DATA, INFORMASI, PENGETAHUAN

PERTEMUAN 1&2

UGIK/SIK-UMS/D

• Data: • Data adalah kata jamak dari “datum”, meskipun

demikian data biasanya mewakili keduanya baik bentuk tunggal maupun bentuk jamak.

• Data adalah hasil pengamatan atau fakta yang masih mentah, yang secara khas menggambarkan gejala phisik atau suatu transaksi bisnis.

• Data harus dipandang sebagai sumber daya “bahan baku” yang kemudian diproses ke dalam suatu bentuk “produk” berupa informasi .

• Data pada umumnya diperlukan dalam suatu proses “penambahan-nilai”

• ( pengolahan data atau pengolahan informasi), di mana :– Bentuk/format nya ditentukan, dirorganisir dan

dikembangkan– Isi nya dianalisa dan dievaluasi – Data tersebut ditempatkan dalam konteks yang sesuai

bagi seorang pemakai.

UGIK/SIK-UMS/D

DATA

• Sekumpulan fakta, bilangan, angka dan simbol yang dibentuk dan diolah menjadi informasi (Scott)

• Gambaran / Fakta secara relatif belum berarti bagi si penerima (Davis)

• Penggambaran fakta, pengertian atau instruksi yang disampaikan, dimengerti dan diolah oleh manusia atau peralatan yang digunakan

UGIK/SIK-UMS/D

JENIS DATA• DATA STATIS: JENIS DT YG UMUMNYA TDK BERUBAH.

(identitas nama,tempat, kode-kode nomor)• DATA DINAMIS: JENIS DT YG SELALU

BERUBAH(UPDATING DATE), CTH: DT NILAI MAHASISWA, DT KUNJUNGAN RS,DLL

SUMBER DT :• DT INTERNAL (DT YG BERASAL DR DLM ORGN/RS)• DT EKSTERNAL (DT YG BERASAL DR SUMBER2 DI LUAR

ORGS).

UGIK/SIK-UMS/D

• Informasi :• Informasi dapat digambarkan sebagai data

yang telah diubah menjadi suatu bentuk spesifik(konteks) yang bermanfaat dan berarti bagi pemakainya.

• Informasi harus dipandang sebagai data yang telah diproses, yang disajikan dalam suatu bentuk spesifik(konteks) yang memberi nilai bagi pemakai.

• Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi sipenerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Gordon)

UGIK/SIK-UMS/D

• Informasi adalah hasil pembentukan penyusunan, Informasi adalah hasil pembentukan penyusunan, pengorganisasian atau pengubahan data yang pengorganisasian atau pengubahan data yang menambah tingkat pengetahuan (Burch)menambah tingkat pengetahuan (Burch)

• Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi sipenerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Roymond)

• Jenis-jenis informasi– Formal : yang dihasilkan dari dalam organisasi– Informal : yang berasal dari luar organisasi

UGIK/SIK-UMS/D

Fungsi-fungsi Informasi– Untuk meningkatkan pengetahuan bagi sipemakai– Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses

pengambilan keputusan pemakai– Mengurangi resiko kegagalan– Mengambarkan keadaan yang sebenarnya dari

sesuatu hal– Mengurangi keanekaragaman / variasi yang tidak

diperlukan– Memberi standar, aturan- aturan, ukuran, dan

keputusan- keputusan yang menentukan pencapaian sasaran atau tujuan

UGIK/SIK-UMS/D

Nilai informasi • Menurut Josh G. burch nilai informasi adalah

didasarkan pada 10 sifat berikut : Kemudahan dalam memperoleh Lengkap Ketelitian Kecocokan dengan pengguna Ketetapan waktu Kejelasan Fleksibilitas / keluwesannya Dapat dibuktikan Tidak ada prasangka Dapat diukur

UGIK/SIK-UMS/D

Mutu informasi • Informsi berbeda mutunya disebabkan oleh

penyimpangan atau kesalahan. • Kesalahan informasi antara lain disebabkan oleh hal-

hal sbb:1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak

tepat2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang

benar3. Hilang/ tidaknya terolahnya sebagian data4. Pemeriksaan / pencatatan data yang salah 5. Dokumen induk yang salah

UGIK/SIK-UMS/D

6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan (missal : kesalahan program )

7. Kesalahan yang dilkukan secara sengajaPenyebab kesalahan tsb dapat diatasi dgn cara sbb:• Kontrol system untuk menemukan kesalahan • Pemeriksaan internal dan eksternal • Penambahan batas ketelitian data • Instruksi- instruksi dari pemakai yang terprogram secara

baik dan dapat menilai adanya kesalahan- kesalahan yang mungkin terjadi

UGIK/SIK-UMS/D

Atribut Informasi Yang Berkualitas:1. Dimensi Waktu: • Ketepatan waktu : Informasi harus disajikan ketika diperlukan • Kondisi keberadaan : Informasi harus terbaru (up-to-date)

ketika disajikan • Frekwensi : Informasi harus disajikan setiap kali Informasi

tersebut diperlukan.• Periode Waktu : dapat disajikan tentang masa lampau, masa

kini, dan periode waktu masa yang akan datang. 2 Dimensi Isi (content): • Ketelitian : Informasi harus bebas dari kesalahan • Keterkaitan : Informasi harus dihubungkan dengan kebutuhan

dari penerima informasi yang spesifik dalam suatu situasi yang spesifik pula.

• Kelengkapan : Harus bisa menyajikan semua informasi yang diperlukan.

• Kepadatan : Hanya menyajikan informasi yang diperlukan saja

• Lingkup Informasi Ruang lingkupnya luas atau sempit, fokus kepada informasi eksternal atau internal

UGIK/SIK-UMS/D

• Kinerja/Performance :Informasi dapat mengungkapkan kinerja dengan mengukur penyelesaian aktivitas , kemajuan yang dicapai , atau sumber daya yang terkumpulkan.

3. Dimensi Bentuk(Format): • Kejelasan : Informasi harus disajikan dalam bentuk

atau format yang mudah untuk difahami • Detil/rincian : Informasi dapat disajikan secara

detil/rinci atau dalam format ringkasan • Order : Informasi dapat diatur dalam suatu urutan

tertentu. • Presentasi : Informasi dapat ditampilkan dalam

bentuk narasi, angka, gambar/grafis, atau bentuk lain• Media : Informasi dapat disajikan dalam wujud

catatan dokumen atau kertas yang tercetak, tayangan video, atau media lainnya.

UGIK/SIK-UMS/D

ELEMEN DATA LOGIS• Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi di mana

data dan informasi disimpan dalam suatu cara yang terorganisir untuk penggunaan dikemudian hari. Untuk tujuan penyimpanan, data secara khusus diorganisir ke dalam kategori berikut:

• Field. Field adalah sekelompok karakter yang menggambarkan karakteristik orang, tempat, sesuatu hal, atau peristiwa. Pada slide/tayangan ini, nama seseorang adalah merupakan suatu field.

• Record. Record adalah suatu kumpulan dari field yang saling berhubungan. Sebagai contoh, suatu record daftar nilai mahasiwa : nama, nim, nilai, Mata kuliah

• File. File adalah suatu kumpulan dari record yang saling berhubungan. Sebagai contoh, suatu file daftar nilai berisi record nilai untuk semua mahasiswa suatu PT.

• Database. Database adalah suatu kumpulan terintegrasi dari file yang saling berhubungan.

• Sebagai contoh, database personil suatu perusahaan berisi file gaji, kegiatan personil, dan ketrampilan karyawan.

UGIK/SIK-UMS/D

Hirarkhi DataDatabase sistems

Database

File

Record

Data item/field

Byte

Bit

Data Agregat

UGIK/SIK-UMS/D

• Bit– sistem biner 0 & 1– dasar komunikasi atr manusia (bhs manusia) & mesin

(bhs mesin)

• Byte– bag terkecil yg dialamatkan dlm memori– sekumpulan bit yg scr konvensional terdiri dari

kombinasi 8 bit yg menyatakan 1 karakter dlm memori – 1 byte = 1 karakter

UGIK/SIK-UMS/D

• Field / atribut / data item– unit terkecil yg disebut data– sekumpulan byte yg mpy makna– Jenis

• Fixed length field– memiliki ukr yg tetap hrs disediakan ukr

terbesar• Variable length field

– memiliki ukr berbeda hemat, pemrog rumit

UGIK/SIK-UMS/D

• Data agregate– sekumpulan field / atribut / data item dgn ciri ttt

& diberi nama– Contoh:

• Tempat-TanggalLahir– Tempat lahir Char– Tanggal lahir Date

UGIK/SIK-UMS/D

• Record– sekumpulan field / atribut / data item yg saling

berhub thd obyek ttt– Jenis

• Fixed length record– semua field dlm record memiliki ukr yg tetap – Contoh: linked list dgn array

• Variable length record– field-field dlm record dpt memiliki ukr

berbeda – metode penandaan: end of record marker,

indikator pjg, & tabel posisi record

UGIK/SIK-UMS/D

• File– sekumpulan record sejenis scr relasi yg

tersimpan dlm memory sekunder

• Basis data– sekumpulan dr bermacam2 tipe record yg

memiliki hub antar record & rinci data thd obyek ttt

UGIK/SIK-UMS/D

FAKTA KEG:-pelaporan-Komonikasi-transaksidll

DATAARSIP OTENTIK

KOMPUTERINFORMASI

Direkam/catat

disimpandiproses

keluaran

disimpan

UGIK/SIK-UMS/D

Siklus Pengolahan Data

Sama dgn model umum sistem InputInput ProcessingProcessing OutputOutput

INPUT PROSES OUTPUT

UGIK/SIK-UMS/D

Siklus Pengolahan Data Yg Siklus Pengolahan Data Yg DiperluasDiperluas

ORIGINATION

INPUTPROCES

SINGOUTPUT

DISTRIBUTION

Memory

UGIK/SIK-UMS/D

OriginationOrigination Proses pengumpulan data yang berupa proses Proses pengumpulan data yang berupa proses

pencatatan data ke dokumen dasarpencatatan data ke dokumen dasar

DistributionDistribution Proses dari distribusi output kepada pihak Proses dari distribusi output kepada pihak

yang berhak dan membutuhkan informasiyang berhak dan membutuhkan informasi

UGIK/SIK-UMS/D

Pertimbangan metode pengolahan data

Volume data Kompleksitas Batasan waktu Tuntutan perhitungan

UGIK/SIK-UMS/D

Pengolahan Data (data processing• Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas

informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan• Unsur- unsur pengolahan data meliputi: 1. Pengumumpulan data (data capturing)2. Pembacaan (reading)3. Pemeriksaan (verifying)4. Perekaman(recording)5. Penggolongan (classifying)6. Pengurutan (sorting)7. Pengurutan (sorting)8. Peringkasan (summarizing)9. Perhitungan (calculating)

UGIK/SIK-UMS/D

10. Perbangdingan (comparing)11. Pemindahan (transmiting)13. Penampilan kembali (retriving)14. Penggandaan (reproducing)15. Penyebarluasan (distribution)

Pengolahan data :1.Sentralisasi2.Desentralisasi3.Terdistribusi

UGIK/SIK-UMS/D

• Dalam sistem pengolahan data tersentralisasi,operasi- operasi pengolahan data dilaksanakan oleh suatu bagian yang terpisah dalam struktur organisasi yang sering disebut bagian pengolahan data elektronik (Elektronic Data Processing/ EDP),.atau dapat juga dilakukan oleh:

1. Suatu biro jasa yang terpisah di luar organisasi dan memberikan bermacam- macam pelayanan pengolahan data.

2. Fasilitas- fasilitas pembagian waktu bersama (timesharing) yang dibeli/ disewa dari suatu perusahaan.

UGIK/SIK-UMS/D

• Bentuk pengolahan data tersentralisasi dalam struktur organisasi mempunyai faktor pendukung antara lain :

1.Penghematan khusus dalam hardware dan pengadaan personalia

2. Penghematan karena meniadakan pengembangan sistem yang ganda

3. Manfaat karena standarisasi4.Manfaat karena sistem yang seragam

UGIK/SIK-UMS/D

• Dalam sistem pengolahan data terdesentralisasi, kegiatan- kegiatan pengolahan data dilakukan dalam bidang organisasi fungsional otonom/ yang merupakan sub-organisasi. Contoh- contoh fungsi organisasi yang bersifat fungsional otonom adalah akuntansi, keuangan, personalia, riset dan pengembangan (Research and Development), dan lain- lain.

UGIK/SIK-UMS/D

• Faktor- faktor yang mendukung desentralisasi pengolahan data dalam struktur organisasi antara lain adalah :

1.Pelayanan yang makin baik karena kepekaan terhadap kondisi lokasi

2.Kebijakan desentralisasi dalam manajemen3.Kelangkaan kesamaan di antara fungsi

diantara unit- unit organisasi yang mempersulit adanya standarisasi sistem

UGIK/SIK-UMS/D

• Dalam sistem pengolahan data terdistribusi data- data yang akan diolah disebar ke bagian- bagian, namun bagian- bagian yang tersebar tersebut disatukan kembali secara logic dan diawasi oleh bagian yang mempunyai peringkat lebih tinggi sehingga membentuk satu kesatuan.

UGIK/SIK-UMS/D

• Keuntungan- keuntungan dalam penolahan data terdistribusi antara lain adalah :

1.Dapat memenimalkan biaya- biaya2.Mempersingkat waktu respon untuk

memperoleh data- data3.Pengontrolan pada data- data kritis secara

lebih cermat4.Kemampuan back up data yang efektif

UGIK/SIK-UMS/D

• Pengetahuan– Tda informasi yg sdh diorganisasikan & diproses

u/ memperoleh/ pemahaman, pengalaman, pembelajaran yg terakumulasi, shg dp diaplikasikan dl masalah a/ proses bisnis ttt

– Informasi yg diproses u/ mengekstrak implikasi kritis & merefleksikan pengalaman masa lampau, menyediakan pengetahuan yg terorganisasi dg nilai yg tinggi u/ pemakai

UGIK/SIK-UMS/D

Database

Manajer

SI Pelaksana

Manual

Elektromekanik

Elektronik

Siklus Hidup Informasi

UGIK/SIK-UMS/D

• Proses/fungsi manajemen– Perencanaan– Pengendalian

• Pengorganisasian• Penggerakan• Koordinasi

– Pengambilan keputusan

Manajemen

UGIK/SIK-UMS/D

• Tktan kegiatan manajemen– Perencanaan strategis – Perencanaan taktis & pengendalian manajemen– Perencanaan & pengendalian operasional

UGIK/SIK-UMS/D

• Fungsi organisatoris– Keuangan & akuntansi

• belanja, anggaran, akt keuangan-beaya, etc – HRD

• Rekrutmen, karir, gaji, pensiun, etc– Logistik

• pembelian, persediaan, distribusi, etc– Produksi

• kegiatan produksi, produk keteknikan, etc– Pemasaran

• riset pasar, periklanan, promosi, penjualan, etc– Etc

UGIK/SIK-UMS/D

Keuangan HRD Logistik Produksi Pemasaran

Strategic planning level

Management Control Level

Operational Control Level

Fungsi Organisatoris

Lev

el m

anaj

emen

UGIK/SIK-UMS/D

• Kebutuhan informasi u/ kegiatan manajemen– tgt pd faktor

1. Fungsi operasional2. Kegiatan manajemen3. Pembuatan keputusan

UGIK/SIK-UMS/D

• Perbedaan kebutuhan informasi terletak pd– isi

• Isi informasi u/ stp fungsi operasional tgt pd fungsi • Contoh:

– isi informasi u/ pemasaran <> isi informasi u/ personalia

– ciri informasi yg dibutuhkan• Ciri informasi yg dibutuhkan tgt pd tk kegiatan

manajemen • Informasi u/:

top management<>middle management<>lower management

UGIK/SIK-UMS/D

Kebutuhan informasi menurut kategori keputusan

Ciri InformasiPerencanaan

& pengendalian operasional

Perencanaan taktis

& pengendalian manajemen

Perencanaan

strategis

Sumber Sebagian besar internal

Eksternal

Luasnya Sangat jelas, sempit

Sangat luas

Tingkat agregasi

Sangat terinci Agregat

Horison waktu

Historis Masa depan

Keadaan waktu

Sangat baru Agak lama

Kecermatan Tinggi Rendah

Frek. pemakaian

Sangat tinggi Jarang

Sumber: Gordon B. Davis, 1987

UGIK/SIK-UMS/D

Perbedaan jenis keputusan pd tk kegiatan manajemen

Sumber: Gordon B. Davis, 1987

Tingkat Catatan

Perencanaan strategis

Penetapan tujuan, definisi sasaran, kebijakan, pedoman umum, yg mengarahkan alur u/ orgMisal: bidang usaha, strategi pasar.

Perencanaan taktis &pengendalian manajemen

Perolehan sumber daya, taktik perolehan, lokasi, produk baru, pemakaian anggaran, laporan perbedaan (variance)

Perencanaan & pengendalian operasional

Pendayagunaan fasilitas & SD yg ada u/ menyelenggarakan kegiatanUGIK/SIK-UMS/D

Karakteristik kebutuhan informasi

Sumber: David Wilson, 1993

UGIK/SIK-UMS/D

Definisi Sistem Informasi• sekumpulan subsistem yg slg berhub• berkumpul ber-sm2 & membentuk 1 kesatuan• slg berinteraksi & bekerjasama atr bag 1 & yg lain, dg cara2 ttt • u/ melakukan fungsi pengolahan data

– menerima I berupa data2– Processing– menghasilkan O berupa informasi – sbg dsr pengambilan keputusan yg berguna & mpy nilai nyata yg dp

dirasakan akibatnya (lgs/tdk lgs)• mendukung kegiatan operasional, manajerial, & strategis • dg memanfaatkan berbagai SD yg ada & tersedia bg fungsi tsb

guna mencapai tujuan

UGIK/SIK-UMS/D

Manaj/lini bawah

Manaj /lap tengah

Manj puncak

1. perenc stratg & jangka panjang2. analisis alterntif&alokasi Sumber daya3. Perumusan kebijak4. review&evaluasi kseluruhan5. maslah2 kritis6. kepemimpinan & kegiatan seremonial

1. Penyeliaan langsung2. Review rinci keg3. Pengendalian operasi4. Menyelesaikan mash personal

Lapisan manajemen Titik berat perhatian pd lap manj bwh

Titik berat perhat manaj puncak

Kegiatan manajerial

UGIK/SIK-UMS/D

Manaj bawah

ManajMadya/tengah

Manaj puncak

OrientasiWaktu ke

Masa kini&lampau

OrientasiWaktu ke

Masa depan

organisasi Orientasi waktu

Orientasi waktu&informasi manaj

UGIK/SIK-UMS/D

Lapisan bawah

Lapisan tengah

Lapisanatas

1. Berulang2. Terstruktur3. Informasinya

biasanya telah tersedia

Titik perhat manaj Puncak:1. Tdk berulang2. Tak terstruktur3. Kep tdk dpt di

perkirakan4. Informasi belum tersedia

Jenis keputusan yg dibuat

Jenis keputusan & kebutuhan informasi

Struktur organisasiUGIK/SIK-UMS/D

Manajer muda

Manajer madya

Manajerpuncak

Informasi yang diperlukan

Jenis – jenis informasi yg diperlukan

Struktur organisasi

1. rutin,sangat ringkas gabungan dr berba gai transaksi2. Lap ringkas rutin

1. Perkiraan ke depan2. Informasi non faktual

1. Informa si rinci faktual2. Lap perke cualian

UGIK/SIK-UMS/D