file · Web viewMAKALAH. DISUSUN UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH. Sistem Informasi...
Click here to load reader
Transcript of file · Web viewMAKALAH. DISUSUN UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH. Sistem Informasi...
OFFICE AUTOMATION
MAKALAH
DISUSUN UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH
Sistem Informasi Manajemen
yang dibina oleh Bapak Mohammad Arief
Oleh Kelompok 3:
1. Azizah ( 1204134239 )
2. Dewi Sriwahyuni (120413423793)
3. Diah Ayu C. (120413423947)
4. Edo Yon P. (1204134239 )
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
MARET 2014
PEMBAHASAN
A. Pengertian
OAS atau Office Automation System dapat didefinisikan sebagai sebuah rencana untuk
menggabungkan dan menerapkan teknologi-teknologi tinggi melalui perbaikan proses
pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerja dan efektifitas pekerjaan.
Selain itu Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah penggunaan alat elektronik untuk
memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi
informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan
produktivitas. Secara teknisi, OAS dapat berupa sebuah sistem yang digunakan untuk
membuat, menyimpan, mengambil, mengubah dan mengkomunikasikan informasi yang
terjadi di perusahaan atau perkantoran. Bentuk informasi dapat berupa tulisan yang antara lain
adalah teks, grafik, fax, telex, data computer berupa suara antara lain radio, telepon, atau
gambar video. Dengan perkembangan komputer yang dapat berkomunikasi dengan komputer
lain muncullah elektronic mail. Dengan elecronic mail orang perkantoran dapat
mengkomunikasikan teks, grafik, dan data komputer dengan menggunakan jalur komunikasi
komputer. Selain itu muncul pula teknologi yang menambah kemampuan jaringan telepon
pada informasi suara. Kemampuan yang sekarang diunggulkan pada informasi suara adalah
Voice Mailing System, Voice Information Service, dan Fax Information Service. Terakhir
adalah masuknya informasi gambar video kedalam jaringan komputer. Dalam hal ini muncul
fasilitas untuk video conference. Spesifikasi tentang fasilitas dapat dilihat pada brosur yang
menawarkan produk OAS. Secara global dapat digambarkan seperti gambar pada fasilitas
pada brosur OAS.
Bentuk Info Media Bentuk Info
Tulisan/ memo text / ACSI
Gamabar grafik
Faksimli
Telex/ morse
Data computer
Suara gambar video
Orang / kurir
Jaringan Komputer
Jaringan telepon (suara)
Jaringan Telepon ( fax)
Jaringan Telex
Gelombang radio
Tulisan/ memo text/ ASCII
Gambar garfik
Faksimli
Telex/ morse
Data computer
Suara
Kode lain Media lain Gambar Video kode lain
Office Automation System (OAS) memiliki 8 pengembangan tujuan yang diraih yaitu :
1. Penggabungan dan penerapan teknologi.
2. Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor.
3. Meningkatkan produktifitas pekerjan dan efektifitas pekerjaan.
4. Membantu kegiatan sekertariat dan karyawan administrasi.
5. Menaikkan produktifitas.
6. Membantu memfasilitasi komunikasi formal dan informal atar karyawan di dalam dan di
luar organisasi.
7. Mengurangi penghentian kerja.
8. Pengurangan biaya peralatan.
B. Pengguna Office Automation
Agar suatu system atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah system itu bagus atau
tidak, maka disini kita perlukan yang namanya pemakai, ia yang akan menilai, merancang dan
mengembangkan sehingga suatu system dapat berjalan. Ada empat kategori pengguna Office
Automation, yaitu:
1. Manajer, adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan, terutama sumber daya manusia.
2. Profesional, adalah orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang
keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative,
contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain.
3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan
berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur
jadwal pertemuan.
4. Pegawai Administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris,
seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen
dan mengirimkan surat.
C. Macam Office Automation
(1) System Komunikasi Elektonik
System komunikasi elektronik (electronic communication system) merupakan system
teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup
kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice
mail, facsimile dan bulletin board system. Bulletin board system (BBS) adalah suatu
lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan
selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain
(2) System Kolaborasi Elektronik
Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran
komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan
untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam system
kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting. Telecommuting adalah kolaborasi
elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya.
(3) System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik
System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi
informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari
system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik
document management, presentase graphics dan multimedia presentation. Elektonik
document management (EDM) merupakana system penyimpanan document yang
membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses
kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan
dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan
grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media
seperti teks, grafik, foto, suara dan video.
(4) System Pengolahan Kantor
System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor
otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-
aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan
electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-
alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam
janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur
skejul kerja mereka.
(5) Sistem Elektronik Formal
Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh
perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.
(6) Sistem Elektronik Informal
Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat
diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.
D. Aplikasi Office Automation
Ada beberapa jenis aplikasi yang digunakan dalam office automation, diantaranya ialah :
a. Word Processor
Word processor (pengolah kata) adalah salah satu jenis OAS yang sudah banyak
digunakan orang. Sudah banyak terbukti bahawa produktifitas pekerja dan efektifitas
pekerjaan dapat ditingkatkan dengan menggunakan word processor. Biasanya aplikasi
digunakan untuk mengolah data tertulis, sehingga memungkinkan manajer menyiapkan
komunikasi tertulis yang lebih efektif.
b. Document Management
Beberapa cara telah ditemukan guna meningkatkan efisiensi penyipanan dan pengambilan
dokumen . contoh produk yang masuk dalam klafisikasi ini adalah Document Content
Architecture (DCA) oleh IBM, Dokument Interchange Architeracture (DIA) oleh BIM
Electrinic Filling System oleh banyak vendor, Information Rentrieval System dan
Computer Aided Retrieval/sistem lain yang sejenis.
c. Electronic Mail
Populer dikenal sebagai E-Mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang
memungkinkan para pemakai mengirimn menyimpan, dan menerima pesan-pesan
menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
d. Elektronic Funds transfer
Elektronic Funds Transfer (EFT) menggantikan pengiriman kertas/dokumen/uang ke
dalam bentuk elektronik. EFT dapat melaksanakan transaksi pendanaan, transfer,
pembanyaran hutang, pembelian/penagihan dan sebagainya dari bank ke anggaran atau
antarbank. Contohnya Automatic Teller Machine (ATM), Electronic Shopping
(berbelanja melalui computer yang berhubungan dengan modem), dan beberapa aplikasi
kartu kredit.
e. Voice Mailing System
Ini adalah fasilitas yang diberikan pada Private Brance Exchange (PBX). PBX dapat
disamakan dengan jaringan telepon yang dimiliki oleh PT. Telkom, hanya saja dengan
skala yang kecil. Peralatan PBX yang ada di PT. Telkom dapat melayani dua bentuk
informasi yaitu suara/sinyal analog dan Fax.
f. Fax Information Service
Fax Information Service mempunyai fungsi kerja mirip dengan Voice Information
Service tetapi yang dikirim adalah informasi dalam bentuk fax. Fax Information Service
juga dapat menggunakan komputer pribadi sehingga setiap perusahaan dapat memilkinya.
g. Voice Information Services
Voice Information Service adalah sebuah alat yang digabung dengan PBX yang berguna
memberikan jawaban tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai telepon. Informasi
yang diberikan hanyalah informasi yang telah tersedia. Disini pemakai dituntut oleh menu
yang berupa suara pula. Fasilitas ini biasanya digunakan oleh bank untuk melihat
rekening koran atau perusahaan service lain untuk memberikan informasi lain. Sebagai
contoh dapat dicoba Voice Information Service yang dimiliki oleh PT. Telkom dengan
nomor 109 untuk mencari informasi mengenai berapa tagihan jasa telepon bulan ini.
Voice Information Service juga dapat menggunakan komputer pribadi sehingga setiap
perusahaan dapat memilikinya.
h. Video Conference
Conference adalah fasilitas untuk berbicara dengan lebih satu orang lawan bicara . video
adalah bentuk gambar yang dapat dilihat yang dalam hal ini terdapat dua pilihan yaitu
gerak penuh ( full motion ) dan gambar beku ( freeze frame ). Beberapa waktu yang lalu
fasilitas conference dengan suara (Audio) sudah ada apa PBX . kini teknologi telah
menambah gambar video padanya sehingga yang dihasilkan adalah video conference .
fasilitas video sebenarnya sama dengan fasilitas mesin faksimili. Disana ada sebuah
peralatan yang menterjamahkan gambar video ke sinyal analog ( bila yang digunakan
adalah jaringan telepon) . dan sebaliknya . pengiriman video dapat dilakukan melalu
jaringan telepon maupun melalui jaringan computer. Jaringan telepon lebih unggul untuk
komunikasi pada saat itu juga on-line sedangkan jaringan computer lebih unggul untuk
berkomunikasi titipan (batch) . maski sekarang belum ada tetapi ini adalah dasar untuk
munculnya fasilitas video mailing system . dalam menerapkan OAS sebuah organisasi
harus melalui 3 fase seperti yang ditunjukkan table dibawah ini :
Fase Dasar Meningkatkan kualitas pekerja pada type I.
(sekertaris, surat–menyurat, dokumentasi dan
sebagainya.
Mengurangi (bukan menghilangkan) jumlah
kertas. Seorang manajer pernah meminta
spesifikasi komputerisasi hingga terbentuk
OAS yang tanpa kertas padahal fase dasar
seperti penggunaan word processor masih
tersendat.
Contoh: word processor, dokumen manajemen
dan sebagainya.
Fase Penggabungan - Meningkatkan komunikasi pada manajemen
type I dan II.
- Meningkatkan ongkos dengan menerapkan
analisis siapa butuh apa.
- Contoh e-mail, voice mail, VIS, FIS dan
sebagainya.
Fase lanjutan • Meningkatkan perencanaan dan pembuatan
keputusan.
• Meningkatkan kualitas seluruh organisasi.
• Contoh video conference/tele–conference.
Dapat disimpulkan bahwa arah yang dituju dalam penerapan OAS adalah intergrasi
organisasi. Hal ini dapat menimbulkan beberapa kemungkinan problem yang perlu
diantisipasi secara dini.
i. Konferensi Audio
Konferensi audio (audio conferencing) adalah penggunaan peralatan komunikasi suara
untuk membuat suatu hubungan audio di antara orang-orang yang tersebar secara
geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Konferensi telepon merupakan bentuk
pertama konferensi audio dan masih digunakan. Sejumlah perusahaan memasang sistem
yang lebih rumit yang tediri dari sirkuit komunikasi audio pribadi berkualitas tinggi yang
dapat diaktifkan dengan menyentuh saklar. Konferensi audio tidak memerlukan suatu
komputer. Konferensi audio hanya melibatkan penggunaan fasilitas komunikasi audio
dua arah. Konferensi audio dapat dibuat lebih efisien jika beberapa aturan ini diikuti:
(1) Orang yang mengorganisasikan konferensi harus bertindak sebagai moderator,
memastikan bahwa semua peserta memiliki kesempatan berbicara dan bahwa tujuan
konferensi tercapai.
(2) Jumlah peserta jangan terlalu banyak, jika peserta lebih dari enam, sulit untuk
menjaga diskusi tetap pada alurnya.
(3) Salinan dari agenda konferensi harus disediakan untuk para peserta sebelumnya,
mungkin dengan menggunakan transmisi faksimili.
(4) Jika peserta berbicara, ia harus mengidentifikasi dirinya.
(5) Rekaman konferensi harus disimpan.
(6) Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dari rekaman, dan dibagikan ke para
peserta. Konferensi audio sangat cocok untuk perusahaan yang tersebar di wilayah
yang luas. Namun karena ini merupakan bentuk komunikasi sinkron yang
mengharuskan semua peserta hadir pada saat yang sama, sukar untuk menjadwalkan
konferensi bila zone waktunya berjauhan
j. Konverensi Video
Konferensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para
peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan
hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan
komputer.
k. Kalender elektronik (electronic calendaring)
Kalender elektronik (electronic calendaring) adalah penggunaan jaringan komputer untuk
menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekretaris
manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, dan
menelaahnya dengan terminal keyboard. Teman sejawat dalam organisasi dapat
mengakses kalender manajer lain selain kalendernya sendiri. Sehingga jika ingin
menjadwalkan suatu rapat, perangkat lunak kalender elektronik dapat membuat komputer
memerikasa kalender-kalender lain untuk memilih waktu yang tepat untuk bersama-sama
dalam melakukan rapat. Jika ingin menemui seseorang, maka dapat memeriksa
kalendernya terlebih dulu untuk menentukan apakah orang tersebut ada. Jika mau, bahkan
dapat mencegah orang lain mengakses seluruh atau sebagian kalender tersebut. Kalender
elektronik bersifat unik di antara aplikasi OA karena tidak benar-benar
mengkomunikasikan informasi pemecahan masalah. Sebaliknya, kalender elektronik
menyiapkan saat untuk komunikasi. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer
tingkat atas yang memilliki jadwal pertemuan yang penuh.
l. Konferensi Computer
Konferensi komputer berbeda dari konferensi audio atau video karena dapat digunakan
dalam satu tempat geografis. Seseorang dapat menggunakan konferensi komputer untuk
berkomunikasi dengan orang lain di ruang kerja sebelah. Penggunaan seperti itu tidak
praktis dengan audio dan video. Sementara itu ada fasilitas lain untuk berkomunikasi
langsung yaitu disebut dengan teleconferencing. Teleconferencing sebenarnya mencakup
seluruh tiga bentuk konferensi elektronik, audio, dan video komputer.
m. Transmisi faksimil atau fax
Fax singkatan dari facsimile transmission, adalah penggunaan peralatan khusus yang
dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat
salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berupa saluran
telepon suara biasa. Transmisi faksimil dapat dilakukan dengan menggunakan mesin fax
atau komputer. Fax board memungkinkan komputer mikro berfungsi sebagai mesin fax.
Dengan menambahkan board tersebut, komputer dapat menerima pesan fax dan
menyimpannya untuk kemudian ditampilkan atau dicetak. Pengirimkan pesan fax juga
dilakukan dengan dengan mengetiknya pada keyboard.
Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para
anggota tim pemecahan masalah secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh lokasi
geografis mereka. Fax sangat baik untuk berkomunikasi dengan orang di luar perusahaan.
n. Videotext
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang
tersimpan.
o. Pencitraan (imaging)
Pencitraan Sejumlah organisasi atau perusahaan memiliki sangat banyak dokumen yang
harus disimpan dalam file, agar informasinya dapat diambil pada saat diperlukan.
Perusahaan asuransi dan bank misalnya, termasuk dalam kategori ini. Awalnya
perusahaan-perusahaan ini menyimpan file dalam bentuk kertas maupun record yang lain,
tetapi semakin lama tempat yang diperlukan tidak mencukupi lagi. Pemecahannya adalah
denga menyimpan citra (image) dari dokumen tersebut, dengan demikian maka
perusahaan telah beralih ke microform. Aplikasi OA microfilm telah mengalami
perubahan teknologi besar-besaran yang dinamakan pencitraan. Pencintraan (imaging),
seperti yang digunakan sekarang, merupakan penggunaan pengenal karakter optis (optical
chacaracter recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi
format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder. Setelah disimpan,
citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.
p. Desktop publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan outout tercetak yang kualitasnya sangat mirip
dengan yang dihasilkan oleh typesetter.
E. Keunggulan Office Automation
Berikut adalah advantage/keunggulan aplikasi Office Automation:
a) Dapat beroperasi secara WAN (terhubung mulai dari kantor wilayah sampai ke
ranting).
b) Penyimpanan dan pengaksesan sumber informasi secara real-time online.
c) Open system atau dapat diintegrasikan dengan sistem aplikasi lain, misalnya aplikasi
Enterprise Resource Planning (ERP).
d) Aplikasi berbasis Web untuk kemudahan akses tanpa dihalangi oleh masalah waktu
dan lokasi.
e) Notifikasi dan reminder yang terintegrasi dengan mail system.
f) Terintegrasi dengan form MS Office.
g) Terintegrasi client data source dan server data source.
F. Keuntungan Office Automation
a) Pengurangan biaya fasilitas. Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang
besar,karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya
sewa dan perluasan kantor.
b) Pengurangan biaya peralatan. Daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap
pegawai. Telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam
suatu LAN berbagi sumber daya.
c) Jaringan komunikasi formal. Karena telecommuter harus terus terinformasi dan
mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian
daripada biasanya. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi
dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada
kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik
daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap.
d) Pengurangan penghentian kerja. Bila badai salju, banjir, angin ribut, dan sejenisnya
membuat pegawai tidak mungkin pergi ketempat kerja, kegiatan perusahaan dapat
terhenti. Namun dengan kantor virtual, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan.
e) Kontribusi sosial. Kantor virtual memungkinkan perushaan memperkerjakan
pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia
dan orang tua dengananak-anak kecil dapat bekerja dirumah. Knator virtual karena
itu memungkinkan perusahaanmenunjukkan tanggung jawab sosialnya.
G. Kerugian Office Automation
a) Rasa tidak memiliki. Jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap
hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
b) Takut kehilangan pekerjaan. Karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari
organisasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang.
Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan komputer dan modem dapat
melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin menjadi korban “pemecatan
elektronik”.
c) Semangat kerja yang rendah. Sejumlah faktor dapat menyebabkan rendahnya
semangat kerja pegawai. Faktor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif
yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain
adalah kenyataan bahwa gaji yang dibayarkan pada telecommuter cenderung lebih
rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di tempat kantor tetap.
d) Ketegangan keluarga. Bila ada ketegangan dirumah, telecommuter tidak dapat
melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena
pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah untuk menghindari dari
tanggung jawab rumah tangga.
H. STRATEGI
Menerapkan Office Automation ada beberapa strategi yang disarankan, antara lain:
Sediakan agen perubahan, dimana agen ini memiliki informasi yang lebih tentang
Office Automation dan computer.
Sediakan berbagai sumber referensi tentang OAS, komputer dan internet.
Sediakan sumber daya komputer.
Latih beberapa orang lainnya sebagai agen perubahan iklim kerja dari manual ke
otomatis (menggunakan OAS).
Sediakan akses kesumber daya informasi yang ada (data, software dan hardware).
Sediakan perlengkapan non computer.
Gunakan berbagai fasilitas OAS secara perlahan-lahan.
Daftar Pustaka
2007. Slide Office Virtual, Gunadarma Univ.
Grantham, Lisa. 1995. Justifying office automation: 1995. MCB UP Ltd
Kallaus, Norman F and Keeling, B Lewis. 1987. Administrative Office Management. Ninth
Edition. South-Western Publ. Co. Cincinati
Raymond McLeod, Jr., George Schell. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Kedelapan.
Prentice Hall.