[DOCUMENT TITLE]

[Document subtitle]

[DATE] [COMPANY NAME] [Company address]

1

DAFTAR ISI

WEBSITE CMS - Resepsionis ..................................................................................................................... 3

1.1. Reservasi .................................................................................................................................. 3

1.2. Check In/Out ............................................................................................................................ 9

1. 2. 1 Dari halaman reservasi .................................................................................................... 9

1. 2. 2 Dari halaman Check In ...................................................................................................10

1.3. Daftar Kamar ..........................................................................................................................14

1.4. Layanan Tambahan ................................................................................................................15

1.5. Billing......................................................................................................................................25

1.6. Daftar User .............................................................................................................................27

1.7. Feedback ................................................................................................................................28

1.8. Riwayat ..................................................................................................................................28

1.9. Panduan Pengguna ................................................................................................................29

2

DOCUMENT CONTROL

Document Name

Client Name

Title Manual Guide DiGiHotel Resepsionis

Document Name Manual Guide DiGiHotel Resepsionis v2.0

Release History

Version Publish Date Affected Pages Remarks

2.0 First Release

WEBSITE CMS - RESEPSIONIS

Website CMS merupakan web yang digunakan untuk sisem hotel. Dokumen ini ditujukan kepada

resepsionis hotel. Hak akses resepsionis tidak hanya dapat digunakan pada web cms, dapat juga

digunakan pada DiGiHotel perangkat mobile.

1.1. Reservasi

Menu ‘Reservasi’ ini berfungsi untuk menambahkan reservasi oleh tamu melalui on call maupun

datang langsung ke hotelnya. Cara untuk reservasi pada web CMS adalah berikut :

1. Pilih menu ‘Reservasi’ pada sidebar, kemudian klik ‘Tambah Reservasi’

Gambar 1: Sidebar Reservasi

Gambar 2: Reservasi

2. Isi form reservasi, kemudian klik ‘Pesan’

Gambar 3 Form Reservasi

No Field Type Keterangan

1 Check In* Combobox Tanggal Check In

2 Check Out* Combobox Tanggal Check Out

3 Durasi By System Durasi Menginap

4 Tipe Kamar* Combobox Pilih Tipe Kamar

5 Jumlah Dewasa* Combobox Pilih Jumlah Dewasa yang akan menginap

6 Jumlah Anak Combobox Pilih Jumlah Anak yang akan menginap

7 Nomor Identitas* Textfield Isi Nomor Identitas (KTP,SIM,Paspor)

8 Nama Lengkap* Textfield Isi Nama Lengkap

9 Jenis Kelamin* Combobox Pilih Jenis Kelamin

10 Nomor Handphone* Textfield Isi Nomor Handphone

11 Email* Textfield Isi Email

12 Pesan Button Button Pesan

13 Batal Button Button Pembatalan

Table 1 Reservasi

Gambar 4: Berhasil Reservasi

3. Untuk melihat detail reservasi, klik icon pada list reservasi kemudian klik ‘Detail’

Gambar 5: Detail

Gambar 6: Detail Reservasi

4. Untuk mengedit data reservasi, klik icon pada list reservasi kemudian klik ‘Edit’

Gambar 7: Edit

Gambar 8: Form Reservasi

No Field Type Keterangan

1 Check In* Combobox Tanggal Check In

2 Check Out* Combobox Tanggal Check Out

3 Durasi By Sistem Durasi Menginap

4 Tipe Kamar* Combobox Pilih Tipe Kamar

5 Jumlah Dewasa* Combobox Pilih Jumlah Dewasa yang akan menginap

6 Jumlah Anak Combobox Pilih Jumlah Anak yang akan menginap

7 Nomor Identitas* Textfield Isi Nomor Identitas (KTP,SIM,Paspor)

8 Nama Lengkap* Textfield Isi Nama Lengkap

9 Jenis Kelamin* Combobox Pilih Jenis Kelamin

10 Nomor Handphone* Textfield Isi Nomor Handphone

11 Email* Textfield Isi Email

12 Pesan Button Button Pesan

13 Batal Button Button Pembatalan

Table 2 Form Reservasi

5. Data telah ditambahkan pada list reservasi.

1.2. Check In/Out

Menu Check In digunakan untuk pengaturan kamar dan user yang akan digunakan oleh tamu. Cara melakukan check in dapat dilakukan dengan dua cara yaitu dari halaman reservasi atau langsung pada menu check in.

1. 2. 1 Dari halaman reservasi

Pilih menu ‘Reservasi’ pada sidebar, lalu list reservation akan tampil seperti berikut ini.

a. Untuk melakukan check in, klik icon pada list reservasi kemudian klik ‘Check In’.

Check In melaui reservasi, klik icon Check In pada list reservasi kemudian klik CheckIn.

Gambar 9: Action Check In

b. Isi form sesuai dengan ruangan yang tersedia kemudian klik ‘Check In’.

Gambar 10: Check In

1. 2. 2 Dari halaman Check In

1. Login sebagai resepsionis.

2. Pilih menu ‘Check In/Out’, klik tombol ‘Tambah Check In’.

Gambar 11: Tambah Check In

3. Isi form sesuai form Check In, lalu klik ‘Check In’.

Gambar 12: Form Check In/Check Out

No Field Type Keterangan

1 Check In* Combobox Tanggal Check In

2 Check Out* Combobox Tanggal Check Out

3 Durasi By System Durasi Menginap

4 Tipe Kamar* Combobox Pilih Tipe Kamar

5 Lantai* Combobox Pilih Lantai

6 Nomor Kamar* Combobox Pilih Nomor Kamar

7 Jumlah Dewasa* Combobox Pilih Jumlah Dewasa yang akan menginap

8 Jumlah Anak Combobox Pilih Jumlah Anak yang akan menginap

9 Nomor Identitas* Textfield Isi Nomor Identitas (KTP,SIM,Paspor)

10 Nama Lengkap* Textfield Isi Nama Lengkap

11 Jenis Kelamin* Combobox Pilih Jenis Kelamin

12 Nomor Handphone* Textfield Isi Nomor Handphone

13 Email* Textfield Isi Email

14 Status Pembayaran* Combobox Pilih Status Pembayaran

15 Check In Button Button Check In

16 Batal Button Button Pembatalan

Table 3 Form Check In

4. Data check in telah tersimpan.

1. 2. 3 Check Out

Gambar 13. Check out

1. Untuk membayar layanan tambahan yang telah di pesan, Anda bisa klik Checkout dan

mengganti status menjadi sudah bayar kemudian klik Bayar.

2. Setelah layanan dibayar lunas, akan muncul pop up check out. Klik Ya! Untuk check out.

1.3. Daftar Kamar

Menu ini berisi daftar kamar beserta statusnya. Untuk mengganti status, klik icon untuk

mengganti status ruangan yang berstatus ‘sedang dipersiapkan’ ke ‘kamar tersedia’.

Gambar 14: Daftar Kamar

*note : Tersedia : kamar tersedia, dapat digunakan. Sedang dipersiapkan : kamar tidak terdesia, kamar sedang dipersiapkan sehabis tamu sebelumnya check out. Tidak tersedia : kamar tidak tersedia, sedang digunakan tamu.

1.4. Layanan Tambahan

Untuk melihat permintaan tamu, dapat dilihat pada menu Guest Request di bagian dashboard.

Menu ini dapat diakses oleh admin dan resepsionis. Menu ini akan masuk jika ada request dari

tamu melalui aplikasi mobile.

Gambar 15 Layanan Tambahan

1. 4. 1 Laundry

Pilih submenu Laundry untuk melihat permintaan layanan laundry tamu Anda. Klik Action untuk

mengganti Status.

Gambar 16 Layanan Tambahan – Laundry

1. Detail Pesanan

Klik menu Lihat Detail kolom action.

Gambar 17 Detail Pesanan - Laundry

Gambar 18 Detail Laundry

2. Status pesanan

Klik button titik tiga di kolom Action untuk mengubah status pesanan.

Gambar 19 Status pesanan

1. 4. 2 Makanan dan Minuman

Menu Makanan dan Minuman berisi permintaan tamu seperti dessert, fruit dan lain lain. Pilih

submenu Makanan dan Minuman untuk melihat pesanan.

Gambar 20 Layanan Tambahan - Makanan dan Minuman

1. Detail Pesanan

Klik menu Lihat Detail kolom action.

Gambar 21 Detail Pesanan - Makanan dan Minuman

Gambar 22 Detail Makanan dan Minuman

2. Status pesanan

Klik button titik tiga di kolom Action untuk mengubah status pesanan.

Gambar 23 Status pesanan

1. 4. 3 Wake Up Call

Menu ini digunakan oleh tamu untuk meminta bantuan pihak hotel untuk membangunkan pada

jam tertentu. Pilih submenu Wake Up Call untuk melihat permintaan.

Gambar 24 Layanan Tambahan – Wake Up Call

1. Detail Pesanan

Klik menu Lihat Detail kolom action.

Gambar 25 Detail Pesanan - Wake Up Call

Gambar 26 Detail Wake Up Call

2. Status pesanan

Klik button titik tiga di kolom Action untuk mengubah status pesanan.

Gambar 27 Status pesanan

1. 4. 4 Transportasi

Menu ini berisi permintaan transportasi tamu. Pilih submenu Trasnportasi untuk melihat

permintaan.

Gambar 28 Layanan Tambahan – Transportasi

1. Detail Pesanan

Klik menu Lihat Detail kolom action.

Gambar 29 Detail Pesanan - Transportasi

Gambar 30 Detail Transportasi

2. Status pesanan

Klik button titik tiga di kolom Action untuk mengubah status pesanan.

Gambar 31 Status pesanan

1. 4. 5 Ekstra Item

Menu ini digunakan untuk menampilkan permintaan tambahan berupa bed, extend room dan lain

lain. Pilih submenu Ekstra Item untuk melihat permintaan.

Gambar 32 Layanan Tambahan – Extra Item

1. Detail Pesanan

Klik menu Lihat Detail kolom action.

Gambar 33 Detail Pesanan - Extra Item

Gambar 34 Detail Extra Item

2. Status pesanan

Klik button titik tiga di kolom Action untuk mengubah status pesanan.

Gambar 35 Status pesanan

KETERANGAN PESANAN

No Deskripsi Keterangan

1 Pesanan Baru Pesanan baru dari tamu hotel Anda dan belum di

proses

2 In Progress Pesanan sedang dalam proses

3 Pending Pesanan ditunda

4 Selesai Pesanan telah terselesaikan

5 Batal Pesanan dibatalkan

Table 4 Status Pesanan

1.5. Billing

Menu Billing ini berisi detail pembayaran dari tamu, dan untuk mencetak invoice tamu.

1. Pilih menu Billing

Gambar 36: Sidebar Billing

Gambar 37: Halaman Billing

2. Data pembayaran dari masing masing tamu akan tampil, untuk melihat detail klik ‘Detail’.

Klik ‘Invoice’ untuk mencetak data pembayaran.

Gambar 38: Detail Check In

3. Cetak Invoice

Gambar 39: Action Invoice

Gambar 40: Invoice

Untuk melanjutkan proses Cetak invoice, maka klik button “Cetak Invoice” pada pojok kiri atas.

1.6. Daftar User

Menu ini digunakan untuk mengetahui siapa saja customer yang menginap di hotel Anda

1. Pilih Menu List User pada side bar

Gambar 41 Sidebar Daftar User

2. List user akan tampil seperti gambar berikut (hanya bisa setelah upgrade paket)

Gambar 42 Daftar User

1.7. Feedback

Menu ini berisi feedback atau testimoni dari pelanggan. Hanya bisa diisi melalui mobile apps

DigiHotel.

Gambar 43 Feedback

1.8. Riwayat

Menu ini menampilkan keseluruhan order yang masuk melalui aplikasi Mobile In-Room. Anda

dapat melihat detail dari masing – masing pesanan tersebut.

Gambar 44. Riwayat

Gambar 45. Detail Riwayat

1.9. Panduan Pengguna

Menu ini berisi tentang manual guide dari masing masing user preferences.

- Panduan resepsionis klik pada bagian Resepsionis dan klik button “Download”.

- Panduan Admin klik pada bagian Admin dan klik button “Download”.

Gambar 46: Panduan Pengguna

-END OF DOCUMENT-