Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak Direktori...

D. Keberlanjutan dan Replikasi Inovasi

Inovasi ini tetap dibutuhkan selama

Undang-Undang Desa masih berlaku dan desa

mendapatkan dana desa. Seperti yang telah

disampaikan di atas bahwa tugas inspektorat

bukan sebagai watchdog tetapi membina para

perangkat desa yang mengelola dana desa.

Klinik Desa ini dapat mencegah terjadinya

penyalahgunaan dana desa dan pencegahan

kesalahan administrasi. Untuk keberlanjutan

yang lebih baik maka perlu pengaturan jadwal

konsultasi yang lebih baik mengingat ada 340

desa di Kabupaten Lebak yang harus

difasilitasi.

Kabupaten lainnya yang ada di Provinsi

Serang ataupun Provinsi lainnya yang ada di

Indonesia dapat melakukan replikasi inovasi

KADE ini. Permasalahan serupa dalam

pengelolaan dana desa juga dihadapi oleh

Kabupaten lainnya. Apalagi Inspektorat

Kabupaten Lebak sudah memiliki SOP

p e n y e l e n g g a r a a n , m e k a n i s m e , d a n

pengawasan pelaksanaan Klinik Konsultasi

Dana Desa ini. Apabila Kabupaten lain ingin

melaksanakan inovasi serupa di Kabupatennya

dapat melakukan studi banding ke Kabupaten

Lebak.

E. Lesson Learn Inovasi KADE

P e r u b a h a n p a r a d i g m a i n t e r n a l

Inspektorat adalah hal yang paling utama

menjadi pembelajaran yang didapatkan dari

penyelenggaraan KADE ini. Inspektorat

mengubah cara pandang pada perangkat desa

dan dirinya sendiri, yang semula hanya

mengaudit tetapi mau memberikan fasilitas

konsultasi kepada para kepala Desa dan

perangkat desa lainnya. Pihak yang menerima

manfaat dari KADE ini tidak hanya perangkat

desa saja yang dipermudah dalam pengelolaan

dana desa. Adapun pihak lainnya yang

mendapatkan manfaat adalah Inspektorat yang

menjadi lebih mudah dalam melakukan proses

audit karena pengelolaan dan pembuatan

laporan dana desa sudah dikonsultasikan

terlebih dahulu. Yang paling penting adalah

masyarakat mendapatkan haknya atas dana

desa s e sua i dengan pe run tukannya .

Kemungkinan terjadinya penyalahgunaan

dana desa dapat diminimalisir.

L e s s o n L e a r n l a i n n y a a d a l a h

menerapkan Whole of Governement dalam

pelaksanaan inovasinya. Inspektorat sudah

melakukan pemetaan stakeholders yang

terlibat, tidak hanya Inspektorat dengan

perangkat desa saja. Tetapi juga melibatkan

BPK Perwakilan Provinsi Banten, Kepala BPK

RI Perwakilan Provinsi Banten, Kepala BPKP

Perwakilan Provinsi Banten, Inspektur dan

Auditor Daerah Provinsi Banten, Kepala Dinas

Pemberdayaan Masyarakat Desa Kabupaten

Lebak, Kepala Badan Pengelolaan Keuangan

dan Aset Daerah Kabupaten Lebak, Kepala

Badan Perencanaan Pembngunanan Daerah

Kabupaten Lebak, Camat se-Kabupaten Lebak

(Paguyuban Camat Kebupaten Lebak), sampai

pada Organisasi Non Pemerintahan. Untuk

melakukan perbaikan memang dinbutuhkan

kerjasama dengan berbagai pihak untuk

mendapatkan hasil yang maksimal.

BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK

Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak

ATIKAN(Asal Ketik Arsip Nampak)

A. Latar Belakang:

Menurut Peraturan Pemerintah Republik

Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun

2009 Tentang Kearsipan, menyebutkan bahwa

arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa

dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh

lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan,

sebagai bukti rekaman penyelenggaran dan

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,

berbangsa dan bernegara. Oleh karena itu, arsip

yang merupakan bagian dari identitas dan

jatidiri bangsa dan merupakan salah satu sarana

penyelamatan wilayah negara dan simpul

pemersatu bangsa harus diselamatkan.

Namun demikian, pengelolaan arsip

cenderung diabaikan oleh sebagian besar orang

karena sering tidak dianggap penting, padahal

sebuah arsip merupakan bukti fisik atas suatu

pekerjaan yang telah dilakukan dan atau

informasi dan peristiwa yang merekam

dinamika kehidupan bermasyarakat, berbangsa,

dan bernegara dimasa yang lampau, sekarang

dan yang akan datang di berbagai bidang,

politik, sosial, ekonomi, budaya, ilmu

pengetahuan dan teknologi. Arsip dengan segala

bentuk medianya, keberadaannya tidak bisa

tergantikan dan merupakan memori kolektif

yang dapat meningkatkan kesadaran nasional,

mempertegas identitas dan jatidiri bangsa

Indonesia. Tidak berlebihan jika dikatakan,

kehilangan sebuah arsip sama dengan

Ditetapkannya Undang-Undang Nomor

25 Tahun 2009 tentang pelayanan Publik dan

Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik, menjadi jaminan

pemberian pelayanan publik yang lebih

transparan, efektif dan efisien, partisipatoris,

responsif dan akuntabel menjadi tuntutan dan

kebutuhan dasar masyarakat untuk memperoleh

informasi. Adapun informasi yang harus

disediakan oleh badan publik antara lain dapat

berupa fisik arsipnya ataupun dapat berupa

informasi yang sudah diolah yang bersumber

dari arsip.

Undang-Undang di atas dimaksudkan

untuk mewujudkan penyelenggaraan negara

yang baik, transparan, efektif dan efisien,

akuntabel, dan dapat dipertanggungjawabkan,

mengingat stigma buruk masyarakat terhadap

kinerja birokrasi di Indonesia. Kita sering

menjumpai panjangnya antrian di loket-loket

pelayanan masyarakat di kantor-kantor

pemerintah, padahal baik masyarakat maupun

para pekerja menginginkan mendapatkan dan

memberikan pelayanan dengan cepat dan tepat.

Pemberian pelayanan kepada masyarakat yang

memakan durasi yang lama, bisa jadi salah

satunya disebabkan karena masalah penataan

dan penyimpanan data dan informasi kearsipan.

Beberapa masalah penataan dan

penyimpanan data dan informasi kearsipan yang

sering kita jumpai di instansi pemerintah/swasta

adalah: tidak dapat atau sulit menemukan

kembali arsip dengan cepat dan tepat saat

diperlukan; menunda atau tidak menyegerakan

untuk menyimpan arsip dan membiasakan

menumpuk arsip pada sembarangan tempat;

kurang menyadari arti pentingnya suatu arsip

bagi organisasi; peminjaman oleh pihak lain

tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu

lama; penyusunan arsip secara serampangan;

dan SDM/petugas arsip kurang terampil.

Untuk melaksanakan sub urusan

konkuren wajib bidang kearsipan dan bidang

perpustakaan, sebagaimana diatur dalam

Undang – Undang RI Nomor 23 Tahun 2014, di

Kabupaten Lebak telah diterbitkan Peraturan

Daerah Kabupaten Lebak Nomor 8 Tahun 2016

Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah

Kabupaten Lebak. Pergantian status dari Kantor

Perpustakaan dan Arsip (KPAD) yang dibentuk

melalui Peraturan Daerah Nomor 11 tahun 2017,

terhitung mulai tanggal 1 Januari 2017 berubah

menjadi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

(Diskerpus) Kabupaten Lebak. Kedudukan,

Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata

Kerja dinas ini ditetapkan melalui Peratuan

bupati Nomor 32 Tahun 2016. Selain perubahan

nama dan statusnya, alamat gedung berpindah

dari semula di Jl . Abdi Negara No. 3

Rangkasbitung ke Jl. R.M. Nataatmaja No. 3

Rangkasbitung.

Pelayanan informasi dan pengelolaan

arsip di Kabupaten Lebak sebelum dan sesudah

adanya perubahan struktur organisasi dan

perpindahan kantor baru, belum optimal dan

keberadaan data kearsipan yang masih

semrawut. Belum lagi permasalahan utama yang

ada di Kabupaten Lebak menurut dokumen

RPJMD Kabupaten Lebak tahun 2014-2019,

adalah: (1) Terbatasnya sarana dan prasarana

pengelolaan kearsipan; (2) Terbatasnya SDM

fungsional yang menangani kearsipan; serta (3)

Rendahnya kesadaran aparatur tentang nilai

penting dan strategis bidang kearsipan.

Untuk mendukung upaya pemerintah

daerah tersebut, Dinas Arsip dan Perpustakaan

Kabupaten Lebak mengusung program

pengelolaan dan penataan di bidang kearsipan,

yaitu: ATIKAN, sebagai sebuah inovasi aplikasi

yang prinsip kerjanya dapat menampilkan data

dan informasi kearsipan dengan cepat dan

akurat.

B. Tujuan Inovasi ATIKAN

Aplikasi ATIKAN dibuat dengan tujuan untuk

mempermudah pengelolaan kearsipan yang

menampilkan data dan informasi kearsipan yang

baku, terpadu, efekt i f , efisien, cepat ,

tepat/akurat dan sesuai dengan perkembangan

dan dinamika teknologi.

C. Mengenal Dinas Kearsipan dan

P e r p u s t a k a a n ( D i s k e r p u s )

Kabupaten Lebak dan Program

Inovasi ATIKAN (Asal Ketik Arsip

Nampak)

Sebagaimana telah dijelaskan di atas dan

sebagai implikasi ditetapkannya Undang-

Undang RI Nomor 23 Tahun 2014 Tentang

Pemerintahan Desa, organisasi perangkat

daerah yang menangani urusan kearsipan dan

perpustakaan di Kabupaten Lebak mengalami

perubahan baik status

maupun nomenklaturnya. Pergantian

status dari Kantor Perpustakaan dan Arsip

(KPAD) menjadi Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan (Diskerpus) Kabupaten Lebak

terhitung mulai tanggal 1 Januari 2017.

Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan

Fungsi serta Tata Kerja dinas ini ditetapkan

melalui Peratuan bupati Nomor 32 Tahun 2016.

Selain perubahan nama dan statusnya, alamat

gedung berpindah dari semula di Jl. Abdi Negara

No. 3 Rangkasbitung ke Jl. R.M. Nataatmaja No.

3 Rangkasbitung.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

(Diskerpus) Kabupaten Lebak mempunyai

kewenangan urusan bidang kearsipan yang

me l ipu t i penge lo l aan , pe r l i ndungan ,

penyelamatan dan perizinan di bidang

kearsipan; dan urusan bidang perpustakaan

meliputi pembinaan perpustakaan, pelestarian

koleksi nasional dan pelestarian naskah kuno.

Visi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

(Diskerpus) Kabupaten Lebak, adalah

“Mewujudkan Tertib Administrasi Kearsipan

sebagai Penunjang Akuntabilitas Kinerja

Pemerintah dan Memberdayakan Perpustakaan

guna Mencerdaskan Masyarakat Kabupaten

Lebak”. Sedangkan Misi yang dilakukan Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan (Diskerpus)

Kabupaten Lebak, adalah:

· Menyelamatkan arsip sebagai

s u m b e r i n f o r m a s i d a n b a h a n

pertanggungjawaban penyelenggaraan

Pemerintahan:

· Meningkatkan Sumber Daya

Manusia (SDM) bidang kearsipan dan

perpustakaan yang profesional dan

mandiri;

Ditetapkannya Undang-Undang Nomor

25 Tahun 2009 tentang pelayanan Publik dan

Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik, menjadi jaminan

pemberian pelayanan publik yang lebih

transparan, efektif dan efisien, partisipatoris,

responsif dan akuntabel menjadi tuntutan dan

kebutuhan dasar masyarakat untuk memperoleh

informasi. Adapun informasi yang harus

disediakan oleh badan publik antara lain dapat

berupa fisik arsipnya ataupun dapat berupa

informasi yang sudah diolah yang bersumber

dari arsip.

Undang-Undang di atas dimaksudkan

untuk mewujudkan penyelenggaraan negara

yang baik, transparan, efektif dan efisien,

akuntabel, dan dapat dipertanggungjawabkan,

mengingat stigma buruk masyarakat terhadap

kinerja birokrasi di Indonesia. Kita sering

menjumpai panjangnya antrian di loket-loket

pelayanan masyarakat di kantor-kantor

pemerintah, padahal baik masyarakat maupun

para pekerja menginginkan mendapatkan dan

memberikan pelayanan dengan cepat dan tepat.

Pemberian pelayanan kepada masyarakat yang

memakan durasi yang lama, bisa jadi salah

satunya disebabkan karena masalah penataan

dan penyimpanan data dan informasi kearsipan.

Beberapa masalah penataan dan

penyimpanan data dan informasi kearsipan yang

sering kita jumpai di instansi pemerintah/swasta

adalah: tidak dapat atau sulit menemukan

kembali arsip dengan cepat dan tepat saat

diperlukan; menunda atau tidak menyegerakan

untuk menyimpan arsip dan membiasakan

menumpuk arsip pada sembarangan tempat;

kurang menyadari arti pentingnya suatu arsip

bagi organisasi; peminjaman oleh pihak lain

tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu

lama; penyusunan arsip secara serampangan;

dan SDM/petugas arsip kurang terampil.

Untuk melaksanakan sub urusan

konkuren wajib bidang kearsipan dan bidang

perpustakaan, sebagaimana diatur dalam

Undang – Undang RI Nomor 23 Tahun 2014, di

Kabupaten Lebak telah diterbitkan Peraturan

Daerah Kabupaten Lebak Nomor 8 Tahun 2016

Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah

Kabupaten Lebak. Pergantian status dari Kantor

Perpustakaan dan Arsip (KPAD) yang dibentuk

terhitung mulai tanggal 1 Januari 2017 berubah

menjadi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

(Diskerpus) Kabupaten Lebak. Kedudukan,

Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata

Kerja dinas ini ditetapkan melalui Peratuan

bupati Nomor 32 Tahun 2016. Selain perubahan

nama dan statusnya, alamat gedung berpindah

dari semula di Jl . Abdi Negara No. 3

Rangkasbitung ke Jl. R.M. Nataatmaja No. 3

Rangkasbitung.

Pelayanan informasi dan pengelolaan

arsip di Kabupaten Lebak sebelum dan sesudah

adanya perubahan struktur organisasi dan

perpindahan kantor baru, belum optimal dan

keberadaan data kearsipan yang masih

semrawut. Belum lagi permasalahan utama yang

ada di Kabupaten Lebak menurut dokumen

RPJMD Kabupaten Lebak tahun 2014-2019,

adalah: (1) Terbatasnya sarana dan prasarana

pengelolaan kearsipan; (2) Terbatasnya SDM

fungsional yang menangani kearsipan; serta (3)

Rendahnya kesadaran aparatur tentang nilai

penting dan strategis bidang kearsipan.

Untuk mendukung upaya pemerintah

daerah tersebut, Dinas Arsip dan Perpustakaan

Kabupaten Lebak mengusung program

pengelolaan dan penataan di bidang kearsipan,

yaitu: ATIKAN, sebagai sebuah inovasi aplikasi

yang prinsip kerjanya dapat menampilkan data

dan informasi kearsipan dengan cepat dan

akurat.

B. Tujuan Inovasi ATIKAN

Aplikasi ATIKAN dibuat dengan tujuan untuk

mempermudah pengelolaan kearsipan yang

menampilkan data dan informasi kearsipan yang

baku, terpadu, efekt i f , efisien, cepat ,

tepat/akurat dan sesuai dengan perkembangan

dan dinamika teknologi.

C. Mengenal Dinas Kearsipan dan

P e r p u s t a k a a n ( D i s k e r p u s )

Kabupaten Lebak dan Program

Inovasi ATIKAN (Asal Ketik Arsip

Nampak)

Sebagaimana telah dijelaskan di atas dan

sebagai implikasi ditetapkannya Undang-

Undang RI Nomor 23 Tahun 2014 Tentang

Pemerintahan Desa, organisasi perangkat

daerah yang menangani urusan kearsipan dan

perpustakaan di Kabupaten Lebak mengalami

perubahan baik status

maupun nomenklaturnya. Pergantian

status dari Kantor Perpustakaan dan Arsip

(KPAD) menjadi Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan (Diskerpus) Kabupaten Lebak

terhitung mulai tanggal 1 Januari 2017.

Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan

Fungsi serta Tata Kerja dinas ini ditetapkan

melalui Peratuan bupati Nomor 32 Tahun 2016.

Selain perubahan nama dan statusnya, alamat

gedung berpindah dari semula di Jl. Abdi Negara

No. 3 Rangkasbitung ke Jl. R.M. Nataatmaja No.

3 Rangkasbitung.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

(Diskerpus) Kabupaten Lebak mempunyai

kewenangan urusan bidang kearsipan yang

me l ipu t i penge lo l aan , pe r l i ndungan ,

penyelamatan dan perizinan di bidang

kearsipan; dan urusan bidang perpustakaan

meliputi pembinaan perpustakaan, pelestarian

koleksi nasional dan pelestarian naskah kuno.

Visi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

(Diskerpus) Kabupaten Lebak, adalah

“Mewujudkan Tertib Administrasi Kearsipan

sebagai Penunjang Akuntabilitas Kinerja

Pemerintah dan Memberdayakan Perpustakaan

guna Mencerdaskan Masyarakat Kabupaten

Lebak”. Sedangkan Misi yang dilakukan Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan (Diskerpus)

Kabupaten Lebak, adalah:

· Menyelamatkan arsip sebagai

s u m b e r i n f o r m a s i d a n b a h a n

pertanggungjawaban penyelenggaraan

Pemerintahan:

· Meningkatkan Sumber Daya

Manusia (SDM) bidang kearsipan dan

perpustakaan yang profesional dan

mandiri;

· M e n i n g k a t k a n m u t u

penyelenggaraan kears ipan dan

mengoptimalkan pemanfaatan arsip

kegiatan Pemerintahan dan kepentingan

Masyarakat;

· Menumbuh kembangkan budaya

tertib arsip di Lingkungan Aparatur

Pemerintah Kabupaten Lebak;

· Membina mengembangkan dan

mendayagunakan Perpustakaan;

· Meningkatkan kecerdasan

masyarakat dalam Informasi Ilmu

Pengetahuan dan mengembangkan

minat baca masyarakat;

· M e n y e l e n g g a r a k a n d a n

mengembangkan layanan Informasi

arsip dan Perpustakaan Umum.

Dalam rangka mewujudkan sistem

penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif

dan terpadu, meliputi pengelolaan arsip dinamis

dan pengelolaan arsip statis yang berfungsi

menjamin ketersediaan arsip yang autentik,

u t u h , d a n t e r p e r c a y a s e r t a m a m p u

mengidentifikasikan keberadaan arsip yang

memiliki keterkaitan informasi sebagai satu

keutuhan informasi pada semua organisasi

kearsipan, perlu dibangun suatu sistem

kearsipan daerah. Sistem kearsipan daerah

sebagaimana Peraturan Bupati Lebak Nomor

23 Tahun 2016 Tentang Tata Kearsipan di

lingkungan Pemerintah Kabupaten Lebak, Pasal

2 huruf d, dilaksanakan dengan menggunakan

dan berbasis peralatan teknologi informasi dan

komunikasi sesuai konfigurasi pangkalan data

(data centre) SKPD yang membidangi arsip.

Program ATIKAN (Asal Ketik Arsip Nampak)

merupakan sebuah inovasi yang dilakukan oleh

Dinas Arsip dan Perpustakaan yang diinisiasi

oleh Kepala Seksi Perl indungan dan

Penyelamatan Arsip, yaitu Bapak Unang

Muslihat. Inovasi ATIKAN bertujuan untuk

memberikan kepastian bahwa dokumen/arsip

tersimpan dengan baik, teratur dan apabila

memerlukan pencarian ulang, arsip apa yang

dicari apabila ada dapat dipastikan dimana

tempat penyimpanannya dan dapat ditunjukkan

dengan cepat dan akurat.

Inovasi ATIKAN merupakan inovasi

kearsipan yang berbasis IT (apl ikasi)

menggunakan software Microsoft Access

sebagai salah satu program pengolah basis data

( s e k u m p u l a n i n f o r m a s i y a n g s a l i n g

berhubungan dan memiliki tujuan tertentu)

yang cukup canggih dengan berbagai

kemudahan yang ada seperti pengaturan data,

pembuatan form, pembuatan laporan,

penyaringan data dan lain-lain. Aplikasi yang

hanya melihat data sederhana atau entri data

dapat mendukung lebih banyak pengguna.

Dalam lingkungan perusahaan, Microsoft

Access sangat cocok untuk memenuhi

kebu tuhan pengguna akh i r da t abase ,

pengembangan aplikasi dan cepat.

Sebelum adanya program pengelolaan

arsip (ATIKAN), berkas yang masuk Ke Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Lebak

tidak terkelola (tersimpan dan terdata) dengan

baik sesuai aturan kearsipan, demikian juga

yang berada di OPD lain. Arsip-arsip tersebut

hanya disimpan dalam karung, dimana terdapat

kurang lebih 350 karung yang berisikan sekitar

21.000 lebih berkas arsip dari 61 OPD, 4 asisten

Daerah, arsip Sekretaris Daerah dan arsip Bupati

dipindahkan dari gedung lama Kantor Arsip

Daerah Kabupaten Lebak. Karung-karung

tersebut kemudian ditumpuk di pojok-pojok

ruangan kerja atau di lorong samping toilet, di

atas rak/lemari kerja, dibiarkan berdebu dan

membuat ruangan kerja menjadi terkesan

kumuh dan kotor.

Permasalahan kearsipan yang tidak

terkelola dengan baik sesuai aturan kearsipan

lainnya yang menimbulkan masalah yang lebih

rumit adalah ketika harus menemukan berkas

arsip tertentu yang penting dan diperlukan

s e g e r a d a l a m w a k t u s i n g k a t , n a m u n

membutuhkan waktu yang sangat lama. Arsip

yang dicari walaupun sudah susah payah,

menguras tenaga dan melibatkan banyak staf,

namun arsip yang dimaksud tidak juga

ditemukan.

Strategi/ide penataan dan pengelolaan

masalah penumpukan arsip adalah dengan

menempatkan tumpukan arsip di ruang khusus

sebagai alat penyimpanan arsip, yang bertujuan,

hanya untuk merubah kesan kumuh menjadi

lebih bersih dan rapi. Tumpukan karung-karung

arsip kemudian dipindahkan dari ruangan kerja

masing-masing bagian atau lorong-lorong

kantor, ke gudang penyimpanan arsip (Depo

Arsip).

· M e n i n g k a t k a n m u t u

penyelenggaraan kears ipan dan

mengoptimalkan pemanfaatan arsip

kegiatan Pemerintahan dan kepentingan

Masyarakat;

· Menumbuh kembangkan budaya

tertib arsip di Lingkungan Aparatur

Pemerintah Kabupaten Lebak;

· Membina mengembangkan dan

mendayagunakan Perpustakaan;

· Meningkatkan kecerdasan

masyarakat dalam Informasi Ilmu

Pengetahuan dan mengembangkan

minat baca masyarakat;

· M e n y e l e n g g a r a k a n d a n

mengembangkan layanan Informasi

arsip dan Perpustakaan Umum.

Dalam rangka mewujudkan sistem

penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif

dan terpadu, meliputi pengelolaan arsip dinamis

dan pengelolaan arsip statis yang berfungsi

menjamin ketersediaan arsip yang autentik,

u t u h , d a n t e r p e r c a y a s e r t a m a m p u

mengidentifikasikan keberadaan arsip yang

memiliki keterkaitan informasi sebagai satu

keutuhan informasi pada semua organisasi

kearsipan, perlu dibangun suatu sistem

kearsipan daerah. Sistem kearsipan daerah

sebagaimana Peraturan Bupati Lebak Nomor

23 Tahun 2016 Tentang Tata Kearsipan di

lingkungan Pemerintah Kabupaten Lebak, Pasal

2 huruf d, dilaksanakan dengan menggunakan

dan berbasis peralatan teknologi informasi dan

komunikasi sesuai konfigurasi pangkalan data

(data centre) SKPD yang membidangi arsip.

Program ATIKAN (Asal Ketik Arsip Nampak)

merupakan sebuah inovasi yang dilakukan oleh

Dinas Arsip dan Perpustakaan yang diinisiasi

oleh Kepala Seksi Perl indungan dan

Penyelamatan Arsip, yaitu Bapak Unang

Muslihat. Inovasi ATIKAN bertujuan untuk

memberikan kepastian bahwa dokumen/arsip

tersimpan dengan baik, teratur dan apabila

memerlukan pencarian ulang, arsip apa yang

dicari apabila ada dapat dipastikan dimana

tempat penyimpanannya dan dapat ditunjukkan

dengan cepat dan akurat.

Inovasi ATIKAN merupakan inovasi

kearsipan yang berbasis IT (apl ikasi)

menggunakan software Microsoft Access

sebagai salah satu program pengolah basis data

( s e k u m p u l a n i n f o r m a s i y a n g s a l i n g

berhubungan dan memiliki tujuan tertentu)

yang cukup canggih dengan berbagai

kemudahan yang ada seperti pengaturan data,

pembuatan form, pembuatan laporan,

penyaringan data dan lain-lain. Aplikasi yang

hanya melihat data sederhana atau entri data

dapat mendukung lebih banyak pengguna.

Dalam lingkungan perusahaan, Microsoft

Access sangat cocok untuk memenuhi

kebu tuhan pengguna akh i r da t abase ,

pengembangan aplikasi dan cepat.

Sebelum adanya program pengelolaan

arsip (ATIKAN), berkas yang masuk Ke Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Lebak

tidak terkelola (tersimpan dan terdata) dengan

baik sesuai aturan kearsipan, demikian juga

yang berada di OPD lain. Arsip-arsip tersebut

hanya disimpan dalam karung, dimana terdapat

kurang lebih 350 karung yang berisikan sekitar

21.000 lebih berkas arsip dari 61 OPD, 4 asisten

Daerah, arsip Sekretaris Daerah dan arsip Bupati

dipindahkan dari gedung lama Kantor Arsip

Daerah Kabupaten Lebak. Karung-karung

tersebut kemudian ditumpuk di pojok-pojok

ruangan kerja atau di lorong samping toilet, di

atas rak/lemari kerja, dibiarkan berdebu dan

membuat ruangan kerja menjadi terkesan

kumuh dan kotor.

Permasalahan kearsipan yang tidak

terkelola dengan baik sesuai aturan kearsipan

lainnya yang menimbulkan masalah yang lebih

rumit adalah ketika harus menemukan berkas

arsip tertentu yang penting dan diperlukan

s e g e r a d a l a m w a k t u s i n g k a t , n a m u n

membutuhkan waktu yang sangat lama. Arsip

yang dicari walaupun sudah susah payah,

menguras tenaga dan melibatkan banyak staf,

namun arsip yang dimaksud tidak juga

ditemukan.

Strategi/ide penataan dan pengelolaan

masalah penumpukan arsip adalah dengan

menempatkan tumpukan arsip di ruang khusus

sebagai alat penyimpanan arsip, yang bertujuan,

hanya untuk merubah kesan kumuh menjadi

lebih bersih dan rapi. Tumpukan karung-karung

arsip kemudian dipindahkan dari ruangan kerja

masing-masing bagian atau lorong-lorong

kantor, ke gudang penyimpanan arsip (Depo

Arsip).

Pemindahan berkas-berkas arsip ke

gudang penyimpanan, belum sepenuhnya dapat

mengatasi masalah, tetapi hanya memindahkan

masalah kesemrawutan dari ruang kerja ke

gudang arsip. Masalah yang lebih rumit adalah

ketika harus menemukan berkas arsip tertentu

dalam waktu singkat. Biasanya membutuhkan

waktu yang sangat lama itu pun melibatkan

banyak staf dan menguras tenaga. Tidak jarang,

arsip yang dicari dengan susah payah tapi tidak

juga ditemukan. Produksi arsip yang banyak,

tidak diimbangi dengan ketersediaan gudang

penyimpanan dan sumber daya manusia (SDM)

arsiparis yang mengelola arsip tersebut

Dari ide awal mengatasi tumpukan arsip

di ruang khusus sebagai alat penyimpanan arsip,

kemudian dikembangkan dengan muncul

gagasan berikutnya yaitu pengelolaan dan

penataan arsip secara menyeluruh melalui

pengelolaan depo arsip diskerpus sebagai pusat

layanan data dan informasi kearsipan dan

kegiatan akuisisi arsip. Kegiatan akuisisi adalah

kegiatan pemilahan dari arsip yang tidak teratur

menjadi arsip teratur sesuai dengan petunjuk

teknis pengelolaan Kearsipan pada Perbup

Lebak nomor 23 tahun 2016.

Pemilahan dimulai dari pemilahan sub

masalah dan tahun arsip, penataan tempat serta

kerapian dan keamanan penyimpanan arsip.

Kegiatan akuisisi arsip yang dipusatkan di Depo

Unit Kearsipan I Diskerpus memiliki tujuan

jangka pendek dan jangka panjang. Untuk

jangka pendeknya, agar dapat mengatasi

permasalahan sulitnya menemukan arsip

menjadi arsip yang teratur dan mudah atau cepat

d i t emukan . Sedangkan un tuk j angka

panjangnya, agar pengelolaan arsip didukung

dengan pemanfaatan teknologi informasi

melalui suatu aplikasi penemuan arsip cepat dan

praktis,

Untuk mengatasi masalah seperti yang

diuraikan diatas Diperlukan adanya inovasi

yang dapat memberikan kepastian bahwa

dokumen/arsip tersimpan dengan baik, teratur

dan apabila memerlukan pencarian ulang, arsip

apa yang dicari apabila ada dapat dipastikan

dimana tempat penyimpanannya dan dapat

ditunjukkan dengan cepat dan akurat. Inovasi

kearsipan yang disebut aplikasi ATIKAN, dapat

d igunakan apab i l a ing in menemukan

(pencarian) ulang arsip yang tersimpan maka

asal ketik arsip akan Nampak Strategi/ide

penataan dan pengelolaan masalah penumpukan

arsip adalah dengan menempatkan tumpukan

arsip di ruang khusus sebagai alat penyimpanan

arsip (ATIKAN) Selain itu, diharapkan

pengelolaan arsip di diskerpus, dapat menjadi

contoh dan diterapkan kepada unit kerja instansi

lain yang memiliki jumlah arsip yang besar,

seperti Rumah Sakit Umum, Setda Disdikbud

dan SKPD lainnya.

Dengan adanya inovasi ATIKAN pada

Dinas Arsip dan Perpustakaan diharapkan

tercapainya misi Kabupaten Lebak (point 2),

yaitu meningkatkan tata kelola pemerintahan

yang baik berorientasi pelayanan publik. Tujuan

dan sasaran dari misi tersebut adalah,

meningkatan kualitas penyelenggaraan

pemerintahan yang efektif, efisien dan

t ransparan dan meningkatnya k iner ja

penyelenggaraan pemerintahan daerah

D. Mekanisme Inovasi ATIKAN

Merespon berbagai permasalahan yang terjadi dalam pelayanan kearsipan di Kabupaten Lebak tersebut, menguggah kesadaran, semangat dan motivasi Kepala Seksi Perlindungan dan Penyelamatan Arsip, yaitu Bapak Unang Muslihat untuk melakukan sebuah terobosan. Dari kegundahan beliaulah maka memunculkan ide untuk melaksanaan perbaikan dengan membangun sebuah aplikasi kearsipan yang berbasis teknologi/IT yang efektif, efisien, cepat, mudah dan yang terpenting tidak memerlukan/mengorbankan ruang keja untuk penyimpanan arsip. sisi reatif dari aplikasi kearsipan ATIKAN adalah menemukan cara baru bagaimana cara mendata, menata dan pencarian arsip yang lebih mudah, sisi kebaruan dari gagasan tersebut perubahan dari cara konfensional catatan tangan di buku menjadi pengelolaan menggunakan aplikasi komputer.

Ide/gagasan inovatif yang dimunculkan, selanjutnya disampaikan kepada Kepala Bidang Kearsipan dan Kepala Dinas Kearsipan dan P e p u s t a k a a n u n t u k m e n d a p a t k a n

izin/rekomendasi pimpinan untuk dapat diimplementasikan. Ide Pembuatan aplikasi ini disambut dan disetujui oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Lebak tanpa ada hambatan karena prinsip kerja dan kemanfaatannya yang sanagat besar. Setelah izin dan rekomendasi dari pimpinan keluar dan disetujui untuk dapat diimplementasikan dalam kerja-kerja bidang kearsipan, maka ide/gagasan

selanjutnya dibahas lebih lanjut secara intens dalam Focus Group Discussion (FGD) yang secara khusus dibentuk untuk mewadahi dan menyempurnakan gagasan-gagasan inovatif individual menjadi lebih sistemik dan terlembaga. Hasil FGD terkait membangun sebuah aplikasi bidang kearsipan yang berbasis teknologi/IT yang telah disepakati kemudian dikomunikasikan kepada seluruh pegawai internal

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dan kepada para OPD/SKPD serta stakeholders lainnya untuk mendapatkan saran dan masukan konstruktif terhadap proposal kegiatan untuk perbaikan dan penyempurnaan. Selanjutnya membuat rancang bangun dan desain aplikasi ATIKAN dengan berbagai mitra kerja dan stakeholders untuk mencari dan menyepakati konsep maupun substansi dari aplikasi ATIKAN, sehingga manakala aplikasi ATIKAN ini telah dibangun dapat membantu tugas-tugas di bidang kearsipan secara signifikan, efektif, efisien dan mudah digunakan.

D a l a m s t r a t e g i i m p l e m e n t a s i ide/gagasan tesebut kemudian dibentuk Tim Akuisisi Arsip, yang beranggotakan para tenaga arsiparis ditambah dengan 4 (empat) orang rekrutment pegawai honorer arsip. Tim akuisisi arsip adalah Petugas pengelola arsip yang akan melakukan pemilahan arsip, pengklasifikasian kode arsip, pencatatan ke dalam daftar pencarian arsip. Tim ini bekerja selama 6 (enam) bulan, yaitu pada bulan Januari 2017 hingga Juli 2017 dengan pekerjaan meliputi pemilahan, pengklasifikasian, pencatatan ke dalam daftar pencarian arsip (DPA) dan penginputan ke data komputer. Arsip yang telah di pilah dan diberi kode klasifikasi dicatat nama pemilik dan masalah arsipnya kemudian dimasukkan ke dalam boks arsip yang ditempatkan pada rak arsip yang telah diberi nomor tertentu. Menyusun buku daftar pencarian arsip sesuai kelompok pemilik arsip.

Pemindahan berkas-berkas arsip ke

gudang penyimpanan, belum sepenuhnya dapat

mengatasi masalah, tetapi hanya memindahkan

masalah kesemrawutan dari ruang kerja ke

gudang arsip. Masalah yang lebih rumit adalah

ketika harus menemukan berkas arsip tertentu

dalam waktu singkat. Biasanya membutuhkan

waktu yang sangat lama itu pun melibatkan

banyak staf dan menguras tenaga. Tidak jarang,

arsip yang dicari dengan susah payah tapi tidak

juga ditemukan. Produksi arsip yang banyak,

tidak diimbangi dengan ketersediaan gudang

penyimpanan dan sumber daya manusia (SDM)

arsiparis yang mengelola arsip tersebut

Dari ide awal mengatasi tumpukan arsip

di ruang khusus sebagai alat penyimpanan arsip,

kemudian dikembangkan dengan muncul

gagasan berikutnya yaitu pengelolaan dan

penataan arsip secara menyeluruh melalui

pengelolaan depo arsip diskerpus sebagai pusat

layanan data dan informasi kearsipan dan

kegiatan akuisisi arsip. Kegiatan akuisisi adalah

kegiatan pemilahan dari arsip yang tidak teratur

menjadi arsip teratur sesuai dengan petunjuk

teknis pengelolaan Kearsipan pada Perbup

Lebak nomor 23 tahun 2016.

Pemilahan dimulai dari pemilahan sub

masalah dan tahun arsip, penataan tempat serta

kerapian dan keamanan penyimpanan arsip.

Kegiatan akuisisi arsip yang dipusatkan di Depo

Unit Kearsipan I Diskerpus memiliki tujuan

jangka pendek dan jangka panjang. Untuk

jangka pendeknya, agar dapat mengatasi

permasalahan sulitnya menemukan arsip

menjadi arsip yang teratur dan mudah atau cepat

d i t emukan . Sedangkan un tuk j angka

panjangnya, agar pengelolaan arsip didukung

dengan pemanfaatan teknologi informasi

melalui suatu aplikasi penemuan arsip cepat dan

praktis,

Untuk mengatasi masalah seperti yang

diuraikan diatas Diperlukan adanya inovasi

yang dapat memberikan kepastian bahwa

dokumen/arsip tersimpan dengan baik, teratur

dan apabila memerlukan pencarian ulang, arsip

apa yang dicari apabila ada dapat dipastikan

dimana tempat penyimpanannya dan dapat

ditunjukkan dengan cepat dan akurat. Inovasi

kearsipan yang disebut aplikasi ATIKAN, dapat

d igunakan apab i l a ing in menemukan

(pencarian) ulang arsip yang tersimpan maka

asal ketik arsip akan Nampak Strategi/ide

penataan dan pengelolaan masalah penumpukan

arsip adalah dengan menempatkan tumpukan

arsip di ruang khusus sebagai alat penyimpanan

arsip (ATIKAN) Selain itu, diharapkan

pengelolaan arsip di diskerpus, dapat menjadi

contoh dan diterapkan kepada unit kerja instansi

lain yang memiliki jumlah arsip yang besar,

seperti Rumah Sakit Umum, Setda Disdikbud

dan SKPD lainnya.

Dengan adanya inovasi ATIKAN pada

Dinas Arsip dan Perpustakaan diharapkan

tercapainya misi Kabupaten Lebak (point 2),

yaitu meningkatkan tata kelola pemerintahan

yang baik berorientasi pelayanan publik. Tujuan

dan sasaran dari misi tersebut adalah,

meningkatan kualitas penyelenggaraan

pemerintahan yang efektif, efisien dan

t ransparan dan meningkatnya k iner ja

penyelenggaraan pemerintahan daerah

D. Mekanisme Inovasi ATIKAN

Merespon berbagai permasalahan yang terjadi dalam pelayanan kearsipan di Kabupaten Lebak tersebut, menguggah kesadaran, semangat dan motivasi Kepala Seksi Perlindungan dan Penyelamatan Arsip, yaitu Bapak Unang Muslihat untuk melakukan sebuah terobosan. Dari kegundahan beliaulah maka memunculkan ide untuk melaksanaan perbaikan dengan membangun sebuah aplikasi kearsipan yang berbasis teknologi/IT yang efektif, efisien, cepat, mudah dan yang terpenting tidak memerlukan/mengorbankan ruang keja untuk penyimpanan arsip. sisi reatif dari aplikasi kearsipan ATIKAN adalah menemukan cara baru bagaimana cara mendata, menata dan pencarian arsip yang lebih mudah, sisi kebaruan dari gagasan tersebut perubahan dari cara konfensional catatan tangan di buku menjadi pengelolaan menggunakan aplikasi komputer.

Ide/gagasan inovatif yang dimunculkan, selanjutnya disampaikan kepada Kepala Bidang Kearsipan dan Kepala Dinas Kearsipan dan P e p u s t a k a a n u n t u k m e n d a p a t k a n

izin/rekomendasi pimpinan untuk dapat diimplementasikan. Ide Pembuatan aplikasi ini disambut dan disetujui oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Lebak tanpa ada hambatan karena prinsip kerja dan kemanfaatannya yang sanagat besar. Setelah izin dan rekomendasi dari pimpinan keluar dan disetujui untuk dapat diimplementasikan dalam kerja-kerja bidang kearsipan, maka ide/gagasan

selanjutnya dibahas lebih lanjut secara intens dalam Focus Group Discussion (FGD) yang secara khusus dibentuk untuk mewadahi dan menyempurnakan gagasan-gagasan inovatif individual menjadi lebih sistemik dan terlembaga. Hasil FGD terkait membangun sebuah aplikasi bidang kearsipan yang berbasis teknologi/IT yang telah disepakati kemudian dikomunikasikan kepada seluruh pegawai internal

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dan kepada para OPD/SKPD serta stakeholders lainnya untuk mendapatkan saran dan masukan konstruktif terhadap proposal kegiatan untuk perbaikan dan penyempurnaan. Selanjutnya membuat rancang bangun dan desain aplikasi ATIKAN dengan berbagai mitra kerja dan stakeholders untuk mencari dan menyepakati konsep maupun substansi dari aplikasi ATIKAN, sehingga manakala aplikasi ATIKAN ini telah dibangun dapat membantu tugas-tugas di bidang kearsipan secara signifikan, efektif, efisien dan mudah digunakan.

D a l a m s t r a t e g i i m p l e m e n t a s i ide/gagasan tesebut kemudian dibentuk Tim Akuisisi Arsip, yang beranggotakan para tenaga arsiparis ditambah dengan 4 (empat) orang rekrutment pegawai honorer arsip. Tim akuisisi arsip adalah Petugas pengelola arsip yang akan melakukan pemilahan arsip, pengklasifikasian kode arsip, pencatatan ke dalam daftar pencarian arsip. Tim ini bekerja selama 6 (enam) bulan, yaitu pada bulan Januari 2017 hingga Juli 2017 dengan pekerjaan meliputi pemilahan, pengklasifikasian, pencatatan ke dalam daftar pencarian arsip (DPA) dan penginputan ke data komputer. Arsip yang telah di pilah dan diberi kode klasifikasi dicatat nama pemilik dan masalah arsipnya kemudian dimasukkan ke dalam boks arsip yang ditempatkan pada rak arsip yang telah diberi nomor tertentu. Menyusun buku daftar pencarian arsip sesuai kelompok pemilik arsip.

Selanjutnya, sosialisasi terkait aplikasi

ATIKAN baik di lingkungan internal maupun

eksternal. Di lingkungan internal, sosialisasi

d i m a k s u d k a n u n t u k m e m b a n g u n

keterpaduan/sinergitas pelayanan di bidang

kearsipan. Sosialisasi di lingkungan eksternal,

dimaksudkan untuk memperoleh dukungan

penuh (SDM, anggaran, teknis lainnya)

sehingga kebijakan yang dikeluarkan terkait

bagaimana implementasi dari ide/gagasan

inovasi bidang kearsipan berjalan secara lebih

efektif, efisien dan terarah.

Sedangkan program monitoring dan

evaluasi (Monev) kearsipan merupakan bagian

dari rangkaian program kegiatan pembinaan,

pendampingan, serta evaluasi yang dilakukan

secara menyeluruh ke semua OPD/SKPD di

Kabupaten Lebak. Monitoring dan evaluasi

kearsipan ini dilaksanakan dalam rangka

mewujudkan sistem penyelenggaraan kearsipan

yang sesuai dengan peraturan Bupati Lebak No

23 Tahun 2016 tentang tata Kearsipan di

Lingkungan Pemerintah Lebak.

E. Kondisi setelah adanya Inisiatif

Inovasi

Dengan adanya Inovasi ATIKAN,

permasalahan pengelolaan arsip daerah

Kabupaten Lebak menjadi lebih terarah,

berjalan secara efektif dan efisien dan

memberikan kontribusi besar dalam penataan

kearsipan di Kabupaten Lebak. Kondisi setelah

adanya Inovasi ATIKAN di Kabupaten Lebak

saat ini adalah:

· Sistem penempatan penyimpanan arsip

yang tepat (sesuai dengan Kode

klasifikasi dan jenisnya), sehingga data

kearsipan menjadi lebih tertib;

· Pencarian dokumen /Berkas arsip dapat

ditemukan dalam waktu yang singkat;

· Peningkatan kualitas SDM pengelola

arsip melalui pelatihan-pelatihan

(kursus-kursus atau diklat-diklat)

maupun advokasi /pendampingan

(bimbingan teknis dan supervisi) dalam

kearsipan dan penggunaan teknologi

yang canggih.

· pengaturan prosedur peminjaman

disamping pengawasan/kontrol dan

pengendalian jelas dan tegas;

· Secara rutin diadakan perawatan dan

pencengahan kerusakan terhadap arsip-

arsip yang ada;

· Kontrol penyusutan dan pemusnahan

terhadap arsip-arsip yang sudah tidak

terpakai menjadi lebih pasti.

F. Kunci Keberhasilan Operasional

Aplikasi Atikan

Keberhas i lan rep l ikas i ap l ikas i

kearsipan ATIKAN sangat ditentukan oleh

SDM pengelola nya, dengan demikian

disarankan petugas pengelola kearsipan baik

sebagai tenaga akuisisi maupun operator

komputer pengelola kearsipan adalah seorang

petugas kearsipan harus memenuhi beberapa

persyaratan agar dapat mengurus arsip secara

profesional (sebagai arsiparis). Jadi, jangan

sampai petugas di bagian arsip justru orang -

orang atau petugas yang tidak dipakai atau

disenangi di bagian lain. Ada anggapan bahwa

yang bertugas di bagian arsip adalah orang-

orang yang “disingkirkan”. Apabila hal ini

terjadi, setidak-tidaknya petugas tersebut

mempunyai kekurangan, baik kemampuan,

kejujuran, maupun dedikasi terhadap organisasi

yang bersangkutan. Untuk mengurus arsip

dengan baik, diperlukan petugas yang

memenuhi persyaratan ketrampilan, ketelitian,

kerapian, dan kecerdasan

1) Ketrampilan

Keterampilan merupakan

persyaratan yang harus dimiliki oleh

petugas kerasipan ini dimaksudkan agar

ia cekatan dalam menempatkan dan

menemukan kembaki arsip. Demikian

pula terampil dalam memilah golongan

arsip. Dengan kecekatan yang dimiliki,

diharapkan petugas dapat menyajikan

data dengan tepat

2) Ketelitian

Petugas kearsipan harus harus memiliki

tingkat kecermatan yang memadai

Dengan keteli t ian yang dimiliki

pengelola kearsipan diharapkan

penyajian informasi dari sumber data

(kumpulan arsip) tidak mengalami

kesalahan. Karena kesalahan sekecil

apapun dalam penyajian informasi dapat

menyebabkan produk yang dihasilkan

menjadi kurang akurat . Dengan

demikian, ketelitian bagi petugas di

bagian arsip, tidak saja diperlukan tetapi

merupakan keharusan, agar Sistem

Informasi Manajemen berjalan lancar.

3) Kerapian

Kerapian adalah suatu sikap pandang

t e n t a n g k e t e r a t u r a n ,

keberesan,ketertiban,dan kerapian.

Seorang petugas kearsipan perlu

memiliki sifat kerapian, berarti segala

sesuatu disikapi dengan keteraturan,

keterteban dan keapikan. Dengan

demikian, penanganan arsip selalu

diusahakan teratur, beres, tertib, dan

apik. Implikasi kerapian seorang

petugas, maka arsip, map atau folder,

guide (lembar petunjuk) maupun laci-

laci penyimpanan akan ditata secara

teratur, tertib, dan apik dipandang.

Kerapian dalam menempatkan arsip

yang disimpan, tentu akan membantu

kemudahan dan kecepatan dalam

penyimpanan dan penemuan kembali

arsip yang diperlukan.

4) Kecerdasan

Cerdas berart i memil iki t ingkat

pemahaman yang memadai sesuai

dengan porsi dan tugas pekerjaannya.

Seorang yang cerdas dapat mengurusi

masalah-masalah yang dihadapi secara

tepat dan cepat. Seorang petugas yang

cerdas tentu memiliki daya pikir yang

tajam sehingga apa yang pernah diingat,

dan apa yang pernah dihadapi petugas

tersebut dapat membuat perhitungan

yang tepat untuk hal-halyang akan

terjadi.

Selanjutnya, sosialisasi terkait aplikasi

ATIKAN baik di lingkungan internal maupun

eksternal. Di lingkungan internal, sosialisasi

d i m a k s u d k a n u n t u k m e m b a n g u n

keterpaduan/sinergitas pelayanan di bidang

kearsipan. Sosialisasi di lingkungan eksternal,

dimaksudkan untuk memperoleh dukungan

penuh (SDM, anggaran, teknis lainnya)

sehingga kebijakan yang dikeluarkan terkait

bagaimana implementasi dari ide/gagasan

inovasi bidang kearsipan berjalan secara lebih

efektif, efisien dan terarah.

Sedangkan program monitoring dan

evaluasi (Monev) kearsipan merupakan bagian

dari rangkaian program kegiatan pembinaan,

pendampingan, serta evaluasi yang dilakukan

secara menyeluruh ke semua OPD/SKPD di

Kabupaten Lebak. Monitoring dan evaluasi

kearsipan ini dilaksanakan dalam rangka

mewujudkan sistem penyelenggaraan kearsipan

yang sesuai dengan peraturan Bupati Lebak No

23 Tahun 2016 tentang tata Kearsipan di

Lingkungan Pemerintah Lebak.

E. Kondisi setelah adanya Inisiatif

Inovasi

Dengan adanya Inovasi ATIKAN,

permasalahan pengelolaan arsip daerah

Kabupaten Lebak menjadi lebih terarah,

berjalan secara efektif dan efisien dan

memberikan kontribusi besar dalam penataan

kearsipan di Kabupaten Lebak. Kondisi setelah

adanya Inovasi ATIKAN di Kabupaten Lebak

saat ini adalah:

· Sistem penempatan penyimpanan arsip

yang tepat (sesuai dengan Kode

klasifikasi dan jenisnya), sehingga data

kearsipan menjadi lebih tertib;

· Pencarian dokumen /Berkas arsip dapat

ditemukan dalam waktu yang singkat;

· Peningkatan kualitas SDM pengelola

arsip melalui pelatihan-pelatihan

(kursus-kursus atau diklat-diklat)

maupun advokasi /pendampingan

(bimbingan teknis dan supervisi) dalam

kearsipan dan penggunaan teknologi

yang canggih.

· pengaturan prosedur peminjaman

disamping pengawasan/kontrol dan

pengendalian jelas dan tegas;

· Secara rutin diadakan perawatan dan

pencengahan kerusakan terhadap arsip-

arsip yang ada;

· Kontrol penyusutan dan pemusnahan

terhadap arsip-arsip yang sudah tidak

terpakai menjadi lebih pasti.

F. Kunci Keberhasilan Operasional

Aplikasi Atikan

Keberhas i lan rep l ikas i ap l ikas i

kearsipan ATIKAN sangat ditentukan oleh

SDM pengelola nya, dengan demikian

disarankan petugas pengelola kearsipan baik

sebagai tenaga akuisisi maupun operator

komputer pengelola kearsipan adalah seorang

petugas kearsipan harus memenuhi beberapa

persyaratan agar dapat mengurus arsip secara

profesional (sebagai arsiparis). Jadi, jangan

sampai petugas di bagian arsip justru orang -

orang atau petugas yang tidak dipakai atau

disenangi di bagian lain. Ada anggapan bahwa

yang bertugas di bagian arsip adalah orang-

orang yang “disingkirkan”. Apabila hal ini

terjadi, setidak-tidaknya petugas tersebut

mempunyai kekurangan, baik kemampuan,

kejujuran, maupun dedikasi terhadap organisasi

yang bersangkutan. Untuk mengurus arsip

dengan baik, diperlukan petugas yang

memenuhi persyaratan ketrampilan, ketelitian,

kerapian, dan kecerdasan

1) Ketrampilan

Keterampilan merupakan

persyaratan yang harus dimiliki oleh

petugas kerasipan ini dimaksudkan agar

ia cekatan dalam menempatkan dan

menemukan kembaki arsip. Demikian

pula terampil dalam memilah golongan

arsip. Dengan kecekatan yang dimiliki,

diharapkan petugas dapat menyajikan

data dengan tepat

2) Ketelitian

Petugas kearsipan harus harus memiliki

tingkat kecermatan yang memadai

Dengan keteli t ian yang dimiliki

pengelola kearsipan diharapkan

penyajian informasi dari sumber data

(kumpulan arsip) tidak mengalami

kesalahan. Karena kesalahan sekecil

apapun dalam penyajian informasi dapat

menyebabkan produk yang dihasilkan

menjadi kurang akurat . Dengan

demikian, ketelitian bagi petugas di

bagian arsip, tidak saja diperlukan tetapi

merupakan keharusan, agar Sistem

Informasi Manajemen berjalan lancar.

3) Kerapian

Kerapian adalah suatu sikap pandang

t e n t a n g k e t e r a t u r a n ,

keberesan,ketertiban,dan kerapian.

Seorang petugas kearsipan perlu

memiliki sifat kerapian, berarti segala

sesuatu disikapi dengan keteraturan,

keterteban dan keapikan. Dengan

demikian, penanganan arsip selalu

diusahakan teratur, beres, tertib, dan

apik. Implikasi kerapian seorang

petugas, maka arsip, map atau folder,

guide (lembar petunjuk) maupun laci-

laci penyimpanan akan ditata secara

teratur, tertib, dan apik dipandang.

Kerapian dalam menempatkan arsip

yang disimpan, tentu akan membantu

kemudahan dan kecepatan dalam

penyimpanan dan penemuan kembali

arsip yang diperlukan.

4) Kecerdasan

Cerdas berart i memil iki t ingkat

pemahaman yang memadai sesuai

dengan porsi dan tugas pekerjaannya.

Seorang yang cerdas dapat mengurusi

masalah-masalah yang dihadapi secara

tepat dan cepat. Seorang petugas yang

cerdas tentu memiliki daya pikir yang

tajam sehingga apa yang pernah diingat,

dan apa yang pernah dihadapi petugas

tersebut dapat membuat perhitungan

yang tepat untuk hal-halyang akan

terjadi.

G. Manfaat dan Dampak Inovasi

ATIKAN

Manfaat utama yang telah dihasilkan

dari inovasi ATIKAN Kabupaten Lebak telah

member ikan perubahan pos i t i f da lam

penyelenggaraan pelayanan bidang kearsipan

adalah:

· M e m u d a h k a n p e n c a t a t a n d a n

penyimpanan data kearsipan yang

dikerjakan oleh para petugas pendataan

dan penataan arsip ;

· Akses penyajian data lebih cepat;

· Dapat memberikan informasi data

kearsipan secara objektif;

· Pe layanan in fo rmas i kea r s ipan

berlangsung efektif dan efisien;

· Member ikan kepuas an l ayanan

informasi kepada pengunjung;

· Jumlah pengunjung dan layanan

konsultasi semakin meningkat;

· Membangun motivasi pengolah

kearsipan OPD lain untuk melakukan

penertiban kerasipan di tempatnya.

Manfaat dan dampak sebelum dan

sesudah adanya ATIKAN, dapat

digambarkan pada Tabel di bawah ini:

Sumber: Data Kearsipan Laporan Rutin Tahunan; Kasi Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Diskerpus Kab Lebak

H. Keberlanjutan dan Replikasi Inovasi

Aplikasi Pengelola Arsip Elektronik

ATIKAN Berikut ini adalah spesifikasi basis

informasi data table bukan hanya dapat

digunakan sebagai media Pencarian data dengan

cepat tetapi selanjutnya dapat dijadikan sebagai

aplikasi pengelolaan dan penyimpanan arsip

elektronik yang dapat dihubungkan dengan

jaringan informasi kearsipan secara online baik

nasional maupun internasional. Sejalan dengan

perkembangan teknologi IT yang terus

berkembang Aplikasi ini akan dikembangkan

sesuai dengan kebutuhannya. Tentu inovasi ini

sangat mungkin untuk dilaksanakan di daerah

lainnya yang masih konvensional dalam

pencarian arsip.

I. PENUTUP

Inovasi ATIKAN merupakan inovasi kearsipan yang berbasis IT (apl ikasi) menggunakan software Microsoft Access sebagai salah satu program pengolah basis data ( s e k u m p u l a n i n f o r m a s i y a n g s a l i n g berhubungan dan memiliki tujuan tertentu) yang cukup canggih dengan berbagai kemudahan yang ada seperti pengaturan data, pembuatan form, pembuatan laporan, penyaringan data dan lain-lain. Aplikasi yang hanya melihat data sederhana atau entri data dapat mendukung lebih banyak pengguna. Dalam lingkungan perusahaan, Microsoft Access sangat cocok untuk memenuhi kebu tuhan pengguna akh i r da t abase , pengembangan aplikasi dan cepat.

Pelaksanaan manajemen Kearsipan meliputi tahapan tahapan yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menje laskan , seh ingga membutuhkan p e n a n g a n a n s e c a r a b a i k , t e r e n c a n a , konseps ional dan secara profes ional . Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip akan mencapai hasil yang baik bilamana

ditunjang dengan ketersediaan fasilitas dan teknologi informasi kearsipan yang handal salah satunya adalah dengan ditunjang oleh aplikasi kearsipan ATIKAN.

Aplikasi ini murni hasil pemikiran Tim Bidang Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Lebak, tidak meniru dari aplikasi yang pernah dilakukan oleh SKPD lain. Dan apabila ditemukan di tempat lain mungkin hanya mirip dan kebetulan saja, hal itu bisa terjadi karena kesamaan disiplin ilmu /teknologi IT yang digunakan konten data aplikasinya dipastikan tidak akan sama.

Aplikasi ATIKAN di Kabupaten Lebak saat ini di buat dengan sistem aplikasi yang sangat sederhana yang diharapkan dapat dimanfaatkan oleh seluruh pengelola arsip pada OPD/SKPD/unit kerja lainnya, mengingat kemampuan sumber daya (SDM, sarana prasarana, dan lain-lain) di masing-masing OPD/SKPD/unit kerja lainnya (seperti desa dan kelurahan) tidak merata. Ke depan, aplikasi ATIKAN akan senantiasa disesuaikan dengan dinamika lingkungan strategis (keterlibatan dan memberikan akses luas kepada masyarakat) dan perkembangan jaman, khususnya di bidang IT (misalnya berbasis android), sehingga aplikasi ATIKAN dapat dengan mudah diakses dan digunakan oleh seluruh stakeholders tanpa perlu bertatap/datang langsung ke Dinas Arsip dan Perpustakaan.

Peningkatan SDM, baik kuantitas maupun kualitas pengelola arsip harus dilakukan untuk mewujudkan pengelolaan kearsipan daerah yang mendukung kinerja penyelenggaraan pemerintahan daerah dengan program prioritas perbaikan sistem administrasi kearsipan, penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah dan peningkatan kualitas pelayanan informasi, sebagaimana tujuan pembangunan Kabupaten Lebak di bidang kearsipan sebagaimana yang tertuang dalam RPJMD Kabupaten Lebak.

G. Manfaat dan Dampak Inovasi

ATIKAN

Manfaat utama yang telah dihasilkan

dari inovasi ATIKAN Kabupaten Lebak telah

member ikan perubahan pos i t i f da lam

penyelenggaraan pelayanan bidang kearsipan

adalah:

· M e m u d a h k a n p e n c a t a t a n d a n

penyimpanan data kearsipan yang

dikerjakan oleh para petugas pendataan

dan penataan arsip ;

· Akses penyajian data lebih cepat;

· Dapat memberikan informasi data

kearsipan secara objektif;

· Pe layanan in fo rmas i kea r s ipan

berlangsung efektif dan efisien;

· Member ikan kepuas an l ayanan

informasi kepada pengunjung;

· Jumlah pengunjung dan layanan

konsultasi semakin meningkat;

· Membangun motivasi pengolah

kearsipan OPD lain untuk melakukan

penertiban kerasipan di tempatnya.

Manfaat dan dampak sebelum dan

sesudah adanya ATIKAN, dapat

digambarkan pada Tabel di bawah ini:

Sumber: Data Kearsipan Laporan Rutin Tahunan; Kasi Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Diskerpus Kab Lebak

H. Keberlanjutan dan Replikasi Inovasi

Aplikasi Pengelola Arsip Elektronik

ATIKAN Berikut ini adalah spesifikasi basis

informasi data table bukan hanya dapat

digunakan sebagai media Pencarian data dengan

cepat tetapi selanjutnya dapat dijadikan sebagai

aplikasi pengelolaan dan penyimpanan arsip

elektronik yang dapat dihubungkan dengan

jaringan informasi kearsipan secara online baik

nasional maupun internasional. Sejalan dengan

perkembangan teknologi IT yang terus

berkembang Aplikasi ini akan dikembangkan

sesuai dengan kebutuhannya. Tentu inovasi ini

sangat mungkin untuk dilaksanakan di daerah

lainnya yang masih konvensional dalam

pencarian arsip.

I. PENUTUP

Inovasi ATIKAN merupakan inovasi kearsipan yang berbasis IT (apl ikasi) menggunakan software Microsoft Access sebagai salah satu program pengolah basis data ( s e k u m p u l a n i n f o r m a s i y a n g s a l i n g berhubungan dan memiliki tujuan tertentu) yang cukup canggih dengan berbagai kemudahan yang ada seperti pengaturan data, pembuatan form, pembuatan laporan, penyaringan data dan lain-lain. Aplikasi yang hanya melihat data sederhana atau entri data dapat mendukung lebih banyak pengguna. Dalam lingkungan perusahaan, Microsoft Access sangat cocok untuk memenuhi kebu tuhan pengguna akh i r da t abase , pengembangan aplikasi dan cepat.

Pelaksanaan manajemen Kearsipan meliputi tahapan tahapan yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menje laskan , seh ingga membutuhkan p e n a n g a n a n s e c a r a b a i k , t e r e n c a n a , konseps ional dan secara profes ional . Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip akan mencapai hasil yang baik bilamana

ditunjang dengan ketersediaan fasilitas dan teknologi informasi kearsipan yang handal salah satunya adalah dengan ditunjang oleh aplikasi kearsipan ATIKAN.

Aplikasi ini murni hasil pemikiran Tim Bidang Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Lebak, tidak meniru dari aplikasi yang pernah dilakukan oleh SKPD lain. Dan apabila ditemukan di tempat lain mungkin hanya mirip dan kebetulan saja, hal itu bisa terjadi karena kesamaan disiplin ilmu /teknologi IT yang digunakan konten data aplikasinya dipastikan tidak akan sama.

Aplikasi ATIKAN di Kabupaten Lebak saat ini di buat dengan sistem aplikasi yang sangat sederhana yang diharapkan dapat dimanfaatkan oleh seluruh pengelola arsip pada OPD/SKPD/unit kerja lainnya, mengingat kemampuan sumber daya (SDM, sarana prasarana, dan lain-lain) di masing-masing OPD/SKPD/unit kerja lainnya (seperti desa dan kelurahan) tidak merata. Ke depan, aplikasi ATIKAN akan senantiasa disesuaikan dengan dinamika lingkungan strategis (keterlibatan dan memberikan akses luas kepada masyarakat) dan perkembangan jaman, khususnya di bidang IT (misalnya berbasis android), sehingga aplikasi ATIKAN dapat dengan mudah diakses dan digunakan oleh seluruh stakeholders tanpa perlu bertatap/datang langsung ke Dinas Arsip dan Perpustakaan.

Peningkatan SDM, baik kuantitas maupun kualitas pengelola arsip harus dilakukan untuk mewujudkan pengelolaan kearsipan daerah yang mendukung kinerja penyelenggaraan pemerintahan daerah dengan program prioritas perbaikan sistem administrasi kearsipan, penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah dan peningkatan kualitas pelayanan informasi, sebagaimana tujuan pembangunan Kabupaten Lebak di bidang kearsipan sebagaimana yang tertuang dalam RPJMD Kabupaten Lebak.

Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak Direktori...

Documents

Transcript of Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak Direktori...