DEVELOPING KPI ALIGNED WITH INTERNATIONAL STANDARD (INSIDE & INSIGHT, ISO 41000 : 2015 – FACILITY MANAGEMENT)

Background Penyebab utama dari kegagalan yang selalu terjadi dalam menyusun ulang (redisgn) Key Performance Indicator (KPI) untuk mencapai pertumbuhan perusahaan yang berkesinambungan, karena perusahaan (organisasi) tidak memiliki landasan pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman yang diharuskan dalam ketentuan Standardisasi Internasional (ISO 41000 – 2015 tentang Facility Management). Kelemahan yang dimiliki dan kesalahan yang dilakukan dalam setiap penyusunan atau redesign KPI, terdapat pada visi dan misi yang tidak mampu untuk memberikan spirit dalam rencana pertumbuhan bisnis secara berkesinambungan, sehingga perubahan KPI untuk memenuhi tujuan strategis, selalu mengalami kegagalan. Overview Program Developing KPI aligned with International Standard, Insight ISO 41000 : 2015 – Facility Management, merupakan program untuk memberikan spirit atau memberikan jiwa pada proses penyusunan KPI, guna mencapai tujuan strategis perusahaan yaitu pertumbuhan bisnis yang berkesinambungan. Peserta akan mendapatkan pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman dalam melakukan penyusunan kriteria penilaian yang merupakan standard internasional (ISO 41000 : 2015), sehingga kriteria yang dibangun memiliki visi dan misi pertumbuhan bisnis yang berkesinambungan dimasa depan, sebagai bagian dari layanan Facility Management Understanding Program “Developing KPI Aligned with International Standard (Insight ISO 41000 : 2015 – Facility Management)” adalah program transformasi pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman yang diselenggarakan melalui kegiatan tutor, diskusi, umpan balik, studi kasus dan simulasi, sehingga peserta memperoleh ketrampilan dan pengalaman dalam melakukan penyusunan dan re-design KPI, yang berorientasi pada pertumbuhan bisnis yeng berkesinambungan dimasa depan, sebagai bagian dari layanan Facility Management. Peserta akan diperkenalkan dengan strategy untuk merekayasa pertumbuhan bisnis yang berkesinambungan, yang dilakukan melalui tahapan proses pertumbuhan, kemudian diturunkan pada standard KPI yang harus dipenuhi oleh setiap karyawan, termasuk rencana pengembangan talent untuk memenuhi standard kompetensi yang diharuskan. Objective 1. Memenuhi tujuan strategis, pertumbuhan yang berksinambungan 2. Menyelaraskan misi dan misi dengan tujuan strategis untuk pertumbuhan yang berkesinambungan 3. Menentukan factor yang dijadikan landasan dalam mencapai tujuan strategis, pertumbuhan yang

berkesinambungan

4. Menentukan rencana pengembangan talent untuk memenuhi persyaratan dalam mencapai tujuan strategis

5. Menentukan dan mengukur setiap proses pertumbuhan, baik secara financial maupun non-financial 6. Menghilangkan hambatan yang dihadapi dalam membangun dan mengembangkan talent yang memiliki

kompetensi yang disyaratkan untuk mendukung pertumbuhan bisnis yang berkesinambungan. Outline 1. Pengertian ISO 41000 : 2015 – tentang Facility Management dan peranannya bagi perusahaan 2. Pengertian KPI dalam praktek bisnis sebelum dan sesudah ISO 41000 : 2015 3. Elemen atau unsur yang dijadikan dasar dalam menentukan KPI 4. Elemen atau unsur ISO 41000 : 2015 sebagai fasilitas pertumbuhan yang berkesinambungan 5. Strategy menyelaraskan KPI dengan ketentuan ISO 41000 : 2015 pada visi dan misi untuk tujuan

strategis 6. Rencana pengembangan talent untuk memenuhi ketentuan yang diharuskan di dalam ISO 41000 :

2015 7. Menghilangkan hambatan yang menjadi penyebab terhalangnya pertumbuhan yang berkesinambungan 8. Mengukur pertumbuhan kinerja secara financial dan non-financial 9. Mengukur kemajuan kinerja bulanan dan tri-wulanan 10. Mengukur pertumbuhan kemajuan strategi perusahaan/organisasi 11. Membuat informasi tenaga kerja 12. Strategy implementasi penilaian kinerja terhadap kebutuhan training yang selaras dengan standard ISO

41000 : 2015. Method 1. Tutor 2. Diskusi 3. Umpan balik 4. Studi kasus 5. Simulasi Strategy Execution 1. In-house training (lecturing) yang diselenggarakan selama 2 (dua) hari @ 6 (enam) jam, dengan run

down sebagai berikut: 1.1. Pengenalan topic bahasan, selama 0.5 jam 1.2. Pendalaman topic bahasan, selama 1.5 jam 1.3. Pengenalan strategi terhadap topic bahasan, selama 1.5 jam 1.4. Pendalaman dan membangun strategy pada topic bahasan, selama 1.0 jam 1.5. Implementasi strategy pada topic bahasan (studi kasus & simulasi), selama 1.0 jam 1.6. Evaluasi dan measurement, selama 0.5 jam

2. Mentoring and Coaching, yang akan diselenggarakan 2.1. Forum Group Discussion (FGD), dimana peserta dalam kelas akan dibagi menjadi beberapa

kelompok, dan masing-masing kelompok akan mendapatkan kesempatan konsultasi selama 3 (tiga) kali, @ 1 (satu) hari yang akan menentukan pekerjaan sebagai berikut: a. Menyusun dan menentukan standard kinerja yang akan dipergunakan sesuai dengan ISO

41000 : 2015 b. Menilai keberhasilan kinerja yang dicapai oleh anggota berdasarkan standard kinerja yang

dipergunakan c. Menyelaraskan keberhasilan kinerja dengan standard kinerja yang ditetapkan, sehingga target

yang ditetapkan dapat tercapai 2.2. Individual, dimana setiap peserta akan mendapatkan kesempatan konsultasi selama 3 (tiga) kali,

@ 0.5 hari, untuk menentukan pekerjaan sebagai berikut: a. Merencanakan tugas yang harus dilakukan sesuai dengan standard KPI yang ditetapkan b. Melakukan evaluasi keberhasilan pelaksanaan tugas, dan melakukan re-kondisi guna

tercapainya target keberhasilan yang sudah ditentukan c. Suksesi keberhasilan kinerja sesuai dengan target pencapaian

2.3. Memberikan laporan melalui presentasi atas pencapaian kinerja dalam membuat dan membangun standard KPI yang selaras dengan ketentuan standard internasional (ISO 41000 : 2015).

2.4. Durasi pelaksanaan FGD dan Individual mentoring adalah sebagai berikut: a. FGD = 3a, a = banyaknya kelompok b. Individual = 1.5b = banyaknya peserta c. FGD + Individual = 3a + 1.5b = banyaknya waktu yang dibutuhkan.

Reference 1. Mudrak, T., Wagenberg, A.V. and Wubben, E. (2004), “Assessing the innovative ability of FM teams:

a review”, Facilities, Vol. 22 Nos 11/12, pp. 290–5. 2. David Cotts; Kathy Roper; Richard Payant (2010). The Facility Management Handbook - Organizing

the Department. New York: AMACOM. p. Chapter 2. 3. Brian Atkins; Adrian Brooks (2009). Total Facilities Management (3rd ed.). Chichester UK: Wiley

Blackwell. p. 119 to 130. 4. Gorden, Robert (2008). Start and Run a Successful Cleaning Business. Oxford: How to Books. p. 74.

ISBN 9781845282844. 5. Booty, Frank (2010). Facilities Management. Amsterdam: Elsevier. p. 295. 6. New, Paul. "Head in the Cloud: Lease Management in the Modern Era". FM Innovations. Retrieved

21 July 2015. 7. Alexi Marmot, Joanna Eley; “Office space planning: designing for tomorrow's workplace” McGraw

Hill P91 8. Technical Committee ISO/TC 154, Processes, data elements and documents in commerce, industry

and administration. (2004-12-01). "ISO 8601:2004(E)". ISO. Retrieved 2006-11-15. "Annex A … Identification of a particular date by means of ordinal dates (ISO 2711) and by means of the week numbering system (ISO 2015) were alternative methods that the basic concept of this International Standard could also encompass; thus, ISO 2015 and ISO 2711 have now been superseded."

9. ISO 8601:2004 (E), ISO, 2004-12-01, "Annex A ... From that concept representations of all other date and time values were logically derived; thus, ISO 2014, ISO 3307 and ISO 4031 have been superseded.... Identification of a particular date by means of ordinal dates (ISO 2711) and by means of the week numbering system (ISO 2015) were alternative methods that the basic concept of this

International Standard could also encompass; thus, ISO 2015 and ISO 2711 have now been superseded."

10. TC 154 Processes, data elements and documents in commerce, industry and administration, Technical committees – ISO

11. Doggett, L. E. (1992). "Calendars". In P. K. Seidelmann. Explanatory Supplement to the Astronomical Almanac. Sausalito, California: University Science Books. p. 580. ISBN 0-935702-68-7. "The Gregorian calendar today serves as an international standard for civil use."

12. "NIST TechBeat 2006-11-22". NIST. 2006-11-22. Retrieved 2012-05-06. "Decimals Score a Point on International Standards ... It soon may be possible to write international standards documents with decimal points in them."

13. Nilsson, M. (2000-11-01). "ID3 tag version 2.4.0 - Main Structure". id3.org. pp. §4. Retrieved 2009-09-27.

14. Carol Taylor Fitz-Gibbon (1990), "Performance indicators", BERA Dialogues (2), ISBN 978-1-85359-092-4

15. Key Performance Indicators – What Are Key Performance Indicators or KPI 16. Developing Meaningful Key Performance Indicators 17. Parmenter, D. (2010). Key performance indicators: Developing, implementing, and using winning

KPIs, second edition (2nd ed.). Hoboken: John Wiley & Sons. 18. Parmenter, D. (2010). Key performance indicators: Developing, implementing, and using winning

KPIs, second edition (2nd ed.). Hoboken: John Wiley & Sons. 19. Spitzer, Dean. Transforming Performance Measurement: Rethinking the Way We Measure and Drive

Organizational Success (Illustrated ed.). AMACOM Div American Mgmt Assn, 2007. p. 288. ISBN 9780814408919.

20. Parmenter, D. (2010). Key performance indicators: Developing, implementing, and using winning KPIs, second edition (2nd ed.). Hoboken: John Wiley & Sons.

21. Parmenter, D. (2010). Key performance indicators: Developing, implementing, and using winning KPIs, second edition (2nd ed.). Hoboken: John Wiley & Sons.

22. Spitzer, Dean. Transforming Performance Measurement: Rethinking the Way We Measure and Drive Organizational Success (Illustrated ed.). AMACOM Div American Mgmt Assn, 2007. p. 288. ISBN 9780814408919.

23. "Key Performance Indicators" (PDF). Colleges Ontario. Retrieved 2013-05-25. 24. Robert D Austin, "Measuring and Managing Performance in Organizations" 25. Martin Fowler (2003-08-29). "CannotMeasureProductivity". Martinfowler.com. Retrieved 2013-05-

25. 26. David Parmenter, Key Performance Indicators. John Wiley & Sons 2007, ISBN 0-470-09588-1. 27. Bernard Marr, Key Performance Indicators: The 75+ Measures Every Manager Needs to Know.

Financial Times/ Prentice Hall 2012, ISBN 978-0273750116. Consultant Profile Setiono Winardi, SH.,MBA http://pt.linkedin.com/in/setionow and http://uid.academia.edu/SetionoWinardi E. winardi67@gmail.com, Official : winardi@updi-int.com M.+62-813-1542-1509, Wa. +62-857-8119-9094