1 1

2 3 3

DAFTAR ISI

1. PENGANTAR INSPEKTUR JENDERAL ...... 2

2. DAFTAR ISI ...... 3

3. TUJUAN ...... 4

4. DESKRIPSI UMUM SISTEM ...... 6

5. DESKRIPSI DOKUMEN ...... 7

6. SUMBER DAYA YANG DIBUTUHKAN ...... 8

7. PANDUAN APLIKASI EKOntrol ...... 9

Pengantar Inspektur Jenderal

Dalam rangka penyelenggaraan tata pemerintahan yang baik (good govermance) dibutuhkan peran dan fungsi pengawasan terh-adap kinerja aparatur pemerintah. Pengawasan sebagai suatu proses merupakan rangkaian tidak terputus yang dimulai dari perencanaan pengawasan sampai dengan hasil pengawasan selesai ditindak lanjuti.

Untuk mencapai hasil pengawasan yang optimal maka setiap temuan hasil pengawasan aparat pengawasan ekstern dan intern pe-merintah wajib ditindaklanjuti baik oleh pimpinan instansi secara kon-sisten dan bertanggung jawab.

Inspektorat Jenderal dalam melaksanakan perannya sebagai early warning system membutuhkan informasi dan data hasil pengawasan yang akurat dan tepat waktu, hal tersebut yang pada saat ini belum dapat dipenuhi dengan baik, karena sistem pengawasan yang ada (sistem manual), tidak maksimal dalam pengendalian kegiatan pen-gawasan dan penyediaan data dan informasi hasil-hasil pengawasan. Kegiatan pengawasan yang diawali dari penyusunan Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT), Penerbitan Surat Tugas, Pelaksanaan Audit, Laporan hasil audit dan tindak lanjut hasil pengawasan membu-tuhkan sistem informasi yang dapat menjawab kebutuhan akan data dan informasi kegiatan pengawasan secara akurat dan tepat waktu.

Dalam era digitalisasi saat ini, dikaitkan dengan kebutuhan data dan informasi pengawasan yang akurat dan tepat waktu sebagai dasar pengambilan keputusan oleh manajemen, maka pembangunan dan penerapan E-controlling bagi Itjen merupakan hal yang tidak dapat ditunda lagi, hal tersebut terkait juga dengan peningkatan Sistem Akuntabilitas Kinerja Itjen sebagaimana telah disusun dalam Rencana Aksi SAKIP Itjen.

Dengan diberlakukannya Aplikasi sistem informasi pengawasan dilingkungan Inspektorat Jenderal dengan nama “EKOntrol” maka peningkatan akuntabilitas dan efektivitas kegiatan pengawasan Ins-pektorat Jenderal dapat segera terwujud.

Semoga Allah SWT meridhoi niat kita ini, Aamiin

Jakarta, September 2019Inspektur Jenderal,

Dr. Ir. Ansar Husen, MSi.

4 5 5

TUJUAN PENGGUNA

1. Tujuan Panduan

Tujuan panduan ini adalah sebagai acuan dalam penerapan aplikasi EKOntrol.

2. Tujuan aplikasi EKOntrol adalah:

• Menyeragamkan format data isian Program Kerja Pengawasan Tahunan;

• Menyeragamkan format Surat Tugas Pengawasan;

• Menyeragamkan format laporan hasil audit;

• Mempermudah dalam kompilasi data hasil pengawasan mandatori terhadap

seluruh satker di Kementerian Desa, PDT dan Transmigrasi;

• Memudahkan Pimpinan dalam memantau pelaksanaan Pengawasan;

• Inspektorat Jenderal mempunyai database system atas Hasil Pengawasan

yang dapat diperoleh secara web based;

• Memudahkan Inspektorat Jenderal dalam memantau tindak lanjut hasil pe

meriksaan internal maupun eksternal (BPK dan BPKP).

• Menyeragamkan format data isian Program Kerja Pengawasan Tahunan;

• Menyeragamkan format Surat Tugas Pengawasan;

• Menyeragamkan format laporan hasil audit;

• Mempermudah dalam kompilasi data hasil pengawasan mandatori terhadap

seluruh satker di Kementerian Desa, PDT dan Transmigrasi;

• Memudahkan Pimpinan dalam memantau pelaksanaan Pengawasan;

• Inspektorat Jenderal mempunyai database system atas Hasil Pengawasan

yang dapat diperoleh secara web based;

• Memudahkan Inspektorat Jenderal dalam memantau tindak lanjut hasil pe

meriksaan internal maupun eksternal (BPK dan BPKP).

1. Administrator

Administrator menggunakan dokumen ini sebagai panduan untuk mereka

bagaimana membuat user, menentukan hak akses dan menambah data

referensi.

2. User

User menggunakan dokumen ini untuk mengetahui cara penggunaan aplikasi

mulai dari menginput PKPT, persetujuan PKPT, pembuatan surat tugas,

pembuatan laporan, penginputan temuan dan pemantauan tindak lanjut

Pihak-pihak yang berkepentingan dan berhak menggunakan dokumen ini yaitu :

6 7 7

DESKRIPSI UMUM APLIKASI

Aplikasi ini merupakan tool (alat bantu) untuk Inspektorat dalam melakukan pe-

rencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan tindak lanjut pengawasan. Sebelum melaku-

kan kegiatan pengawasan Inspektorat harus dapat mengisi terlebih dahulu program

kerja pengawasan tahunan (PKPT) sebagai dasar perencanaan kegiatan pengawasan

selama satu tahun. Setelah itu baru Surat Tugas pengawasan dapat dibuat dengan

merujuk ke PKPT yang telah diinput. Hasil dari kegiatan pengawasan dapat langsung

diinput kedalam aplikasi dan pemantauan tindak lanjut juga bisa langsung dilakukan

dari aplikasi.

Aplikasi ini akan terus menerus dikembangkan sesuai dengan masukan dari user

dan perkembangan kebutuhan Inspektorat Jenderal dalam melaksanakan penga-

wasan di Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi yang

berbasis teknologi.

Prog

ram

Ker

ja

Peng

awas

an

Tahu

nan

(PKP

T)

01

Notis

i (Ha

sil Te

mua

n Se

men

tara

)

03

Lapo

ran/

Ber

ita

Acar

a Ha

sil

Klar

ifika

si 05

Tind

ak La

njut

(TL)

07

Sura

t Tug

as A

udit

(ST)

02

Audi

tee

04

Aten

si / P

enga

ntar

La

pora

n

06

P K

Prog

ram

Ke

rja

Audi

t

Klar

ifika

si

8 9 9

SUMBER DAYA YANG DIBUTUHKAN PANDUAN APLIKASI EKOntrol

1. Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan untuk mengoperasikan aplikasi EKO adalah

aplikasi browser seperti Mozila Firefox, Google Chrome atau aplikasi browser

lainnya.

2. Perangkat Keras

Perangkat keras yang dilibatkan dalam pengoperasian aplikasi ini adalah :

• Komputer atau Laptop yang memiliki koneksi jaringan internet.

• Mouse sebagai peralatan antarmuka.

• Monitor sebagai peralatan antarmuka.

• Keyboard sebagai peralatan antarmuka.

3. Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia yang akan menggunaan aplikasi ini dari sisi

Administrator adalah yang Memiliki pemahaman tentang antar muka computer

dan mengoperasikannya. Sedangkan dari sisi Operator adalah yang memiliki

pemahaman tentang kegiatan pengawasan mampu mengoperasikan Komputer

dan yang terakhir memahami tentang standar penyusunan laporan keuangan

dan memahami prosedur pengawasan

4. Pengenalan dan Pelatihan

Sumber daya manusia yang terlibat dalam operasinal penggunaan aplikasi

ini sehari-hari Akan terlebih dahulu diberikan pengenalan dan pelatihan yang

cukup untuk menggunakan aplikasi EKO ini.

PKPT

Penjelasan Gambar :

A. Berisi data Unit kerja lingkup InspektoratB. Berisi Data TahunC. Berisi data PKPT yang sudah di inputD. Berfungsi untuk mendownload data PKPTE. Berfungsi untuk menambah dataF. Berfungsi untuk menutup layarG. Berfungsi untuk melakukan perubahan data PKPTH. Berfungsi untuk menghapus data PKPT

A B C D E

G

F

H

Pilih menu PKPT

Akan ditampilkan layar sbb :

10 11 11

1. Menambah Data Program Kerja Pengawasan Tahunan

Untuk menambah data PKPT dapat dilakukan dengan cara memilih tombol Tam-bah (E), kemudian akan ditampilkan layar sbb :

Penjelasan Gambar :

• Kolom Kode di isi kode PKPT• Kolom Inspektorat berisi data Inspektorat• Kolom Pelaksana berisi data Tim• Kolom Obyek Pemeriksaan di isi data obyek pemeriksaan• Kolom Jenis Audit berisi data jenis audit• Kolom Program berisi data Program• Kolom Kegiatan berisi data Kegiatan• Kolom Tanggal berangkat di pilih perkiraan tanggal berangkat audit• Kolom Tanggal Pulang di pilih perkiraan tanggal pulang audit• Kolom jumlah hari di isi jumlah hari audit• Kolom Anggaran di isi jumlah anggaran• Kolom output di isi jumlah output/keluaran• Kolom Satuan di isi satuan output• Kolom Lokasi di isi dengan lokasi audit• Kolom Kab/Kota di isi dengan kab/kota audit• Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data• Pilih tombol Tutup jika tidak ingin menyimpan data

2. Mengubah Data PKPT

Untuk mengubah data PKPT dapat dilakukan dengan cara memilih tombol Edit (G), kemudian akan ditampilkan layar sbb :

Lakukan perubahan data pada kolom-kolom yang akan di ubah datanya.

• Kolom Kode di isi kode PKPT• Kolom Inspektorat berisi data Inspektorat• Kolom Pelaksana berisi data Tim• Kolom Obyek Pemeriksaan di isi data obyek pemeriksaan• Kolom Jenis Audit berisi data jenis audit• Kolom Program berisi data Program• Kolom Kegiatan berisi data Kegiatan• Kolom Tanggal berangkat di pilih perkiraan tanggal berangkat audit• Kolom Tanggal Pulang di pilih perkiraan tanggal pulang audit• Kolom jumlah hari di isi jumlah hari audit• Kolom Anggaran di isi jumlah anggaran• Kolom output di isi jumlah output/keluaran• Kolom Satuan di isi satuan output• Kolom Lokasi di isi dengan lokasi audit• Kolom Kab/Kota di isi dengan kab/kota audit• Pilih tombol Simpan untuk menyimpan data• Pilih tombol Tutup jika tidak ingin menyimpan data

12 13 13

3. Menghapus Data

Untuk menghapus data dapat dilakukan dengan memilih tombol Hapus (H), kemudian akan ditampilkan pilihan sebagai berikut :

pilih OK jika ingin meneruskan hapus data atau cancel jika data tidak jadi untuk dihapus.

Pilih menu Surat Tugas PKPT dan akan ditampilkan layar sbb : Akan ditampilkan layar sbb :

Penjelasan Gambar :

A. Berisi data Unit kerja lingkup InspektoratB. Berisi Data TahunC. Berisi data PKPT yang sudah di inputD. Berfungsi untuk menutup layarE. Berfungsi untuk membuat surat tugasF. Berfungsi untuk melihat surat tugas yang sudah di buat

SURAT TUGAS PKPT

BA

E F

DC

1. Membuat Surat Tugas

Untuk membuat surat tugas dapat dilakukan dengan cara memilih tombol Tambah (E), kemudian akan ditampilkan layar sbb :

Penjelasan Gambar :

• Kolom Obyek Pemeriksaan di isi kegiatan audit yang dilakukan (misalnya Audit Kinerja, Uji Petik dsb)• Kolom Jenis Audit berisi data jenis audit• Kolom UKE1 berisi data UKE1• Kolom UKE2 berisi data UKE2• KolomFilePKAdiisidengannamafilePKA• Kolom Personil di isi dengan nama-nama personil auditor

Menambah Personil Auditor

Pilih tombol Tambah, kemudian akan ditampilkan layar sbb :

14 15 15

2. Mengubah Data Surat Tugas

Untuk mengubah data surat tugas dapat dilakukan dengan cara memilih tombol kaca pembesar (F), kemudian akan ditampilkan layar sbb :

• Kolom Pegawai berisi data pegawai/auditor• Kolom Peran berisi data peran audit• Kolom Dari tanggal di pilih tanggal mulai audit• Kolom s/d di pilih tanggal selesai audit• Kolom Lokasi di pilih lokasi propinsi• Kolom Kab/Kota di isi lokasi kabputane/kota• Pilih tombol tambah untuk menambahkan personil• Pilih Batal jika ingin membatalkan penambahan data• Jika data sudah ditambahkan maka akan tampil pada kolom Personil sbb :

Untuk menambahkan data personil lainnya, dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah.

A. Untuk melihat data surat tugas yang sudah di buatB. Untuk melakukan perubahan data surat tugasC. Untuk menghapus data surat tugas.

A B C

3. Melihat Data Surat Tugas

4. Mengubah Data Surat Tugas

Lakukan perubahan data pada kolom yang datanya diperlukan perubahan.

• Kolom Obyek Pemeriksaan di isi kegiatan audit yang dilakukan (misalnya Audit Kinerja, Uji Petik dsb)• Kolom Jenis Audit berisi data jenis audit• Kolom UKE1 berisi data UKE1• Kolom UKE2 berisi data UKE2• KolomFilePKAdiisidengannamafilePKA• Kolom Personil di isi dengan nama-nama personil auditor• Untuk menghapus data personil dapat dilakukan dengan cara sbb :

Step 1 : Klik centang disini Step 2 :klik hapus

16 17 17

5. Menghapus Data Surat Tugas

Untuk menghapus data dapat dilakukan dengan memilih tombol Hapus (C), kemudian akan ditampilkan pilihan sbb :

pilih OK jika ingin meneruskan hapus data

Penjelasan Gambar :A. Berisi data Unit kerja lingkup InspektoratB. Berisi Data TahunC. Berisi data Surat Tugas yang sudah di inputD. Berfungsi untuk menambah dataE. Berfungsi untuk menutup layarF. Berfungsi untuk melihat dataG. Berfungsi untuk mengubah dataH. Berfungsi untuk menghapus data

A B C ED

F G H

1. Menambah Data

Untuk membuat surat tugas dapat dilakukan dengan cara memilih tombol Tambah (E), kemudian akan ditampilkan layar sbb :

Penjelasan Gambar :

• Kolom Obyek Pemeriksaan di isi kegiatan audit yang dilakukan (misalnya Audit Kinerja, Uji Petik dsb)• Kolom Jenis Audit berisi data jenis audit• Kolom UKE1 berisi data UKE1• Kolom UKE2 berisi data UKE2• KolomFilePKAdiisidengannamafilePKA• Kolom Personil di isi dengan nama-nama personil auditor

Menambah Personil Auditor

Pilih tombol Tambah, kemudian akan ditampilkan layar sbb :

SURAT TUGAS NON PKPT

18 19 19

• Kolom Pegawai berisi data pegawai/auditor• Kolom Peran berisi data peran audit• Kolom Dari tanggal di pilih tanggal mulai audit• Kolom s/d di pilih tanggal selesai audit• Kolom Lokasi di pilih lokasi propinsi• Kolom Kab/Kota di isi lokasi kabputane/kota• Pilih tombol tambah untuk menambahkan personil• Pilih Batal jika ingin membatalkan penambahan data• Jika data sudah ditambahkan maka akan tampil pada kolom Personil sbb :

Untuk menambahkan data personil lainnya, dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah.

2. Mengubah Data Surat Tugas Non PKPT

Lakukan perubahan data pada kolom yang datanya diperlukan perubahan.

• Kolom Obyek Pemeriksaan di isi kegiatan audit yang dilakukan (misalnya Audit Kinerja, Uji Petik dsb)• Kolom Jenis Audit berisi data jenis audit• Kolom UKE1 berisi data UKE1• Kolom UKE2 berisi data UKE2• KolomFilePKAdiisidengannamafilePKA• Kolom Personil di isi dengan nama-nama personil auditor• Untuk menghapus data personil dapat dilakukan dengan cara sbb :

Step 1 : Klik centang disini Step 2 :klik hapus

3. Menghapus Data Surat Tugas Non PKPTugas Non PKPT

Untuk menghapus data dapat dilakukan dengan memilih tombol Hapus (C), kemudian akan ditampilkan pilihan sbb :

pilih OK jika ingin meneruskan hapus data4. Persetujuan Surat Tugas

Untuk melakukan persetujuan surat tugas pilih tombol Lihat (E) dan akan ditampilkan layar sbb :

Untuk menyetujui surat tugas pilih setuju pada kolom status persetujuan, kemu-dian pilih tombol Simpan.

A B C

E

D

A. Berisi data Unit kerja lingkup InspektoratBerisi Data TahunB. Berisi data Surat Tugas yang sudah di inputC. Berfungsi untuk menutup layarD. Berfungsi untuk menyetujui surat tugas

20 21 21

1. Input Data Temuan

Untuk melakukan Input Data hasil temuan audit dapat dilakukan dari menu Temuan,kemudian akan ditampilkan layar sbb :

A B C D

E F

A. Berisi data Unit kerja lingkup InspektoratB. Berisi Data TahunC. Berisi data Audit yang sudah di inputD. Berfungsi untuk menutup layarE. Berfungsi untuk melakukan input data temuanF. Berfungsi untuk melihat data temuan yg sudah di input

• Kolom Temuan berisi data master temuan• Kolom Penjelasan di isi dengan penjelasan rinci temuan• Kolom Kondisi di isi dengan kondisi temuan• Kolom Sebab di isi dengan sebab temuan• Kolom Akibat di isi dengan Akibat temuan• Kolom Kriteria di isi dengan kriteria temuan• Kolom rekomendasi berisi data rekomendasi dari temuan yang sudah di pilih di kolom temuan

NOTASI/TEMUAN

22 23 23

2. Melihat data Temuan

Untuk melihat data temuan yang sudah di input dapat dilakukan dengan memilih tombol F,dan akan ditampilkan layar sbb :

Untuk membuat Laporan Hasil Audit dapat dilakukan dengan memilih Menu Pel-aporan Hasil Audit dan akan ditampilkan layar sbb :

E

A B C D

A. Berisi data Unit kerja lingkup InspektoratB. Berisi Data Tahun

C. Berisi data Audit yang sudah di inputD. Berfungsi untuk menutup layarE. Berfungsi untuk melakukan input data laporanApabila di pilih tombol E akan ditampilkan layar sbb :

Isi kolom2 pada layar pembuatan laporan hasil audit, kemudian untuk menyim-pan data pilih tombol Simpan.

LAPORAN HASIL AUDIT

24 25 25

Untuk menginput data atensi dapat dilakukan dari menu Pelaporan – Atensi, kemudian akan ditampilkan layar sebaga berikut :

Untuk melakukan input data tindak lanjut dapat dilakukan dsengan memilih menu tindak lanjut dan akan ditampilkan layar sebagai berikut :

Untuk melakukan input data tindak lanjut dapat dilakukan dengan memilih tom-bol tindak lanjut (D) , kemudian akan ditampilkan layar sebagai berikut :

Untuk melakukan input data tindak lanjut sesuai dengan data rekomendasinya-Setelah memilih tombol (A) akan ditampilkan layar sebagai berikut :

Untuk melakukan input data atensi dapat dilakukan dengan memilih tombol at-ensi (D) dan akan ditampilkan layar sebagai berikut :

Isi penjelasan atensi jika diperlukan, kemudian pilih Simpan untuk menyimpan data

A AB BC C

D D

A. Daftar TemuanB. Daftar RekomendasiC. Untuk mentutup layarD. Untuk menginput data atensi

A. Daftar TemuanB. Daftar RekomendasiC. Untuk mentutup layarD. Untuk melakukan input data tindak lanjut

ATENSI TINDAK LANJUT

26 27 27

A. Untuk menambah data tindak lanjutB. Untuk menutup layar

• Kolom Tanggal di isi tanggal tindak lanjut• Kolom Tindak Lanjut di isi dengan penjelasan tindak lanjut yang sudah dilakukan• KolomDataDukungdiisidenganfiledatadukuingnya• ilih simpan untuk menyimpan data

Jika memilih tombol Tambah (A) akan ditampilkan layar sebagai berikut :