DELAPAN UNSUR ADMINISTRASI

MENURUT THE LIANG GIE

1.  Organisasi

Adalah unsur pertama dari Administrasi yang merupakan wadah dimana kegiatan

kegiatan administrasi dijalankan. Dengan organisasi pula, maka usaha kerja sama

orang-orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dapat dicapai secara efektif dan

efisien, karena di dalam organisasi di atur pembagian tugas, tanggung jawab,

wewenang, serta penetapan hubungan kerja diantara orang-orang yang tergabung di

dalam kerja sama tersebut, sehingga setiap personil atau anggota organisasi dapat

mengetahui dengan jelas kedudukannya, tugas-tugas, wewenang dan tanggungjawab

serta hubungan yang harus dilakukannya. Dengan demikian,tidak akan terjadi adanya

kesimpang siuran, kesalah pahaman dan duplikasi tugas-tugas serta pemborosan

waktu, biaya, tenaga, dalam melaksanakan tugas-tugas mereka.

2.  Manajemen

Merupakan proses penggerakan orang-orang dan pengerahan segenap fasilitas di

dalam usaha kerjasama manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. ada

beberapa hal dasar yang terkandung dalam pengertian manajemen yaitu :

Bahwa manajemen mempunyai suatu tujuan tertentu yang akan dicapai. untuk

mencapai tujuan ada satu pihak yang menggerakkan pihak yang lain untuk melakukan

pekerjaan tertentu dan menggerakkan segenap fasilitas dalam suatu usaha kerja sama

menuju tercapainya tujuan yang telah dilakukan.

3 Komunikasi

Merupakan proses penyampaian warta dari seseorang kepihak lain dalam usaha kerja

sama manusia. Komunikasi merupakan urat nadi yang memberikan kemungkinan

orang-orang dalam suatu usaha kerja sama saling mengetahui pikiran, kehendak dan

perasaan masing-masing. Berita-berita yang disampaikan misalnya, buah pikiran,

uraian suatu hal atas kesan-kesan. Wujud berita itu dapat merupakan suatu perintah,

permohonan, pertanyaan atau cara-cara perbuatan lainnya. Sistem-sistem penglihatan

misalnya surat, gambar, dapat pula dengan sistem komunikasi (audio visual) misalnya

penggunaan video dan televisi. Istilah “communication” kadang-kadang diartikan

sebagai berita yang disampaikan atau alat-alat komunikasi yang menghubungkan

tempat-tempat.

4.  Kepegawaian

Rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam

usaha kerjasama yang bersangkutan. Ada beberapa masalah pokok kepegawaian yang

perlu mendapat perhatian agar usaha kerja sama lancar, yaitu masalah bagaimana

memperoleh dan menggunakan tenaga kerja manusia secara tepat dan bagaimana

mengembangkan dan membina kemampuan, kegairahan, kepuasan, dan

menggantikan tenaga kerja itu.

Masalah pokok kepegawaian sebagai berikut:

a. Penerimaan dan penempatan pegawai .

Untuk memperoleh tenaga kerja harus sesuai dengan kebutuhan. Oleh karena itu,

terlebih dahulu perlu diketahui formasi yang lowong, serta kemampuan organisasi

membiayai pegawai yang kelak akan diterima.

b. Pendayagunaan pegawai

Pendayagunaan pegawai menyangkut masalah bagaimana agar supaya orang yang

telah ditempatkan pada jabatan tertentu dapat bekerja dengan baik, penuh rasa

pengabdian yang proses mendalam terhadap organisasinya. Usaha seperti ini

merupakan tugas utama bagi pemimpin.

c. Pemberhentian pegawai.

Pemberhentian pegawai berarti pemutusan hubungan kerja dengan pegawai. Hal

ini dapat terjadi karena kemauan pegawai, karena kemauan pemimpin, karena

pegawai meninggal dunia.

5. Keuangan

Keuangan merupakan unsur administrasi yang menyangkut tentang masalah

pembiayaan dalam suatu usaha kerjasama, yaitu yang berkenaan dengan penataan

pengelolaan segi-segi pembiayaan, yang meliputi penentuan sumber-sumber biaya,

cara memperoleh serta mempertanggungjawabkannya. Kesemuanya itu merupakan

fungsi keuangan. Masalah keuangan adalah masalah yang sangat penting bagi setiap

usaha kerja sama, setiap usaha kerja sama atau organisasi selalu memerlukan

pembiayaan. Faktor pembiayaan ini dapat menentukan hidup matinya suatu

organisasi. Kemampuan suatu organisasi untuk hidup dan berkembang tergantung

dari keuangan yang dimilliki untuk membiayai segenap kebutuhan yang berhubungan

dengan kegiatan organisasi yang bersangkutan.

6. Perbekalan

Perbekalan adalah salah satu unsur administrasi yang merupakan aktifitas yang

menyangkut paut tentang peralatan yang dibutuhkan dalam suatu usaha karja sama

atau organisasi, yang meliputi proses pengadaan, penyimpanan, sampai kepada

penyingkiran barang-barang yang sudah tidak dipergunakan lagi.

7. Tatausaha

Tata usaha sebagai salah satu unsur dari kegiatan pelayanan terhadap

penyelenggaraan usaha kerjasama, yang meliputi kegiatan pencatatan, pengiriman dan

penyimpanan bahan keterangan. Wujud dari pada keterangan-keterangan yang

merupakan sasaran pokok dari kegiatan tata usaha dapat berupa surat-surat, formulir,

kartu-kartu, daftar-daftar, gambar foto-foto dan benda lainnya yang dapat memberi

keterangan.

8. Hubungan

Hubungan masyrakat yang diistilahkan pula dengan “ Public Relation menciptakan

hubungan baik dengan masyarakat atau pihak lain di sekitarnya agar mendapatkan

dukungan secara sadar dan suka rela. Tentu saja hubungan yang demikian harus

bertumpuh pada keuntungan dari kedua belah pihak, yakni usaha kerja sama yang

menghendaki.