Cara Membuat Schedule Dengan Kurva S CARA MEMBUAT SCHEDULE PELAKSANAAN PEKERJAAN DENGAN KURVA S

Ms. Excel merupakan salah satu aplikasi yang sering kita gunakan dalam kehidupan sehari – hari. Bahkan tidak hanya anak SMP atau SD saja yang di sekolahnya diajarkan materi Excel, bahkan para pekerja kantor pun dituntut untuk menguasai dan belajar Microsoft Excel. Disini saya akan mencoba untuk berbagi pengetahuan saya, yakni membuat schedule pelaksanaan proyek menggunakan kurva s ms excel. Dalam contoh cara pembuatan grafik ini kami menggunakan Microsoft excel 2007,

1. Langkah yang paling awal tentunya adalah membuka program Microsoft excel, klik start, all program, Microsoft office, Microsoft excel.2. Siapkan sebuah data pekerjaan, untuk kamu sajikan menjadi grafik. Contohnya adalah seperti di bawah ini.

Keterangan : Bobot diperoleh dari harga pekerjaan : Total x 1003. Setelah kamu membuat data pekerjaan seperti di atas, tentukan kapan akan dimulainya dan kapan akan diakhirinya suatu pekerjaan.

waktu Time Schedule Dengan Kurva S

4. Langkah selanjutnya adalah menetukan kapan dan berapa lama suatu pekerjaan akan dilaksanakan. Caranya dengan membagi bobot pekerjaan dan menempatkan hasil pembagiannya pada item waktu pelaksanaan.

5. setelah semua data sudah selesai diinput, sekarang saatnya mulai membuat grafik.kamu klik menu Insert, maka nanti akan muncul jendel Chart Wizard seperti gambar di bawah ini.

6. setelah muncul jendela seperti di atas, maka kamu tinggal pilih model grafik yang kamu inginkan, pada kolom Chart tipe (Jenis Grafik) sudah tersedia banyak pilihan, mau pilih grafik kolom, yang contohnya seperti gambar di atas, atau grafik Bar, atau grafik garis, atapun grafik lingkaran dan lain-lain.Dalam contoh pembuatan grafik ini kita pilih saja Chart TIpe line dan line with markers.

7. Setelah kamu mengikuti langkah diatas, maka nanti akan muncul seperti gambar di bawah ini.

Keterangan : Pilihlah data pada lingkaran merah merah. Maka langsung akan terbentuk grafik seperti diatas. Langkah selanjutnya kita tinggal edit grafik agar tampilannya lebih menarik.

Setelah kita selesai mengedit grafik, maka akan terlihat hasil akhir seperti dibawah ini.

Pengendalian material proyek PendahuluanKomponen biaya material dalam keseluruhan biaya proyek gedung adalah yang terbesar sehingga wajar bila diperlukan suatu sistem pengendalian biaya material. Sistem pengendalian tsb harus dapat menampilkan informasi status realisasi yang dibandingkan dengan rencana secara periodik / per minggu sehingga jika terjadi pemborosan material dapat diketahui sejak awal dan tindakan perbaikan / penghematan masih dapat dilakukan.Kalau informasi yang di hasilkan sudah terlambat atau pekerjaan telah selesai maka sudah tidak berfungsi sebagai laporan pengendalian tapi hanya sebagai laporan. Masalahnya adalah bagaimana cara untuk menghasilkan laporan dalam waktu singkat dan akurat misalnya setiap minggu atau 3 hari ataupun per hari.Prosedur material proyekUntuk melihat kedalam permasalahannya kita coba melihat prosedur bagaimana material sampai ke proyek dan digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan proyek.- Pertama tentunya proyek sudah mempunyai anggaran / rab kebutuhan material untuk setiap item pekerjaan - Proyek mengajukan permintaan material ke kantor - Permintaan proyek diperiksa oleh bagian Engineering terhadap Rab dan skedul dan diteruskan ke bagian logistik untuk pengadaannya.- Bagian logistik membuat order pembelian ke Supplier- Supplier mengirim material ke proyek

- Proyek memeriksa material yang tiba;kuantitas,kuality dan skedul - material rusak/ tidak sesuai dikembalikan(retur), mengeluarkan TT (Tanda Terima) material.- Setiap minggu/ periode yang ditentukan proyek membuat laporan ke kantor yaitu ;Tanda terima, status stok material, bersama dengan lapotan lainnya yaitu progres pekerjaan ,cash dll.- Laporan proyek tsb diolah bagian engineering kantor untuk membuat evaluasi pemakaian material apakah sudah sesuai standar (Rab) atau telah terjadi pemborosan.- Manajemen menerima laporan berkala status material tsb paling lambat satu hari setelah laporan masuk, agar dapat membuat keputusan yang diperlukan .

[XLS-PMG-01]: Schedule Proyek dengan Excel Filed under: Excel — cadex @ 11:09

Referensi :

Platfom : Microsoft Excel 2003

Lokasi File : di sini

Tujuan dari tulisan ini adalah membuat schedule project dengan menggunakan microsoft excel lengkap dengan manpower dan equipment schedule. Di program project planner seperti primavera atau microsoft project biasanya disebut gantt chart. Kali ini akan dicoba dibuat dengan excel, tentunya fasilitas dan kemampuannya jauh berbeda dengan software yang dikhususkan untuk project planner seperti primavera atau microsoft project.

Mohon maaf untuk pemakai excel 2007, karena tutorial yang akan disajikan di tulisan ini adalah menggunakan excel versi 2003 kadang ada tahapan yang tidak sesuai terutama untuk menu dan toolbars-nya. Tetapi dengan memahami tahapan-tahapannya pasti bisa diaplikasikan di excel 2007.

Snap shot project schedule yang akan dibuat kira-kira seperti gambar di bawah:

Keterangan:

[A3:A9] Nomer urut aktivitas

[B3:B9] Urutan aktivitas

[C3:C9] Nomor aktivitas sebelumnya

[D3:D9] Lag atau jeda waktu, memulai pekerjaan. Misal untuk pekerjaan waterpass dilaksanakan 2 (dua) hari setelah pekerjaan traverse, maka di kolom C dimasukkan id = 1 (id traverse), kemudian di kolom D dimasukkan angka 2.

[E3:E9] Tanggal dimulainya aktivitas. Untuk aktivitas pertama, dimasukkan tanggal secara manual, sedangkan untuk aktivitas berikutnya menggunakan rumus. E2=OFFSET($G$2,MATCH(C4,$A$3:$A$9,0),0)+D4+1

keterangan rumus tersebut; MATCH(C4,$A$3:$A$9,0) = 1 –> mencari lokasi id aktivitas sebelumnya ([C4]) di kolom  $A$3:$A$9. hasilnya adalah 1, yaitu terletak di baris pertama di range $A$3:$A$9

sehingga perhitungan rumus OFFSET($G$2,MATCH(C4,$A$3:$A$9,0),0), menjadi OFFSET($G$2,1,0)= 19-Jul-10 –> Mengambil tanggal di kolom G, dimulai dari cell $G$2 ke bawah sebanyak 1 baris, kolomnya tetap (kolom=0).

Perhitungan E2 menjadi =(19-Jul-10)+[D4]+1 =(19-Jul-10)+0+1

=(20-Jul-10)

Copy rumus E2 sampai ke E9 [F3:F9] Berisi durasi pekerjaan, dimasukkan manual

[G3:G9] Perhitungan akhir aktivitas berdasarkan tanggal mulai + durasi. G3=E3+F3-1

[H2:Y2] Berisi tanggal dimulai dari awal aktivitas. H2=E3 I2=H2+1 Copy I2 sampai Y2

[H3:Y9] Baris yang akan diarsir dimulai dari tanggal awal aktivitas dan berakhir di tanggal akhir aktivitas. Jika awal dan akhir pekerjaan berubah, otomatis pengarsirannya juga akan menyesuaikan. Proses peng-arsir-an menggunakan fasilitas di excel yang disebut conditional formatting.

Jika angka di [H3:Y9]>0, maka akan tidak diarsir, jika sebaliknya, maka akan diarsir. Tahapan untuk memunculkan angka di range tersebut adalah sebagai berikut

H3=(H$2>=$E3)*(H$2<=$G3)

keterangan rumus tersebut: (H$2>=$E3)=TRUE –> Jika tanggal di H2 (18-Jul-10) >= tanggal mulai pekerjaan (18-Jul-10), maka bernilai TRUE, sebaliknya akan bernilai FALSE

(H$2<=$G3)=TRUE –> Jika tanggal di H2 (18-Jul-10) <= tanggal akhir pekerjaan (19-Jul-10), maka bernilai TRUE, sebaliknya akan bernilai FALSE

H3=TRUE*TRUE=1

copy rumus tersebut ke range [H3:Y9], maka akan didapat hasil berupa angka 1 dan 0, angak 1 sesuai dengan durasi tiap aktivitas.

Agar angka 0 (nol) tidak tampil, di excel 2003, pada menu ‘tools>>options’ pilih ‘View’ kemudian unchecked ‘Zero Values’. Untuk excel 2007, silahkan dicari di help atau di http://office.microsoft.com/en-us/excel-help/display-or-hide-zero-values-HP010070461.aspx

 

Saatnya menggunakan conditional format Block atau pilih range [H3:Y9], kemudian dari menu ‘Format>>Contional Formating’ Pada ‘Condition 1’, pilih ‘Formula is’ kemudian masukkan formula =H3>0

Click tombol ‘Format’, kemudian pilih format arsiran yang diinginkan dengan memilih tab ‘Patterns’. Jika sudah dipilih format pattern yang diinginkan, click OK.

Silahkan dicoba, merubah-rubah durasi aktivitas, maka arsiran akan mengikuti secara otomatis.

untuk pengguna excel 2007, silahkan googling atau membaca di help. Maaf sekali lagi, karena aku tidak punya excel 2007.

[AA3:AE9] Kode manpower yang terlibat di tiap aktivitas

[AG3:AK9] kode equipment yang dipakai tiap aktivitas

[A13:B17] Kode manpower dan keterangannya

[E13] Jumlah mandays untuk kode manpower GD. E13=SUM(H13:Y13) Copy rumus di [E13], sehingga didapat jumlah mandays dari seluruh man power.

[H13] Menunjukkan kehadiran manpower tiap harinya. Jika angkanya lebih > 1 dalam satu hari, maka pada hari tersebut manpower tersebut melakukan aktivitas lebih dari satu.

Rumus di H13, menggunakan formula array. Jika memasukkan rumus sebagai formual array, maka setelah menulis rumus harus diakhiri dengan Ctrl+Shift+Enter

H13=SUM(H$3:H$9*($AA$3:$AE$9=$A13))

akhiri penulisan rumus dengan Ctrl+Shift+Enter  sehingga rumus akan ditampilkan sebagai formula array yaitu ada tambahan { diawal dan } diakhir rumus.

H13={SUM(H$3:H$9*($AA$3:$AE$9=$A13))}

Keterangan rumus: ($AA$3:$AE$9=$A13) –> mencari manpower id di range $AA$3:$AE$9 dengan manpower id di [A13]. Jika sama, maka akan bernilai 1, jika tidak akan bernilai 0

H$3:H$9*($AA$3:$AE$9=$A13)—> mengalikan hasil penacarian manpower id $AA$3:$AE$9, dengan aktivitas kegiatan di range  H$3:H$9. Jika di tanggal tersebut ada assigment untuk manpower yang dimaksud, maka bernilai 1, jika tidak akan bernilai 0.

={SUM(H$3:H$9*($AA$3:$AE$9=$A13))} –> menjumlahkan array 1 dan 0 = jumlah kegiatan untuk manpower yang dicari.

copy rumus [H13] ke [H13:Y17]

Gunakan conditional format seperti yang sudah dijelaskan di atas… [H22:Y26] Equipment schedule dihitung seperti cara menghitung, manpower schedule.

Selamat mencoba….

(00=[][]=00)

Kreasi Model proyek menggunakan Ms project Program Ms Project buatan Microsoft adalah salah satu tool /PMS (Project Management Software) terbaik dalam membuat perencanaan proyek yang komprehensif. Mudah digunakan dan dengan kemampuan integrasi yang baik dengan program aplikasi lainya seperti excel , word, database access dll aplikasi windows . Namun sebelum menggunakan ms project tentu harus diketahui terlebih dulu konsep yang berada dibalik tool yang canggih ini yaitu manajemen proyek. Dengan memahami konsep dasarnya maka tool ini akan menjadi sangat bermanfaat. Bukankah “man behind the gun” lebih menentukan tercapainya tujuan?. Istilah skedul sering diartikan letterlyk menjadi daftar tanggal2 pelaksanaan pekerjaan sehingga timbul anggapan bahwa kalau hanya “skedul” kenapa harus pakai ms project? Kan Excel juga bisa, atau Vision atau program barchart lainnya juga bisa. Kenapa harus PMS ? Tujuan utama Sebuah PMS adalah membuat “model” proyek baik grafis(network planning) maupun mathematical sedemikian sehingga seorang kepala proyek dapat mengamati, membuat evaluasi atas proyek nya dengan melihat pada “model” baik pada tahap perencanaan maupun pada tahap pelaksanaannya. Pengamatan atas model tentu lebih cepat dipahami karena bisa dilihat dari berbagai sisi / view sesuai kebutuhan. Pengamatan lapangan bisa difokuskan pada hal2 kritis saja yang memerlukan tindakan manajemen . Kalau demikian maka sebagaimana proyek itu sendiri maka sebuah model haruslah mencerminkan keadaan sesungguhnya. - Apa saja yang dikerjakan? - Bagaimana urutan mengerjakannya? - Apa akibat keterlambatan suatu pekerjaan ke pekerjaan lainnya dan apa akibat terhadap proyek secara keseluruhan? - Kapan resources tertentu harus siap dilapangan? Apa jadinya kalau ada material yang terlambat? Atau alat tertentu belum siap pada saat dibutuhkan? - Kapan subkontraktor harus masuk lapangan? - Kalau hujan sekian hari apa pengaruhnya? - Berapa biaya mempercepat pekerjaan

sekian hari atau sebaliknya? - Apa efek dari kenaikan harga resources tertentu terhadap biaya ? terhadap cashflow? - Berapa untung rugi pekerjaan sampa saat ini? Dll pertanyaan yang seharusnya dapat ditampilkan solusinya pada model tsb. Dengan menginterogasi model maka sangat banyak alternatif solusi atas permasalahan yang timbul sehingga bisa diperoleh solusi yang optimal . Jadi PMS adalah suatu tool yang benar2 komprehensif tapi sering disederhanakan dengan “Scheduling”. PMS adalah tool bagi project coordinator dalam mengolah data proyek dan menyajikan informasi kepada kepala proyek sesuai keadaan yang sebenarnya dilapangan. Dengan informasi yang diberikan PM dapat membuat evaluasi proyeknya dengan baik dan mengarahkan / menyelesaikan permasalahan yang timbul pada waktunya. Kenyataan di lapangan masih sangat banyak terjadi seorang PM di bebani dengan masalah teknis , masalah informasi yang tidak komprehensif sehingga mau tidak mau sang PM harus selalu berada di lokasi pekerjaan dan hanya bisa yakin atas pengamatan visual yang dilihatnya sendiri. Ideal tapi tidak efisien .