MEMBANGUN TIM EFEKTIF

Disampaikan Oleh:

SUGIHARTO, SSI, MAB

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS (PKP) ANGKATAN I BADAN PUSAT STATISTIK

1

SUGIHARTO, SSi, MAB

PENGALAMAN KERJA: WIDYAISWARA AHLI MADYA (SEKARANG)

KASUBDIT STAT PARIWISATA (2016-2017

KASUBDIT STAT HARGA PRODUSEN (2013-2016)

KASI STAT KOMUNIKASI DAN TI (2009-2013)

STATISTISI DI SUBDIT STAT HARGA KONSUMEN

KOMPETENSI:

DIKLAT TEKNIS: ANGKA INDEKS

DIKLATPIM: TIM EFEKTIF

LATSAR : WoG

LAINNYA:

HP: 081212862814

E-mail: sugi@bps.go.id

NIP 19690810199211 1 001

Alamat Kantor: Pusdiklat BPS

Alamat Rumah: Vila Pabuaran Indah,

JL. Pradana VI, No. 24-26 Pabuaran-Bojong Gede Bogor

2

AGENDA PKP….

3

PemimpinMelayani

KompetensiPKP

Kompetensi yang Dibangun

4

Kompetensi Dasar: Mampu mengelola tim kerja yang

partisipatif dan efektif untuk pelaksanaankegiatan pelayanan publik yang efisien/efektif.

Indikator Keberhasilan: Mereview hasil ceramah tim efektif Mengembangkan tim efektif Menguraikan karakteristik tim efektif Menumbuh kembangkan tim efektif

Tujuan Pembelajaran

5

CeramahTim Efektif

Tim Efektif DalamPelayanan

KarakteristikTim Efektif

Strategi Menum-buhkan Tim Efektif

Materi Yang Dipelajari

6

Pengertian Tim Efektif Tahapan Membangun Tim Efektif Komposisi Tim Efektif Peran Kepemimpinan dalam

Membangun Tim Kolaborasi Tim Sukses dan Efektif

Tim Efektif Dalam Pelayanan1

7

Tim-Tim dalamKegiatan BPS

Tim KoordinasiK/L, dll….

… Apakah ANDApernah menjadi

Angota Tim atauKetua Tim dalam

Kegiatan BPS…??

8

Pengertian

Tim Efektif

9

10

When a group of people come together and dedicate themselves towards a common goal, incredible things are possible -Saul L. Miller.

"A team is a small number of people with complementary skills who are committed to a common purpose, performance goals, and approach for which they are mutually accountable." (Katzenbach and Smith, 1993)

Effective team is Teams that are able to achieve their purpose

11

FORMING

STORMING

NORMINGPERFORMING

ADJOURNING

TahapanMembangun Tim Efektif

12

FORMING

Anggota sangat bersemangat, antusias, bangga, optimis.Anggota juga ada yang merasa

pesimis, ragu, was-was.Anggota tim bersifat sopan

untuk menghindari konflik.Anggota tim saling berkenalan

dan bersosialisasi.Anggota tim akan mencari

batasan-batasan perilaku yang diterima dalam tim

PERAN PEMIMPIN TIM:

FACILITATIONS OF CONTACT

13

STORMING

Konflik peran dan kerjasama.Anggota bingung dan kecewa. Semakin menguat seiring dengan

ketidakjelasan peran dan tujuantim serta adanya persaingandiantara para anggota.Defensif dan saling menyalahkan.Mengeluh terhadap beban kerja. Saling berargumentasi terhadap

kesalahan.

PERAN PEMIMPIN TIM:

CONFLICT MANAGEMENT

14

NORMING

Fokus tim sudah tertuju pada pencapaian tujuan, Tujuan tim sudah dipahami

oleh semua anggota tim berikutdengan tahapan pekerjaan dariperan-peran masing-masinganggota tim. Kesepakatan terhadap aturan

tim sudah disepakati dan timsiap untuk melakukankerjasama.

PERAN PEMIMPIN TIM:

TRUST MANAGEMENT

15

PERFORMING

Tim sudah bekerja sangat baikkarena telah timbulnya rasa memiliki yang kuat terhadaptujuan tim. Semua anggota tim melakukan

tugasnya dengan sebaik-baiknya.Adanya rasa saling bertanggung jawab. Bangga menjadi bagian dari tim

PERAN PEMIMPIN TIM:

FACILITATIONS OF WORK/CONTACT

16

ADJOURNING

Tim telah mencapai tujuannyadimana tim mungkin sajadibubarkan. Pembubaran tim karena telah

habis masa waktu tim bekerjaatau tujuan telah tercapai. Terbentuk ikatan yang kuat

di antara anggota dan rasa menjadi bagian tim yang mungkin sudah tertanam.

PERAN PEMIMPIN TIM:

APRESIASI TERHADAP SELURUH ANGGOTA TIM

17

Pemimpin: tumpuan tim, koordinator dan organisator. Pembentuk: pemberi motivasi Pemikir: penyedia gagasan Pengevaluasi: evaluasi kerja

tim Penyelidik: info dan jejaring Pekerja tim: memecah konflik Penyelaras akhir: memandu

Komposisi Tim yang Efektif

18

Proaktif menjalin hubungananggota timMengilhami kerja timMemberikan dukunganMendorong anggota untuk

bekerjaMengakui prestasi anggotaMenempatkan nilai tinggi

pada kerja tim.

Peran KepemimpinanDalam MembangunTim

19

Sasaran tim kerja Jelas Keterampilan anggota tim

relevan Saling percaya Komitmen yang disatukan Komunikasi yang baik Keterampilan negosiasiDukungan Internal dan

Eksternal

Kolaborasi Tim Sukses dan Efektif

20

Tujuan tim jelas dan menggugah Struktur tim berorientasi hasil Anggota tim kompeten Komitmen bersama tim Iklim kerjasama yang kondusif Standar ukuran keberhasilan tim Dukungan dan penghargaan eksternal Kepemimpinan yang berprinsip

Karakteristik Tim Efektif2

21

Karakteristik Tim Efektif (Larson dan Lafasto) : Clear & Elevate Goal Result Driven Structure Competent Team Member Unified Commitment Collaborative Climate Standards of Excellence External Support and Recognition Principled Leadership

22

Tujuan Tim Jelas dan Mengunggah: Modal untuk menjadi tim efektif. Fokus kerja dari setiap anggota tim Ketidakjelasan tujuan berpengaruh

pada efektivitas tim dan membuatanggota timkehilangan fokus dansemangat

23

Struktur Tim yang Berorientasi Hasil: Struktur tim adalah hal mendasar

dari sebuah tim efektif. Struktur berpengaruh nyata pada

efektivitas tim. Tim efektif memiliki struktur yang

sesuai dengan proses yang akandijalani dan tujuan yang ingindicapai.

24

Anggota Tim yang Kompeten : Penting dimiliki oleh sebuah tim

yang efektif. Kompetensi ini sangat dibutuhkan

bagi sebuah tim efektif: • Keterampilan dan kemampuan

bekerja bersama dengan orang lain dan keinginan untukberkontribusi pada pencapaiantujuan tim

25

Komitment Bersama Dalam Tim : Merupakan “team spirit” bagi

individu dan juga tim. Melahirkan “sense of loyalty”,

“sense of excitement”, antusiasme dan dedikasi.

Merasa memiliki (taking ownership) atas tujuan tim

26

Iklim Kerjasama yang Kondusif : Anggota tim berkomunikasi secara

terbuka Bersama memecahkan masalah Saling membantu dalam mencari

pemecahan setiap hambatan dalamrangka mencapai tujuan tim

27

Standar Ukuran Keberhasikan Tim : Ukuran keberhasilan membuat

personil tim terdorong untuk mencapainya.

Ukuran ini terkait kinerja. Ukuran ini memberikan informasi

sejauh mana insentif/disinsentif yang akan diterima oleh personil timterkait dengan kesuksesan dankegagalan.

28

Dukungan dan PenghargaanEksternal : Dukungan dan penghargaan

dari pihak di luar timmerupakan mesin pendorongbagi sebuah tim.

Tim pelayanan akan semakinberkomitmen untuk mencapaikinerja terbaiknya.

29

Kepemimpinan yang Berprinsip : Pemimpin berperan : role model,

inspirator, motivator, mentor, coach, counselor bagi timnya.

Pemimpin Tim efektif harus:• Mampu membangun visi yang

jelas dan menggugah bagitimnya.

• Mampu mengelola perubahanuntuk mencapai visi/tujuan tim.

• Mampu menumbuhkan potensi-potensi anggotanya

30

Strategi menyusun tujuan tim Strategi menyusun struktur Tim Strategi mewujudkan tim kompeten Strategi meningkatkan komitmen tim Strategi membangun kerjasama kondusif Strategi meningkatkan standar

keberhasilan Strategi meningkatkan dukungan pihak

luar

Strategi Menumbuhkan Tim Efektif3

31

Strategi Menyusun Tujuan Tim : Tujuan dibuat semaksimal mungkin

dapat mencerminkan nilai-nilai yang dimiliki oleh semua anggota tim.

Gunakan kata-kata yang menggugahuntuk menjelaskan tujuan tim

Tetapkan tujuan yang tinggi namuntetap mungkin dicapai.

Hindari tujuan yang membingungkan.

Tujuan harus spesifik dan terukur.

32

Strategi Menyusun Struktur Tim : Menentukan struktur dan tata laksana tim Buat struktur yang menungkinkan adanya

feedback Struktur dioptimalkan guna komunikasi

antar anggota maupun dengan pihak luarberjalan lanacer

Menciptakan lingkungan kerja yang mendukung inovasi untuk pencapaiantujuan

33

Strategi Mewujudkan Tim Kompeten : Rekruit anggota tim yang sesuai

kompetensinya dengankebutuhan tim.

Pengembangan kompetensianggota tim dengan:coaching, mentoring, counseling,training

Membangun tim denganmeningkatkan kekuatan uniksetiap orang

34

Strategi Meningkatkan Komitmen Tim : Meminta masukan anggota tim. Memastikan anggota tim mempunyai

nilai sangat berharga. Membangun identitas tim yang

inklusif dimana semua anggota timmerasa bagian dari tim.

Menjelaskan kepada anggota timtentang keterkaitan kontribusi timterhadap kesuksesan organisasi.

35

Strategi Membangun Kerjasama Kondusif : Memfasilitasi anggota tim. Menciptakan tradisi-tradisi yang

mewujudkan kebersamaan dalam tim. Memberikan dukungan kepada anggota

baru dalam tim. Memperlihatkan semangat yang dapat

memberikan energi pada anggota tim Menggunakan kegagalan sebagai peluang

pembelajaran dan perbaikan.

36

Strategi Meningkatkan StandarKeberhasilan : Menentukan target kinerja yang terukur Melakukan evaluasi pencapaian kinerja Melakukan perayaan untuk menghargai

pencapaian kinerja Menunjukkan tingkat urgensi kepada tim Menunjukkan intensitas yang memotivasi Memberikan pengakuan terhadap

anggota tim Memberikan umpan balik secara personal

kepada anggota tim.37

Strategi Meningkatkan Dukungan PihakLuar : Mengkomunikasikan visi/tujuan tim

terhadap stakeholder (internal / eksternal)

Menciptakan hubungan tim denganstakeholder.

Menunjukan kepada stakeholder eksternal bahwa tim memainkanperanan penting dalam pencapaiantujuan

Menunjukkan keberhasilan tim.38

• Perorangan, dapat berasal darimasyarakat/tokoh masyarakat/tokohagama/pejabat organisasi publik/swasta yang berpengaruh ataupun terpengaruh olehsebuah kebijakan.

• Para pihak, lintas pelaku, atau pihak-pihakyang terkait dengan suatu isu atau suaturencana

• Kelompok atau individu yang dapatmemengaruhi dan atau dipengaruhi olehsuatu pencapaian tujuan tertentu. 39

Stakeholder4

Jenis/Kelompok Stakeholder

• Primer: dipengaruhi langsung (+/ –)

• Sekunder: tidak langsung dipengaruhi (+ / –)

• Utama: memiliki pengaruh (+ / –)

• Internal: dalam organisasi (unit kerja)

• Eksternal: luar organisasi (unit kerja)

40

Batasan Stakeholder INTERNAL danEKTERNAL (1)

41

SEKSI

SEKSIINTERNAL

SUBBAGEKSTERNAL

BPS KABUPATEN “A”

Batasan Stakeholder INTERNAL danEKTERNAL (2)

42

BIDANG

INTERNAL

EKSTERNAL

BPS PROVINSI “X”

BIDANG

BAGIAN

Batasan Stakeholder INTERNAL danEKTERNAL (3)

43

SUBDIT

INTERNAL

EKSTERNAL

DIREKTORAT BPS PUSAT

SUBDIT

SUBDIT

Identifikasi Stakeholder

• Perlu kemampuan teknis dan nonteknis sepertiseni memahami kepentingan, caraberkomunikasi, dan cara mempengaruhi

• Perlu pemahaman kepentingan stakeholder di bidang:• Ekonomi, politik, sosial, budaya, etnis, lingkungan,

keamanan, dll

• Perlu mengenali posisi stakeholder dalam kegiatan(mendukung, menolak, netral)

• Formal authority (kewenangan)

• Informal authority (pengaruh)

44

• Mendapatkan lebih banyak gagasan• Mendapatkan gambaran komunitas, potensi

kesulitan, aset• Sense of ownership• Meminimalkan penolakan• Modal bersosialisasi• Meningkatkan kredibilitas organisasi kita• Meningkatkan peluang keberhasilan• Membentuk Tim Efektif

Manfaat analisis Stakeholders

45

Analisis Stakeholder• Pemetaan dukungan stakeholder :

• Mendukung/sejalan dengan RAP (+)• Menghambat/tidak sejalan dengan RAP (-)• Netral (+/-)

• Pemetaan pengaruh dan kepentingan Stakeholder:• Pengaruh = andil = kontribusi thd RAP• Kepentingan = minat = ketertarikan

• Contoh: Ekonomi, politik, sosial, budaya, etnis, lingkungan, keamanan, dll

• Bisa digambarkan dalam bentuk diagram46

Tabel Identifikasi Stakeholder

No. Nama /

Jabatan

Pengaruh

(influence)

Kepentingan

(interest)

Jenis

dukungan

Kelompok

47

High

Influence,

Low Interest

(Latents)

High

Influence,

High Interest

(Promoters)

Low

Influence,

Low Interest

(Apathetics)

Low

Influence,

High Interest

(Defenders)

48

High

Influence,

Low Interest

(Latents)

High

Influence,

High Interest

(Promoters)

Low

Influence,

Low Interest

(Apathetics)

Low

Influence,

High Interest

(Defenders)

Interest

Promotors:Memiliki kepentingan besar

terhadap aksi perubahan dan juga

kekuatan untuk membantu

membuatnya berhasil (atau

menggelincirkannya)

Latents:Tidak memiliki kepentingan khusus

maupun terlibat dalam aksi

perubahan, tetapi memiliki

kekuatan besar untuk

mempengaruhi proyek perubahan

jika mereka menjadi tertarik

Defenders:Memiliki kepentingan pribadi

dan dapat menyuarakan

dukungannya dalam komunitas,

tetapi kekuat-annya kecil untuk

mempengaruhi aksi perubahan

Apathetics

Kurang memiliki kepentingan

maupun kekuatan, bahkan

mungkin tidak mengetahui

adanya aksi perubahan

Infl

ue

nce

49

50

Peserta PKP (Kasubag TU di BPS Kabupaten A)Membuat Rencana Aski Perubahan (RAP):

OTOMATISASI AKSES DOKUMEN SPJ DENGAN ANDROID

No. Nama /

Jabatan

Pengaruh

(influence)

Kepentingan

(interest)

Jenis

dukungan

Kelompok

01 A (KaBPS Kab

A)++++ $$$$ Mendukung Internal

02B (Kasi IPDS)

++++ $$$$ Mendukung Internal

03 C (Kasubag TU

Prov X)

++++ $$$$ Mendukung Eksternal

: ….. DST…..

51

52