DESAIN ULANG PEKERJAAN DI PERUSAHAAN ASURANSI

Staf eksekutif dari perusahaan asuransi jiwa yang relatif kecil sedang mempertimbangkan sebuah proposal untuk memasang sebuah sistem EDP. Proposal tersebut dipresentasikan oleh asisten presiden, John Skully. Dia telah melakukan studi kelayakan dari peralatan tersebut setelah konsultan manajemen merekomendasikan pembongkaran menyeluruh atas pekerjaan dalam perusahaan.

Konsultan manajemen telah dipekerjakan oleh perusahaan untuk mendiagnosis penyebab turnover dan absensi yang tinggi. Setelah meninjau kembali situasi dan berbicara dengan kelompok karyawan, konsultan merekomendasikan agar struktur organisasi diganti dari berbasis fungsional menjadi berbasis klien. Perubahan dari berbasis departemental akan menyebabkan manajemen mendesain ulang pekerjaan untuk mengurangi biaya sumber daya insani terkait tugas berspesialisasi tinggi.

Organisasi saat ini meliputi departemen yang terpisah untuk menerbitkan polis, menagih premi, mengubah manfaat, dan mengolah aplikasi pinjaman. Karyawan pada masing-masing departemen mengeluhkan tentang pekerjaan mereka yang membosankan, tidak signifikan dan monoton. Mereka menyatakan alasan satu-satunya mereka tetap tinggal di perusahaan adalah karena mereka menyukai atmosfir perusahaan kecil. Mereka merasa manajemen memiliki perhatian tulus dengan kesejahteraan mereka namun sifat pekerjaan yang tidak penting berkontradiksi dengan perasaan tersebut. Sebagaimana salah seorang pekerja mengatakan, Perusahaan ini cukup kecil untuk mengenal hampir semua orang. Namun pekerjaan yang saya lakukan sangat membosankan sampai-sampai terpikirkan mengapa mereka perlu saya mengerjakan ini. Komentar ini dan berbagai komentar yang hampir sama meyakinkan konsultan bahwa pekerjaan harus diubah untuk menyediakan motivasi yang lebih besar. Menyadari bahwa peluang desain ulang pekerjaan yang dibatasi oleh struktur organisasi, dia pun merekomendasikan agar perusahaan berganti ke berbasis klien. Dalam struktur tersebut, setiap karyawan akan menangani setiap transaksi terkait pemegang polis tertentu.

Ketika konsultan mempresentasikan pandangannya kepada anggota staff eksekutif, mereka sangat tertarik dengan rekomendasinya. Faktanya, mereka setuju bahwa rekomendasinya sangat beralasan. Mereka mencatat, bagaimanapun juga, bahwa perusahaan kecil harus memberikan perhatian khusus terhadap efisiensi dalam penanganan transaksi. Basis fungsional memampukan organisasi mencapai tingkatan spesialisasi yang diperlukan untuk efisiensi operasi. Manager operasi internal mengatakan, Apabila kita berganti dari spesialisasi, maka tingkat efisiensi akan turun karena kita akan kehilangan keuntungan dari upaya spesialisasi. Satu-satunya jalan bagi kami menerima desain ulang pekerjaan sebagaimana disarankan konsultan adalah untuk mempertahankan efisiensi kami; dengan kata lain, tidak akan ada pekerjaan yang didesain ulang karena kami akan kehilangan bisnis.

Manajer operasi internal menjelaskan kepada staff eksekutif bahwa disamping absensi dan turnover yang berlebihan, dia juga mampu mempertahankan produktivitas yang dapat diterima. Rentang dan kedalaman yang rendah dari pekerjaan mengurangi jangka waktu pelatihan hingga minimal. Juga sangat memungkinkan untuk menyewa bantuan temporer untuk mengatasi kesibukan pekerjaan dan menggantikan karyawan yang absen. Lebih lanjut, katanya, mengganti pekerjaan orang-orang kita juga berarti kita harus mengganti pekerjaan para manajer. Mereka sudah menjadi ahli di masing-masing wilayah fungsionalnya, namun kita belum pernah mengupayakan untuk melatih mereka untuk mengawasi lebih dari dua operasi.

Mayoritas staff eksekutif percaya bahwa rekomendasi konsultan harus dipertimbangkan dengan matang. Pada titik tersebut, grup menugaskan John Skully untuk mengevaluasi potensi EDP sebagai upaya untuk memperoleh operasi yang efisien dalam kombinasi dengan desain ulang pekerjaan. Dia telah menyelesaikan studinya dan mempresentasikan laporannya kepada staff eksekutif.

Pada lini bawah, kata Skully, di sanalah EDP akan memampukan kita untuk mempertahankan efisiensi saat ini, namun dengan desain ulang pekerjaan kita tidak akan memperoleh keuntungan lebih besar. Jika analisis saya benar, kita harus menyerap biaya peralatan dari penghasilan, karena tidak akan ada penghematan biaya. Oleh karena itu akan tergantung pada harga berapa kita bersedia dan mampu membayar untuk meningkatkan kepuasan karyawan kita.

PERTANYAAN:1. Jelaskan karakteristik inti pekerjaan karyawan yang akan berubah apabila rekomendasi konsultan diterima.2. Alternatif strategi desain ulang yang mana yang seharusnya dipertimbangkan? Sebagai contoh, rotasi kerja dan perluasan pekerjaan merupakan alternatif yang mungkin. Apa pertimbangan yang relevan untuk itu dan desain lainnya dalam konteks perusahaan tersebut?3. Apa yang akan jadi keputusan anda dalam kasus ini? Apa yang seharusnya disediakan manajemen untuk memberikan kepuasan bagi karyawannya? Pertahankan pendapat anda!