DOKUMEN PELELANGAN / RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS)

PENGADAAN PENGEMBANGAN MIDDLEWARE DAN CONTENT MANAGEMENT

Tim Pengadaan Pengembangan

Middleware dan Content Management Tahun 2018

1

BAB I SYARAT UMUM & ADMINISTRASI

Dokumen pelelangan ini terdiri dari bagian yang tersebut di bawah ini dan berlaku sebagai acuan dalam mengajukan penawaran pelelangan Pengembangan Middleware dan Content Management.

PASAL 1 KETENTUAN DAN ISTILAH

1. Dokumen pelelangan terdiri dari :

a. Syarat-syarat umum & administrasi (BAB I) b. Spesifikasi teknis (BAB II) c. Metode Evaluasi (BAB III) d. Berita Acara Pemberian Penjelasan dan lampirannya

2. Dokumen kontrak penyedia barang atau jasa terdiri dari :

a. Surat perjanjian kerjasama / kontrak kerja b. Dokumen pelelangan beserta berita acara penjelasan dan lampirannya. c. Surat penawaran dan lampiran-lampirannya. d. Pakta Integritas Semua merupakan kesatuan yang tidak dapat dipisah- pisahkan.

3. Tim Pengadaan dan penyedia barang atau jasa;

a. Tim Pengadaan adalah sekumpulan orang yang ditugaskan untuk melaksanakan pelelangan Pengadaan Pengembangan Middleware dan Content Management.

b. Penyedia barang atau jasa adalah pihak yang akan diserahi tugas melaksanakan pengadaan seperti yang akan dijelaskan lebih lanjut dalam Dokumen Pelelangan ini.

PASAL 2

PEMBERIAN PENJELASAN 1. Rapat pemberian penjelasan diadakan pada ;

Hari : (akan diberitahukan melalui Undangan Pelelangan) Tanggal : sda Jam : sda Tempat : Ruang rapat PT. Jasa Raharja (Persero), Jl. HR. Rasuna Said Kav. C2, Jakarta Selatan

2. Pada saat pemberian penjelasan harus dihadiri oleh Direktur penyedia barang / jasa, dalam hal tidak hadir dapat diwakilkan kepada pejabat perusahaan yang tercantum dalam struktur perusahaan dengan membawa surat tugas mewakili yang ditandatangani di atas kertas berkop perusahaan dan dicap serta bermeterai secukupnya dan dilampiri foto copy KTP masing-masing.

3. Dari hasil rapat pemberian penjelasan dibuatkan berita acara penjelasan yang juga merupakan bagian dari dokumen pelelangan. berita acara penjelasan ini ditandatangani oleh wakil penyedia barang atau jasa yang ditunjuk.

2

4. Penanda tanganan Berita Acara Penjelasan pada ; Hari : sda

Tanggal : sda Jam : sda Tempat : Ruang rapat PT. Jasa Raharja (Persero), Jl. HR. Rasuna Said Kav. C2, Jakarta Selatan dan dapat diambil oleh penyedia barang / jasa yang berkepentingan pada saat

itu juga.

PASAL 3 PELELANGAN

1. Pelelangan diselenggarakan berdasarkan Keputusan Direksi PT Jasa Raharja

(Persero) nomor KEP/84/2014 tanggal 12 Maret 2014 tentang Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang / Jasa.

2. Peserta pelelangan adalah penyedia barang atau jasa yang merupakan badan

hukum yang memiliki persyaratan sebagai berikut ; a. Copy Akte Pendirian Perusahaan dan perubahan terkahirnya (jika ada) b. Copy NPWP dan Surat Keterangan PKP c. Copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP) yang masih berlaku d. Copy Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) non kecil bidang/sub bidang

software/piranti lunak/ aplikasi komputer yang masih berlaku e. Copy Ket.Domisili yang masih berlaku f. Copy Laporan Keuangan Tahun 2017 yang telah diaudit g. Copy jaminan penawaran (aslinya diserahkan kepada panitia) h. Daftar tenaga ahli beserta copy CV, Ijazah dan dokumen sertifikasinya

(tenaga ahli dapat diperoleh dari principle atau distributor) . i. Daftar pengalaman pekerjaan terkait produk Oracle. j. Surat dukungan principal Oracle Indonesia. k. Surat Dukungan Tenaga Ahli (jika tenaga ahli diperoleh dari priciple)

3. Peserta pelelangan yang mengajukan penawaran harus telah;

a. Diundang oleh Tim Pengadaan Pengembangan Perangkat Monitoring Kinerja Jaringan dan Aplikasi.

b. Mempelajari dan memahami semua dokumen pelelangan c. Mengikuti rapat pemberian penjelasan (aanwijzing) d. Mengetahui semua prosedur pelelangan

4. Pemasukan penawaran akan diadakan pada : Hari : (akan ditentukan pada saat Aanwizjing)

Tanggal : sda Dimulai jam : sda Ditutup jam : sda Tempat di : PT. Jasa Raharja (Persero) Jl. HR. Rasuna Said Kav. C2, Jakarta Selatan

Sesaat setelah ditutupnya pemasukan surat penawaran, apabila terdapat 3 (tiga) atau lebih calon penyedia barang/jasa memasukkan penawaran yang memenuhi syarat, maka akan dilanjutkan pembukaan surat penawaran. Apabila jumlah penawaran yang masuk ternyata kurang dari 3 (tiga), maka tidak akan diadakan pembukaan surat penawaran.

3

5. Penawaran yang datang setelah penutupan akan ditolak dan dinyatakan gugur.

PASAL 4 SURAT PENAWARAN DAN LAMPIRAN-LAMPIRAN

1. Pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran ditetapkan dengan satu

tahap.

2. Keseluruhan dokumen penawaran dimasukkan kedalam satu sampul, yang mencakup semua persyaratan dan dokumen sesuai dengan permintaan yang ditentukan di dalam dokumen pelelangan, dan untuk penawaran harga dijilid tersendiri.

3. Dokumen penawaran mencakup surat penawaran yang dilengkapi persyaratan

administrasi, teknis, dan perhitungan harga yang ditanda-tangani oleh penyedia barang/jasa sebagaimana dipersyaratkan di dalam dokumen pelelangan/RKS;

4. Pada sampul luar ditulis nama paket pekerjaan, nama dan alamat peserta, serta ditujukan kepada Tim Pengadaan Pengembangan Middleware dan Content Management dengan alamat yang di ditentukan dalam dokumen pengadaan/RKS;

5. Harga penawaran dalam dokumen penawaran dicantumkan dengan jelas;

6. Dokumen penawaran bersifat rahasia sampai batas waktu pemasukan penawaran berakhir;

7. Penawaran yang diterima diluar jadwal waktu yang telah ditetapkan dalam

dokumen pengadaan dinyatakan gugur. 8. Surat penawaran dan lampiran-lampirannya diserahkan kepada Tim

Pengadaan sebelum penutupan pemasukan penawaran. 9. Pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran harus dihadiri oleh masing-

masing Direktur Penyedia Barang / Jasa, dalam hal tidak hadir dapat diwakilkan kepada pejabat yang berwenang dengan membawa surat kuasa yang ditandatangani diatas kertas berkop perusahaan, dicap perusahaan dan ber meterai secukupnya dan dilampiri foto copy KTP masing-masing.

10. Penyedia barang / jasa diwajibkan mengajukan Surat Penawaran dan

formatnya tidak ditentukan secara khusus, minimal menyangkut : a. Nama dan alamat Direktur dan Pimpinan Perusahaan b. Nilai total harga penawaran c. Jangka waktu pelaksanaan d. Perincian spesifikasi / ruang lingkup pekerjaan yang ditawarkan e. Harga yang tercantum dalam surat penawaran bersifat lumpsum fixed price

dan termasuk pajak-pajak yang menjadi kewajiban.

4

11. Penyedia barang atau jasa diwajibkan upload dokumen penawaran berupa Surat Penawaran Harga yang telah di scan dengan bentuk file PDF ke e-procurement Jasa Raharja sesuai dengan waktu yang telah ditentukan oleh Tim Pengadaan

12. Surat penawaran harus dibuat diatas kertas berkop nama perusahaan serta harus ditanda tangani oleh Direktur atau Pimpinan Perusahaan atau Pejabat yang berwenang dalam perusahaan tersebut dan dicap perusahaan dengan menyebutkan nama jelas.

13. Surat penawaran dibuat rangkap 2 (dua) lengkap dengan lampiran-lampirannya

dan surat penawaran yang asli bermeterai dan cap perusahaan. Surat penawaran termasuk lampiran lampirannya dijilid menjadi satu buku kemudian dimasukkan kedalam sampul surat penawaran yang tertutup.

14. Urutan penjilidan buku dokumen penawaran sbb :

DATA ADMINISTRASI a. Copy Akte Pendirian Perusahaan dan perubahan terakhir (jika ada) b. Copy NPWP dan Surat Keterangan PKP yang masih berlaku c. Copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP) yang masih berlaku d. Copy Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) non kecil bidang/sub bidang

software/piranti lunak/aplikasi komputer e. Copy Surat Ket.Domisili yang masih berlaku f. Copy Laporan Keuangan Tahun 2017 yang telah diaudit g. Copy jaminan penawaran (aslinya diserahkan kepada panitia) h. Surat dukungan principle (Oracle Indonesia) i. Surat Dukungan Tenaga Ahli (jika tenaga ahli diperoleh dari priciple) j. Dokumen Kualifikasi

DATA TEKNIS

a. Proposal Teknis b. Spesifikasi Teknis c. Daftar tenaga ahli beserta copy CV, Ijazah dan/atau dokumen

sertifikasinya. d. Pengalaman Pekerjaan terkait produk Oracle

PT/CV............................

Alamat : ..........................

Dokumen Penawaran

Pengadaan Pengembangan

Middleware dan Content Management

Kepada :

Tim Pengadaan Pengembangan

Middleware dan Content Management

Jln. HR. Rasuna Said Kav. C2

Kuningan – Jakarta Selatan

5

DATA HARGA PENAWARAN

a. Surat penawaran harga sesuai spesifikasi b. Menyampaikan Jangka Waktu Pelaksanaan. c. Perincian harga sesuai spesifikasi dan Bill of Quantity (BoQ).

15. Jaminan penawaran dari Bank Pemerintah/Swasta atau Perusahaan Asuransi Umum berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan No. 124/PMK.010/2008 tanggal 3 September 2008, asli diserahkan kepada Tim Pengadaan.

16. Bagi penyedia barang / jasa yang mengundurkan diri setelah penunjukan pemenang, maka jaminan penawaran akan dicairkan dan menjadi milik PT Jasa Raharja (Persero).

17. Dalam pelelangan ini akan dilakukan evaluasi secara Sistem Nilai (merit point

system). 18. Surat penawaran harga harus bersifat lumpsum fixed price dan termasuk pajak

pajak yang menjadi kewajibannya.

19. Surat penawaran harus diserahkan kepada tim pengadaan sampai batas waktu yang telah ditentukan setelah mengisi daftar hadir.

20. Jaminan penawaran ditetapkan senilai 1% - 3% dari jumlah harga penawaran

dari bank pemerintah / swasta atau perusahaan asuransi yang mempunyai program surety bond dan akan diberikan tanda terima oleh Tim Pengadaan dengan syarat sbb:

a. Jaminan penawaran dari Bank Pemerintah / Swasta atau Perusahaan Asuransi Umum berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan No. 124/PMK.010/2008 dan peraturan Otoritas Jasa Penawaran (OJK),

b. Jaminan penawaran ditujukan kepada Tim Pengadaan Pengembangan Middleware dan Content Management. Jl. H.R Rasuna Said Kav C-2, Kuningan Jakarta Selatan, masa berlaku jaminan penawaran minimal selama 90 (sembilan puluh) hari kalender.

c. Jaminan Penawaran yang diterbitkan oleh Perusahaan Asuransi Umum harus menyebutkan nominal premi/service charge Surat Jaminan tersebut.

d. Jaminan penawaran tersebut akan dikembalikan setelah kontrak ditandatangani.

e. Bagi penyedia barang atau jasa yang menang dalam pelelangan ini, selanjutnya membuat jaminan pelaksanaan sebesar 5 % dari nilai kontrak.

21. Surat penawaran dianggap tidak sah/gugur apabila ;

a. Penawaran yang disampaikan oleh penyedia barang / jasa yang tidak diundang dalam pelelangan ini.

b. Tidak ditanda tangani oleh peserta atau tidak distempel perusahaan yang bersangkutan (dalam hal kekurangan ini, dapat dipenuhi pada saat pembukaan pelelangan). Namun apabila pada saat itu tidak dapat dipenuhi, maka penawaran ybs. dinyatakan gugur.

6

c. Tidak jelas besarnya jumlah penawaran dengan angka dan dengan huruf.

d. Tidak mencantumkan jumlah penawaran dengan angka maupun dengan huruf.

e. Melakukan upload dokumen penawaran harga dalam e-procurement tetapi tidak hadir dalam pemasukan dan pembukaan penawaran

22. Apabila harga penawaran yang tercantum dalam angka tidak sesuai dengan yang terbilang dalam huruf, maka yang dipakai adalah nilai yang paling sesuai dengan dokumen-dokumen pendukungnya.

PASAL 5

PEMBUKAAN PENAWARAN 1. Pembukaan penawaran dilakukan tim pengadaan pada waktu yang telah

ditentukan. 2. Sebagai unsur pemeriksaan 2 (dua) wakil dari peserta lelang mendampingi tim

pengadaan dalam pemeriksaan surat penawaran yang masuk. Keputusan sah atau tidaknya suatu penawaran berada ditangan tim pengadaan.

3. Atas pembukaan sampul dan penetapan sah atau tidaknya surat penawaran,

harga-harga penawaran dan lain-lain peristiwa pada penyelenggaraan pelelangan dibuat berita acara pembukaan surat penawaran yang ditandatangani oleh tim pengadaan dan oleh sekurang kurangnya 2 (dua) orang wakil peserta.

4. Berdasarkan evaluasi penawaran, Tim Pengadaan segera menetapkan

nominasi calon pemenang dari peserta yang memasukkan penawaran yang paling menguntungkan, dalam arti: penawaran secara teknis yang baik dengan harga yang dapat dipertanggung jawabkan.

5. Dalam hal terdapat dua atau lebih penawaran dengan harga terendah sama

dan secara teknis baik serta memiliki kecakapan dan kemampuan relatif sama, maka Tim Pengadaan meminta kepada peserta tersebut untuk mengajukan penawaran harga baru dan dituangkan dalam Berita Acara.

PASAL 6 HAK SANGGAH

Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakukan yang sama dalam Pengadaan Pengembangan Middleware dan Content Management, maka pihak yang kalah berhak mengajukan sanggahan, dengan ketentuan : 1. Sanggahan hanya berkaitan dengan kesesuaian pelaksanaan pelelangan

dengan prosedur atau tata cara pelelangan yang tercantum dalam dokumen pelelangan.

2. Sanggahan hanya dilayani apabila pihak penyanggah telah menyetorkan uang jaminan sanggahan sebesar nilai jaminan penawaran dan disertai bukti-bukti yang kuat kepada tim pengadaan.

7

3. Sanggahan harus diajukan dalam waktu selambat-lambatnya 4 (empat) hari

kerja mulai sejak diumumkan pemenang. 4. Tim pengadaan akan menyampaikan keputusan atas sanggahan tersebut

selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kalender dari tanggal diterimanya pengajuan sanggahan.

5. Uang jaminan sanggahan tersebut dikembalikan kepada penyanggah apabila

sanggahannya terbukti benar secara hukum dan menjadi hak Jasa Raharja apabila sanggahannya tidak terbukti secara hukum.

PASAL 7 PELELANGAN GAGAL

Pelelangan atas pengadaan barang/jasa dinyatakan gagal, apabila terdapat kondisi sebagai berikut : 1. Jumlah calon peserta pelelangan yang memenuhi persyaratan untuk diundang

kurang dari 3 (tiga) peserta;

2. Jumlah penawaran yang masuk kurang dari 3 (tiga) penawar;

3. Jika hasil evaluasi Tim Pengadaan menunjukan bahwa penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi dan tehnis sebagaimana yang ditentukan didalam dokumen pengadaan berjumlah kurang dari 3 (tiga) penawar;

4. Tidak ada penawaran yang harga penawarannya dibawah atau sama dengan dana (nilai pagu) yang tersedia;

5. Terdapat sanggahan dari peserta pelelangan yang ternyata dapat dibuktikan kebenarannya.

6. Dalam evaluasi penawaran ditemukan bukti/indikasi terjadi persaingan tidak sehat.

7. Pemenang pertama, kedua dan ketiga tidak bersedia ditunjuk sebagai pelaksana pekerjaan;

8. Dalam pelaksanaan pelelangan terdapat indikasi atau bukti terjadinya pelanggaran atas prinsip dasar, etika dan/atau norma pengadaan barang/jasa

PASAL 8

PENARIKAN DIRI 1. Penarikan diri sebagai peserta hanya dapat dilakukan sebelum acara

pembukaan surat penawaran dimulai dengan menyampaikan surat pemberitahuan kepada tim pengadaan. Dalam hal tidak menyampaikan surat pemberitahuan maka peserta akan dikenakan sanksi dimasukan dalam daftar hitam (blacklist).

2. Penarikan diri setelah pembukaan surat penawaran mengakibatkan jaminan

penawaran yang telah diserahkan menjadi milik PT. Jasa Raharja (Persero).

8

3. Dalam hal pemenang pertama mengundurkan diri, maka pemenang urutan kedua ditunjuk untuk melaksanakan pengadaan, demikian seterusnya kepada pemenang ketiga.

4. Apabila pemenang yang ditunjuk tidak bersedia melaksanakan pekerjaan,

maka jaminan penawaran para pemenang yang ditunjuk menjadi milik PT Jasa Raharja (Persero).

PASAL 9 PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA

1. Tanpa mengurangi hak-hak yang dimiliki oleh PT Jasa Raharja (Persero),

apabila penyedia barang/jasa lalai dan tidak bertindak menurut ketentuan yang tercantum dalam Perjanjian Kerjasama atau perintah dari PT Jasa Raharja (Persero), maka PT Jasa Raharja (Persero) dapat memutuskan hubungan kerja dalam hal ini :

a. Tanpa alasan yang dapat diterima menangguhkan atau menunda sama sekali pelaksanaan pengadaan sebelum selesai.

b. Penyedia barang/jasa tidak dapat melanjutkan pengadaan dengan kesungguhan.

c. Penyedia barang/jasa menolak atau dengan tegas mengabaikan peringatan tertulis dari PT Jasa Raharja (Persero).

2. Tanpa mengurangi hak-hak yang dimiliki oleh PT Jasa Raharja (Persero),

apabila penyedia jasa setelah 3 (tiga) kali berturut-turut tidak mengindahkan peringatan peringatan tersebut atau dalam pelaksanaan selanjutnya melakukan kelalaian yang sama, maka PT Jasa Raharja (Persero) tanpa mengurangi hak-hak lainnya dalam waktu 7 (tujuh) hari sejak pengulangan atau penerusan kelalaian dapat segera memutuskan surat perjanjian kerjasama dengan penyedia jasa secara tertulis.

PASAL 10

TEMPAT PERADILAN

1. Bilamana terjadi perselisihan mengenai hal-hal yang menyangkut pelaksanaan pengadaan, maka hal ini akan diselesaikan dengan cara musyawarah,

2. Bilamana dengan cara musyawarah belum juga diperoleh kata sepakat, maka

kedua belah pihak sepakat untuk memilih domisili Pengadilan yang tetap dan tidak berubah pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.

PASAL 11 RISIKO UPAH DAN HARGA

Dalam pelaksanaan pengadaan ini fluktuasi upah, harga suku cadang atau komponen lainnya yang terjadi selama masa pelaksanaan Pengadaan Pengembangan Middleware dan Content Management ini menjadi risiko penyedia barang atau jasa.

9

PASAL 12 PERATURAN PEMBAYARAN

Peraturan pembayaran untuk pelaksanaan Pengadaan Pengembangan Middleware dan Content Management menggunakan sistem kontrak secara Lumpsum dan akan diatur kemudian sesuai dengan kesepakatan yang akan dituangkan dalam Surat Perjanjian Kerjasama.

PASAL 13 JAMINAN PELAKSANAAN

Pelaksana pekerjaan wajib menyerahkan Jaminan Pelaksanaan sebesar 5 % (lima perseratus) dari nilai pekerjaan yang ditetapkan oleh Bank Pemerintah/Swasta atau perusahaan asuransi yang mempunyai program surety bond untuk jangka waktu minimal 200 (dua ratus) hari kalender.

PASAL 14 JANGKA WAKTU PENYELESAIAN PEKERJAAN

Jangka waktu pekerjaan yang diberikan kepada penyedia barang/jasa untuk menyelesaikan seluruh Pengadaan Pengembangan Middleware dan Content Management dalam RKS ini adalah sebagai berikut : a. Jangka waktu pelaksanaan maksimal selama 182 (seratus delapan puluh

dua) hari kalender b. Jangka waktu Masa pendampingan selama 30 (tiga puluh) hari kalender c. Jangka waktu Masa pemeliharaan selama 11 (sebelas) bulan d. Agar mencantumkannya dalam surat penawaran

10

BAB II RUANG LINGKUP DAN SPESIFIKASI TEKNIS

I. Ruang Lingkup Kebutuhan Secara Umum Kebutuhan umum dari Pengembangan Middleware dan Content Management (fase 3) ini adalah untuk melanjutkan rencana implementasi dari rancangan cetak biru SOA dan ECM Jasa Raharja, yaitu: 1. Meningkatkan pendayagunaan platform infrastruktur SOA yang telah dimiliki

dengan menambahkan fitur-fitur baru 2. Meningkatkan pendayagunaan platform ECM yang telah dimiliki dengan

menyediakan fitur digital dokumen bagi aplikasi Dasi-JR

Jika merujuk ke rancangan Blue Print SOA JR, dapat dilihat juga bahwa komponen Business Process Management (BPM) merupakan satu dari banyak komponen infrastruktur TI yang membentuk infrastruktur SOA secara keseluruhan, dimana fondasinya adalah infrastruktur SOA yang menyediakan platform bagi integrasi dan juga bisnis service JR. Komponen-komponen infrastruktur lainnya selain BPM ini adalah: External Gateway, Enterprise Portal, Identity Management, Digital Document Repository, dll.

BPM ini sendiri secara best practice akan memanfaatkan bisnis service-bisnis service yang disediakan oleh platform SOA, dan juga memanfaatkan dokumen digital yang disimpan dan diamankan pada komponen Document Management/Repository sebagai dokumen pendukung dari proses bisnis yang ada.

Karenanya direkomendasikan bahwa untuk fase ke 3 atau fase berikutnya dari implementasi rancangan Blue Print SOA Jasa Raharja ini adalah untuk mengimplementasikan komponen BPM untuk memindahkan bisnis proses – bisnis proses di Jasa Raharja yg saat ini masih berjalan di teknologi aplikasi konvensional ke platform BPM yg berbasis proses modeling agar dapat diotomatisasi (bila memungkinkan) bagi monitoring performa dan SLA yang lebih baik & peningkatan efisiensi serta efektivitas dari proses bisnis – bisnis proses yang ada tersebut. Disamping itu dokumen-dokumen pendukung kerap kali merupakan komponen yang sulit dipisahkan dari proses bisnis, maka direkomendasikan juga agar implementasi digitalisasi dokumen pendukung proses bisnis yang terkait, yang saat ini masih banyak menggunakan media kertas (hard copy) juga dilakukan bersamaan dalam fase implementasi komponen BPM ini.

Dari sisi platform BPM sendiri, meskipun ada berbagai piranti lunak BPM di pasar yang berasal dari bermacam-macam Produsen TI, namun dengan mempertimbangkan bahwa komponen BPM ini merupakan satu dari banyak komponen dalam rancangan Blue Print SOA JR, dan saat ini baik komponen fondasi SOA, External Gateway, Enterprise Portal, dan juga Digital Document Repository/ECM yang telah ada di Jasa Raharja seluruhnya telah menggunakan solusi dari Produsen yang sama, yaitu Oracle, maka sangat direkomendasikan agar komponen BPM inipun dapat menggunakan komponen BPM dari Oracle. Hal ini untuk meminimalisir resiko kompatibilitas, integrasi, dan dukungan, dibandingkan jika menggunakan solusi software dari berbagai Produsen berbeda, yang bahkan dalam jangka panjang mungkin berpotensi menimbulkan masalah interoperability atau tidak dapat ter-integrasikannya komponen BPM ini dengan komponen-komponen terkait lainnya yang saat ini telah dimiliki oleh

11

Jasa Raharja, terutama dengan komponen SOA dan ECM yg sangat erat hubungannya dengan komponen BPM ini.

Maka jika dirangkumkan, kebutuhan umum dari fase ke 3 ini yang dapat dinamakan sebagai Pengembangan Middleware dan Content Managementini adalah untuk melanjutkan rencana implementasi dari rancangan Blue Print atau cetak biru SOA Jasa Raharja, yaitu: 1. Mengadopsi tekonologi atau platform BPM bagi proses bisnis Jasa Raharja.

Untuk fase ini, direkomendasikan agar proses bisnis pertama yang dipindahkan ke platform BPM ini adalah proses bisnis santunan Jasa Raharja sesuai dengan DASI-JR Modul Pelayanan secara keseluruhan.

2. Memanfaatkan platform infrastruktur SOA yang telah dimiliki JR sebagai fondasi penyedia service bisnis bagi infrastruktur BPM tersebut.

3. Memanfaatkan platform ECM yang telah dimiliki JR saat ini dengan menyediakan fitur dokumen pendukung bisnis proses dalam bentuk digital dokumen.

II. Detail Ruang Lingkup Kebutuhan

1. Pemanfaatan ECM untuk penyimpanan & manajemen dokumen pendukung proses bisnis santunan dalam bentuk dokumen digital. Termasuk dalam ruang lingkup ini adalah Penambahan konfigurasi ECM (Oracle Webcenter Content) untuk penampungan dokumen pendukung proses klaim. Detail dari pekerjaan ini adalah sebagai berikut: - Penambahan konfigurasi di dalam Webcenter Content untuk pembuatan

struktur data folder dan indexing di dalam Webcenter Content. Hal ini dilakukan untuk membuat struktur folder arsip sehingga manajemen data dapat dilakukan dan proses pencarian data secara manual langsung ke dalam Content Management System dapat dilakukan dengan lebih mudah.

Keuntungan yg didapat adalah sebagai berikut : a. Dengan adanya pengarsipan digital untuk dokumen pendukung proses

klaim kedalam ECM, dibutuhkan konfigurasi tambahan di sisi ECM agar proses upload, view/download, ubah, dan hapus (sesuai akses level user) dari BPM ataupun dari aplikasi-aplikasi JR lainnya (contoh: DASI- JR) dapat dilakukan.

b. Semua dokumen digital sehubungan dengan proses klaim/santunan tersebut dapat dikirimkan dan dimanajemen oleh ECM sehingga nantinya akses sewaktu-waktu dapat dilakukan dan kerapihan dokumen digital dapat terjaga. Di sisi lain, hal ini meminimalisir resiko kehilangan karena kerusakan dokumen fisik

2. Instalasi dan konfigurasi BPM pada server JR di Development, Staging dan Production environment.

3. Implementasi proses bisnis pelayanan santunan JR di platform BPM Berikut ini adalah proses bisnis existing JR yang saat ini berada di aplikasi DASI-JR sesuai SPO yang berlaku untuk diimplementasikan pada platform BPM sebagai ruang lingkup fase implementasi BPM yg pertama ini, berikut aktor atau role yang terlibat dalam setiap proses alur kerja (workflow) tersebut :

12

a. Alur Pelayanan Cabang Tipe A/B Untuk Berkas Normal

Front Office

Kasubag Administrasi Santunan

Kepala Bagian Pelayanan / Kepala Bagian Operasional

Kasubag Keuangan

Kepala Bagian Administrasi

Kasir

b. Alur Pelayanan Cabang Tipe C Untuk Berkas Normal

Front Office

PA Unit Pelayanan

Kepala Unit Pelayanan

PA Unit Keuangan

Kepala Unit Keuangan

Kasir

c. Alur Pelayanan Perwakilan Untuk Berkas Normal

Front Office

PJ Pelayanan

Kepala Perwakilan

PJ Keuangan

Kepala Perwakilan

Kasir

d. Alur Pelayanan Perwakilan Untuk Berkas Normal

Front Office

PJ Pelayanan

Kepala Perwakilan

PJ Keuangan

Kepala Perwakilan

Kasir

Semua data otentikasi User sehubungan dengan aktor diatas diasumsikan sudah ada dan terdaftar di Active Directory JR saat ini, sehingga proses otentikasi User akan dilakukan oleh Active Directory JR tsb. Sedangkan role dan access levelnya akan disimpan di BPM yg datanya akan di-extract dari database role usernya aplikasi DASI-JR.

Untuk memudahkan proses migrasi maka:

a. Layar User Interface (UI) yg baru di BPM dibuat semirip mungkin dengan yg saat ini ada di DASI-JR, termasuk perilaku UI nya (urutan tab, dsb). Sehingga adaptasi User di kantor cabang JR dapat dilakukan secepat, semudah dan senyaman mungkin dari sisi User.

b. Proses bisnis pelayanan santunan yang dibangun diatas BPM ini akan tetap menggunakan Database DASI-JR yang ada sekarang untuk penyimpanan data inti proses pelayanan santunan tsb. Data pelengkap untuk keperluan internal BPM dapat disimpan di dalam DB BPM sendiri. Hal ini untuk mempermudah proses migrasi dari DASI-JR ke BPM, karena:

13

Tidak memerlukan adanya proses migrasi data dari DASI-JR ke BPM.

Proses migrasi dari sisi User atau cabang dapat dilakukan secara bertahap (tidak Big Bang). Dalam kondisi transisi dimana terjadi masalah pada sistem yg baru, User dapat tetap melanjutkan proses yg di-initiate pada sistem baru (BPM) dengan menggunakan sistem lama (DASI-JR).

Sehubungan dengan diagram workflow dan detil proses saat ini dari masing-masing proses tsb, digambarkan dalam alur sebagai berikut:

a. Alur Pelayanan Cabang Tipe A/B Untuk Berkas Normal / EG2R:

14

b. Alur Pelayanan Cabang Tipe A/B Untuk Berkas Ex Gratia Murni:

c. Alur Pelayanan Cabang Tipe C Untuk Berkas Normal / EG2R:

15

d. Alur Pelayanan Cabang Tipe C Untuk Berkas Ex Gratia Murni:

e. Alur Pelayanan Perwakilan Untuk Berkas Normal:

16

f. Alur pelayanan Perwakilan Untuk Ex Gratia Murni:

4. Sistem integrasi dengan DASI-JR yang juga masuk dalam ruang lingkup ini adalah : a. Proses Entry Data Kecelakaan terintegrasi dengan :

IRSMS KORLANTAS

Data Korban dari RS/BPJS

Verifikasi NIK dengan DUKCAPIL

b. Proses Register Sementara terintegrasi dengan : a. Data Korban dari RS/BPJS

c. Proses Pengajuan Santunan ter-integrasi dengan : b. Verifikasi NIK dengan DUKCAPIL

5. Perubahan Proses Bisnis Pemanfaatan BPM direkomendasikan untuk menunjang kemudahan manajemen dalam melakukan perubahan bisnis proses, adapun masuk dalam ruang lingkup pekerjaan ini adalah : a. Perubahan Bisnis Proses Pengajuan EG b. Penambahan Proses entry Register Sementara

6. Pembuatan interface web services untuk melakukan proses upload, view/download, ubah, dan hapus dokumen digital sehubungan dengan proses bisnis santunan klaim, baik oleh BPM ataupun aplikasi-aplikasi JR lainnya.

17

Termasuk dalam ruang lingkup ini adalah:

Pembuatan interface web services di SOA JR untuk melakukan proses-proses berikut ini sehubungan dengan proses bisnis santunan klaim, baik oleh BPM ataupun aplikasi-aplikasi JR lainnya:

a. Upload dokumen digital ke ECM

b. View / Download dokumen digital dari ECM (juga untuk view)

c. Ubah/update dokumen digital yg ada di ECM

d. Hapus dokumen digital yg ada di ECM

Keuntungan yg didapat adalah sbb:

a. Selain BPM, user pada kantor cabang, kantor perwakilan, dan kantor pelayanan Jasa Raharja dapat mengakses dokumen klaim yang telah di-digitalisasi tersebut melalui aplikasi DASI JR atau aplikasi-aplikasi JR lainnya melalui interface web service ini.

b. Hal ini dapat mempermudah & mempercepat proses klaim karena dokumen pendukung tersebut dapat langsung dilihat melalui aplikasi DASI-JR, tanpa perlu menunggu pengiriman copy dokumen fisik.

c. Hal ini dapat menjawab kebutuhan yang mendesak terhadap dokumen klaim sewaktu waktu apabila dibutuhkan, termasuk dokumen klaim dari kantor cabang, kantor perwakilan, dan kantor pelayanan Jasa Raharja lain yang membutuhkan tanpa perlu menunggu dokumen cetak klaim yang harus dikirimkan dahulu.

Berikut ini adalah diagram yang menggambarkan usulan solusi untuk pengaksesan dokumen klaim digital:

7. Pembuatan Laporan

Berikut ini adalah daftar laporan (report) dalam platform BPM yang akan diimplementasikan:

a. Laporan Operasional (10 Report)

b. Laporan Bulanan Kantor (49 Report)

18

c. Laporan Bulanan Divisi (5 Report)

d. Laporan Anev Luar Biasa V2 (16 Report)

e. Cetak Arsip Pembayaran Santunan (3 Report)

Format laporan diatas akan mengikuti format yang terdapat dalam Aplikasi DASI-JR Online Modul Pelayanan.

8. Batasan Implementasi Berikut ini adalah daftar pekerjaan yang tidak termasuk dalam jasa implementasi Pengembangan Middleware dan Content Management:

a. Pekerjaan scan dokumen dan migrasi dokumen dari softcopy ataupun hardcopy dari sistem lama ke sistem baru. Pekerjaan scan dokumen dan pemindahannya ke sistem baru akan dilakukan oleh Jasa Raharja.

b. Apabila fitur Full Text Search ingin diimplementasikan pada Webcenter Content, maka tipe dokumen yang disupport adalah Searchable PDF. Di luar tipe dokumen ini, Full Text Search pada dokumen akan tidak optimal/tidak disupport.

c. Migrasi data dari sistem lama ke sistem baru tidak termasuk dalam jasa implementasi Pengembangan Middleware dan Content Management.

9. Pendampingan awal untuk implementasi dalam hal migrasi cabang prototype JR (2 kantor cabang) dari aplikasi DASI-JR ke aplikasi BPM yg baru sehubungan dengan bisnis proses klaim santunan ini.

10. Maintenance Support a. Aplikasi yang dikembangkan harus mempunyai garansi selama 11

bulan setelah setelah selesai pekerjaan, sehingga apabila ditemukan keadaan yang tidak sesuai dengan rencana kebutuhan (lingkup pekerjaan) yang telah disusun agar dapat segera ditangani

b. Corrective Maintenance tiap terjadi masalah/gangguan (sudah termasuk biaya services)

c. Menyediakan hotline/call center yang bisa dihubungi via telepon atau email

d. Response time maksimal 24 (dua puluh empat) jam sejak dilaporkannya masalah/gangguan dan hanya berlaku pada saat jam kerja

III. Komponen Projek Yang Diperlukan 1. Komponen Biaya Lisensi Software & Services

Pada implementasi Pengembangan Middleware dan Content Management, komponen software & hardware berikut akan diperlukan : a. Lisensi baru software SOA, dan BPM.

No Nama Komponen

Jumlah penambahan

Core yang diperlukan

Total License

yang diperlukan

1 Oracle BPM Suite 6 3

2 Oracle SOA Suite 6 3

3 Oracle Weblogic Suite (software pre-requisites dari Oracle SOA Suite)

6 3

19

b. Hardware server yang akan menggunakan server-server yang telah ada dan dimiliki Jasa Raharja, dengan spek kebutuhan sebagai berikut:

No. Components Name Requirement of

CPU Cores (physical)

Recommended RAM (GB)

1 SOA & BPM Server 8 24 or 32

2 SOA & BPM DB Server 2 8

Berikut ini adalah komponen biaya yang akan dibutuhkan pada implementasi Pengembangan Middleware dan Content Managementini adalah sebagai berikut (untuk lingkungan production dan development) termasuk biaya pajak yang berlaku :

a. Biaya penambahan lisensi Oracle SOA Suite (termasuk lisensi Oracle WebLogic Suite yg menjadi software pre-requisite dari software Oracle SOA Suite itu sendiri) yang dibutuhkan karena adanya penambahan load sistem yang cukup signifikan dari kebutuhan dalam implementasi Pengembangan Middleware dan Content Management (fase 3) ini, terutama load tambahan dari seluruh kantor cabang, kantor perwakilan, dan kantor pelayanan Jasa Raharja yang tersebar di seluruh Indonesia.

b. Biaya development & implementasi projek

2. Komponen Tenaga Ahli/Team Project

Berikut ini adalah team tenaga ahli atau team projek yang dibutuhkan untuk mendevelop & mengimplementasikan pekerjaan Pengembangan Middleware dan Content Management terdiri dan wajib memiliki kriteria minimal sebagai berikut :

a. Projek Manager (1 Orang)

Berpendidikan min S1

Pengalaman min 3 tahun dalam implementasi projek sebagai Project Manager

b. Oracle BPM Specialist (4 Orang)

Berpendidikan min S1

Pengalaman min 5 tahun

Memiliki skill dan pengalaman projek dengan menggunakan Oracle BPM

Memiliki sertifikasi terhadap produk Oracle BPM lebih diutamakan

c. Front End Developer (4 Orang)

Berpendidikan min S1

Pengalaman min 3 tahun

Memiliki skill dan pengalaman projek untuk melakukan front end development, seperti Angular JS, Angular4, Grunt, Gulp, Firebase, dan lain-lain

20

d. Business Analyst (1 Orang)

Berpendidikan min S1

Pengalaman min 3 tahun

Memiliki skill dan pengalaman projek sebagai business analyst

e. Technical Writer (1 Orang)

Berpendidikan min S1

Pengalaman min 3 tahun

Memiliki skill dan pengalaman projek sebagai Technical Writer

21

BAB III METODE EVALUASI PELELANGAN

PENGADAAN PENGEMBANGAN MIDDLEWARE DAN CONTENT MANAGEMENT

Metode evaluasi pelelangan Pengadaan Pengembangan Middleware dan Content Management menggunakan sistem nilai (merit point system), dengan memberikan nilai angka terhadap unsur unsur yang dinilai sesuai dengan kriteria yang ditetapkan.

Evaluasi pelelangan hanya diterapkan terhadap penawaran dari penyedia barang/jasa yang dinyatakan telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Adapun faktor yang dievaluasi adalah dari segi administrasi, teknis dan harga penawaran. EVALUASI ADMINISTRASI Setiap rekanan wajib menyampaikan persyaratan administrasi minimal terdiri dari : a. Copy Akte Pendirian Perusahaan dan perubahan nya (jika ada). b. Copy NPWP & Surat Keterangan PKP yang masih berlaku c. Copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP) yang masih berlaku d. Copy Surat Izin Usaha Perusahaan (SIUP) non kecil bidang/sub bidang

software/piranti lunak/aplikasi komputer e. Copy Surat Ket. Domisili yang masih berlaku f. Copy Laporan Keuangan tahun 2017 yang telah diaudit. g. Copy jaminan penawaran (aslinya diserahkan kepada panitia) h. Surat dukungan principle (Oracle Indonesia) i. Surat Dukungan Tenaga Ahli (jika tenaga ahli diperoleh dari priciple) j. Dokumen Kualifikasi. Seluruh persyaratan tersebut di atas, wajib dipenuhi oleh peserta pelelangan/penyedia barang/jasa sebagai persyaratan untuk dapat diikutsertakan pada tahapan evaluasi selanjutnya. Apabila penyedia barang/jasa tidak dapat melengkapi selruuh persyaratan administrasi tersebut di atas, maka penawaran dari penyedia barang/jasa tersebut tidak diikutsertakan dalam evaluasi selanjutnya dan dinyatakan tidak memenuhi syarat.

EVALUASI TEKNIS (bobot 60 %) Evaluasi terhadap spesifikasi teknis hanya dilakukan terhadap penawaran dari penyedia barang/jasa yang dinyatakan memenuhi persyaratan administrasi (evaluasi administrasi). Adapun yang dinilai pada evaluasi teknis adalah sebagai berikut (software dan hardware) : a. Proposal Teknis 10 % b. Spesifikasi Teknis 30 % c. Kesesuaian Tenaga Ahli 30 %

(Jumlah, pengalaman dan sertifikasi) d. Pengalaman Pekerjaan Perusahaan terkait produk Oracle 30 %

22

Kriteria penilaian sebagai berikut :

1.

a.

b.

c.

Proposal Teknis

Kesesuaian antara permasalahan dengan solusi yang ditawarkan

Proposal yang diajukan tidak sesuai dengan permasalahan yang ada

Tidak ada proposal

Nilai

100

50

0

2.

a.

b.

Spesifikasi Teknis

Spesifikasi sesuai

Spesifikasi tidak sesuai

Nilai

100

0

3.

a.

b. 5 5

c.

Kesesuaian Tenaga Ahli

Jumlah tenaga ahli, pengalaman dan Memiliki ijasah/sertifikat minimal yang disyaratkan

Memiliki Ijasah/sertifikat tidak sesuai dengan yang disyaratkan namun berkaitan dengan bidang pekerjaan yang sama/sejenis

Tidak ada daftar tenaga ahli

Nilai

100

50 5 5

0

4. a.

b.

c.

Pengalaman Pekerjaan Perusahaan Pernah mengerjakan pekerjaan terkait produk Oracle lebih dari 3 pekerjaan

Pernah mengerjakan pekerjaan terkait produk Oracle kurang dari 3 pekerjaan

Tidak memiliki pengalaman pekerjaan terkait produk Oracle

Nilai 100

50

0

EVALUASI HARGA (bobot 40 %)

Evaluasi kewajaran harga penawaran dilakukan dengan membandingkan Harga Penawaran Peserta dengan harga rata-rata penawaran yang diajukan semua peserta, namun tidak lebih rendah 20% dari HPS yang telah ditetapkan oleh Tim Pengadaan dan tidak lebih tinggi dari HPS (Sub Bobot 40%).

Evaluasi kerendahan harga penawaran dilakukan dengan membandingkan antara harga penawaran dari peserta pengadaan yang dinilai dengan harga penawaran yang paling rendah dari semua penawaran yang masuk dan memenuhi syarat administrasi serta teknis, namun tidak lebih rendah 20% dari HPS yang telah ditetapkan oleh Tim Pengadaan dan tidak lebih tinggi dari HPS (Sub Bobot 60%).

23

Demikian Dokumen Pelelangan ini dibuat sebagai acuan dalam mengajukan penawaran pelelangan Pengadaan Pengembangan Pengembangan Middleware dan Content Management. Tim Pengadaan Pengembangan Middleware dan Content Management Tri Haryanto Ketua Tim