Dokumen Final Disetujui oleh Dewan Eksekutif RSPO 25 ... id_RSPO Supply... · Lampiran 1 : Laporan...

RSPO will transform markets to make sustainable palm oil the norm

Dokumen Final

Disetujui oleh Dewan Eksekutif RSPO

25 November 2011

|10/31/2012|RSPO Technical

Sejarah Dokumen

Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO (SCCS) ini berdasarkan hasil studi model rantai suplai yang

diadopsi di RT4 (November 2006). Versi pertama difinalisasi oleh grup Perdagangan &

Pelacakan RSPO (T&T) yang didirikan pada Januari 2008 dan disetujui oleh Dewan Eksekutif

RSPO pada Agustus 2008. Dalam 12 bulan setelah ditetapkan, dokumen ini ditinjau kembali

oleh T&T RSPO pada 2009 dan diadopsi oleh EB RSPO pada 5 November 2009.

Sunstansi dokumen SCCS RSPO telah direvisi pada tahun 2011 untuk memasukkan beragam

perubahan untuk persyaratan sertifikasi rantai suplai sejak dokumen dikeluarkan.

Amendemen yang dikeluarkan sejak publikasi

No.

Amd.

Tanggal Deskripsi amendemen

A Mei 2008 Draf pertama

B Juni 2008 Draf kedua untuk konsultasi

C Agustus

2008

Versi 1

D September

2008

Versi 2 yang disetujui dipublikasikan pada Oktober 2008

E Juli 2009 Rev 1 disetujui oleh Dewan Eksekutif RSPO

F November

2009

Versi final Rev 1 disetujui oleh Dewan Eksekutif RSPO

G November

2011

Revisi dokumen-dokumen Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO

berdasarkan masukkan pakar, disetujui oleh Dewan Eksekutif RSPO

pada 25-11-2011.

Dokumen ini ditulis dalam bahasa Inggris. Bahasa Inggris yang digunakan dalam bahasa ini

bersifat final dan mengikat hingga direvisi oleh RSPO. RSPO tidak bertanggung jawab atas

kesalahan dan kesalahpahaman yang ditimbulkan ketika dokumen ini diterjemahkan ke bahasa

lainnya.


KONTEN

Rantai Suplai RSPO ..................................................................................... Error! Bookmark not defined.

Sejarah Dokumen ...................................................................................................................................... 2

Pendahuluan ............................................................................................................................................... 4

1.1. Gambaran dokumen ini ....................................................................................................... 6

1.2. Elemen-elemen skema sertifikasi ....................................................................................... 7

1.3. Cakupan ............................................................................................................................... 7

2. Definisi..................................................................................................................................................... 8

3. Standar sertifikasi. .............................................................................................................................. 12

3.1. Produksi berkelanjutan produk minyak sawit ................................................................. 12

3.2. Persyaratan rantai suplai untuk produk minyak sawit berkelanjutan ........................... 12

4. Persyaratan akreditasi: mekanisme untuk persetujuan dan pemantauan badan sertifikasi

pihak ketiga .............................................................................................................................................. 14

5. Persyaratan Proses Sertifikasi Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO ....................................... 16

5.1. Kompetensi spesifik untuk tim penilaian ......................................................................... 16

5.2. Unit Sertifikasi ................................................................................................................... 18

5.3. Persyaratan proses penilaian............................................................................................ 18

5.4. Pemindahan Badan Sertifikasi .......................................................................................... 23

5.5. Ketersediaan dokumentasi bagi publik ............................................................................ 23

5.6. Konflik kepentingan .......................................................................................................... 24

5.7. Mekanisme keluhan dan ketidakpuasan.......................................................................... 25

5.8. Pengendalian klaim ........................................................................................................... 25

Lampiran 1 : Laporan Sertifikasi Rantai Suplai ................................................................................... 27

Lampiran 2 : Sertifikasi Multi-Lokasi .................................................................................................... 30

Lampiran 3 : SERTIFIKAT - Template .................................................................................................... 34

Lampiran 4 : Skema Hasil ....................................................................................................................... 36


Pendahuluan

Roundtable on Sustainable Palm Oil (RSPO) adalah inisiatif global multistakeholder terhadap

minyak sawit berkelanjutan. Anggota RSPO dan peserta aktivitasnya berasal dari beragam latar

belakang, termasuk perusahaan perkebunan, produsen, dan pengecer produk minyak sawit,

LSM lingkungan dan LSM sosial serta banyak negara yang memproduksi atau menggunakan

produk minyak sawit. Tujuan utama RSPO adalah "untuk mempromosikan pertumbuhan dan

penggunaan minyak sawit berkelanjutan melalui kerja sama di dalam rantai suplai dan dialog

terbuka antara para pemangku kepentingannya".

Metode yang digunakan RSPO untuk mencapai tujuannya termasuk:

Pengembangan standar produksi minyak sawit berkelanjutan dan mekanisme yang

berhubungan untuk verifikasi produksi minyak sawit yang berkelanjutan. Standar RSPO

untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan yang disetujui pada Oktober 2007

dipresentasikan sebagai serangkaian Dasar, Kriteria, Indikator dan Pedoman, dan

dirancang hanya untuk digunakan oleh produsen minyak sawit untuk menerapkan

praktik produksi berkelanjutan, dan oleh badan sertifikasi untuk verifikasi lapangan.

Pengembangan Standar Rantai Suplai RSPO, yang menjelaskan persyaratan yang

berhubungan dengan pengendalian sawit bersertifikasi RSPO, turunan sawit, dan produk

sawit sepanjang rantai suplai, termasuk aliran bahan dan klaim yang berhubungan.

Standar Rantai Suplai RSPO dipresentasikan sebagai serangkaian persyaratan yang dapat

diaudit dan dirancang untuk digunakan oleh organisasi dalam rantai nilai sawit untuk

mendemontrasikan sistem yang diterapkan untuk pengontrolan produk minyak sawit

bersertifikasi RSPO. Pemroses atau pengguna hilir produk minyak sawit berkelanjutan

bersertifikasi RSPO dapat mengklaim penggunaan (atau dukungan) produk minyak sawit

bersertifikasi RSPO ketika mematuhi persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO dan hal ini

diverifikasi secara independen oleh badan sertifikasi yang disetujui dan diakreditasi oleh

RSPO. Untuk gambaran skematis rantai suplai minyak sawit, lihat Lampiran 1 dokumen

ini.

Tujuan dari dokumen ini adalah:

Untuk menetapkan persyaratan minimal metodologi yang konsisten untuk

memungkinkan sertifikasi sesuai maksud dan persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO


untuk memungkinkan semua badan sertifikasi beroperasi dengan konsisten dan

terkontrol.

Untuk menyediakan dokumentasi yang dirancang untuk memastikan keberlanjutan

jangka panjang dan kekonsistenan pemberian sertifikasi sesuai persyaratan Standar

Rantai Suplai RSPO.

Untuk memastikan bahwa klaim RSPO berhubungan dengan produksi, pengadaan, dan

penggunaan produk minyak sawit RSPO adalah benar.

Dokumen ini serupa dengan Sistem sertifikasi RSPO (Juni 2007), yang mendefinisikan sistem

sertifikasi untuk penilaian kepatuhan terhadap Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO.

Dokumen ini akan ditinjau kembali dalam satu tahun setelah tanggal implementasi dan setelah

itu dengan interval yang tidak lebih dari lima tahun sekali.


1.1. Gambaran dokumen ini

Diagram berikut menunjukkan struktur dokumen ini, termasuk tautan bagi setiap lampiran:

Sistem Sertifikasi Rantai

Suplai

Bagian 1: Pendahuluan

Bagian 2: Definisi

Bagian 3: Standar Sertifikasi

Bagian 4: Persyaratan Akreditasi

Bagian 5: Persyaratan Proses Sertifikasi

Lihat Dokumen Standar Sertifikasi Rantai Suplai


1.2. Elemen-elemen skema sertifikasi

Skema sertifikasi biasanya terdiri dari tiga unsur utama:

Standar sertifikasi. Standar ini menetapkan persyaratan yang harus dipenuhi dan sesuai

dengan penilaian sertifikasi yang dilakukan. Standar RSPO dijelaskan secara rinci di

dokumen Standar Sertifikasi Rantai Suplai.

Persyaratan akreditasi. Merupakan mekanisme persetujuan untuk memastikan bahwa

organisasi yang menjalani sertifikasi adalah kompeten dan membuat hasil yang

konsisten dan kredibel. Sistem RSPO dijelaskan secara rinci dalam bagian 4 di bawah.

Persyaratan proses sertifikasi. Merupakan proses untuk menentukan apakah

serangkaian persyaratan (standar) dipenuhi, biasanya dilakukan oleh badan sertifikasi.

Sistem RSPO dijelaskan secara rinci dalam bagian 5 di bawah.

1.3. Cakupan

Dokumen ini menetapkan sistem sertifikasi untuk persyaratan RSPO untuk sistem rantai suplai

Identity Preserved, Segregation, dan Mass Balance:

Persyaratan badan sertifikasi agar diakreditasi sebagai badan yang mampu melakukan

penilaian dan mengeluarkan sertifikat kesesuaian terhadap Standar Rantai Suplai RSPO

(Persyaratan akreditasi).

Cara bagaimana sertifikasi harus dilakukan oleh badan sertifikasi tersebut (Persyaratan

proses sertifikasi).

Para pengguna sistem Pesanan dan Klaim RSPO akan dikenakan audit independen, sesuai yang

ditetapkan oleh pedoman yang tersedia pada situs web GreenPalm (Daftar centang Audit -

http://www.greenpalm.org/en/downloads).

Standar

Skema Sertifikasi

Klaim Produk

Pelacakan Pelabelan

Akreditasi Sertifikasi


2. Definisi

Badan Akreditasi Organisasi yang bertanggung jawab untuk menilai dan mengakreditasi

badan sertifikasi RSPO sesuai Pedoman ISO/IED 17021:2006 dan 53

yang merupakan anggota International Accreditation Forum (IAF) atau

anggota penuh International Social and Environmental Accreditation

and Labelling Alliance (ISEAL).

Pemohon Pengoperasian yang menginginkan atau sudah tersertifikasi

Audit Penilaian independen oleh badan sertifikasi yang disetujui oleh RSPO

sebagai bagian proses sertifikasi

Surat Muatan Dokumen pengiriman legal yang memberikan hak legal untuk barang

yang dikirim.

Pesanan dan Klaim

(BC)

Lihat Lampiran 5: Model Rantai Suplai Pesanan dan Klaim (BC) Standar

Sertifikasi Rantai Suplai

Tempat Penyimpanan Fasilitas penyimpanan interim untuk kelapa sawit.

Pembeli Entitas komersial berikutnya dalam rantai suplai - penyuplai (atau

penjual) adalah entitas komersial sebelumnya dalam rantai suplai.

Badan Sertifikasi (CB) Badan independen yang disetujui oleh RSPO untuk melakukan

penilaian sertifikasi sesuai dengan maksud dan persyaratan Sistem

Sertifikasi Rantai Suplai RSPO. Lihat bagian 2 untuk informasi lebih

lanjut mengenai proses persetujuan badan sertifikasi.

Klien Lihat Pemohon.

Kode Etik Kode Etik RSPO adalah serangkaian persyaratan yang diharapkan

dipatuhi oleh para anggota RSPO. Kode ini dapat ditemukan di situs

web RSPO: www.rspo.org

Prosedur Keluhan Lihat situs web RSPO (www.rspo.org)

Perkebunan

Konvensional

Mills dan basis suplainya yang belum disertifikasi oleh badan sertifikasi

yang disetujui oleh RSPO.

Minyak Sawit Mentah

(atau CPO)

Tahap pertama minyak sawit yang dihasilkan dari tandan buah segar

(TSB) di pabrik.


Pelaksanaan

(kontrak)

Pelaksanaan fisik kontrak sesuai ketentuan, waktu, dan harga oleh

pemasok bagi pelanggannya.

Produsen Produk

Akhir

Produsen/pemroses yang menggunakan produk berbasis minyak sawit

untuk produk manufaktur yang dirancang dan dimaksudkan untuk

konsumsi atau penggunaan akhir dengan cara apa pun misal: pengecer

ketika memproduksi produk label sendiri, - di tempat, produsen

barang konsumen, produsen biofuel, produsen produk pakan.

Pengecer dan distributor produk jadi di mana tidak ada modifikasi

lanjutan tidak membutuhkan Sertifikasi Rantai Suplai.

Fasilitas Unit fungsional tunggal sebuah organisasi atau kombinasi unit yang

berlokasi di satu lokasi yang secara geografis berbeda dari unit lainnya.

FOSFA (Federation of

Oils, Seeds and Fats

Associations)

Badan penulis kontrak global untuk perdagangan internasional lemak

dan minyak. Lihat www.fosfa.org

Tandan Buah Segar

(TBS)

Tanda buah kelapa sawit yang dipanen dari pohon di perkebunan

kelapa sawit.

Minyak Sawit Identity

Preserved (IP)

Lihat Lampiran 1: Model Rantai Suplai Identity Preserved (IP) dari

dokumen Standar Sertifikasi Sertifikasi Rantai Suplai

Prosedur Persetujuan

Interim

Prosedur pragmatis untuk membangun kepatuhan sesuai maksud dan

persyaratan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO. Lihat Bab 5 untuk

rincian lebih lanjut.

Pemilik legal Badan hukum yang memiliki klaim berlaku atau hak atas properti, dan

diakui oleh hukum.

Mass Balance (MB) Lihat Lampiran 3: Model Rantai Suplai Mass Balance (MB) dari

dokumen Standar Sertifikasi Sertifikasi Rantai Suplai

Sertifikasi Multi-

lokasi

Istilah yang digunakan oleh sekelompok perkebunan, pabrik, atau

kilang, dsb yang disatukan di bawah satu Kantor Pusat dan dikelola

menggunakan Sistem Kontrol Internal.

Produk Minyak Sawit Produk yang dihasilkan dari buah dan biji kelapa sawit. Tergantung

konteks frasa, 'produk minyak sawit' di dokumen ini bisa mengacu

pada produk seperti batok, biji kelapa, minyak biji kelapa (PKO),

http://www.businessdictionary.com/definition/entity.html

http://www.businessdictionary.com/definition/claim.html

http://www.businessdictionary.com/definition/title.html

http://www.businessdictionary.com/definition/property.html

http://www.businessdictionary.com/definition/law.html


bungkil sawit atau produk turunan daripadanya, olein, tearin palm

fatty acids distillate (PFAD) yang berasal dari fraksinasi CPO.

Audit di tempat Kunjungan fisik ke fasilitas permanen oleh (tim) perwakilan dari badan

sertifikasi yang disetujui oleh RSPO.

Asal Istilah yang digunakan dalam perdagangan komoditas untuk menandai

lokasi/area geografis di mana komoditas (dalam hal ini CPO)

diproduksi.

Pemilik Orang atau badan hukum yang memegang kepemilikan fisik

barang/pabrik/bangunan, dsb. contohnya termasuk CPO, olein,

stearin, fasilitas pemrosesan, dsb.

Kilang Kilang adalah fasilitas produksi yang memproses minyak sawit mentah

ke dalam produk dengan nilai yang lebih tinggi seperti minyak sawit

murni.

The Roundtable on

Sustainable Palm Oil

(atau RSPO)

Lembaga non-profit yang teregistrasi di Swiss yang bekerja untuk

meningkatkan keberlanjutan produksi minyak sawit global dan

penggunaannya

Minyak Sawit

Berkelanjutan

Bersertifikasi RSPO

(atau RSPO-CSPO)

Minyak sawit yang dihasilkan oleh pabrik dan basis suplainya yang

telah berhasil diaudit berdasarkan Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO oleh

badan sertifikasi yang disetujui oleh RSPO dan dianggap patuh dengan

kriteria yang ditentukan dalam dokumen Sistem Sertifikasi RSPO.

Pedoman RSPO

tentang Komunikasi

& Klaim

Aturan untuk penggunaan komunikasi dan klaim yang berhubungan

dengan penggunaan dan bantuan minyak sawit bersertifikasi RSPO

Sistem TI RSPO Sistem berbasis web untuk melacak minyak sawit bersertifikat RSPO di

sepanjang rantai suplai dari pabrik ke kilang, di bawah model rantai

suplai Mass Balance, Segregation dan/atau Identity Preserved

Segregation (SG) Lihat Lampiran 2: Model Rantai Suplai Segregation (SG) dari dokumen

Standar Sertifikasi Sertifikasi Rantai Suplai


Penjual Lihat Pemasok.

Lokasi: Unit fungsional tunggal sebuah organisasi atau kombinasi unit yang

berlokasi di satu lokasi yang secara geografis berbeda dari unit lainnya.

String Situasi di mana beberapa pihak terlibat dalam perdagangan produk

dan mengambil kepemilikan legal produk fisik, tetapi tidak menerima

produk fisik tersebut. Dalam kasus ini, dokumen RSPO terkait akan

langsung diberikan dari pihak pertama dalam string [seringkali

pengirim] ke pembeli akhir. Walaupun pembayaran produk mengikuti

string sepenuhnya. Pembeli akhir akan mendapatkan dokumen dari

pihak pertama sebelum kedatangan kapal di pelabuhan tujuan. Ia lalu

menjadi pemilik fisik barang dan dokumen.

Pemasok (atau

penjual):

Badan hukum komersial sebelumnya dalam rantai suplai - pembeli,

atau pelanggan adalah badan hukum komersial berikutnya dalam

rantai suplai.

Rantai Suplai Serangkaian proses/tahap yang dilalui bahan baku perkebunan dari

produsen utama hingga produsen produk akhir (yakni penanaman

minyak sawit, penggilingan, penyimpanan, pengiriman, pemurnian,

pembuatan, produk akhir, dsb).

Sistem Sertifikasi

Rantai Suplai

Pemroses atau pengguna hilir produk minyak sawit bersertifikasi RSPO

dapat mengklaim penggunaan (atau dukungan) produk minyak sawit

bersertifikasi RSPO ketika mematuhi Standar Rantai Suplai RSPO dan

hal ini diverifikasi secara independen oleh badan sertifikasi yang

disetujui oleh RSPO.

Pedagang Partisipan dalam rantai suplai RSPO-CSPO yang membeli dan menjual

minyak sawit atau turunannya dan/atau lanjutannya.

Unit Sertifikasi Semua operator yang mengambil kepemilikan legal dan secara fisik

menangani (termasuk penerimaan di dalam tangki penyimpanan)

produk-produk minyak sawit Berkelanjutan Bersertifikasi RSPO harus

bersertifikasi rantai suplai RSPO. Persyaratan ini berlaku hingga dan

termasuk produsen produk akhir.


3. Standar sertifikasi.

Standar sertifikasi adalah sebagai berikut:

3.1. Produksi berkelanjutan produk minyak sawit

Produksi produk minyak sawit berkelanjutan terdiri dari pengelolaan dan pengoperasian legal,

menguntungkan secara ekonomi, berwawasan lingkungan, dan menguntungkan secara sosial.

Hal ini dilakukan dengan penerapan Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak

Sawit Berkelanjutan dan indikator serta pedoman yang menyertainya (disebut secara kolektif

dalam dokumen ini sebagai 'Kriteria RSPO'). Semua Kriteria RSPO berlaku pada manajemen

minyak sawit. Semua Kriteria RSPO juga berlaku pada pabrik.

Interpretasi dan pedoman baik nasional maupun internasional akan dikembangkan untuk

menjaga kontrol keseluruhan kualitas serangkaian indikator dan pedoman apa pun yang

mengklaim menjadi interpretasi resmi, khususnya dalam konteks legal lokal, interpretasi

nasional akan membutuhkan pengesahan atau pengakuan oleh RSPO.

3.2. Persyaratan rantai suplai untuk produk minyak sawit berkelanjutan

Produk minyak sawit dapat melalui banyak beberapa tahap produksi dan logistik dari petani

samapi produk. Batch biji sawit dan minyak inti sawit mana pun dapat diperdagangkan melalui

empat mekanisme rantai suplai yang disetujui oleh RSPO:

Identity Preserved

Segregated

Mass balance

Pesanan dan Klaim

Untuk yang tiga pertama, Identity Preserved, Segregated, dan Mass Balance, kontrol rantai

suplai dari perkebunan hingga produk akhir bersertifikasi diperlukan seperti yang didefinisikan

dalam Standar Rantai Suplai RSPO. Dokumen ini menetapkan sistem sertifikasi untuk penilaian

sesuai Standar Rantai Suplai RSPO.


Para pengguna sistem Pesanan dan Klaim RSPO, yang bukan produsen, harus menunjukkan:

Kepatuhan terhadap aturan untuk penggunaan sistem Pesanan dan Klaim RSPO

Klaim dilakukan sesuai dengan Peraturan RSPO tentang Komunikasi & Klaim


4. Persyaratan akreditasi: mekanisme untuk persetujuan dan pemantauan badan sertifikasi

pihak ketiga1

Ikhtisar akreditasi

4.1. Badan sertifikasi mana pun yang ingin menawarkan layanan penilaian sertifikasi sesuai

standar Rantai Suplai RSPO harus secara spesifik disetujui oleh RSPO (lihat 4.2 untuk

pengecualian). Seseorang tidak dapat disetujui sebagai badan sertifikasi. Penyedia layanan saat

ini bagi RSPO untuk badan sertifikasi adalah Accreditation Services International GmbH (ASI).

4.2. RSPO telah membuat ketentuan sementara bahwa semua badan sertifikasi yang

disetujui oleh RSPO untuk sertifikasi sesuai Dasar-Dasar & Kriteria dapat melakukan penilaian

rantai suplai sesuai persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO untuk pabrik CPO. Hal ini untuk

memungkinkan penilaian persyaratan rantai suplai pabrik CPO dilakukan di saat bersamaan

dengan kunjungan lokasi sertifikasi P&C2

4.3. RSPO mempublikasi daftar badan sertifikasi yang disetujui di situs webnya

(www.rspo.org).

Persyaratan Badan Akreditasi (AB)

4.4. Saat ini, penyedia layanan bagi RSPO untuk badan sertifikasi adalah Accreditation

Services International GmbH (ASI). Penyedia layanan, atau badan akreditasi, mana pun harus

beroperasi sesuai dengan persyaratan ISO 17011:2004 Kesesuaian persyaratan umum penilaian

untuk badan akreditasi yang mengakreditasi kesesuaian badan audit. Hal ini harus ditunjukkan

baik oleh penandatanganan melalui International Accreditation Forum (IAF), Multilateral

Recognition Arrangement (MLA) yang sesuai atau melalui keanggotaan International Social and

Environmental Accreditation and Labelling Alliance (ISEAL).

4.5. RSPO membutuhkan ASI untuk memberitahu RSPO apabila ada keluhan mengenai

badan sertifikasi yang diterima dari stakeholder RSPO mana pun mengenai kompetensi atau

proses atau hasilnya dari audit atau penerapan akreditasi. Sesuai dengan badan akreditasi

ISO/IED 170111, badan akreditasi harus menangani keluhan dalam 60 hari. Apabila badan

akreditasi mana pun gagal untuk memecahkan keluhan dalam batas waktu tersebut, badan

akreditasi harus memberitahu Sekretariat RSPO.

1 Konfigurasi RSPO untuk persetujuan badan sertifikasi sedang dalam transisi menuju akreditasi penuh pihak ketiga

2 Ini adalah prosedur sementara. Ketentuan ini akan diubah pada revisi dokumen ini selanjutnya

http://www.rspo.org/


Persyaratan Persetujuan oleh Badan Sertifikasi

4.6. Badan sertifikasi harus mengedepankan semua aspek organisasi, sistem, dan

prosedurnya untuk melakukan sertifikasi sesuai maksud dan persyaratan Sistem Sertifikasi

Rantai Suplai RSPO yang termasuk dalam sistem manajemen yang terdokumentasi, serta sesuai

dengan ketentuan persyaratan spesifik RSPO yang dijelaskan secara rinci di bagian 5 di bawah.

4.7. Badan sertifikasi harus menunjukkan semua aspek organisasi, sistem, dan prosedurnya

untuk melakukan sertifikasi sesuai maksud dan persyaratan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai

RSPO yang sesuai dengan ketentuan terkait dari ISO/IEC Pedoman 65: 1996 (Persyaratan umum

untuk badan yang mengoperasikan sistem sertifikasi produk) atau ISO 17021:2006 (Penilaian

kesesuaian – Persyaratan untuk badan yang menyediakan audit dan sertifikasi sistem

manajemen).

4.8. Kesesuaian dengan persyaratan yang dijelaskan secara rinci di bagian 4.6 dan 4.7 dinilai

sebelum disetujui oleh RSPO dan lalu dipantau setiap tahun.

4.9. CB harus mematuhi persyaratan badan Akreditasi mengenai keputusan akreditasi.


5. Persyaratan Proses Sertifikasi Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO

Bagian ini mengatur proses yang badan sertifikasi harus ditepati dalam melakukan audit sebuah

fasilitas produksi yang menginginkan sertifikasi terhadap persyaratan Standar Rantai Suplai

RSPO.

5.1. Kompetensi spesifik untuk tim penilaian

5.1.1. badan sertifikasi yang disetujui oleh RSPO harus menerapkan semua ketentuan dan

ketentuan apa pun termasuk pengaturan legal untuk memastikan bahwa semua orang,

subkontraktor, atau badan hukum lainnya (misal: auditor, pakar, konsultan yang dipekerjakan

secara permanen atau freelance, dsb) yang terlibat atas nama diri sendiri dalam pengauditan

sesuai maksud dan persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO, mengetahui, mematuhi maksud

dan persyaratan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai sebagai keseluruhan.

5.1.2. Badan sertifikasi harus mendefinisikan kompetensi minimal dan persyaratan kepada tim

penilai. Minimal, harus konsisten dengan spesifikasi yang didefinisikan dalam ISO 19011: 2002

Yaitu : Pedoman untuk pengauditan sistem pengelolaan kualitas dan/atau lingkungan, dengan

modifikasi sesuai persyaratan Sertifikasi Rantai Suplai RSPO, seperti yang dijelaskan di bawah.

5.1.3. Prosedur penilaian untuk penilaian sertifikasi sesuai persyaratan Standar Rantai Suplai

RSPO mengharuskan auditor untuk dapat menunjukkan cakupan rantai suplai yang memadai

untuk menangani semua persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO dan harus fasih dalam bahasa-

bahasa utama yang terkait dengan lokasi di mana penilaian spesifik sedang dilakukan.

Ketua tim penilai harus memiliki, minimal:

Gelar pendidikan sarjana, diploma atau yang setara

Kemampuan dan kualifikasi teknis yang berkaitan dan sesuai yang diperlukan untuk

proses sertifikasi, seperti pengalaman terkait yang dapat ditunjukkan dalam skema sertifikasi

yang terkait

Ijazah pendidikan ketua tim penilai yang valid yang bisa ditunjukan misal: pendidikan

kepala auditor ISO 9000/19011

Ijazah pelatihan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO yang disahkan oleh RSPO3

3 Hal ini termasuk dalam Perjanjian 2011 dengan CB, tetapi pendidikan belum teroganisir


Kemampuan bahasa yang sesuai untuk komunikasi tertulis dan lisan dengan klien dan

stakeholder

Pengalaman kerja lapangan yang dapat ditunjukkan di rantai suplai yang mirip, atau

sama yang berhubungan dan sesuai yang diperlukan untuk proses sertifikasi

Masa pelatihan pengauditan yang diawasi oleh kepala auditor dengan paling sedikit

pengalaman audit 15 hari dalam skema sertifikasi yang mirip (termasuk keterlacakan),

mendapatkan minimal 2 audit di organisasi yang berbeda.


5.2. Unit Sertifikasi

5.2.1. Semua operator yang mengambil kepemilikan legal dan secara fisik menangani

(termasuk penerimaan di dalam tangki penyimpanan) produk-produk minyak sawit

Berkelanjutan Bersertifikasi RSPO harus bersertifikasi rantai suplai RSPO. Persyaratan ini

berlaku hingga dan termasuk produsen produk akhir.

5.2.2. Operator yang mengambil kepemilikan legal dan secara fisik menangani (termasuk

penerimaan ke dalam tangki penyimpanan) produk-produk minyak sawit Bersertifikasi RSPO

termasuk operator pabrik. Untuk mendapatkan sertifikasi rantai suplai, pabrik harus patuh

terhadap maksud dan versi sederhana persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO tergantung

model rantai suplai yang digunakan dalam perdagangannya.

5.2.3. Audit Sertifikasi Rantai Suplai harus dilakukan pada tingkat setiap lokasi. Sertifikasi

multi-lokasi dimungkinkan di bawah persyaratan spesifik pengambilan sampel (lihat paragraf

5.3.13 dokumen ini)

5.3. Persyaratan proses penilaian

Aplikasi dan kontrak klien

5.3.1. Badan sertifikasi harus memastikan bahwa operasi apa pun yang menginginkan dan bagi

yang sudah tersertifikasi sesuai persyaratan RSPO. Semua informasi yang diperlukan mengenai

RSPO secara keseluruhan, Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO, Pedoman RSPO tentang

Komunikasi dan Klaim, termasuk standar, indikator, pencegahan dan check list atau yang

sepadan dan dokumentasi lainnya yang tersedia milik badan sertifikasi tersebut. Apabila klien

potensial memiliki pertanyaan lebih lanjut mengenai RSPO, harus diarahkan ke situs web RSPO

di www.rspo.org.

5.3.2. Badan sertifikasi mendapatkan akses untuk melihat perjanjian atau kontrak, hali ini

berlaku untuk operasi yang baru mengajukan sertifikasi ataupun ydang sudah tersertifikasi. Hal

ini sesuai sistem rantai suplai RSPO dan menjaga catatan perjanjian apa pun sebelum

melanjutkan dengan ketentuan layanan apa pun. Kontrak harus menjelaskan lingkup (model

rantai suplai yang akan diaudit) durasi, dan biaya yang berhubungan dengan audit dan juga

menjelaskan hak dan tanggung jawab kontrak badan sertifikasi serta klien. Ini termasuk hak

klien untuk menolak proses audit badan sertifikasi dan hak ini termasuk dalam prosedur CB.

Perjanjian atau kontrak harus dijaga kerahasiaanya dan dideklarasikan.


5.3.3. Badan sertifikasi harus meninjau dokumentasi manajemen pemohon untuk memastikan

semua elemen Sistem Rantai Suplai RSPO ditangani secara baik dan memenuhi standar sesuai

tujuan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO. Badan sertifikasi harus mengklarifikasi masalah

atau kekhawatiran apa pun dengan operasi yang mengajukan sertifikasi atau sudah yang

tersertifikasi.

Perencanaan penilaian

5.3.4. Badan sertifikasi harus merencanakan penilaian di lokasi yang sesuai dengan spesifikasi

yang didefinisikan dalam ISO 9011.

5.3.5. Badan sertifikasi harus mempertimbangkan model rantai suplai yang dipilih, sistem

organisasi, sistem manajemen, dan sistem operasi yang digunakan, serta sertifikasi lainnya yang

dimiliki (seperti keamanan makanan, kualitas, dsb.) oleh pihak yang mengajukan sertifikasi

maupun yang sudah memiliki sertifikasi ketika menentukan tingkat, detail, dan perencanaan

penilaian yang diperlukan untuk menilai kepatuhan terhadap maksud dan persyaratan Standar

Sertifikasi Rantai Suplai RSPO.

5.3.6. Badan sertifikasi dapat mensinkronisasi dan mengkombinasikan audit Rantai Suplai

RSPO dengan audit di lokasi lainnya (seperti keamanan makanan, kualitas, dsb) apabila

memungkinkan dan sesuai.

5.3.7. Badan sertifikasi harus mengakui sertifikasi yang sebelumnya dikeluarkan dengan Sistem

Sertifikasi Rantai Suplai RSPO atau oleh badan sertifikasi lainnya yang disetujui oleh RSPO.

Penilaian di lokasi

5.3.8. Penilaian harus dimulai proses sertifikasi dimulai dengan mengadakan pertemuan

pembukaan di mana ketua tim penilai menginformasikan pemohon sertifikasi mengenai proses

sertifikasi, logistik yang disetujui untuk penilaian, konfirmasi akses terhadap semua dokumen,

lokasi dan pegawai lapangan yang terkait, menjelaskan kerahasiaan dan konflik kepentingan

serta setuju mengenai waktu penutupan pertemuan.

5.3.9. Audit di lokasi harus: Meninjau sistem organisasi, sistem manajemen, dan sistem

operasi, termasuk kebijakan dan prosedur operasi terdokumentasi dari pihak yang mengajukan

atau yang sudah tersertifikasi diterapkan secara memadai dan sesuai untuk memenuhi

persyaratanan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO. Dalam kasus di mana operasi

menginginkan atau memiliki sertifikasi memberikan kuasa ke pihak ketiga independen, auditor


akan menilai apabila kunjungan ke subkontraktor dibutuhkan.

5.3.10. Catatan Rantai Suplai berkaitan dengan penerimaan, pemrosesan, dan suplai produk

minyak sawit bersertifikasi yang disuplai ke pembeli yang ingin melakukan klaim RSPO terhadap

produk minyak sawit bersertifikasi, harus ditinjau secara retrospektif hingga audit sebelumnya.

5.3.11. Badan sertifikasi harus memverifikasi kepatuhan semua aktivitas yang dilakukan oleh

subkontraktor yang terlibat dengan operasi yang menginginkan atau memiliki sertifikasi dengan

maksud dan persyaratan Standar Rantai Suplai RSPO.

5.3.12. Pada kesimpulan dari audit di lokasi ini, auditor badan sertifikasi harus melakukan

pertemuan penutupan dengan perwakilan klien, termasuk manajemen. Pada saat pertemuan

penutupan, badan sertifikasi harus memastikan bahwa:

Klien diberi informasi bahwa hingga klien mendapatkan konfirmasi tertulis mengenai registrasi

sertifikasi Rantai Suplai RSPO-nya dan tanggal kadaluwarsa, klien tidak bersertifikasi dan tidak

dapat melakukan klaim mengenai sertifikasi;

Klien diberi tahu mengenai tindakan yang dapat dilakukan sebelum sertifikasi dapat dilanjutkan;

dan

Klien diberi tahu mengenai temuan tim audit termasuk kekurangan yang dapat menyebabkan

keputusan sertifikasi negatif atau yang mungkin membutuhkan tindakan lanjutan yang

diperlukan sebelum keputusan sertifikasi dapat diambil.

Catatan rinci disatukan pada pertemuan penutup termasuk daftar peserta pertemuan,

penjelasan rinci informasi yang disediakan kepada operasi yang menginginkan atau memiliki

sertifikasi, informasi apa pun yang diberikan oleh operasi, dan informasi apa pun yang

ditukarkan, termasuk catatan tertulis pemberitahuan bahwa temuan tim audit menunggu

tinjauan tentatif dan pembuatan keputusan oleh perwakilan yang ditunjuk oleh badan

sertifikasi. Catatan pertemuan penutupan harus ditandatangani oleh kepala auditor dan

perwakilan manajemen terkait yang paling senior dari operasi yang menginginkan atau memiliki

sertifikasi.

Sertifikasi multi-lokasi

5.3.13. Sertifikasi multi-lokasi diizinkan dalam keadaan tertentu (lihat Lampiran 2). Apabila

sertifikasi atau audit multi-lokasi dilakukan, semua aturan pada Lampiran 2 berlaku.

5.3.14. Ketika sertifikasi atau audit multi-lokasi dilakukan, auditor harus menentukan apabila

sistem manajemen klien memadai untuk memastikan semua fasilitas di bawah kendalinya


memenuhi Standar Sertifikasi Rantai Suplai RSPO dan maksud standar tersebut. Sertifikasi

multi-lokasi hanya akan diberikan apabila:

Sistem manajemen klien cukup menunjukkan kepatuhan terhadap Standar Sertifikasi Rantai

Suplai RSPO untuk semua fasilitas di bawah manajemennya dan

Kepatuhan terhadap Standar Sertifikasi Rantai Suplai RSPO terbangun di semua fasilitas yang

diperiksa pada saat audit acak.

Hasil

5.3.15. Auditor badan sertifikasi harus menyiapkan laporan sertifikasi mengenai proses

sertifikasi sesuai Standar Sertifikasi Rantai Suplai RSPO (lihat lampiran 5 untuk persyaratan

konten minimum laporan).

5.3.16. Semua ketidaksesuaian yang ditemukan pada saat audit harus diklaksifikasi sebagai

'utama' karena semua persyaratan sertifikasi Rantai Suplai harus dipenuhi sebelum pemberian

sertifikasi.

5.3.17. Semua ketidaksesuaian harus dinilai minimum “memuaskan” oleh operasi sebelum

sertifikasi dapat diberikan oleh badan sertifikasi. Apabila ketidaksesuaian tidak ditangani dalam

tiga (tiga) bulan setelah audit, audit ulang sepenuhnya harus dilakukan. Badan sertifikasi harus

menilai efisiensi tindakan perbaikan dan/atau preventif yang dilakukan sebelum menutup

ketidaksesuaian.

5.3.18. Ketidaksesuaian yang ditemukan bagi operasi yang telah memproleh sertifikasi adalah

hal yang serius (harus dipertimbangkan sebagai utama) dan integritas Sertifikasi Rantai Suplai

berisiko. Maksimal satu bulan diberikan bagi klien bersertifikasi untuk menangani

ketidaksesuaian dengan memuaskan. Badan sertifikasi harus menilai keefektifan tindakan

perbaikan dan/atau preventif yang diambil. Apabila ketidaksesuaian tidak ditangani dalam

jangka waktu maksimal satu bulan, suspensi atau penarikan sertifikat dan audit ulang mungkin

diperlukan.

5.3.19. Apabila bukti objektif mengindikasikan bahwa ada gangguan yang dapat ditunjukkan

dan rantai suplai yang disebabkan oleh tindakan atau tidak adanya tindakan klien bersertifikasi,

dan produk minyak sawit telah atau akan dikirim yang salah diidentifikasi sebagai produk

bersertifikasi RSPO, maka tindakan langsung oleh badan sertifikasi dibutuhkan, dan sertifikasi

Rantai Suplai harus disuspensi hingga masalah tersebut telah ditangani.

5.3.20. Apabila tidak ada ketidaksesuaian ditemukan ketika audit atau ketika rencana tindakan


perbaikan telah menangani ketidaksesuaian, klien akan direkomendasikan untuk (re-)

sertifikasi.

5.3.21. Apabila sertifikasi disuspensi atau ditarik, sebagai contoh karena kurangnya tindakan

perbaikan efektif, fasilitas harus menginformasilkan pelanggan rantai suplainya secara

langsung. Apabila sertifikasi diberikan setelahnya, makan hal ini dapat dikomunikasikan dengan

grup pelanggan.

Pemberian Sertifikasi

5.3.22. Badan sertifikasi rantai suplai harus mengisi Template Sertifikasi seperti yang terlampir

pada dokumen ini dan membuat Laporan Sertifikasi Rantai Suplai sesuai Lampiran 1 dokumen

ini.

5.3.23. Badan sertifikasi harus menerbitkan sertifikat yang sesuai dengan informasi dalam

Lampiran 3.

5.3.24. Badan sertifikasi harus mengirim salinan sertifikat dan Laporan Sertifikasi Rantai Suplai

ke sekretariat RSPO melalui e-mail ketika memberikan sertifikasi bagi perusahaan terkait.

5.3.25. Badan sertifikasi harus mengirim pemberitahuan sertifikat dan jadwal ke RSPO dalam 10

hari setelah sertifikat diterbitkan agar situs web RSPO dapat diperbarui. RSPO akan

mengunggah sertifikat pada situs web RSPO dan Sistem TI RSPO dalam 1 minggu kerja. Lihat

situs web RSPO untuk rincian kontak.

Penilaian pengawasan

5.3.26. Audit pengawasan harus: meninjau apabila sistem organisasi, sistem manajemen, dan

sistem operasi, termasuk kebijakan dan prosedur operasi terdokumentasi, diterapkan secara

memadai dan sesuai untuk memenuhi maksud dan persyaratan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai

RSPO. Dalam kasus di mana pihak klien memberi kuasa aktivitas mereka ke pihak ketiga

independen, auditor akan menilai apabila kunjungan ke subkontraktor dibutuhkan.

5.3.27. Catatan Rantai Suplai berkaitan dengan penerimaan, pemrosesan, dan suplai produk

minyak sawit bersertifikasi yang disuplai ke pembeli yang ingin melakukan klaim RSPO terhadap

produk minyak sawit bersertifikasi harus ditinjau secara retrospektif hingga audit sebelumnya.

5.3.28. Validitas sertifikat adalah 5 tahun dengan pengawasan tahunan.

5.3.29. Sebelum akhir masa sertifikasi awal, audit ulang harus dilakukan untuk menjaga

kontinuitas sertifikasi.


5.3.30. Pada audit ulang, badan sertifikasi harus memverifikasi catatan rangkuman tahunan

perusahaan untuk menentukan apabila tidak lebih banyak produk minyak sawit bersertifikasi

RSPO telah diklaim dan dibeli dalam masa yang telah ditentukan. Badan sertifikasi harus

mengonfirmasi jumlah yang dibeli dan diklaim sebagai bagian dari laporan auditnya (lihat

Lampiran 7)

5.3.31. Badan sertifikasi harus menilai apabila kunjungan interim dibutuhkan untuk

mengonfirmasi kuantitas apabila fasilitas mengonfirmasikan kepada badan sertifasi produksi

berlebihan yang diproyeksikan.

5.3.32. Apabila volume produksi yang lebih tinggi dikonfirmasi benar, badan sertifikasi harus

menyediakan informasi kepada Sistem TI RSPO.

5.4. Pemindahan Badan Sertifikasi

5.4.1. CB baru harus berkomunikasi secara resmi dengan CB lama dan RSPO.

5.4.2. CB lama harus menyediakan semua laporan, termasuk formulir ketidaksesuaian, kepada

CB baru.

5.4.3. Pemindahan CB tidak diperbolehkan hingga semua ketidaksesuaian ditutup atau semua

kewajiban keuangan telah dilaksanakan.

5.4.4. CB baru harus melakukan penilaian audit baru dengan menggunakan laporan

sebelumnya sebagai pedoman.

5.4.5. Setelah kesimpulan audit, sertifikat baru harus diterbitkan untuk perusahaan oleh CB

baru agar tidak melebih tanggal kadaluwarsa. Pada saat penerbitan sertifikat baru, RSPO harus

diberi tahu.

5.4.6. Pemindahan badan sertifikasi diperbolehkan pada tahan siklus sertifikasi mana pun.

5.5. Ketersediaan dokumentasi bagi publik

5.5.1. Badan sertifikasi harus membuat dokumen-dokumen berikut tersedia bagi publik ketika

diminta dan pada situs web RSPO dan/atau situs webnya sendiri:

Sertifikat kesesuaian Rantai Suplai RSPO.


Prosedur Badan Sertifikasi untuk keluhan dan ketidakpuasan, termasuk mekanisme

penyelesaian.

Daftar organisasi bersertifikasi yang mencakup rincian lingkup setiap sertifikat, yakni

lokasi dan/atau proses mana yang disetujui.

5.6. Konflik kepentingan

5.6.1. Prosedur untuk mengindentifikasi dan mengelola konflik kepentingan harus mencakup

ketentuan untuk komite independen tertentu, yang dibentuk oleh badan sertifikasi. Komite

independen harus terdiri dari paling tidak tiga anggota eksternal, dan harus bertemu paling

tidak sekali setahun dengan manajer badan sertifikasi untuk meninjau secara resmi kinerja

badan sertifikasi.

5.6.2. Badan sertifikasi dan anggota tim penilaian harus menjaga independensi dari

perusahaan atau sekelompok perusahaan untuk minimal 3 tahun agar dianggap tidak memiliki

konflik kepentingan. Independensi dalam konteks ini berarti tidak memiliki hubungan

keluarga/pribadi dengan orang-orang di perusahaan, tidak pernah dipekerjakan di atau oleh

perusahaan yang akan dinilai, tidak pernah melakukan aktivitas konsultan apa pun atau layanan

pemantauan apa pun kecuali untuk aktivitas sertifikasi atau verifikasi.

5.6.3. CB tidak boleh menawarkan audit penilaian atau pengawasan untuk perusahaan apa

pun di mana CB menyediakan saran manajemen atau bantuan teknis yang berhubungan

dengan lingkup sertifikasi RSPO, atau dengan dengan perusahaan yang memiliki hubungan apa

pun yang dapat mengancam ketidakberpihakan.

5.6.4. Catatan konflik kepentingan diskusi, rekomendasi, dan tindakan perbaikan komite harus

dijaga untuk paling tidak 5 tahun.

5.6.5a. Setiap orang atau badan hukum yang terlibat dengan badan sertifikasi atau badan

sertifikasi itu sendiri harus menyatakan semua kepentingan dan kepentingan apa pun yang

dapat memengaruhi proses sertifikasi dan/atau yang dapat dianggap sebagai konflik

kepentingan, sebelum melakukan proses sertifikasi sesuai persyaratan Standar Rantai Suplai

RSPO.

5.6.5b. Setiap orang atau badan hukum yang terlibat dengan badan sertifikasi atau badan

sertifikasi itu sendiri harus melaporkan setiap keadaan atau tekanan yang dapat memengaruhi

keindependenan atau kerahasiaannya langsung ke manajemen eksekutif badan sertifikasi.


5.6.5c. Executive board badan sertifikasi harus memberitahukan RSPO mengenai laporan apa

pun seperti itu dan memastikan bahwa laporan tersebut dimasukkan ke dalam laporan

sertifikasi proses sertifikasi dan dalam berkas klien.

5.6.5d. Setiap orang atau badan hukum yang terlibat dengan badan sertifikasi atau badan

sertifikasi itu sendiri hanya boleh terlibat dengan layanan untuk klien apabila badan sertifikasi

dapat menunjukkan bahwa badan sertifikasi tidak terlibat dalam sertifikasi klien yang sama

sesuai Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO. Kasus yang diragukan harus didiskusikan dengan

RSPO sebelum terlibat dengan klien.

5.6.6. Prosedur CB harus mencakup kewajiban kontrakt bagi semua pegawai termasuk

pegawai yang di sub-kontrakkan seperti konsultan yang berkontribusi terhadap keputusan

sertifikasi untuk disampaikan secara tertulis kepada CB semua konflik kepentingan potensial

dan aktual, pada saat kemungikinan konflik tampak jelas. Catatan: hubungan yang mengancam

ketidakberpihakan CB dapat berbasis kepemilikan, tata kelola, manajemen, personil, sumber

daya bersama, keuangan, kontrak, pemasaran, dan pembayaran komisi penjualan, atau bujukan

lainnya untuk rujukan klien baru, dsb. (Lihat definisi IAF mengenai "lembaga terkait").

5.7. Mekanisme laporan keluhan dan ketidakpuasan

5.7.1. Prosedur harus mencakup mekanisme keluhan dan ketidakpuasan mengenai

perusahaan bersertifikasi yang terbuka bagi pihak mana pun yang berkepentingan.

5.8. Pengajuan klaim

5.8.1. Prosedur penilaian sertifikasi dan pengawasan harus mencakup ketentuan untuk

memastikan kepatuhan terhadap persyaratan RSPO untuk mengontrol klaim, sesuai yang dirinci

pada Peraturan RSPO tentang Komunikasi & Klaim. Apabila beberapa model SC digunakan

bersamaan, semua klaim yang berkaitan dengan penggunaan produk minyak sawit

Berkelanjutan Bersertifikasi RSPO harus diperiksa.

Identity Preserved, Segregated dan Mass balance

5.8.1a. Tidak ada klaim yang berkaitan dengan produk minyak sawit bersertifkasi RSPO

dilakukan tanpa sertifikasi valid sesuai maksud dan persyaratan Sistem Sertifikasi Rantai Suplai

RSPO oleh badan sertifikasi yang disetujui oleh RSPO. Dalam rantai suplai yang menggunakan

model IP dan SG, harus diupayakan untuk mencapai pemisahan 100%. Namun, RSPO mengakui


bahwa terutama pada hari-hari pertama RSPO, arus produk minyak sawit Berkelanjutan

Bersertifikasi akan rendah dan fasilitas pembersihan dan kliring yang diperlukan akan

menyebabkan biaya tinggi yang tidak biasa bagi rantai suplai. Dengan alasan tersebut, standar

95% akan dianggap diterima bagi RSPO untuk memenuhi syarat model rantai suplai IP dan SG.

Standar minimal akan ditinjau seiring meningkatnya volume produk minyak sawit Berkelanjutan

Bersertifikat di rantai Suplai.

Pesanan dan Klaim

5.8.1b. Para pengguna sistem Pesanan dan Klaim RSPO harus memastikan klaim sesuai dengan

maksud dan setiap dan semua persyaratan RSPO termasuk Peraturan RSPO tentang Komunikasi

& Klaim. Sertifikat dibuat/didasarkan pada setara CPO (setiap sertifikat GreenPalm setara

dengan satu ton metrik Minyak Sawit Mentah bersertifikasi RSPO atau satu ton metrik Minyak

Inti Sawit Mentah Bersertifikasi RSPO).


Lampiran 1 : Laporan Sertifikasi Rantai Suplai

Badan sertifikasi harus mencakup persyaratan konten minimum berikut ketikan menyiapkan

laporan sertifikasi rantai suplai:

Bagian

Konten

Rincian

Perusahaan

Bersertifikasi

Nama, nomor anggota RSPO, dan alamat perusahaan bersertifikasi dan

semua lokasi terkait perusahaan yang menginginkan atau memiliki

sertifikasi, termasuk, rincian kontan perwakilan manajemen yang

bertanggung jawab untuk mengawasi proses sertifikasi

Rincian badan

sertifikasi

Nomor Sertifikat CB, Tanggal Persetujuan oleh RSPO

Ringkasan Ringkasan laporan, termasuk penjelasan ringkas lingkup sertifikasi.

Kesimpulan Keputusan akhir badan sertifikasi. Bagian ini harus mencakup

rekomendasi, ketidaksesuaian/ketidakpatuhan atau kondisi dan

pernyataan jelas yang tidak ambigu mengenai status sertifikasi

perusahaan pemohon.

Rincian sertifikat Nomor sertifikat, validitas (tanggal mulai dan tanggal berakhir), dan

tanggal sertifikasi pertama

Latar belakang

Laporan

a) Penulis:

Nama penilai.

Nama perwakilan manajemen badan sertifikasi yang terlibat

dalam pembuatan keputusan sertifikasi.

b) Penilaian sebelumnya (jika ada):

Ringkasan penilaian dan kesimpulan sertifikasi sebelumnya,

dengan rekomendasi dan ketidaksesuaian.

c) Kunjungan ke lokasi:

Jadwal perjalanan dengan tanggal. Item dan tempat utama yang

diperiksa. Nama dan afiliasi orang yang dikonsultasikan.


Cakupan Penjelasan jelas lingkup penilaian termasuk model rantai suplai yang

digunakan.

Versi Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO yang digunakan untuk penilaian

RSPO.

Penjelasan sistem

manajemen

Perusahaan

Penjelasan jelas sistem organisasional, sistem manajemen, dan sistem

operasional untuk memastikan kepatuhan terhadap Sistem Sertifikasi

Rantai Suplai RSPO

Volume

bersertifikasi yang

dibeli dan diklaim

Konfirmasi ringkasan milik perusahaan atas volume bersertifikasi tahunan

minyak sawit atau minyak inti sawit bersertifikasi RSPO selama masa yang

ditentukan.

Informasi berikut harus termasuk dalam Laporan Sertifikat Rantai Suplai

Untuk Pabrik

Kapasitas pabrik (dalam hal menghasilkan CSPO) dilaporkan di halaman depan laporan.

Catatan TSB yang diterima secara bulanan

Catatan CSPO dan PK bersertifikasi yang dihasilkan

Catatan CSPO dan PK bersertifikasi yang terjual (dengan sistem GreenPalm dan UTZ) untuk

setiap pembeli


Untuk kilang, produsen, dll.

Catatan bahan mentah yang dibeli/diterima

Pemasok Nomor sertifikat

RSPO

Produk Nomor UTZ Volume

Catatan produk minyak sawit yang terjual

Pembeli Nomor sertifikat

RSPO

Produk Nomor UTZ (jika

ada)

Volume


Lampiran 2 : Sertifikasi Multi-Lokasi

Kriteria Kelayakan

Semua fasilitas yang tercakup dalam sertifikasi multi-lokasi harus diwakili oleh sebuah

kantor pusat

Kantor pusat harus mendokumentasikan dan menerapkan peraturan jelas mengenai

kelayakan untuk partisipasi lokasi dalam sertifikat

Sertifikasi multi-lokasi tidak terbatas pada satu negara dan dapat dilakukan secara lintas

batas

Kriteria untuk Perusahaan

Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO harus dijalankan dari satu fasilitas yang dapat

teridentifikasi - Kantor Pusat.

Semua fasilitas yang berpartisipasi harus memiliki hubungan legal dan/atau kontraktual

dengan Kantor Pusat

Sistem pengendalian dan pelaporan internal terdokumentasi dan dikelola secara

terpusat harus digunakan dan dipantau oleh Kantor Pusat.

Kantor Pusat harus menunjuk satu perwakilan manajemen dengan tanggung jawab

keseluruhan untuk memastikan bahwa semua unit operasional mematuhi persyaratan

rantai perlindungan RSPO. Audit internal semua lokasi/operasi akan dilakukan setiap

dan akan ditinjau serta dicatat di Kantor Pusat.

Beragam operasi dalam sertifikasi multi-lokasi akan dikelompokkan berdasarkan set. Set

utama akan mengoperasikan sistem manajemen umum dan dapat diklasifikasi sebagai

berikut:

- Penggilingan

- Pemurnian

- Transportasi dan Distribusi

- Pemrosesan (termasuk pemrosesan sekunder setelah kilang)


- Produksi (produksi akhir produk akhir)

- Pencampuran

- Outsourcing (tangki perkebunan, dsb)

Audit sampel akan diterapkan untuk setiap Set.

Audit Kantor Pusat juga akan dilakukan paling tidak sekali setahun, tergantung

kompleksitas sertifikasi.

Sertifikasi

Sertifikat kepatuhan terhadap Sistem Sertifikasi Multi-Lokasi SCCS RSPO ini akan

diberikan bagi perusahaan yang telah diaudit oleh Badan Sertifikasi dan menunjukkan

kepatuhan sepenuhnya terhadap sistem ini.

Sertifikat akan diterbitkan atas nama Kantor Pusat dan menyebutkan semua

perusahaan/operasi/lokasi/

Sertifikat akan berlaku selama 5 tahun dan akan dilakukan pengawasan tahunan.

Formula Audit Sampel (Berdasarkan FSC-STD-20-011, Bagian 5)

Ini adalah sampel audit yang disarankan - sampel bisa dinaikkan atau diturunkan berdasarkan

model rantai yang digunakan dan kompleksitas serta risiko yang berhubungan dengan operasi.

Penilaian risiko akan dilakukan oleh auditor.

Semua lokasi akan diaduit dalam masa sertifikasi 5 tahun.

Penilaian Awal

Akar kuadrat dari jumlah total lokasi, dibulatkan ke angka bulat untuk setiap set x 0,8 ditambah

Kantor Pusat

Pengawasan


Kantor Pusat


Sertifikasi Ulang


Kantor Pusat

Contoh Sampel:

Penilaian Awal

Perusahaan memiliki rantai suplai terintegrasi yang ingin mendapatkan penilaian awal sebagai

berikut:

1 Kantor Pusat = pengawasan tahunan

4 pabrik = akar kuadrat 4 = 2 = 2 lokasi per tahun

10 kilang = akar kuadrat 10 = 3,16 = 4 lokasi per tahun

27 produsen makanan = akar kuadrat 27 = 5,20 = 6 lokasi per tahun

Dengan demikian, total perusahaan ini akan diaudit adalah 13 kali per tahun termasuk kantor

pusat.

Pengawasan

Apabila sertifikat memiliki masa hidup lebih dari lima tahun, pengambilan contoh pengawasan

adalah sebagai berikut:

1 Kantor Pusat = pengawasan tahunan

4 pabrik = akar kuadrat 4 = 2 x 0,6 = 1,2 yang dibulatkan = 2 lokasi per tahun

10 kilang = akar kuadrat 10 = 3,16 x 0,6 = 1,89 yang dibulatkan = 2 lokasi per tahun


27 produsen makanan = akar kuadrat 27 = 5,20 x 0,6 = 3,12 yang dibulatkan = 4 lokasi per

tahun

Dengan demikian, total perusahaan ini akan diaudi adalah 9 kali per tahun termasuk kantor

pusat.


Lampiran 3 : SERTIFIKAT - Template

Berdasarkan catatan audit terhadap peraturan yang disebutkan dalam Sistem Sertifikasi Rantai

Suplai, versi [bulan, tahun], dan kontrak yang ditandangani, [Nama CB] dengan ini menyatakan

bahwa fasilitas yang tercantum di bawah mematuhi Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO, versi

[bulan, tahun]. Hal ini menjamin bahwa kriteria untuk memproses minyak sawit dan minyak inti

berkelanjutan bersertifikasi RSPO melalui satu atau lebih model rantai suplai sesuai yang

disebutkan dalam Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO telah dipenuhi.

Informasi pemilik sertifikat

Nama: [nama perusahaan] nomor anggota RSPO: [x angka]

Alamat operasi bersertifikasi: [alamat perusahaan]

Rincian kontak perwakilan manajemen yang bertanggung jawab untuk mengawasi proses

sertifikasi: [rincian kontak],

Perusahaan induk terdaftar RSPO*: [nama perusahaan], [(nomor anggota RSPO)]

*Nama perusahaan anggota teregistrasi RSPO di mana pemilik sertifikat adalah anak

perusahaan (jika ada)

Informasi Sertifikat

Nama fasilitas bersertifikasi termasuk: [nama]

Laporan ringkasan, termasuk penjelasan singkat lingkup penilaian:……….

Model rantai suplai yang dinilai*: □ Identity Preserved

□ Segregation

□ Mass Balance

Validitas sertifikat dimulai pada: [hari/bulan/tahun]


Validitas sertifikat berakhir pada:[hari/bulan/tahun]

Tanggal sertifikasi RSPO pertama: [hari/bulan/tahun]

*Pilih kotak yang berlaku

Diterbitkan oleh

Nama CB:[nama]

Nomor sertifikat CB

Tanggal penerbitan sertifikat: [hari/bulan/tahun]

Kepala auditor:[nama] Tanda tangan kepala auditor:

[Nama CB] diakreditasi untuk ISO/IEC Pedoman 65: 1996 dan disahkan oleh RSPO pada xxxx.

Sertifikat ini tetap milik [Nama CB] dan bisa ditarik apabila ada pemberhentian seperti yang

disebutkan kontrak atau apabila ada perubahan atau penyimpangan data yang disebutkan di

atas. Penerima lisensi wajib memberitahu [Nama CB] segera mengenai perubahan apa pun

pada data yang disebutkan di atas. Hanya sertifikat asli dan ditandatangani yang berlaku.

* Pilih Pedoman ISO yang berlaku [Logo atau Nama Badan Akreditasi]


1.000 mt CPO / Produk sawit

Terpisah

1.000 mt produk sawit murni MB.

(Multi, Oleine, Stearine, Produk Beberapa Bagian)

1.000 mt CPO MB

1.000 mt sawit murni MB

800 mt Oleine MB (80%)

520 mt Oleine Bagian Ganda

MB(65%)

280 mt Bagian Mid

Sawit MB(35%)

200 mt Stearine MB (20%)

130 mt Bagian Cair Stearin MB

(65%)

70 mt Bagian Padat Stearin

MB (35%)

Lampiran 4 : Skema Hasil

Lampiran 4.1 Skema Hasil Model Rantai Suplai Mass Balance

Nilai-nilai yang ditampilkan pada Model Rantai Suplai Mass Balance di bawah adalah tetap dan

tidak bisa dimodifikasi.

Model Rantai Suplai Mass Balance RSPO, termasuk peraturan tambahan


Lampiran 4.2 Skema Hasil Model Rantai Suplai Segregated

Persentase dalam Model Rantai Suplai Segregated di bawah adalah acuan dan operator dapat

menyesuaikan nilai dengan rentang + dan - 2%.

Lampiran 4.3 Skema Hasil Mass Balance Inti Sawit

Perusahaan yang membeli produk inti sawit berkelanjutan Mass Balace harus menggunakan

skema hasil selaras berikut untuk menghitungan berapa banyak produk berkelanjutan Mass

Balance yang dapat dijual atau diklaim:

100 mt intisawit > 45 mt minyak inti sawit > 15.8 mt PKO stearin + 29.2 mt PKO olein.

Perusahaan yang membeli produk inti sawit berkelanjutan segregated dapat memilih salah satu

pilihan untuk menghitung berapa banyak inti sawit yang dapat dibeli atau diklaim:

1. Terapkan klaim Segregated untuk semua turunan berikutnya;


2. Gunakan pembelian produk inti sawit segregated untuk mengimbangi penjual dengan

volume yang sama akan turunan inti sawit Mass Balance (tidak harus berasal dari produk

segregated).

(www.rspo.org )

http://www.rspo.org/

Dokumen Final Disetujui oleh Dewan Eksekutif RSPO 25 ... id_RSPO Supply... · Lampiran 1 : Laporan...

Documents

Transcript of Dokumen Final Disetujui oleh Dewan Eksekutif RSPO 25 ... id_RSPO Supply... · Lampiran 1 : Laporan...