MAKALAH TEKNIK PRESENTASI DAN NEGOSIASI

“MENGORGANISASIKAN PESAN”

DOSEN PENGAMPU:

YESSI PUSPITA, M.Si.

KELOMPOK 2:

MIRANDA ARIZAL 0810862003

ANDIKA PERSIA 0810862009

NADIA QORINA 0810862019

PUTRI RAHMA AMALIA 0810862024

DICKO BRI ANOKI 0810862030

INTAN IRENE AVISTA 0810862035

RIFA YANAS 0810862042

ANNISA ANINDYA 0810862047

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS ANDALAS

2011

PEMBAHASAN

Untuk mendapatkan persetujuan, dukungan, dan pemahaman dari orang lain, kita

harus mengorganisasikan pesan dalam sebuah presentasi. Presentasi harus disajikan

sedemikian rupa agar khalayak lebih mudah memahami materi yang disajikan.

Sebagian besar khalayak mengharapkan presentasi terorganisasi dengan baik.

Menggagalkan harapan tersebut dapat merusak kredibilitas pembicara, seperti yang

dinyatakan oleh McCroskey dan Mehrley (1969). Sedangkan menurut Curtis dan Kline (1974)

mengemukakan, dibandingkan dengan pesan yang tidak terorganisasi, suatu pesan yang

terorganisasi meningkatkan pemahaman khalayak terhadap materi. Jadi dalam sebuah

presentasi kita dituntut untuk bersikap lebih dipercaya. Dan pengorganisasian pesan secara

cermat merupakan salah satu cara untuk mendapatkan kesan yang menyenangkan.

Gagasan utama merupakan jantung presentasi. Jadi pengembangan sebuah

presentasi dimulai dengan penelitian yang cermat terhadap gagasan tersebut. Pada pesan

yang testruktur dengan baik, gagasan utama didukung oleh hal-hal pokok. Dan hal-hal pokok

biasanya tidak lebih dari lima agar tidak menyulitkan khalayak yang menyimak presentasi.

Kejelasan yang menjadi tujuan dari sebuah presentasi dapat diperoleh melalui

pengembangan pesan yang menyatu, koheren, dan relevan. Cara menyatukan penurut

Howell dan Bormann adalah dengan mencari dan menemukan tema pokok yang merupakan

pernyataan dari gagasan utama. Sedangkan koherensimengacu pada bagaimana

menyatukan berbagai bagian dalam sebuah pesan. Koherensi dapat diukur dengan

memeriksa hasil akhir untuk keseluruhan rancangan presentasi yang jelas dan menyatu.

Relevansi juga dapat diukur dengan melihat hubungan materi-materi presentasi dengan

tema pokok yang kita temukan sebelumnya. Untuk menyampaikan pesan, haruslah dengan

ringkas dan langsung pada intinya (to the point).

POLA ORGANISASI

Maksud utama bisa dikembangkan melalui topik, dan bisa juga melalui khalayak yang

menyimak presentasi kita. Melalui topik, kita bisa menyampaikan maksud dengan

memberikan beberapa pernyataan yang koheren dan juga contoh. Sedangkan melalui

khalayak, kita bisa mengikutsertakan penyimak dalam presentasi untuk aktif berbicara. Ada

beberapa pola organisasi yang digunakan untuk mengorganisasikan pesan, diantaranya :

1. Pola Kronologis

Pola kronologis sebaiknya digunakan untuk tujuan yang berlaku dalam jangka waktu

tertentu. Pola ini sangat praktis untuk informasi yang bersifat ringkasan informasional,

tapi tidak menutup kemungkinan juga digunakan untuk menyampaikan pesan persuasif.

Contoh :

Proposal : Sebuah Perusahaan harus memperluas penerimaan karyawan, mengingat

pertumbuhan perusahaan beberapa tahun terakhir.

a. Selama tahun 1960-an, penerimaan karyawan terpusat di kantor pusat

b. Tahun 1970-an dan 1980-an, penerimaan karyawan diperluas di kantor-kantor

cabang unruk mengakomodasi pabrik-pabrik di kota lain

c. Dan tahun 1990-an penerimaan karyawan meliputi seluruh universitas dan

perguruan tinggi yang ada

2. Pola Spasial

Pola ini lebih praktis untuk ringkasan informasional tapi juga bisa diadaptasi untuk

proposal yang persuasif.

Contoh :

Proposal : bagian promosi dan periklanan sebuah perusahaan membutuhkan anggaran

dana yang lebih besar untuk misi perkembangannya

a. Anggaran tahun lalu berjumlah dua puluh juta rupiah hanya cukup untuk satu

bagian dan untuk promosi produk

b. Tahun ini, anggaran ditambah menjadi tiga puluh lima juta rupiah untuk

pengembangan yang dilakukan dlam penelitian pasar, produk, dan pengiriman

barang

c. Anggaran tahun depan akan ditingkatkan lagi sampai lima puluh juta rupiah,

mengingat akan menambah biaya naskah, media, dan penelitian konsumen

3. Pola Topikal

Pola ini membagi topik ke dalam dua kategori utama. Pola ini dapat dipakai hampir

pada setiap persoalan, tujuan, atau khalayak.

Contoh :

Proposal : sebuah perusahaan memperluas penerimaan karyawan untuk universitas di

luar daerah

a. Saat ini penerimaan karyawan terbatas untuk perguruan tinggi yang berada dekat

dengan kantor pusat

b. Karena peerluasan perusahaan, dibangun juga kantor di pulau-pulau lain, sehingga

penerimaan karyawan pun diperluas pada perguruan tinggi yang berada dekat

dengan anak-anak perusahaan

c. Pengembangan perusahaan di daerah-daerah kecil, juga membuka peluang besar

untuk penerimaan pegawai dari universitas di daerah tersebut.

Pola kausal

Cara lain untuk menyusun gagasan adalah membahas penyebab – penyebab suatu

masalah dan mempertimbangkan akibat atau hasil berikutnya. Anda juga dapat

memutarbalikkan pola dengan cara memeriksa kondisi yang sudah diketahui (akibat) dan

kemudian memberikan penjelasan mengenai penyebab – penyebabnya. Gunakan pola ini

dengan hati – hati karena jarang terdapat penyebab atau akibat tunggal. Gunakan pola ini

hanya setelah melakukan analisis yang cermat mengenai hubungan sebab akibat. Berikut ini

adalah contoh sketsa kausal.

Proposal: Divisi pertanian Steadman Manufacturing harus menekan biaya untuk

mempertahankan harga mesin pertanian sesuai dengan harga yang harus dibayar para

petani untuk produk – produk mereka sehingga penjualan perusahaan tidak jatuh.

Sebab I. Biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja meningkat.

Sebab II. Harga komoditas yang diterima petani menurun.

Akibat III. Petani akan tertekan antara biaya mesin yang meningkat dan harga penjualan

yang menurun.

Pola pemecahan masalah

Membagi topik menjadi dua hal utama merupakan cara yangpaling sederhana dalam

penggunaan pola pemecahan masalah. Hal yang pertama menunjukkan atau mendiagnosis

masalah, dan hal yang kedua memberikan suatu cara untuk memecahkan masalah tersebut.

Pola ini sangat memungkinkan untuk proposal persuasif. Pengambil keputusan menyimak

dan menanggapi secara positif saat mereka telah dapat mengenali masalah yang

mempengaruhi kesejahteraannya dan mungkin menerima proposal yang praktis, dapat

dilaksanakan, dan bermanfaat. Perhatikan contoh berikut.

Proposal: Perusahaan kami harus meningkatkan pendayagunaan pegawai pada metode

penerimaan pegawai.

Masalah I. Metode penerimaan pegawai kita saat ini berbiaya mahal dan situasinya

memburuk karena angka keluar-masuk pegawai yang tinggi.

Pemecahan II. Pendayagunaan pegawai membantu mengurangi biaya penerimaan pegawai

dan angka keluar-masuk yang tinggi melalui faktor-faktor yang bisa dibandingkan.

Proposal berikut ini menghadirkan dua hal utama yang mengarahkan dimensi-

dimensi masalah, kemudian menghadirkan dua bagian pemecahan masalah tersebut.

Format pemecahan masalah mungkin meliputi lebih dari satu hal utama untuk masalah dan

langkah-langkah pemecahan.

Proposal: Mempekerjakan instruktur yang digaji, bukan mempekerjakan para sukarelawan

untuk mengajar kelas tingkat rendah secara dramatis akan mengurangi masalah sumber

daya manusia yang kurang memadai dan instruksi yang buruk yang dialami dalam program

pelajaran renang.

Masalah I. Program renang musim dingin sedang bermasalah karena instruksi yang buruk.

Masalah II. Menggaji orang-orang profesional itu mahal.

Pemecahan III. Kita harus menggunakan instruktur yang digaji bukan para sukarelawan

untuk mengajar kelas renang tingkat rendah.

Pemecahan IV. Meningkatkan biaya kursus akan menutupi biaya kontrak instruktur.

Pola pemikiran bijaksana

Pola pemikiran bijaksana yang dibahas pada Bab 6 merupakan format lain yang

sangat baik untuk mengembangkan suatu presentasi. Anda akan teringat kembali bahwa

pola enam tahap meliputi (1) mendefinisikan dan membatasi masalah, (2) menganalisis

masalah, (3) menghasilkan pemecahan yang memungkinkan, (4) menilai pemecahan yang

disarankan, (5) memilih pemecahan terbaik, dan (6) pelaksanaan pemecahan. Berikut

contohnya.

Proposal: Sesi pelatihan pelayanan konsumen diperlukan untuk semua staf penjualan di

American Computer Systems.

Definisi masalah I. Konsumen mengeluhkan perlakuan kasar para personel penjualan

American.

Analisis masalah II. Beberapa perusahaan bisnis melaporkan bahwa personel penjualan

gagal menyimak sebelum mereka berbicara.

Pemecahan yang memungkinkan III. Staf penjualan menyarankan beberapa pemecahan,

termasuk pelatihan telepon, praktek pemeriksaan persepsi, pelatihan penyimakan, dan

wawancara disipliner dengan para pegawai yang tidak mengeluh.

Menilai pemecahan IV. Para anggota kelompok mengembangkan kriteria dan menerapkan

kriteria tersebut terhadap pemecahan yang disarankan.

Seleksi V. Kelompok memutuskan bahwa pelatihan penyimakan merupakan alat yang paling

efektif untuk memecahkan masalah.

Pelaksanaan VI. Semua personel penjualan harus menghadiri kursus pelatihan selama dua

hari tentang peningkatan penyimakan.

Sekuen termotivasi

Monroe dan Ehninger (1967) mendefinisikan rangkaian termotivasi sebagai metode

standar organisasi pidato yang menggunakan “sekuen gagasan yang melalui proses normal

pemikiran manusia, akan termotivasi khalayak untuk menanggapi tujuan pembicara”.

Sekuen termotivasi terdiri atas lima langkah, yaitu :

Langkah 1 : Perhatian (mendapat perhatian)

Langkah 2 : Kebutuhan (menunjukkan kebutuhan, menggambarkan masalah)

Langkah 3 : Pemuasan (pemuasan kebutuhan, memberikan pemecahan)

Langkah 4 : Visualisasi (membayangkan hasil, jika proposal diterima atau ditolak)

Langkah 5 : Tindakan (meminta tindakan dan/atau persetujuan)

Langkah perhatian khususnya berfungsi sebagai pendahuluan; langkah kebutuhan

serta kepuasan merupakan badan pesan (setiap langkah terdiri atas satu pokok utama); dan

langkah visualisasi dan tindakan biasanya bertindak sebagai kesimpulan. Berikut contohnya.

Proposal : pengintegrasian polisi dan dinas pemadam kebakaran merupakan jawaban atas

masalah anggaran dan efisiensi pada dinas keamanan kota.

Perhatian I : Integrasi polisi dan dinas pemadam kebakaran bukan merupakan masalah baru.

Kebutuhan II : Polisi dan dinas pemadam kebakaran dihadapkan pada masalah anggaran,

permintaan layanan yang lebih banyak dan bervariasi, serta pemberhentian sementara.

Pemenuhan III : Satu pemecahan masalah anggaran dan efisiensi polisi dan administrator

pemadam kebakaran adalah adanya integrasi dinas – dinas ini, baik secara keseluruhan

maupun sebagian.

Tindakan V : Berikan suara “ya” untuk integrasi kedua dinas keamanan masyarakat ini.

Organisasi klimaks lawan antiklimaks

Pengaturan klimaks dan antiklimaks menyusun materi menurut ukuran

relative,kekuatan,kepentingan, atau dampak emosionalnya. Pola klimaks menyimpan

argument – argument utama sampai akhir, daya tarik pesan yang terkuat; pola antiklimaks

menghadirkan argument – argument tersebut dalam bagian pesan yang kurang memaksa

atau kurang menarik. Seperti table dibawah ini :

skema Tujuan

Urutan klimaks (pokok

utama dinyatakan

kemudian)

Urutan antiklimaks (pokok

dan isu utama dinyatakan

lebih dahulu)

Gagasan utama digunakan untuk memperoleh dampak

terbesar. Dalam cara ini, penekanan gagasan utama

disampaikan ketika isu dikenal oleh khlayak atau ketika

khlayak sangat menaruh perhatian.

Gagasan utama disampaikan pada tahap awal ketika

khlayak sedikit tertarik kepada isu.

Hovland, Jains, dan Kelley (1953) menambahkan satu dimensi baru pada studi

klimaks/antiklimaks dengan cara mengadakan :

1. Presentasi argument – argument utama pada pemulaan (antiklimaks) akan

sangat efektif jika khlayak pada awalnya sedikit tertarik pada pesan.

2. Factor – factor lain akan lebih penting bila perhatian awal besar.

Mereka juga menyarankan bahwa urutan klimaks akan sangat efektif bila persoalan

dikenal khlayak atau khalayak memperlihatkan perhatian yang penuh (h. 115 – 120).

Clark (1974) menyampaikan empat pidato pendek melalui rekaman video dalam

kombinasi berbeda berdasarkan “dimensi baik/buruk dan lemah/kuat” (h. 322).

Hipotesisnya yang menyatakan bahwa tanggapan khlayak dipengaruhi oleh susunan tidak

didukung, tetapi Clark berpendapat bahwa “dengan pesan persuasive satu sisi, urutan

klimaks lebih unggul daripada antiklimaks dalam menghasilkan evaluasi khlayak yang positif

mengenai pesan” (h. 331). Lebih jauh lagi, ia mendalilkan bahwa dengan pesan persuasuig

dua sisi, “urutan klimaks pada sisi pertama yang diikuti urutan antiklimaks pada sisi kedua

lebih unggul daripada susunan lain mana pun dalam menghasilkan evaluasi khlayak yang

positif mengenai pesan.

MEMULAI DAN MENGAKHIRI PRESENTASI

Presentasi yang baik dimulai dengan pembukaan yang baik. Pembukaan yang baik

akan sangat menentukan keberhasilan sebuah presentasi sebagaimana pembukaan yang

buruk juga akan cenderung membuat presentasi menjadi gagal.

Presentasi yang baik dimulai dengan pembukaan yang kuat. Tujuan pembukaan

untuk memberi gambaran tentang topik presentasi dan yang apa yang diharapkan

sesudahnya. Pembukaan merupakan bagian penting untuk menarik perhatian audiens.

Karena itu, rencanakan pembukaan dengan baik. Jika Anda lancar dalam beberapa kalimat

pertama,Insya Allah kalimat-kalimat berikutnya akan lebih mudah untuk disampaikan. Akan

tetapi jika pembukaan sudah tersendat, biasanya mood Anda juga akan menjadi tidak

nyaman dan keseluruhan presentasi bisa gagal.

Pada saat Anda membuka presentasi, ucapkan salam dengan bersahabat dan tataplah

dengan ramah seluruh audiens yang hadir secara bergantian. Berikan senyuman Anda dan

rasakan senyuman tulus itu akan mempengaruhi audiens untuk juga tersenyum. Aspek

penting di sini adalah ketulusan.

Kesimpulan

Tujuan utama dari kesimpulan adalah memfokuskan kembali perhatian penyimak

kepada pesan. Kesimpulan sebagian besar merupakan ulasan. Terdapat beberapa

komponen yang harus dikumpulan untuk memenuhi fungsi tersebut, yaitu :

1. Meringkaskan hal – hal utama

2. Memusatkan tema dan tujuan Anda

3. Mengingatkan kembali para penyimak tentang desakan/urgensi perusahaan

4. Memberikan jalan tindakan yang jelas kepada para penyimak

5. Mempersilakan pengajuan pertanyaan.

RINGKASAN “karena orang – orang hanya akan mengingat sekitar 25% dari apa yang

mereka dengar (baca Nichols dan Stevens, 1975, h. ix), maka nilai penguatan melalui

ringkasan adalah jelas. Ini mungkin merupakan satu – satunya kesempatan bagi para

penyimak untuk memproses gagasan utama.

MEMPERKUAT PROPOSAL “setelah meringkas hal – hal utama, Anda harus memperkuat

inti proposal.

MENYATAKAN PENTINGNYA PERUBAHAN “sebagian besar proposal dibuat atas

tanggapan terhadap suatu masalah khusus. Perubahan yang diusulkan mewakili upaya

pemecahan masalah dan menambah keuntungan yang penting bagi organisasi.

MENGUSULKAN JALANNYA TINDAKAN “menanyakan penjualan atau tindakan khusus

merupakan langkah yang sulit. Anda ingin menentukan akhir suatu presentasi, tetapi analisis

khalayak Anda mengatakan agar Anda jangan terlalu menekan pada saat tersebut. Akan

tetapi, biasanya menanyakan jenis tindakan adalah hal yang tepat – mungkin, meminta

pengambil keputusan mempelajari handout mereka, mengadakan “pemungutan suara

secara tidak resmi”, menghubungi Anda kembali dalam beberapa hari, atau menghubungi

anda jika mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut mengenai proposal tersebut.

MEMINTA PERTANYAAN “banyak penjualan dan tanggapan khalayak lain yang diinginkan

dibuat atau hilang dalam sesi Tanya jawab. Mengundang pertanyaan mungkin mengandung

risiko, tetapi cobalah menganggapnya sebagai bagian penting dari pembuatan presentasi.

PENDAHULUAN

Gunakanlah pendahuluan untuk memperkenalkan gagasan utama presentasi Anda.

“periode pencarian” ini menentukan dengan baik apakah khlayak Anda memutuskan untuk

menyimak anda. Pendahuluan yang efektif adalah

1. Memperoleh perhatian yang menyenangkan

2. Meningkatkan keramahtamahan dan kebaikan antara pembiacara dan khlayak

3. Memberikan alasan penting menyimak

4. Mengarahkan khlayak terhadap isi pesan.

Inilah beberapa cara yang biasa dilakukan para pembicara untuk mengakhiri sebuah

presentasi :

1. Mengulang kembali garis besar presentasi. Ingat, yang diulang hanya garis besarnya,

bukan semua materi presentasi. Mengulang kembali seluruh materi bukan hanya

membuang waktu tapi juga akan menurunkan minat audiens. Seperti orang nonton

film dua kali, kan nggak seru?

2. Meminta kesan dan pesan pendengar. Anda dapat menuju akhir dengan berkata, ”

Sebelum saya mengakhiri presentasi saya, adakah yang ingin memberikan

tanggapan?” atau, ”Bagaimana Ibu Sandra, apakah proposal ini dapat diterima?

Bagian mana yang masih menjadi ’ganjalan’?”

3. Menyampaikan pernyataan penting. ”Sebelum saya akhiri, ijinkan saya mengutip

Instruksi Presdir kita, Bapak Himawan: jika kita meningkatkan laba tahun ini sebesar

85% maka insentif bagi karyawan akan meningkat sebesar 35%. Selamat berkarya!”

4. Menyampaikan pertanyaan penting. ”Saudara-saudara, sebelum saya mengakhiri

pesan ini, saya ingin mengajukan pertanyaan dan silakan Anda merenungkannya di

rumah. Sesungguhnya, sukses atau gagalnya hidup kita, siapakah yang paling

menentukan? Sekian, Terima kasih.”

5. Memberi dorongan dan motivasi. ”Saya berharap kita tidak menyerah dengan

kondisi ini. If it is tobe, it is up to me! ”

6. Memberi harapan agar bertemu kembali. Seorang penjual pompa air pernah

mengakhiri presentasi demikian, ”Kalau ada sumur di ladang, boleh kita menumpang

mandi. Kalau Bapak Ibu beli pompa X, Bapak Ibu tidak perlu menumpang mandi!”

7. Memberikan kesempatan pendengar untuk memilih. ”Akhirnya Bapak Ibu

Manajemen PT XYZ, saya ingin memberikan kesempatan kepada Bapak Ibu untuk

memilih: menunda dengan segala resiko yang telah kita pahami bersama, atau

melakukan apa yang telah kita diskusikan tadi dengan berbagai manfaat yang akan

kita rasakan.”

Mendapatkan Perhatian yang Menyenangkan

Sebelum seorang pembicara “menjual” gagasan, ia harus menarik perhatian yang

menyenangkan. Tantangan bagi pembicara adalah bagaimana cara menarik dan

mempertahankan perhatian yang menyenangkan dari para penyimak terhadap keseluruhan

presentasi. Ada beberapa factor untuk mempeoleh perhatian yang menyenagkan, yaitu :

a. Intensitas

Segala sesuatu yang lain intensitasnya sama atau lebih besar akan menarik

perhatian. Cahaya, suara, bau, atau objek yang lebih hebat daripada stimuli

disekitarnya akan menarik perhatian. Contohnya, kadang-kadang Bintang Utara

bertahan dilangit karena intensitas cahayanya. Keju Limburger menarik perhatian

karena aromanya yang kuat.

Kata-kata yang gamblag menarik perhatian, khususnya jika dibedakan melalui bahasa

yang lebih tradisional.

b. Gerakan

Objek yang bergerak biasanya menarik lebih banyak perhatian daripada objek diam.

Seorang pembicara yang menjiwai, dinamis, tetapi sabar akan menarik perhatiang

penyimak. Pembicara yang memiliki rencana gerakan yang jelas memberikan rasa

kemajuan kepada khalayak. Komunikasi nonverbal dapat memberikan gerakan

penyampaian pada suatu presentasi.

c. Keakraban

Pada zaman teknologi dengan perubahan yang cepat,orang-orang sering merasa

senang dengan keakraban, anda dapat mengacu pada para anggota khalayak melalui

nama atau posisi, tugas, prestasi, dan keputusan mereka agar para penyimak merasa

bahwa anda tertarik atau peduli terhadap mereka. Keakraban merupakan cara

efektif untuk menarik dan mempertahankan perhatian yang menyenangkan.

d. Kebaruan

Mungkin satu alasan keberhasilan sutradara film steven Speiberg adalah adanya

suatu yang baru dari karakternya, baik dalam penampilan(E.T) ataupun dalam

kepribadian. Hal-hal yang unik lah yang menarik perhatian. Contoh, sirkus atau

karnaval menawarkan fenomena yang tidak biasa, laki-laki atau wanita terkuat

didunia, anak sapi berkaki lima,dll. Perbedaan merupakan satu jenis penting dari

sesuatu hal yang baru karena manusia tertarik pada perbedaan. Film Star Wars

sangat unik, karakter mereka yang menyolok tentu saja menarik perhatian. Pada saat

itu sesuatu yang baru demi sesuatu yang baru akan menjadi kontraproduktif. Oleh

karena itu pembicara dinasihatkan untuk tidak muncul dengan baju gorilla atau

pakaian aneh lainnya demi tipu muslihat.

e. Humor

Humor memudahkan relaksasi pembicara dan penyimak. Akan tetapi, saat

menggunakan humor, ada beberapa pedoman penting yang perlu diikuti :

1. Yakinkan bahwa humor relevan. Gurauan atau alat humor yang tidak relevan

tidaklah tepat.

2. Gunakan humor dengan cita rasa yang baik. Salah satu cara tercepat untuk

menarik perhatian yang tidak menyenangkan adalah menyampaikan cerita yang

tidak pantas menyinggung perasaan seseorang dalam khalayak. Jauhi cerita-

cerita berdasarkan jenis kelamin atau suku atau cerita yang dalam beberapa hal

mempermalukan seorang aggota khalayak. Jika anda memperolok-olok orang

lain, jadikanlah diri anda sebagai objek.

f. Ketegangan

Menciptakan aura misteri merupakan cara yang berdaya guna untuk menarik

perhatian. Dengan memasukan ketegangan kedalam sebuah cerita anda dapat

memusatkan perhatian khalayak pada maksud yang anda inginkan.

Meningkatkan Keramahtamahan dan Rasa Hormat

Fungsi kedua dari pendahuluan adalah meyampaikan keramahtamahan, keihklasan,

dan kepekaan pada permusuhan dan rasa tidak percaya khalayak terhadap Anda atau

proposal Anda. Penting dalam meyakinkan penyimak bahwa Anda memiliki maksud

terhormat dan menyimpan minat terbaik terhadap mereka dalam hati Anda. Dalam

beberapa hal, orang lain yang memperkenalkan Anda sebagai pembicara dapat membantu

membangun goodwill. Tapi Anda justru sering menjadi pegawai atau penyela orang-orang

yang hadir. Pendahuluan yang menarik perhatian dan menyenangkan akan meningkatkan

keramahtamahan dan rasa hormat Anda dengan khalayak.

Memberikan Alasan Untuk Menyimak

Suatu proposal menyarankan perubahan. Meski demikian, orang-orang sering

memandang rapat dan presenstasi sebagai suatu hal yang membuang waktu. Sikapnya

seperti “Mengapa saya harus peduli?” atau “Tidak ada rencana lain untuk mendapatkan

uang atau menjadikan pekerjaan saya lebih sukar!” Perlu menjelaskan bahwa proposal Anda

sangat penting bagi khalayak. Tunjukkan bagaimana proposal tersebut mempengaruhi

kesehatan, kekayaan, reputasi, keamanan, orang yang dicintai, pekerjaan, atau masa depan

mereka, Anda memiliki kesempatan yang lebih besar untuk mempengaruhi perubahan yang

diinginkan. Bentuk pendahuluan:

Selama sekitar lima menit saya berbicara pada Anda, 20 orang Amerika akan

meninggal dan keluarga kedua puluh orang ini harus mengeluarkan pengeluaran

terbesar ketiga dalam hidupnya, yang hanya dapat diungguli oleh rumah dan mobil

mereka (Curtis, 1974, h.74)

Pembicaraan ini menunjukkan bahwa setiap penyimak suatu hari nanti akan

menghadapi kematian, kehilangan orang yang dicintai, dan kerugian utama yang terlibat.

Pada pidatonya, Kathy Weisensel menetapkan alasan yang memaksa khalayaknya untuk

menyimak.

Satu hari tiga puluh orang lahir dengan keterbelakangan mental. Inilah hambatan

permanen yang tersebar luas di antara anak-anak. Inilah hambatan yang paling

sedikit dipahami di antara orang dewasa. Di Wisconsin, terdapat 120.000 orang yang

menderita keterblekangan mental. (Linkugel, Allen, dan Johannesen, 1978, h. 80)

Pernyataan Orientasi

Pendahuluan yang kuat harus memberikan orientasi yang lancar atau transisi ke

dalam badan presentasi. Pernyataan ini merupakan gagasan umum presentasi. Pernyataan

ini bertindak sebagai pasak penyambung menjembatani jurang pemisah pendahuluan ke

badan presentasi.

Orang-orang tampaknya bersifat melawan perubahan “yang mempengaruhi

kehidupan mereka, terutama jika perubahan-perubahan itu diawali orang lain.” Perubahan

dalam kebijakan, proses, prosedur, pabrik dan personal terkadang mengganggu,

mengacaukan dan mengahabiskan waktu. Pendahuluan merupakan “periode pengadilan”

dalam membangun kredibilitas sebagai pembicara. Melalui penarikan perhatian yang

menyenangkan, peningkatan keramahtamahan dan goodwill, pemberian alasan menyimak

dan pengarahan khalayak pada isi pesan, Anda dapat memenuhi fungsi pendahuluan-

penyusunan tahap atau peninjauan badan presentasi.

Transisi

Pembicara harus memberikan transisi atau hubungan yang memberitahu khalayak di

mana presentasi telah, sedang dan akan diadakan, apabila khalayak tidak memiliki daya

ingat yang luar biasa, khalayak tidak dapat mengulas yang telah dikatakan, atau tidak dapat

membedakan gagasan yang satu dengan lainnya. Transisi merupakan kata-kata atau

kalimat-kalimat yang menguhubungkan segmen-segmen atau bagian-bagian dari suatu

presentasi. Transisi biasanya diperlukan pada penyelesaian gagasan utama dan sebagai

penghubung antara unit organisasi utama (pendahuluan dengan badan, badan dengan

kesimpulan). Transisi juga menghubungkan sub pokok. Tujuan transisi:

Menunjukkan bahwa gagasan tercapai

Memberikan hubungan kepada gagasan berikutnya

Meninjau gagasan yang akan datang

Beberapa transisi digunakan untuk mengumumkan gagasan atau subtopic berikutnya

atau untuk meninjau pokok utama. Edmund Cornish (1980), Presiden World Future Society,

menggunakan transisi untuk menyekat pokok-pokok utama dalam pidatonya.

Apabila terdapat lebih dari satu orang yang terlibat dalam suatu presentasi, transisi

membantu membuat pergeseran dari pembicara satu ke yang lainnya. Pembicara perlu

menekankan beberapa bagian yang bolak-balik cocok satu sama lain, satu pembicara atau

pembicara lainnya harus meyakinkan hubungan terjadi setiap waktu.

Usahakan transisi bervariasi. Frase atau kata tradisional membantu penyimak Anda

memindahkan persneling pikiran, memusatkannya pada gagasan dan meringkas apa yang

telah dikatakan. Transisi merupakan pasak penyambung yang menuntun langkah demi

langkah melalui presentasi.

Pembuatan Sketsa

Sketsa (outline), sebagai pembicara, sama dengan blueprint bagi arsitek. Sketsa

memperlihatkan analisis dan susunan gagasan dalam presentasi. Sketsa bertindak sebagai

ukuran persiapan terhadap keberatan penyimak yang diantisipasi pada proposal. Tujuan

sketsa adalah melayani Anda. Tidak ada aturan baku di dalamnya, tapi ada praktek-praktek

umum yang meningkatkan kejelasan dan kesatuan dalam pembuatan sketsa.

Sistem Penomoran yang Konsisten. Gunakanlah system penomoran yang konsisten.

Meskipun anda bebas menggunakan system apa pun yang anda inginkan, system ini

membantu memahami system standar. Gagasan yang sebanding dengan kepentingan harus

diurutkan pada tingkatan yang sama. Contoh:

Salah Benar

I. Metode pengangkatan pegawai kita saat ini mahal, dan keadaannya memburuk karena angka keluar-masuk pegawai yang tinggi.

II. Memiliki seorang pegawai baru yang tinggal jauh dari kantor memerlukan biaya yang mahal.A. Biaya rata-rata perusahaan untuk

seorang pegawai baru adalah 400 dolar per hari.

BenarI. Metode pengangkatan pegawai kita saat

ini mahal, dan keadaannya memburuk karena angka keluar-masuk pegawai yang tinggi.A. Memiliki seorang pegawai baru

yang tinggal jauh dari kantor memerlukan biaya yang mahal.1. Biaya rata-rata perusahaan

untuk seorang pegawai baru

B. Barangkali diperlukan biaya yang sangat mahal jika pegawai baru berdomisili jauh dari kantor.

C. Pergantian pegawai sangat penting.1. Perusahaan kami kehilangan

24% pegawai setiap tahun, yaitu 4% di atas rata-rata.

2. Sebagian besar pegawai yang keluar adalah pegawai-pegawai muda

adalah 400 dolar per hari.2. Barangkali diperlukan biaya

yang sangat mahal jika pegawai baru berdomisili jauh dari kantor.

B. Keluar-masuk pegawai sangat penting.1. Perusahaan kami kehilangan

24% pegawai setiap tahun, yaitu 4% di atas rata-rata.

2. Sebagian besar pegawai yang keluar adalah pegawai-pegawai muda.

Indentasi yang Indentasi yang Tepat. Indentasi (lekukan) menggambarkan hubungan

gagasan yang logis. Semakin penting gagasan, semakin dekat gagasan itu dengan batas kiri

halaman. Jika pernyataan memerlukan lebih dari satu baris, baris kedua dan selanjutnya

harus ditakukkan ke awal baris pertama. Perhatikan contoh berikut.

Salah BenarII. Pengarahan pegawai akan membantu

mengurangi biaya pengangkatan pegawai dan angka keluar-masuk pegawai kita yang tinggi.A. Pengarahan pegawai memerlukan

biaya agak mahal dibandingkan metode pengangkatan pegawai kita saat ini.

1. Pegawai baru akan memerlukan sedikit waktu di perjalanan.

2. Pengarahan akan menghabiskan sedikit waktu

II. Pengarahan pegawai akan membantu mengurangi biaya pengangkatan pegawai dan angka keluar-masuk pegawai kita yang tinggi.

A. Pengarahan pegawai memerlukan biaya agak mahal dibandingkan metode pengangkatan pegawai kita saat ini.

1. Pegawai baru akan memerlukan sedikit waktu di perjalanan.

2. Pengarahan akan menghabiskan sedikit waktu

Subordinasi yang Tepat. Pokok-pokok dalam sketsa harus disusun dalam suatu hierarki.

Karena gagasan yang tingkatannya lebih rendah merupakan subdivisi dari kepala bahasan

yang lebih besar, maka gagasan itu harus ditempatkan itu di bawah kepala gagasan

berdasarkan jangkauan dan kepentingannya. Gagasan itu juga harus mendukung atau

menjelaskan gagasan dalam kepala bahasan yang lebih atas. Contoh:

Salah BenarI. Penderita stress memperlihatkan

isyarat-isyarat yang dapat dideteksi orang-orang disekitarnya.A. Beberapa tanda ini mudah dilihat

orang disekitarnya.1. Lekas merah2. Menggemerincingkan uang

receh di dalam saku3. Mengusap-usap kumis atau

janggut, dsb.II. Terdapat isyarat-isyarat lain yang tidak

dikenali dengan mudah, kecuali jika anda mengetahui kebiasaan anda.A. Nafsu makan yang meningkat atau

menurunB. Lebih sering merokokC. Lebih mudah atau lebih sulit

tidur,dsb.

I. Penderita stress memperlihatkan isyarat-isyarat yang dapat dideteksi orang-orang disekitarnya.A. Beberapa tanda ini mudah dilihat

orang disekitarnya.1. Lekas merah2. Menggemerincingkan uang

receh di dalam saku3. Mengusap-usap kumis atau

janggut, dsb.B. Terdapat isyarat-isyarat lain yang

tidak dikenali dengan mudah, kecuali jika anda mengetahui kebiasaan anda.1. Nafsu makan yang meningkat

atau menurun2. Lebih sering merokok3. Lebih mudah atau lebih sulit

tidur,dsb.

Unit Informasi Tunggal. Menyertakan hal-hal dalam satu point menggagalkan tujuan

pembuatan sketsa yang baik. Apabila anda menyertakan dua hal bersama-sama, hubungan

setiap penunjang pada penunjang lainnya menjadi kabur. Berikut ini hal-hal yang

menggambarkan maksud tersebut.

Salah BenarI. Apa metode Suzuki itu? Anak-

anak belajar memainkan instrument dengan cara yang memiliki banyak kesamaan sebagaimana mempelajari bahasa mereka sendiri. Kemampuan mempelajari sesuatu didasari oleh lingkungan. Pengulangan adalah penguatan belajar.

II. Terdapat beberapa karakteristik umum yang menggambarkan metode ini. (1) pelajaran individual ditambah dengan kursus. (2) Membaca ditangguhkan sebelum teknik pada instrument ditetapkan. (3)

I. Apa metode Suzuki itu?A. Anak-anak belajar memainkan

instrument dengan cara yang memiliki banyak kesamaan sebagaimana mempelajari bahasa mereka sendiri.1. Kemampuan mempelajari

sesuatu didasari oleh lingkungan.

2. Pengulangan adalah penguatan belajar.

II. Terdapat beberapa karakteristik umum yang menggambarkan metode ini.

1. Pelajaran individual ditambah dengan kursus.

2. Membaca ditangguhkan

Terdapat tekanan pada penyimakan untuk pencatatan, dsb.

sebelum teknik pada instrument ditetapkan.

3. Terdapat tekanan pada penyimakan untuk pencatatan, dsb.

Alur Teknis. Sketsa yang padat isi dapat dimasukkan ke dalam alur teknis. Alur teknis

merupakan alat untuk mengetahui kelengkapan dan keragaman dukungan yang anda

gunakan untuk memperjelas, memperkuat, dan menggamblangkan, dan membuktikan

gagasan anda. Gronbeck, Ehninger, dan Monroe (1988) menerangkan bahwa alur teknis

dapat membantu anda menetukan kekuatan gagasan anda, kecukupan gagasan pendukung,

apakah anda terlalu banyak menggunakan bentuk dukungan khusus, dan apakah usaha-

usaha persuasi benar-benar sesuai bagi khalayak dan kesempatan.

Karena anda semakin cakap dalam mengadakan presentasi, anda boleh tidak

menuliskan alur teknis dengan lengkap. Tetapi, ingatlah bahwa suatu penemuan selalu

berguna sebagai alat untuk meyakinkan bahwa anda menggunakan beberapa bentuk

rujukan.

Beberapa penyaji merasa senang berpidato dari sketsa yang padat isi. Banyak

pembicara menggunakan metode tanpa persiapan. Flip chart merupakan sketsa yang

efisien. Tanpa memandang bentuknya, sketsa yang efektif menggambarkan prinsip-prinsip

konsistensi, indentasi, subordinasi, dan kesederhanaan.

DAFTAR REFERENSI

Curtis, Dan B, dkk. 2005. Komunikasi Bisnis dan Profesional. PT Remaja Rosdakarya:

Bandung.

Retrieved from http://www.wikimu.com/News/Print.aspx?id=6168 . 1 Mei 2011.

Retrieved from http://www.muhammadnoer.com/2009/01/membuka-presentasi-dengan-baik/. 1

Mei 2011.

Retrieved from http://pedulianalismakasar.socialgo.com/magazine/read/tips-menutup-

presentasi_83.html.