perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac/Sistem... · Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT

KELUAR KANTOR PERINDUSTRIAN, KOPERASI

DAN UMKM KABUPATEN SRAGEN

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli MadyaProgram Diploma III Teknik Informatika

Disusun Oleh :

RHENY NOVIANA PAMUNGKAS

NIM. M3209076

PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

2012


commit to user

ii

HALAMAN PERSETUJUAN


KELUAR KANTOR PERINDUSTRIAN, KOPERASI (PERINGKOP)

DAN UMKM KABUPATEN SRAGEN

Disusun Oleh :


NIM. M3209076

Tugas Akhir ini disetujui untuk dipresentasikan

pada Ujian TA

pada tanggal 29 Juni 2012

Pembimbing

Umi Salamah, M.Kom.

NIP. 19700217 199702 2 001


commit to user

iii

HALAMAN PENGESAHAN


KELUAR KANTOR PERINGKOP DAN UMKM KAB. SRAGEN

Disusun Oleh :


NIM. M3209076

Pembimbing Utama,

Umi Salamah M.KomNIP. 19700217 199702 2 001

Tugas Akhir ini telah diterima dan disahkan oleh dewan penguji Tugas Akhir

Program Diploma III Teknik Informatika

Pada Jumat, 29 Juni 2012

Dewan Penguji: Tanda Tangan

1. Umi Salamah, M.Kom ( ………………..….. )NIP. 19700217 199702 2 001

2. Abdul Aziz, S.Kom. M.Sc ( ………………..….. )NIP. 19810413 200501 1 001

3. Taufiqurrakhman NH, S.Kom ( ………………..….. )NIDN. 0622058201

Disahkan Oleh :

DekanFakultas MIPA UNS

Pror. Ir. Ari Handono Ramelan, M.Sc (Hons). Ph.DNIP. 19610223 198601 1 001

KetuaProgram Diploma III Teknik Informatika

Drs. Y. S. Palgunadi, M.Sc.NIP. 19560407 198303 1 004


commit to user

iv

ABSTRAK

RHENY NOVIANA PAMUNGKAS, 2012, SISTEM INFORMASISURAT MASUK DAN KELUAR. Program Diploma III Teknik InformatikaFakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sebelas MaretSurakarta.

Sebuah instansi membutuhkan sistem informasi yang dapat membantudalam pengelolaan surat. Pengelolaan surat di instansi yang menggunakan manualsering terjadi kesalahan dalam penyimpanan data surat dan pencarian surat.Sistem informasi surat masuk dan surat keluar ini sangat diperlukan, selain untukpengelolaan surat juga diperlukan untuk membuat surat agar lebih cepat danefisien. Sistem informasi surat masuk dan surat keluar ini bertujuan mengubahcara penyimpanan surat secara hardfile menjadi arsip surat berwujud softfile.Sistem informasi surat masuk dan keluar ini memberikan kontribusi baik bagiinstansi.

Tahapan perancangan yang digunakan meliputi perancangan contextdiagram, data flow diagram, entity relationship diagram, dan database table.Software yang digunakan dalam pembuatan aplikasi surat-menyurat inimenggunakan xampp untuk menjalankan web servernya, MySQL untukpengelolaan database. Implementasi sistem informasi surat masuk dan keluarmenampilkan tampilan antar muka, yaitu : antar muka semua user dan antar mukaadministrator.

Sistem informasi surat masuk dan keluar dapat membuat surat keluar lebihcepat dan efisien, memasukkan data surat masuk . Memberikan saranapenyimpanan arsip surat, sehingga dapat terkelola dengan baik. Sistem informasiini dapat diakses dan dijalankan secara localhost.

Keywords: Sistem Informasi Surat Masuk dan Keluar


commit to user

v

ABSTRACT

RHENY NOVIANA PAMUNGKAS, 2012, INFORMATIONSYSTEMS IN LETTERS AND LETTER OUT. Diploma III ProgramInformatics Faculty of Mathematics and Natural Sciences University of Surakartaof March.

An agency need information systems that can assist in the managementletter. Management agencies that use the letter in common manual errors in datastorage and retrieval letter mail. Information system incoming mail and outgoingmail is necessary, in addition to the management letter is also required to make theletters in order to more quickly and efficiently. Information system incoming mailand outgoing mail is aimed at changing the way storage is hardfile letters becometangible softfile mail archives. Information systems incoming and outgoing mailis to contribute both to the agency.

Design stages that are used include the design of context diagram, dataflow diagrams, entity relationship diagrams, and database table. Softwareapplications used in the manufacture of this correspondence using xampp to run aweb server, MySQL for database management. Implementation of informationsystems incoming and outgoing mail display interface displays, which are: all theuser interface and administrator interface.

Information systems incoming and outgoing mail can make the letters outmore quickly and efficiently enter data incoming mail. Provide a means of filing aletter, so it can be well managed. This information system can be accessed and runlocalhost.

Keywords: Information Systems In Letters and Letter Out


commit to user

vi

MOTTO

“KETAKUTAN HANYA AKANMEMBUAT KITA

LEMAH.....SELALU OPTIMISDAN YAKIN BAHWA KITA

BISA”

“KITA BISA BUKAN HANYAKARENA KITA PANDAI,

NAMUN KITA BISA KARENAKITA BIASA MELAKUKANNYA”


commit to user

vii

PERSEMBAHAN

Kupersembahkan karya ini untuk :

1. Kedua orang tua, Ayah dan Ibu, terima kasih atas doa semua dukungan yang

telah diberikan.

2. Saudara & sahabatku, semoga selalu berbakti kepada kedua orang tua.

3. Seluruh dosen DIII Teknik Informatika FMIPA UNS yang saya tidak bisa

sebutkan satu persatu, terima kasih telah memberi ilmu, dan berbagi

pengalaman hidup.

4. Seluruh teman di DIII Teknik Informatika 2009, selamat berjuang kawan-

kawanku. Semoga kita semua selalu dimudahkan dalam segala hal oleh Allah

SWT.

5. Seluruh pihak yang telah membantu, baik yang secara langsung atau tidak,

sekali lagi kuucapkan banyak terima kasih.


commit to user

viii

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaykum Warohmatullohi Wabarokatuh.

Bismillahirrohmanirrohim, segala puji dan rasa syukur hanya penulis

panjatkan ke haribaan Allah subhanahu wa ta’ala, yang telah melimpahkan segala

kemudahannya hingga akhirnya penulis mampu menyelesaikan laporan tugas

akhir.

Berbagai pihak telah ikut berperan membantu penulis dalam menyelesaikan

tugas akhir ini dengan memberikan arahan dan bimbingan serta motivasi. Untuk

itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar –

besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Y. S. Palgunadi, M.Sc., selaku Ketua Program Diploma III Ilmu

Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas

Sebelas Maret Surakarta

2. Ibu Umi Salamah M.Kom , selaku pembimbing, yang telah benar-benar

mengarahkan, selalu memberikan semangat kepada penulis.

3. Teman-teman Teknik Informatika D angkatan 2009, yang telah menyediakan

waktu untuk membagi ilmu dan gurauan mereka ketika penulis memiliki

permasalahan.

4. Kedua orang tua, ayah dan ibu. Yang tidak henti-hentinya memberikan doa dan

dukungannya sehingga dapat terselesaikan dengan baik.

Seperti kata pepatah, tidak ada gading yang tak retak, oleh sebab itu penulis

memohon kelapangan hati pembaca sekalian untuk menerima apa yang ada dalam

laporan Tugas Akhir ini dengan senang hati dan semoga bermanfaat.

Wassalamu’alaykum Warohmatullohi Wabarokatuh.

Surakarta, 11 Juni 2012

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ......................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN............................................................................ iii

HALAMAN ABSTRACT ................................................................................. iv

HALAMAN ABSTRAK.................................................................................... v

HALAMAN MOTTO........................................................................................ vi

HALAMAN PERSEMBAHAN......................................................................... vii

KATA PENGANTAR .......................................................................................viii

DAFTAR ISI ..................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ............................................................................................. xii

DAFTAR GAMBAR.........................................................................................xiii

BAB I PENDAHULUAN........................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ................................................................................ 1

1.2 Perumusan Masalah ......................................................................... 1

1.3 Batasan Masalah.............................................................................. 2

1.4 Tujuan ............................................................................................. 2

1.5 Manfaat .......................................................................................... 2

1.6 Metodologi Penelitian ..................................................................... 2

1.7 Sistematika Penulisan ..................................................................... 3

BAB II LANDASARAN TEORI ................................................................. 5

2.1 Konsep Dasar Aplikasi Surat-menyurat ........................................... 5

2.2 Pengertian disposisi ......................................................................... 5

2.3 Pengertian Sistem Informasi ............................................................ 5

2.4 Tahapan Pembuatan Rekayasa Perangkat Lunak .............................. 6

2.4.1 Perancangan Sistem ................................................................ 6

2.4.2 Pemodelan Proses ................................................................... 6

2.5 Database ........................................................................................ 9


commit to user

x

2.6 HTML ........................................................................................... 10

2.7 PHP ............................................................................................... 10

2.8 MySQL ......................................................................................... 11

2.9 Cascading Style Sheets (CSS) ........................................................ 11

2.10 JavaScript ...................................................................................... 11

2.11 JQuery ........................................................................................... 11

BAB III DESAIN DAN PERANCANGAN................................................... 13

3.1 Perancangan Arsitektur.................................................................... 13

3.2 Analisa Kebutuhan Software ............................................................ 13

3.3 Perancangan Sistem ........................................................................ 14

3.3.1 Context Diagram (CD)............................................................ 14

3.3.2 DFD Level 0 ........................................................................... 16

3.3.3 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Akun .................................. 16

3.3.4 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Arsip .................................. 16

3.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ................................................ 20

3.5 Rancangan Database ....................................................................... 21

BAB IV IMPLEMENTASI DAN ANALISA ............................................... 25

4.1 Implementasi Sistem........................................................................ 25

4.1.1 Halaman Login ....................................................................... 25

4.1.2 Halaman Input Surat Masuk.................................................... 25

4.1.3 Halaman Surat Keluar ............................................................ 26

4.1.4 Halaman Pemberian Nomor Surat Keluar................................ 27

4.1.5 Halaman Rekap Surat ............................................................. 28

4.1.6 Halaman View Disposisi ......................................................... 30

4.1.7 Halaman Lihat Surat Masuk.................................................... 30

4.1.8 Halaman Akun Bag Agenda,Kepala,Kabid dan sekretaris ....... 31

4.1.9 Halaman Data User ................................................................ 32

4.1.10 Halaman Tambah User ......................................................... 33

4.1.11 Halaman View Print Surat Keluar ......................................... 33

4.1.12 Halaman View Print Disposisi............................................... 34

4.2 Evaluasi Program..................................................................... 35


commit to user

xi

BAB V PENUTUP ...................................................................................... 37

5.1 Kesimpulan .................................................................................... 37

5.2 Saran .............................................................................................. 37

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 38

LAMPIRAN


commit to user

xii

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Simbol Komponen Diagram Konteks ............................................... 7

Tabel 2.2 Simbol Komponen DFD................................................................... 7

Tabel 2.3 Simbol Komponen ERD................................................................... 8

Tabel 3.1 User ................................................................................................. 21

Tabel 3.2 Surat Masuk .................................................................................... 21

Tabel 3.3 Surat Keluar .................................................................................... 22

Tabel 3.4 Disposisi ......................................................................................... 22

Tabel 3.5 Templates......................................................................................... 23


commit to user

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Perancangan Arsitektur ............................................................... 13

Gambar 3.2 Context Diagram (CD) ............................................................... 14

Gambar 3.3 DFD Level 0 ............................................................................... 17

Gambar 3.4 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Akun ....................................... 18

Gambar 3.5 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Arsip ....................................... 19

Gambar 3.6 Entity Relationship Diagram ....................................................... 20

Gambar 4.1 Tampilan Halaman Login ........................................................... 25

Gambar 4.2 Tampilan Halaman Input Surat ................................................... 26

Gambar 4.3 Tampilan Halaman Surat Keluar ................................................ 27

Gambar 4.4 Tampilan Halaman Penerimaan Surat Keluar Bag Agenda .......... 28

Gambar 4.5 Tampilan Halaman Pemberian Nomor Surat Keluar ................... 28

Gambar 4.6 Tampilan Halaman Rekap Surat Masuk ...................................... 29

Gambar 4.7 Tampilan Halaman Rekap Surat Keluar....................................... 29

Gambar 4.8 Tampilan Halaman View Disposisi ............................................ 30

Gambar 4.9 Tampilan Halaman View Surat Masuk ....................................... 31

Gambar 4.10 Tampilan Halaman Edit User ...................................................... 32

Gambar 4.11 Tampilan Halaman Data User ..................................................... 32

Gambar 4.12 Tampilan Halaman Tambah User ................................................ 33

Gambar 4.13 Tampilan Halaman View Print Surat Keluar................................ 34

Gambar 4.14 Tampilan Halaman View Print Disposisi .................................... 34


commit to user 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Komunikasi merupakan sarana penting dalam dunia bisnis, pemerintahan,

pendidikan, baik perorangan maupun kelompok. Salah satu bentuk komunikasi

yang sering digunakan adalah surat.

Masalah penanganan surat merupakan masalah utama di dalam menjaga

keutuhan informasi. Pada suatu saat akan di butuhkan oleh suatu perusahaan atau

organisasi. Penanganan surat harus dilakukan secara praktis dan efisien sehingga

surat-surat yang masuk dan keluar dapat tersusun secara rapi tanpa menghabiskan

banyak waktu, dan akan mempermudah pencarian kembali surat masuk dan surat

keluar tersebut.

Penelitian yang dilakukan di Kantor Pemerintahan Perindustrian, Koperasi

(Peringkop) dan UMKM Kab. Sragen, proses pencatatan surat masuk dan surat

keluar dengan menggunakan sistem manual belum praktis dan efisien. Hal ini

disebabkan tidak adanya sistem informasi yang menunjang untuk penyimpanan

arsip-arsip surat masuk dan surat keluar pada Kantor Peringkop dan UMKM Kab.

Sragen, sehingga surat-surat yang masuk dan surat-surat keluar hanya

diagendakan secara manual menggunakan buku agenda yang dapat mempersulit

pencarian surat masuk maupun surat keluar tersebut.

Solusi yang diusulkan untuk menyelesaikan masalah yang ada saat ini

adalah di bangun suatu Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat

Keluar untuk memberikan kemudahan pada bagian kearsipan di Kantor

Peringkop dan UMKM Kab. Sragen.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang di atas dapat disimpulkan bahwa

rumusan masalahnya adalah bagaimana membangun sistem informasi


commit to user

2

pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang efisien pada kantor Peringkop dan

UMKM Kab. Sragen

C. Batasan Masalah

Berdasarkan perumusan masalah diatas maka penulis membatasi

pembahasan masalah pada : sistem informasi ini akan dijalankan berbasis web dan

dapat diakses dengan semua browser internet. Templates surat keluar masih

belum spesifik ke masing-masing jenis surat.

D. Tujuan Kegiatan

Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah mampu membuat sistem informasi

pengarsipan surat keluar dan surat masuk kantor Peringkop dan UMKM Kab.

Sragen berbasis web.

E. Manfaat Kegiatan

Manfaat dari pembuatan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Bagi Mahasiswa

Mahasiswa mempunyai kesempatan untuk menerapkan ilmu yang

diperoleh selama berada dibangku kuliah dalam bentuk pembuatan system

informasi pengarsipan surat masuk dan keluar Kantor Pemerintahan Peringkop

dan UMKM Kab. Sragen.

2. Bagi Instansi

Diharapkan aplikasi system informasi pengarsipan surat masuk dan surat

keluar yang akan dibuat bisa membantu kinerja bagian surat menyurat Kantor

Pemerintahan Peringkop dan UMKM Kab. Sragen.

F. Metodologi Penelitian

Penelitian diperlukan sebagai sarana pendukung dalam pembuatan laporan

Tugas Akhir, dimana penelitian ini dilakukan dengan menggunakan beberapa

metode. Metode yang digunakan yaitu :

1. Pengumpulan data


commit to user

3

Mengumpulkan data-data yang dibutuhkan untuk menganalisa

permasalahan serta sebagai bahan untuk membuat sistem informasi

pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Data yang diperlukan seperti

struktur alur surat menyurat, kop surat, contoh surat masuk dan surat keluar,

lembar disposisi.

2. Analisa kebutuhan dan perancangan sistem

Melakukan analisa terhadap data-data yang diperoleh untuk nantinya

sebagai acuan dalam merancang sistem. Analisa kebutuhan software yang

diperlukan untuk membuat sistem informasi ini seperti XAMMP, Notepad++,

Adobe Photoshop. Dilakukan pula perancangan desain sistem yang akan dibuat

nantinya. Seperti Context Diagram (CD), Data Flow Diagram (DFD) level 0

dan level 1, serta rancangan database.

3. Implementasi sistem

Dari rancangan yang telah dibuat, selanjutnya mengimplementasikan

melalui pengembangan sistem, yaitu dengan menuliskan kode program sesuai

tahapan-tahapan yang ada pada perancangan. Dan melakukan evaluasi sistem

yang sudah dibuat dengan menggunakan pengujian produk.

4. Penyusunan laporan

Dari hasil pengumpulan data, analisa kebutuhan dan perancangan sistem

serta pengujian produk pada akhirnya dipakai sebagai bahan penyusunan

laporan.

G. Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah melihat dan mengetahui pembahasan yang ada pada

tugas akhir ini secara menyeluruh, maka perlu dikemukakan sistematika yang

merupakan kerangka dan pedoman penulisan tugas akhir. Terdapat 5 bab yang

masing – masing akan diuraikan secara singkat dalam sistematika penulisan

sebagai berikut :

1. BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan

masalah, tujuan, manfaat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.


commit to user

4

2. BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini akan mengemukakan teori-teori pendukung yang akan ditetapkan

sebagai landasan dalam proses analisis dan perancangan. Bab ini memuat

landasan teori yang menguraikan tentang: Pengertian Konsep surat menyurat,

Database, CD (Context Diagram), DFD (Data Flow Diagram), ERD (Entity

Relation Diagram), PHP, MySQL, CSS (Cascading Style Sheets), HTML

(Hyper Text Markup Language), JavaScript , JQuery.

3. BAB III DESAIN DAN PERANCANGAN

Pada bab ini berisi perancangan yang menguraikan tentang data-data yang

diperlukan dan analisis sistem yang ada di sistem informasi yang dibuat.

4. BAB IV IMPLEMENTASI DAN ANALISA

Bab ini membahas implementasi dan analisis yang merupakan bab inti dari

pembuatan tugas akhir ini. Bab ini akan menguraikan hasil dan tampilan

Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Kantor Peringkop

dan UMKM Kab. Sragen secara umum.

5. BAB V PENUTUP

Bab ini memaparkan kesimpulan yang didapatkan dari analisis mengenai

keterkaitan dengan tujuan pembangunan sistem informasi ini, berikut saran-

saran berkaitan dengan penggunaan sistem dan atau pengembangan sistem

informasi ini.


commit to user 5

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Surat-menyuratAdministrasi surat-menyurat adalah suatu proses dan rencana teratur dari

pengolahan surat-menyurat. Mulai dari ide sampai pada penyelesaian dan

penyimpanan sebagaimana mestinya. Administrasi surat-menyurat bagi suatu

organisasi merupakan sesuatu yang penting dan merupakan bagian tugas lapangan

pekerjaan administrasi kesekretariatan. (http://pbhmi.net/data/organisasi/

pedoman_kesekretariatan. pdf)

2.2 Pengertian Disposisi

Disposisi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia dari sudut

pandangadministrasi berarti pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang

termuat dalam suatu surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat yang

bersangkutan atau pada lembar khusus. Melihat defenisi tersebut jelas sekali

bahwa disposisi haruslah memberikan informasi yang jelas berupa instruksi,

petunjuk dan arahan dari pejabat lebih tinggi apa yang harus dilakukan kepada

bawahannya. (http://ekonomi.kompasiana.com/ manajemen/2011/04/11/disposisi/)

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi (SI) dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang

saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk

mengintegrasi data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi.

(Sutedjo, 2002).

Sistem informasi adalah kumpulan dari perangkat keras dan perangkat

lunak komputer serta perangkat manusia untuk mengolah data menjadi suatu

informasi. (Kristianto, 2003).


commit to user

6

2.4 Tahapan Pembuatan Rekayasa Perangkat Lunak2.4.1 Perancangan Sistem

Analisis perancangan sistem adalah suatu pendekatan yang sistematis untuk

mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan-tujuan, menganalisis arus

informasi dalam organisasi, serta untuk merancang sistem informasi

terkomputerisasi untuk menyelesaikan suatu masalah. Saat informasi berkembang,

suatu pendekatan yang sistematis dan terencana untuk memperkenalkan,

memodifikasi, dan pemeliharaan sistem informasi menjadi sangat penting.

Analisis dan perancangan sistem menampilkan pendekatan semacam itu (Kendall

& Kendall, 2003).

Tahap perancangan sistem ini mempunyai dua tujuan, yaitu :

1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai rancang bangun sistem

yang lengkap kepada pemrogram komputer.

2.4.2 Pemodelan Proses

Menurut Kendall & Kendall (2003), Analisis perancangan sistem adalah

suatu pendekatan yang sistematis untuk mengidentifikasi masalah, peluang, dan

tujuan-tujuan, menganalisis arus informasi dalam organisasi, serta untuk

merancang sistem informasi terkomputerisasi untuk menyelesaikan suatu masalah.

Saat informasi berkembang, suatu pendekatan yang sistematis dan terencana

untuk memperkenalkan, memodifikasi, dan pemeliharaan sistem informasi

menjadi sangat penting. Analisis dan perancangan sistem menampilkan

pendekatan semacam itu.

Pemodelan proses berasal dari metode engineering perangkat lunak klasik,

oleh karenanya akan dihadapi berbagai tipe model proses misalnya bagan struktur

program, flowchart logika atau tabel keputusan. Dalam tugas akhir ini, penulis

akan fokus pada model proses berupa diagram konteks, dan Data Flow Diagram

(DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD)


commit to user

7

1. Diagram Konteks

Diagram konteks atau Context Diagram adalah sebuah diagram sederhana

yang menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran dari

sistem (Kristanto, 2003). Simbol yang digunakan dalam diagram konteks adalah

sebagai berikut:

Tabel 2.1 Simbol Komponen Diagram Konteks

Bentuk Komponen Keterangan

entitas

Entitas

Menggambarkan sumber dan tujuan

dari aliran data (data flow) dari dan atau

menuju sistem.

Proses

Merepresentasikan proses aliran data.

Sistem

Merepresentasikan keseluruhan sistem

yang hendak dibangun.

2. DFD (Data Flow Diagram)

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang

dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang

keluar dari sistem. DFD menggambarkan penyimpanandata dan proses yang

mentransformasikan data. DFD menunjukkan hubungan antara data dan proses

pada sistem. (Kristanto, 2003)

Tabel 2.2 Simbol Komponen DFD


entitas

Entitas

Menggambarkan sumber atau tujuan

data dari atau menuju sistem.


commit to user

8

Alur Data

Menggambarkan aliran data dari satu

proses ke proses yang lainnya.

Proses

Proses atau fungsi mentransformasikan

data secara umum.

Penyimpanan Data

Berkas atau tempat penyimpanan fungsi

untuk menyimpan data atau file

3. ERD (Entity Relationship Diagram)

Entity Relationship Diagram adalah diagram yang berisi komponen

komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi

dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta yang ditinjau

(Fatansyah, 1999). Notasi-notasi simbolik yang digunakan dalam Diagram ERD

ditunjukkan pada Tabel 2.3

Tabel 2.3 Simbol Komponen ERD


Entitas

Entitas

Entitas merupakan penggambaran dari

tempat penyimpanan informasi

MerkWeakEntity

Entitas Lemah

Adalah entitas yang bergantung pada

entitas lain

Atribut

Adalah sifat-sifat atau karakteristik dari

suatu entitas


commit to user

9

Atribut Kunci

Adalah pembeda dari entitas dan

bersifat unik

Relasi

Mengilustrasikan bagaimana dua entitas

berbagi informasi di dalam struktur

basis data

Relasi Lemah

Relasi yang digunakan untuk

menghubungkan weak entity atau

entitas lemah dengan yang lainnya

Kardinalitas

Adalah penetapan jumlah maksimum

atau minimum hubungan.

Recursive Relations

Adalah relasi yang menghubungkan

entitas dengan dirinya sendiri

Secara konseptual, entitas dan atribut tidak terpisah. Hal yang

dinyatakannya saling berinteraksi dan mempengaruhi untuk mendukung tujuan

bisnis. Karenanya, diperkenalkan konsep hubungan. Hubungan atau relationship

adalah hubungan bisnis alami yang ada di antara satu atau lebih entitas. Hubungan

tersebut dapat menyatakan kejadian yang menghubungkan entitas atau hanya

persamaan logika yang ada di antara entitas.

2.5 Database

Database adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama

lain yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema tertentu, tersimpan di


commit to user

10

hardware dan dengan software untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan

tertentu (Irmansyah, 2003).

Hubungan antar data dapat ditunjukan dengan adanya field/coloumn kunci

dari tiap file/table yang ada. Dalam satu file atau table terdapat record-record

yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas

yang seragam. Satu record (umumnya digambarkan sebagai baris data) terdiri dari

field yang saling berhubungan menunjukan bahwa field tersebut dalam satu

pengertian yang lengkap dan disimpan dalam satu record.

Database sangat diperlukan dalam sebuah sistem karena data-data yang

terdapat dalam database inilah yang nantinya akan diberikan security sehingga

data-data penting dalam sebuah sistem tidak dapat dicuri dengan mudah.

2.6 HTML

HTML (HyperText Markup Language) adalah bahasa standar untuk

membuat halaman-halaman web, sedangkan PHP (PHP Hypertext Preprocessor)

berkedudukan sebagai tag dalam bahasa HTML. Model kerja HTML diawali

dengan permintaan suatu halaman web oleh browser, dari browser permintaan

dilanjutkan ke webserver yang kemudian mencarikan file yang diminta dan

memberikan isinya ke browser. Perbedaannya jika menggunakan kode atau tag

PHP adalah ketika berkas PHP yang diminta oleh browser didapatkan oleh web

server, isinya segera dikirimkan ke mesin PHP dan mesin inilah yang memproses

dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) yang kemudian akan dikirim ke

browser oleh webserver. Secara khusus, PHP dirancang untuk membentuk

aplikasi web dinamis. (Kadir, 2008)

2.7 PHP

PHP dikenal sebagai bahasa pemrograman yang codenya dijalankan disisi

server. Dengan demikina kode aslinya tidak akan terlihat pada client (browser).

PHP banyak dipakai dalam membuat aplikasi web antara lain karena dukungan

pustaka yanga lengkap dan mudah digunakan pada berbagai platform (windows


commit to user

11

mac, linux, dll). Dengan menggunkan PHP koneksi ke database server (penyedia

daya) juga mudah digunakan. (Kadir, 2008)

2.8 MySQL

MySQL adalah salah satu jenis server basis data yang sangat terkenal.

Kepopulerannya disebabkan MySQL menggunakan SQL sebagai bahasa dasar

untuk mengakses basis datanya. Selain itu MySQL bersifat open source pada

berbagai platform. MySQL termasuk jenis RDBMS (Relational Database

Management System). Pada MySQL, sebuah basis data mengandung satu atau

sejumlah tabel. Tabel sendiri terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris

mengandung satu atau beberapa kolom (Kadir, 2008).

2.9 Cascading Style Sheets (CSS)

Cascading Style Sheet (CSS) di gunakan dalam kode HTML, untuk

menciptakan suatu kumpulan style yang terkadang dapat di gunakan untuk

memperluas kemampuan HTML. Sebagai contoh, kode HTML murni tidak

memungkinkan untuk menggunakan sebuah definisi font yang diterapkan pada

setiap sel dan bahkan tag <BASEFONT> pun tak berpengaruh pada sel sel table.

Misalnya diinginkan untuk mengatur ukuran font setiap sel sebesar 2. Dengan

menggunakan tag <FONT>, semua sel harus di format dengan menggunakan

<FONT SIZE =”>. Tentu saja tindakan seperti ini tidak praktis. Namun, dengan

mengunakan CSS, kita hanya perlu mendefinisikan style sekali saja dan style akan

berlaku untuk setiap sel dalam table. (Kadir, 2008)

2.10 JavaScript

JavaScript adalah code untuk menyusun halaman web yang

memungkinkan dijalankan disisi client (pada browser yang digunakan pemakai).

Karena dijalankan disisi client, maka JavaScript dapat digunakan untuk membuat

tampilan lebih bersifat dinamis. Menampilkan jam local secara terus menerus,

melakukan perhitungan terhadap data dalam formulir, mengubah-ubah warna pada


commit to user

12

baris tertentu dalam satu table dapat dikerjakan dengan menggunakan JavaScript.

(Kadir, 2011)

2.11 JQuery

Merupakan salah satu pustaka yang dikembangkan menggunakan

JavaScript. Kehadirannya adalah untuk memudahkan penulisan code JavaScript.

Dengan menggunakan jQuery, penulisan code JavaScript menjadi lebih sederhana

(codenya menjadi ringkas). Selain itu, yang lebih penting lagi pembuatan halaman

web yang interkatif dan menarik menjadi jauh lebih mudah diimplementasikan

dari pada kalau menuliskan JavaScript sendiri. (Kadir,2011)


commit to user 13

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN

Perancangan sistem sangat dibutuhkan sebelum membuat suatu sistem

informasi. Rancangan tersebut meliputi perancangan input dan output. Untuk

memahami dan merealisasikan sistem, diperlukan suatu gambaran mengenai

sistem alur data yang terjadi. Selain itu pada tahap ini akan ditentukan

perancangan alur data yang akan digunakan serta process specification dan

deskripsi data dari database yang telah dibuat pada fase analisis.

3.1 Perancangan Arsitektur

Gambar di bawah ini merupakan rancangan arsitektur jaringan komputer

yang akan diimplementasikan pada Sistem Informasi Pengarsipan Surat masuk

dan Surat Keluar Kantor Peringkop dan UMKM Kab. Sragen.

Gambar 3.1 Perancangan Arsitektur

3.2 Analisis Kebutuhan Software

Software yang diperlukan untuk membuat sistem informasi pengarsipan ini

ini adalah sebagai berikut:

a. XAMPP for Windows digunakan sebagai web server dari sistem yang dibuat.

b. Notepad++ digunakan untuk melakukan proses scripting.


commit to user

14

c. Adobe Photoshop digunakan untuk melakukan proses desain interface dari

sistem yang dibuat.

d. phpMyAdmin Database Manager sebagai Database Manager.

3.3 Perancangan Sistem

Perancangan sistem bertujuan untuk menentukan rancangan Sistem Informasi

Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar. Perancangan sistem ini dimulai

dengan perancangan Context Diagram (CD) dan Data Flow Diagram (DFD).

3.3.1 Context Diagram (CD)

Context Diagram atau diagram konteks ini merupakan penggambaran

secara garis besar sistem informasi yang akan dibangun dengan menampilkan

input, proses, dan output dari sistem. Context Diagram Sistem Informasi

Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar dapat dilihat pada Gambar 3.2.

Gambar 3.2 Context Diagram Sistem Informasi Pengarsipan

Keterangan :

1. Proses input dan output admin pada Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat

Keluar.

a. Proses login admin.


commit to user

15

b. Proses memasukkan data petugas.

c. Proses pengelolaan data petugas.

2. Proses input dan output Bag Agenda pada Sistem Informasi Pengarsipan Surat

Masuk dan Surat Keluar.

a. Proses login Bag Agenda.

b. Proses memasukkan data Surat masuk.

c. Proses pengaksesan arsip surat keluar.

d. Proses pengaksesan arsip surat masuk.

e. Proses pemberian nomor surat keluar.

3. Proses input dan output Kepala pada Sistem Informasi Pengarsipan Surat


a. Proses login Kepala

b. Proses pengaksesan arsip surat keluar

c. Proses pengaksesan arsip surat masuk

d. Proses approve disposisi dari surat masuk

e. Proses penandatangan surat keluar

4. Proses input dan output Kabid pada Sistem Informasi Pengarsipan Surat


a. Proses login Kabid



d. Proses pembuatan surat keluar

e. Proses cetak surat masuk

5. Proses input dan output Sekretaris pada Sistem Informasi Pengarsipan Surat


a. Proses login sekretaris



d. Proses penandatangan surat keluar


commit to user

16

3.3.2 DFD Level 0

DFD Level 0, menggambarkan aliran data yang ada di dalam sistem seperti

yang digambarkan pada proses di dalam Context Diagram. Gambar DFD Level 0

dapat dilihat pada Gambar 3.3.

3.3.4 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Arsip

DFD Level 1 proses pengelolaan arsip, menggambarkan aliran data yang

lebih detail di dalam sistem seperti yang digambarkan pada proses 5 (tiga) dari

DFD Level 0. Gambar DFD Level 1 proses pengelolaan arsip dapat dilihat pada

Gambar 3.4.


commit to user

17

Gambar 3.3 DFD Level 0 Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan

Surat Keluar


commit to user

18


commit to user

19

Gambar 3.4 DFD Level 1 Proses Pengelolaan Arsip

3.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram menggambarkan hubungan antar entitas yang

ada dalam sistem informasi pengarsipan ini. Dalam ERD ini terdapat user, yang

dimaksud user terdiri dari admin, agenda, kepala, kabid, sekretaris. Entity

Relationship Diagram dapat dilihat pada Gambar 3.6.

Gambar 3.6 Entity Relationship Diagram Sistem Informasi Surat Masuk dan

Keluar


commit to user

20

3.5 Kamus Data

Dalam pembuatan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat

keluar diperlukan adanya suatu basis data yang digunakan untuk menyimpan

seluruh informasi dan data. Perancangan basis data untuk sistem informasi

pengarsipan surat masuk dan surat keluar adalah sebagai berikut:

a. Tabel user

Tabel user berfungsi menyimpan data user (admin, kepala, agenda,

sekretaris, dan kabid) yang ditunjukkan pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1 user

Nama Field TipeData

UkuranField

Definisi Keterangan

Id_user int - Id untukuser

Primary key Not Null

username varchar 10 User name Uniqe Not Nullpassword varchar 50 Password Not Null

status varchar 20 Status Not Nullnama_petugas text Nama Not Null

Nip varchar 20 nip Not NullAlamat text alamat Not NullJabatan Varchar 30 jabatan Not Null

b. Tabel surat_masuk

Tabel surat_masuk berfungsi menyimpan data-data dari surat masuk yang

telah di masukkan ke dalam database. Struktur dari tabel ini ditunjukkan pada

Tabel 3.2.

Tabel 3.2 surat_masuk

Nama Field TipeData

UkuranField

Definisi Keterangan

tanggal date Tanggal disurat

Not Null

no_surat varchar 15 Nomor surat PrimaryKey

Not Null

asal_surat varchar 30 Dari mana asalsurat

Not null

perihal varchar 30 Perihal Not nullgambar varchar 20 Nama Gambar Not null


commit to user

21

Id_user int - Id untuk user Not nullNo_agenda int 5 No agenda

disposisiNot Null

Status_surat varchar 5 Status surat Not Null

c. Tabel surat_keluar

Tabel berita digunakan untuk menyimpan data-data dari surat keluar yang

telah dibuat dan di masukkan ke dalam database. Struktur tabel ditunjukkan pada

Tabel 3.3.

Tabel 3.3 surat_keluar

NamaField

Tipe Data UkuranField

Definisi Keterangan

tanggal date Tanggal disurat Not NullId_surat int 2 Id untuk surat Primary

KeyNot Null

no_surat varchar 15 Nomor surat Not Nullperihal varchar 30 Perihal Not Nulltujuan varchar 30 Kepada siapa Not null

isi_surat text Isi surat Not NullTembusan Varchar 30 Tembusan surat Null

Lamp Int 1 Lampiran NullPenutup Text Penutup surat Not NullStatus Varchar 6 Status surat Not Null

Id_user int - Id untuk user Not Null

d. Tabel disposisi

Tabel disposisi digunakan untuk menyimpan data dalam disposisi surat.

Struktur dari tabel ditunjukkan pada Tabel 3.4.

Tabel 3.4 disposisi

Nama Field TipeData

UkuranField

Definisi Keterangan

No_agenda int 5 No disposisi PrimaryKey

Not Null

Tanggal_dis date Tgl disposisidikeluarkan

Not Null

No_surat Varchar 15 No untuk surat Not Null


commit to user

22

memo text Komentarmengenai tentang

surat

Not Null

e. Tabel templates

Tabel templates digunakan untuk menyimpan templates surat keluar di

dalam database. Struktur dari 22able ditunjukkan pada Tabel 3.5.

Tabel 3.5 templates

Nama Field TipeData

UkuranField

Definisi Keterangan

Id_temp int 2 Id untuk template Primarykey

Not Null

Nama_temp Varchar 20 Nama untuktemplates

Not Null

gambar Varchar 20 gambar Not Null

3.6 Perancangan Evaluasi Program

Dalam pembuatan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat

keluar diperlukan adanya perancangan evaluasi program, digunakan untuk

mengevaluasi sistem yang telah dibuat apakah sudah sesuai dengan yang

diinginkan. Perancangan evaluasi program terdiri dari :

- Mengenai login

- Menambah user

- Menulis / membuat surat keluar

- Menginputkan no surat keluar

- Menginputkan surat masuk


commit to user 25

BAB IV

IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

4.1 Implementasi Sistem

Sesuai dengan perancangan sistem yang telah dikemukakan sebelumnya,

pada sistem informasi surat masuk dan keluar terdapat 5 macam User yaitu

admin, bag agenda, kepala, sekretaris, kabid. Berikut ini merupakan implementasi

kelima tingkatan User atau halaman yang dapat diakses oleh masing-masing User.

4.1.1 Halaman Login

Halaman ini adalah halaman login user yang sudah terdaftar dan admin

akan login pada halaman ini, karena data bersifat pribadi maka selain user yang

sudah terdaftar dan admin, tidak akan bisa mengakses halaman ini. Halaman

muka ditunjukkan pada Gambar 4.1

Gambar 4.1 Tampilan Halama Login

4.1.2 Pengolahan Akun

4.1.2.1 Halaman Menu Akun Bag Agenda, Kepala, Kabid dan Sekretaris

Halaman ini merupakan halaman untuk mengedit username, password atau

yang lainnya, halaman ini dapat diakses oleh user bag agenda, kepala, kabid dan


commit to user

26

sekretaris. Halaman ini sama seperti halaman edit user untuk semua user. Seperti

ditunjukkan pada Gambar 4.2

Gambar 4.2 Tampilan Halaman Menu Akun User

4.1.2.2 Halaman Tambah User

Halaman ini merupakan halaman untuk menambahkan user baru, yang

dapat diakses oleh admin. Menu-menu ini dapat diakses oleh admin setelah

melakukan proses login. Halaman Tambah User ditunjukkan pada Gambar 4.3

Gambar 4.3 Tampilan Halaman Tambah User

4.1.2.3 Halaman Data User

Halaman ini merupakan halaman yang hanya dapat diakses oleh admin.

Admin mengelola seluruh data User yang telah ditambahkan ke dalam database.

Halaman ini hanya akan muncul ketika admin telah login. Halaman Data User

ditunjukkan pada Gambar 4.4


commit to user

27

Gambar 4.4 Tampilan Halaman Data User

4.1.3 Pembuatan Surat Keluar

4.1.3.1 Halaman Pembuatan Surat Keluar

Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses oleh user kabid, dan

sekretaris . Penomoran surat keluar dilakukan oleh user agenda. Jika sudah dibuat

surat akan masuk ke surat keluar agenda untuk pemberian no agenda. Halaman

Surat Keluar ditunjukkan pada Gambar 4.5


commit to user

28

Gambar 4.5 Tampilan Halaman Surat Keluar

4.1.3.2 Halaman Pemberian Nomor Surat Keluar

Halaman ini merupakan halaman untuk memberikan no surat keluar. Pada

saat menginputkan surat keluar tidak secara langsung dapat menginputkan no

surat. Setelah membuat surat keluar, surat akan masuk ke kotak keluar agenda

untuk diberi nomor surat. Penerimaan surat akan ditunjukan pada Gambar 4.6 dan

pemberian nomor akan ditunjukkan pada Gambar 4.7


commit to user

29

Gambar 4.6 Tampilan Halaman Penerimaan Surat Keluar pada Bag Agenda

Gambar 4.7 Tampilan Halaman Pemberian Nomor Surat Keluar

4.1.3.3 Halaman View Surat Keluar

Halaman ini merupakan halaman dimana setelah kita selesai mengisi kolom

didalam surat keluar tadi, lalu kita klik surat untuk melihat surat keluar sebelum di

print. Halaman View Surat Keluar ditunjukkan pada Gambar 4.8


commit to user

30

Gambar 4.8 Tampilan Halaman Surat Keluar

4.1.3.4 Halaman View Print Surat Keluar

Halaman ini merupakan halaman dimana setelah kita melihat surat keluar

sebelum diprint , lalu kita klik cetak di bawah view surat keluar maka akan

muncul view print dari surat keluar. Halaman ini berguna untuk melihat bentuk

surat keluar sebelum kita cetak. Halaman View Print Surat Keluar ditunjukkan

pada Gambar 4.9

Gambar 4.9 Tampilan Halaman View Print Surat Keluar


commit to user

31

4.1.4 Pembuatan Surat Masuk

4.1.4.1 Halaman Input Surat Masuk

Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses oleh user Bag agenda.

Bag agenda dapat menginputkan data-data surat masuk dan data disposisi pada

halaman dibawah ini. Halaman Surat Masuk ditunjukkan pada Gambar 4.10

Gambar 4.10 Tampilan Halaman Input Surat Masuk

4.1.4.2 Halaman Status Surat Masuk

Halaman ini merupakan halaman yang dapat diakses oleh user Bag

agenda. Halaman ini digunakan untuk mengetahui sampai mana surat masuk

diterima,apabila surat masuk sudah diterima tujuan makan status surat adalah

dtrima. Halaman Status Surat Masuk ditunjukkan pada Gambar 4.11


commit to user

32

Gambar 4.11 Tampilan Halaman Status Surat Masuk

4.1.4.3 Halaman Lihat Surat Masuk

Halaman ini merupakan halaman untuk melihat hasil scan dari surat masuk

dan halaman untuk mencetak surat masuk. Halaman ini dapat diakses untuk

seluruh user. Seperti pada Gambar 4.12


commit to user

33

Gambar 4.12 Halaman View Surat Masuk4.1.5 Arsip Surat

4.1.5.1 Halaman Rekap Surat

Halaman ini merupakan halaman untuk menyimpan arsip surat masuk dan

surat keluar. Halaman ini merupakan halaman rekap surat untuk semua user.

Halaman rekap surat masuk ditunjukkan pada Gambar 4.13, sedangkan halaman

rekap keluar ditunjukkan pada Gambar 4.14


commit to user

34

Gambar 4.13 Tampilan Halaman Rekap Surat Masuk

Gambar 4.14 Tampilan Halaman Rekap Surat Keluar

4.1.6 Disposisi

4.1.6.1 Halaman View Disposisi

Halaman ini merupakan halaman untuk melihat disposisi dan halaman

untuk mencetak disposisi. Halaman ini dapat diakses untuk seluruh user. Seperti

pada Gambar 4.15


commit to user

35

Gambar 4.15 Halaman View Disposisi

4.1.6.2 Halaman View Print Disposisi

Halaman ini merupakan halaman dimana setelah kita selesai mengisi kolom

di dalam disposisi pada surat masuk tadi, lalu kita klik cetak di dalam disposisi

maka akan muncul view print dari disposisi. Halaman ini berguna untuk melihat

bentuk disposisi sebelum kita cetak. Halaman View Print Disposisi ditunjukkan

pada Gambar 4.16

Gambar 4.16 Halaman View Disposisi


commit to user

36

4.2 Evaluasi Program

Evaluasi program adalah evaluasi terhadap fungsi-fungsi yang ada di dalam

sistem, apakah fungsional dari sistem tersebut berfungsi sesuai yang diharapkan

atau tidak. Evaluasi Program sebagai berikut :

Input ProsesOutput yang

diharapkanHasil

Login Form

Login

- Username

- password

Mengetahui

authentikasi dari

pengguna yang masuk

siste

[Benar]

- Masuk ke

halaman

berdasarkan

level user

Sukses

[Salah]

- Pesan required

(harus diisi).

- Pesan error

(input salah).

“Maaf

password dan

user salah”

Tambah User

- Username

- Password

- Status

- Nama_petugas

- Nip

- Alamat

Memasukkan data user

ke dalam

database.

[Benar]

- Pesan input

sukses.

Data Berhasil

ditambahkan

[salah]

- username

sudah

terdaftar

“maaf user

sudah ada”

Tulis Surat Keluar


commit to user

37

Tulis surat

- Tanggal

- Asal surat

- Tujuan

- Perihal

- Tembusan

- penutup

- Isi

Memasukkan identitas

surat ke dalam

database

[Benar]

Inputan benar

Data berhasil

ditambahakan

[Salah]

Kosong (data

tidak diisi semua)

Tidak dapatmenyimpandatadan munculpesan“data tidakbolehkosong”

Input no surat keluarData inputan

- No surat

Memasukkan no surat

keluar ke database

[Benar]

Inputan benar

Data berahsilditambahkan

[salah]

kosong (data tidak

diisi)

Data tidakboleh kosong

Input Surat Masuk

Data Inputan

- No surat

- Asal surat

- Perihal

- Tanggal

- Surat (gambar

surat)

- Lembar disposisi

Memasukkan identitas

surat masuk ke

database

[Benar]

Inputan benar

Data berhasilditambahakan

[salah]

Kosong (data

tidak diisi semua)

Tidak dapatmenyimpandatadan munculpesan“data tidakbolehkosong”


commit to user 39

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan dari laporan ini adalah berhasilnya dibuat sebuah sistem

informasi surat masuk dan surat keluar, dengan definisi peralihan dari sistem

manual ke sistem komputerisasi. Dibuatnya sistem informasi surat masuk dan

surat keluar ini dapat memberikan pelayanan pengarsipan tentang surat, baik yang

masuk maupun surat yang keluar.

5.2 Saran

Dalam sistem informasi ini masih terdapat kekurangan, adapun

kekurangannya yang dapat penulis sampaikan mengenai masih belum adanya

halaman tentang masalah jenis-jenis surat, sehingga dalam pengelompokan

suratnya masih belum ada. Selain itu pemberian tanggal pada memo disposisi

masih manual.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac/Sistem... · Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam...

Documents

Transcript of perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac/Sistem... · Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam...