungan yang sangat khusus, utamakan keselamatan pengunjung dari situasi bahaya seperti gempa dan huru hara lainnya.

3.1.4 Berdasarkan jenis pengunjung dan penghuni3.1.4.1 Karyawan

Identifikasi untuk karyawan yaitu dengan memakai tanda pengenal (name tag) dan seragam sesuai dengan peraturan yang berlaku di RSM.

3.1.4.2 PengunjungPengunjung dibagi dibagi dua yaitu : Keluarga pasien

Setiap kegiatan jam kunjung keluarga memperoleh kartu kunjung yang diberikan oleh security dengan cara menukarkan identitas diri untuk ditukarkan dengan kartu pengunjung tersebut dibatasi maksimal 3 orang.Untuk penunggu pasien juga akan mendapatkan kartu tunggu pasien yang berlaku untuk 1 orang dan boleh bergantian dengan menukarkan identitas diri dan mengisi formulir dari keperawatan.

Vendor atau kontraktorVendor atau kontraktor yang berkunjung ke bagian farmasi, logistik umum dan maintenance harus memakai tanda pengenal visitor, dengan menyimpan kartu identitas diri di security basement 1 dan mengisi buku tamu.

3.1.4.3 Pemantauan terhadap medical representatif dan pengunjung luarMemelihara kondisi yang aman selain program identifikasi penghuni dan pengunjung dengan memakai kartu pengunjung dan penunggu serta kartu visitor, kita memiliki pemantauan yang sifatnya langsung dan menggunakan pemantauan CCTV

Area beresiko dapat dibatasi / dilokalisir dengan menggunakan peralatan keamanan sebagaimana dibahas di BAB 4.Berikut adalah matrik resiko keamanan dan lokasi :

Lokasi Security Method

Pro

perty

pas

ien

/ sta

ff /P

engu

njun

g

Pro

perty

RS

M

Dat

a / R

ekam

Med

ik

Dat

a La

in

Pet

ugas

RS

M

Pas

ien

Pen

gunj

ung

Lantai 5Ruang – ruang managementAuditorium & ruang tambahanRehabilitasi MedikRuang IT & Server

Manual LockManual LockManual LockElectronis key+Manual Lock

----

----

----

----

----

----

----

Lantai 4TopasMaternityNICU / PerinaNursery

Security GuardCCTV + Central LockManual LockFingerprint accessManual Lock

+++++

-----

+++++

-----

+-

-+

-+

Lantai 3Intensive UnitProcedurre coridorOTHD

Security Guard (2)Fingerprint accessCCTV Fingerprint accessManual Lock

------

------

------

------

------

------

------

Lantai 2OPDRekam MedikLaboratorium PA & Mikrobiologi

Security GuardCCTV & cenrtal LockManual Lock

---

---

---

---

---

---

---

Lantai DasarUGDFarmasiLaboratoriumDiagnostic ImagingCardiac Neuoro CentreBilling & Admission

Security GuardSecurity GuardCCTVManual LockSecurity Guard

-----

-----

-----

-----

-----

-----

-----

Lantai Basement 1Ruang-ruang management & DiklatCharity WardCafetariaParkirGizi

Security GuardCCTVManual lockParking AttendantManual Lock

-----

-----

-----

-----

-----

-----

-----

BAB 4UPAYA PENANGGULANGAN RESIKO KEAMANAN

4.1. Petugas4.1.1. Jumlah

Jumlah tenaga yang dibutuhkan di setiap unit pelayanan disesuaikan dengan tingkat hunian, jumlah pengunjung, tingkat resiko keamanan yang ada

4.1.2. KualifikasiPelatihan BHD dan pelatihan penanggulangan kebakaran

4.2. Perlengkapan Monitoring Keamanan4.2.1. CCTV (Closed Circuit TV)

Merupakan metoda surveillans yang dilakukan disetiap area beresiko yang tidak terawasi penuh oleh petugas security.

4.2.2. Metal detectorAlat Chek body ini sangat membantu sistem keamanan ketika pengunjung memasuki area RSM, terutama dilakukan di pintu masuk sebelum area parkir Basement, antisipasi ini bertujuan untuk mengurangi resiko ancaman bom.

4.2.3. MirorAlat ini sebenarnya sangat minim dalam pemeriksaannya, akan tetapi sangat membantu untuk pemeriksaan tambahan di semua kendaraan yang masuk area RSM.

4.2.4. Buku tamu Buku ini diisikan oleh petugas security di masing-masing pintu masuk dengan mencatatkan data orang yang masuk disertai kartu pengunjung yang ditukarkan dengan KTP pengunjung.

4.2.5. AmanoSistem kontroling yang dilakukan security diseluruh lantai, dengan menggunakan watch man clock (Amano), yang hasil laporannya akan dilaporkan ke GA.

4.2.6. Safety Deposit BoxDi beberapa lokasi penyimpanan data penting akan disediakan safety deposit box, termasuk untuk kepentingan penyimpanan barang berharga pasien, di kelas president suite disediakan pula safety deposit box.

4.2.7. Sistem Kunci PintuBeberapa pintu dikunci dengan konci elektronik maupun manual. Kunci elektronik dipergunakan di unit perawatan intensif dan jalur masuk petugas kamar bedah.

4.2.8. Uniform & ID card4.2.9. Lemari, meja terkunci

4.3. Penanggulangan Resiko Keamanan Kendaraan Bermotor4.3.1. Pemeriksaan karcis parkir4.3.2. Pemeriksaan STNK

Untuk kendaraan roda dua wajib dilakukan pemeriksaan STNK. Dilakukan oleh petugas yang berdinas di area parkir motor terhadap semua staff dan pengunjung.

4.3.3. Patroli & PencatatanPatroli ini dimaksudkan untuk mengecek barang – barang yang menempel dikendaraan seperti jaket, helm dll.

4.4. Kebijakan Dan ProsedurBerbagai issue keamanan dapat di-manage dengan berbagai kebijakan yang diberlakukan, antara lain pembatasan waktu berkunjung, pembatasan jumlah pengunjung, kartu pengunjung, kebijakan penggunaan seragam dan ID Card terhadap seluruh staf, pemberian pengumuman dan penjelasan kepada setiap pasien dan pengunjung agar mengawasi barang-barang berharga miliknya sendiri.

4.5. Prosedur Penanganan Kejadian Ancaman KeamananJika terjadi suatu pelanggaran keamanan ataupun ancaman pelanggaran keamanan, maka akan diproses sesuai dengan ketentuan yang berlaku, pertama dengan membuat berita acara kejadian di TKP, dengan mengumpulkan berbagai macam bukti setelah kejadian, penelusuran lebih lanjut bisa dengan meminta bantuan dari pihak kepolisian setempat

BAB 5UPAYA PENANGGULANGAN RESIKO KEAMANAN

5.1. Petugas5.1.1. Jumlah

Jumlah tenaga yang dibutuhkan di setiap unit pelayanan disesuaikan dengan tingkat hunian, jumlah pengunjung, tingkat resiko keamanan yang ada

5.1.2.KualifikasiPelatihan BHD dan pelatihan penanggulangan kebakaran

5.2. Perlengkapan Monitoring Keamanan5.2.1. CCTV (Closed Circuit TV)

Merupakan metoda surveillans yang dilakukan disetiap area beresiko yang tidak terawasi penuh oleh petugas security

5.2.2. Metal detectorAlat Chek body ini sangat membantu sistem keamanan ketika pengunjung memasuki area SBIH, terutama dilakukan di pintu masuk sebelum area parkir Basement, antisipasi ini bertujuan untuk mengurangi resiko ancaman bom

5.2.3. MirorAlat ini sebenarnya sangat minim dalam pemeriksaannya, akan tetapi sangat membantu untuk pemeriksaan tambahan di semua kendaraan yang masuk area SBIH

5.2.4. Buku TamuBuku ini diisikan oleh petugas security di masing-masing pintu masuk dengan mencatatkan data orang yang masuk disertai kartu pengunjung yang ditukarkan dengan KTP pengunjung

5.2.5. AmanoSistem kontroling yang dilakukan security diseluruh lantai, dengan menggunakan watch man clock (Amano), yang hasil laporannya akan dilaporkan ke GA

5.2.6. Safety Deposit BoxDi beberapa lokasi penyimpanan data penting akan disediakan safety deposit box, termasuk untuk kepentingan penyimpanan barang berharga pasien, di kelas president suite disediakan pula safety deposit box.

5.2.7. Sistem Kunci PintuBeberapa pintu dikunci dengan konci elektronik maupun manual. Kunci elektronik dipergunakan di unit perawatan intensif dan jalur masuk petugas kamar bedah.

5.2.8. Uniform & ID card5.2.9. Lemari, meja terkunci.

5.3. Penanggulangan Resiko Keamanan Kendaraan Bermotor5.3.1. Pemeriksaan karcis parkir5.3.2. Pemeriksaan STNK

Untuk kendaraan roda dua wajib dilakukan pemeriksaan STNK. Dilakukan oleh petugas yang berdinas di area parkir motor terhadap semua staff dan pengunjung.

5.3.3. Patroli & PencatatanPatroli ini dimaksudkan untuk mengecek barang – barang yang menempel dikendaraan seperti jaket, helm dll.

5.4. Kebijakan Dan ProsedurBerbagai issue keamanan dapat di-manage dengan berbagai kebijakan yang diberlakukan, antara lain pembatasan waktu berkunjung, pembatasan jumlah pengunjung, kartu pengunjung, kebijakan penggunaan seragam dan ID Card terhadap seluruh staf, pemberian pengumuman dan penjelasan kepada setiap pasien dan pengunjung agar mengawasi barang-barang berharga miliknya sendiri.

5.5. Prosedur Penanganan Kejadian Ancaman KeamananJika terjadi suatu pelanggaran keamanan ataupun ancaman pelanggaran keamanan, maka akan diproses sesuai dengan ketentuan yang berlaku, pertama dengan membuat berita acara kejadian di TKP, dengan mengumpulkan berbagai macam bukti setelah kejadian, penelusuran lebih lanjut bisa dengan meminta bantuan dari pihak kepolisian setempat.

BAB 6MONITORING EVALUASI STAFF DEVELOPMENT

6.1. MONITORINGMemonitor sistem keamanan RSM dilakukan oleh manajemen dengan mengawasi berbagai indikator sesuai kerangka keamanan yang ada di RSM.

Ada 3 komponen yang dimonitor yakni input, proses dan output.

Indikator untuk input :1. Man

Angka kecukupan petugas keamanan RSM

Target angka adalah : diatas 100%2. Method

Jumlah revisi SOP dengan menggunakan RCA (Root Cause Analisis)Minimal terdapat dua revisi SOP dengan menggunakan RCA

3. MaterialJumlah kamera CCTVKualitas kamera dan CCTV system

Indikator untuk proses :1. Patroli

Frekuensi patroli yang diamati pada satu periode waktu tertentu pada petugas – petugas yang memang berdasarkan uraian tugasnya harus melakukan ronde / patroli keliling.

Judul Angka Ketaatan Petugas Dalam Melakukan Kontrol AreaDimensi Mutu KeamananTujuan Tergambarnya tingkat keamanan di Santosa Bandung International

HospitalDefinisi Operasional Ketaatan petugas dalam melakukan kontrol area adalah kegiatan

kontrol area yang dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku ( setiap 2 jam )

Frekuensi Pengumpulan Data

1 bulan sekali

Periode Analisa 3 bulan sekaliNumerator Jumlah kegiatan kontrol area dikurangi jumlah kegiatan kontrol area

yang tidak tepat waktuDenominator Jumlah kegiatan kontrol area setiap bulannyaSumber Data Catatan Departemen Umum (GA)Standar ≥ 80 %Penanggung jawab Pengumpul Data

Manajer Departemen Umum (GA)

Input :ManMethodMaterial

Proses :PatroliPemeriksaan tas karyawanInisiatif Petugas

Output :Angka kecurian pada staffAngka kecurian pada tamuAngka gangguan keamanan pada aset RSM

Jumlah petugas keamananJumlah area beresiko-area beresiko yang tidak memiliki sistem keamanan lain.

2. Pemeriksaan tas karyawanProsentase jumlah tas karyawan yang diperiksa. Pengawasan dilakukan secara random oleh manager / asisten manager GA, berupa surveillance 1 – 2 menit, beberapa kali tiap bulannnya pada jam pulang karyawan baik pagi maupu siang / sore. Saat aktivitas sedang tinggi.

Target kepatuhan pemeriksaan tas karyawan adalah 90%

3. Inisiatif PetugasDibebaskannya pengunjung untuk menjenguk diluar jam kunjung, diawasi oleh perawat ruangan masing–masing, dengan pelaporan kepada manager / asisten manager GA, dan rekap setiap bulannya. Jumlah kasus pembebasan pengunjung diluar jam kunjung diharapkan tidak melebihi 10% dari jumlah pasien rawat inap setiap bulannya. Misalkan jumlah pasien rawat inap per bulan 900 pasien, maka jumlah pembebasan berkunjung diharapkan tidak melebihi 90 kasus dari seluruh unit rawat inap per bulannya.Indikator untuk output :1. Angka kecurian pada staff

Jumlah insiden absolut diharpakan tidak ada ( nol )2. Angka kecurian pada tamu

Jumlah insiden absolut diharapkan tidak ada ( nol )3. Angka gangguan keamanan pada aset RSM

Jumlah insiden absolut diharapkan tidak ada ( nol )

6.2. EVALUASIHasil Data MonitoringSembilan indikator diatas merupakan parameter yang dimonitor dan dilaporkan oleh manager / asisten manager GA terhadap performa security di RSM. Berdasarkan hasil monitoring tersebut, dibuat suatu laporan bulanan security yang terdiri atas angka dari kesembilan parameter tersebut diatas, ditampilkan dalam suatu bentuk grafik kurva.Laporan tersebut dianalisis oleh senior manager general affairs, dan trend yang negatif dilakukan intervensi bekerja sama dengan jajaran direksi lainnya.

Hasil process monitoringSelain melakukan analisa data indikator yang diukur, analisa juga dilakukan terhadap data subyektif hasil pengawasan (Observasi) pelaksanaan SOP di lapangan. Adapun proses-proses yang esensial untuk dilakukan pengawasan di lapangan oleh Manager GA:

1. Ketanggapan petugas security untuk membantu pelayanan pasien2. Kelengkapan pemakaian identitas karyawan

Insiden/KejadianSetiap insiden, dicatat oleh SQICO (Safety Quality & Infection Control Officer), kemudian dilakukan analisa insiden. Untuk kejadian atau insiden keselamatan baik pasien, pengunjung maupun staf, akan dilakukan grading oleh tim K3RS atau KPPI-Pasien safety. Bila grading biru atau hijau, maka analisa dilakukan oleh Manager GA dengan cara investigasi sederhana.Hasil analisa tersebut berbuah pada kesimpulan / rekomendasi.

Analisa ProspektifApabila RSM memiliki suatu program baru atau rencana perubahan alur proses, maka dapat dilakukan analisa prospektif untuk alur proses yang akan dibuat / diterapkan. Analisa prospektif dapat dilakukan dengan metode Failure Mode & Effect Analysis (FMEA)dengan salah satu risk point yang diikut sertakan adalah di bidang keamanan.

Jumlah karyawan yang diperiksa tasnyaJumlah karyawan yang pulang melewati security membawa tas

Data hasil monitoring yang telah dianalisis dilaporkan kepada manager GA setiap bulannya, untuk ditindak lanjuti.

6.3.STAFF DEVELOPMENTPelatihan yang dilakukan di RSM dibagi menjadi 2 kelompok yaitu sebagai berikut :1. Internal

Pelatihan terhadap sistem keamanan CCTV yang dilakukan oleh unit maintenance, dengan melakukan pengoprasian program keamanan terhadap CCTV, password yang dipilih harus diketahui pula oleh anggota security di lapangan.

Pelatihan Bantuan Hidup Dasar (BHD) diselenggarakan oleh Diklat RSM terhadap seluruh petugas security, dan dilakukan penyegaran sedikitnya setahun sekali.

Orientasi umum karyawan (modified untuk outsourcing)2. Eksternal

Pendidikan yang langsung di lapangan dilakukan oleh security , dengan berbagai pengawasan terhadap monitor CCTV, selain itu pula cara pengoprasian pun harus bisa dilaksanakan dengan baik. Secara kontinyu pelatihan ini terus dilakukan, supaya kegiatan dilapangan pun semakin lancar.