i

Daftar Isi Daftar Isi ................................................................................................ i Pendahuluan ........................................................................................ 1 Petunjuk Umum .................................................................................... 4 Unit Pengguna .................................................................................... 04

Dokumen Yang Diperlukan ................................................................. 05

Kebutuhan Hardware & Software ....................................................... 06

Instalasi Aplikasi ................................................................................. 07

Petunjuk Pengoperasian ..................................................................... 12 Prosedur Login .................................................................................... 12

Data .................................................................................................... 14

Langkah-langkah Validasi Data Pegawai ........................................... 16

Kontrol dan Monitoring ........................................................................ 24

Cetak ................................................................................................... 26

ii

Import Data ......................................................................................... 30

Import Data TXT ................................................................................. 31

Import Data Aplikasi Gaji Pegawai Pusat 2008 DJPB ........................ 36

Backup dan Restore Data ................................................................... 39

Backup / Kirim Data ............................................................................ 40

Restore Data ....................................................................................... 42

Referensi ............................................................................................. 44

Referensi Satuan Kerja ....................................................................... 45

Referensi Gabungan ........................................................................... 46

Referensi Penandatangan .................................................................. 47

Referensi User .................................................................................... 49

Keluar .................................................................................................. 50

Tip dan Trik ........................................................................................... 51 Penutup ................................................................................................. 56

1

PENDAHULUAN

Dalam pasal 11 Undang-Undang No. 17 Tahun 2003 dinyatakan

antara lain bahwa Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara diperinci

menurut organisasi, fungsi, dan jenis belanja. Perincian per jenis belanja

meliputi Belanja Pegawai, Belanja Barang dan Belanja Modal, Bunga,

Subsidi, Hibah, Bantuan Sosial, dan Belanja Lain-lain. Termasuk dalam

Belanja Pegawai antara lain pembayaran gaji pegawai negeri sipil

kementerian/lembaga berikut penghasilan lainnya yang melekat dengan

gaji.

Menurut data dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara

dan Badan Kepegawaian Negara bahwa jumlah Pegawai Negeri Sipil

(PNS) saat ini lebih kurang sebanyak 3,8 juta pegawai dan sekitar

850.000 diantaranya merupakan PNS Pusat. Jumlah PNS yang cukup

banyak dimaksud tentu membutuhkan dukungan pendanaan belanja

2

pegawai yang sangat besar pula untuk membayar gaji dan tunjangan-

tunjangan lainnya.

Sistem penganggaran berbasis kinerja yang sejak tahun 2005

mulai diperkenalkan, telah menuntut diterapkannya suatu sistem

perencanaan anggaran yang berorientasi pada output dengan

penggunaan sumber daya dan dana yang efisien dan optimal melalui

penghitungan-penghitungan kebutuhan anggaran yang tepat dan akurat.

Dalam rangka menghasilkan perkiraan kebutuhan anggaran

pembayaran belanja pegawai secara tepat dan akurat setiap tahun, maka

Ditjen Anggaran Departemen Keuangan menggunakan metode

penghitungan belanja pegawai berbasis database pegawai. Penggunaan

metode penghitungan ini menuntut tersedianya database pegawai secara

detail untuk seluruh pegawai negeri, baik PNS maupun personil TNI dan

POLRI.

3

Sehubungan dengan itu, maka untuk menjamin tersedianya

database pegawai yang valid secara rutin di seluruh kementerian

negara/lembaga, maka diperlukan alat bantu berupa software Aplikasi

Belanja Pegawai yang tata cara penggunaannya tercantum dalam Buku

Petunjuk Operasional ini.

4

PETUNJUK UMUM Aplikasi Belanja Pegawai ini merupakan sarana alat bantu untuk

menghasilkan data pegawai secara nasional yang valid dan uptodate

untuk dijadikan bahan perencanaan belanja pegawai yang setiap tahun

dialokasikan dalam APBN.

UNIT PENGGUNA Pada prinsipnya, seluruh unit pada suatu instansi dapat menggunakan

aplikasi ini. Namun demikian, untuk keperluan perencanaan anggaran

dan agar terdapat koordinasi dalam pelaksanaannya, maka sangat tepat

apabila aplikasi ini diterapkan pada unit Sekretariat.

Pimpinan Sekretariat suatu instansi dapat menunjuk salah satu diantara

pejabat yang menangani keuangan, perencanaan, atau kepegawaian

untuk menjadi penanggung jawab pelaksanaan kegiatan validasi lingkup

instansi berkenaan.

5

Selanjutnya, penanggung jawab kegiatan validasi data pegawai yang

telah ditunjuk tersebut dapat mengkoordinasikan dan menetapkan

langkah-langkah teknis lebih lanjut, termasuk mendesentralisasikan

pelaksanaan kegiatan dimaksud ke seluruh satker atau instansi vertikal di

bawahnya apabila diperlukan.

DOKUMEN YANG DIPERLUKAN

Dokumen yang perlu disiapkan dan dipenuhi oleh masing-masing

pegawai dalam rangka pelaksanaan kegiatan validasi data pegawai ini

sekurang-kurangnya adalah:

• SK Pangkat terakhir

• SK Jabatan terakhir (atau surat keputusan mutasi terakhir bagi yang

tidak menduduki jabatan)

• Surat Keterangan Keluarga (KP.4) terakhir

6

KEBUTUHAN HARDWARE & SOFTWARE

Kebutuhan minimum Hardware untuk menjalankan aplikasi belanja

pegawai adalah sebagai berikut :

1) Prosesor Intel Pentium II, AMD, VIA atau yang bersesuaian;

2) Memori RAM 256 MB;

3) Ruang kosong Harddisk 166 MB;

4) Printer Deskjet, Inkjet atau Laserjet.

Kebutuhan minimum Software untuk menjalankan aplikasi belanja

pegawai adalah sebagai berikut :

1) Sistem Operasi Microsoft Windows 98, 2000, ME ke atas;

2) PDF reader atau yang bersesuaian ( seperti : Adobe Reader, Fox It );

3) Software tambahan untuk printer ( biasanya disediakan bersama

printer ).

INSTALASI APLIKASI Langkah langkah untuk melakukan Instalasi Aplikasi Belanja Pegawai

adalah:

• Masukkan CD

aplikasi ke CD-

ROM

• Double click file

setup bp,

• kemudian

muncul

Gambar 1

7

• Klik

maka akan muncul gambar 2.

• Pada menu ini user diperbolehkan mengubah folder instalasi (Default: C:\AplDJA\Belpeg)

• klik untuk meneruskan instalasi aplikasi

Gambar 2

8

• Kemudian muncul gambar 3

• Klik untuk membuat shortcut pada desktop, dan akan muncul gambar 4

Gambar 3

Gambar 4

• Untuk membuat icon dekstop klik

9

10

Gambar 6 Gambar 5

• Klik untuk mengcopy file ke folder tujuan (Gambar 5)

• Proses ekstrak sedang berlangsung terlihat dari progres ekstrak

(Gambar 6), apabila ingin menghentikan proses ekstrak klik tombol

batal.

Setelah beberapa saat, maka proses instalasi selesai dan akan muncul gambar 7.

Klik untuk mengakhiri instalasi. Setelah instalasi selesai maka akan muncul shortcut .

11

Gambar 7

PETUNJUK PENGOPERASIAN PROSEDUR LOGIN

• Pada dekstop, double klik

shortcut Aplikasi Belanja Pegawai dan muncul layar aplikasi (Gambar 8)

• Untuk melakukan login pertama kali, ketik super pada kolom user id dan password

• Klik tombol untuk memulai aplikasi

Gambar 8

Catatan: user id dan password dapat ditambah, diubah dan dihapus pada

menu referensi.

12

Apabila login berhasil, akan muncul menu awal Aplikasi Belanja Pegawai

seperti Gambar 9.

Gambar 9

13

Aplikasi Belanja Pegawai terdiri atas tiga menu utama, yaitu: Data,

Referensi dan Keluar.

14

Gambar 10

DATA Pada menu ini terdapat fasilitas untuk melakukan kegiatan pokok validasi

data pegawai yang dilakukan oleh masing-masing satker. Kegiatan

tersebut adalah melakukan update, validasi dan merekam semua data

pegawai masing-masing satker.

Menu data memiliki 6 submenu: (Gambar 11) Gambar 11

Backup dan restore data yang telah divalidasi

Menu untuk mengambil data pegawai dari aplikasi digitalisasi kartu pengawasan gaji yang terdapat di Bagian Keuangan

Menu untuk mengambil data pegawai dari aplikasi kepegawaian yang selama ini telah diterapkan oleh Bagian Kepegawaian satker berkenaan (dalam format txt)

Menu untuk mencetak surat pengantar dan lampirannya

Menu untuk validasi data pegawai meliputi: rekam, upadate, hapus data

Gambar 11

15

16

LANGKAH-LANGKAH VALIDASI DATA PEGAWAI

Untuk mempercepat proses validasi data pegawai per satker, maka aplikasi ini telah dilengkapi dengan data pegawai awal yang bersumber dari Badan Kepegawaian Negara. Apabila terdapat pegawai negeri yang datanya tidak ditemukan pada aplikasi ini, maka dilakukan perekaman baru semua elemen data pegawai berkenaan sesuai dengan form yang tersedia. Untuk memulai validasi data pegawai, terlebih dahulu buka menu Data sebagai berikut: Klik “Data” → “R/U/H Data Pegawai” dan selanjutnya akan muncul form

seperti pada gambar 12.

Gambar 12 Gambar 12

Setelah muncul gambar di atas, ikuti langkah-langkah sebagai berikut:

17

LANGKAH 1 : Menentukan Satuan Kerja (Satker) Masukkan kode Satker sesuai tabel referensi RKAKL 2008, kemudian di sebelah kanan akan muncul nama satker berkenaan.

Pengisian kode satker dapat dilakukan pula melalui fasilitas pencarian dengan menekan tombol sebagai berikut:

untuk satker yang data pegawainya pernah di rekam, atau

untuk satker yang data pegawainya belum pernah direkam. Selanjutnya akan muncul form pencarian dan ketik huruf atau kata kunci satker berkenaan. Apabila satker tersebut telah muncul dalam list, arahkan pointer mouse pada satker tersebut dan klik 2 kali. Contoh:

18

LANGKAH 2 : Masukkan NIP pegawai dan lakukan validasi atas seluruh data pegawai berkenaan

• Klik “Rekam” • Masukkan kode NIP pada kolom NIP

NIP

Gambar 13 Selanjutnya, isilah seluruh elemen-elemen dalam form tersebut dengan benar sesuai dengan dokumen-dokumen terakhir pegawai berkenaan.

19

Penjelasan elemen data pegawai pada form: NIP Nomor Induk Pegawai

Nama Nama Lengkap Pegawai

TglLahir Tanggal Lahir Pegawai ( dd-mm-yyyy )

JenisKelamin 1 = Laki-Laki, 2 = Perempuan

StatusPegawai

Klik kemudian pilih status yang tersedia. Untuk pilihan status no.2 (diperbantukan) dan no.3 (dipekerjakan) agar diikuti isian kode satker tempat pegawai bersangkutan diperbantukan/dipekerjakan.

Golongan Klik kemudian pilih golongan yang tersedia

20

Hakim Ketik angka “1” apabila pegawai adalah hakim, dan angka “0” apabila pegawai bukan hakim.

MasaKerjaGolongan Masa kerja golongan sesuai dengan SK Kenaikan Pangkat atau SK KGB terakhir, masa kerja akan mengikuti gaji pokok yang diisikan

GajiPokok Jumlah gaji pokok berdasarkan masa kerja Golongan atau KGB yang terakhir, tekan enter untuk melihat tabel gaji

TMT Golongan TMT Golongan sesuai dengan SK Kenaikan Pangkat terakhir ( dd-mm-yyyy )

TMT KGB TMT Kenaikan Gaji Berkala sesuai dengan SK KGB terakhir ( dd-mm-yyyy )

Eselon

Klik kemudian pilih tingkat eselon yang tersedia, apabila tidak mempunyai jabatan isi “99” (pelaksana)

TjStruktural Besar tunjangan struktural sesuai dengan tingkat eselon yang dipilih (terisi secara otomatis)

21

JabatanFungsional

Klik kemudian pilih jabatan fungsional yang tersedia, apabila tdk memiliki jabatan isikan “999.99” (pelaksana)

TjFungsional Besar tunjangan fungsional sesuai dengan jabatan fungsional yang dipilih (terisi secara otomatis)

Istri/Suami Sesuai dengan daftar gaji terakhir ( 0 : tidak kawin dan 1 : kawin )

Anak Jumlah anak sesuai dengan daftar gaji terakhir (1 : jml anak satu, 2 : jml anak dua, 3 : jml anak tiga )

Pendidikan Klik kemudian pilih tingkat pendidikan yang tersedia

Grade Hanya diisi oleh Satker yang sudah memperlakukan sistem grading

22

TunjanganDTerpencil Tunjangan khusus untuk pegawai yang bertugas di daerah terpencil

TunjanganPapua Tunjangan khusus untuk pegawai yang bertugas di daerah Papua

TunjanganLain

Tunjangan lain adalah tunjangan selain: tunjangan istri dan anak, tunjangan beras, tunjangan struktural/fungsional, tunjangan umum, tunjangan umum tambahan, tunjangan pph, tunjangan papua dan daerah terpencil

Dasar Peraturan atau dokumen yang menjadi dasar dibayarkannya Tunjangan Lain tersebut.

Setelah semua data terisi dengan lengkap dan benar, simpan data

pegawai tersebut dengan menekan tombol .

Ulangi langkah-langkah validasi sesuai prosedur di atas sampai semua

pegawai yang ada pada satker berkenaan tersimpan.

23

KONTROL DAN MONITORING

Setelah semua data disimpan, maka tabel yang terletak pada sisi kiri form akan terisi oleh data pegawai yang berhasil direkam dan secara default pointer akan berada pada posisi paling atas. Untuk menampilkan, melihat dan memonitor data seorang pegawai yang tercantum pada tabel tersebut, arahkan pointer pada nip dan nama pegawai yang diinginkan.

Di bawah ini adalah daftar tombol-tombol yang dapat digunakan untuk membantu proses validasi data pegawai :

menampilkan NIP dan nama pegawai yang sudah pernah diupdate/ divalidasi/direkam sebelumnya

mencetak form kosong untuk diisi data pegawai, pabila data pegawai tsb. tidak ditemukan pada aplikasi ini

mencetak form yang sudah terisi data awal/asli BKN sebagai bahan validasi. Isi text box yang kosong dan lakukan perubahan data pada aplikasi.

24

merekam,mengupdate,memvalidasi data pegawai baru

melakukan perubahan data pegawai yang sudah direkam

menghapus data pegawai yang tidak diperlukan

25

menyimpan hasil update/validasi/rekam

menyimpan data asli BKN sebagai draft awal

membatalkan proses update/validasi/rekam

keluar dari menu r/u/h data pegawai

26

CETAK

Setelah data berhasil direkam, maka perlu dilakukan backup data

dan kemudian mengirimkan backup data tersebut kepada instansi di luar

satker, baik yang merupakan instansi vertikalnya ataupun ke instansi lain

yang berkepentingan. Cetak merupakan fasilitas yang disediakan aplikasi

untuk melakukan pencetakan surat pengantar dan lampirannya (daftar

pegawai satker).

Sebelum melakukan pencetakan ada beberapa hal yang harus

dilakukan,

1. Isikan identitas pejabat (NIP, nama pejabat dan jabatan) yang

akan menandatangani surat pengantar tersebut pada menu,

“Referensi” “Penandatangan”.

2. Isikan header (kop) surat pengantar dan tembusan.

Klik tombol untuk membuat header / kop surat pengantar seperti pada gambar 16

Gambar 14

Isikan Nomor, Tanggal, dan Tujuan Surat

Pilih pejabat penanda tangan yang telah direkam di Referensi” “Penandatangan

Pilih Surat Pengantar, Lampiran, atau keduanya

Pilih ruang lingkup data yang akan dikirim

27

28

Contoh hasil cetak surat pengantar dan lampirannya :

Isikan Pihak – Pihak yang akan diberi tembusan surat pengantar

Gambar 15

Isikan Departemen, Unit, Satker, dan Alamat Satker untuk membuat header / kop surat

29

30

IMPORT DATA Dalam suatu Satker dapat dimungkinkan telah mempunyai suatu sistem

aplikasi sejenis dan mempunyai elemen data yang sama atau mirip

dengan Aplikasi Belanja Pegawai ini, misalnya Aplikasi Kepegawaian

(diterapkan oleh unit yang menangani kepegawaian) atau Aplikasi

Digitalisasi Kartu Pengawasan Pembayaran dan Gaji Pegawai Pusat

2008 (diterapkan oleh unit yang menangani keuangan).

Untuk itu, Aplikasi Belanja Pegawai ini diusahakan dapat compatible

dengan berbagai aplikasi yang mempunyai elemen data sejenis sehingga

memudahkan user dalam melaksanakan validasi dan menghindari

kegiatan yang berulang-ulang untuk tujuan yang sama.

Atas pertimbangan di atas, maka dalam Aplikasi Belanja Pegawai ini

terdapat fasilitas yang dapat digunakan untuk mengambil data dari

berbagai aplikasi sejenis berupa menu “Import Data TXT” dan “Import

Data Aplikasi Gaji DJPb”.

IMPORT DATA TXT Fasilitas ini disediakan bagi satker yang telah menjalankan Sistem Aplikasi Kepegawaian. Pemanfaatan fasilitas ini memerlukan bantuan Programmer Aplikasi Kepegawaian instansi berkenaan yang dapat memodifikasi data sehingga menghasilkan file yang berisi format data TXT dengan struktur sebagai berikut: Field Field Name Type Width InputMask Keterang

anatker

au huruf, digit 2-9 angkaksimal 30 digitrempuan

lan, YYYY=tahun

1 KDSATKER Character 6 999999 Lihat Referensi S2 NIP Character 9 !99999999 Digit 1 angka at3 NAMA Character 30 ! Huruf besar ma4 SEX Character 1 9 1=Laki-laki 2=pe5 TGLAHIR Date 8 YYYYMMDD DD=tgl, MM=bu

31

6 STAPEG Character 1 9 Lihat Referensi S

7 KDSATKER2 Character 6 999999 Lihat Referensi Satau di

tatus Pegawaiatker, jika pegawai dipekerjakan

perbantu8 GOL Character 2 99 Lihat Referensi G9 TMTGOL Date 8 YYYYMMDD DD=tgl, MM=bu

10 MKGTH Numeric 2 9911 MKGBL Numeric 2 9912 TMTKGB Date 8 YYYYMMDD DD=tgl, MM=bu13 KDHAKIM Character 1 9 1=ya 0=tidak14 GAPOK Numeric 10 99999999915 ISTRI Numeric 1 9 1 jika dibayar tu16 ANAK Numeric 1 9 jumlah anak yg 17 ESE Character 2 99 Lihat Referensi E18 TSTRU Numeric 10 99999999919 KDKEL Character 3 999 Lihat Referensi T20 KDJAB Character 2 99 Lihat Referensi T21 TFUNG Numeric 10 99999999922 TDT Character 1 9 1=ya 0=tidak23 TPAPUA Character 1 9 1=ya 0=tidak24 TLAIN Numeric 10 99999999925 KETLAIN Character 50 Dasar Hukum T

kanolongan

lan, YYYY=tahun

lan, YYYY=tahun

njangan istri. 0 jika tidak dibayardibayar dlm daftar gaji

selon

unjangan Fungsionalunjangan Fungsional

unjangan Lainendidikani

26 KDDIDIK Character 2 99 Lihat Referensi P27 GRADE Character 2 99 Bagi yang memilik28 KETERANGAN Character 100

Contoh file txt yang akan diimport:

32

Setelah dihasilkan file dengan struktur data di atas, maka user dapat menggunakan menu “Import Data TXT” dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: • Pilih menu “Data” → “Import Data TXT”

• Setelah itu muncul form seperti Gambar 16

33

• Kemudian klik untuk memilih folder tujuan

• Setelah itu pilih folder dimana file TXT berada (nama file bebas)

Gambar 16

• Apabila data text ditemukan dalam folder, maka nama file akan

muncul pada form seperti Gambar 17

Gambar 17

• Klik disebelah kanan nama file sehingga muncul tanda . Isi file

TXT yang akan di import dapat dilihat dengan klik .

34

• Kemudian klik untuk memulai proses transfer data.

• Setelah proses import selesai dillaksanakan untuk kembali ke menu

sebelumnya klik .

Setelah import data berhasil dilakukan, maka data pegawai sudah masuk

ke Aplikasi Belanja Pegawai. Kegiatan update/validasi tetap dilakukan

dengan membandingkan data yang muncul pada form r/u/h data pegawai

dengan form data yang telah dibuat untuk masing-masing pegawai.

Apabila terdapat perbedaan, maka lakukan perbaikan dan validasi sesuai

langkah-langkah yang telah dijelaskan sebelumnya.

35

36

IMPORT DATA APLIKASI GAJI PEGAWAI PUSAT (GPP 2008) DJPB Fasilitas ini disediakan bagi satker yang telah menjalankan Sistem Gaji Pegawai Pusat (GPP 2008) yang dikembangkan oleh Direktorat Jenderal Perbendaharaan Departemen Keuangan. Pemanfaatan fasilitas ini dapat dilakukan sendiri oleh masing-masing user. Import data dilakukan dengan cara mengambil langsung data dari folder dimana aplikasi GPP 2008 disimpan. Langkah-langkah untuk melakukan import data dari aplikasi GPP 2008 adalah sebagai berikut: • Pilih menu “Data” → “Import Data Aplikasi Gaji DJPb”

• Setelah itu muncul form seperti Gambar 18

C:\DBGAJI8\DB\..

Gambar 18 • Klik tanda untuk untuk memilih folder tujuan

37

• Setelah itu pilih folder C:\DBGAJI8\DB\ .. pada komputer anda.

Folder tersebut merupakan folder tempat file-file database aplikasi GPP 2008 disimpan.

• Apabila data pegawai ditemukan dalam folder, maka nama pegawai

akan muncul pada form r/u/h data pegawai.

• Klik untuk melakukan import data dari Aplikasi Digitalisasi

Karwas Gaji (GPP 2008) ke dalam Aplikasi Belanja Pegawai.

• Untuk kembali ke menu di atasnya klik

Setelah import data berhasil dilakukan, maka data pegawai sudah masuk ke Aplikasi Belanja Pegawai. Kegiatan update/validasi tetap dilakukan dengan membandingkan data yang muncul pada form r/u/h data pegawai dengan form data yang telah dibuat untuk masing-masing pegawai. Apabila terdapat perbedaan, maka lakukan perbaikan dan validasi sesuai langkah-langkah yang telah dijelaskan sebelumnya.

38

39

BACKUP DAN RESTORE DATA Fasilitas Backup dan Restore data digunakan untuk menghasilkan file hasil validasi data yang telah dilakukan oleh masing-masing user. Fasilitas ini sangat bermanfaat apabila kegiatan validasi data ini dilakukan secara desentralisasi oleh seluruh satker dalam satu kementerian negara/lembaga atau banyak user dalam satu satker. Sehubungan dengan itu, maka ada dua tujuan kegiatan Backup dan Restore Data tersebut, yaitu:

• Pertama, untuk mengamankan data dengan cara menyimpan file ke media lain, sehingga dapat digunakan di kemudian hari apabila dibutuhkan

• Kedua, membuat backup data untuk dikirimkan ke unit/instansi vertikal di atasnya yang berfungsi sebagai pengumpul data

BACKUP / KIRIM DATA Untuk melakukan backup data, pilih menu “Data” → “Backup/Kirim”

Terdapat empat macam proses backup data (Gambar 19), yaitu:

1) Backup Satker 2) Backup Departemen, Unit, Lokasi 3) Backup Departemen, Unit 4) Backup Departemen Gambar 19

Pilih ukuran file hasil backup: normal atau ZIP(dimampatkan)

40

Sebagai contoh, untuk melakukan backup per Satker, langkah-

langkahnya adalah sebagai berikut:

1) Pilih satker yang mau di backup dengan melakukan klik pada check

box yang ada di sisi kanan satker sehingga bertanda

2) Pilih folder tujuan back up dengan klik

3) Setelah menemukan folder tujuan, tekan atau apabila akan membuat folder baru dapat dilakukan dengan menekan

. (Folder tujuan bisa dibuat di floppy disc, flash disc atau dimedia penyimpanan lainnya)

4) Untuk menjalankan proses backup, klik .

5) Apabila proses backup berhasil maka akan terbentuk sebuah file backup dengan struktur penamaan sebagai berikut: g.kddept.kdunit.kdwil.kdsatker.dja (contoh: g0900301412477.dja)

41

42

6) Jalankan proses yang sama apabila ingin melakukan backup data

pada level yang lain.

RESTORE DATA Restore data merupakan kegiatan untuk mengembalikan / memasukkan kembali data backup ke sistem aplikasi belanja pegawai. Restore juga dilakukan secara bertingkat sesuai tingkatan organisasinya.

Untuk melakukan restore data, pilih menu “Data” → “Restore”

Setelah muncul form restore data pegawai arahkan ke folder dimana file

backup disimpan. File backup tersebut bisa berada di harddisc atau di

tempat penyimpanan yang lainnya. Apabila file tersebut ditemukan maka

akan terlihat pada form restore seperii gambar 20.

Tentukan jenis file backup yang akan di restore

Gambar 20 Pilih file yang akan di restore dengan menekan mouse pada chek box di kanan

file backup sehingga menjadi .

Apabila restore berhasil dilakukan akan muncul pesan berikut, .

43

REFERENSI Referensi merupakan bagian dari menu utama yang berisi mengenai beberapa informasi yang akan dijadikan acuan dalam melakukan validasi data pegawai.

Berisi informasi daftar satuan kerja pembayar gaji/tunjangan dengan kode satker yang compatible dengan RKAKL dan DIPA

Berisi berbagai informasi terkait yang akan membantu user dalam melakukan validasi data pegawai

Data user yang berwenang / akan melakukan validasi data pegawai

Data pejabat yang akan memberikan tanda tangan pada lembar pengiriman hasil validasi data pegawai satker bersangkutan

44

REFERENSI SATUAN KERJA

Setelah Satuan Kerja diklik, maka akan tampil tabel Referensi Satuan

Kerja yang berisi kode satuan kerja, uraian satuan kerja, kode

departemen, kode unit, dan kode lokasi yang merupakan data acuan

untuk kolom satuan kerja.

Gambar 21

Ketik kata kunci untuk pencarian

45

REFERENSI GABUNGAN

Referensi Gabungan akan menampilkan beberapa informasi tabel seperti

pada gambar yang merupakan data acuan pada form isian perekaman

data pegawai.

Double klik utk menayangkan

Gambar 22

46

REFERENSI PENANDATANGAN

Referensi Penandatangan akan menampilkan pengisian data pejabat

yang akan memberikan tanda tangan pada lembar pengiriman hasil

perekaman/perubahan/penghapusan data pegawai satker bersangkutan.

Menambah pejabat penandatangan

Gambar 23

47

48

Langkah langkah perekaman pejabat penandatangan surat, adalah

sebagai berikut :

NIP : untuk mengisikan Nomor Induk Pegawai pejabat

penandatangan

NIP 2 : untuk mengisikan apabila selain NIP ( contoh : NRP )

Nama : untuk mengisikan Nama pejabat penandatangan

Jabatan : disini jabatan ada 4 ( empat ) kolom, yaitu untuk

menyiapkan apabila nama jabatan tidak mencukupi

atau lebih dari satu baris

REFERENSI USER Referensi User akan menampilkan penambahan user atau pengguna

aplikasi pada satker bersangkutan dengan mengisikan nama pengguna

dan kode sandi untuk membuka aplikasi melalui menu login.

Gambar 24

Menambah user

49

KELUAR

Login menggunakan user lain tanpa keluar aplikasi

50

Keluar dbelanj

ari aplikasi a pegawai

TIP DAN TRIK Untuk mempercepat proses validasi, maka user atau penanggung jawab pelaksanaan validasi di setiap Satker dapat menyebarkan Form kepada seluruh pegawai lingkup Satker berkenaan. Ada 2 (dua) alternatif form yang dapat disebarkan kepada para pegawai, yaitu:

1. Alternatif pertama : Form kosong

Gambar 25

Cetak form kosong

51

Form kosong ini dapat dicetak dengan menekan tombol “Cetak Form Kosong” untuk selanjutnya hasil cetakan dimaksud diperbanyak dan disebarkan kepada seluruh pegawai untuk diisi dengan data yang benar sesuai dengan dokumen kepegawaian yang terakhir.

2. Alternatif Kedua, Form Draft

Gambar 26

Cetak form isi data pegawai

52

Form draft ini dapat dicetak dengan cara sebagai berikut:

• Masukkan NIP Pegawai;

• Selanjutnya tekan tombol untuk menyimpan data asli

BKN;

• Kilk “cetak form isi”;

• Pilih data pegawai yang akan dicetak atau pilih semua data

pegawai;

• Teliti komponen data masing-masing pegawai;

• Isi kembali text box (kotak) kosong pada form sebagai tanda telah

di validasi, kemudian lakukan perubahan data pegawai pada

aplikasi.

Contoh form kosong dan form isi dapat dilihat pada gambar 27 dan

gambar 28 Form Isi Form Kosong

53

54

Gambar 27 Gambar 28

55

Dengan bantuan form-form di atas diharapkan dapat membantu user dalam melakukan proses validasi data pegawai dengan menggunakan Aplikasi Belanja Pegawai ini.

56

PENUTUP Demikian manual aplikasi ini dibuat dengan harapan menjadi pedoman

dan referensi bagi user pada saat menjalankan Aplikasi Belanja Pegawai

ini. Apabila ditemukan masalah atau ada materi yang ingin didiskusikan

lebih lanjut, anda dapat menghubungi Help Desk Tim Aplikasi Belanja

Pegawai (Uud Dinullah Ahmad dan Edy Sudarto) pada nomor dan alamat

email tersebut di bawah ini:

• E-mail helpdesk timaplikasi_belanjapegawai_dja@depkeu.go.id

• Telepon 021 – 34357102

• Fax. 021 – 3868061

• E-mail Uuddinullah@gmail.com

• E-mail edysudarto@depkeu.go.id

• E-mail edarto@gmail.com