Web viewSistem Informasi Promosi Penerangan dan Komunikasi Efektif Dunia Usaha Kecil dan Menengah...

BAB IPENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dunia usaha kecil dan menengah di Kabupaten OKU TIMUR memiliki

peluang untuk terus berkembang karena memiliki potensi daerah dan

keberagaman yang memiliki nilai jual yang tinggi.

Perkembangan teknologi yang terjadi sekarang ini sudah

berkembang pesat dibandingkan waktu dulu, misalnya yang terdapat

pada bidang komunikasi. Perkembangan pengolahan data merupakan

salah satu pengaruh dari teknologi komunikasi tersebut. Di dalam dunia

usaha kecil dan menega, peran teknologi informasi dan sistem informasi

yang handal tidak lagi diragukan dalam menunjang kemampuan unit

usaha untuk memenangkan persaingan usaha. Penggunaan teknologi

informasi dan sistem informasi tersebut diharapkan mampu mendorong

percepatan perputaran usaha dan operasional meningkatkan efisiensi

kerja dan efektifitas dunia usaha.

Permasalahan pada dunia usaha kecil dan menengah adalah :

1. belum optimalnya komunikasi antar pelaku usaha kecil dan

menengah serta masyarakat secara dinamis dan terintegrasi.

2. sistem informasi dan pemanfaatan media sosial dalam promosi

penerangan dan komunikasi efektif untuk dunia usaha kecil dan

menengah belum tersedia.

3. kurangnya inisiatif pelaku usaha kecil dan menengah untuk

melaporkan kegiatan usahanya sebagai database acuan dalam

melakukan promosi penerangan dunia usaha kecil dan menengah

4. kurangnya pengembangan usaha kecil dan menegah berdasarkan

data dan informasi dan pengalaman pada daerah lain yang memiliki

karakteristik sama, sehingga potensi dunia usaha kecil dan

menengah belum dikembangkan secara optimal.

5. penanganan masalah dunia usaha kecil dan menengah bersifat

parsial karena tidak adanya wadah komunikasi yang efektif dan

1Proyek Perubahan by Morena Suci Basmark

efisien.

6. kurangnya sosialisasi terhadap hasil pembahasan masalah dan

solusi yang dihadapi dunia usaha kecil dan menegah

03. TUJUAN

Tujuan umum yang ingin dicapai oleh penulis dalam proyek

perubahan ini adalah tersedianya situs dan akun media sosial sebagai

wadah promosi penerangan dan komunikasi komunikasi efektif bagi

pelaku dunia usaha kecil dan menengah di Kabupaten OKU TIMUR,

sedangkan tujuan khususnya adalah sebagai berikut :

1. Tujuan Jangka Pendek ( sampai dengan 31 Juli 2015)

1. Terinventarisasinya kebutuhan perencanaan pengembangan

sistem informasi dan pemanfaatan media sosial melalui

pembuatan website dan akun media sosial

2. Input data Usaha Kecil dan Menengah pada website yang

terintegrasi secara online dengan google drive

3. Analisa pendataan usaha kecil dan menengah

4. Pemanfaatan twitter sebagai fasilitas chatting untuk komunikasi

efektif;

5. Implementasi Sistem Informasi dan Pemanfaatan Media Sosial

dalam promosi penerangan dan komunikasi efektif kepada

Usaha Kecil dan Menengah yang menjadi sample

6. Evaluasi pelaksanaan Implementasi Sistem Informasi dan

Pemanfaatan Media Sosial

7. Pembuatan Laporan

8. Seminar Laporan

2. Tujuan Jangka Menengah (Agustus 2015 s/d 31 Desember 2015)

1. Optimalisasi jumlah dan ruang lingkup pelaku Usaha Kecil dan

Menegah untuk berinteraksi pada website dan akun media sosial

Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal

Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur.


2. Pemetaan data Usaha Kecil dan Menengah untuk kebutuhan

promosi penerangan dan komunikasi efektif berdasarkan Sistem

Informasi dan Pemanfaatan Media Sosial pada Dinas Koperasi,

Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten Ogan

Komering Ulu Timur.

3. Tujuan Jangka Panjang (1 Januari s/d 31 Desember 2016)

Terlaksananya implementasi sistem informasi dan pemanfaatan

media sosial melalui website dan media sosial secara berkelanjutan

dan terintegrasi di Website Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur.

Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk mengambil judul yaitu

“Sistem Informasi dan Pemanfaatan Media Sosial dalam Peningkatan Promosi Untuk Dunia Usaha Kecil dan Menengah Pada Seksi Penanaman Modal di Dinas Koperasi Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur”.

B. Area dan Fokus Proyek Perubahan

Area Perubahan yang akan dijalankan yaitu Pengembangan Sistem Informasi

dan Pemanfaatan Media Sosial dalam promosi penerangan dan komunikasi

efektif untuk dunia usaha kecil dan menengah. Fokus perubahan nya yaitu

Akses informasi dinamis dari pelaku usaha kecil dan menengah

C. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan1. Tujuan Proyek Perubahan

Tujuan proyek perubahan ini adalah adanya sistem informasi dan

pemanfaatan media sosial untuk promosi penerangan dan komunikasi efektif

dunia usaha kecil dan menengah yang dapat diakses secara online melalui

internet.

Setiap usaha kecil dan menegah yang ingin mempromosikan

usahanya dapat langsung mengakses sistem informasi dan media sosial

sesuai dengan petunjuk yang telah diberikan.

2. Manfaat Area Perubahan


Dalam rangka promosi penerangan dan komunikasi efektif untuk dunia

usaha kecil dan menengah perlu adanya wadah bersama untuk saling

berinteraksi dengan mempertimbangkan prinsip efektifitas dan efisiensi.

Keterbatasan jarak dan waktu serta besarnya biaya yang dikeluarkan jika

dilakukan dengan pertemuan langsung menjadikan sistem informasi dan

media sosial ini sebagai pilihan yang realistis.

D. Ruang Lingkup Proyek PerubahanMengingat adanya keterbatasan waktu dalam proyek perubahan ini (2 bulan)

dan untuk menghindari adanya multi tafsir dalam penulisan ini, maka ruang

lingkup penulisan ini, penulis batasi hanya pada terlaksananya perencanaan

program kegiatan Pengembangan Sistem Informasi dan pemanfaatan media

sosial dalam promosi penerangan dan komunikasi efektif untuk dunia usaha

kecil dan menengah di Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman

Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur Kabupaten Ogan Komering Ulu

Timur. Sebagai data awal untuk promosi penerangan serta komunikasi efektif

dilakukan percontohan pada 2 kecamatan yaitu Martapura dan Belitang dengan

masing-masing kecamatan 10 sample usaha kecil dan menegah.

E. Kriteria KeberhasilanTerlaksananya Program Kegiatan “Sistem Informasi dan pemanfaatan

media sosial dalam peningkatan promosi untuk dunia usaha kecil dan

menengah pada Seksi Penanaman Modal di Dinas Koperasi Usaha Kecil dan

Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur”

Mampu menyediakan Sistem informasi dan pemanfaatan media sosial

dalam promosi penerangan dan komunikasi efektif untuk dunia usaha kecil dan

menengah di Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal


BAB IIDESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. Output Kunci Proyek Perubahan


Terlaksananya Program Kegiatan “Sistem Informasi dan pemanfaatan media

sosial dalam peningkatan promosi untuk dunia usaha kecil dan menengah pada

Seksi Penanaman Modal di Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Penanaman Modal

Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur”

B. Pentahapan Proyek PerubahanA. JANGKA PENDEK (sampai dengan 31 Juli 2015)1. Terinventarisasinya kebutuhan perencanaan pengembangan sistem

informasi dan pemanfaatan media sosial melalui pembuatan website

dan akun media sosial;

2. Input data Usaha Kecil dan Menengah pada website yang

terintegrasi secara online dengan google drive;

3. Analisa pendataan usaha kecil dan menengah;

4. Pemanfaatan media sosial twitter sebagai fasilitas chatting untuk

komunikasi efektif;

5. Implementasi Sistem Informasi dan Pemanfaatan Media Sosial

dalam promosi penerangan dan komunikasi efektif kepada Usaha

Kecil dan Menengah yang menjadi sample;

6. Evaluasi pelaksanaan kegiatan;

7. Pembuatan laporan;

8. Seminar laporan.

B. JANGKA MENENGAH (Agustus 2015 s/d 31 Desember 2015)

1. Optimalisasi ruang lingkup pelaku usaha kecil dan menegah untuk

berinteraksi pada website dan akun media sosial pada Dinas

Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal


2. Pemetaan data Usaha Kecil dan Menengah untuk kebutuhan

promosi penerangan dan komunikasi efektif berdasarkan Sistem

Informasi dan Pemanfaatan Media Sosial pada Dinas Koperasi,

Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten Ogan

Komering Ulu Timur.

C. JANGKA PANJANG (1 Januari s/d 31 Desember 2016)


Ir. SUDARMAN

Morena Suci Basmark S.Ikom,MM

Dra. EFRILIAWidyaiswara

DEVI TRIASTUTI,S.St.Pi Helda KencanaRirin Aprilya, SEM.Sholeh

1. Terlaksananya implementasi sistem informasi dan pemanfaatan

media sosial melalui website dan media sosial secara berkelanjutan

dan terintegrasi di Website Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur.

2. Melaksanakan kegiatan

3. Evaluasi dan pelaporan

C. TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN

D. STAKEHOLDER PROYEK PERUBAHANStakeholder yang dapat diidentifikasi yang akan bersentuhan langsung maupun

tidak langsung terhadap proyek perubahan ini sebagai berikut :

1. Pelaku dunia usaha kecil dan menengahStekeholder promoter yang merupakan subjek dalam sistem informasi dan

pemanfaatan media sosial pada promosi penerangan dan komunikasi efektif

untuk dunia usaha kecil dan menegah di Dinas Koperasi, Usaha Kecil

Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur

2. Kepala Dinas Koperasi Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal


Stekeholder latents yang tidak mempunyai kepentingan khusus namun

mempunyai pengaruh yang besar terjadinya keberhasilan proyek

perubahan.

3. Calon Investor PotensialStekeholder deferender yang memiliki kepentingan terhadap perubahan

akan tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi keberhasilan proyek

Perubahan ini

4. Pegawai Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur.Stekeholder Apathetics yang kurang memiliki kepentingan dan bahkan tidak

mengetahui adanya proyek perubahan ini.

E. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN PROYEK PERUBAHANUntuk mendapatkan kekuatan kunci dapat dilakukan dengan menggunakan

alat berupa Analisis SWOT (Stengths, Weakness, Opportunities, Threasts).

Analisis SWOT yaitu sebuah bentuk analisa situasi dan juga kondisi yang

bersifat deskriptif (memberi suatu gambaran).

Penjelasan mengenai 4 (empat) komponen analisis SWOT, yaitu :

Strenght (S) yaitu analisis kekuatan, situasi ataupun kondisi yang

merupakan kekuatan pada saat ini. Yang perlu di lakukan di dalam analisis

ini adalah perlu menilai kekuatan-kekuatan dan kelemahan di bandingkan

dengan para pesaingnya.

Weaknesses (W) yaitu analisi kelemahan, situasi ataupun kondisi yang

merupakan kelemahan pada saat ini. Merupakan cara menganalisis

kelemahan diri yang menjadi kendala yang serius dalam kemajuan.

Opportunity (O) yaitu analisis peluang, situasi atau kondisi yang merupakan

peluang atau terobosan untuk berkembang dimasa depan.

Threats (T) yaitu analisis ancaman, cara menganalisis tantangan atau

ancaman yang harus dihadapi agar tidak menyebabkan kemunduran.

Analisa ini menempatkan situasi dan juga kondisi sebagai sebagai faktor

masukan, lalu kemudian dikelompokkan menurut kontribusinya masing-masing.

permasalahan internal dan eksternal yang ada diidentifikasi dan kemudian

diadakan penilaian seperti terlihat pada tabel berikut .

TABEL 1


IDENTIFIKASI FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNALNO FAKTOR INTERNAL

STRENGTHS (KEKUATAN) WEAKNESSES (KELEMAHAN)

S1 Adanya pembagian tugas yang jelas W1 Kurangnya pemahaman terhadap

pemanfaatan sistem informasi

S2 Dukungan anggaran untuk

pengembangan sistem informasi dari

Dinas Koperasi dan UKM PM

W2 Kualitas data masih bermasalah

(tidak akurat, lengkap, tepat waktu)

S3 Komitmen dari Pimpinan dalam

meningkatkan efisiensi dan efektifitas

pekerjaan

W3 Belum terbangunnya aliran data

untuk promosi penerangan dan

komunikasi efektif dunia UKM

S4 Adanya pemetaan data dan informasi

untuk promosi penerangan dan

komunikasi efektif dunia UKM

W4 Kurangnya sarana pendukung untuk

pengembangan sistem informasi

NO FAKTOR EKSTERNAL

OPPORTUNITIES (PELUANG) THREATHS (ANCAMAN)

O1 Kesadaran dari pelaku dunia usaha

kecil dan menegah untuk saling berbagi

informasi

T1 Lambatnya ketersediaan jaringan

internet sampai ke pelosok

O2 Banyaknya SDM di bidang Teknologi

Informasi dari lulusan SMK / SMA

T2 Pola pikir sebagian masyarakat akan

pemanfaatan teknologi informasi

O3 Kebutuhan akan data yang up to date

sebagai bahan promosi penerangan

dan komunikasi efektif

T3 Kondisi perekekonomian yang masih

belum stabil

F. Target Capaian Kinerja (berisi target kuantitatif/ persentase pencapaian output sesuai kriteria keberhasilan

No. Uraian Kinerja Bobot Target

1. Pengusulan program proyek perubahan 15%

2. Tahap penyusunan pengoptimalan rencana program kegiatan

proyek perubahan

15%

3. Menyiapkan sarana dan prasarana proyek perubahan 15%

4. Melaksanakan penyusunan rencana program kegiatan proyek 20%


perubahan

5. Mengevaluasi dan pembuatan laporan kegiatan 20%

6. Seminar laporan 15%

Jumlah 100%

No Kriteria Keberhasilan Bobot Target

1. Tersedianya sistem informasi promosi penerangan dan

komunikasi efektif dunia UKM berbasis web

40%

2. Terbentuknya akun media sosial (facebook) sebagai wadah

informasi dari stakeholder

40%

3. Basis data online promosi penerangan dan informasi dunia

usaha dapat diakses oleh pelaku usaha dan masyarakat

20%

Jumlah 100%

G. Adopsi Hasil Benchmarking To Best Practice

Kegiatan Yang Relevan Dengan Rencana Proyek Perubahan selama Benchmarking to Best Practice di Bappeda Kabupaten Cirebon :1. NAMA KEGIATAN

“Implementasi Sistem Informasi Pembangunan Daerah Kabupaten Cirebon”.

2. PELAKSANAAN KEGIATANBadan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Cirebon sebagai

Lembaga Teknis yang mempunyai visi “Terwujudnya Bappeda sebagai lembaga perencanaan pembangunan daerah yang Kredibel (aspiratif, antisipatif,aplikatif dan akuntabel ) dalam rangka mencapai Kabupaten Cirebon yang amanah.” Untuk mencapai visi tersebut Bappeda Kabupaten Cirebon menjabarkannya

dalam misi sebagai berikut :

1. Meningkatkan pengembangan Sistem Perencanaan Pembangunan

Daerah

2. Meningkatkan Kapasitas Kelembagaan


3. Memantapkan peran dan fungsi Bappeda dalam koordinasi Pembinaan

dan Pelaksanaan Kebijakan Pembangunan daerah

4. Meningkatkan Akurasi data yang komprehensif

5. Meningkatkan kualitas evaluasi dan Pelaporan

6. Meningkatkan kualitas dokumen perencanaan

Berdasarkan LAKIP Kabupaten Cirebon Tahun 2014, Penyusunan Sistem

Informasi Pembangunan Daerah (SIPD) Kabupaten Cirebon telah dilaksanakan

dengan baik melalui aplikasi SIPD online. Sistem Informasi Daerah Kota Cirebon

telah terintegrasi yaitu pada website http://simbangda.cirebonkab.go.id/.

Pelaksanaan Sistem Informasi Pembangunan Daerah di Kabupaten Cirebok

telah melibatkan seluruh SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah), sehingga

dapat lebih meningkatkan efektifitas dan efisiensi pekerjaan.

Anggaran yang disediakan dalam pelaksanaan SIPD Online ini berkisar

sebesar Rp. 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah) per bulan, termasuk untuk

biaya jaringan internet seluruh SKPD. Sehingga segala macam pengusulan

anggaran dan pelaporan dilakukan secara online dan dapat menghemat kertas

(paperless). Data dari seluruh SKPD dapat langsung terintegrasi secara online

untuk dianalisa lebih lanjut dan dijadikan dasar pengambilan kebijakan strategis

Pemerintah Kabupaten Cirebon. Monitoring dan Evalusi terhadap pendataan di

setiap SKPD pun dapat lebih mudah dilakukan sehingga data dan informasi

yang dilaporkan dapat lebih berkualitas.

Dengan adanya data yang real time (update), akurat, valid dan lengkap

diharapkan kebijakan yang diambil sudah tepat sasaran dan dapat

mengakomodir seluruh prioritas penting dari setiap SKPD. Masyarakat pun

dapat turut serta berpartisipasi dan melihat informasi pembangunan Kabupaten

Cirebon melalui SIPD online pada website http://simbangda.cirebonkab.go.id/.

Implemantasi Sistem Informasi Pembangunan Daerah (SIPD) Kabupaten

Cirebon telah dilaksanakan berdasarkan Rencana Kerja Bappeda Kabupaten

Cirebon dan hasilnya tertuang dalam LAKIP Bappeda Kabupaten Cirebon.

Adapun tahapan yang dilakukan Bappeda Kabupaten Cirebon sebelum

penerapan Sistem Informasi Pembangunan Daerah Kabupaten Cirebon, sebagai

berikut :


http://simbangda.cirebonkab.go.id/

http://simbangda.cirebonkab.go.id/

- Membuat program kegiatan “Pengembangan Sistem Informasi

Pembangunan Daerah Kabupaten Cirebon” secara online yang berbasis

website.

- Merencanakan komponen informasi pada SIPD Online beserta desain

struktur basis data untuk pengolahan informasi pembangunan

- Memberikan pelatihan kepada staf Bappeda Kabupaten Cirebon untuk

menggunakan SIPD Online

- Tersedianya SIPD Online yang memiliki menu sebagai berikut :

1. Informasi Pembangunan

2. Data Pembangunan

3. Berita

4. Agenda Kegiatan

5. Gallery

6. Kontak

- Mengundang seluruh SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) dan

perwakilan dari kecamatan di Kabupaten Cirebon dalam rangka

mensosialisasikan Implementasi Sistem Informasi Pembangunan Daerah

(SIPD) Kabupaten Cirebon.

Adapun tahapan yang dilakukan Bappeda setelah Implementasi Sistem

Informasi Pembangunan Daerah (SIPD) Kabupaten Cirebon, sebagai berikut :

- Membuat Komitmen para Pejabat dan Pegawai Bappeda dan seluruh

SKPD untuk menggunakan SIPD Online Kabupaten Cirebon.

- Pelatihan yang berkelanjutan terhadap Sumber Daya Manusia (SDM) di

Bappeda maupun SKPD dalam menjalankan SIPD Online.

- Pemeliharaan Sistem Informasi Pembangunan Daerah (SIPD) Kabupaten

Cirebon, baik berupa software maupun hardware-nya

- Penanganan terhadap fasilitas sistem informasi yang bermasalah

- Monitoring dan Evaluasi untuk kemungkinan perubahan atau modifikasi

Sistem Informasi Pembangunan Daerah sesuai dengan kebutuhan

Pemerintah Kabupaten Cirebon

- Rapat Tinjauan Hasil Monitoring dan Evaluasi :

Masukan pada pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi SIPD Online harus

mencakup informasi tentang :

a. Hasil monitor dan evaluasi (capaian sasaran mutu)


b. Umpat balik pengguna SIPD Online (quesioner)

c. Status kelengkapan data dari setiap SKPD

d. Kebutuhan sarana pendukung pelaksanaan SIPD Online

e. Kapasitas dan pemahanan staf dalam implementasi SIPD Online

f. Saran – saran untuk perbaikan

MANFAAT BENCHMARKING KE LOCUSBenchmaking To Best Pratice yang dilakukan peserta Diklat PIM IV

Kabupaten OKU TIMUR dengan tujuan Pemerintah Kabupaten Cirebon yang

sasarannya pelaksanaan Sistem Informasi Pembangunan Daerah Online di

Bappeda Kabupaten Cirebon Provinsi Jawa Barat. Pelaksanaan benchmaking to

practice memberikan perbandingan untuk mengambil sisi positif tentang

keunggulan dan kelebihan pelaksanaan Sistem Informasi Pembangunan Daerah

Online di Bappeda Kabupaten Cirebon, melihat keadaan yang ada di tempat

peserta, dan mencoba melakukan inovasi mungkin atau tidaknya diterapkan

ditempat penulis bekerja.

Sistem Informasi Pembangunan Daerah Online di Bappeda Kabupaten

Cirebon memberikan manfaat bagi penulis adalah sebagai berikut :

1. memenuhi kebutuhan akan informasi pembangunan wilayah kota Cirebon

serta dapat sebagai referensi dalam pembuatan laporan.

2. pengumpulan data informasi kebutuhan penyusunan dokumen perencanaan

untuk mengoptimalkan program pemerintah.

3. mewujudkan transparansi, efektifitas, efisiensi, dan akuntabilitas pelaksanaan

pembangunan untuk mendukung peningkatan kinerja pelayanan publik

4. Mendorong terjadinya tata kelola pemerintahan yang baik dan bersih dengan

memanfaatkan teknologi informasi untuk menghasilkan secara konsisten hasil

perencanaan yang berkualitas dan berkelas

5. meningkatkan pengambilan keputusan (decision making) yang terkait dalam

perencanaan pembangunan daerah

6. perbaikan kualitas dan efektivitas perencanaan dengan melibatkan multipihak

dalam perencanaan dan implementasi melalui SIPD Online

7. mengelola penyampaian usulan kegiatan prioritas

8. proses penyimpanan data dan informasi lebih terjamin dan tidak memerlukan

lemari penyimpanan yang banyak

9. Data yang diperlukan dapat dengan mudah cari dan digunakan


10. Proses sosialisasi program pembangunan ke masyarakat dapat lebih

mudah, cepat, dan efisien dari segi waktu dan tenaga

11. Pegawai yang diperlukan tidak terlalu banyak

BAB IIIPELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. PENCAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

Pencapaian proyek perubahan dilakukan dengan melalui beberapa tahapan

yaitu tahap awal pelaksanaan, tahapan Taking Ownership (Breakthought I) dan

tahap Breakthrough II.


Tahap awal pelaksanaan Diklat PIM IV (Tahap Diagnosa Kebutuhan

Perubahan) yang dilaksanakan pada tanggal 27 April – 09 Mei 2015) di Balai

Pengembangan SDM Pertanian (BPSDMP) Provinsi Sumatera Selatan (tanggal

08 Juni 2015 – 22 Agustus 2015).

Tahap II tanggal 11-16 Mei 2015 dilakukan tahapan Taking Ownership

(Breakthought I) di Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman

Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur.. Melalui diskusi bersama Kepala

Bidang Penanaman Modal Daerah Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan

Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur selaku mentor proyek

perubahan telah disepakati bersama area proyek perubahan. Dengan

menggunakan metode APKL (Actual, Problematik, Khalayak, Layak) dari tupoksi

Kepala Seksi Penanaman Modal Dinas Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah

dan Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur Kabupaten OKU

TIMUR dapat teridentifikasi bahwa area bermasalah adalah “Belum tersedianya

sistem informasi dan pemanfaatan media sosial untuk promosi penerangan dan

komunikasi efektif dunia usaha kecil dan menengah” dianggap paling prioritas

untuk dijadikan Area Proyek Perubahan.

Selanjutnya berdasarkan hasil analisis USG (Urgent, Serius, Grouth), area

organisasi bermasalah yang ada di Seksi Penanaman Modal Dinas Koperasi,

Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu

Timur Kabupaten OKU TIMUR adalah “Belum adanya website dan media sosial

sebagai wadah promosi penerangan dan komunikasi komunikasi efektif oleh

pelaku dunia usaha kecil dan menengah”.

Dengan melihat kondisi tersebut diatas, proyek perubahan yang akan

dilaksanakan pada masa Breakthrough II atau laboratorium kepemimpinan

adalah membuat rencana kegiatan program dengan judul kegiatan :

“Pengembangan sistem informasi dan pemanfaatan media sosial dalam promosi

penerangan dan komunikasi efektif untuk dunia usaha kecil dan menengah”.

. Dalam pelaksanaan Implementasi proyek perubahan pada tahap

Breakthrough II (tanggal 08 Juni 2015 – 22 Agustus 2015) ada beberapa

tahapan yang dilaksanakan, yaitu :

1. Terinventarisasinya kebutuhan perencanaan pengembangan sistem

informasi dan pemanfaatan media sosial melalui pembuatan website dan

akun media sosial.


2. Input data usaha kecil dan menengah pada website yang terintegrasi secara

online dengan google drive.

3. Analisa pendataan usaha kecil dan menengah

4. Pemanfaatan twitter sebagai fasilitas chatting untuk komunikasi efektif

5. Implementasi Sistem Informasi dan Pemanfaatan Media Sosial kepada

Usaha Kecil dan Menengah yang menjadi sample

6. Evaluasi pelaksanaan Implementasi Sistem Informasi dan Pemanfaatan

Media Sosial

7. Pembuatan Laporan

8. Seminar Laporan

Pelaksanaan Implementasi Proyek Perubahan yang dilaksanakan pada tahap

Laboratorium Kepemimpinan (Breakthrought II) ini mendapat dukungan dari

sponsor/mentor yaitu Kepala Bidang Penanaman Modal Daerah dan Kepala

Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten

Ogan Komering Ulu Timur beserta seluruh stakeholder lainnya yang terlibat.

1. Terinventarisasinya kebutuhan perencanaan pengembangan sistem informasi dan pemanfaatan media sosial melalui pembuatan website dan akun media sosial

Sistem informasi adalah suatu bentuk komunikasi sistem di mana data

yang mewakili dan diproses sebagai bentuk dari memori sosial. Media sosial

adalah media online yang mendukung interaksi sosial dan media sosial

menggunakan teknologi berbasis web yang mengubah komunikasi menjadi

dialog interaktif. Dalam ruang lingkup promosi penerangan dan komunikasi

efektif dunia usaha kecil dan menegah perlu adanya wadah bersama saling

berinteraksi.

Pembuatan website dilakukan dengan metode Waterfall Model (Model

Rekayasa Web Air Terjun). Waterfall Model adalah proses pembuatan situs

website secara terstruktur dan berurutan dimulai dari penentuan masalah,

analisa kebutuhan, perancangan implementasi, integrasi, uji coba sistem,

penempatan situs web dan pemeliharaan.


Gambar 3.1 Rapat inventarisir Kebutuhan

Sistem Informasi dan Media Sosial

Tahapan pada metode Waterfall Model dalam pembuatan website

dinkopukmpm.wordpress.com meliputi :

a. Penentuan Masalah. Pada tahap ini dilakukan diskusi bersama mentor

dan pegawai Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman

Modal Kabupaten OKU TIMUR mengenai apa tujuan pembuatan

website bagi internal dinas maupun pelaku usaha kecil dan menengah.

Secara umum tujuan website dinkopukmpm.wordpress.com adalah

sebagai wadah sharing dalam promosi penerangan dan komunikasi

efektif bagi usaha kecil dan menengah di Kabupaten OKU TIMUR.

b. Analisa Kebutuhan. Pada tahap ini dilakukan analisa kebutuhan dan

spesifikasi lengkap tentang isi, platform yang digunakan, penentuan

website statis atau dinamis, penggunaan multimedia dan kebutuhan-

kebutuhan lainnya. Hasil kesepakatan pada tahap ini dapat dijabarkan

sebagai berikut :


i. Isi Website ini tentang informasi dunia usaha kecil dan menengah

beserta referensi terkait. Data dan informasi dapat berasal dari

Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal

Kabupaten OKU TIMUR maupun dari pelaku usaha kecil dan

menengah. Selain itu terdapat pengelolaan database dan media

chatting dengan memanfaatkan media sosial twitter.

ii. Platform yang digunakan adalah wordpress.

iii. Penentuan website ini adalah dinamis karena informasi selalu

berkembang dan perlu diupdate sesuai kebutuhan.

iv. Penggunaan multimedia difokuskan pada gambar melalui tampilan

media sosial instagram dan facebook yang terintegrasi pada

website, selain itu juga lampiran gambar/foto dari artikel promosi

yang dikirimkan pelaku usaha kecil dan menegah.

v. Kebutuhan lainnya yaitu koneksi internet yang stabil sehingga

update dan pemeliharaan website dapat berjalan optimal.

c. Perancangan. Pada tahap ini disusun desain tampilan website sesuai

dengan tujuan yang ingin dicapai. Tampilan visual diatur sedemikian

rupa sehingga artikel promosi penerangan dari pelaku usaha kecil dan

menengah dapat dilihat dan ditelusuri secara baik. Penempatan menu

juga mudah dijangkau dengan tampilan drop down. Integrasi media

sosial ditempatkan pada sisi kiri dan kanan website sehingga mudah

ditemukan dan diakses langsung sesuai keinginan pengunjung. Fasilitas

yang pada website dinkopukmpm.wordpress.com antara lain :

i. Menu & Link, merupakan tampilan menu yang terdiri menu Beranda,

Facebook, Dinkop UKM & PM, Informasi, Jenis Usaha, Referensi,

Download, Info Kontak. Setiap menu memiliki sub menu sebagai

penjabaran yang lebih detil.

ii. Search Engine, untuk pencarian konten pada website.

iii. Category, pemilihan artikel berdasarkan kategori jenis usaha.

iv. Media Sosial, link facebook, instagram dan twitter yang terintegrasi

di dalam website dinkopukmpm.wordpress.com

v. Kiriman Terbaru, berupa daftar 50 kiriman terbaru yang dapat

ditambahkan lagi berdasarkan urutan waktu pengiriman.

vi. Kalender, merupakan informasi kalender berjalan


vii. Contact Info, merupakan informasi admin / pengembang website

viii. Menu Admin, menu khusus admin untuk pengelolaan website

Gambar 3.2 potongan rancangan website

d. Implementasi pada pembuatan website dengan langsung publish

website dinkopukmpm.wordpress.com secara online.

e. Integrasi. Tahapan yang dilakukan adalah penggabungan dari semua

komponen penyusun website, sehingga menjadi website yang solid dan

sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan.

f. Uji coba system. Pada tahap ini dilakukan proses uji coba terhadap

sistem informasi yang dibangun. Uji coba dilakukan pada sistem

navigasi, fasilitas website seperti menu, input data, report data,

download referensi, artikel promosi, chatting melalui twitter, link ke

media sosial facebook dan instagram serta fasilitas lainnya agar dapat

diketahui bagian-bagian mana yang belum berfungsi dengan baik.

Diperlukan suatu sistem informasi dan pemanfaatan media sosial agar

penyampaian promosi penerangan dan komunikasi efektif dapat berjalan

dengan lebih praktis dan efisien. Sistem Informasi Promosi Penerangan dan


Komunikasi Efektif Dunia Usaha Kecil dan Menengah dirancang melalui

website dinamis dengan memanfaatkan fasilitas pada platform wordpress.

Fasilitas pada website yang dibuat sudah dapat mendukung promosi

penerangan & komunikasi efektif Dunia Usaha Kecil dan Menengah.

Website tersebut dapat diakses dari komputer / laptop maupun smartphone

yang terkoneksi dengan internet pada alamat website

dinkopukmpm.wordpress.com.

Gambar 3.3 Tampilan Website

Penggunaan platform wordpress dalam merancang sistem informasi ini

karena memiliki kelebihan sebagai berikut :

a. Pilihan themes / template bervariasi. Themes atau template sebuah

website salah satu faktor yang sangat penting. Ketika pengunjung

masuk ke halaman website, kesan pertama yang mereka dapatkan


adalah tampilan atau layout. Themes yang simple dan menarik dapat

membuat pengunjung merasa ingin berlama-lama di website.

b. Support Widget. Ini adalah komponen untuk mengatur blok modul pada

side bar atau footer WordPress. Modul dapat ditambahkan pada

sidebar dan mengatur widget sesuai keinginan dengan cara drag and

drop sesuai dengan kebutuhan.

c. Dengan WordPress, dapat memasang dan mengatur link ke website

lain. Link yang kami berikan pada website ini adalah link Pemkab OKU

Timur dan Berita OKU Timur. Adapun link ini dapat ditambahkan atau

disesuaikan dengan kebutuhan pada masa yang akan datang.

d. Post by email. Jika ada pelaku Usaha Kecil Menengah di Kabupaten

OKU Timur yang ingin menulis artikel promosi penerangan atau

pengalamannya pada dunia usaha dapat dengan mengirimkan

tulisannya yang disertai lampiran gambar melalui email ke alamat

[email protected]. Adapun alamat email tersebut

dapat diubah oleh admin sesuai kebutuhan. Jika ada kiriman artikel

yang kurang berkenan maka admin bisa mengedit/menghapusnya.

Gambar 3.4 Tampilan Post By Email

e. Konten dinamis. Dengan melibatkan banyak orang sebagai penulis

maupun kontributor maka akan membuat konten sistem informasi ini

menjadi dinamis. Pemanfaatan google drive sebagai sarana input data

dan menampilkan data dapat mengoptimalkan pengelolaan database

UKM di Kabupaten OKU Timur.

f. Pengelolaan keamanan data yang mudah. Jika ada artikel atau kiriman

yang bersifat rahasia, maka bisa di setting menjadi private atau

diakses pihak-pihak tertentu dengan kata kunci.

g. Gratis. Tidak ada biaya hosting maupun design website karena

semuanya sudah disediakan pada platform wordpress ini secara gratis.


mailto:[email protected]

Pembuatan akun media sosial bertujuan untuk menunjang promosi

penerangan dan komunikasi efektif Dunia Usaha Kecil dan Menengah. Akun

media sosial yang dibuat terdiri dari facebook, instagram dan twitter.

Gambar 3.5 Tampilan Facebook

Gambar 3.6 Tampilan Instagram


Gambar 3.7 Tampilan Twitter

Selain dapat melakukan promosi penerangan melalui artikel dan gambar

di website, pelaku usaha kecil dan menengah juga dapat mengirimkan

promosi usahanya melalui facebook. Hasil foto promosi penerangan yang

telah diverifikasi dapat diterbitkan di instagram. Adapun media sosial twitter

dioptimalkan sebagai wadah komunikasi (chatting) pada website

dinkopukmpm.wordpress.com antar/sesama pelaku usaha kecil menengah

dan pegawai Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman

Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur.

2. Input data usaha kecil dan menengah pada website yang terintegrasi secara online dengan google drive.

Sistem informasi berbasis website dinkopukmpm.wordpress.com ini

merupakan website dinamis. Data dan informasi pada website ini dapat

ditambahkan atau direvisi sesuai dengan level kewenangannya. Untuk

pelaku usaha kecil menengah dapat melakukan input data usaha kecil dan

menengah dengan memilih menu DINKOP UKM & PM kemudian klik

submenu Input UKM, seperti pada gambar berikut :


Gambar 3.8 Tampilan Menu Input Data

Setelah submenu Input UKM di klik maka akan muncul tampilan di

halaman baru untuk mengisikan data UKM yang diminta. Halaman baru

tersebut adalah link pengisian formulir di google drive dengan alamat

https://docs.google.com/forms/d/1LSf4sS8itoXKEKvAD4LE2evCGAhlWruubr

yiDp3WLmI/viewform. Pelaku usaha hanya dapat melakukan input sesuai

dengan form isian yang telah disediakan. Struktur pengisian data dapat

diubah oleh admin website yaitu operator sistem informasi yang ada pada


Ogan Komering Ulu Timur. Data yang telah diinput akan direkam untuk

diverifikasi dan dipublish sesuai dengan kebutuhan pemetaan data usaha

kecil dan menengah.

Data yang diinput meliputi :

1. Jenis Usaha

2. Keterangan Usaha

3. Nama Usaha

4. Lokasi (kecamatan)

5. Lokasi (nama jalan / desa)

6. Nama contact person

7. Nomor HP contact person

8. Profil singkat usaha


https://docs.google.com/forms/d/1LSf4sS8itoXKEKvAD4LE2evCGAhlWruubryiDp3WLmI/viewform

https://docs.google.com/forms/d/1LSf4sS8itoXKEKvAD4LE2evCGAhlWruubryiDp3WLmI/viewform

Gambar 3.9 Tampilan Input Data UKM


Hasil input data dapat digunakan untuk mendukung promosi

penerangan dan komunikasi efektif. Diharapkan nantinya dapat menambah

wawasan pelaku usaha kecil dan menengah dan saling sharing informasi

untuk memahami perkembangan pasar yang dinamis. Dengan adanya

promosi penerangan dan komunikasi efektif maka pelaku usaha dapat

memantau kondisi pasar dan dapat mengambil strategi yang tepat untuk

dunia usahanya. Bagi masyarakat secara umum juga diharapkan melalui

sistem ini memudahkan dalam mencari UKM berdasarkan kategori jenis

usaha sesuai kebutuhan konsumsinya disertai dengan banyaknya pilihan

yang kompetitif.

3. Analisa pendataan usaha kecil dan menengah.Pendataan usaha kecil dan menengah pada Dinas Koperasi, Usaha

Kecil Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu

Timur dapat dilakukan berdasarkan database yang ada pada website

dinkopukmpm.wordpress.com yang sudah terintegrasi pada google drive.

Database tersebut diperoleh berdasarkan Input Data UKM oleh pelaku

usaha kecil dan menengah maupun data yang diinput oleh tim pengembang

berdasarkan hasil koordinasi dengan Bagian Ekonomi Setda kabupaten

OKU TIMUR.

.

Gambar 3.10 Koordinasi dengan Bagian Ekonomi Setda Kab. OKU TIMUR


Gambar 3.11 Tampilan data yang belum dianalisa pada google drive

Berdasarkan data yang sudah diinput dan sedang diverifikasi oleh tim

sistem informasi dan media sosial Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah

dan Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur tersebut ,

yang berasal dari pelaku usaha maupun dari admin sistem informasi, yang

seterdapaPendataan usaha kecil dan menengah pada Dinas Koperasi,

Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering

Ulu Timur dapat dilakukan berdasarkan database yang ada pada website

dinkopukmpm.wordpress.com yang sudah terintegrasi pada google drive.

Analisa pendataan dilakukan dengan cara pivot table pada spreadsheet

database pada google drive. Sama seperti pivot table pada Microsoft Excel.

Berikut ini adalah contoh analisa pemetaan usaha kecil dan menengah

berdasarkan jenisnya untuk setiap kecamatan di Kabupaten OKU TIMUR.


Gambar 3.11 Tampilan proses analisa data pada google drive

Proses analisa data tersebut dilakukan secara online pada google drive,

sehingga database pada website akan otomatis terupdate. Hasil analisanya

dapat di didownload dalam bentuk format excel sebagai bahan laporan dan

pertimbangan dalam menentukan kebijakan terhadap usaha kecil dan

menengah di Kabupaten OKU TIMUR.

Gambar 3.12 Tampilan proses download analisa data pada google drive


Hasil Analisa Pemetaan Usaha Kecil dan Menengah berdasarkan Jenis Usaha per Kecamatan

No. Kecamatan/JenisUsaha Bengkel

Industri Rumah Tangga

Jasa Koperasi Kuliner Pedagang Penginapa

n Percetakan Perkebunan Pertanian Toko/Pedagang Peternakan Grand

Total

1 Buay Madang 1 3 4

2 Belitang Madang Raya 1 1

3 Martapura 2 13 6 26 5 2 8 8 22 55 1 148

4 Belitang 1 1 2

5 Semendawai Timur 1 1

6 Belitang II 1 1

7 Buay Madang Timur 1 1

8 Belitang Mulya 1 1

9 Jayapura 1 1

10 Bunga Mayang 1 1 2

11 Bp. Peliung 2 2

12 Grand Total 3 1 13 7 26 7 2 10 10 22 62 1 164Tabel 3.1 Hasil Analisa Pemetaan Usaha Kecil dan Menengah

Pada tabel diatas dapat dijelaskan bahwa pada tahap jangka pendek ini telah didata 164 usaha kecil dan menengah. Data

hasil analisa tersebut berdasarkan hasil koordinasi data usaha kecil dan menegah di Kecamatan Martapura dengan Bagian

Ekonomi Setda Kabupaten OKU TIMUR. Untuk kecamatan lain yang muncul pada analisa ini dikarenakan adanya input dari

pelaku usaha kecil dan menengah. Analisa tersebut bisa dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.

Pada tahap implementasi akan disampaikan data usaha kecil dan menengah pada Kecamatan Martapura dan Kecamatan

Belitang yang menjadi sample, yaitu masing-masing 10 UKM per kecamatan.


4. Pemanfaatan twitter sebagai fasilitas chatting untuk komunikasi efektifAkun Media sosial twitter @dinkopukmpm yang terdapat pada website

dinkopukmpm.wordpress.com bertujuan sebagai wadah komunikasi efektif

dalam bentuk chatting dan diskusi online antar pelaku usaha kecil dan

menengah di Kabupaten OKU TIMUR. Selain itu dapat juga sebagai media

komunikasi antar pegawai Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan

Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur.

Gambar 3.13 Tampilan tata letak twitter pada website

Setiap pengunjung website dinkopukmpm.wordpress.com dapat

langsung mengirimkan mention (pesan) melalui twitter yang terdapat pada

bagian sebelah kiri dari layout website. Mention tersebut akan langsung

muncul setelah halaman website-nya di refresh / diperbarui. Admin website

dapat mengedit / menghapus jika ada pesan / mention yang tidak sesuai dan

tidak berhubungan dengan kegiatan promosi penerangan dan komunikasi

efektif pada pelaku UKM dan pegawai Dinas Koperasi, Usaha Kecil

Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur.


Gambar 3.14 Tampilan pengelolaan akun twitter

Jumlah followers pada twitter @dinkopukmpm memang sedikit karena

difokuskan sebagai wadah komunikasi / chatting. Sehingga siapapun bisa

langsung mengirim mention / pesan tanpa harus menjadi followers twitter

@dinkopukmpm.

Berdasarkan pengamatan terhadap masyarakat Kabupaten OKU

TIMUR pada umumnya dan pelaku usaha kecil dan menengah pada

khususnya media sosial yang sering digunakan untuk promosi penerangan

adalah facebook dan belum familiar terhadap twitter. Sehingga untuk

pendataan dan evaluasi kontributor pelaku usaha kecil dan menengah

dalam pemanfaatan media sosial akan difokuskan ke facebook.

5. Implementasi Sistem Informasi dan Pemanfaatan Media Sosial kepada Usaha Kecil dan Menengah yang menjadi sample

Pada tahap implemetasi ini sample yang ditentukan adalah masing-

masing 10 usaha kecil dan menegah pada Kecamatan Belitang dan

Kecamatan Martapura.


REKAPITULASI BERITA ACARA SISTEM INFORMASI DAN MEDIA SOSIAL

NO. NAMA USAHA KEC. JENIS USAHA NAMA PEMILIK / PENGELOLA KETERANGAN

1 Mie Ayam Bakso Artomoro Martapura Kuliner Eko Budiarto

sangat antusias, mendukung sistem informasi dan media sosial ini serta siap berkontribusi secara online dan berharap jaringan hotspot wifi area taman kota diperluas

2 Manalagi Cake & Bakery Martapura Kuliner Hasan

sangat berterima kasih dengan dilibatkan dalam program promosi penerangan dan komunikasi efektif ini dan berharap dapat meningkatkan hasil usaha

3 Duta Abadi Depot Air Minum Martapura Toko/pedagang Pujiono

bingung bagaimana cara mempraktekkan implementasi karena tidak punya smartphone dan tidak bisa online

4 Kheisya Butik Martapura Toko/pedagang Yunarti merasa perlu adanya wadah seperti ini untuk membantu promosi usaha

5 Amel Shop Martapura Toko/pedagang Resti Mayanggramemahami penjelasan saat implementasi dan bersedia untuk berkontribusi secara online

6 Pempek Buana Martapura Kuliner Wuriasih cukup antusias untuk ikut berkontribusi dalam sistem informasi dan media sosial

7 Kenz Baby Shop Martapura Toko/pedagang Eni Julitamengerti penjelasan saat sosialisasi dan dapat tergabung ke website dan media sosial yang disediakan

8 Ririn Bakery Martapura Kuliner Nirwati

mendukung adanya terobosan ini dan berharap bisa meningkatkan penjualan roti karena memang kualitas dan harganya bisa diandalkan

9 Rumah Pelangi Martapura Toko/pedagang Dely Yuni Safitry sudah mengerti dan bisa online dan bergabung

10 Fanny Food Martapura Kuliner Achmat Entang

ada inisiatif untuk minta tergabung dengan sistem informasi dan media sosial ini serta merasa sangat membutuhkan wadah seperti ini

11 Anugrah Rotan Belitang Industri Rumah Tangga Supatmi belum sepenuhnya mengerti dan tidak bisa

online serta tidak ada koneksi internet

12 Anggun Gift an Doll Belitang Toko/pedagang Anggun Yemima sudah memililiki smartphone yang selalu online sehingga dapat aktif berkontribusi

13 Tiara Butik Belitang Toko/pedagang Leli Hartinisudah sedikit mengerti dan bisa menerima adanya sistem informasi dan media sosial ini

14 Warung Gado-gado Ibu Sri Belitang Toko/pedagang Sri Rahayu

mendukung meskipun belum sepenuhnya mengerti bagaimana agar dapat tergabung secara berkelanjutan

15 Kumara Fotokopi Belitang Toko/pedagang Edi P. dapat memahami konsep dan manfaat sistem informasi dan media sosial ini

16 Apotek Sejahtera Belitang Toko/pedagang Heri Noven agak bingung dengan sistem informasi ini karena tidak pernah ada sebelumnya

17 Butik Terang Bulan Belitang Toko/pedagang Hawatiragu-ragu dan awalnya tidak bersedia menjadi sasaran implementasi karena khawatir merepotkan

18 Martabak Bandung Belitang Toko/pedagang Andreterkesan acuh tak acuh terhadap adanya sistem promosi ini karena merasa tidak pengaruh terhadap hasil usahanya

19 Pabrik Penggilingan Beras Belitang Toko/pedagang M. Yusuf Umar mendukung pelaksanaan kegiatan yang

terbaik untuk usaha kecil menengah

20 Wati Salon Belitang Toko/pedagang Asmawati terkesan positif dan berharap dapat terus dilaksanakan secara konsisten

Tabel 3.2 Rekapitulasi Berita Acara Implementasi Sisfo dan Medsos


Pada tabel di atas terlihat dari 20 sample usaha kecil dan menegah yang

merupakan sasaran Implementasi Sistem Informasi dan Pemanfaatan Media

Sosial dalam Promosi Penerangan dan Komunikasi Efektif ternyata tidak

semuanya dapat langsung mengaplikasikan sistem informasi dan

pemanfaatan media sosial ini. Diharapkan dengan semakin banyaknya

hotspot wifi arena di Kabupaten OKU TIMUR dan antusiasme kaum muda

usia produktif untuk mengembangkan jiwa enterpreneurship-nya akan

semakin meningkatkan pemanfaatan wadah ini dengan baik.

Implementasi Sistem Informasi dan Pemanfaatan Media Sosial dalam

Promosi Penerangan dan Komunikasi Efektif untuk Dunia Usaha Kecil dan

Menengah berupa sosialisasi dalam bentuk penjelasan dan tutorial

mekanisme penggunaannya. Saat implementasi kepada pelaku usaha kecil

dan menengah telah disampaikan penjelasan dan tutorial pada implementasi

sistem informasi dan pemanfaatan media sosial. Diharapkan pelaku usaha

kecil dan menengah untuk dapat turut serta bergabung dengan harapan

dapat lebih memberi promosi penerangan usaha dan komunikasi yang

efektif.

Gambar 3.15 Contoh Berita Acara Implementasi Sisfo dan Medsos


Sample usaha kecil dan menengah yang belum dapat sepenuhnya

mengerti dan ikut berkontribusi adalah pelaku usaha kecil menengah yang

sudah diambang batas usia produktif. Sehingga peranan generasi muda

diharapkan dapat lebih dominan karena lebih terbiasa untuk beradaptasi

dengan perkembangan teknologi informasi yang ada.

Sebagian besar sasaran pelaku usaha kecil dan menengah dapat

mengerti dan memiliki persamaan paradigma/mindset bahwa sistem

informasi dan pemanfaatan media sosial ini berguna untuk membantu

promosi penerangan serta komunikasi efektif dunia usaha kecil dan

menengah di Kabupaten OKU TIMUR. Dokumentasi implementasi sistem

informasi dan media sosial selengkapnya dapat dilihat pada akun instragram

@dinkopukmpm.

Gambar 3.16 Rekapitulasi Berita Acara Implementasi Sisfo dan Medsos di Martapura

Penjelasan pada pelaku Usaha Kecil dan Menengah tentang Sistem

Informasi dan pemanfaatan media sosial yang meliputi:

a. Website pada alamat www.dinkopukmpm.wordpress.com dimana pelaku

usaha kecil dan menengah bisa mengirim artikel promosi penerangan

beserta lampiran dokumentasi photo ke website ini melalui email dengan

alamat: [email protected]


b. Akun Facebook di alamat https://www.facebook.com/dinkop.ukmpm

c. Page / halaman facebook sebagai forum diskusi dunia usaha kecil dan

menengah pada alamat https://www.facebook.com/duniausahaokutimur

d. Instagram dengan alamat @dinkopukmpm

e. Twitter dengan alamat @dinkopukmpm

Gambar 3.17 Rekapitulasi Berita Acara Implementasi Sisfo dan Medsos di Belitang

6. Evaluasi pelaksanaan Implementasi Sistem Informasi dan Pemanfaatan Media Sosial

Bentuk evaluasi pelaksanaan Implementasi Sistem Informasi dan

Pemanfaatan Media Sosial ini adalah dengan menganalisa kontributor pada

website dan media sosial yang sudah diimplementasikan.

Kontribusi pelaku usaha kecil dan menengah secara online pada Sistem

Informasi dan Pemanfaatan Media Sosial untuk promosi penerangan dan

komunikasi efektif dibahas pada rapat tahap akhir bersama Kepala Dinas

dan seluruh pegawai Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan

Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur. Hasil rapat

koordinasi tahap akhir tersebut disampaikan dalam Lampiran Notulensi

Rapat Tahap Akhir.


https://www.facebook.com/dinkop.ukmpm

Gambar 3.18 Rapat Tahap Akhir Evaluasi Implementasi Sistem Informasi dan Media Sosial

Dalam rapat tahap akhir tersebut ditekankan bagaimana agar sistem

informasi dan pemanfaatan media sosial ini bisa berkelanjutan. Secara

pengelolaan sistem informasi dan pemanfaatan media sosial sebagian besar

peserta rapat dapat memahami dan dapat mempraktikannya. Namun untuk

terus menerus mengaktifkan pelaku usaha kecil dan menegah dalam

website dan media sosial perlu adanya terobiosan-terobosan yang kreatif

dan inovatif seperti pengadaan event online dalam bentuk perlombaan

kreasi promosi penerangan antar pelaku usaha dengan hadiah kongkret

berupa bantuan modal usaha atau peralatan untuk usaha.

TABEL KONTRIBUSI PELAKU USAHA SECARA ONLINE

No.

Nama Media Sosial

Jumlah follower / following

Jumlah kiriman Keterangan

1 Website - -2 Facebook 46 12 -3 Instagram 4 / 37 64 -4 Twitter 3 / 40 3 -

Tabel 3.3 Kontribusi pelaku usaha secara online


Gambar 3.19 Tampilan Teman facebook dinkopukmpm

Pada facebook dinkopukmpm terlihat untuk sementara ini sudah ada

46 teman yang terdiri dari pelaku usaha dan masyarakat umum Kabupaten

OKU TIMUR. Tentunya dari hari ke hari admin media sosial facebook

dinkopukmpm akan terus mengajak pelaku usaha kecil dan menengah yang

belum tergabung untuk dapat berkontribusi langsung secara online.

Di dalam akun facebook ini juga terdapat halaman / page dunia usaha

OKU TIMUR sebagai wadah forum diskusi antar pelaku usaha kecil dan

menengah. Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal

Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur juga dapat melihat perkembangan

diskusi yang ada pada facebook ini sehingga menjadi salah satu

pertimbangan dalam mengadakan kegiatan atau mengambil kebijakan

terkait dunia usaha kecil dan menengah.

Pada tahap jangka menengah dan jangka panjang akan dibuat

halaman-halaman baru yang terkait dengan akun facebook dinkopukmpm

sesuai dengan klasifikasi jenis usaha dan akan lebih memprioritaskan

pengembangan potensi keaslian daerah dan industri rumah tangga serta

pelestarian seni budaya kreatif masyarakat Kabupaten OKU TIMUR.


Diharapkan melalui media sosial ini dapat menjadi cikal bakal promosi

kegiatan-kegiatan yang terkait dengan seni buaya asli daerah sehingga

sekaligus dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat Kabupaten OKU

TIMUR baik secara langsung maupun tidak langsung.

Gambar 3.20 Tampilan followers instagram @dinkopukmpm

Jumlah kiriman pada instagram untuk sementara ini sudah sebanyak 64

post, namun jumlah followers-nya masih terbilang sangat sedikit yaitu 4

followers. Hal ini dikarenakan sampai saat pembuatan laporan masih belum

semua akun instragram pelaku usaha kecil menengah yang menjadi sample

di follow. Selain itu sebagian pelaku usaha kecil dan menengah lainnya tidak

familiar dengan instragram sehingga membutuhkan waktu untuk pengenalan

dan ketertarikan terhadap instagram.

Pada instagram ini diharapkan menjadi wadah dokumentasi online dari

setiap event Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal

Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur yang melibatkan usaha kecil dan


menengah, sehingga ada bentuk konkret keberpihakan pemerintah dalam

hal ini Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal

Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur yang melibatkan usaha kecil dan

menengah terhadap perkembangan dunia usaha kecil dan menengah.

Gambar 3.21 Tampilan follower dan mention twitter @dinkopukmpm

Pada twitter belum dioptimalkan untuk mencari followers karena masih

difokuskan sebagai wadah komunikasi efektif dalam bentuk percakapan

online antar pelaku usaha kecil dan menengah di Kabupaten OKU TIMUR.

Selain itu dapat juga sebagai media komunikasi yang efisien antar pegawai


Ogan Komering Ulu Timur.

Ruang lingkup sasaran implementasi pada tahap jangka pendek ini

didominasi oleh toko/pedagang, diharapkan pada tahap jangka menengah

dan jangka panjang dapat lebih memperluas jangkauan ruang lingkup usaha

kecil dan menengah. Salah satunya alternatif caranya adalah dengan

melakukan monitor dan survey ke lapangan untuk mencari pelaku usaha

kecil dan menengah potensial, khususnya dunia usaha kecil dan menengah


yang merupakan industri rumah tangga, usaha kecil menengah yang dapat

mengembangkan potensi daerah atau merupakan pelestarian dari seni

budaya kreatif asli Kabupaten OKU TIMUR.

7. Pembuatan LaporanPembuatan Laporan Kegiatan sudah dilakukan dan dilaporkan kepada

Kepala Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal


Gambar 3.19 Laporan kepada Kepala Dinas Koperasi UKM & PM Kab. OKU TIMUR

8. Seminar LaporanSeminar laporan dipersiapkan dengan sebaik-baiknya dengan harapan

hasil dari kegiatan ini akan dapat bermanfaat secara luas dan berkelanjutan.

Sebelum seminar dilaksanakan dilakukan koordinasi dengan tim tata kelola

sistem informasi dan pemanfaatan media sosial, pemantapan hasil evaluasi

dan laporan kepada Kepala Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan

Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur serta koordinasi

kepada Sekretariat Daerah Kabupaten OKU Timur.

Diharapkan seluruh masukan dan saran dapat terakomodir dengan baik,

sehingga pelaksanaan kegiatan ini dapat dilakukan secara berkelanjutan.

Untuk tahapan selanjutnya yaitu tahap jangka menengah dan jangka

panjang tentunya diharapkan adanya dukungan penuh dari Kepala Dinas


Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten OKU

TIMUR dan Sekretariat Daerah Kabupaten OKU TIMUR dalam

mengalokasikan anggaran untuk memperluas ruang lingkup cakupan sistem

informasi dan media sosial ini melalui monitoring dan survey serta

penyempurnaan-penyempurnaan termasuk untuk menintegrasikannya ke

dalam domain hosting website resmi Pemerintah Kabupaten OKU TIMUR.

Gambar 3.20 Koordinasi dengan Sekda Kabupaten OKU TIMUR

Saat ini website dinkopukmpm.wordpress.com masih menggunakan

platform wordpress dengan biaya hosting, desain dan pengembangan

website GRATIS. Sehingga tidak ada alokasi biaya terhadap pembuatan

website dan media sosial tersebut.

Untuk pengembangan jangka panjang dan menengah tentunya

fasilitas-fasilitas pada website ini dapat lebih disempurnakan dengan

melibatkan Badan Informasi dan Komunikasi Daerah Kabupaten OKU

TIMUR untuk sosialisasi melalui berbagai mass media seperti koran lokal,

radio, brosur dan kegiatan-kegiatan produktif yang hasilnya dapat dirasakan

langsung bagi pelaku dunia usaha kecil dan menengah yang aktif dalam

sistem informasi dan media sosial ini.


B. HASIL CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

Pelaksanaan Implementasi Proyek Perubahan yang dilaksanakan pada

tanggal 08 Juni 2015 sampai dengan 22 Agustus 2015 berhasil dilaksanakan

dengan baik walaupun berbagai kendala yang dihadapi selama pelaksanaannya.

Untuk mengetahui tingkat keberhasilan pelaksanaan implementasi proyek

perubahan, perlu dilakukan penyusunan hasil capaian proyek perubahan yang

telah dilaksanakan selama tahap Breakthrough II di instansi tempat bertugas

yaitu di kantor Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal


Hasil capaian kinerja ini disusun berdasarkan tahapan yang telah

direncanakan pada penyusunan proposal proyek perubahan dan ProjectCharter

pada tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan yang dimaksud adalah tahapan

jangka pendek yaitu pada masa 60 (enam puluh) hari selama Breakthrough II..

Penyusunan hasil capaian kinerja proyek perubahan ini juga mengacu pada

output dan outcome yang telah direncanakan juga pada proposal serta Project

Charter proyek perubahan baik output jangka pendek, menengah dan panjang.

Berdasarkan hasil analisa capaian kinerja ini diharapkan keterlibatan seluruh

stakeholder untuk dapat lebih berkontribusi dalam pengembangan sistem

informasi dan pemanfaatan media sosial secara berkelanjutan.

Berikut ini pada tabel dapat diketahui hasil capaian proyek perubahan di


Ogan Komering Ulu Timur kegiatan “Pengembangan Sistem Informasi dan

Pemanfaatan Media Sosial dalam promosi penerangan dan komunikasi efektif

untuk dunia usaha kecil dan menengah”.

Analisa dan tindak lanjut dari hasil capaian kinerja ini juga dibahas pada rapat

tahap akhir implementasi sistem informasi dan pemanfaatan media sosial

sehingga permasalahan yang ada dapat diatasi bersama-sama dan mendapat

dukungan penuh dari seluruh pegawai Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah

dan Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur.


Tabel Hasil Capaian Implementasi Proyek Perubahan

Di Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal

Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur

No. Uraian KinerjaBobot Target

(%)

Realisasi (%)

A. JANGKA PENDEK

1

Terinventarisasinya kebutuhan perencanaan pengembangan sistem informasi dan pemanfaatan media sosial melalui pembuatan website dan akun media sosial.

20 100

2 Input data usaha kecil dan menengah pada website yang terintegrasi secara online dengan google drive. 15 100

3 Analisa pendataan usaha kecil dan menengah 20 100

4 Pemanfaatan twitter sebagai fasilitas chatting untuk komunikasi efektif 15 100

5Implementasi Sistem Informasi dan Pemanfaatan Media Sosial kepada Usaha Kecil dan Menengah yang menjadi sample

10 100

6 Evaluasi pelaksanaan Implementasi Sistem Informasi dan Pemanfaatan Media Sosial 10 100

7 Pembuatan Laporan 5 1008 Seminar Laporan 5 100

Jumlah Sub Total 100 100B. JANGKA MENENGAH

1

Optimalisasi ruang lingkup pelaku usaha kecil dan menegah untuk berinteraksi pada website dan akun media sosial pada Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur.

40 0

2

Pemetaan data Usaha Kecil dan Menengah untuk kebutuhan promosi penerangan dan komunikasi efektif berdasarkan Sistem Informasi dan Pemanfaatan Media Sosial pada Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur.

60 0

Jumlah Sub Total 100C. JANGKA PANJANG

1

Terlaksananya implementasi sistem informasi dan pemanfaatan media sosial melalui website dan media sosial secara berkelanjutan dan terintegrasi di Website Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur.

100 0

Jumlah Sub Total 100 0

C. KENDALA IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN (INTERNAL DAN EKSTERNAL)

Dalam pelaksanaan implementasi proyek perubahan yang telah dilaksanakan

di Kantor Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal


Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur, ada beberapa kendala yang dihadapi,

yaitu:

1. Sarana dan prasarana

Masih dibutuhkan laptop dan perangkat smartphone untuk

mempermudah update dan evaluasi Sistem Informasi dan Media Sosial ini,

karena saat ini di Bidang Penanaman Modal hanya ada 1 (satu) komputer

desktop.

2. Peran serta Usaha Kecil dan Menegah

a. Kurangnya inisiatif pelaku usaha kecil dan menengah untuk melaporkan

kegiatan usahanya sebagai database acuan dalam melakukan promosi

penerangan dunia usaha kecil dan menengah Peran aktif pelaku usaha

kecil dan menegah untuk berinteraksi melalui Sistem Informasi dan Media

Sosial yang sudah disediakan

b. Imbas dari promosi penerangan dan komunikasi efektif tidak serta merta

dapat dirasakan hasilnya sehingga antusiasme pelaku usaha masih

belum signifikan

c. Belum adanya monitor secara menyeluruh terhadap usaha kecil dan

menengah khususnya yang merupakan potensi asli daerah dan kerajinan,

seni budaya / home industry.

3. Pendanaan

Sumber pendanaan belum ada karena tidak ada dalam perencanaan

penganggaran, sehingga untuk pengembangan ke cakupan ruang lingkup

yang lebih luas dan mengintegrasikan dengan website Pemkab OKU Timur

belum dapat direalisasikan.

4. Kendala Non Teknis lainnya

a. Project Leader proyek perubahan tidak dapat fokus menjalankan

implementasi proyek perubahan karena harus juga menyelesaikan tugas

kedinasan yang berhubungan dengan tupoksi

b. Jadwal kegiatan mengalami perubahan dan tidak sesuai dengan rencana

karena tumpang tindih dengan kegiatan rutin lainnya yang berhubungan

dengan tupoksi

c. Waktu pelaksanaan yang bersamaan dengan Bulan Suci Ramadhan, Hari

Raya Idul Fitri dan Hari Kemerdekaan


D. STRATEGI MENGATASI KENDALA Output Kunci Proyek PerubahanDalam mengahadapi berbagai kendala dalam menjalankan implementasi proyek

perubahan di Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah dan Penanaman Modal

Kabupaten Ogan Komering Ulu Timur, ada beberapa strategi yang

dilaksanakan, yaitu:

1. Permasalahan kekurangan sarana prasarana komputer dan printer dapat

diatasi dengan memakai laptop dan printer pribadi sehingga tidak

menghambat pekerjaan.

2. Dalam mengatasi kendala peran serta usaha kecil dan menegah diatasi

dengan terus melakukan implementasi berupa sosialisasi Sistem Informasi

dan Media Sosial baik secara langsung maupun secara online.

3. Kendala pendanaan untuk pengembangan Sistem Informasi selanjutnya

agar dapat terintegrasi di dalam website Pemkab OKU Timur diatasi dengan

mengusulkan anggaran dana kepada Kepala Dinas Koperasi, Usaha Kecil

Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten OKU Timur pada Rencana

Kegiatan Anggaran (RKA) Tahun 2016.

4. Kendala nonteknis diatasi dengan cara lembur dan terus meminta masukan

dan saran kepada mentor dan Kepala Dinas Koperasi, Usaha Kecil

Menengah dan Penanaman Modal Kabupaten OKU Timur.


BAB IVPENUTUP

A. Kesimpulan 1. Kegiatan Implementasi Sistem Informasi dan pemanfaatan media sosial

dalam promosi penerangan dan komunikasi efektif untuk dunia usaha kecil

dan menengah (UKM) yang telah dilaksanakan dari Tanggal 01 s.d. 11

Agustus 2015 di Kecamatan Martapura dan Belitang secara umum berjalan

dengan lancar sesuai dengan Milestone/ tahapan yang telah penulis

tentukan.

2 Sistem Informasi dan pemanfaatan media sosial dalam promosi

penerangan dan komunikasi efektif untuk dunia usaha kecil dan menengah

sudah dapat digunakan sesuai dengan fasilitasi yang sudah disediakan.

B. Rekomendasi

1. Tim Tata Kelola Sistem Informasi dari Dinas Koperasi UKM dan

Penanaman Modal harus selalu aktif mengupdate website dan media

sosial. Diharapkan konten yang dinamis dapat menjadi daya tarik bagi

pelaku usaha dan masyarakat untuk terus berinteraksi dalam promosi

penerangan dan komunikasi efektif.

2. Perlunya pengembangan cakupan ruang lingkup UKM pada sistem

informasi dan media sosial ini seperti ekspose hal-hal yang unik dan

merupakan potensi daerah seperti seni kreatif dan budaya, kerajinan dan

home industri.


LAMPIRAN 1. Kesepakatan Area Perubahan (ditandatangani mentor). Diambil dari formulir

BT I. (Lampiran 1 dan lampiran 2)

2. Project Charter

Berita Acara Implementasi Sistem Informasi dan pemanfaatan media sosial dalam

promosi penerangan dan komunikasi efektif untuk dunia usaha kecil dan menengah


JANGAN LUPA :HAL 17 : DISERTAI DOKUMEN RAPAT INVENTARISIR KEBUTUHAN

UNDANGAN

DAFTAR HADIR

NOTULEN


Web viewSistem Informasi Promosi Penerangan dan Komunikasi Efektif Dunia Usaha Kecil dan Menengah...

Documents

Transcript of Web viewSistem Informasi Promosi Penerangan dan Komunikasi Efektif Dunia Usaha Kecil dan Menengah...