CoaLink Manual PLNBB V2.0 Mitra.pdfPilih tipe harga penawaran pada kolom “Skema”. Bila...

USER GUIDE: MITRA

QUANTUM LEAP www.qqltech.com

CoaLink

P T P L N B A T U B A R A

© 2019 Quantum Leap CoaLink User Guide: Mitra | i

DAFTAR ISI

Daftar Isi ............................................................................................................................................................................... i

1. Informasi Umum ................................................................................................................................................... 1

1.1 Tinjauan Sistem ........................................................................................................................................... 1

1.2 Isi User Manual ........................................................................................................................................... 1

2. Alur Sistem .............................................................................................................................................................. 2

3. Memulai Sistem ..................................................................................................................................................... 3

3.1 Login CoaLink............................................................................................................................................... 3

3.2 Keluar dari CoaLink ................................................................................................................................. 5

4. Fungsional Modul Pendaftaran ................................................................................................................... 6

4.1 Registrasi Mitra ............................................................................................................................................ 6

4.1.1 Fungsi Form Registrasi Mitra .................................................................................................... 7

4.2 Cara Penggunaan Form Registrasi ................................................................................................. 7

4.3 Pengajuan Harga ........................................................................................................................................ 8

4.3.1 List Pengajuan Harga .................................................................................................................... 8

4.3.1.1 Fungsi List Pengajuan Harga ............................................................................................... 8

4.3.1.2 Cara Penggunaan List Pengajuan Harga ..................................................................... 9

4.3.2 Form Pengajuan Harga ................................................................................................................. 9

4.3.2.1 Fungsi Form Pengajuan Harga ........................................................................................ 10

4.3.2.2 Cara Penggunaan Form Pengajuan Harga .............................................................. 10

4.4 Dokumen Legal & Teknis .................................................................................................................. 16

4.4.1 Fungsi Form Data Legal & Teknik .................................................................................... 16

4.4.2 Cara Penggunaan Form Data Legal & Teknik .......................................................... 16

4.4.2.1 Sub Menu 1: Data Ijin Usaha .......................................................................................... 17

4.4.2.2 Sub Menu 2: Dokumen Teknis ........................................................................................ 21

4.4.2.3 Sub Menu 3: Landasan Hukum Pendirian Perusahaan ................................... 25

4.4.2.4 Sub Menu 4: Data Perusahaan Lainnya ................................................................... 30

4.4.2.5 Data Pendukung Lainnya .................................................................................................... 30

4.5 Tracking Mitra ........................................................................................................................................... 31

4.5.1 Hasil Verifikasi Legal ................................................................................................................... 31

4.5.2 Hasil Verifikasi Teknis ................................................................................................................ 31

© 2019 Quantum Leap CoaLink User Guide: Mitra | ii

4.5.3 Negosiasi Akhir ............................................................................................................................... 32

© 2019 Quantum Leap CoaLink User Guide: Mitra | 1

1. INFORMASI UMUM

Bagian Informasi Umum ini menjelaskan tentang sistem dan manfaatnya secara umum,

sesuai dengan tujuan awalnya.

1.1 Tinjauan Sistem

CoaLink merupakan aplikasi procurement berbasis website yang dibuat khusus untuk

PT PLN Batubara. Dengan adanya aplikasi ini maka calon mitra PT PLN Batubara

dimudahkan dalam melakukan pengajuan harga. Selain itu, aplikasi ini difasilitasi

dengan fitur auto email yang digunakan untuk memberikan informasi kepada calon

mitra PT PLN Batubara yang menggunakan sistem mengenai proses yang sedang

berlangsung. Juga dilengkapi dengan fitur pelacakan pengerjaan dokumen sehingga

calon mitra PT PLN Batubara juga dapat dengan mudah mengetahui status dan riwayat

proses evaluasi penawaran yang dimasukkan.

1.2 Isi User Manual

User Manual ini dibuat untuk membantu pengguna sistem CoaLink (mitra) dalam

penggunaan sistem. Dalam user manual ini akan dibahas bentuk form, tahapan

penggunaan form beserta potongan gambar untuk setiap alur penggunaan sistem.


2. ALUR SISTEM

COALINK

MITRA PT PLN BB

START

[1] PENDAFTARAN MITRA: PENGAJUAN HARGA

HARGA SESUAI?

[2] PENDAFTARAN MITRA: DOKUMEN LEGAL & TEKNIS

[3] VERIFIKASI LEGALITAS DOKUMEN: VERIFIKASI DOKUMEN SOFT COPY

[6] VERIFIKASI LEGALITAS DOKUMEN: VERIFIKASI DOKUMEN HARD COPY

[5] MITRA MENYERAHKAN DOKUMEN ASLI

KIRIM UNDANGAN?

NOTIFIKASI EMAIL STATUS VERIFIKASI DESK STUDY. CEK STATUS DI WEBSITE.

NOTIFIKASI EMAIL STATUS VERIFIKASI SITE VISIT.

CEK STATUS DI WEBSITE.

[7] VERIFIKASI TEKNIS:

DESK STUDY

NOTIFIKASI EMAIL UNTUK MENYIAPKAN

DOKUMEN ASLI

[8] VERIFIKASI TEKNIS:

SITE VISIT

PERLU SITE VISIT?

[9] KIRIM UNDANGAN KLARIFIKASI &

NEGOSIASI

[11] KLARIFIKASI & NEGOSIASI HARGA

NOTIFIKASI EMAIL UNDANGAN KLARIFIKASI &

NEGOSIASI.CEK STATUS DI WEBSITE.

NOTIFIKASI EMAIL HASIL KLARIFIKASI & NEGOSIASI.CEK STATUS DI WEBSITE.

[12] PENETAPAN & PENUNJUKAN MITRA

NOTIFIKASI EMAIL HASIL PENETAPAN & PENUNJUKAN

MITRA.CEK STATUS DI WEBSITE.

[13] KONTRAK PERJANJIAN

NOTIFIKASI EMAIL SURAT PERJANJIAN.

CEK STATUS DI WEBSITE.END

NOTIFIKASI EMAIL HASIL VERIFIKASI LEGAL.

CEK STATUS DI WEBSITE

[10] MITRA MENGIKUTI KLARIFIKASI & NEGOSIASI

HARGA

TIDAK

YA

TIDAK

TIDAK

YA

YA


3. MEMULAI SISTEM

Bagian Memulai Sistem ini menjelaskan bagaimana cara mengakses CoaLink,

3.1 Login CoaLink

1. User mengakses website CoaLink.

2. Akan muncul halaman login utama.

3. User memasukkan NID pada kolom “ID User / Email”.

4. User memasukkan password pada kolom “Password”.

5. Klik “Login”.

6. User akan dialihkan ke Home CoaLink.

7. Bila user lupa password, klik Lupa ID / Password.

8. User dialihkan ke halaman ini.

9. User memasukkan email yang terdaftar pada sistem.


10. Klik “Kirim Email Pemulihan”. Maka akan muncul notifikasi berikut.

11. Cek email yang dikirimkan.

12. Klik link yang dikirimkan melalui email. User akan dialihkan ke halaman berikut.

13. Buat kata sandi baru dan konfrimasi kata sandi baru pada kolom yang tersedia.


14. Klik “Simpan”.

3.2 Keluar dari CoaLink

1. User memilih foto profil di pojok kanan atas layar.

2. Klik “Log Out”.

3. User akan dialihkan ke halaman Login.


4. FUNGSIONAL MODUL PENDAFTARAN

4.1 Registrasi Mitra


4.1.1 Fungsi Form Registrasi Mitra

Form Registrasi Mitra digunakan untuk membuat akun bagi mitra sebelum dapat

memasukkan pengajuan harga.

4.2 Cara Penggunaan Form Registrasi

1. User memilih tab “Register Mitra”.

2. User memilih jenis perusahaan pada kolom pertama. Terdapat 3 macam jenis

perusahaan yaitu PT, CV, dan Koperasi.

3. User mengisikan “Nama Perusahaan”.

4. User mengisikan singkatan perushaaan pada kolom “Singkatan”.

5. User memilih “Jenis Ijin Usaha”.

6. User mengisikan alamat perusahaan pada kolom “Alamat”.

7. User mengisikan nomor telepon perusahaan pada kolom “No. Telp”.

8. User mengisikan nama perwakilan perusahaan pada kolom “Nama Lengkap PIC”.

9. User mengisikan jabatan PIC pada kolom “Jabatan”.

10. User mengunggah file surat penugasan perusahaan pada field yang tersedia.

11. User mengisikan alamat email yang aktif pada kolom “Email”.

12. User mengisikan password dan mengkonfirmasi ualng pada kolom “Password”

dan “Ketik Ulang Password”.

13. Centang pada disclaimer yang ada di bagian bawah lalu pilih tombol “Register”.

14. User akan melihat notifikasi pendaftaran.


15. Cek email untuk verifikasi email. Klik link pada email dan lakukan login ke

CoaLink.

16. Bila membutuhkan panduan penggunaan sistem, klik link “Bantuan” di bagian

kanan bawah.

4.3 Pengajuan Harga

4.3.1 List Pengajuan Harga

4.3.1.1 Fungsi List Pengajuan Harga

List Pengajuan Harga digunakan untuk menampilkan list data pengajuan harga yang

pernah dicatat oleh sistem.


4.3.1.2 Cara Penggunaan List Pengajuan Harga

1. User yang memiliki akses form (Mitra) memilih Modul Pendaftaran lalu memilih

menu Pengajuan Harga pada tab yang berada di sebelah kiri.

2. User akan diarahkan ke halaman List Pengajuan Harga.

3. User dapat menggunakan filter “Periode” untuk menampilkan data berdasarkan

waktu pembuatan data.

4. Klik “Buat Pengajuan Harga” untuk membuat pengajuan harga baru dan belum

ada pengajuan harga sebelumnya.

5. Pada bagian kiri bawah terdapat page bar untuk menampilkan data di halaman

tertentu.

6. Bila user sudah pernah membuat data namun belum dikirim dan masih ingin

mengubah data yang belum dikirimkan pengajuannya tersebut, user dapat

memilih tombol “Edit” pada list yang ada di tabel.

7. User akan dialihkan ke Form Pengajuan Harga.

4.3.2 Form Pengajuan Harga


4.3.2.1 Fungsi Form Pengajuan Harga

List Pengajuan Harga digunakan untuk menampilkan detail data pengajuan harga serta

membuat data pengajuan harga.

4.3.2.2 Cara Penggunaan Form Pengajuan Harga

1. User yang merupakan mitra dapat mengakses form ini setelah memilih tombol

“Buat Pengajuan Harga” atau “Edit”.

2. User dialihkan ke halaman Pengajuan Harga yang berisi list data pengajuan

per sumber tambang.

3. User dapat memilih tombol “Tambah Pengajuan Harga”.

4. User akan dialihkan ke halaman Form Pengajuan Harga yang berisi detail

pengajuan harga.


5. “No Pengajuan” diisi otomatis oleh sistem.

6. User dapat menggunakan tombol “View History” di kanan atas untuk melihat

riwayat pengajuan harga.

7. User perlu memperhatikan bagian Data Pengajuan Harga. Kolom-kolom pada

bagian ini wajib diisi.

8. Terdapat perbedaan kolom sesuai dengan jenis izin usaha perusahaan mitra.

Bila Mitra memiliki izin IUP OPK (Izin Usaha Pertambangan Operasi Produksi

Khusus Untuk Pengangkutan dan Penjualan) atau IUP PP (Izin Usaha

Pertambangan Operasi Produksi Khusus Untuk Pengolahan dan Pemurnian),

maka Mitra perlu menambahkan sumber tambang.

9. Pada kolom “Sumber Tambang”, klik tanda “+” untuk mrnambahkan sumber

tambang. Bila sudah ada, klik pada dropdown dan pilih sumber tambang.

10. Setelah menekan tombol “+”, akan muncul pop up berikut.

11. Pilih jenis perusahaan dan ketikkan nama sumber tambang pada kolom “Nama

Sumber Tambang”.

12. Pilih jenis izin usaha pada kolom “Ijin Usaha”.

13. Klik “Tambah” dan data akan ditambahkan pada tabel.

14. Bila ingin menghapus data yang sudah ditambahkan, gunakan “x” di sebelah

kanan data.

15. Bila Mitra memiliki izin usaha IUP OP (Izin Usaha Pertambangan Operasi

Produksi) atau PKP2B (Perjanjian Karya Pengusahaan Pertambangan Batubara),

maka user tidak perlu membuat sumber tambang dan tampilan kolom menjadi

seperti di bawah ini.

16. User memilih “Port of Loading”. POL pilihan ini menentukan nilai spesifikasi

GCV yang harus dipenuhi oleh mitra.

17. Pada bagian Spesifikasi, user memilih “GCV”. Kolom lain seperti “TM”, “TS”,

“Ash” langsung terisi.

18. User harus memilih surveyor pada kolom “Surveyor”.


19. User harus mengisi nominal harga dalam USD per ton pada kolom

“Transhipment”, “Barging”, “Surveyor”, “Asuransi”. Total kolom-kolom ini akan

muncul pada kolom LHVBP.

20. Unggah data-data LHVBP pada kolom “File LHVBP”.

21. Pilih tipe harga penawaran pada kolom “Skema”. Bila mencentang FOB saja,

maka hanya akan tampil detail untuk Pengajuan FOB. User hanya perlu

mengisikan “Biaya Penurunan (Energi Primer)” saja. Kolom “HPB Vessel” dan

“HPB Barge” otomatis terisi sesuai dengan spesifikasi dan LHVBP yang diisikan.

Kolom “FOB Vessel” dan “FOB Barge” akan otomatis terisi sesuai dengan biaya

penurunan yang diisikan.

Bila mencentang CIF saja maka Pengajuan FOB tetap ditampilkan bersama

dengan tabel Pengajuan Harga Transportasi. Pengajuan FOB tetap harus diisi.

Bila mencentang keduanya, maka Harga FOB dan Harga CIF ditampilkan.

22. Untuk Harga CIF, user dapat menambahkan Moda dan PLTU sebanyak yang

ingin diajukan.

23. User memilih “Moda”.

24. Lalu user memilih “PLTU”. List PLTU berdasarkan Moda yang dipilih.

25. Klik “Add To List” untuk menambahkan data.


26. User dapat mengulangi memilih Moda dan PLTU dan menambahkannya ke

list.

27. User perlu mengisikan kolom “Harga Freight” pada list Pengajuan Harga

Transportasi.

28. Bila user ingin menghapus data pada list, gunakan tanda “x” dibagian akhir

list pada tabel.

29. Klik Save untuk menyimpan data.

30. User dialihkan kembali ke Form Pengajuan Harga yang menampilkan list

Pengajuan Harga.

31. User dapat menambahkan kembali data sumber tambang dan POL untuk

pengajuan harga dalam 1 dokumen yang sama dengan cara memilih tombol

“Tambah Pengajuan Harga”.

32. User dapat menggunakan tombol “Load Pengajuan Harga” untuk

menambahkan detail data yang sama dengan pengajuan harga sebelumnya.

Bila data pengajuan ditolak, maka user perlu membuat pengajuan baru. Jika

user ingin membuat pengajuan harga dengan spesifikasi yang sama namun

hanya mengubah harga, user dapat menggunakan tombol ini juga.

33. Setelah memilih “Load Pengajuan Harga”, akan muncul history pengajuan

harga yang pernah dibuat. Klik “Select” untuk memilih data.


34. Data akan ditampilkan di kolom-kolom yang ada dan dapat diubah.

35. Setelah semua data dimasukkan, user dapat memilih tombol “Post” untuk

mengirimkan data pengajuan harga.

36. Muncul pop up verifikasi post data. Klik “Ya, Posting data ini!” untuk

melanjutkan.

37. Bila pengajuan diterima maka tampilan Form Pengajuan Harga akan berstatus

“Post” dan user dapat melanjutkan ke proses Data Legal & Teknis.


38. Bila pengajuan ditolak, maka tampilan Form Pengajuan Harga akan berstatus

“Rejected” dan user harus membuat pengajuan baru.


4.4 Dokumen Legal & Teknis

4.4.1 Fungsi Form Data Legal & Teknik

Form Data Legal & Teknik digunakan untuk membuat data legal dan data teknis yang

diperlukan untuk dapat mengikuti proses pengajuan penawaran ke PT PLN Batubara.

4.4.2 Cara Penggunaan Form Data Legal & Teknik

1. User yang merupakan mitra dapat mengakses form ini setelah memilih Modul

Pendaftaran dengan Menu Dokumen Legal & Teknis. User juga dapat mengakses

dari tab bar di atas form dengan memilih Step 3 (hanya dapat diakses bila

telah lolos verifikasi pengajuan harga).

2. User dialihkan ke halaman Data Legal & Teknik.

3. User dapat menemukan sub menu yang disesuaikan dengan jenis izin usaha

dan banyak sumber tambang yang didaftarkan pada tahap Pengajuan Harga.


4. User perlu memperhatikan “Info”.

a. Kotak abu-abu: bila kotak nomor data adalah abu-abu maka data

tersebut bersifat optional atau tidak harus diisi.

b. Kotak kuning: bila kotak nomor data adalah kuning maka data tersebut

harus diisi namun belum diisi.

c. Kotak hijau: bila kotak nomor data adalah hijau maka data tersebut

sudah diisi.

5. Terdapat 3 macam tombol pada setiap sub menu.

a. View: digunakan untuk melihat preview data.

b. Edit: digunakan untuk mengubah data lalu disimpan.

c. Tambah: digunakan untuk menambah poin baru pada menu.

6. User dapat mengunduh draft surat persyaratan pada bagian bawah form

dengan mengklik link “Download draft Surat Persyaratan untuk dibawah saat Verifikasi

Hardcopy”.

7. User memilih tombol “Kirim Pengajuan” untuk mengirimkan data agar dapat

diverifikasi oleh PT PLN Batubara.

4.4.2.1 Sub Menu 1: Data Ijin Usaha

A. IUP PP

Untuk Ijin Usaha IUP PP, terdapat kolom-kolom berikut yang harus dilengkapi

oleh mitra.

1. User dalam hal ini adalah mitra, diwajibkan mengisi kolom-kolom yang ada.

2. Yang perlu diperhatikan bila memilih “Instansi Pemberi Ijin” adalah

“Gubernur”, maka “Wilayah Pengangkutan” otomatis terisi “Lintas Kota dan

Kabupaten”. Bila “Instansi Pemberi Ijin” adalah “a.n. ESDM Oleh BKPM”.

http://119.252.168.238:81/Files/ImportTemp/Form_Surat_Pernyataan.docx

http://119.252.168.238:81/Files/ImportTemp/Form_Surat_Pernyataan.docx


3. Untuk kolom “Sumber Tambang”, gunakan tombol “+” untuk menambahkan

data sumber tambang. Sumber tambang harus sesuai dengan izin yang

dimiliki.

4. Setelah semua kolom terisi, user memilih tombol “Save” untuk menyimpan

data.

5. Untuk membatalkan pengisian, klik “Cancel”

B. Penambahan Sumber Tambang


2. Untuk kolom “Sumber Tambang”, gunakan tombol “+” untuk menambahkan

data sumber tambang. Sumber tambang harus sesuai dengan izin yang

dimiliki.


data.



C. PKP2B

Untuk Ijin Usaha PKP2B, terdapat kolom-kolom berikut yang harus dilengkapi

oleh mitra.



data.



D. IUP OP

Untuk Ijin Usaha IUP OP, terdapat kolom-kolom berikut yang harus dilengkapi

oleh mitra.


4.4.2.2 Sub Menu 2: Dokumen Teknis

A. Data Tambang

1. Semua kolom harus diisi oleh Mitra agar data dapat tersimpan.

2. Klik “Save” untuk menyimpan data.

3. Klik “Cancel” untuk membatalkan pengisian data.


B. Kapasitas Produksi


2. Untuk kolom “Excavators”, “Hauler”, “Bulldozers”, “Road Maintenance”,

“Support Equipment”, klik pada tanda “+” dan isikan data pada masing-

masing detail.




C. Data Eksplorasi


2. Untuk kolom “Dokumen JORC”, “Dokumen KJMI”, dan “Pengeboran

Eksplorasi” terdapat field tambahan bila memilih “Ya”dan “Ya Dilakukan”.




D. Data Stockpile Tambang




E. Data Jetty





4.4.2.3 Sub Menu 3: Landasan Hukum Pendirian Perusahaan

A. Data Akta Pendirian


2. Perhatikan pada bagian Pengurus dan Pemegang Saham. Gunakan tombol

“Tambah” untuk menambahkan detai.




B. Data Akta Perubahan


2. Perhatikan pada bagian Pengurus dan Pemegang Saham. Gunakan tombol

“Tambah” untuk menambahkan detai.




C. Data Tanda Daftar Perusahaan


2. Perhatikan pada bagian “Jenis Ijin”. Terdapat 2 pilihan. Kolom tyang tampil

antara kedua pilihan tersebut adalah berbeda.

3. Klik “Seumur Hidup” pada kolom “Masa Berlaku” dengan Jenis Ijin Nomor

Induk Berusaha bila masa berlaku dokumen adalah seumur hidup.




D. Data Surat Ijin Usaha Perdagangan


2. Perhatikan pada bagian “Jenis Ijin”. Terdapat 2 pilihan. Kolom yang tampil





E. Data Surat Keterangan Domisili


2. Perhatikan pada bagian “Jenis Ijin”. Terdapat 2 pilihan. Kolom tyang tampil





4.4.2.4 Sub Menu 4: Data Perusahaan Lainnya


2. Unduh template Badan Beneficial Ownership pada link “download template”

di bagian bawah kolom “Badan Beneficial Ownership”.

3. Isi data sesuai template dan unggah ke kolom “Badan Beneficial Ownership”.



4.4.2.5 Data Pendukung Lainnya

A. Surat Informasi Supply


2. Unduh template Surat Informasi Supply pada link “download template” di

bagian bawah kolom “Surat Informasi Supply”.


3. Isi data sesuai template dan unggah ke kolom “Surat Informasi Supply”.



4.5 Tracking Mitra

Menu ini hanya dapat diakses bila Mitra telah melewati proses Verifikasi Legal,

Verifikasi Teknis, dan Negosiasi Akhir.

4.5.1 Hasil Verifikasi Legal

Form ini menunjukkan status penanganan dokumen Verfikasi Legal. Form ini hanya

dapat diakses bila user telah mengisi Data Legal & Teknis dan sedang atau telah

dikerjakan pembuat dokumen.

4.5.2 Hasil Verifikasi Teknis

Form ini menunjukkan status penanganan dokumen Verfikasi Teknis. Form ini hanya

dapat diakses bila user telah mengisi Data Legal & Teknis dan sedang atau telah

dikerjakan oleh pembuat dokumen.


4.5.3 Negosiasi Akhir

Form ini menunjukkan status penanganan dokumen Negosiasi Akhir Form ini hanya

dapat diakses bila user telah mengisi Data Negosiasi Akhir dan sedang atau telah

dikerjakan oleh pembuat dokumen

CoaLink Manual PLNBB V2.0 Mitra.pdfPilih tipe harga penawaran pada kolom “Skema”. Bila...

Documents

Transcript of CoaLink Manual PLNBB V2.0 Mitra.pdfPilih tipe harga penawaran pada kolom “Skema”. Bila...