DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih...

43
MODUL PRAKTIKUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN APOTEK (SIMA) Disusun Oleh: 1. Drs. Muharam Marzuki, MS.,Apt. 2. Drs. I Made Pasek Narendra, MM, Apt. 3. Irvan Khairudin S. Si., Apt. LABORATORIUM KERING JURUSAN FARMASI FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM 1

Transcript of DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih...

Page 1: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

MODUL PRAKTIKUMSISTEM INFORMASI MANAJEMEN APOTEK

(SIMA)

Disusun Oleh:

1. Drs. Muharam Marzuki, MS.,Apt.2. Drs. I Made Pasek Narendra, MM, Apt.3. Irvan Khairudin S. Si., Apt.

LABORATORIUM KERING JURUSAN FARMASI

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNEVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI CIMAHI – JAWA BARAT

20111

Page 2: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI........................................................................................................................................................2

Daftar Gambar..................................................................................................................................................3

DESKRIPSI SINGKAT 3 PERTEMUAN @ 3 JAM...................................................................................................4

PERTEMUAN I PERKENALAN SISTEM BASIS DATA (DATABASE SYSTEM)...........................................................8

1. Pengertian Basis Data (Database).........................................................................................................8

A. Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas (http://id.wikipedia.org/wiki/Basis_data). .8

B. Dari situs blog untuk pengertian sederhana (http://aurino.com/wordpress/?p=17).......................9

2. CONTOH – CONTOH INPUT DATA.......................................................................................................11

A. INPUT PENJUALAN..........................................................................................................................13

B. INPUT TRANSAKSI LAIN...................................................................................................................15

PERTEMUAN II KONTROL DATA HASIL INPUTAN............................................................................................17

1. INPUT PEMBELIAN..............................................................................................................................17

2. KONTROL STOK HARIAN & BULANAN.................................................................................................20

4. KONTROL PEMBAYARAN....................................................................................................................24

5. KONTROL PEMESANAN BARANG........................................................................................................27

PERTEMUAN III LAPORAN BARANG MASUK PERHARI & PERBULAN...............................................................29

1. LAPORAN BARANG KELUAR DAN MASUK PERHARI DAN PERBULAN..................................................31

2. LAPORAN KEUANGAN PERBULAN.......................................................................................................32

1. POSISI STOK HARIAN DAN BULANAN..................................................................................................33

2. LAPORAN BARANG YANG HARUS DIPESAN........................................................................................34

3. LAPORAN TAGIHAN YANG HARUS DIBAYAR.......................................................................................36

4. LAPORAN BARANG-BARANG DALUWARSA.........................................................................................38

5. MENGGUNAKAN DATA OBAT UNTUK DIGUNAKAN DALAM PIO........................................................40

2

Page 3: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

Daftar Gambar

Gambar 1 Contoh Tampilan Database..............................................................................................................9Gambar 2 Petunjuk Pembuatan Basis Data Dengan Microsoft Access 2007..................................................12Gambar 3 Tampilan Pilihan input Penjualan...................................................................................................13Gambar 3 Tampilan Input Penjualan..............................................................................................................14Gambar 4 Tampilan Pilihan Transaksi Lain.....................................................................................................15Gambar 5 Tampilan Input Transaksi Lain........................................................................................................16Gambar 6 Tampilan Pilihan Input Pembelian.................................................................................................17Gambar 7 Tampilan Input Pembelian.............................................................................................................18Gambar 8 Tampilan Input Pembelian (lanjutan).............................................................................................18Gambar 9 Tampilan Pilihan Kontrol Manajemen Stok....................................................................................20Gambar 10 Tampilan Manajenen Stok...........................................................................................................21Gambar 11 Tampilan Cek HPP........................................................................................................................22Gambar 12 Tampilan Pilihan Manajemen Pembayaran.................................................................................24Gambar 13 Tampilan Pilihan Kumpulan Data Faktur......................................................................................24Gambar 14 Tampilan Pilihan Hari Pembayaran..............................................................................................25Gambar 15 Tampilan Kumpulan Data Faktur Pembelian................................................................................25Gambar 16 Tampilan Pilihan Pemesanan Barang...........................................................................................27Gambar 17 Tampilan Daftar Pemesanan Barang............................................................................................28Gambar 18 Pilihan Laporan Bulanan..............................................................................................................29Gambar 19 Tampilan Pilihan Waktu Laporan.................................................................................................29Gambar 20 Tampilan Pilihan Tahun Laporan..................................................................................................30Gambar 21 Tampilan Pilihan Bulan Laporan...................................................................................................30Gambar 22 Tampilan Menu Piihan Jenis Laporan...........................................................................................30Gambar 23 Tampilan Pracetak Laporan Penjualan Bulanan (Barang Keluar).................................................31Gambar 24 Tampilan Pracetak Laporan Pembelian Bulanan (Barang Masuk)................................................31Gambar 25 Tampilan Pracetak Laporan Pembelian Bulanan (Faktur Masuk).................................................32Gambar 26 Tampilan Pracetak Laporan Laba Rugi.........................................................................................32Gambar 27 Tampilan Pracetak Laporan Neraca Bulanan...............................................................................33Gambar 28 Tampilan Pracetak Laporan Posisi Stok Harian............................................................................33Gambar 29 Tampilan Pilihan Daftar Pesanan Barang.....................................................................................34Gambar 30 Tampilan Daftar Pesanan Siap Cetak............................................................................................35Gambar 31 Tampilan Pilihan Manajemen Stok...............................................................................................36Gambar 32 Tampilan Kumpulan Faktur Siap Cetak........................................................................................37Gambar 33 Tampilan Menu Untuk Cetak Daftar Tagihan...............................................................................37Gambar 34 Tampilan Pilihan Manajemen Stok Barang..................................................................................38Gambar 35 Tampilan Daftar Barang...............................................................................................................39Gambar 36 Tampilan Daftar Obat Expired Siap Cetak....................................................................................39

3

Page 4: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

DESKRIPSI SINGKAT 3 PERTEMUAN @ 3 JAMJumlah total pertemuan praktikum adalah tiga kali untuk masing-masing tiga jam. Masing-masing pertemuan berisi pengecekan tugas tiap pertemuan, informasi tujuan praktikum, melakukan percobaan langkah-langkah tiap modul program pada masing-masing pertemuan, analisa dan diskusi masing-masing modul program.Tiap akhir pertemuan dilakukan tes untuk menguji kemampuan hasil uji coba modul program berupa tes lisan maupun tulisan.

A. PERTEMUAN I PEKENALAN PROGRAM & MANAJEMEN INVENTORI

Tugas dan Kegiatan

1. Mendengarkan Penjelasan mengenai SIMA dan dasar-dasar basis data (database)

2. Membuat contoh basis data yang berhubungan dengan obat minimal 10 rekaman data

3. Menari contoh faktur pembelian barang (salinan atau asli) minimal 2 faktur untuk 3 PBF berbeda dari apotek sekitar

4. membuat contoh transaksi yang tidak berkaitan langsung dengan jual beli obat, misalkan biaya pembuatan brosur, pembayaran listrik, perbaikan etalase dll.

5. Membuat database informasi obat

Tujuan Praktikum

1. Memahami pengertian basis data (database)

2. Mengenali dan mampu menjalankan program SIMA 08

3. Dapat mengenal berbagai input dasar data transaksi umum dan mencoba menerapkannya pada modul program

4. Dapat mengenal berbagai input data transaksi yang tidak umum dan mencoba menerapkannya pada modul program

5. Dapat mengenali input komponen lain di luar transaksi dan mencoba menerapkannya pada modul program

Modul program

1. INPUT BASIS DATA INFORMASI OBAT

2. INPUT PEMBELIAN

3. INPUT PENJUALAN

4. INPUT TRANSAKSI LAIN

Bahan analisa dan diskusi

4

Page 5: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

1. Kemudahan input data

2. Kelengkapan data yang diinput

3. SDM yang terlibat

4. Waktu dan tempat input data

5. Perangkat yang dibutuhkan

6. Manfaat informasi obat

B. PERTEMUAN II PENGOLAHAN DATA

Tugas dan Kegiatan

1. Buat contoh perhitungan HPP lengkap dengan transaksi yang dibutuhkan

2. Buat daftar data yang diperlukan untuk dapat membuat cas flow harian

3. Buat sistematika penyimpanan daftar resep, penyimpanan daftar faktur pembelian, penghapusan daftar obat kadaluwarsa

4. Cari dari apotek terdekat obat-obat apa saja yang paling sering terjual dan paling lambat terjual minimal 5 item

5. Cari tahu dari apotek terdekat, hari apa biasanya mereka melunasi faktur pembelian pada PBF

6. Cari tahu pengertian defekta beserta problematikanya

7. Cari tahu pengertian stok opname beserta problematikanya

8. Cari tahu pengertian BEP dan PBP beserta cara menghitungnya

9. Buat contoh pengolahan data yang diperlukan untuk membuat neraca dan laporan laba rugi

Tujuan Praktikum

1. Mampu mengolah data hasil input sesuai kebutuhan diantaranya:

Omzet

Rencana Pembayaran

Rencana pemesanan barang

Expired date

Arus barang

Data resep

Bahan laporan narkotika

5

Page 6: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

2. Memahami arti penting hasil olahan data

3. Mampu menggunakan modul program untuk mengolah data yang telah diinput

4. Mampu mempersiapkan data sebagai bahan untuk pelaporan

Modul program

1. KONTROL STOK HARIAN, BULANAN DAN STOK OPNAME

2. KONTROL OMSET HARIAN DAN BULANAN

3. ANALISA KECEPATAN ARUS BARANG

4. KONTROL PEMBAYARAN

5. KONTROL PEMESANAN BARANG

Bahan analisa dan diskusi

1. Keterkaitan pengolahan data dengan pelajaran manajemen apotek

2. Fungsi dan manfaat dari pengolahan data

3. SDM yang terlibat

C. PERTEMUAN III MANAJEMEN PELAPORAN

Tugas

1. Cari contoh-contoh laporan yang diperlukan di sebuah apotek

2. Buat sistematika laporan harian, bulanan dan tahunan

Tujuan Praktikum

1. Dapat menggunakan data hasil olahan untuk ditampilkan dalam laporan

2. Dapat menampilkan dan menganalisa hasil laporan yang ditampilkan

3. Dapat merencanakan pengembangan dan pemecahan masalah berdasarkan laporan yang ada

Modul program

1. LAPORAN BARANG KELUAR DAN MASUK PERHARI DAN PERBULAN

2. LAPORAN KEUANGAN

3. POSISI STOK HARIAN DAN BULANAN

4. LAPORAN BARANG YANG HARUS DIPESAN

5. LAPORAN TAGIHAN YANG HARUS DIBAYAR

6. LAPORAN BARANG-BARANG DALUWARSA

6

Page 7: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

7. MENGGUNAKAN DATA OBAT UNTUK DIGUNAKAN DALAM PIO

Bahan analisa dan diskusi

1. Seberapa penting laporan yang ditampilkan

2. Perbedaan dari laporan harian dan bulanan

3. Hubungan antara laporan dengan manajemen dan peningkatan omzet

4. Bagaimana mengaitkan laporan dengan pelayanan informasi obat (PIO)

7

Page 8: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

PERTEMUAN I PERKENALAN SISTEM BASIS DATA (DATABASE SYSTEM)

1. Pengertian Basis Data (Database)

A. Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas (http://id.wikipedia.org/wiki/Basis_data)

Basis data (bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basis data, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.

Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.

Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan di mana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili dengan menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.

Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data (database management system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut.

Perangkat lunak basis data yang banyak digunakan dalam pemrograman dan merupakan perangkat basis data aras tinggi (high level):

Microsoft SQL Server Oracle Sybase Interbase XBase Firebird MySQL PostgreSQL Microsoft Access dBase III Paradox

8

Page 9: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

Field

Record

FoxPro Visual FoxPro Arago Force Recital dbFast dbXL Quicksilver Clipper FlagShip Harbour Visual dBase Lotus Smart Suite Approach

Selain perangkat lunak di atas, terdapat juga perangkat lunak pemrograman basis data aras rendah (low level), diantaranya:

Btrieve Tsunami Record Manager

B. Dari situs blog untuk pengertian sederhana(http://aurino.com/wordpress/?p=17)

Database (basis data) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan. Hubungan antar data dapat ditunjukkan dengan adanya field/kolom kunci dari tiap file/tabel yang ada. Dalam satu file atau tabel terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record (umumnya digambarkan sebagai baris data) terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan disimpan dalam satu record.

Adapun Struktur Database adalah:

1. Filed/Table/Nama kolom Merupakan nama dari kolom yang menunjukkan kelompok dari bagian data yang mempunyai jenis yang sama atau spesifik

2. RecordMerupakan satu rangkaian rekaman data dalam satu baris basis data

9

Page 10: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

Gambar 1 Contoh Tampilan Database

Elemen data/Field Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa basis data mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu :

1. Bersifat data oriented dan bukan program oriented.

2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.

3. Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.

4. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah

5. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.

Prinsip utama Database adalah pengaturan data dengan tujuan utama fleksibilitas dan kecepatan pada saat pengambilan data kembali. Adapun ciri-ciri basis data diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Efisiensi meliputi kecepatan, ukuran, dan ketepatan

2. Data dalam jumlah besar.

3. Berbagi Pakai (dipakai bersama sama/Sharebility).

4. Mengurangi bahkan menghilangkan terjadinya duplikasi dan ketidakkonsistenan data.

Kebanyakan pengelola basis data seperti apoteker yang mempunyai segudang data penting tidak mengenali sifat-sifat basis data yang sederhana tapi sangat berpengaruh terhadap waktu dan keakuratan data bila tidak diketahui. Sangat bermanfaat bila waktu apoteker dapat dihemat karena pengolahan data sudah diserahkan pada komputer yang terkontrol sehingga apoteker dapat lebih fokus pada pelayanan. Untuk itu cobalah pelajari dengan seksama sifat-sifat dasar basis data ini

10

Page 11: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

2. MEMBUAT CONTOH DATABASEBukalah program database seperti Microsoft Access 2007 untuk membuat contoh database dengan Field sebagai berikut:

1. Kode barang2. Nama Barang3. Satuan Beli4. HNA5. Satuan Jual6. Harga Jual7. Faktor Jual8. Margin9. Lokasi

Ikutilah petunjuk dari pengawas praktikum dan cobalah untuk mengisi data dengan minimal 10 rekaman data/record untuk kemudan mentranfer data tersebut kedalam beintuk Worksheet / Excell dengan menggunakan fasilitas exsport

11

Klik untuk memulai file baru

Page 12: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

Gambar 2 Petunjuk Pembuatan Basis Data Dengan Microsoft Access 2007

12

Doble Klik untuk entri fild baru

Klik untuk entri rekord

Pilih Save untuk mengubah nama table

Klik kanan di nama table kemudian pilih export dan pilih excel untuk mentransfer data ke excel

Page 13: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

3. CONTOH – CONTOH INPUT DATA

A. INPUT PENJUALAN

Gambar 3 Tampilan Pilihan input Penjualan

13

Tombol Pilihan Input Penjualan

Page 14: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

Gambar 4 Tampilan Input Penjualan

Langkah – langkah

1. Klik textbox pencarian obat2. Ketik huruf awal obat minimal 3 huruf seperti “ina” hingga muncul daftar obat3. Pilih record obat pada daftar obat dengan menggunakan tombol panah atas dan

bawah pada keyboard untuk kemudian tekan tombol enter4. Ketik angka pada field banyak untuk menentukan jumlah pesanan obat kemudian

tekan enter5. Bila ingin menambahkan daftar pesanan dengan nama lain lakukan langkah 1-46. Bila pesanan sudah cukup tekan enter hingga textbox billing register untuk

“Dibayar” berubah warna7. Ketik angka ada texbox “Dibayar” sesuai dengan uang yang diberikan oleh

konsumen hingga muncul angka pada textbox “Kembalian” kemudian tekan enter

14

Textbox pencarian obat

Daftar pesanan obat

Textboxs billing registerField Banyak

Informasi obat

Page 15: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

B. INPUT TRANSAKSI LAIN

Gambar 5 Tampilan Pilihan Transaksi Lain

15

Tombol Pilihan Input Transaksi Lain

Page 16: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

Gambar 6 Tampilan Input Transaksi Lain

Langkah – Langkah

1. Klik grid kosong untuk data field nomor transaksi2. Ketikkan nomor faktur (bebas tanpa tanda ‘ ) kemudian tekan enter3. Ketikkan nomor akun atau kode rekening untuk transaksi misalkan angka 1 sehingga

muncul tabel nomor rekening beserta rekeing dari kode tersebut yang diawali dengan angka 1

4. Pilih rekening sesuai jenis transaksi dengan menekan tombol panah atas atau bawah pada keyboard kemudian tekan enter

5. Ketik nominal transaksi pada field debit atau kredit sesuai transaksi yang dilakukan kemudian tekan enter

6. Setelah selesai klik grid kosong kembali untuk menginput transaksi berikutnya

16

Grid kosong untuk data baru

Textbox saldo Bulan dan tahun

Page 17: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

PERTEMUAN II KONTROL DATA HASIL INPUTAN

Faktur yang telah diperoleh dari tugas pertemuan pertama dicermati dengan seksama item dan informasi apa saja yang terdapat dalam faktur masing-masing PBF untuk kemudian dicari persamaan dan perbedaannya. Cermati pula hal-hal yang sangat penting untuk difahami sesuai undang-undang yang berlaku untuk menghindari pemalsuan PBF. Memahami informasi dari faktur adalah kunci kesuksesan dari manajemen apotek.

Cobalah untuk mencari HNA dari faktur dan juga menghitung harga modal yang terdapat pada faktur untuk masing-masing item obat.

Cobalah input data faktur tersebut dalam formulir input pembelian dibawah ini kemudian pelajari cara-cara pengelolaan stok yang terdapat pada manajemen stok

1. INPUT PEMBELIAN

Gambar 7 Tampilan Pilihan Input Pembelian

17

Tombol Pilihan Input Pembelian

Page 18: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

Gambar 8 Tampilan Input Pembelian

Gambar 9 Tampilan Input Pembelian (lanjutan)

Langkah 1 Input Komponen Suplayer / PBF

1. Klik textboxs Nama Suplayer2. Ketik minimal tiga huruf awal (misalkan pt.) nama suplayer hingga muncul daftar

suplayer bila suplayer tidak terdaftar maka akan muncul peringatan untuk menambah suplayer baru

3. Tekan tombol panah atas atau bawah pada keyboard untuk memilih record suplayer pada daftar suplayer kemudian tekan enter sehingga tanpa menggunakan mouse kursor akan pindah ke komponen berikutnya

4. Masukkan data lainnya sesuai jenis data yang diinginkan untuk kemudian tekan enter untuk pindah pada input data berikutnya

5. Setelah selesai input terakhir komponen suplayer, kursor akan secara otomatis pindah pada textbox pencarian nama obat

Langkah 2 Input Isi Faktur

18

Grid Komponen Faktur

Textbox pencarian obat

Text

boxs

Info

rmas

i Tot

al N

omin

al

Komponen Suplayer/PBF

Page 19: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

1. Ketik huruf awal obat minimal 3 huruf seperti “ina” pada textbox pencarian nama obat hingga muncul daftar obat, bila daftar obat berlum terdata maka akan muncul peringatan untuk menambah data obat baru

2. Pilih record obat pada daftar obat dengan menggunakan tombol panah atas dan bawah pada keyboard untuk kemudian tekan tombol enter untuk kemudian kursor akan secara otomatis pindah ke grid komponen faktur

3. Ketik data pada masing - masing grid komponen faktur sesuai dengan nama field masing-masing kemudian tekan enter untuk pindah ke komponen berikutnya tanpa menggunakan mouse (mouseless). Bila muncul pesan konfirmasi maka tekan Yes atau Ok bila input data telahlengkap atau sesuai dan tekan No bila ingin mengabaikannya dan meneruskan input ke komponen berikutnya

4. Bila data input komponen telah cukup tekan tombol Esc pada keyboard hingga kursor akan otomatis beralih pada textbox pencarian nama obat dan ulangi prosedur 1-3 untuk dafar obat berikutnya yang tertera pada faktur

5. Bila semua data faktur telah selesai, lakukan pengecekan dengan mencocokkan total nominal faktur dengan nominal yang tertera pada Textboxs Informasi Total Nominal Faktur. Bila telah sama tekan tombol simpan hingga muncul pesan konfirmasi bulan input data, tekan Ok hingga muncul konfirmasi untuk input faktur berikutnya. Pilih Yes bila faktur berikutnya berasal dari suplayer yang sama namun berbeda nomor nan No bila beda suplayer

19

Page 20: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

2. KONTROL STOK HARIAN & BULANAN

Gambar 10 Tampilan Pilihan Kontrol Manajemen Stok

20

Tombol Pilihan Kontrol Manajemen Barang

Page 21: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

Gambar 11 Tampilan Manajenen Stok

21

Textbox Pencaria Barang

Tombol Cek HPP

Tombol Expired Date

Field Sisa Grid Data Barang

Textbox Informasi Total Barang

Page 22: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

Gambar 12 Tampilan Cek HPP

Langkah 1 kontrol manajemen stok barang (Gambar 6 Tampilan Manajeman Stok)

1. Klik textbox pencarian obat2. Ketik huruf awal obat minimal 3 huruf seperti “ina” hingga muncul daftar obat3. Pilih record obat pada daftar obat dengan menggunakan tombol panah atas dan bawah pada

keyboard untuk kemudian tekan tombol panah kanan pada keyboard hingga kursor beralih pada field Sisa pada Grid Data Barang

4. Tekan tombol panah kanan atau kiri pada keyboard untuk beralih pada field lain pada Grid Data Barang. Data yang di edit harus disesuaikan dengan jenis field data dan tekan enter bila telah selesai

Langkah 2 kontrol expired date (Gambar 6 Tampilan Manajeman Stok)

1. Klik tombol Expired Date hingga muncul lis data pilihan waktu expired kemudian klik tombol OK

2. Bila tidak muncul data pada Grid Data Barang berarti tidak obat yang expired untuk jangka waktu yang dipilih

3. Tekan tombol Kembali (posisi yang sama dengan tombol Expired Date) untuk kembali ke tampilan sebelumnya

Langkah 3 kontrol manajemen keuangan (Gambar 7 Tampilan Cek HPP)22

Field Laba/Satuan Grid Data Barang

Tombol Kembali Ke Daftar Barang Standar

Page 23: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

1. Klik tombol Cek HPP pada Gambar 6 hingga muncul tampilan cek hpp2. Secara otomatis data yang muncul pada grid data barang akan diurut berdasarkan laba

terkecil hingga terbesar3. Bila terdapat laba minus menandakan terdapat kesalahan dalam isi data sehingga harus

dicari dan dibetulkan sumber penyebabnya4. Pilihlah filed yang dicurigai sebagai penyebab kesalahan data untuk kemudian edit dan

tekan enter hingga secara otomatis data akan berubah mengikuti perubahan yang diinput5. Klik tombol Kembali Ke Daftar Barang Standar utuk kembali ke tampilan manjemen stok

23

Page 24: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

4. KONTROL PEMBAYARAN

Gambar 13 Tampilan Pilihan Manajemen Pembayaran

Gambar 14 Tampilan Pilihan Kumpulan Data Faktur

24

Tombol Pilihan Kontrol Manajemen

Page 25: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

Gambar 15 Tampilan Pilihan Hari Pembayaran

Gambar 16 Tampilan Kumpulan Data Faktur Pembelian

25

Textbox Pencarian Komponen Faktur

Combobox Tanggal Rencana Pelunasan

Informasi Total Nominal Faktur

Informasi Total Tagihan Faktur

Daftar Isi Faktur Yang Dipilih

Daftar Faktur Yang Telah Dikelompokkan

Page 26: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

Langkah-langkah

1. Klik tombol Faktur Belum Lunas (Gambar 8) hingga muncul tampilan seperti Gambar 92. Pilih tanggal rencana pelunasan pada Combobox Tanggal Rencana Pelunasan kemudian klik

tombol OK hingga muncul gambar 103. Ketik minimal tiga huruf bagian dari nama suplayer (awal, tengah atau akhir) seperti “ap.”

untuk mengelompokkan data faktur berdasarkan nama suplayer yang terdapat huruf “ap.” Pada nama suplayer tersebut kemudian tekan enter

4. Bila daftar fakturnya ada maka secara otomatis akan terlihat informasi nominal faktur beserta nominal tagihan dari suplyar yang dipilih

5. Klik pada Daftar Faktur Yang Telah Dikelompokkan dan lihat perubahan pada Daftar Isi Faktur Yang Dipilih yang menunjukkan isi dari faktur yang dipilih berikut jumlah barang dan nilai faktur yang dipilih

26

Page 27: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

5. KONTROL PEMESANAN BARANG

Gambar 17 Tampilan Pilihan Pemesanan Barang

27

Tombol Pilihan Kontrol Pemesanan Barang

Page 28: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

Gambar 18 Tampilan Daftar Pemesanan Barang

Langkah-Langkah

1. Pilih combobox Daftar Suplayer Sumber Obat Pesanan hingga secara otomatis muncul daftar obat yang harus dipesan degan ketentuan tertentu

2. Klik pada grid daftar obat untuk edit data yang belum sesuai

28

Daftar Suplayer Sumber Obat Pesanan

Page 29: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

PERTEMUAN III LAPORAN BARANG MASUK PERHARI & PERBULAN

Seorang apoteker adalah seorang penanggung jawab yang harus senantiasa mengevaluasi hasil kinerja apteknya. Laporan yang akurat tentusaja sangat dibutuhkan untuk dapat mengambil keputusan baik dalam manajemen barang mapun dalam manajemen pelayanan. Cobalah buat daftar laporan yang dibutuhkan untuk mengambil setiap kebijakan diapotek dengan beberapa formulir dari program dibawah ini!.

Gambar 19 Pilihan Laporan Bulanan

Gambar 20 Tampilan Pilihan Waktu Laporan

29

Tombol Pilihan Kontrol Manajemen Barang

Pilihan Laporan Bulanan

Page 30: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

Gambar 21 Tampilan Pilihan Tahun Laporan

Gambar 22 Tampilan Pilihan Bulan Laporan

Gambar 23 Tampilan Menu Piihan Jenis Laporan

Langkah-Langkah

1. Tentukan pilihan jenis waktu laporan bulanan dengan memilih Laporan Bulanan (Gambar 19)

2. Pilih tahun dan bulan untuk kemudian klik tombol OK (Gambar 20 dan Gambar 21)3. Tentukan jenis laporan yang tampil pada lis menu jenis laporan untuk kemudian tekan

tombol OK4. Tampilan masing-masing laporan akan muncul sesuai jenis laporan sebelum di cetak

30

Page 31: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

1. LAPORAN BARANG KELUAR DAN MASUK PERHARI DAN PERBULAN

Gambar 24 Tampilan Pracetak Laporan Penjualan Bulanan (Barang Keluar)

Gambar 25 Tampilan Pracetak Laporan Pembelian Bulanan (Barang Masuk)

31

Tombol Untuk ekspor laporan ke excel

Pilihan kalkulasi data

Page 32: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

Gambar 26 Tampilan Pracetak Laporan Pembelian Bulanan (Faktur Masuk)

2. LAPORAN KEUANGAN PERBULAN

Gambar 27 Tampilan Pracetak Laporan Laba Rugi

32

Page 33: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

Gambar 28 Tampilan Pracetak Laporan Neraca Bulanan

1. POSISI STOK HARIAN DAN BULANAN

Gambar 29 Tampilan Pracetak Laporan Posisi Stok Harian

33

Page 34: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

2. LAPORAN BARANG YANG HARUS DIPESAN

Gambar 30 Tampilan Pilihan Daftar Pesanan Barang

34

Tombol Pilihan Kontrol Pemesanan Barang

Page 35: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

Gambar 31 Tampilan Daftar Pesanan Siap Cetak

35

Tombol Untuk Menampilkan Laporan Pemesanan Barang

Page 36: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

3. LAPORAN TAGIHAN YANG HARUS DIBAYAR

Gambar 32 Tampilan Pilihan Manajemen Stok

36

Tombol Pilihan Kontrol Pemesanan Barang

Page 37: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

Gambar 33 Tampilan Kumpulan Faktur Siap Cetak

Gambar 34 Tampilan Menu Untuk Cetak Daftar Tagihan

Langkah-Langkah

1. Tampilkan kumpulan faktur yang harus dilunasi pada hari pembayaran2. Klik tombol Menu hingga muncul lis menu pilihan untuk kumpulan faktur3. Pilih cetak daftar tagihan pada menu pilihan untuk dapat menampilkan laporan daftar

tagihan untuk suplayer

37

Tombol Menu Pilihan Faktur Siap Cetak

Page 38: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

4. LAPORAN BARANG-BARANG DALUWARSA

Gambar 35 Tampilan Pilihan Manajemen Stok Barang

38

Tombol Pilihan Manajemen Stok Barang

Page 39: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

Gambar 36 Tampilan Daftar Barang

Gambar 37 Tampilan Daftar Obat Expired Siap Cetak

Langkah-Langkah

1. Tampilkan daftar obat expired yang siap untuk dicetak

39

Tombol Untuk Menampilkan Daftar Obat Expired

Tombol Untuk Menampilkan Laporan Barang Epired

Page 40: DAFTAR ISI - Web viewDengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

2. Klik tombol Print bila data sudah dikonfirmasi

5. MENGGUNAKAN DATA OBAT UNTUK DIGUNAKAN DALAM PIO

Kerucut dari tertatanya suatu manajemen apotek dengan baik dengan atau tanpa adanya sebuah sitem informasi adalah untuk dapat memberikan dukungan penuh dalam memberikan pelayanan iformasi pada konsumen terhadap obat yang mereka konsumsi. Dengan keberadaan sistem informasi diharapkan para apoteker tidak lagi habis konsentrasinya untuk mengurusi dan mengontrol manajemen apotek yang selama ini masih banyak dilakukan dengan manual. Dengan adanya sistem informasi manajemen apotek diharapkan para apoteker lebih fokus lagi terhadap pelayanan KIE agar terwujudnya pharmaceutical care yang realistis

40