h. Evaluasi

1. Divisi Acara

Parade

Kurangnya koordinasi dengan bidang lain, karena tidak adanya PJ (penanggung jawab)

yang jelas dari setiap bidang melainkan ketua tiap bidang yang berkoordinasi dengan

bidang lain.

Peserta parade datang terlambat tidak sesuai rundown, yakni terlambat 30 menit.

Jumlah pengeras suara kurang sehingga suara yel-yel parade kurang terdengar hingga

belakang.

Barisan peserta parade yang tidak rapih terutama barisan belakang.

Food Festival

Kurangnya koordinasi dengan bidang lain, karena tidak adanya PJ yang jelas dari setiap

bidang melainkan ketua tiap bidang yang berkoordinasi dengan bidang lain.

Penomeran stand kurang jelas dan baru pagi di atur, sehingga para pengisi stand

kebingungan untuk mencari stand mereka.

Charity

Ketidakhadiran perwakilan pembaca Al Quran dari Kami Muslim dan juga Pembina

Kami Muslim sehingga rundown yang digunakan adalah plan B.

Acara telat selama 30 menit akibat menunggu kedatangan peserta yaitu anak-anak panti

asuhan, sehingga keseluruhan acara mundur dan selesai lebih lambat 30 menit dari waktu

yang dijadwalkan.

Terjadi pergantian pendamping kelompok akibat ketidakhadiran panitia yang ditunjuk.

1. Divisi Logistik

Parade

Pengeras suara (toa) kurang terdengar saat melakukan orasi

Food festival

Pemasangan tenda terlalu malam, sehingga panitia kurang persiapan di pagi hari

Pembagian kursi pada setiap stand tidak sesuai

Pemutaran video dengan infocus kurang terlihat karena layar terkena sinar matahari

(terlalu banyak cahaya/terang)

Charity

Terdapat beberapa alat masak yang kurang karena tidak ada di list alat yang dibutuhkan.

Beberapa kali mic mati saat acara berlangsung.

2. Divisi Hubungan Masyarakat

Parade dan Charity

Tidak semua anggota humas datang pawai dan charity.

Food Festival

Saat mengurus surat perijinan masih banyak kesalahan.

Prosedur peminjaman tempat ada beberapa teknis yang berbeda dengan tahun

sebelumnya.

3. Divisi Dana dan Usaha

Kesulitan mengumpulkan anggota untuk door to door.

Keterbatasan waktu untuk melakukan kegiatan usaha.

4. Divisi Publikasi dan Dokumentasi

Food festival

Beberapa orang yang ditugaskan pada spot tertentu tidak ada

Terjadi kesulitan saat mencolokkan laptop ke infocus untuk pemutaran video

Beberapa baterai kamera dan memori habis

Charity

Beberapa baterai kamera milik anggota publikasi dan dokumentasi habis

5. Divisi Konsumsi

Parade

Persiapan rasi cukup menarik perhatian pengunjung sehingga pengunjung banyak yang

sudah berkeinginan mencicipi rasi.

Food festival

Konsumsi yang dipesan belum dapat diambil saat teknisi sound system meminta minum

sebelum acara dimulai.

Kekurangan minum saat sore hari teknisi sound system meminta minum kembali.

Rasi yang dijual kurang laku.

6. Divisi Marketing

Tidak mencantumkan divisi marketing pada form pendaftaran sehingga anggota yang ada

merupakan anggota yang tidak memilih bidang ini (dipilih secara acak)

Tidak tersedianya transportasi untuk melakukan kegiatan negosiasi

Waktu untuk melakukan kegiatan tidak fleksibel

7. Divisi Keamanan

Food Festival

Palang besi yang telah ditempatkan digeser oleh pihak lain.

Adanya orang yang duduk diatas besi pembatas parkiran GOR Jati

Ada beberapa anggota keamanan yang kurang fokus pada jobdesk nya.

i. Saran

1. Divisi Acara

Parade

Koordinasi dengan bidang lain diperjelas lagi terutama PJ dari tiap bidang harus jelas

dengan jobdesknya masing-masing.

Peserta parade datang lebih awal, yaitu 30 menit sebelum rangkaian parade dimulai.

Jumlah pengeras suara diperbanyak.

Barisan diperapih lagi dengan menambah jumlah anggota keamanan yang memantau dan

merapihkan barisan.

Food festival

Koordinasi dengan bidang lain diperjelas lagi terutama PJ dari tiap bidang harus jelas

dengan jobdesknya masing-masing.

Penomeran stand seharusnya dilakukan sedari malam

Charity

Pembaca Al Quran digantikan oleh salah satu anak panti asuhan.

Surat undangan sebaiknya diberikan beberapa hari sebelum hari H.

Selalu lakukan follow-up dengan pihak yang diundang untuk memastikan kehadirannya.

Koordinasi antara pihak panitia dengan pihak panti asuhan perlu ditingkatkan sehingga

kedatangan peserta bisa tersosialisasikan dengan baik.

Pendamping kelompok yang telah ditunjuk sebelumnya digantikan dengan panitia lain

yang hadir.

2. Divisi Logistik

Parade

Orasi dilakukan menggunakan speaker/ sound

Food festival

Estimasi terhadap waktu pengambilan tenda

Pembagian panitia untuk menjaga setiap stand sebelum pengisi stand mendatangi tenda

Layar infocus sebaiknya menggunakan kain hitam untuk acara diluar ruangan.

Charity

Melakukan pengecekan kembali terhadap alat yang dibutuhkan sebelum melakukan

kegiatan.

3. Divisi Hubungan Masyarakat

Parade dan Charity

Mengajak anggota untuk hadir ke acara parade dan charity

Food festival

Memeriksa kembali kelengkapan surat dan mencari tahu prosedur peminjaman tempat

yang benar.

4. Divisi Dana dan Usaha

Memberikan sanksi berupa denda terhadap anggota yang tidak mengikuti kegiatan dana

dan usaha.

Melakukan kegiatan usaha pengumpulan uang dari waktu yang jauh sebelum kegiatan

dilakukan.

5. Divisi Publikasi dan Dokumentasi

Food festival

Menugaskan orang-orang untuk menempati beberapa spot yang kosong

Laptop bisa disambungkan dengan infocus

Menggunakan kamera lain aggota pubdok yang sedang tidak bertugas

Charity

Membawa baterai cadangan dan menggunakan alat dokumentasi lain

6. Divisi Konsumsi

Parade

Penyiapan rasi dihentikan apabila panitia atau anggota parade telah sampai ditempat

akhir parade

Food festival

Membeli jumlah minum yang lebih banyak untuk teknisi sound system

Rasi yang tidak laku pada sore hari dapat dibagikan secara gratis

Charity

Melakukan persiapan dan pengecekan setiap kebutuhan untuk melakukan kegiatan

dipanti asuhan.

7. Divisi Marketing

Menuliskan bidang marketing pada form pendaftaran panitia

Biaya pulsa diberikan diawal kegiatan

Mencari anggota yang juga memiliki alat transportasi penunjang kegiatan marketing

Mencari anggota dengan waktu kuliah yang senggang untuk memudahkan negosiasi

marketing.

8. Divisi Keamanan

Food Festival

Penghalang tambahan digabungkan dengan palang besi.

Besi pembatas di parkiran gor jati ditempeli tanda “dilarang duduk di sini”.

Anggota tersebut diberi penjelasan kembali mengenai jobdesknya