Contoh kartu kendali surat masuk

Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Dinas Pendidikan Provinsi Jawa TengahDosen Pembimbing: Putriaji Hendikawati,S.Si.,M.Pd.,M.Sc.

Sistem Informasi Kearsipan Surat Dinamis

Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah

menggunakan Visual Basiv 6.0 dan MySQL Query Browser.

Disusun Oleh:

Luky Triohandoko (4112311002)



Latar belakang

• Semakin pesatnya perkembangan ilmupengetahuan dan teknologi pada saat ini.• Sistem Persuratan yang masih menggunakanmetode manual di Dinas Pendidikan Provinsi JawaTengah• Pentingnya peran surat/arsip dinas



Tempat & TujuanDinas Pendidikan ProvinsiJawa TengahJL. Pemuda no. 132Semarang – Jawa tengah

25 Juli – 6 September 2013



Tempat & Tujuan

Tujuan dilaksanakannya Kerja Praktek ini adalah :

• Memberikan praktek kerja secara langsung dan menggali berbagai

masalah yang timbul di lapangan serta membandingkannya dengan teori

yang diperoleh di bangku kuliah.

• Meningkatkan ketrampilan dan wawasan dalam dunia kerja pada suatu

perusahaan.



Gambaran PKL di Dinas Pendidikan Provinsi JawaTengah.




Subbag Umum dan Kepegawaian

• Subbagian Umum dan Kepegawaian bertanggung jawabatas segala kearsipan dinas, arsip pegawai seperti slip gajidan surat perjalanan dinas, dan proses persuratan yang ada di dinas pendidikan mulai dari proses surat masukmaupun proses surat keluar.



Teori Penunjang.

1.Program

Untuk mendukung berbagai aplikasi basis data diperlukan

perangkat lunak berupa program komputer.

Dalam hal ini program aplikasi dibuat menggunakan bahasa

pemrograman baku yaitu VB 6.0



Teori Penunjang.

2. Data

Data untuk aplikasi basis data adalah basis data itu sendiri. Basis data

berisi: data sumber, meta data, kamus data, dan overhead data.

a). Data sumber adalah fakta yang disimpan didalam basis data,

misalnya: nama, jenis kelamin, tanggal lahir, dan alamat.

b). Kamus data memperjelas struktur dari basis data.

c). Meta data adalah data tentang struktur basis data Aplikasi Basis

Data 14 yang disimpan di dalam kamus data.

d). Overhead data digunakan untuk list, index, dan struktur data yang

lain yang menyajikan relationship dari record.



Teori Penunjang.

3. Sistem Manajemen Database (SMBD)

SMBD merupakan suatu perangkat lunak yang terdiri

atas sekumpulan program untuk mengelola dan

memelihara data di dalam suatu struktur yang digunakan

oleh banyak aplikasi, bebas (independence) terhadap

media penyimpanan dan metoda akses.

Sistem tersebut menyusun elemen data di dalam struktur

yang telah didefinisikan sebelumnya dan menyimpan

relasi diantara elemen data yang berbeda di dalam basis

data.



Teori Penunjang.4. Structural Query Languange (SQL)

Menurut I. Pohan (2002: 6) Structural Query Languange

(SQL) adalah sebagai bahasa query yang tidak hanya

terbatas digunakan untuk query ke dalam basis data,

tetapi dapat digunakan untuk mendefinisikan struktur

data, memodifikasi data, dan menspesifikasikan security

constraint.

Atau dengan kata lain bahwa SQL, memiliki kemampuan

untuk Data Manipulation Language (DML) dan Data

Definition Language (DDL).

http://biobses.com/penulis-29-husni_i._pohan,_ir.,_m.eng..html



Teori Penunjang.

5. Kearsipan

Dalam buku Manajemen Kearsipan menurut Zulkifli

(1990: 23) Sistem penataan arsip atau archieve filling

disebut juga dengan filling system. Filling adalah proses

pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara

sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah

dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali

diperlukan.



Teori Penunjang.

Jenis-jenis arsip secara umum :

Arsip dibagi menjadi dua bagian :

a). Arsip dinamis, yaitu semua arsip yang masih berada di

berbagai kantor baik pemerintah maupun swasta.

b). Arsip statis, yaitu arsip yang disimpan di arsip nasional

yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor.



Teori Penunjang.

Fungsi arsip

Fungsi arsip dibagi menjadi tiga, diantaranya :

a). Sebagai surat yang dijadikan sebagai dokumen.

b). Mempermudah suatu lembaga atau badan pemerintah

dalam melaksanakan suatu kegiatan.

c). Sebagai syarat yang diperlukan jika suatu waktu kita

mengkaji kembali hal-hal yang lalu.



Teori Penunjang.

6. Fungsi Surat

Menurut Soedjito (2004: 34) Surat memiliki kelebihan dibandingkan

dengan komunikasi lisan yang cepat, surat memiliki bukti otentik

berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh komunikasi

lisan.

Selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai :

a. Alat bukti tertulis.

b. Alat pengikat.

c. Bukti historis.

d. Wakil organisasi.

e. Pedoman.



Teori Penunjang.

7. Proses Surat Masuk di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah

Surat masuk yang diterima di bagian Kearsipan dicatat pada buku agenda

untuk diberi nomor surat, tujuan surat, perihal, kemudian surat diberi

lembaran disposisi.

Lembaran disposisi ini digunakan sebagai tempat ketua memberikan

tanggapan pada isi surat, surat-surat masuk yang telah dicatat diberi

lembaran disposisi disampaikan kepada Subbagian Umum dan

Kepegawaian Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah untuk diketahui isi,

dan dilakukan pengecekan surat.

Selanjutnya Subbagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pendidikan

Provinsi Jawa Tengah memberi tanggapan apakah surat tersebut perlu

dibalas atau tidak.



Teori Penunjang.

8. Proses Surat Keluar di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah

Surat keluar atau surat balasan merupakan jawaban dari surat masuk

ataupun informasi yang perlu disampaikan kepada pihak lain, baik berupa

laporan-laporan maupun informasi lainnya. Cara penanganan surat keluar

tidak berbeda dengan surat masuk, surat keluar tidak diberi lembaran

disposisi.

Sebelum surat keluar/surat balasan dikirim ke alamat yang dituju terlebih

dahulu dicatat dalam buku ekspedisi yang bersangkutan untuk diarsipkan



Teori Penunjang.Software yang digunakanDalam pembuatan sistem informasi kearsipan dinamis DinasPendidikan Provinsi jawa Tengah membutuhkan softwareberikut:1. Microsoft Visual Basic 6.02. MySQL Query Browser3. VB MySQL Direct



Manfaat Sistem Informasi Kearsipan Dinamis DinasPendidikan provinsi Jawa Tengah.

Dengan diaplikasikannya Sistem Kerarsipan Surat Dinamis

Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah dengan

Menggunakan Visual Basic 6.0 dan MySQL diharapkan

diperoleh manfaat sebagai berikut:

1. Pengelolaan data dapat dilakukan dengan cepat

dibandingkan dengan sistem manual

2. Penyimpanan data-datanya akan lebih hemat dan aman

serta dapat digunakan berkali-kali dan dapat

diperbaharui isinya.



Sistem Kerarsipan Surat Dinamis Dinas Pendidikan Provinsi

Jawa Tengah dengan Menggunakan Visual Basic 6.0 dan

MySQL

1. Menu Log In





MySQL

2. Menu Input Surat Masuk





MySQL

3. Menu Input Surat Keluar





MySQL

4. Menu Rekapan Surat





MySQL

Lihat Program

“Klik”

MY STUDY/PR PKL/luky PKL/Program/Project1.vbp

MY STUDY/PR PKL/luky PKL/Program/Project1.vbp



sekian

Contoh kartu kendali surat masuk

Documents

Transcript of Contoh kartu kendali surat masuk